pengantar pengurusan uum bab 6-habis

Bab 6

ASAS-ASAS PERANCANGAN

Definisi perancangan

• Proses menentukan sistem pengurusan akan mencapai objektif organisasi.

• Tujuan: membantu organisasi mencapai objektif dan bertindak balas terhadap perubahan dalam persekitaran yg bakal wujud.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Definisi Perancangan (Certo 1997)

“Proses menentukan bagaimana sistem pengurusan akan mencapai

objektifnya”

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Tujuan Perancangan

• C.W. Roney menyatakan bahawa perancangan mempunyai dua tujuan utama, iaitu untuk meminimumkan risiko ekoran daripada ketidaktentuan yang wujud di dalam persekitaran perniagaan (akibat daripada tindakan pengurusan yang proaktif), dan yang kedua adalah untuk meningkatkan tahap kejayaan organisasi (affirmativie).

Kebaikan perancangan

• Berorientasikan masa depan (Future oriented)• Memperkukuhkan pengkoordinasian keputusan• Menentukan objektif organisasi dpt dicapai.

Proses perancangan

Tentukan objektif

Senaraikan alternatif

Bina premis / andaian

pilih alternatif

Bentuk rancanagn

tindakan

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

3.1 LANGKAH-LANGKAH DALAM DALAM PERANCANGAN

• Proses perancangan terbahagi kepada enam langkah iaitu:

(a) Menentukan Objektif Organisasi

• Contohnya, sebuah syarikat elektronik, mempunyai objektif untuk memperluaskan pasaran produknya di Asia Tenggara.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(b) Senaraikan AlternatifPengurus perlu menyenaraikan alternative-

alternatif lokasi pasaran, pembangunan produk, kaedah promosi dan penentuan harga barang.

(c) Membina Premis atau AndaianPengurus perlu menyenaraikan semua premis yang digunakan sebagai asas bagi setiap alternative yang difikirkan.

(d) Memilih Alternatif TerbaikProses pengguguran alternative yang tidak

bersesuaian ini menentukan alternative terbaik yang boleh digunakan untuk mencapai objektif

3.1 LANGKAH-LANGKAH DALAM DALAM PERANCANGAN

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(e) Membentuk Rancangan

Selepas alternative terbaik ialah dipilih, pengurus mula membentuk perancangan strategic (jangka panjang) dan taktikal (jangka Pendek).(Penerangan mengenai perancangan strategic dan taktikal akan dibincangkan dalam bab seterusnya).

(f) Menjadikan Rancangan Sebagai Tindakan

Apabila perancangan untuk jangka masa panjang dan pendek dibentuk, ia akan dilaksanakan.

3.1 LANGKAH-LANGKAH DALAM DALAM PERANCANGAN

Sub–sistem perancangan

• Satu sistem dalam organisasi yang diwujudkan sebagai sebahagian daripada proses sistem pengurusan keseluruhan

• Perancangan sebagai satu bahagian yg terasing dsripada sistem keseluruhan organisasi dan ia mempunyai elemen-elemen yg tersendiri.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Tujuan diwujudkan sistem ini adalah untuk

(i) Meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan keseluruhannya melalui peancangan yang lebih efektif.

(ii) Membantu pengurus mengenal pasti aktiviti dalam

sistem keseluruhan

(iii) Memimpin dan mengarah aktiviti tersebut.

Sub–sistem perancangan

Perancangan & CEO/ pengurus

• Peranan pengurus: buat perancangan– Tentukan hala tuju organisasi

– Kesesuaian hala tuju

• Perlu bantuan pembantu perancang

Memaksimumkan keberkesanan proses perancangan

• Sokongan pengurusan atasan• Kecekapan dan keberkesanan organisasi perancangan

Organisasi perancangan perlu mempunyai tiga ciri dalaman (built in characteristics) iaitu;

(i) Perlu direka bentuk untuk menggunakan sistem pengurusan yang telah wujud dalam organisasi.

