petunjuk singkat web

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 1

PANDUAN SINGKAT EPSBED BERBASIS WEB

PENGGUNAAN LAMAN BARU

Laman evaluasi.or.id (lama) dikonstruksikan menjadi laman evaluasi.dikti.go.id (baru) dng catatan semua

data dan informasi yang terdapat pada laman lama dipindahkan ke laman baru.

Penggunaan laman baru secara fungsional diberlakukan tanggal 1 April 2010.

Kegiatan migrasi memerlukan proses pengalihan data, sinkronisasi, sosialisasi dan pengenalan laman baru

kepada pengguna dalam sebuah masa transisi; yang direncanakan mulai tanggal 1 s/d 30 April 2010.

Dalam masa transisi, kedua laman tersebut berjalan secara berdampingan dengan ketentuan data dan

informasi pada laman lama berstatus „freezed‟ (tidak ada penambahan, pengurangan, atau perubahan

data).

Selama masa transisi laman evaluasi.or.id masih dipertahankan sampai 30 April 2010 yang difungsikan

sebagai fasilitas unduh perangkat lunak EPSBED.

Pada masa transisi (selama bulan April 2010), dilakukan kegiatan monitoring kegiatan penyamaan data

yang terdapat pada laman evaluasi.or.id dengan isi informasi pada laman baru evaluasi.dikti.go.id.

PELAPORAN DATA EPSBED

Mekanisme penyerahan laporan semester gasal 2009/2010 dari modus tatap muka menjadi berbasis web

dan dilakukan melalui laman baru.

Layanan penyerahan laporan EPSBED, pengajuan NIDN baru, perubahan identitas dosen sejak 1 April

2010 mengunakan laman baru evaluasi.dikti.go.id.

Pelaporan data EPSBED hanya menyerahkan data pada semester berjalan (tidak perlu menyertakan data

pada semester- sebelumnya) dan dapat dilakukan untuk satu program studi atau sejumlah program studi.

Setiap PT mendapatkan akun (userid dan password) yang digunakan untuk login ke laman

http://evaluasi.dikti.go.id

Pelaporan data EPSBED yang dilakukan oleh PTN divalidasi oleh DIKTI dan laporan PTS oleh Kopertis dan

semua kegiatan validasi tersebut dilaksanakan melalui laman baru.

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 2

TIM VALIDASI DATA

Dalam rangka mengendalikan kegiatan validasi data EPSBED yang dilakukan oleh PT, dibentuk Tim

Validasi Data, baik di DIKTI (Tim 9) maupun Kopertis (Tim 4-2).

Tim Validasi Data di Kopertis ditetapkan oleh Koordinator Kopertis, dengan komposisi 4 staf sbg operator

EPSBED dan 2 staf sbg operator perpanjangan ijin program studi.

Masing-masing anggota Tim Validasi difasilitasi dengan userid dan password yang disiapkan oleh DIKTI.

Mekanisme kerja verifikasi data diserahkan sepenuhnya pada masing-masing kopertis, namun untuk

meningkatkan kualitas pelaporan PTS perlu adanya pembagian tugas dari tim kopertis yang lebih jelas dan

sistematis.

PENGAJUAN & PERUBAHAN NIDN

Pengajuan NIDN, editing data ID dosen, Id kelembagaan, nama pimpinan, dll dilakukan oleh setiap PT di

laman baru sejak 1 April 2010.

Ketentuan pengajuan NIDN dan perubahan data di laman baru menggunakan persyaratan kelengkapan

dokumen sebagaimana yang berlaku saat ini.

Untuk perubahan data identitas dosen, nama rektor, pernyataan visi dan misi, dan perubahan lain yang

sifatnya koreksi dapat dilakukan oleh setiap PT di laman baru tanpa harus mendapatkan otorisasi dari

DIKTI atau Kopertis.

Untuk perubahan data dosen yang yang terdiri atas pendidikan, jabatan akademik, dan home base

diperlukan otorisasi yang dikendalikan secara terpusat.

