manual penyediaan laporan nilaian prestasi tahunan … · manual penyediaan laporan nilaian...
Post on 07-Feb-2020
43 Views
Preview:
TRANSCRIPT
MANUAL PENYEDIAAN LAPORAN NILAIAN
PRESTASI TAHUNAN (LNPT) BAGI STAF UiTM
Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya
Jabatan Pengurusan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar
Diluluskan melalui Mesyuarat JKK ke 140, pada 23 Januari 2013. Berkuatkuasa mulai 25 Januari 2013
KANDUNGAN MUKA SURAT
1 Pengenalan 1
2 Tujuan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan 1
3 Prinsip Asas Dan Tujuan Utama Sistem Penilaian Prestasi 2
4 Ciri-Ciri Sistem Penilaian Prestasi 3
5 Penilaian Yang Objektif, Adil dan Telus 3
6 Peranan dan Tanggungjawab Ketua Jabatan, Pegawai 4
Penilai Dan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
7 Proses Dan Jadual Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi 13
Tahunan
8 Borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan 14
9 Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan 29
10 Implikasi Markah Penilaian Prestasi 36
11 Penyimpanan Borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan 36
12 Penutup 36
13 Lampiran-Lampiran 37
14 Borang-Borang 37
15 Rujukan / Pekeliling-Pekeliling 38 (Dikemaskini pada 15.4.2014)
1
1.0 PENGENALAN
1.1 Sesebuah organisasi diwujudkan untuk mencapai objektif tertentu.
Pencapaian objektif tersebut sebahagian besarnya bergantung kepada
perancangan kerja dan pengurusan sumber manusia yang berkesan.
Pengurusan sumber manusia secara berkesan melibatkan proses
pembangunan sumber manusia seperti mengenalpasti potensi, latihan
dan komunikasi berkesan. Ini boleh dilaksanakan melalui penilaian
prestasi staf yang objektif, adil dan telus. Sistem Penilaian Prestasi Staf
UiTM ini melibatkan proses penetapan Sasaran Kerja Tahunan, penilaian
perlakuan dan pencapaian kerja pegawai dalam tempoh masa tertentu
bagi mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan.
1.2 Garis panduan ini dengan tujuan untuk memberi penjelasan kepada
Ketua Jabatan, Pegawai Yang Dinilai (PYD), Pegawai Penilai Pertama
(PPP), Pegawai Penilai Kedua (PPK), Panel Pembangunan Sumber
Manusia (PPSM) dan Urus Setianya berhubung dengan prinsip,
penyediaan dan pengendalian Laporan Nilaian Prestasi Tahunan.
1.3 Panduan ini hendaklah diikuti dengan sepenuhnya oleh Ketua Jabatan,
Pegawai Yang Dinilai (PYD), Pegawai Penilai Pertama (PPP), Pegawai
Penilai Kedua (PPK), Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dan
Urus Setianya supaya dapat menghasilkan penilaian yang objektif, adil
dan telus. Hasil penilaian ini membolehkan pihak-pihak berkenaan
mengambil tindakan, pertimbangan dan keputusan yang tepat berkaitan
dengan pengurusan dan kemajuan kerjaya staf.
2.0 TUJUAN LAPORAN NILAIAN PRESTASI TAHUNAN
2.1 Tujuan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan adalah untuk mengukur
prestasi dan mengekalkan serta mempertingkatkan keupayaan dan
produktiviti staf UiTM serta memberikan pencapaian organisasi
keseluruhannya.
2
2.2 Laporan penilaian prestasi ini adalah digunakan sebagai asas di dalam
pelaksanaan beberapa aspek pengurusan staf seperti berikut:-
i) menentukan penempatan dan bidang kerjaya yang sesuai dengan
potensi, kebolehan, keistimewaan serta kemajuan staf;
ii) menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat,
pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara;
iii) menentukan kelayakan dan kesesuaian untuk pergerakan dan
anjakan gaji (PTK dimansuhkan mulai 1.1.2011);
iv) menentukan penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan bintang
kebesaran serta pemberian surat penghargaan;
v) mengenalpasti dan merancang keperluan latihan; dan
vi) memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkat
prestasi serta motivasi staf.
