pengendalian majlis rasmi la beb
Post on 22-Jan-2017
122 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PENGENDALIAN MAJLIS RASMI
DEFINISI MAJLIS RASMI
Majlis Rasmi bermaksud sesuatu majlis formal yang mengandungi tatacara dan
protokol tertentu yang perlu diikuti.
• Jawatankuasa Tetap• Tempat majlis• Penyediaan senarai
jemputan• Atur cara majlis• Kesesuaian pakaian• Penulisan kad
jemputan• Kesesuaian menu
• Susunan keutamaan• Susunan tempat
duduk• Juru acara• Penyediaan atur cara
pentadbiran• Peranan penyambut
tetamu• Raptai• Post-mortem
PROTOKOL DALAM MAJLIS RASMI
PENUBUHAN JAWATANKUASA
• JAWATANKUASA TETAP• JAWATANKUASA PELAKSANA• TIDAK DITUBUHKAN SECARA AD-HOC• MEMPUNYAI FUNGSI DAN TUGAS
YANG JELAS• TIADA PERTINDANAN TUGAS ANTARA
AJK
PEMILIHAN TEMPAT• DIKETAHUI RAMAI• ADA KEMUDAHAN ASAS• KEMUDAHAN YANG SESUAI UNTUK
MAJLIS YANG DILAKSANA• KAWASAN TEMPAT LETAK KERETA
YANG MENCUKUPI
MENGENDALI MAJLIS RASMI MENGIKUT SUSUNAN
KEUTAMAAN
• PERINGKAT KEBANGSAAN • PERINGKAT NEGERI• PERINGKAT DAERAH• PERINGKAT JABATAN• PERINGKAT SEKOLAH
KAD JEMPUTAN• CIRI-CIRI KAD JEMPUTAN• PROTOKOL KAD JEMPUTAN• TEMPOH PENGHANTARAN KAD
JEMPUTAN DAN MENERIMA JAWAPAN
PENYEDIAAN SENARAI NAMA
Senarai ini perlu disediakan 2 – 4 bulan sebelum majlis dijalankan
• SENARAI RINGKAS JEMPUTAN• SENARAI NAMA• SENARAI KEUTAMAAN• SENARAI KEHADIRAN
SENARAI RINGKAS JEMPUTAN
• Ringkasan senarai jemputan ini dicatat dalam kertas kerja perancangan dan merupakan senarai pertama.
• Disedia untuk mengetahui secara kasar kategori tetamu dan bilangannya.
• Contoh : Ketua-ketua jabatan - 15 orang Ibu bapa - 400 orang
SENARAI NAMA• Jawatankuasa Jemputan perlu senaraikan nama
tetamu & tetamu kehormat mengikut kategori & dicatatkan satu demi satu.
• Senarai perlu mengandungi maklumat berikut :
1) Nama penuh dengan gelaran serta pingat ( jika ada )2) Jawatan dan pangkat3) Alamat pejabat dan telefon4) Alamat rumah dan telefon ( jika perlu )5) Nama setiausaha sulit @ PA serta telefon ( jika ada )
SENARAI KEUTAMAAN
• Senarai ini diambil dari senarai kedua dan disusun ikut keutamaan berdasarkan susunan keutamaan pegawai persekutuan @ negeri yang terkini.
• Senarai ini tidak perlu dicatat secara terperinci.
Contoh : YAB.Dato’ Seri Abdullah Ahmad Badawi Perdana Menteri
Malaysia
SENARAI KEHADIRAN
• Ruangan ini merupakan senarai semak kehadiran setiap jemputan.
• Mengenalpasti samada tetamu hadir @ tidak hadir.
• Senarai ini juga amat penting untuk rujukan Jawatankuasa Sambutan dan protokol, Persiapan tempat, serta Juruacara
PROTOKOL SAMBUTAN
• PERANAN PENGANJUR• PEMAKAIAN ROZET• CARA MENYAMBUT• CARA MENGIRING
PANGGILAN HORMAT• Penghormatan ini harus dipatuhi semasa Penghormatan ini harus dipatuhi semasa
pengacaraan majlis, ucapan, dan pengacaraan majlis, ucapan, dan penyediaan teks ucapan berdasarkan penyediaan teks ucapan berdasarkan gelaran :gelaran :Di RajaDi RajaTurun – temurunTurun – temurunKurniaan Darjah KebesaranKurniaan Darjah KebesaranJawatanJawatanKeagamaanKeagamaan
• Penggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap orang-orang kenamaan sebagai tanda penghormatan kepada kedudukan mereka. Amat mustahak bagi seorang pengacara majlis mengetahui dan menggunakan panggilan hormat dan gelaran yang betul mengikut protokol dalam sesuatu majlis yang dikendalikan.