Otorisasi untuk perubahan data yang diajukan oleh setiap PT akan diberikan waktu sekurang-kurangnya 1

minggu sekali; otorisasinya oleh tim validasi DIKTI sesuai dengan pembagiannya masing-masing.

INFORMASI TEKNIS

DATA YANG TERDAPAT PADA LAMAN SAAT INI ADALAH DATA SEMENTARA UNTUK PENGUJIAN

KINERJA PROTOTIPE LAMAN.

DATA YANG DIUPLOAD PADA BISNIS PROSES YANG DILAKUKAN PADA KEGIATAN PELATIHAN INI

AKAN DIHAPUS DAN DATA MASTER AKAN DIBERSIHKAN.

PENGGUNAAN LAMAN BARU UTUK LATIHAN AKSES PERUBAHAN DATA, PELAPORAN,

PENGELOLAAN PERPANJANGAN IJIN MASIH BISA DILAKSANAKAN SAMPAI TANGGAL 30 MARET

2010

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 3

PEMBERSIHAN DATA MASTER, TRANSAKSI, DAN DATA PENDUKUNG LAIN DI LAMAN BARU AKAN

DILAKUKAN PADA TANGGAL 31 MARET 2010

LAMAN BARU AKAN SECARA RESMI DIRELEASE TANGGAL 1 APRIL 2010.

USULAN/MASUKAN

• mulyono@dikti.go.id 08129199093

• pdifti@gmail.com (GATOT SANTOSO) 081223460

• lilik_soertiarso@yahoo.com 0817885832

• faisalamir40@hotmail.com 08129504099

• wahyu@ui.ac.id 08129724411

Halaman Utama http://evaluasi.dikti.go.id/

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 4

HALAMAN LOGIN

Merupakan Halaman Untuk Memasukan User Id dan Password yang telah diberikan oleh Kopertis.

Apabila Telah berhasil Melakukan Login, maka akan Muncul nama pengguna sesuai dengan user id

masing masing

MENGUBAH PASSWORD Untuk Menghindari kemungkinan userid dipakai oleh orang lain, maka disarankan untuk mengubah password. Untuk mengubah password silahkan Klik pada tulisan (Ubah Password). Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar di bawah.

Apabila anda berhasil melakukan perubahan password maka akan muncul seperti gambar di samping

Klik Untuk Mengubah Password

Klik Untuk Login

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 5

TRANSAKSI PERGURUAN TINGGI http://evaluasi.dikti.go.id/pt Untuk masuk ke transaksi perguruan tinggi silahkan klik pada menu PT, setelah itu anda akan menemukan fitur seperti :

Statistik Pengiriman Data EPSBED Upload Data EPSBED Melihat Status Verifikasi Data EPSBED Status Program Studi Pengajuan NIDN Melihat Status Pengajuan NIDN Pengajuan Registrasi Data Prodi Baru Melihat Status Pengajuan Registrasi Data Prodi Baru Pengajuan Perpanjangan Ijin Program Studi Melihat Status Pengajuan Perpanjangan Ijin Program Studi Perawatan Data Master Dosen Melihat Status Pengajuan Perubahan Data Dosen Pengajuan Perpindahan Homebase Dosen Melihat Status Pengajuan Perpindahan Homebase Dosen Perawatan Data Master Mahasiswa Mengupdate data Profil Perguruan Tinggi Mengupdate data Profil Program Studi

UPLOAD DATA EPSBED http://evaluasi.dikti.go.id/pt/upload Data yang akan di upload adalah data yang telah valid. Data yang akan diupload adalah semua file DBF kecuali file (TBDOS, MSPDS, TBBID, TBKOD, TBPST, TBPTI). Sebelum di-upload, maka arsiplah file-file EPSBED yang ada dengan menggunakan program arsip yang mendukung bentuk arsip zip, tar, gz, atau rar, kemudian baru file zip atau tar atau gz atau rar tersebut di-upload. Cara mengcompress file Laporan EPSBED dengan Total Commander Buka Program Total Commander, kemudian masuk pada lokasi Program EPSBED berada.