3.0 PRINSIP ASAS DAN TUJUAN UTAMA SISTEM PENILAIAN PRESTASI
3.1 Sistem penilaian prestasi digubal berasaskan kepada prinsip-prinsip
penilaian seperti berikut :
i) penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif, adil dan telus
ii) penilaian prestasi hendaklah diasaskan kepada penghasilan kerja dan
tingkahlaku yang dipamerkan oleh Pegawai Yang Dinilai ke arah
pencapaian objektif organisasi yang ditetapkan; dan
iii) menggalakkan persaingan positif sesama pegawai untuk
meningkatkan kualiti dan produktiviti
3.2 Berdasarkan kepada prinsip di atas, sistem penilaian prestasi ini digubal
untuk:
i) membolehkan prestasi kerja dinilai dengan lebih sistematik dan
meyakinkan;
ii) membolehkan ketua perkhidmatan melaksanakan sistem penilaian
prestasi mengikut kesesuaian perkhidmatan tertentu;
3
iii) membolehkan sistem penilaian prestasi digunakan dalam pelbagai
fungsi pengurusan sumber manusia seperti kemajuan kerjaya,
penempatan dan latihan; dan
iv) meningkatkan penglibatan ketua jabatan dan semua peringkat
pegawai penyelia dalam proses penilaian prestasi.
4.0 CIRI-CIRI SISTEM PENILAIAN PRESTASI
4.1 Sistem penilaian prestasi digubal dengan ciri-ciri yang melibatkan;
i) penetapan Sasaran Kerja Tahunan dan kajian semula pertengahan
tahun;
ii) penilaian prestasi yang objektif, adil dan telus;
iii) pengiktirafan kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi;
iv) penetapan wajaran markah mengikut aspek penilaian prestasi yang
bersesuaian dengan peranan setiap kumpulan pegawai;
v) pemakaian borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan mengikut
kumpulan pegawai dan keperluan UiTM; serta
vi) peranan Panel Pembangunan Sumber Manusia sebagai pihak yang
memastikan penilaian dibuat dengan objektif, adil dan telus.
5.0 PENILAIAN YANG OBJEKTIF, ADIL DAN TELUS
5.1 Penilaian yang Objektif, Adil dan Telus
Pegawai Penilai (Pegawai Penilai Pertama dan Kedua) dan Panel
Pembangunan Sumber Manusia bertanggungjawab menentukan
penilaian prestasi dilaksanakan secara teratur, objektif, adil dan telus
berdasarkan panduan berikut:-
i) Penilaian di buat secara berterusan berdasarkan pencapaian kerja
sebenar Pegawai Yang Dinilai sepanjang tahun yang dinilai;
ii) Penilaian tidak dilakukan dengan tergesa-gesa atau dilakukan di saat
akhir;
4
iii) Penilaian dibuat tanpa dipengaruhi oleh prestasi tahun-tahun
sebelumnya;
iv) Penilaian dibuat dengan keyakinan bahawa Pegawai Yang Dinilai
merupakan aset terpenting yang perlu dan boleh dimajukan dari
semasa ke semasa;
v) Penilaian tidak dipengaruhi oleh faktor yang boleh dianggap sebagai
pilih kasih;
vi) Pegawai penilai tidak bersifat terlalu bermurah hati (lenient) atau
sebaliknya;
vii) Pegawai penilai tidak mengambil jalan mudah dengan memberi
markah dalam lingkungan pertengahan sahaja; dan
viii) Tidak memberi perhatian lebih kepada perkara yang baru berlaku,
samada positif atau negatif, yang boleh mempengaruhi penilaian
keseluruhan seseorang staf.
6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN, PEGAWAI PENILAI DAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM)
6.1 Ketua Jabatan
Ketua Jabatan ialah seseorang pegawai yang bertanggungjawab bagi
sesuatu jabatan, bahagian, unit atau cawangan sesuatu badan berkanun
dan termasuklah mana-mana pegawai yang diberi kuasa secara bertulis
oleh Lembaga untuk menjalankan fungsi-fungsi seorang Ketua Jabatan
bagi apa-apa tempoh masa. (Akta 605 – Akta Badan-Badan Berkanun
Tatatertib dan Surcaj 2000)
Ketua Jabatan juga perlu memastikan supaya PPSM dapat membuat
perakuan bagi penetapan Pergerakan Gaji Tahunan, penganugerahan,
surat penghargaan dan sebagainya mengikut tempoh masa yang telah
ditetapkan.
