panduan pemeliharaan content...

Panduan Pemeliharaan Content Repository

Kopertis Wilayah 3

http://portal.kopertis3.or.id

Versi 1.0

Januari 2012

2

Halaman User

http://portal.kopertis3.or.id

Gambar 1. Halaman Utama

3

1. Untuk melihat daftar karya ilmiah per kategori, silahkan Anda meng-klik daftar kategori atau

collections yang tersedia pada halaman Home, seperti gambar dibawah ini.

Gambar 2. Daftar kategori atau collection

2. Bila Anda sudah meng-klik salah satu kategori, akan muncul daftar sub kategori dan daftar

karya ilmiah serta Anda bisa mencari karya ilmiah berdasarkan subject, title/judul,

author/penulis dan issue date/tanggal publikasi pada kategori tersebut, contoh pada kategori

E-journal, setelah itu klik Go, seperti gambar dibawah ini.

4

Gambar 3. Halaman kategori E-journal

3. Selain itu, pada menu Home terdapat fasilitas pencarian secara umum dan pencarian

berdasarkan Collection/kategori, Issue Date/tanggal publikasi, Author/penulis, Title/penulis,

dan Subject.

5

Gambar 4. Menu search pada halaman home

4. Bila Anda, meng-klik menu Search Repository, masukkan isi yang akan dicari lalu search

Go dan contoh bila Anda ingin mencari berdasarkan tanggal publikasi, silahkan klik Issue

Date, lalu masukkan tahun dan bulan kemudian klik Go maka akan muncul tampilan seperti

dibawah ini.

Gambar 5. Tampilan search Issue Date

6

Halaman Administrator

1. Untuk masuk ke halaman administrator, silahkan Anda login terlebih dahulu dengan meng-

klik menu My DSpace pada halaman home.

Gambar 6. Menu Log In administrator

2. Silahkan masukkan username dan password lalu klik Log In, seperti pada tampilan dibawah

ini.

7

Gambar 7. Halaman Log In

3. Setelah Anda log in, maka akan masuk ke halaman administrator. Bila Anda akan meng-

upload karya ilmiah, ada 2 cara, yaitu :

- Pertama, silahkan klik Start a New Submission, seperti pada tampilan dibawah ini.

Gambar 8. Submit Collection dari halaman admistrator

8

Setelah itu pilih collections/kategori yang akan ditambahkan karya ilmiah, seperti

tampilan dibawah ini.

Gambar 9. Menu Pilih Collection

- Kedua, klik menu Administer pada sebelah kiri, lalu pilih collections/kategori yang akan

ditambahkan karya ilmiah lalu klik Submit to This Collection, seperti pada tampilan

dibawah ini.

Gambar 9. Submit Collection dari menu Administer

9

Dari kedua cara diatas, tampilan untuk langkah selanjutnya sama akan muncul tampilan

langkah selanjutnya seperti dibawah ini.

Gambar 10. Step 1 – Describe this Item

Terdapat 3 pilihan checklist pada langkah ini, yaitu :

- Pertama, bila karya ilmiah tersebut memiliki lebih dari 1 judul, misalnya ada versi hasil

terjemahan bahasa lain.

- Kedua, bila karya ilmiah tersebut sudah dipublikasikan sebelumnya.

- Ketiga, bila karya ilmiah yang akan di-upload terdiri dari lebih dari 1 file.

Setelah dipilih, langsung klik Next dan bila ingin membatalkan atau menyimpan, klik

Cancel/Save, seperti gambar dibawah ini.

10

Gambar 11. Menu Checklist dan tombol Next – Cancel/Save

Setelah Anda klik Next, maka akan menuju langkah selanjutnya mengisi Author/nama penulis,

Title/Judul, Series No/Nomor Seri, Identifier/identifikasi, Type/tipe dan Language/bahasa.

Dan bila sudah terisi dengan lengkap, silahkan klik Next untuk langkah selanjutnya, Previous

untuk kembali ke langkah sebelumnya dan Cancel/Save untuk membatalkan atau

menyimpannya, seperti pada tampilan dibawah ini.

11

Gambar 12. Step 2 – Describe this Item

Setelah klik Next, maka akan menuju langkah selanjutnya untuk mengisi Subject Keyword,

Abstract, Sponsors, dan Description.

Dan bila sudah terisi dengan lengkap, silahkan klik Next untuk langkah selanjutnya, Previous

untuk kembali ke langkah sebelumnya dan Cancel/Save untuk membatalkan atau

menyimpannya, seperti pada tampilan dibawah ini.

12

Gambar 13. Step 3 – Describe this Item

Setelah klik Next, maka akan menuju langkah selanjutnya untuk meng-upload file karya ilmiah.

Pilih dokumen yang akan di-upload dengan tombol Browse, setelah itu klik Next.

Gambar 14. Submit – Upload a File

Dan bila sudah terisi dengan lengkap, silahkan klik Next untuk langkah selanjutnya, untuk

memilih format file yang telah di-upload, setelah itu klik Submit, dan untuk memilih format

secara otomatis, klik Choose automatically-recognized type, seperti tampilan dibawah ini.