(ii) Perlu cukup kompleks untuk memastikan usaha daripada ahli-ahli yang membuat perancangan dikoordinasikan seberapa ringkas yang mungkin.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Memaksimumkan keberkesanan proses perancangan

(iii) Perancangan perlulah fleksibel dan mampu bertindak balas dengan perubahan-perubahan dalam persekitaran.

• Perancangan yang memfokuskan kpd perlaksanaan

• Penglibatan individu yang bersesuaian

Bab 7

MEMBUAT KEPUTUSAN

Definisi

Keputusan : Pilihan yang dibuat antara alternatif yang ada

Proses Pembuatan Keputusan : Proses membuat pilihan alternatif terbaik untuk mencapai sesuatu objektif

2. JENIS-JENIS KEPUTUSAN

Keputusan Berprogram : berulang dan rutin

-ikut prosedur/garis panduan sedia ada

CTH: pendaftaran kursus setiap semester

Keputusan Tidak Berprogram : berlaku secara tidak rutin, dan keadaan yang tidak biasa (one shot- tidak berstruktur)

CTH: hendak melabur dalam syarikat baru tersenarai di BSKL

• Keputusan merupakan proses berterusan;• Dapatkan bantuan / pandangan pengurus lain atau

pekerja

• Pelbagai keputusan perlu dibuat maka beberapa asas perlu dibentuk berdasarkan dua faktor iaitu skop keputusan yang hendak dibuat dan tahap/peringkat pengurusan yang terlibat dalam membuat sesuatu keputusan.

• Skop keputusan: peratus bahagian yg menerima kesan daripada keputusan

• Siapa yg buat keputusan?/peringkat pengurusan?

TANGGUNGJAWAB MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

• Konsensus : Persetujuan bersama oleh individu-individu terlibat dalam membuat keputusan setelah melalui suatu proses perbincangan

• Kekurangan kemahiran teknikal dan hubungan interpersonal yang lemah menyebabkan wujudnya halangan untuk mencapai sesuatu consensus.

TANGGUNGJAWAB MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

SKOP

Pembuat Keputusan : yang lemah i). reseptif : bergantung kepada cadangan

ahli lain dalam organisasi ii). Eksploitasi : Percaya sumber bagi kebaikan adalah dari luar & bersedia curi

idea orang lain iii). Halangan (hoarding) : Tidak suka

mendapatkan bantuan orang lain & percaya kepada diri sendiri, apa yang penting ialah kekalkan kedudukan &

kepentingan iv). Pemasaran : Keputusan yang akan

meningkatkan diri mereka &sedar apa yang orang lain fikirkan tentang keputusan yang dibuat olehnya.

Keputusan Yang Lemah

Oleh Certo 1997

a. Pembuat Keputusan

2. Pembuat keputusan yang baik : •Penekanan ke arah realisasi potensi & kepentingan organisasi serta diri sendiri.

•Gunakan bakat & kebijaksanaan yang ada untuk membuat keputusan.

•Reaksi yang berkesan terhadap situasi keputusan :

•Kepentingan;

•Kreadibiliti;

•Keperluan yang mendesak

b). Matlamat Yang Dikehendaki : Matlamat sasaran = objektif organisasic). Alternatif Yang Relevan : Alternatif

yang berkemungkinan akan menyelesaikan masalah

d). Susunan Alternatif : Ranking yang paling relevan, diikuti yang kurang

relevane). Pilih alternatif-alternatif : Alternatif

yang maksimum dari segi pulangan jangka panjang

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN

a). Langkah Pertama : Kenalpasti masalah & peluang :

Diagnosis : Menganalisa punca penyebab Masalah : Kesukaran yang menghalang pencapaian matlamatPeluang : Situasi yang menunjukkan peluang-peluang untuk melepasi matlamat yang sedia ada

b). Langkah Kedua : Memikirkan alternatif penyelesaian :

Untuk keputusan berprogram : alternatif mudah & ketaraUntuk keputusan tidak berprogram : alternatif yang lebih kreatif & inovatif lebih baik

c). Langkah Ketiga : pilih alternatif paling sesuai

Perlaksanaan yang berjaya : Hati-hati merancang; Sensitif terhadap mereka yang menerima kesan

d). Langkah Keempat : Melaksanakan alternatif yg dipilih

e) Langkah lima: dapatkan maklumbalasTindakan susulan dan menilai hasil kepada keputusanAdakah penyelesaian beretika ? Adakah penyelesaian benar-benar berkesan ? Adakah penyelesaian dapat dilakukan ?