5
6.2 Peranan dan Tanggungjawab Ketua Jabatan:
Ketua Jabatan berperanan menggembleng sumber di bawah
kawalannya, iaitu sumber manusia, kewangan, peralatan dan teknologi
secara optimum untuk mencapai objektif organisasi. Selaras dengan
tujuan sistem penilaian prestasi, Ketua Jabatan bertanggungjawab;
i) menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasinya;
ii) memastikan sistem kerja yang berkesan bagi mencapai Sasaran
Kerja Tahunan (SKT) yang ditetapkan;
iii) mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan staf melalui gaya
pengurusan penyertaan (participative management); dan
iv) memberi penekanan kepada pembangunan kerjaya staf.
6.2.1 Berdasarkan peranan dan tanggungjawab di atas, Ketua Jabatan hendaklah:-
i) merangka rancangan kerja tahunan
Jabatan/Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit;
ii) menetapkan petunjuk prestasi bagi setiap aktiviti/projek
Jabatan yang akan dijadikan asas pencapaian kerja bagi
semua Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit.
Petunjuk prestasi yang ditetapkan hendaklah munasabah
serta boleh dicapai dan diukur;
iii) mengadakan sistem penyelarasan, pemantauan dan kajian
semula bagi memastikan kerja yang dijalankan oleh
Ketua/Pengarah Bahagian/ Fakulti/ Kampus Cawangan/
Pusat/Unit mengikut jadual yang ditetapkan;
iv) menentukan supaya Pegawai Penilai menyediakan Laporan
Nilaian Prestasi Tahunan untuk Pegawai Yang Dinilai
mengikut peraturan dan jadual yang ditetapkan;
v) mengarahkan Pegawai Penilai yang akan bertukar ke jabatan
lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan Laporan
Nilaian Prestasi Tahunan dengan serta-merta bagi Pegawai
6
Yang Dinilai di bawah penyeliaan mereka jika tempoh
penyeliaan tidak kurang 6 bulan;
vi) mengarahkan Pegawai Yang Dinilai yang akan bersara dan
yang diberi pelepasan untuk dilantik ke jawatan lain
melengkapkan borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan jika
tempoh perkhidmatan dalam tahun penilaian tidak kurang 6
bulan;
vii) memastikan penilaian prestasi staf yang dilantik pada
penghujung tahun (selepas 1 Julai) disediakan apabila tempoh
sebenar perkhidmatan mereka genap 6 bulan;
viii) memastikan bahawa Laporan Nilaian Prestasi bagi staf yang
di dalam pinjaman atau tukar sementara disediakan oleh
organisasi yang meminjam;
ix) memastikan staf cuti belajar (secara bergaji penuh, separuh
gaji atau tanpa gaji) melaksanakan penilaian menggunakan
borang yang ditetapkan, dengan penilaian dilaksanakan oleh
pihak Universiti tempat pengajian atau penyelia
dipertanggungjawabkan. Proses dan urusan bagi staf cuti
belajar, dilaksanakan oleh Bahagian Biasiswa, Jabatan
Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar;
x) memastikan staf yang menjalani cuti sabatikal, post doctoral
dan latihan profesional disediakan Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan menggunakan borang yang ditetapkan. Proses ini
juga dikendalikan oleh Jabatan Pembangunan Sumber
Manusia/Fakulti/Cawangan/Bahagian mengikut kelayakan
tempoh penilaian.
6.3 Penentuan dan Peranan Pegawai Penilai
6.3.1 Dua peringkat pegawai yang terlibat dalam membuat penilaian
prestasi Pegawai Yang Dinilai (PYD), iaitu Pegawai Penilai
Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) seperti berikut :
7
i) Pegawai Penilai Pertama (PPP) ialah pegawai atasan atau
penyelia yang terdekat kepada Pegawai Yang Dinilai dan
mempunyai hubungan kerja secara langsung atau mengawasi
kerjanya; dan
ii) Pegawai Penilai Kedua (PPK) ialah pegawai atasan yang
terdekat kepada Pegawai Penilai Pertama dan mempunyai
hubungan kerja dengan Pegawai Yang Dinilai. Jika hanya
terdapat satu peringkat penyeliaan, maka penilaian bolehlah
dibuat oleh Pegawai Penilai Pertama sahaja.