(misalkan c:\dikti\ ) Klil pada tab Ext untuk Menampilkan file berdasarkan Type File

Klik PT untuk masuk ke Transaksi Perguruan Tinggi

Klik Ext Untuk Menampilkan File Bersasaran Type File

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 6

Setelah itu pilih semua file dengan type DBF kecuali file : (TBDOS, MSPDS, TBBID, TBKOD, TBPST, TBPTI) karena file tersebut adalah file yang biasa di download dan apabila diikutsertakan juga, maka hanya akan membuat ukuran file menjadi besar. Catatan : cara untuk memilih file yang cepat adalah klik pada file dbf yang paling atas, tekan Shift kemudian

pilih file dbf yang paling bawah. Setelah itu klik kanan pada file dbf yang tidak dikutsertakan (tbdos, mspds, tbbid, tbkod, tbpst, tbpti)

Klik pada Icon Pack Files, maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah : Tentukan lokasi penempatan hasil compress dan juga jenis Pack (zip, rar), kemudian tekan Ok untuk proses

Compressed. Setelah itu file yang telah di compress siap untuk di upload. Catatan : pada gambar di bawah menunjukan file hasil compress yang ukuran file aslinya adalah 31.8 MB yang

apabila di compress dengan seluruh filenya (dikti-1) akan menjadi 6,11 MB. Adapun bila yang di compress hanya file dbf (dikti) tanpa file (tbdos, mspds, tbbid, tbkod, tbpst, tbpti), maka ukuran filenya akan menjadi 991 KB.

Klik Pack Files Untuk mengcompress File yg akan di upload

Klik Kanan Untuk menghilangkan Tanda Select

Pilih Jenis Pack Silahkan Memilih zip, rar,

Lokasi File Silahkan Tentukan Lokasi File

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 7

Apabila file yang akan diupload telah dicompress, maka langkah selanjutnya adalah Klik pada Upload Data EPSBED, maka akan muncul form seperti di bawah :

Langkah-Langkah :

Klik Browse untuk menentukan file pada komputer yang akan di upload. Masukan Jumlah Program Studi yang akan dilaporkan Tuliskan Deskripsi tentang file tersebut Klik Upload

Setelah proses Upload berhasil, maka akan tampil kotak dialog selanjutnya yang merupakan verifikasi dari data yang telah diupload. Untuk mendownload sertifikat Sudah melakukan Upload, maka silahkan klik pada link yang telah disediakan. Lihat gambar di bawah..

Pilih Sertifikat Untuk Mendownload Sertifikat telah melakukan upload

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 8

Contoh file Bukti telah melakukan upload data EPSBED Melihat Status Verifikasi Data EPSBED Silahkan Klik pada Melihat Status Verifikasi Data EPSBED

Link Download Merupakan Link untuk Mendownload data EPSBED

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 9

PENGAJUAN NIDN http://evaluasi.dikti.go.id/pt/nidn Pengajuan NIDN terhitung mulai 1 April 2010 telah dilakukan secara online, Sebelum mengisi data dosen pilih dulu program studi dari dosen tersebut. Setelah itu isikan data dosen sesuai dengan data yang akan dilampirkan. Setelah proses Ajukan selesai, maka akan tampil kotak dialog berikutnya berupa Sertifikat Bukti Penerimaan Pengajuan NIDN. Lihat gambar berikut :

Format Tanggal TahunBulanTanggal (19901110)

Klik Sertifikat Untuk Mendownload Sertifikat Bukti Penerimaan Pengajuan NIDN

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 10

MELIHAT STATUS PENGAJUAN NIDN (http://evaluasi.dikti.go.id/pt/statusnidn)