* Dan sekiranya alternatif yang dpilih tidak berjaya :• Beri lebih masa• Tukar sepenuhnya• Cuba alternatif lain• Mulakan semula

Keputusan yang dibuat berdasarkan alternatif-alternatif yang ada kadang-kala tepat dan kadang-kalanya tidak tepat. Secara amnya, keputusan yang dibuat akan mengalami tiga situasi yang berbeza i). Situasi ketentuan yang sempurna : data yang lengkapii). Situasi ketidaktentuan yang sempurna : data yang tidak jelasiii). Situasi berisiko : antara keduanya ;data hanya anggaran

Kebaikan & Keburukan Keputusan Berkumpulan

KEBAIKAN KEBURUKAN

Alternatif keputusan yang banyak

Dilema group think

Tidak timbul masalah kemudian hari

Masa lama diperlukan

Keputusan hak bersama, komitmen mendalam terhadap keputusan

Kos tinggi

Kumpulan & Pembuatan Keputusan :

• Kurang cekap•Saiz memberi kesan terhadap kualiti keputusan

•Terlalu yakin•Pengukuran pengetahuan

Bila kumpulan digunakan dalam pembuatan keputusan ?

•Apabila boleh meningkatkan kualiti

•Apabila boleh meningkatkan penerimaan

a). Percambahan fikiran (brainstorming) / kumpulan interaksi : interaksi satu sama lain sehingga capai satu keputusan yang terbaik;

b). Kumpulan Nominal : Bincang + catat + undi

c). Kumpulan Delphi : terpisah secara fizikal-tidak bersemuka (isi borang soal selidik)

d). Pembuatan Keputusan Bantuan KomputerSistem Chauffer Driven Sistem Group Driven

Teknik Membuat Keputusan Secara Berkumpulan

Pelajaran 8

PERANCANGAN STRATEGIK

&

PERANCANGAN TAKTIKAL

• 1. Definisi• Pengurusan Strategik : Proses melibatkan pengurus dari semua

bahagian dalam organisasi dalam membentuk pelaksanaan strategi dan matlamat strategik.

• Perancangan Strategik : Perancangan jangka panjang fokus kepada keseluruhan keuntungan organisasi; 3-5 tahun; dan tentu cara untuk capai matlamat

• Strategi : Rancangan tindakan berskala besar yang menetapkan arah tuju organisasi yang dibentuk untuk capai objektif jangka panjang;

Kepentingan Pengurusan Strategik & Perancangan Strategik

– Menyediakan Arah & Momentum

– Menggalakkan Idea Baru

– Bangunkan kelebihan Daya Saing Yang Berterusan

2.Pengurusan strategi-proses memastikan organisasi ada

strategi yang sesuai-yang beri faedah kepada organisasi

•Analisis persekitaran, kenalpasti arah organisasi, pembentukan strategi, perlaksanaan strategi, kawalan strategi, maklumbalas

