pengurusan penyelenggaraan pmm-pk-ps-10 pengurusan penyelengg… · bantu mengajar serta alat-alat...
Post on 29-Aug-2019
264 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
PMM-PK-PS-10
NO. KELUARAN 05
TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013
DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH
NAMA Mohd As’ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi AMP
JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah
TARIKH 03 Jun 2013 04 Jun 2013
KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan
Tajuk Prosedur Pengurusan penyelenggaraan
No. Prosedur
PMM-PK-PS-10
Bil Penerangan Pindaan M/Surat No
Pindaan Baru
Tarikh Kuatkuasa
1.
Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan
- 00 01 Julai 2011
2.
Asal : 2.1 Tiada Tukang / Operator Loji pada DEFINISI 2.2 C. Penyelenggaraan Infrastruktur
Item 5. Melaporkan kerosakan infrastruktur dengan menggunakan BPI ( Lampiran 5 )
2.3 Lampiran 5 : Borang Penyelenggaraan Infrastruktur Tindakan Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan -Cop dan Tandatangan Juruteknik Bertugas - Ulasan Pegawai Pembangunan Dan Penyelenggaraan/Pembantu Teknik Pindaan : 2.1 Tukang / Operator Loji ditambah pada DEFINISI 2.2 C. Penyelenggaraan Infrastruktur
Item 5. Melaporkan kerosakan infrastruktur dengan menggunakan BPI ( Lampiran 5)
2.3 Lampiran 5 : Borang Penyelenggaraan Infrastruktur Tindakan Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan -Cop dan Tandatangan Pegawai Bertugas - Ulasan Jurutera
5
8,9
Lampiran 5 5
8,9
Lampiran 5
00 01 Julai 2011
3.
Asal: - Tiada Jadual Penyelenggaraan Perisian
ICT pada DEFINISI, REKOD KUALITI & LAMPIRAN.
Pindaan: 4.0 Jadual Penyelenggaraan Perisian ICT
ditambah pada DEFINISI. 6.0 Jadual Penyelenggaraan Perisian ICT
ditambah pada REKOD KUALITI 7.0 Jadual Penyelenggaraan Perisian ICT
ditambah pada LAMPIRAN
6, 9, 17
6 9
Lampiran 6
00 01 Julai 2011
2
PMM-PK-PS-10 Pengurusan
Penyelenggaraan ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini adalah untuk memberi panduan bagi memastikan pengurusan
penyelenggaraan peralatan dan infrastruktur adalah 100% dilaksanakan mengikut
jadual perancangan yang ditetapkan supaya proses pemberian latihan separa
profesional berjalan dengan sempurna dan lancar.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Politeknik Merlimau untuk menguruskan
penyelenggaraan peralatan dan infrastruktur yang merangkumi bangunan, kawasan
kerja dan kemudahan yang berkaitan.
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti : 6.3, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.1, 8.2.3, 8.2.4
3.2 PMM-PK-PS-04 : Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
3.3 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia yang
terkini.
3.4 Arahan Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia yang terkini.
3.5 Manual Peralatan
3
PMM-PK-PS-10 Pengurusan
Penyelenggaraan ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
4.0 DEFINISI
JKPAK Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan Politeknik
Merlimau.
UPP Unit Pembangunan & Penyelenggaraan
UTM Unit Teknologi Maklumat
Jurutera Jurutera ialah ialah pegawai yang dilantik untuk
menyelaraskan penyelenggaraan dan pembaikan
bangunan, infrastruktur dan kemudahan kerja yang
berkaitan termasuk perkhidmatan sokongan di Politeknik
Merlimau
PTM Pegawai Teknologi Maklumat ialah pegawai yang dilantik
untuk mengurus dan menyelenggara komputer dan
perkakasan.
Penolong Pegawai Aset
Jabatan / Unit
Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk
menyelaras dan menguruskan Aset Alih Jabatan / Unit.
Pegawai Perolehan
Jabatan / Unit
Pegawai Perolehan Jabatan / Unit ialah pegawai yang
dilantik untuk menguruskan perolehan di Jabatan / Unit.
Penyelia BMB
Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk
menguruskan bengkel / makmal / bilik kuliah dan peralatan
yang terdapat di dalamnya.
Penolong Jurutera Pembantu Teknik J29 yang dilantik oleh Jabatan
Perkhidmatan Awam
4
PMM-PK-PS-10 Pengurusan
Penyelenggaraan ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
Juruteknik / Tukang /
Operator Loji / Juruteknik
Komputer
Dilantik oleh Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan KPT
Jabatan Perkhidmatan Awam
Pembekal Pembekal ialah syarikat yang dilantik oleh Politeknik
melalui prosedur perolehan untuk membekal sebarang
bentuk bekalan / perkhidmatan.
Peralatan Semua Aset Alih Kerajaan termasuklah komputer, alat
bantu mengajar serta alat-alat yang digunakan di bilik
kuliah, bilik seminar, dewan kuliah, makmal dan bengkel.