6.3.2 Penentuan PPP dan PPK perlu menepati syarat-syarat berikut:-
i) mempunyai hubungan kerja dan penyeliaan secara langsung
di antara PYD dan PPP;
ii) gred PPP dan PPK hendaklah lebih tinggi daripada gred PYD;
iii) tiada hubungan kekeluargaan terdekat sama ada melalui
pertalian darah atau perkahwinan (suami, isteri, anak, adik-
beradik, anak saudara, mertua, menantu, ipar, sepupu atau
biras) di antara PYD dengan Pegawai Penilainya (PPP dan
PPK);
iv) tempoh penyeliaan seelok-eloknya tidak kurang daripada 6
bulan dalam sesuatu tahun penilaian. Sekiranya PYD itu
berkhidmat di dua jabatan yang berlainan dalam tempoh yang
sama panjangnya, kedua-dua PPP yang terbabit dikehendaki
menyediakan laporan prestasi PYD yang berkenaan;
v) PYD yang diselia oleh lebih daripada seorang PPP dalam
tempoh masa yang berbeza-beza dan tidak ada pegawai
kanan yang lain yang layak membuat penilaian, maka PPP
yang paling lama tempoh penyeliaannya bolehlah membuat
penilaian tersebut;
vi) Sekiranya tiada PPP yang layak menilai kerana tempoh
penyeliaannya kurang dari 6 bulan dalam tahun yang dinilai,
maka penilaian hendaklah dibuat oleh pegawai yang lebih
8
tinggi yang terdekat dan mempunyai hubungan kerja dengan
PYD;
vii) Walau apapun peruntukan di perenggan iv), v) dan vi) di atas,
tempoh penyeliaan minimum untuk tujuan penilaian prestasi
ialah 3 bulan;
viii) Sekiranya Laporan Nilaian Prestasi Tahunan tidak disediakan
oleh PPP yang telah bersara, meletak jawatan atau tidak
dapat dikesan, laporan prestasi PYD hendaklah disediakan
oleh Pegawai Penilai Kedua (PPK); dan
ix) Bagi staf akademik berjawatan Profesor (Gred Khas C dan B)
yang tidak memegang jawatan pentadbiran utama hendaklah
dilaksanakan oleh Dekan Fakulti atau Rektor Kampus atau
Ketua Bahagian di mana Profesor berkenaan berkhidmat.
Dekan, Rektor atau Ketua Bahagian ini merupakan Ketua
Jabatan yang mengetuai sesuatu Jabatan, yang mempunyai
huhungan kerja secara langsung atau mengawasi kerjanya,
walaupun di gred jawatan hakiki lebih rendah dari jawatan
Profesor. (Rujukan : Surat 500-BPD (PPPK.3/2), 10.3.2010
(Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan
Antarabangsa) : Pelaksanaan Penilaian Prestasi Tahunan
Bagi Staf Akademik Berjawatan Profesor (Gred Khas C dan B)
Tanpa Memegang Jawatan Pentadbiran UiTM)
6.3.3 Peranan dan Tugas Pegawai Penilai
Kekuatan dan keberkesanan sistem penilaian prestasi terletak di
atas peranan serta komitmen pegawai penilai (PPP dan PPK)
bagi melaksanakan tanggungjawab mereka di dalam tugas-tugas
berikut:
i) PPP hendaklah menetap dan menentukan program tindakan
dan rancangan kerja bagi Bahagian/Fakulti/Kampus
Cawangan/Pusat/Unit di bawah tanggungjawabnya selaras
dengan dasar, rancangan dan strategi jabatan;
9
ii) PPK hendaklah memastikan PPP berbincang dengan PYD
semasa menetapkan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dengan
menggunakan Borang SKT kepada borang Laporan Nilaian
Prestasi Tahunan yang berkenaan;
iii) PPP dan PPK hendaklah menetapkan petunjuk prestasi bagi
setiap aktiviti/projek yang akan dijadikan asas pencapaian
kerja setiap staf di bawah penyeliaan mereka. Ukuran
petunjuk prestasi itu hendaklah dibuat semasa penetapan
SKT. Petunjuk prestasi hendaklah diwujudkan bagi setiap
aktiviti/projek dalam sesebuah Bahagian/Fakulti/Kampus
Cawangan/Pusat/Unit untuk mengukur tahap pencapaian
prestasi seseorang staf yang boleh diterima oleh jabatan
tersebut. SKT hendaklah bersifat realistik, spesifik dan boleh
diukur serta mempunyai sekurang-kurangnya satu petunjuk
prestasi iaitu kuantiti, kualiti, masa atau kos;