Klik Upload Berkas Untuk Mengupload Berkas file data penunjang

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 11

Apabila filenya berhasil diupload, maka akan muncul komentar bahwa fil telah di-upload. Lihat gambar berikut

MELIHAT STATUS PENGAJUAN NIDN

Tips Memperkecil ukuran size dari sebuah gambar

Pada umumnya gambar hasil Scan memiliki ukuran kurang lebih 4 MB ke atas, dengan ukuran seperti itu mustahil untuk di upload ke server, karena ukuran tersebut tidak lazim, memboroskan hardisk dan jika di upload di website akan menghabiskan bandwith ditambah dengan loading yang lama banget. Untuk mengatasi hal ini kita perlu untuk meng-convert (mengecilkan ukuran sizenya). Berikut akan Kami jelaskan tips dengan Menggunakan Adobe Photoshop dan Tools VSO Image Size

File Ijasah [1024x768.jpg] (151 KB) adalah hasil convert dengan menggunakan VSO Image Size File Ijasah1.jpg (125 KB) adalah hasil convert dengan Adobe Photoshop File Ijasah.jpg (838 KB) adalah file Asli Hasil Scan

Klik Link Data Penunjang

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 12

A. Dengan Menggunakan Photoshop Langkah-langkahnya sebagai berikut : Scan file yang di butuhkan (contoh : Ijasah)

Dari Menu File > Import > Jenis Scan Setelah Document-nya di scan maka akan muncul seperti gambar :

Kemudian dari Menu Image Pilih Image Size atau tekan (Alt+Ctrl+I)

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 13

Akan Muncul Kotak dialog di bawah : Masukan Ukuran pada Width : 1024 adapun Height akan otomatis berubah kemudian Klik Ok. Setelah itu Plih

menu File > Save As. Pada Kolom Format Pilih JPEG. B. Dengan Menggunakan Tools VSO Image Resizer

Sebelumnya telah dijelaskan cara memperkecil file hasil scan dengan menggunakan Photoshop. Akan tetapi hal itu harus dilakukan satu per satu, bagaimana kalau telah ada file sebelumnya yang telah discan dengan jumlah yang banyak??. Tools yang sering saya gunakan untuk meng-convertnya yaitu VSO Image Resizer. Hasil kompresi filenya pun terbilang sangat memuaskan, dan tidak mengurangi terlalu banyak kualitas dari fotonya. Cara penggunaannya pun terbilang sangat mudah. Langkah Pertama : Silahkah download toolsnya di http://kopertis12.or.id/software/vso.zip Instal Programnya sampai selesai. Setelah penginstalan selesai, buka programnya VSO Image Resizer Kemudian pilih lokasi dimana ditempatkannya foto-foto yang akan di upload, namun sebelumnya, silahkan

buat folder kosong untuk menempatkan output / hasil dari foto yang akan di convert.

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 14

Anda pun dapat dapat meng-convert lebih dari 1 foto sekaligus, dengan cara menyeleksi semua foto yang ada.

Kemudian pilihlah resolusi yang anda inginkan, pada artikel ini, saya memilih resolusi foto yang di convert dengan ukuran 1024 x 768

Setelah itu, pilihlah pada Destination lalu Browse ke file direktori kosong yang telah kita buat sebelumnya untuk menentukan hasil dari output foto yang akan kita convert, atau apabili lokasinya tetap pada direktori yang sama pilih <in Same Folder as Original> kemudian langsung klik OK.

Lalu tunggu sampai proses selesai.

Dengan meng-convert gambar seperti di atas, maka proses untuk meng-upload image kita ke server akan terasa lebih cepat (tapi juga tergantung koneksi internet yang kita miliki).