Peralatan Jabatan / Unit Peralatan yang terdapat di Jabatan / Unit selain dari
peralatan infrastruktur.
Infrastruktur Infrastruktur merangkumi kemudahan dan bangunan.
Peralatan Infrastruktur Merangkumi peralatan / kemudahan sokongan yang
diperlukan untuk menjalankan kerja dan proses
pengajaran dan pembelajaran.
Penyelenggaraan Penyelenggaraan ialah kerja-kerja penyelenggaraan dan
pembaikan kerosakan peralatan dan infrastruktur.
Penyelenggaraan Berkala
Kerja-kerja penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk
memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti
komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat
berfungsi dengan lancar secara berterusan.
Penyelenggaraan
Pembaikan
(Corrective Maintenance)
Kerja-kerja penyelenggaraan yang dilaksana untuk
membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal
supaya dapat berfungsi mengikut standard yang
ditetapkan.
5
PMM-PK-PS-10 Pengurusan
Penyelenggaraan ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
KEW.PA-9
Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan ialah borang
yang digunakan oleh Pegawai untuk melaporkan
kerosakan peralatan.
KEW.PA-13
Senarai Aset Alih Kerajaan yang memerlukan
penyelenggaraan
KEW.PA-14
Daftar penyelenggaraan Harta Modal
BPI Borang Penyelenggaraan Infrastruktur
BKBK
Jadual Penyelenggaraan
Perisian ICT
Borang Kebenaran Membawa Keluar Alat
Borang merekodkan maklumat hasil penyelenggaraan
perisian ICT.
6
PMM-PK-PS-10 Pengurusan
Penyelenggaraan ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
5.0 PROSEDUR KERJA
Tanggungjawab Tindakan
A. Penyelenggaraan Pembaikan Peralatan (Corrective
Maintenance)
Semua Pegawai 1. Membuat laporan kerosakan peralatan menggunakan
borang KEW. PA-9 (Lampiran 1).
2. Menyerahkan KEW. PA-9 (Lampiran 1) kepada Penolong
Pegawai Aset Jabatan / Unit / Juruteknik / Penyelia BMB
Penolong Pegawai
Aset Jabatan / Unit /
Juruteknik / Penyelia
BMB
3. Melaksanakan proses penyelenggaraan pembaikan
Peralatan (Rujuk PMM-AK-(PK-PS-10)-01: Langkah 1 a) -
19).
B. Penyelenggaraan Berkala Peralatan / Perisian
Penolong Pegawai
Aset Jabatan / Unit /
Penyelia BMB /
Juruteknik
4. Melaksanakan proses penyelenggaraan berkala peralatan.
(Rujuk PMM-AK-(PK-PS-10)-01 : Langkah 20-28).
5. Melaksanakan penyelenggaraan perisian ICT dengan
menggunakan Jadual Penyelenggaraan Perisian ICT
(Lampiran 6)
C. Penyelenggaraan Infrastruktur
Semua Pegawai 6. Melaporkan kerosakan infrastruktur dengan menggunakan
BPI ( Lampiran 5)
7. Menyerahkan BPI ( Lampiran 5) kepada Ketua Jabatan /
Unit untuk perakuan dan kelulusan.
Ketua Jabatan / Unit 8. Membuat pengesahan dan menyokong permohonan
Penyelenggaraan Infrastruktur.
7
PMM-PK-PS-10 Pengurusan
Penyelenggaraan ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
Tanggungjawab Tindakan
Semua Pegawai 9. Menyerahkan BPI (Lampiran 5) yang telah disahkan
kepada PPP.
Jurutera 10. Menjalankan Proses Penyelenggaraan Infrastruktur (Rujuk
PMM-AK-(PK-PS-10)-02: Langkah 1-19 ).
8
PMM-PK-PS-10 Pengurusan
Penyelenggaraan ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
6.0 REKOD KUALITI
Bil. Jenis Rekod Tempoh
Simpanan Lokasi Lampiran
1. KEW. PA-9 Mengikut Jangka Hayat Aset
Bilik Peralatan 1
2. KEW. PA – 13
Mengikut Jangka Hayat Aset
1. Bilik Ketua
Jabatan / Unit
2. Makmal/
Bengkel/Kelas
2
3. KEW. PA – 14 Mengikut Jangka Hayat
Aset Bilik Peralatan 3
4. BKBK 1 Tahun Bilik Peralatan 4
5. BPI 1 Tahun Bilik PPP 5
6.
