taklimat kontrak sewaan peralatan … taklimat...bersama laporan penyenggaraan bulanan dan invois ke...

Tarikh : 28 SEPTEMBER 2015

Masa : 10.30 PAGI

Tempat : BILIK MESYUARAT IBNU SINA,

PPD PONTIAN, JOHOR

1

TAKLIMAT KONTRAK SEWAAN PERALATAN

KOMPUTER PERIBADI BAGI PROJEK 1GFMAS

PTJ NEGERI JOHOR

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

AGENDA

1. Ucapan Alu-aluan

Ketua Sektor Khidmat Pengurusan & Pembangunan,

Jabatan Pendidikan Negeri Johor

2. Taklimat Pelaksanaan Kontrak Sewaan Peralatan Komputer Peribadi bagi Projek 1GFMAS KPM

2.1 Encik Mohd Firdaus bin Mad Shah,

Pegawai Teknologi Maklumat, Jabatan Pendidikan Negeri Johor.

2.2 Cik Nazrina binti Samian,

Akauntan, Jabatan Pendidikan Negeri Johor.

3. Pembentangan Khidmat Meja Bantuan (Helpdesk) dan Jadual Penghantaran oleh Creative World Industries Sdn Bhd

4. Hal-hal berbangkit

5. Bersurai 2

UCAPAN ALU-ALUAN

3

TAKLIMAT PELAKSANAAN KONTRAK SEWAAN

PERALATAN KOMPUTER PERIBADI 1GFMAS PTJ NEGERI JOHOR KPM

4

TAKLIMAT PELAKSANAAN KONTRAK SEWAAN

PERALATAN KOMPUTER PERIBADI 1GFMAS PTJ NEGERI JOHOR KPM

oleh Encik Mohd Firdaus bin Mad Shah Pegawai Teknologi Maklumat, JPN Johor

5

KANDUNGAN TAKLIMAT

1. Ringkasan Kontrak

2. Skop Perkhidmatan

3. Keterlibatan

a) Syarikat Pembekal dan Skop Perkhidmatan

b) Pegawai Pengguna

c) Pegawai Penerima

4. Tanggungjawab Syarikat Pembekal

5. Tanggungjawab Pegawai Pengguna

6. Tanggungjawab Pegawai Penerima

7. Tanggungjawab JPN

6

RINGKASAN KONTRAK

1. Tempoh kontrak

7

FASA TEMPOH TARIKH MULA TARIKH TAMAT

Pembekalan 90 hari bekerja 04 Ogos 2015 14 Disember 2015

Sewaan 36 bulan 15 Disember 2015 14 Disember 2018

ZON BILANGAN

PTJ

BILANGAN

PC

NAMA PEMBEKAL

5-Selatan 247 735

Creative World Industries Sdn

Bhd

2. Pembekal berjaya

SYARIKAT PEMBEKAL

PEGAWAI PENYELARAS JPN PEGAWAI PENERIMA PTJ

1.Pegawai Teknologi Maklumat di JPN, bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan kontrak di peringkat negeri

KETERLIBATAN

1.Pegawai yang memiliki kepakaran teknikal ICT yang dilantik oleh Ketua Jabatan dan bertanggungjawab ke atas SAP & SPP PTJ 2.Bersedia dengan Senarai Pengguna di PTJ dan ingatkan PTJ untuk sedia Surat Akuan Penerimaan Aset

8

Kontraktor yang berjaya dalam tender PC1GFMAS KPM

TANGGUNGJAWAB SYARIKAT PEMBEKAL

9

SKOP PERKHIDMATAN 1. SPESIFIKASI PERALATAN

RUJUK JADUAL SPESIFIKASI

- Lampiran B

- Komputer Model Acer Veriton X2630G

- LCD Skrin K202HQL

10

SKOP PERKHIDMATAN 2. SKOP KERJA UMUM

1) Membekal, menghantar, memasang, mengujilari dan

mentauliah komputer peribadi di lokasi

1.1 Dalam tempoh 90 hari tarikh kontrak

1.2 Menyediakan dan menampal pelekat jaminan beserta

tarikh pemasangan dan no telefon meja bantuan.