Contoh : Sultan Johor - DYMM Baginda Sultan
KESESUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS
• PEMILIHAN PAKAIAN BERGANTUNG KEPADA JENIS MAJLIS YANG DIADAKAN
• MAJLIS PENUH ISTIADAT• MAJLIS FORMAL • MAJLIS BUKAN FORMAL
PENGACARAAN MAJLIS
• FORMAL DAN BUKAN FORMAL
• PENYEDIAAN TEKS PENGACARAAN
TEKS PENGACARAAN MAJLIS
Masa Aturcara Teks Ucapan
9.00 pg Sebaik sahaja YB Tan Sri……….masuk ke Dewan Besar melalui pintu utama
TUAN-TUAN PARA HADIRIN YANG DIHORMATI, DIUMUMKAN KETIBAAN YB TAN SRI……. MASUK KE DEWAN UTAMA DIIRINGI OLEH……
Contoh : Tarikh : 05 Disember 2008 Nama Majlis : MAJLIS ANEKA RAGAM
Pengacara majlis yang baik dari segi protokol : -
– Suara yang baik dan lunak didengar.– Fasih dalam penggunaan bahasa serta
terang dan jelas sebutannya dan tidak pelat.– Kelajuan percakapan sederhana,– Tidak gugup dalam percakapan,– Tidak gemuruh – akan menimbulkan
ketakutan.
Sambungan ….
– Tidak panik jika berdepan dengan pelbagai situasi,
– Tahu menggunakan budi bicara,– Sentiasa bersifat sabar,– Tidak berwatak terlalu serius,– Mempunyai pengetahuan asas mengenai
adat istiadat, protokol dan etiket.
JAMUAN
TIGA KATEGORI JAMUAN:a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis- Diadakan samada dipertengahan majlis atau di
penghujung majlis- Jika majlis mengambil masa yang lama, maka di adakan
jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat- Menu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula
mengikut cara jamuan di adakan samaada:
Buffet berdiri Pada majlis ini tiada langsung kerusi disediakan. Tetamu akan mengambil hidangan secara bergilir dan beredar untuk
menikmati makanan. Menu yang disediakan hendaklah yang senang di makan. Makan yang berbungkus adalah tidak sesuai.
Buffet duduk Buffet duduk adalah tetamu mengambil hidangan secara bergilir dan
kemudian duduk di kerusi yang disediakan. Kadangkala ada meja yang disediakan. Menu bagi majlis ini boleh terdiri daripada makanan yang susah sedikit
untuk di makan dan berat sedikit.
Duduk Jamuan cara ini bolehlah disediakan menu yang berat kerana tetamu
senang untuk makan dan berasa selesa.
b) Majlis Khas Jamuan ringan
Diadakan secara duduk dan dengan itu boleh disediakan menu yang lebih berat dari jenis buffet.
Walaubagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip; manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya
c) Jamuan makan
Ia terbahagi kepada dua:
Menu Biasa Makanan China atau Chinese Food tidak sesuai bagi majlis rasmi
dan formal sebab cara penghidangannya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia.
Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan
Menu Barat Digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negeri atau majlis
tersebut khas di adakan untuk tetamu luar negeri.
JURUACARA MAJLIS FORMAL
• MEMAKLUMKAN PERISTIWA YANG AKAN BERLAKU MENGIKUT URUTAN
• IANYA BERGANTUNG KEPADA ELEMEN BERIKUT: MASA, ATURCARA DAN HEBAHAN
CONTOH Aturcara majlis:CONTOH Aturcara majlis:
• ketibaan tetamuketibaan tetamu• ketibaan tetamu V.I.Pketibaan tetamu V.I.P• ketibaan tetamu V.V.I.Pketibaan tetamu V.V.I.P• nyanyian lagu kebangsaannyanyian lagu kebangsaan• bacaan doabacaan doa• ucapan alu-aluanucapan alu-aluan• ucapan tetamu utamaucapan tetamu utama• persembahanpersembahan• penyampaian hadiah /cenderamatapenyampaian hadiah /cenderamata• majlis bersuraimajlis bersurai
SUSUNAN TEMPAT DUDUKDALAM MAJLIS RASMI MENGIKUT PROTOKOL
• PRINSIP MENYUSUN TEMPAT DUDUK• BILANGAN GENAP DAN GANJIL• ATAS PENTAS• MEJA MAKAN
PRINSIP MENYUSUN TEMPAT DUDUK.
– Jumlah dif di pentas khas dihadkan kepada jumlah kecil, 2, 3, 4, 5, 6, 7.
– Susunan mengikut kekananan atau susunan keutamaan,
– Tuan rumah duduk di sebelah kanan tetamu kehormat,
– Isteri duduk di sebelah kiri suami.
BERDASARKAN KEKANANAN DALAM MAJLIS PERASMIAN.
1 2
BERDASARKAN KEKANANAN DALAM MAJLIS PERASMIAN.
12 3
BERDASARKAN KEKANANAN DALAM MAJLIS PERASMIAN.
13 2 4
BERDASARKAN KEKANANAN DALAM MAJLIS PERASMIAN.
24 1 3 5
KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG DENGAN ISTERI.
423 1
KEKANANAN BAGI ENAM ORANG DENGAN ISTERI.
4 62135
BERDASARKAN KEKANANAN BAGI BENTUK AUDITORIUM DUA LAPIS
(JEMPUTAN SEORANG).
