sistem fail dan surat menyurat

04/10/23 1

SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT

Pengurusan Kokurikulum

Oleh

Ruslan bin Saad

04/10/23 2

Skop / Tajuk

• Sistem dan jenis-jenis fail• Prosedur penulisan surat rasmi• Komunikasi rasmi melalui media eletronik

☻

04/10/23 3

Apakah Sistem Fail?

• Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki

• Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail

04/10/23 4

Definisi fail

• Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama

04/10/23 5

Prinsip-Prinsip Sistem Fail

• Rekod yang tersusun • Tidak banyak menggunakan ruang dan

menggunakan kulit nipis• Mudah disediakan dan disimpan• Cara yang mudah diperluas dan dipakai

berterusan• Mudah untuk dicari, dirujuk dan dikesan• Rekod penyimpanan dan pengeluaran

04/10/23 6

Pengkelasan Fail

• Fail boleh dikelaskan berdasarkan;– Abjad– Perkara– Angka– Tempat dan kawasan

• Menggunakan kod;– Nombor– Ringkasan

04/10/23 7

• Tahap pertama:– 01. Kurikulum– 02. Kokurikulum– 03. Hal Ehwal Pelajar– 04. Kewangan– 05. Asrama

…….pengkelasan fail

Kokurikulum – MPSAH/02

04/10/23 8

..pengkelasan dan nombor fail

• Tahap kedua

Nombor Perkara

02/01 JK Kokurikulum

02/02 Sukan dan permainan

02/03 Unit Berunifom

02/04 Kelab dan Persatuan

• Kokurikulum/Unit Berunifom – MPSAH/02/03/

04/10/23 9

..pengkelasan dan nombor fail

• MPSAH/02/03/02 – Pandu Puteri

Nombor Perkara

01 Persekutuan Pengakap

02 Pandu Puteri

03 Puteri Islam

04 Bulan Sabit Merah

• Tahap Ketiga

04/10/23 10

..pengkelasan dan nombor fail

• MPSAH/02/03/02/01( ) - Mesyuarat

• Tahap keempat

Nombor Perkara

01 Mesyuarat

02 Maklumat Ahli

03 Perlembagaan

04 Perancangan tahunan

04/10/23 11

Peringkat Keselamatan Fail

JENIS FUNGSI WARNA

RAHSIA BESAR •Keselamatan Negara Kuning berpalang merah (depan & belakang)

RAHSIA •Tender•Kewangan

Merah Jambu berpalang Depan / Belakang

SULIT •Laporan sulit•Soalan

Hijau

TERHAD •Fail peribadi•Dokumen

Putih

BIASA •Terbuka •Harian

Putih

04/10/23 12

Sampul Kecil

• Satu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui.

• Mengandungi satu tajuk sahala• Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah

ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar• Fail ini tidak aktif

04/10/23 13

Kertas Minit

• Satu fail satu kertas minit.• Setiap surat masuk dan keluar perlu

diminitkan dan direkod• Menggunakan Borang Am 6• Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail• Kandungan masuk = dakwat merah• Kandungan keluar = dakwat hitam

04/10/23 14

Penutupan Fail

• Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci)

• Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ;

MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( )• Fail yang memerlukan tindakan segera,

dilabelkan “Segera”(Am 99B) @ “Tindakan Serta Merta”(Am 99)

04/10/23 15

Prosedur Penulisan Surat Rasmi

• Kategori Surat Rasmi :– Surat - menyurat dari jabatan kerajaan

dan persatuan induk dan sebaliknya– Surat panggilan mesyuarat memohon

jawatan – Memohn ceramah.– Memohon lawatan.

04/10/23 16

Format Umum

• Logo, nama dan alamat persatuan

• Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu)

• Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami)

• Tarikh

• Alamat Penerima

• Melalui (jika berkenaan)

• Menghadap / pembukaan surat

04/10/23 17

….format umum

• Tajuk surat• Pembukaan dan kandungan surat• Cogan kata• Tandatangan, nama dan gelaran jawatan• Surat-surat salinan• Kependekan(initial) nama penulis dan

jurutaip

04/10/23 18

Komunikasi rasmi

• Media eletronik– Radio– Televisyen– E-mail– Faks

• Media cetak– Akhbar– Majalah

• Lain-lain– Poster– Banner– Brosur

04/10/23 19

Bahan Rujukan

• Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.

• Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka

04/10/23 20

Rumusan

• Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif mengenai pengurusan fail dan dapat menulis surat yang tepat dan berkesan

• Mengawas dan memantau jawatankuasa menguruskan fail dan surat menyurat

• Surat menyurat merupakan imej persatuan dan organisasi