Jadual
Penyelenggaraan
Perisian ICT
Mengikut Jangka Hayat
Aset Sewaan
Unit Teknologi
Maklumat 6
LAMPIRAN 1
KEW.PA-9
BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN
Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset) 1. Jenis Aset : 2. Keterangan Aset : 3. Nombor Siri Pendaftaran : 4. Kos penyelenggaraan
terdahulu (jika ada) : 5. Pengguna Terakhir : 6. Tarikh Kerosakan : 7. Perihal Kerosakan __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 8. Syor Pegawai Aset __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Nama : ......................…………………………………….…………………. Jawatan : ………………………..............................……………………........ Tarikh : …………………………………………..............................………. Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan) Diluluskan / Tidak Diluluskan* …………………………………. Tandatangan Nama : …………………………………………… Jawatan : …………………………………………... Tarikh : …………………………………………... Nota: * Potong mana yang berkenaan
LAMPIRAN 2
KEW. PA-13 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN (diisi oleh Pegawai Aset)
Kementerian :
Jabatan/ Bahagian :
Bil. No. Siri Pendaftaran Aset Jenis/Jenama/Model Lokasi Aset Catatan
KEW.PA-14
DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL (diisi oleh Pegawai Aset)
Sub Kategori : No. Siri Pendaftaran :
Jenis : Lokasi :
(a) Tarikh
(b) Butir-butir kerja
(c) No. Kontrak/Pesanan Kerajaan dan Tarikh
(d) Nama Syarikat/Jabatan Yang Menyelenggara
(e) Kos (RM)
(f) Nama dan
Tandatangan
Nota a) Tarikh pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan.
b) Butir-butir kerja Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli c) No. Kontrak/No. Pesanan Rasmi Kerajaan beserta tarikh No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ No.Kontrak beserta tarikh d) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara Nama syarikat atau Jabatan yang melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan.
e) Kos Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali. f) Nama dan Tandatangan Pegawai Aset/ Pegawai Pengangkutan hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyelenggaraan tersebut
LAMPIRAN 3
LAMPIRAN 4
POLITEKNIK MERLIMAU
BORANG KEBENARAN MEMBAWA KELUAR PERALATAN
(Diisi dalam 2 salinan)
BAHAGIAN A : PENGHANTARAN PERALATAN
No. Inventori Alat / No. Siri
Nama Alat
Model
Tarikh Dikeluarkan
Pegawai Yang Mengeluarkan
Nama Syarikat / Pembekal Yang
Menerima :
Nama Wakil Syarikat
No. Kad Pengenalan
Tarikh
Tandatangan & Cop Syarikat
BAHAGIAN B : PENGESAHAN PENERIMAAN PERALATAN DARI
PEMBEKAL
Pegawai yang menerima
Tarikh
Catatan
Tandatangan Penerima Tandatangan Wakil Pembekal
___________________ _____________________
PS-10(4) (06-06-13)
Kerosakan ini telah / tidak dibaiki dan telah dimaklumkan kepada pelapor
………………………………………..………………………………… PEGAWAI PEMBANGUNAN DAN PENYELENGGARAAN
POLITEKNIK MERLIMAU
* Untuk item 2 dan 3 sahaja
Untuk tindakan UPP :
Tarikh Terima: No. Rujukan UPP :
BUTIRAN PERMOHONAN
Nama Pemohon :
Jabatan / Unit : Lain-lain :
No. Samb :
No. Tel. Bimbit :
Blok : Lokasi :
BIL JENIS PENYELENGGARAAN / KEROSAKAN
( Borang ini diisi untuk satu jenis kerosakan sahaja )
Tarikh : Tandatangan Pemohon :
PERAKUAN & KELULUSAN KETUA JABATAN / UNIT
Permohonan ini disahkan dan disokong untuk keperluan Jabatan / Unit
............................................... Tandatangan / Cop dan Tarikh
TINDAKAN UNIT PEMBANGUNAN DAN PENYELENGGARAAN
Item Kategori Kerosakan Tandakan ( √ )
1 Kerosakan ini dibaiki terus.
2 Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti.
3 Kerosakan yang perlu dibaiki oleh kontraktor atau pembekal luar.
4 Kerosakan yang tidak boleh / tidak perlu dibaiki.
TARIKH DI BAIKI :
COP DAN TANDATANGAN JURUTEKNIK / TUKANG / OPERATOR LOJI :
ULASAN JURUTERA
*No. Pesanan Kerajaan : ............................................................. *Tarikh Pesanan Kerajaan : .............................................................
BORANG PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR ( Diisi dalam 2 salinan )
LAMPIRAN 5
Tandatangan/Cop dan Tarikh
LAMPIRAN 6
JADUAL PENYELENGGARAAN PERISIAN ICT
JABATAN / UNIT : ___________________________________________
LOKASI : ___________________________________________
JENIS PERALATAN : ___________________________________________
BIL PERALATAN : _____________________
PENYELENGGARAAN : TARIKH SELESAI:
Penyelenggaraan Berkala Update Virus Pattern, Scandisk & Defragmenter, update application, clear log files, OS replacement / upgrade, format, any software related.
Bil Peralatan No. Siri Peralatan No. Siri Pendaftaran Aset Status
Yang Menjalankan Penyelenggaraan
Tandatangan, Cop dan Nama Juruteknik
Pengesahan
Tandatangan, Cop dan Nama Penolong Pegawai Aset
Tandatangan, Cop dan Nama Pegawai Teknologi Maklumat
* Guna borang lain jika ruangan yang disediakan tidak mencukupi
top related