1. AnalisisPersekitaran•Umum•Operasi•dalaman

2. TentukanArah orgaz•Misi•objektif

3. Bentuk strategi

4. Laksanastrategi

5. Kawalan strategi

MAKLUM BALAS

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

1. Analisis Persekitaran

1. Analisis Persekitaran

• Orgz - Sistem terbuka

• Pengurus perlu faham faktor persekitaran yg akan mempengaruhi operasi

a. Persekitaran Umum : implikasi jgk pnjg sosial- demografi- nilai sosial, politik- sistem pemerintahan-kempen-dasar, undang-undang – akta alam sekitar, akta

buruh&industri, teknologi

b. Persekitaran Operasi : implikasi lbh spesifikpengguna, Pesaing-terlibat dlm perniagaan yg sama buruh, Pembekal – penyedia sumber yg perlu isu antarabangsa

c. Persekitaran Dalaman :Kesan langsung/segeraPemasaran,kewangan

2. Tentukan arah tuju organisasi

Arah tuju – kenyataan umum ttg arah tuju orgz /sbb ditubuhkanMisi –Boeing “ 2 be the number 1 aerospace comp in

the world & among the premier industrial concerns in terms of quality, profitabily & growth.”

Objektif –apa yg ingin dicapaiMendapatkan semula 10% share pasaran yg dikuasai

pesaing

3. Membentuk Strategi -Alat bentuk strategi?

a. Analisis Soalan Kritikal : visi & misi / tujuan & objektif organisasi, arah

tuju, persekitaran geografi,

b. Analisis SWOT : Strength (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities

(peluang), Threat (ancaman)• Tujuan SWOT: identify strategies that align,

match a company’s resources & capabilities.• Strategies – build on company’s strengths,

exploit opportunities, counter threats, correct weaknesses.

c. Analisis Portfolio Perniagaan : (matriks BCG)

- membentuk strategi berdasarkan pertumbuhan pasaran sesuatu produk dan jumlah share pasaran yg dimiliki oleh organisasi

• Untung=labur, • rugi=tarik diri

BCG Matrix

Dogs

IV

Cash Cows

III

Question Marks

I

Stars

II

Relative Market Share PositionHigh1.0

Medium.50

Low0.0

Ind

us

try

Sa

les

Gro

wth

Ra

te

High+20

Low-20

Medium0

Strategic Planning

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(i) Bintang (Star). SBU yang berada di kategori ‘bintang’

• mempunyai syer pasaran yang tinggi dan ia memerlukan sejumlah wang tunai yang banyak untuk menyokongpertumbuhannya yang pesat. Di samping itu ‘bintang’juga membantu mendapatkan wang tunai bagi organisasi kerana ia mendapat sambutan daripada pengguna.

BCG Matrix

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(ii) Lembu Tunai (Cash Cow). SBU yang berada di kategori ‘lembu tunai’ pula mempunyai syer pasaran yang tinggi di dalam industri yang mengalami pertumbuhan yang agak perlahan.

(iii) Tanda Soal (Question Mark). SBU yang berada di ‘tanda soal’ mempunyai syer pasaran yang rendah tetapi di dalam industri yang sedang berkembang.

BCG Matrix

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

• (iv) Anjing (Dog). SBU yang berada di kedudukan ‘anjing’mempunyai syer pasaran yang rendah dan industri juga tidak berkembang

BCG Matrix

STRATEGY FORMULATION

Boston Consulting Group (BCG)

• BCG Matrix– Analyzes business opportunities according to growth rate

and market share

STRATEGY FORMULATION

SWOT

• SWOT Analysis – Identifies Organization’s Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

• Core Competency– A special strength that gives an organization a competitive advantage

Analisis industri Poter

• Kuasa utama menentukan tahap persaingan sengit dalam industri– Ancaman firma baru– Tawar – menawar pembekal– Ancaman firma pengganti– Persaingan – firma sedia ada– Tawar-menawar pembeli

STRATEGY FORMULATION

Porter’s Five Forces

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

4 strategi dayasaing Porter

• Strategi Pembezaan : produk beza, unik,harga mungkin tinggi (Mercedes, rolex)

• Strategi Kepimpinan Kos: kos rendah, harga rendah, pasaran luas (kancil)

• Strategi Fokus : pasaran sempit, golongan tertentu

Kitar hayat produk : model yang memaparkan 4 langkah yang dilalui sepanjang hayat produk @ perkhidmatan Pertumbuhan (growth) Kestabilan (stability) Pengucupan (retrenchment) pembubaran (divestiture)