iv) PPP hendaklah menyelia kerja yang dijalankan oleh PYD
melalui pengawasan dan bimbingan yang berterusan;
v) PPP hendaklah berbincang dengan PYD mengenai kemajuan
kerja di pertengahan tahun dan pada akhir tahun untuk
mengenalpasti masalah pelaksanaan dan mengambil tindakan
untuk mengatasinya serta membuat pengubahsuaian strategi
pelaksanaan SKT;
vi) PPP bertanggungjawab memastikan semua PYD di bawah
penyeliaannya melengkapkan Bahagian I dan Bahagian II
dalam borang penilaian prestasi masing-masing serta
menandatanganinya;
vii) PPP dikehendaki membuat penilaian dan ulasan mengenai
prestasi PYD setelah membincangkannya dengan PYD serta
membuat perakuan yang sesuai dengan menggunakan
borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan yang berkenaan.
Borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan yang telah diisi oleh
PPP hendaklah dihantar kepada PPK melalui
pegawai/urusetia yang bertanggungjawab; dan
10
viii) PPK juga dikehendaki membuat penilaian prestasi PYD
selepas PPP membuat penilaiannya. Sekiranya terdapat
perbezaan penilaian yang ketara, khususnya yang
menyebabkan markah keseluruhan (purata) jatuh ke tahap
yang tidak memuaskan, PPK hendaklah menyatakan alasan
perbezaan itu dan memaklumkannya kepada PYD. Peraturan
ini tidak terpakai bagi PYD yang hanya dinilai oleh PPP.
6.3.4 Panduan pelaksanaan urusan penilaian prestasi kepada Pegawai Penilai
i) Di dalam menilai prestasi PYD, rujukan tidak boleh dibuat
kepada prestasi, kebolehan dan penilaian staf di tahun-tahun
yang lalu kerana berkemungkinan dalam tahun yang dinilai staf
tersebut telah berubah. Proses penilaian perlu dibuat secara
objektif dengan menumpukan penilaian kepada prestasi kerja
yang ada kaitan dengan konteks kerja di dalam tahun yang
dinilai. Butir-butir mengenai prestasi kerja hendaklah diteliti
sepanjang tahun sebelum penilaian itu dibuat. Oleh yang
demikian, segala maklumat lengkap mengenai aktiviti/projek
PYD perlulah ada dan dikumpulkan sebelum membuat
penilaian. Ini bertujuan bagi memastikan bahawa tiada
aktiviti/projek yang tertinggal di mana boleh menjejaskan
markah prestasi PYD (pengurangan/penambahan markah);
ii) PPP hendaklah jangan tergesa-gesa membuat Laporan Nilaian
Prestasi Tahunan. Pandangan yang telah diperolehi terhadap
PYD hendaklah dikaji dengan teliti sebelum sesuatu penilaian
itu dibuat dengan tepat;
iii) PPP dan PPK tidak boleh teragak-agak memberi penilaian
yang tinggi atau rendah, jika sesuai, untuk menggambarkan
sifat dan prestasi kerja PYD yang sebenar. PPP dan PPK juga
perlu memberi nilaian yang tepat dan adil terhadap prestasi
PYD dengan menggunakan nombor bulat (round figure);
11
iv) Bagi PPP yang mempunyai ramai staf di bawah seliaannya
adalah dinasihatkan supaya penilaian prestasi dilaksanakan
secara serentak. Cara ini akan memudahkan PPP membuat
perbandingan mengenai pencapaian tiap-tiap staf di dalam
sesuatu aspek yang dinilai dengan pemberian markah yang
bersesuaian;
v) Adalah menjadi tanggungjawab PPP dan PPK untuk
berbincang dengan PYD tentang penilaian prestasi dan apa-
apa kekurangan atau kelemahannya dan seterusnya memberi
nasihat dan bimbingan supaya PYD boleh memperbaiki
prestasi kerja, kelakuan serta lain-lain kelemahan;
vi) Memastikan bahawa kelebihan dan kelemahan dalam sesuatu
aspek penilaian seseorang PYD itu tidak mempengaruhi
penilaian dalam aspek yang lain;
vii) Mempunyai fikiran dan pemahaman yang jelas mengenai
sesuatu ciri yang dinilaikan dan hubungannya dengan PYD;
viii) Laporan Nilaian Prestasi Tahunan bagi seseorang PYD
hendaklah disediakan di dalam tempoh yang ditetapkan.
