pengenalan kepada eksa (versi 2015) -...

PENGENALAN KEPADA

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

SETIAP HARI………

12 jam di pejabat vs 12 jam di rumah

5/7 hari di pejabat

2 jam kesesakan lalulintas (pergi & balik)

Pejabat = rumah kedua

2/7 hari di rumah

ADAKAH INI PILIHAN ANDA ………

ATAU INI ………

ATAU INI ………

6

ATAU ADAKAH INI PILIHAN ANDA……

DAN INI ………

9

PILIHAN

ANDA???

SKOP TAKLIMAT

10

11

LATAR BELAKANG

AMALAN 5S

SEKTOR AWAM

12

SISIH

Mengasing/ membuang

barang­barang

yang tidak diperlukan

SUSUN

Menyusun barang­barang yang

diperlukan dengan teratur supaya

mudah diambil

SENTIASA AMAL

Mengamalkan aktiviti sisih,

susun, sapu dan seragam

secara istiqamah

SAPU

Menyapu/ membersih ruang pejabat/bilik

dan peralatan kerja

SERAGAM

Menyeragamkan susunan fail/

meja kerja/peralatan pejabat

Amalan 5S: |Dilaksanakan sejak 80an | Konsep asal diadaptasi dari Jepun|

IMBASAN KONSEP 5S

PELAKSANAAN AMALAN 5S OLEH MAMPU

OR

Pensijilan & PengauditanMAMPU

Pelaksanaan EKSA - 2015

EKOSISTEM

KONDUSIF

SEKTOR

AWAM

PANDUAN AMALAN 5S (19 MEI 2010)

15

PENGENALAN

EKSA

KELANTAN ­7

TERENGGANU ­59

PAHANG – 21

JOHOR ­19

MELAKA ­16

N.SEMBILAN ­ 9

WP PUTRAJAYA ­

22

WP K.LUMPUR ­22

SELANGOR ­22

PERAK ­28

PERLIS ­2

KEDAH ­11

PULAU PINANG ­2

SARAWAK ­18

SABAH ­52

WP LABUAN ­4

SELANGOR­

14

N. SEMBILAN ­8

MELAKA ­12

JOHOR BAHRU­18

PERAK ­21

SARAWAK­8

SABAH ­39

PAHANG ­7

KELANTAN ­5

TERENGGANU ­18

WP KUALA LUMPUR ­16

WP PUTRAJAYA ­8

KEDAH ­10

PP ­1

PERLIS­

1

18

PENJENAMAAN EKSA

TUJUANMemenuhi

keperluan

semasa

Meningkatkan

persaingan antara

agensi

Identiti sendiri

Kekal Relevan

Imej Baharu

20

IMEJ KORPORAT

IMEJ KORPORAT…..samb

RSEKITARAN KERJA KONDUSIF

OKU

RSEKITARAN KERJA KONDUSIF

24

Badan Berkanun Persekutuan (BBP)

Badan Berkanun Negeri (BBN)

Perkhidmatan Awam Persekutuan (PAP)

Perkhidmatan Awam Negeri (PAN)

Keselamatan & Infrastruktur

Pentadbiran

Sosial

Ekonomi

KlusterJenis Agensi

25

PELBAGAIAN AGENSI SEKTOR

Tentera

Kastam

PBT

MasjidAPMM

Pejabat

Kadi

TADBIRAN

Mahkamah

Pusat

Latihan

Hospital

Klinik

SOSIAL

KESIHATAN

Sekolah

PENDIDIKAN

26

KREATIVITI DAN INOVASI

PENGELASAN JENIS UBAT

MENGIKUTWARNA

TANDA PERGERAKAN PEGAWAI

YANG KREATIF

27

KREATIVITI DAN INOVASI

INISIATIF UNTUK MEWUJUDKAN SUDUT

EKSA SECARA MAYA

SUDUT EKSA FIZIKAL DIHASILKAN

MENGGUNAKAN KAYU TERPAKAI

AMALAN HIJAU

29

AMALAN HIJAU …samb

30

FAEDAH EKSA

Mewujudkan persekitaran tempat kerja yangberkualiti (bersih, kemas dan rapi)

Mengenalpasti, mengurang danmenghapuskan pembaziran

Meningkatkan imej agensi sektor awam

Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi

31

PELAKSANAAN

EKSA

•Membentuk Jawatankuasa Pelaksana

•Mewujudkan zon

•Melaksanakan latihan

•Pelancaran

PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANA

Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana EKSAhendaklah menyeluruh. Setiap ahli Jawatankuasadan ahli hendaklah masing-masingmelaksanakan peranan

Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanabertanggungjawab untuk memastikan kejayaanpelaksanaan EKSA

Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawabkumpulan bagi memudahkan pelaksanaan danpengawasan EKSA

Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melaluipewujudan pelan lokasi zon bagi memudahkanpelaksanaan dan rujukan