STRATEGY FORMULATION

Porter’s Five ForcesCOMPETITIVE ANALYSIS

4. Perlaksanaan Strategi

i). Kemahiran interaksiii). Kemahiran mengagihiii). Kemahiran Mengawas

iv). Kemahiran Mengorganisasi

• Perancangan strategik : pengurus atasan• Perancangan taktikal : pengurus bawahan• Perancangan strategik : masa hadapan• Perancangan taktikal : masa kini• Perancangan strategik : kurang lengkap

(fleksibel)• Perancangan taktikal : lengkap• Perancangan strategik : masa panjang• Perancangan taktikal : masa pendek• Antara satu mempunyai kaitan ke arah jaminan

kejayaan

5. Perancangan Strategik & Perancangan Taktikal

PERBEZAAN P. STRATEGIK P. TAKTIKAL

Pihak terlibat Pengurus atasan Pengurus bawahan

Fakta diperlukan Sukar dpt Mudah dapat

Kandunagn rancangan X terperinci Terperinci, lengkap

Jangka masa Jangka panjang Jangka pendek

Pelajaran 9

RANCANGAN

&

ALAT PERANCANGAN

kandungan

• Definisi perancangan

• Dimensi rancangan

• Jenis rancangan

• Faktor kegagalan rancangan

• Bahagian utama orgz yg terlibat dengan perancangan

• Alat bantuan perancangan / kebaikan/ kelemahan

1. definisi

• 1 cadangan tindakan

• Yg spesifik

• Bagi membantu organisasi mencapai objektif

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

• Terdapat empat dimensi rancangan yang telah diperkenalkan oleh Kast dan Rosenzweig iaitu pengulangan (repetitiveness), masa (time), skop (scope), dan peringkat (level) (Certo,1997).

2.Dimensi rancangan

2.Dimensi rancangan

• Pengulangan • Masa• Skop• peringkat

Dimensi Rancangan- pengulangan

- masa- skop

- peringkat

ORGANIZATIONALPLAN

SCOPE DIMESNION

TIME DIM

ENSION

LEVEL DIMENSION

REPETITIVENESS DIMENSION

Upper-level

management

Lower-level

management

Plan covers

short term

Plan covers

long term

Plan covers small

part of systemPlan covers

entire system

Plan used only once

Plan used many times

5

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(a) Pengulangan• Pengulangan bermaksud kekerapan penggunaan

rancangan yang dibentuk.(b) Masa• Dimensi masa pula menerangkan tempoh

masa bagi sesuatu rancangan itu digunperancangan strategik melibatkan tempoh masa yang panjang, manakala perancangan taktikalakan.

2.Dimensi rancangan

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(c) Skop• Rancangan induk adalah luas skopnya.

Rancangan yang merangkumi bahagian pengurusan yang khusus adalah rancangan yang kecil skopnya.

(d) Peringkat• Dimensi peringkat atau tahap pula merujuk

kepada tahap sesuatu rancangan itu ditujukan

2.Dimensi rancangan

Jenis rancangan

• Rancangan tetap– Dasar– Prosedur– peraturan

• Rancangan sekali guna– Program– Belanjawan

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Rancangan Tetap

(a) Dasar

• Dasar merupakan satu garis panduan umum tentang bagaimana pihak pengurusan boleh bertindak untuk mencapai matlamat organisasi.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(b) Prosedur

• Prosedur pula merujuk kepada cara bagaimana sesuatu tugas itu perlu dilaksanakan (garis kasar tentang bagaimana sesuatu tindakan patut diambil untuk melaksanakan sesuatu tugas).

(c) Peraturan

• Peraturan menyatakan apa yang perlu dilakukan dan apa yang tidak harus dilakukan oleh pekerja.

Rancangan Tetap

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Rancangan Sekali-Guna

(a) Program

• Program pula ialah rancangan yang dibentuk untuk menjalankan sesuatu projek tertentu dan digunakan sekali sahaja.