11

SKOP PERKHIDMATAN 2. SKOP KERJA UMUM)

2. Melaksanakan penyenggaraan pemulihan sepanjang tempoh

kontrak (3 tahun)

2.1 Maklumbalas dalam tempoh 2 jam selepas aduan melalui

meja bantuan,telefon,faks,email

2.2 Baik pulih di lokasi dalam tempoh 2 hari (bandar) dan 5 hari

(luar bandar)

2.3 Unit pinjaman (Loaner Unit) dibekalkan serta -merta apabila

peralatan dibawa keluar dari premis.

12

SKOP PERKHIDMATAN 2. SKOP KERJA UMUM)

2.4 Borang Tindakan Pembaikan:

3 salinan Borang Tindakan Pembaikan ditandatangani oleh

pengguna dan dicatatkan tarikh dan masa pembaikan

disempurnakan

Agihan :

i. 2 salinan – kontraktor ( 1 simpanan dan 1 dihantar

bersama Laporan Penyenggaraan Bulanan dan Invois

ke JPN)

ii. 1 salinan –simpanan PTJ

13

SKOP PERKHIDMATAN 2. SKOP KERJA UMUM

3. Menyediakan perkhidmatan meja bantuan bagi memudahkan PTJ

menghubungi kontraktor untuk membuat aduan.

3.1 Single point of contact

Hunting Line, Technical Support Helpdesk, Emel, Laman

Sesawang

3.2 Aduan direkodkan dan ditutup dengan pengesahan

kerajaan. No aduan dijana secara automatik dari sistem

14

SKOP PERKHIDMATAN 2. SKOP KERJA UMUM)

4. Tempoh waranti

Sepanjang tempoh sewaan

15

PERKHIDMATAN YANG TIDAK DISEDIAKAN

1. Pendawaian di lokasi

2. Instalasi perisian lain dan

penetapan capaian

cth : MS Office

16

3. TANGGUNGJAWAB LAIN PEMBEKAL

1. Memberikan salinan SST dan Kontrak kepada semua PTJ

2. Menyediakan jadual penghantaran

Dibentangkan dan diserahkan ke penyelaras ICT di JPN.

3. Menghubungi terus PTJ sebelum membuat penghantaran

17

3. TANGGUNGJAWAB LAIN PEMBEKAL

4. Menyediakan dan melengkapkan 5 salinan SAP dan SPP bagi setiap PTJ

Agihan SAP dan SPP:

i. 2 salinan dihantar ke Penyelaras ICT, JPN oleh pembekal

ii. 1 salinan dikumpul oleh Pegawai Penerima untuk dihantar ke Penyelaras ICT

iii. 1 salinan simpanan PTJ

iv. 1 salinan simpanan pembekal

Agihan Surat Akuan Penerimaan Aset

i. 1 salinan simpanan PTJ

ii. 2 salinan dikumpulkan oleh Pegawai Penerima untuk dihantar ke Penyelaras ICT, JPN bersama dengan SAP dan SPP

18

3. TANGGUNGJAWAB LAIN PEMBEKAL

5. Membuat tuntutan bayaran

5.1 Dikemukakan kepada Penyelaras ICT di JPN dalam masa

tiga puluh (30) hari daripada tarikh bekalan/perkhidmatan

disempurnakan 100% atau 90 hari bekerja mengikut

mana yang terdahulu.

5.2 Pembayaran akan dibuat berdasarkan kadar harga

seperti di Jadual Harga secara pro-rate mengikut bilangan

hari perkhidmatan sewaan diberikan oleh Kontraktor bagi

peralatan yang ditauliah selepas tempoh pembekalan.