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 15

PERAWATAN DATA DOSEN http://evaluasi.dikti.go.id/pt/dosen Di dalam fasilitas perawatan dosen tidak semua data dosen dapat diubah oleh PTS seperti Jabatan Akademik, Pendidikan Tertinggi dan status ikatan dosen harus diajukan terlebih dahulu disertai dengan file lampiran yang dimaksud. Untuk mencari dosen yang akan di update datanya silahkan masukkan nama dosen minimal 3 karakter. Lihat gambar berikut : Bila data dosennya ada, maka akan muncul seperti gambar berikut

Masukan Nama Dosen Isikanlah Paling Tidak 3 Karakter

Klik NIDN Untuk Masuk ke Langkah Selanjutnya

Bagian yg harus diajukan Merupakan Bagian yang harus diajukan dulu serta dilengkapi dengan data penunjang

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 16

PERAWATAN DATA MAHASISWA http://evaluasi.dikti.go.id/pt/mahasiswa

Di dalam fasilitas perawatan mahasiswa data yang dapat diubah adalah Tempat Lahir, Tanggal Lahir dan Jenis Kelamin. Masukkan bagian dari nama mahasiswa minimal 3 karakter. Lihat gambar : Setelah menemukan mahasiswa yang hendak diubah datanya kilik pada NIM untuk melanjutkan ke proses selanjutnya, lihat gambar berikut :

Perubahan data Mahasiswa Data yang dapat di ubah hanya pada : Tempat Lahir, Tanggal Lahir & Jenis Kelamin

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 17

PENGAJUAN PERPINDAHAN HOMEBASE DOSEN http://evaluasi.dikti.go.id/pt/homebase

Untuk melakukan perpindahan Homebase Dosen silahkan masuk pada menu yang telah disediakan kemudian cari dosen yang akan di pindahkan homebasenya. Setelah itu klik pada NIDN nya untuk menuju ke proses selanjutnya seperti terlihat pada gambar berikut : Pada proses di atas Dosen “Alimuddin” akan di pindahkan dari Program Studi Ilmu Hukum ke Program studi baru yaitu Teknik Industri Jenjang : S1. MELIHAT STATUS PENGAJUAN PERPINDAHAN HOMEBASE DOSEN http://evaluasi.dikti.go.id/pt/statusperubahan Setelah pengajuan perpindahan homebase dosen dilakukan langkah selanjutnya adalah melihat status pengajuan tersebut karena harus mengupload berkas penunjang seperti SK dari Pimpinan PT tentang perpindahan homebase dari dosen yang bersangkutan

UPLOAD BERKAS Silahkan Upload Berkas Penunjang yaitu : SK dari Pimpinan PT tentang Perpindahan Homebase

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 18

MENGUPDATE DATA PROFIL PROGRAM STUDI http://evaluasi.dikti.go.id/pt/profilpt Untuk mengupdate data profil silahkan klik pada Kode Program Studi yang akan di update datanya, setelah itu lakukan perubahan data program studi

PENGAJUAN PERPANJANGAN IJIN PROGRAM STUDI http://evaluasi.dikti.go.id/pt/ajuanperpanjangan Untuk melakukan proses perpanjangan ijin silahkan pilih program studi yang akan melakukan perpanjangan ijin, setelah itu masukan Nomor Surat Permohonan dan Tanggal surat permohonan, kemudian klik Ajukan

MASUKKAN No & Tanggal Surat Permohonan

Petunjuk Singkat EPSBED Berbasis WEB haris@kopertis12.or.id 19

Setelah melakukan proses pengajuan perpanjangan ijin, selanjutnya akan tampil Bukti Penerimaan Pengajuan Perpanjangan Ijin lihat gambar berikut : Contoh Bukti Penerimaan Pengajuan Perpanjangan Ijin Prodi

MELIHAT STATUS PENGAJUAN PERPANJANGAN IJIN PROGRAM STUDI http://evaluasi.dikti.go.id/pt/statusajuanperpanjangan Silakan upload Berkas penunjang sesuai dengan persyaratan yang dimaksud

Klik Link Silahkan download Bukti Penerimaan pengajuan perpanjangan ijin Prodi

Upload Berkas Silahkan Upload Berkas Penunjang pengajuan perpanjangan ijin