(b) Belanjawan

• belanjawan merupakan alat kawalan yang memberi garis panduan tentang had penggunaan wang untuk sesebuah projek dan bagaimana memperoleh wang untuk suatu tempoh masa yang tertentu.

4. Bahagian tumpuan perancangan

• Kemudahan fizikal– Tentukan jenis bangunan / peralatan / lokasi/ bahan

mentah / kemudahan prasarana / sistem pengangkutan

• Sumber manusia– ciri-ciri pekerja

– Berapa ramai

– Pengrekrutan / pemilihan

Alat-alat perancangan

• Ramalan– Kaedah ramalan jualan

• Pendapat juri eksekutif• Ramalan oleh pasukan jurujual• Analisis siri masa – kitar hayat produk

• Penilaian kaedah ramalan jualan– Kaedah korelasi, simulasi komputer

• Penjadualan– Carta Gantt– PERT

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

1. Pendapat Juri Eksekutif (Jury of executive opinion)

Melalui kaedah ini sejumlah pengurus yang tertentu di dalam sesebuah organisasi akan berkumpul dan berbincang mengenai pandangan mereka tentang bentuk jualan pada masa akan datang.

Kaedah Ramalan Jualan

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

• Terdapat satu kaedah yang agak baru diperkenalkan dalam membuat ramalan iaitu kaedah delphi.

2.Kaedah Ramalan yang Dibuat oleh Pasukan Jurujual (SalesForce Estimation Method)

• Ia merupakan teknik meramal jualan dengan membuat jangkaan jualan berdasarkan analisis yang dibuat oleh pasukan jurujual.

Kaedah Ramalan Jualan

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

3. Analisis Siri Masa

Ramalan jualan melalui kaedah ini dibuat dengan cara menganalisis sejarah hubungan antara jualan dan masa

Kaedah Ramalan Jualan

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Kitar hayat produk

pengenalan P’tmbh mtg tepu P’trn

Jumlahjualan

MASA

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Kitaran hayat produk atau product life cycle ialah lima peringkat yang dilalui :

(i) Tahap pengenalan adalah kedudukan produk yang baru

memasuki pasaran, di mana jualan pada masa ini baru bermula.

(ii) Tahap pertumbuhan pula merujuk kepada produk yang

• telah berada agak lama di pasaran dan telah di terima oleh pengguna. Justeru itu jumlah jualannya terus meningkat.h kebanyakan produk dan servis

Kitar hayat produk

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(iii) Tahap matang

• pula merujuk kepada kedudukan produk yang telah diterima ramai dan di tahap ini semakin banyak produk pesaing masuk ke pasaran. Walaupun jumlah jualan meningkat tetapi peningkatan adalah pada kadaryang agak perlahan berbanding peningkatan pada tahap

pertumbuhan.

Kitar hayat produk

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(iv)Tahap tepu boleh kita katakan sebagai keadaan di mana

• hampir setiap orang yang menginginkan sesuatu produk itu telahpun mempunyai produk tersebut. Kadar jualan pada tahap ini adalah perlahan. Ia lebih bergantung kepada pengguna yang ingin menggantikan produk yang telah dimiliki.

(v)Tahan penurunan adalah tahap terakhir bagi sesuatu produk.

Pada tahap ini produk tidak lagi mendapat perhatian pengguna. Pengguna kini mempunyai produk pengganti yang lebih di sukai.

Kitar hayat produk

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Carta Gantt

• Carta Gantt telah diperkenalkan oleh Henry L. Gantt. Carta ini menunjukkan bila sesuatu tugas atau aktiviti perlu disiapkan dan tahap progress kerja sebenar yang telah dicapaicarta Gantt disenaraikan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan tetapi tidakada maklumat yang menyatakan tugas mana perlu disiapkan terlebih dahulu sebelum tugas-tugas lain boleh dimulakan.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

• Kelemahan carta Gantt boleh di atasi dengan menggunakan PERT. PERT adalah teknik penjadualan yang bukan sahaja menyenaraikan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan tetapi juga menerangkan tentang hubungan antara satu tugas dengan tugas yang lain