19

TANGGUNGJAWAB PTJ

20

TANGGUNGJAWAB PTJ

1. Kenalpasti Pegawai Pengguna Pegawai Penerima = Pegawai berkepakaran Teknikal ICT 2. Kenalpasti lokasi Komputer dan keperluan pendawaian: - Sumber kuasa - Capaian internet 3. Menyelesaikan urusan pendawaian sebelum pembekal

menghantar peralatan

21

4. Pastikan kontraktor mematuhi spesifikasi, skop kerja umum

dan menyelesaikan tanggungjawabnya

5. Menyediakan Laporan Kelewatan Pembekalan dan

Pemasangan (Jika Lewat) (LAMPIRAN H)

6. Catatkan tarikh dan turunkan tandatangan pada SAP dan SPP

oleh Pegawai Penerima dan Ketua Jabatan PTJ.

Hantar 1 salinan ke Penyelaras ICT JPN, 1 salinan simpanan

PTJ

7. Pegawai Penerima pastikan Pegawai Pengguna dan Pegawai

Aset menandatangani. Surat Akuan Penerimaan Aset.

2 salinan ke Penyelaras ICT JPN, 1 simpanan PTJ

1.

2.

22

8. Pegawai Penerima laksana instalasi & konfigurasi Perisian

Perakaunan & Kewangan seperti eSPKB dan eP , antivirus,

Microsoft office dan pemindahan fail dari PC lama ke

PC1GFMAS

23

9. Senggara BUKU DAFTAR PENYENGGARAAN PC 1GFMAS (LAMPIRAN F)

Rekod maklumat setiap aduan dibuat dan kemaskini setelah menerima maklumbalas dan tindakan

pembaikan disempurnakan oleh kontraktor

10. Kemukakan Laporan Bulanan Ketidak-patuhan SLA Penyenggaraan (LAMPIRAN G) kepada Penyelaras ICT

JPN sebelum 18hb setiap bulan

• tempoh pelaporan sesuatu bulan bermula dari 15hb sebelum sehingga 14hb bulan berikutnya.

Contohnya laporan bulan Februari 2016 adalah untuk tempoh dari 15hb Januari sehingga 14hb Februari 2016. Dihantar ke JPN sebelum/pada 18.02.2016