Laporan yang lewat disediakan berkemungkinan tidak akan
dapat dibuat dengan baik. Laporan yang lewat juga boleh
menimbulkan masalah-masalah lain seperti berlaku pertukaran
Pegawai Penilai dan sebagainya;
ix) Laporan Nilaian Prestasi Tahunan perlulah mencerminkan
prestasi kerja sebenar PYD di mana PPP dan PPK telah
melaksanakan pemantauan berterusan bagi sepanjang tahun
penilaian. Oleh itu, sebarang tindakan pemantauan dan
pembetulan bagi memperbaiki prestasi staf perlulah
dilaksanakan dari masa ke semasa dan bukanlah menunggu
sehingga ke akhir tahun penilaian
x) Berdasarkan kepada pemantauan berterusan tersebut,
sebarang pelarasan penilaian prestasi (penyemakan semula
atau perubahan markah) hanya boleh dilaksanakan sebelum
laporan terakhir dikemukakan kepada Panel Pembangunan
Sumber Manusia (PPSM) Induk UiTM oleh pihak Urus Setia.
12
Sehubungan itu, pihak PPP, PPK dan PPSM peringkat
Bahagian/Kampus Cawangan/Fakulti/Pusat/Unit perlu
memastikan bahawa penilaian dibuat dengan teliti.
6.4 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
Panel Pembangunan Sumber Manusia ditubuhkan bagi menggantikan
Panel Penyelaras Penilaian Prestasi dan Pergerakan Gaji (PPG) ketika
Sistem Saraan Baru (SSB).
Penubuhan panel ini di UiTM, telah dipersetujui berdasarkan keputusan
mesyuarat Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan ke 51 bertarikh
7.3.2003.
Secara umum PPSM diwujudkan apabila keanggotaan staf di
Jabatan/Bahagian/Unit/Fakulti dan Cawangan mempunyai minimum
keanggotaan 50 orang (termasuk staf sementara/kontrak), kecuali bagi
kes khas tertentu dengan kelulusan pengurusan UiTM.
Struktur UiTM yang kompleks mewujudkan PPSM di peringkat
Fakulti/Pusat/Jabatan/ dan Bahagian di kampus Shah Alam dan di
peringkat kampus cawangan UiTM (Rujuk Lampiran 1). Keanggotaan
PPSM ini akan berubah mengikut keperluan dan kesesuaian Universiti,
sekiranya diperlukan.
PPSM di setiap PTJ hendaklah memainkan peranan yang berkesan
untuk mengesahkan dan menyelaras penilaian kepada semua staf di
bawah penyeliaan masing-masing. Sekiranya terdapat keraguan
terhadap markah penilaian yang diterima oleh seseorang pegawai, PPSM
hendaklah mendapatkan kepastian daripada Pegawai Penilai. Begitu juga
bagi pegawai yang berprestasi rendah, adalah menjadi tanggungjawab
PPSM untuk mengesyorkan bimbingan dan kaunseling dengan tujuan
memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi pegawai (SPP
Bil. 2 Tahun 2009).
13
6.4.1 Bidang Kuasa, Tanggungjawab dan Prosedur Operasi PPSM Universiti (Induk)
Seperti yang dipersetujui dalam mesyuarat Jawatankuasa Hal
Ehwal Kakitangan ke 51 bertarikh 7.3.2003, bidang kuasa,
tanggungjawab dan prosedur operasi PPSM Universiti (Induk)
adalah seperti di Lampiran 2 (Perkara 1).