PERT

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(a)Ciri-ciri PERT

• Rangkaian PERT ini mengandungi dua elemen utama, iaitu aktiviti dan event.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(b) Laluan Kritikal• Pengurus perlu memberi perhatian kepada

laluan kritikal iaitu turutan aktiviti dan event yang memerlukan tempoh masa yang paling lama untuk disiapkan. Ia dinamakan laluan kritikal kerana sebarang kelewatan dalam turutan ini akan menyebabkan kelewatan bagi seluruh projek

PELAJARAN 10

PENGORGANISASIAN

kandungan

• Definisi

• Proses pengorganisasian

• Konsep penjabatanan

• Pengkhususan kerja

• Jangkauan pengurusan

• Konsep rantaian arahan

Apa itu perngorganisasian? (Yaakob, 1989).

• Proses

• Merangka & membentuk

• penggunaan sumber manusia + bahan

• Supaya rancangan organisasi

• Dapat dilaksanakan

Skop…? Melibatkan…

• Pembahagian kerja kepada tugasan

• Penurunan autoriti

• Penentuan asas2 yang sesuai untuk tugas penjabatanan

• Menentukan tugas yang optimum dalam setiap jabatan

Langkah2 proses pengorganisasian(Certo 1997)

Rujuk kpd rancangan& objektif

Wujudkan tugasutama

Pembahagian tugas utama Kpd tugas

spesifik

Penetapan Pekerja

& arahan tugas

Penilaian Strategi

pengorganisasian

Kepentingan pengorganisasian

• Melaksanakan apa yg dirancang

• Mengelak kerja bertindih

• Bahagi beban secara munasabah

• Elak pembaziran sumber manusia

• Penyatuan kerja

• Mudah kawal

Aspek dalam pengorganisasian

• Struktur organisasi

• Pengkhususan kerja

• Jangkaun pengurusan

• Rantaian arahan

1. Struktur organisasi

1. Struktur organisasi

• Carta organisasi

• Garisan- hubungan rasmi komunikasi

• Pengkhususan aktiviti kerja

• Hierarki / kedudukan autoriti& tanggungjawab

• Susun pekerja

• Bagi menyelaraskan kerja

. penjabatanan

• Usaha mengumpul pelbagai aktiviti dalam satu kelompok secara sistematik

• Jenis– Berdasarkan fungsi– Berdasarkan produk– Berdasarkan geografi– Berdasarkan pelanggan– Berdasarkan proses

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Penjabatanan

• Proses penjabatanan akan berlaku apabila pengkhususan kerja semakin bertambah dan saiz sesebuah organisasi semakin membesar.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(a) Penjabatanan Berdasarkan Fungsi

• Ianya diwujudkan berdasarkan kepada fungsi-fungsi organisasi

• Fungsi: pemasaran, pengeluaran, kewangan, penyelidikan dan pembangunan, dan sumber manusia.

• Sesuatu jabatan mempunyai kemahiran atau kepakaran dalam fungsi tertentu (Ivancevich, 1997)

Functional Structure

Structure for Structure for a businessa business PresidentPresident

Vice Vice President, President, MarketingMarketing

ViceVicePresident, President,

FinanceFinance

ViceVicePresident, President, ProductionProduction

ViceVicePresident, President,

Human Human ResourcesResources

Structure for Structure for a hospitala hospital

ChiefChiefAdministratorAdministrator

Chief of Chief of MedicalMedicalServicesServices

Director ofDirector ofAdministrativeAdministrative

ServicesServices

Director of Director of OutpatientOutpatientServicesServices

Director of Director of Nutrition &Nutrition &

Food ServicesFood Services

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(b) Penjabatanan Berdasarkan Produk

• Organisasi kompleks seperti syarikat multinasional yang mengeluarkan berbagai-bagai jenis produk, mewujudkan penjabatanan berdasarkan produk-produk tertentu atau lini.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(c) Penjabatanan Berdasarkan Geografi

• Diwujudkan berdasarkan tempat di mana kerja-kerja atau operasi organisasi dijalankan, atau diwujudkan berdasarkan kawasan pasaran yang menjadi fokus organisasi (Certo, 1997).