13

Gambar 15. Submit – memilih format file

Bila sudah klik Submit, maka akan menuju tahap selanjutnya yaitu memverifikasi file yang telah

di-upload.

Bila ada yang harus diubah atau ditambahkan, Anda bisa klik tombol Correct one of these pada

bagian yang akan diubah/ditambahkan, bila Anda akan meng-upload file yang berbeda atau

menggati file yang telah di-upload, silahkan klik Upload a different file, dan bila sudah

lengkap, silahkan klik Next untuk menuju tahap selanjutnya, seperti pada tampilan dibawah ini.

14

Gambar 16. Submit – Verifikasi Submission

Setelah klik Next, maka akan menuju tahap selanjutnya yaitu tahap untuk persetujuan lisensi,

seperti pada tampilan dibawah ini.

15

Gambar 17. Submit – Lisensi

Bila Anda menyetujui lisensi nya, klik I Grant the License dan bila Anda tidak menyetujuinya,

klik I Do Not Grant the License.

Bila telah menyetujui lisensi, maka akan lanjut ke tahap akhir yaitu tahap pemberitahuan.

16

Gambar 18. Submit – Submission Complete

Bila masih ada file karya ilmiah yang akan di-upload pada kategori yang sama, silahkan klik

Submit another item to the same collection, bila tidak ada file yang akan di-upload lagi,

silahkan kembali ke home klik Go to My DSpace dan untuk melihat kategori yang telah terisi

file, silahkan klik Communities and Collections.

4. Untuk menambahkan Community/kategori utama, silahkan masuk ke halaman home

administrator lalu klik menu administer yang terdapat di sebelah kiri bawah, seperti

tampilan dibawah ini.

Gambar 19. Halaman home administrator – Administer

17

Setelah masuk ke menu Administer, maka pilih Communities/Collection yang terdapat pada

menu sebelah kiri paling atas.

Gambar 20. Menu Tambah Kategori Utama (1)

Setelah masuk pada menu Communities/Collections, silahkan klik Create Top Level

Community pada menu sebelah kanan atas.

Gambar 21. Menu Tambah Kategori Utama (2)

18

Setelah meng-klik Create Top Level Community, maka akan masuk pada tampilan formulir

untuk mengisi nama kategori, deskripsi singkat kategori, dan upload logo untuk kategori tersebut

lalu klik Create untuk menambahkan kategori utama dan Cancel untuk membatalkan kategori

tersebut.

Gambar 21. Menu Tambah Kategori Utama (3)

5. Untuk menambahkan collections/sub kategori pada community/kategori utama, silahkan

masuk ke halaman home administrator lalu klik menu administer yang terdapat di sebelah

kiri bawah, lalu pilih Communities/Collection yang terdapat pada menu sebelah kiri paling

atas, setelah itu pilih community/kategori utama yang akan dibuatkan collection/kategori,

lalu klik Create collection pada menu sebelah kanan, seperti pada contoh dibawah ini.

19

Gambar 22. Menu Tambah Sub kategori (1)

Lalu setelah meng-klik Create collection, maka akan masuk pada tahap berikutnya pada menu

checklist, bila telah terisi lalu klik Next, seperti pada tampilan dibawah ini

Gambar 23. Menu Tambah Sub kategori (2)

20

Secara default, telah ter-checklist 2 menu yaitu:

- New items should be publicy readable � sub kategori yang ditambahkan dapat dibaca

atau dilihat oleh umum.

- Some users will be able to submit to this collection � beberapa user dapat memasukkan

karya ilmiah pada sub kategori tersebut.

Setelah klik Next, maka akan menuju tahap selanjutnya mengisi formulir untuk mengisi nama

sub kategori, deskripsi singkat dan logo dari sub kategori tersebut, setelah mengisi lengkap klik

Next, seperti pada tampilan dibawah ini.

Gambar 24. Menu Tambah Sub kategori (3)

21

Setelah meng-klik Next, maka akan menuju tahap selanjutnya untuk menentukan otorisasi user

yang diizinkan memasukkan karya ilmiah pada sub kategori ini, setelah itu silahkan klik Next,

seperti pada tampilan dibawah ini.

Gambar 25. Menu Tambah Sub kategori (4)

Setelah menentukan user yang diizinkan, maka akan menuju tahap selanjutnya untuk

menambahkan penjelasan pada sub kategori.

Bila telah mengisi formulir yang tersedia pada tahap ini, silahkan klik Update untuk menambah

kan sub kategori tersebut dan klik Cancel bila akan membatalkan penambahan kategori, seperti

pada tampilan dibawah ini.

22

Gambar 26. Menu Tambah Sub kategori (5)

23

6. Untuk menghapus atau mengubah kategori atau sub kategori, silahkan pilih menu administer

� Communities/collections � lalu pilih kategori atau sub kategori yang akan dihapus �

Edit pada menu sebelah kanan, seperti pada tampilan dibawah ini.

Gambar 27. Menu Edit Kategori atau Sub kategori

Setelah klik Edit maka tampil seperti gambar 26 lalu klik Delete this collections atau Delete this

community untuk menghapus kategori utama atau sub kategori dan Update untuk mengubah

atribut dari kategori tersebut.

24

Gambar 28. Menu Edit/Delete Kategori atau Sub kategori