6.4.2 Bidang Kuasa, Tanggungjawab dan Prosedur Operasi PPSM Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit
Seperti yang dipersetujui dalam mesyuarat Jawatankuasa Hal
Ehwal Kakitangan ke 51 bertarikh 7.3.2003, bidang kuasa,
tanggungjawab dan prosedur operasi PPSM
Jabatan/Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit adalah
seperti di Lampiran 2 (Perkara 2).
7.0 PROSES DAN JADUAL PENYEDIAAN LAPORAN NILAIAN PRESTASI TAHUNAN
Adalah penting bagi Ketua Jabatan, PPP, PPK, PYD dan Urusetia mematuhi
jadual penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan yang ditetapkan. Secara
umum, proses pengurusan penilaian prestasi adalah seperti di Lampiran 3 dan
contoh pelaksanaan di UiTM adalah seperti di Lampiran 3 (a).
8.0 BORANG LAPORAN NILAIAN PRESTASI TAHUNAN
8.1 Jenis Borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan
8.1.1 Jenis borang yang dilaksanakan di UiTM berasaskan kepada
kumpulan pegawai seperti berikut:
14
Borang Kumpulan Staf
UiTM (Prestasi) 1/2002
Pindaan 2010
Pengurusan Tertinggi
(Jawatan Utama Sektor Awam – JUSA)
UiTM (Prestasi) 2/2002
Pindaan 2010
Pengurusan Tertinggi
(Gred Khas)
UiTM (Prestasi) 3/2002
Pindaan 2010 Pengurusan dan Profesional
(Kumpulan A)
(Gred 41 – 54)
UiTM (Prestasi) 4/2002
Pindaan 2010
Sokongan I
(Kumpulan B dan C)
(Gred 17 – 40)
* Staf yang kelayakan masuk dalam skim
perkhidmatannya ialah Diploma/STPM/SPM atau yang
setaraf dengannya.
UiTM (Prestasi) 5/2002
Pindaan 2010
Sokongan II
(Kumpulan D)
(Gred 1 – 16)
* Staf yang kelayakan masuk dalam skim
perkhidmatannya ialah SRP/PMR dan ke bawah atau
yang setaraf dengannya
Borang ini juga digunakan bagi staf akademik yang menjalani cuti
sabatikal, post doctoral dan latihan profesional.
Pekeliling Pendaftar Bilangan 14 Tahun 2008 mengenai Borang Laporan
Nilaian Prestasi Tahunan UiTM Versi Bahasa Inggeris telah
memaklumkan keputusan untuk menggunapakai borang-borang Laporan
Nilaian Prestasi Tahunan UiTM Versi Bahasa Inggeris, bagi tujuan
15
penilaian prestasi staf Kontrak bukan warganegara atau sekiranya
terdapat staf UiTM yang dipinjamkan ke jabatan luar dan memerlukan
penilaian dalam Bahasa Inggeris.
8.1.2 Bagi Fakulti Perubatan, borang khusus digunakan bagi penilaian
pensyarah iaitu Borang A : Annual Task Projection (ATP) dan
Borang B : Performance Appraisal Report for Lecturer.
8.1.3 Bagi staf cuti belajar, penilaian prestasi menggunakan borang
Lampiran A : Performance Appraisal On Officer Attending Course
For Academic Year/Semester/Quarter. Manakala, Borang
Penilaian Pensyarah Pelatih Perubatan DU adalah menggunakan
Performance Appraisal on Officer Attending Course for Academic
dan Progress Report Professional Masters/MSc/PhD.
8.2 Kandungan Borang dan Cara Penyediaan Penilaian Prestasi Menggunakan Borang UiTM (Prestasi 1/2002 hingga 5/2002, Pindaan 2010)
Aspek penilaian dan wajaran markah prestasi adalah berdasarkan
peranan dan tanggungjawab setiap kumpulan perkhidmatan (JUSA, Gred
Khas, Pengurusan dan Profesional dan Sokongan).