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(d) Penjabatanan Berdasarkan Pelanggan

• Penjabatanan pelanggan diwujudkan berdasarkan kepada pelanggan (Certo, 1997).

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

(e) Penjabatanan Berdasarkan Proses

• Dalam penjabatanan ini pihak pengurusan menggunakan jabatan untuk mengumpul peringkat-peringkat kerja dalam keseluruhan proses pengeluaran

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Divisional Structure

PresidentPresident

Motion Motion Pictures & TVPictures & TV

DivisionDivision

Music Music DivisionDivision

Magazine &Magazine &Book Book

DivisionDivision

Internet Internet ProductsProductsDivisionDivision

Product StructureProduct Structure

PresidentPresident

Consumer Consumer LoansLoans

Mortgage Mortgage LoansLoans

Business Business LoansLoans

Agriculture Agriculture LoansLoans

Customer StructureCustomer Structure

PresidentPresident

WesternWestern RegionRegion

NorthernNorthernRegionRegion

SouthernSouthernRegionRegion

Eastern Eastern RegionRegion

Geographical Geographical StructureStructure

Kesimpulan:

2. Pengkhususan kerja

• Satu komponen dalam struktur organisasi yang melibatkan pembahagian kerja iaitu setiap langkah kerja dilakukan oleh individu yang berbeza dan bukannya seorang individu melakukan keseluruhan kerja

Pengkhususan kerja..

Kebaikan:

• Meningkatkan kemahiran

• Jimat masa

• Meningkatkan kecekapan & kualiti pengeluaran

• Memudahkan pekerja baru memahami tugas

• Memudahkan penilaian kerja

Pengkhususan kerja..

Kelemahan:

• Bosan

• Ketidakpuasan kerja

• Tidak menggalakkan semangat berpasukan

• Tiada pendedahan tentang tugas lain

-beralih kepada pasuka kerja

3. Jangkauan kawalan

• Kapasiti/ had bilangan pekerja yang diselia oleh seorang pengurus.

• Faktor saiz jangkauan kawalan– Persamaan fungsi– Perhubungan geografi– Kompleksiti sesuatu fungsi– Masa untuk penyelarasan– Masa utuk perancangan

Jenis jangkauan kawalan

• Sempit– Carta tinggi– Banyak tingkat penyeliaan

• Luas– Carta rendah– Sedikit tingkat penyeliaan

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Contoh :Jangkauan kawalan

• Semakin banyak bilangan pekerja yang diselia oleh pengurus, bertambah luaslah jangkauan pengurusannya

• luas jangkauan pengurusan maka carta organisasi akan lebih rendah

• Semakin banyak masa yang digunakan untuk penyelarasan tersebut , maka semakin sempitlah jangkauan pengurusan.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

Contoh :Jangkauan kawalan

• Semakin hampirnya persamaan aktiviti-aktiviti mereka, semakin meluaslah jangkau pengurusan.

• Pengurus dapat menyelia pekerja dengan efektif jika pekerja berada berdekatan secara fizikal. (jangkauan pengurusan yang sempit )

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

RANTAIAN ARAHAN

• Garisan autoriti dari atas ke bawah adalah merupakan perhubungan formal individu peringkat atasan dan individu bawahan yang dipanggil rantaian arahan.

Chapter 6© Prentice Hall, 2000

• Selain daripada aliran arahan daripada tingkat atas ke bawah melalui rantaian arahan juga individu-individu yang berada di bawah perlu melaporkan aktiviti mereka atau memohon kelulusan untuk melakukan sesuatu tindakan daripada pihak atasan yang berautoriti.

RANTAIAN ARAHAN

Chapter 6© Prentice Hall, 2000