24

11. Semua dokumentasi bagi tujuan pelaksanaan kontrak

sewaan komputer 1GFMAS sekolah PTJ (sekolah harian,

Sekolah Teknik, Kolej Vokasional, Sekolah Sains, Sekolah

Sukan dan Sekolah Seni) diselaraskan oleh PPD untuk

dihantar ke JPN

12. Dokumentasi dari Institut Pendidikan Guru, Kolej

Matrikulasi, Bahagian Audit Sekolah dan Bahagian

Teknologi Pendidikan Negeri disalurkan terus ke JPN

25

Dokumen Terlibat Bil Dokumen Tanggungjawab

1. Surat Akuan Penerimaan – Lampiran C Pegawai Penerima & Ketua PTJ

2. Surat Pengujian & Pentauliahan – Lampiran D

Pegawai Penerima & Ketua PTJ

3. Surat Akuan Penerimaan Pengguna ICT – Lampiran E

Pegawai Pengguna & Pegawai Aset

4. Buku Daftar Penyenggaraan – Lampiran F

Pegawai Pengguna / Pegawai Penerima

5. Laporan Penyenggaraan - Lampiran G Pegawai Pengguna-Penyedia & Ketua PTJ

6. Laporan Pembekalan Lewat - Lampiran H

Pegawai Pengguna-Penyedia & Ketua PTJ

7. Laporan Penyenggaraan Pemulihan Pembekal - Lampiran I

Pegawai Pengguna-Penyedia & Ketua PTJ

26

Dokumen Terlibat Bil Dokumen Catatan

1. Surat Akuan Penerimaan – Lampiran C 5 salinan - 3 salinan JPN diperoleh dari

pembekal (2) dan PTJ (1) - 1 salinan PTJ - 1 salinan Pembekal

2. Surat Pengujian & Pentauliahan – Lampiran D

3. Surat Akuan Penerimaan Pengguna ICT – Lampiran E

3 salinan - 2 salinan JPN diperolehi dari PTJ (2) - 1 salinan PTJ

4. Buku Daftar Penyenggaraan – Lampiran F

Buku rekod penyenggaraan

5. Laporan Penyenggaraan - Lampiran G Hantar ke JPN sebelum 18hb setiap bulan

6. Laporan Pembekalan Lewat - Lampiran H

Jika berlaku kelewatan pembekalan komputer

7. Laporan Penyenggaraan Pemulihan Pembekal - Lampiran I

Hantar ke JPN bersama Borang Tindakan Pembaikan

27

TAKLIMAT PELAKSANAAN BAYARAN KONTRAK SEWAAN PERALATAN KOMPUTER PERIBADI 1GFMAS

PTJ NEGERI JOHOR KPM oleh Cik Nazrina binti Samian

Akauntan JPN Johor

28

BAYARAN

29

1. PENYELARAS BAYARAN : Jabatan Pendidikan Negeri Johor

2. TEMPOH TUNTUTAN BULANAN:

daripada 15 haribulan ke 14 haribulan bulan berikutnya

3. KADAR SEWAAN RM84.00 / komputer / bulan

4. TEMPOH KEMUKAKAN TUNTUTAN BULANAN:

Tuntutan lengkap dan teratur hendaklah dihantar kepada Penyelaras

ICT JPN sebelum / selewat-lewatnya pada 18 haribulan setiap bulan.

30

5. Pegawai Penyelaras ICT di JPN setelah menerima tuntutan kontraktor

hendaklah mengambil tindakan berikut:

• Semak ketepatan maklumat Laporan Penyenggaraan Pemulihan

Bulanan dengan Laporan Bulanan Ketidak-patuhan SLA

Penyenggaraan Bulanan yang diterima daripada PTJ.

• Perakukan tuntutan bagi proses pembayaran.

• Kemukakan ke Unit Akaun JPN untuk pembayaran sebelum atau

pada 20hb bulan setiap bulan

6. Bayaran disempurnakan dalam TEMPOH 14 HARI setelah

dokumen tuntutan lengkap diterima.

31

TUNTUTAN BULAN PERTAMA:

a. Invois – 3 salinan

b. Sijil Akuan Penerimaan (SAP) – 2 Salinan (1 bagi tujuan pembayaran dan 1

untuk dihantar ke BA KPM)

c. Sijil Pengujian dan Pentauliahan (SPP) – 2 Salinan (1 bagi tujuan

pembayaran dan 1 untuk dihantar ke BA KPM)

d. Laporan Bulanan Penyenggaraan Pemulihan (Lampiran I) yang disokong

oleh Borang Tindakan Pembaikan

e. Laporan Bulanan Kelewatan Pembekalan dan Pemasangan (Lampiran H)

32

Pembayaran Sewaan Bulanan

5. TUNTUTAN BULAN KEDUA SEHINGGA KE-36:

a. Invois – 3 salinan

b. Sijil Akuan Penerimaan (SAP) – 2 Salinan selagi pembekalan belum

sempurna 100% (1 bagi tujuan pembayaran dan 1 untuk dihantar ke BA

KPM)

c. Sijil Pengujian dan Pentauliahan (SPP) – 2 Salinan selagi pembekalan

belum sempurna 100% (1 bagi tujuan pembayaran dan 1 untuk dihantar ke

BA KPM)

d. Laporan Bulanan Penyenggaraan Pemulihan (disokong oleh Borang

Tindakan Pembaikan)

e. Laporan Bulanan Kelewatan Pembekalan dan Pemasangan (selagi

pembekalan belum sempurna 100%)

33

Pembayaran Sewaan Bulanan

KELEWATAN PEMBEKALAN DAN PEMASANGAN

Denda = V (T+D) x 5%

T

V = Nilai peralatan yang lewat dibekal, dipasang, diuji, ditauliah (Kos sewaan

selama 36 bulan)