4 2 1 3 5
9 7 5 3 1 19 17 15 13 11
2 4 6 8 1012 14 16 18 20
JUMLAH TETAMU DI PENTAS KHAS TERHAD
• JEMPUTAN SEORANG: GANJIL 3,5,7,9
• JEMPUTAN BERSAMA ISTERI: GENAP 6,8,10
• JUMLAH DIHADKAN SUPAYA PENGHORMATAN DAN TUMPUAN DIBERI KEPADA TETAMU
SUSUNAN DAN KIBARAN BENDERA
• PRINSIP MENYUSUN BENDERA• SUSUNAN MAJLIS PERINGKAT
PERSEKUTUAN• SUSUNAN MAJLIS PERINGKAT NEGERI
– DIKIBARKAN PADA TIANG– DALAM PERARAKAN– DIBENTANGKAN DI BALAKANG PENTAS.
BENDERA YANG DIKIBARKAN
• PERINGKAT PERSEKUTUAN
BENDERA MALAYSIA BENDERA NEGERI
BENDERA YANG DIKIBARKAN
• 3 BENDERA DIKIBARKAN DI MAJLIS PERINGKAT PERSEKUTUAN YANG DIADAKAN DI DALAM NEGERI
• CONTOH: BENDERA PERSEKUTUAN, BENDERA NEGERI DAN BENDERA BADAN/SYARIKAT ATAU LAIN-LAIN
BENDERA NEGERI BENDERA MALAYSIABENDERA SEKOLAH/BADAN
BENDERA YANG DIKIBARKAN
• PERINGKAT NEGERI
BENDERA NEGERI BENDERA MALAYSIA
BENDERA YANG DIKIBARKAN
• 3 BENDERA DIKIBARKAN DI MAJLIS PERINGKAT NEGERI YANG DIADAKAN DI DALAM NEGERI
• CONTOH: BENDERA NEGERI, BENDERA PERSEKUTUAN DAN BENDERA BADAN/SYARIKAT ATAU LAIN-LAIN
BENDERA MALAYSIA BENDERA NEGERIBENDERA SEKOLAH/BADAN
PERARAKAN
. PERARAKAN SEBARIS KE HADAPAN
BENDERA PENGAKAP
BENDERA NEGERI
BENDERA MALAYSIA
PERARAKAN
PERARAKAN SEDERET BERHADAPAN
BENDERA NEGERI
BENDERA MALAYSIA
BENDERA PENGAKAP
MEMBENTANG BENDERA DI BELAKANG PENTAS
BENDERA MALAYSIA
BENDERA PERSATUAN /
BADAN BERKENAAN
SENARAI SUSUNAN BENDERA SENARAI SUSUNAN BENDERA BERDASARKAN KEKANANAN RAJABERDASARKAN KEKANANAN RAJA
JIKA SEMUA BENDERA NEGERI DAN JIKA SEMUA BENDERA NEGERI DAN PERSEKUTUAN DIKIBARKAN PERSEKUTUAN DIKIBARKAN DALAM SESUATU MAJLIS RASMI.DALAM SESUATU MAJLIS RASMI.
-- Susunannya hendaklah disemak Susunannya hendaklah disemak dengan Jabatan Penerangan – dengan Jabatan Penerangan – kekananan DYMM/TYT adalah kekananan DYMM/TYT adalah berbeza dari semasa ke semasa.berbeza dari semasa ke semasa.
PENYAMBUT TETAMU• JENIS PENYAMBUT TETAMU:
PENYAMBUT TETAMU UTAMA, TEMPAT DUDUK DAN BUKU CENDERAMATA
• CIRI-CIRI PENYAMBUT TETAMU:
PERWATAKAN MENARIK,TINGKAHLAKU BAIK,PAKAIAN KEMAS, CEKAP DAN PANTAS, KENAL TETAMU, SABAR DAN TOLERAN DAN MAHIR DALAM TEKNIK MENYAMBUT TETAMU
• TUGAS PENYAMBUT TETAMU:
SEMAK SENARAI,KENAL TETAMU,IRINGI KE TEMPAT DUDUK, BERI MAKLUMAT YANG DIPINTA, JAGA KETENTERAMAN MAJLIS, JAGA KESELESAAN TETAMU
PEGAWAI PROTOKOL/PEGAWAI PENGIRING
• PERANAN: MENJAGA KEBAJIKAN TETAMU ATAU KONTIJEN YANG DIIRINGI
• CIRI-CIRI PEGAWAI PROTOKOL: SABAR, CEKAP DAN PANTAS, KESIHATAN YANG BAIK,TIDAK MENONJOLKAN DIRI SEMASA BERTUGAS
PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN
• MASA• PERISTIWA/PERIHAL• PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB• SEBAGAI SENARAI SEMAK BERTUGAS
SEMASA MAJLIS BERLANGSUNG
PERINGATAN
RAPTAI….. PERLU DILAKSANAKAN BAGI MELIHAT DAN MENGENALPASTI
SEJAUH MANA MAJLIS DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN LANCAR.
RUJUKAN
Pengurusan gerak Kerja Kokurikulum. Ab. Alim Abd Rahim.Oxford Fajar ( 2004 )
top related