Susun atur keseluruhan zon dan pembahagiankepada zon kecil hendaklah bersesuaianmengikut fungsi dan saiz organisasi

PEWUJUDAN ZON

Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitanEKSA di samping untuk membudayakanprogram EKSA kepada semua warga agensi

Di antara latihan/program yang bolehdilaksanakan:

LATIHAN

Program Kesedaran EKSA

Audit Dalam EKSA

Pelancaran dan perasmian program EKSA bolehdiadakan sebagai tanda mula di samping untukmenyampaikan hasrat dan sokongan pengurusanbagi melaksanakan EKSA di agensi

Antara perkara yang perlu diberikan penekananadalah seperti berikut:

Dasar EKSA

Zon EKSA

Pelan tindakan pelaksanaan EKSA (cartaperbatuan)

4PELANCARAN EKSA

37

KRITERIA

EKSA

A. Perancangan dan

Penubuhan

Jawatankuasa

B. Ruang Tempat Kerja

dan Peralatan

C. Persekitaran Tempat

Kerja & Kemudahan

KOMPONEN

PENILAIAN

A. Keperluan Utama

Pelaksanaan

B. Ruang Tempat Kerja/

Pejabat

C. Tempat Umum

D. Keselamatan

Persekitaran

E. Kawasan Persekitaran

Pejabat

F. Tempat Khusus

KRITERIA

LAMAKRITERIA

BAHARU

KOMPONEN PENILAIAN AUDITAN EKSA

Dari 3

komponen

kepada 6

komponen

A1.Dasar 5S

A2. Carta Agensi 5S

(JK Latihan, Promosi

Audit, Pelaksana)

A3. Peta Kawasan Kerja

A4. Rekod Aktiviti 5S

A5. Minit Mesyuarat/

Rekod Perbincangan.

A6. Garis Panduan 5S di

Agensi.

dan lain lain.

KEPERLUANUTAMA

PELAKSANAAN

A1. Dasar/ Polisi EKSA

A2. JK Pelaksana

A3. Penglibatan

Pengurusan Atasan

A4. Penilaian Kendiri

A5. Pengiktirafan

A6. Pembudayaan Kreativiti

dan Inovasi

A7. Tindakan Penjimatan/

Amalan Hijau

KRITERIA

LAMA

KRITERIA

BAHARU

BAHARU

BAHARU

BAHARU

KOMPONEN A

BAHARU

Usaha program pengiktirafan dipamerkan kepada warga dan pelanggan

Program Pengiktirafan

RUANG TEMPAT

KERJA/ PEJABAT

FIZIKAL

B1. Lantai

B2. Dinding & Siling

B3. Lampu & Soket

KEPERLUAN UMUM

B4. Susun Atur Peralatan

B5. Keadaan Peralatan

B6. Pelabelan & Papan Tanda/

Tanda Arah

B7. Perhiasan

B8. Keperluan Utama

RUANG KERJA

B9. Meja Kerja Warga/ Work

Station/Kubikel Kerja

B10. Bilik Pegawai

B11. Stor Peralatan Pejabat

B12. Bilik Fail

B13. Sudut/Bilik Cetak/ Bilik

Dokumentasi

B14. Bilik Pemandu

B15. Bilik Server/Terperingkat

KRITERIA

LAMA

KRITERIA

BAHARU

B1. Kumpulan Pelaksana

5S

B2. Sudut 5S

B3. Lantai

B4. Susun Atur Peralatan

B5. Keadaan Peralatan

B6. Pendawaian

B7. Lampu

B8. Susunan Fail

B9. Perhiasan.

dan lain­lain.

KOMPONEN B

Ruang Kerja Pejabat

Ruang kubikel dan laci alat tulis kemas dan tersusun

TEMPAT UMUMKRITERIA

LAMA

KRITERIA

BAHARU

C1. Lobi Utama/ Ruang

Hadapan

C2. Kaunter Utama

C3. Ruang Menunggu

C4. Laluan Utama/

Koridor

C5. Bilik Mesyuarat

C6. Perpustakaan/

Pusat Sumber

C7. Surau/ Bilik Solat

C8. Lif

C9. Pantri/ Tempat

Minum

C10. Tandas

Tidak dikategorikan

secara khusus tetapi

dinyatakan di bawah

Komponen B iaitu

Ruang Tempat Kerja

dan Peralatan

KOMPONEN C

Tempat Umum

Tempat penyimpanan fail, bilik mesyuarat, tandas dan pantri

yang bersih dan kemas

KESELAMATAN

PERSEKITARAN

D1. Pelan Tindakan

Kecemasan

D2. Pendawaian/ kabel

D3. Peralatan

Pencegahan

Kebakaran

D4. Laluan/ Tangga

Kecemasan

D5. Kunci

KRITERIA

LAMA

KRITERIA

BAHARU

Tiada

KOMPONEN D

y k c k c k s k

Meningkatkan ciri keselamatan

ASPEK KESELAMATAN

y k c k c k s k

Meningkatkan ciri keselamatan

ASPEK KESELAMATAN ….samb

Meningkatkan ciri keselamatan

SEBELUM SELEPAS

ASPEK KESELAMATAN ….samb

k

49

ASPEK KESELAMATAN ….samb

berikut:

Mempu

muda

KAWASAN

PERSEKITARAN

JABATAN

E1. Agensi Mempunyai

Bangunan dan Kawasan

Sendiri

E2. Agensi Mempunyai

Bangunan dan Berkongsi

Kawasan

KRITERIA

SEDIA ADAKRITERIA

BAHARU

Tidak dikategorikan

secara khusus tetapi

dinyatakan di bawah

Komponen C iaitu

Persekitaran Tempat

Kerja dan Kemudahan

KOMPONEN E

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

51

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN ….samb

52

TEMPAT KHUSUS

Tempat­tempat khusus di

agensi mengikut Kluster:

F1.Keselamatan

F2. Kesihatan

F3.Pentadbiran

F4. Pendidikan

F5. Sosial

KRITERIA

SEDIA ADA

KRITERIA

BAHARU

Tiada

KOMPONEN F

54

PENGAUDITAN

PENSIJILAN EKSA

PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA:

Permohonan Agensi

Permohonan

Pengauditan

(Mesyuarat

Pembukaan)

Pembentangan Hasil

Audit (Mesyuarat

Penutup)

Laporan

Penambahbaikan &

Makluman Awal

Surat rasmi kepada

KP MAMPU berserta

Laporan Audit

Dalam (2 sesi)

1 @ 2 hari

bergantung

kepada

lokasi/bil.

zon

1 hari selepas

pengauditan

3 hari

bekerja

selepas

Mesyuarat55

Penutup

PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA:

Agensi Dikenalpasti

*Agensi

dikenalpasti

Pengauditan

(Mesyuarat

Pembukaan)

Pembentangan Hasil

Audit (Mesyuarat

Penutup)

Laporan

Penambahbaikan &

Makluman Awal

MAMPU

mengeluarkan surat

peringatan dan

dapatkan Laporan

Audit Dalam (2 sesi)

1 @ 2 hari

bergantung

kepada

lokasi/bil. zon

1 hari selepas

pengauditan

3 hari

bekerja

selepas

Mesyuarat

*Agensi tamat tempoh

pensijilan atau agensi

yang berpotensi

56Penutup

PROSES PENSIJILAN SEMULA EKSA:

Peringatan

Persediaan

MAMPU mengeluarkan

surat peringatan 3

bulan sebelum tamat

tempoh pensijilan

Agensi

mengemukakan

Laporan Audit

Dalam

1 @ 2 hari

bergantung

kepada

lokasi/bil. zon

1 hari selepas

pengauditan

3 hari bekerja

selepas

Mesyuarat57

Penutup

Pengauditan

(Mesyuarat Pembukaan)

Pembentangan hasil

Audit (Mesyuarat

Penutup)

Laporan

Penambahbaikan &

Makluman Awal

58

MODEL A

Generik

Komponen

A hingga E

MODEL B

Generik +Khusus*

Komponen

A hingga F

* Bergantung kepada jenis agensi

PELAKSANAAN PENGAUDITAN

PENGAUDITAN MODEL A

Bangunan dan Kawasan Sendiri= Komp A hingga E1

Contoh:

Stesen Penguatkuasa JPJ, PDT Marang, PPD Batang Padang

Bangunan Sendiri dan Berkongsi Kawasan= Komp A hingga

Contoh: MAMPU, JPA, MOSTI, KDN

Agensi Berkongsi Bangunan dan Kawasan= Komp A hingga D

Contoh: Wisma Persekutuan

SKALA

PERMARKAHANSKALA LAMA SKALA

BAHARU

Melebihi 80%:

Layak dipersijilkan

Pemarkahan menggunakan

skala likert 1 hingga 5

SKALA PEMARKAHAN

PENSIJILAN EKSA

61

62

Adakah

Kerusi

Perlu

Ada

Petak

Lot ?

63

65

66

Adakah Setiap Barang Perlu Ada

Petak Lot?

67

69

70

71

72

73

CONTOH AMALAN BAIK

AGENSI CEMERLANG

Hebahan dan promosi mengenai EKSA dilaksanakan74

Usaha program pengiktirafan dipamerkan

Laci alat tulis disusun kemas

Pelabelan cap yang kreatif

78

79

dan berimej korporat

Bilik mesyuarat bersih dan berimej korporat

k

82

s

83

Kawalan stok alat tulis yang kreatif

87

88

Ruang penyimpanan telekung solat

yang kreatifRuang penyimpanan fail yang kemas

90

91

y

s

92

93

94

95