T = Tempoh penyerahan yang ditetapkan dalam Perjanjian ini (90 hari bekerja ;

tamat tempoh bekal dan pasang =14.12.2015)

D = Bilangan hari lewat

34

Perkiraan Denda Ketidak-patuhan Jaminan Tahap Perkhidmatan

(SLA)

3

35

BIL TARIKH BILANGAN

UNIT

DITAULIAH

KADAR SEWA 36

BULAN SEUNIT

V = KADAR SEWA T = TEMPOH

IKUT KONTRAK

D = TEMPOH

KELEWATAN

PERKIRAAN

DENDA

AMAUN DENDA

1

CONTOH PERKIRAAN MENGIKUT SATU PTJ :

3 PC gagal dibekalkan dalam tempoh pembekalan.

1 di hantar pada 30.12.2015 dan

2 pada 14.01.2016

kadar sewa

peralatan yang

LEWAT

Tempoh SLA =

90 hari bekerja

Bilangan hari

lewat V (T+D) x 5%

T

30.12.2015 1 RM84x 36 BULAN =

RM3,024.00

1 x RM3,024

= RM3,024.00

90HARI 15 hari 3,024 (90+15) x 5%

90 =(317520/90)*5%

RM176.40

14.01.2016 2 RM84x 36 BULAN =

RM3,024.00

2 x RM3,024

= RM6,048.00

90HARI 30 hari 6,048 (90+30) x 5%

90 =(725760/90)*5%

RM403.20

JUMLAH PERKIRAAN KESELURUHAN DENDA RM579.60

Disediakan oleh :

Disahkan oleh :

Tandatangan:

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

Tandatangan:

Nama:

Jawatan:

TarikH:

KONTRAK SEWAAN PERALATAN KOMPUTER PERIBADI BAGI

PROJEK 1GFMAS KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA TAHUN 2015

LAPORAN BULANAN KELEWATAN PEMBEKALAN DAN PEMASANGAN

•BAGI TEMPOH 15HB DISEMBER 2015 SEHINGGA 14HB JANUARI 2016

•TARIKH AKHIR PEMBEKALAN DAN PENTAULIAHAN : 14 DISEMBER 2015

36

Bil Tarikh Bilangan

Unit

ditauliah

Kadar Sewa 36

bulan seunit

V = kadar sewa T = tempoh ikut

kontrak

D = tempoh

kelewatan

Perkiraan Denda Amaun Denda

1 CONTOH : 110 gagal dibekalkan dalam tempoh

pembekalan. 10 di hantar pada 30.12.2015 dan 100

pada 20.01.2016

kadar sewa

sebulan peralatan

yang rosak

Tempoh SLA =

90 hari bekerja

Bilangan hari

lewat V (T+D) x 5%

T

30.12.2015 10 RM100 x 36 BULAN

= RM3,600

10 x RM3,600 =

RM36,000

90hari 15 hari 36,000 (90+15) x 5%

90 2,100

14.01.2016 100 RM100 x 36 BULAN

= RM3,600

100 x RM3,600 =

RM360,000

90hari 30 hari 360,000 (90+30) x 5%

90 24,000

Disediakan oleh :

Disahkan oleh :

Tandatangan:

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

Tandatangan:

Nama:

Jawatan:

TarikH:

KONTRAK SEWAAN PERALATAN KOMPUTER PERIBADI BAGI

PROJEK 1GFMAS KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA TAHUN 2015

•LAPORAN BULANAN KELEWATAN PEMBEKALAN DAN PEMASANGAN

•BAGI TEMPOH 15HB DISEMBER 2015 SEHINGGA 14HB JANUARI 2016

•TARIKH AKHIR PEMBEKALAN DAN PENTAULIAHAN : 14 DISEMBER 2015 *SLIDE CONTOH SEMASA MESYUARAT KPM PADA 20/8/2015

KELEWATAN MAKLUMBALAS ADUAN (RESPONSE TIME)

Denda = V (T+D) x 5%

T

V = Kos sewaan satu bulan peralatan yang rosak

T = Tempoh maklumbalas yang ditetapkan dalam Perjanjian ini (2 jam)

D = Bilangan jam lewat

37

Perkiraan Denda Ketidak-patuhan Jaminan Tahap Perkhidmatan (SLA) – TERTAKLUK KLAUSA PERJANJIAN

V = KADAR SEWA T =

TEMPOH IKUT

KONTRAK

D = TEMPOH

KELEWATAN PERKIRAAN DENDA AMAUN

DENDA

kadar sewa sebulan

peralatan yang rosak

2 jam Bilangan

jam lewat

V (T+D) x 5%

T

RM10.50

RM84.00 2 jam 3 jam 84 (2 + 3) x 5%

2

KELEWATAN MAKLUMBALAS ADUAN (RESPONSE TIME)

Denda = V (T+D) x 5%

T

V = Kos sewaan satu bulan peralatan yang rosak

T = Tempoh maklumbalas yang ditetapkan dalam Perjanjian ini (2 jam)

D = Bilangan jam lewat

38

Perkiraan Denda Ketidak-patuhan Jaminan Tahap Perkhidmatan

(SLA)

– SLIDE CONTOH MESYUARAT KPM 20/8/2015

V = kadar sewa T = tempoh

ikut kontrak

D = tempoh

kelewatan Perkiraan Denda Amaun

Denda

kadar sewa sebulan

peralatan yang rosak

2 jam Bilangan jam lewat V (T+D) x 5%

T

RM100.00 2 jam 3 jam

100 (2 + 3) x 5%

2

12.50

3. KELEWATAN PENYENGGARAAN PEMULIHAN

39

Perkiraan Denda Ketidak-patuhan Jaminan Tahap Perkhidmatan (SLA) – TERTAKLUK KLAUSA PERJANJIAN

Bil Bilangan

hari lewat

Denda

1 1 – 5 hari 5% daripada sewa bulanan

peralatan bagi setiap

hari lewat

2 6 – 10 hari 10%

3 Lebih 10 hari 15%

V = kadar sewa T = tempoh ikut kontrak D = tempoh

kelewatan Perkiraan Denda Amaun Denda

kadar sewa sebulan

peralatan yang rosak

Bandar=2 hari bekerja

Luar Bandar = 5 hari

bekerja

Bilangan

hari lewat

RM84.00 5 hari RM 84 x 5 hari x 5% RM21.00

RM84.00 12 hari RM84 x 5 hari x 5%

RM84 x 5 hari x 10%

RM84 x 2 hari x 15%

RM21.00

RM42.00

RM25.20

JUMLAH;

RM88.20

3. KELEWATAN PENYENGGARAAN PEMULIHAN

40

Perkiraan Denda Ketidak-patuhan Jaminan Tahap Perkhidmatan (SLA) – SLIDE CONTOH SEMASA MESYUARAT KPM 20/8/2015

Bil Bilangan hari

lewat

Denda

1 1 – 5 hari 5% daripada sewa

bulanan peralatan

bagi setiap hari

lewat

2 6 – 10 hari 10%

3 Lebih 10 hari 15%

V = kadar sewa T = tempoh ikut

kontrak

D = tempoh

kelewatan Perkiraan Denda Amaun

Denda

kadar sewa sebulan

peralatan yang rosak

Bandar=2 hari bekerja

Luar Bandar = 5 hari

bekerja

Bilangan hari lewat

RM100.00 5 hari 100 x 5 hari x 5% 25

RM100.00 12 hari 100 x 5 hari x 5%

100 x 5 hari x 10%

100 x 2 hari x 15%

25

50

30

105

TAKLIMAT PEMBEKAL Pembentangan Khidmat Meja

Bantuan (Helpdesk) dan Jadual Penghantaran

oleh Creative World Industries Sdn Bhd

41

HAL-HAL LAIN

PERKARA BERBANGKIT

42