• JUSA – kepimpinan yang strategik dan menjadi role model
• Gred Khas – menerajui Research & Development (R&D)
• Pengurusan dan Profesional (P&P) – merancang, menggubal,
mengurus, melaksana, mengesan, menilai dasar dan
penguatkuasaan
• Sokongan 1 – mengurus kerja operasi, menyelia dan
penguatkuasaan
• Sokongan 2 – tugas-tugas berbentuk fizikal dan rutin
16
8.2.1 Borang UiTM (Prestasi) 1/2002, Pindaan 2010 : Pengurusan Tertinggi – (Jawatan Utama Sektor Awam – JUSA)
Aspek Penilaian Wajaran
Kepimpinan 60 %
Kualiti Peribadi 35 %
Kegiatan Luar Dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi
5 %
Jumlah Keseluruhan 100%
Borang UiTM (Prestasi) 1/2002 Pindaan 2010 mengandungi 8 Bahagian dan huraiannya seperti berikut:
• Bahagian I – Maklumat PYD
PYD hendaklah mengisi nama, jawatan dan gred yang
disandang sama ada secara hakiki atau memangku serta
Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit yang
dianggotainya bagi tahun semasa dinilai.
• Bahagian II – Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi/Latihan
“Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi” bermaksud
penglibatan PYD dalam aktiviti sukarela di luar tugas rasmi
jawatannya seperti sukan, pertubuhan atau sumbangan kreatif
(misalnya penulisan, kesenian dan penemuan) yang memberi
faedah kepada komuniti, jabatan, daerah, Negeri dan Negara.
“Latihan” bermaksud kursus dan latihan yang dihadiri oleh
PYD dalam tahun semasa dinilai.
“Latihan yang diperlukan” bermaksud latihan yang diperlukan
oleh PYD bagi meningkatkan pengetahuan/kemahiran
berhubung dengan pelaksanaan tugasnya sekarang dan masa
17
hadapan. PYD hendaklah menyatakan kursus dan latihan
yang diperlukan dan sebab diperlukan.
• Bahagian III – Kepimpinan (Wajaran 60%)
“Kepimpinan” bermaksud keupayaan mewujudkan wawasan,
kebolehan menggerak dan memberi dorongan kepada staf ke
arah pencapaian objektif organisasi serta kualiti peribadi murni
yang boleh diteladani serta berkebolehan membuat keputusan
dengan tegas, pantas, tepat dan teliti.
Penilaian aspek kepimpinan dibuat berpandukan kriteria
penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi)
1/2002 Pindaan 2010 dan skala penilaian seperti di dalam
lampiran B borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan
berkenaan.
• Bahagian IV – Kualiti Peribadi (Wajaran 35%)
“Kualiti Peribadi” bermaksud sifat dan nilai diri seseorang staf
yang menyumbang kepada pencapaian prestasinya. Kualiti
peribadi merupakan asas atau pendorong kepada perlakuan
positif di dalam pelaksanaan dan penghasilan kerja serta
boleh menjadi benteng diri daripada melakukan sesuatu yang
bercanggah dengan peraturan dan nilai yang ditetapkan dalam
perkhidmatan staf di UiTM.
Penilaian aspek kualiti peribadi ini dibuat berpandukan kriteria
penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi)
1/2002 Pindaan 2010 dan skala penilaian seperti di lampiran
B borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan berkenaan.
18
• Bahagian V – Penilaian Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi (Wajaran 5%)
Enam (6) tahap penglibatan iaitu Sangat Aktif, Aktif,
Sederhana Aktif, Kurang Aktif, Tidak Aktif dan Tiada Aktiviti
tanpa mengira peringkat penglibatan iaitu Komuniti /Daerah
/Jabatan /Kementerian /Negeri /Negara /Antarabangsa dengan
menggunakan skala 0 hingga 10 seperti berikut:
Tahap Sangat
Aktif Aktif
Sederhana Aktif
Kurang Aktif
Tidak Aktif
Tiada Aktiviti
Skala 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
• Bahagian VI – Jumlah Markah Keseluruhan
Pegawai Penilai hendaklah menjumlahkan kesemua markah
daripada Bahagian III dan V dalam bentuk peratusan (%).
• Bahagian VII – Ulasan Keseluruhan & Pengesahan Oleh PPP
Pegawai Penilai hendaklah membuat ulasan pencapaian
prestasi kerja PYD secara keseluruhan. PPP juga boleh
mencatatkan ulasan yang tidak diliputi dalam laporan penilaian
prestasi staf seperti kualiti istimewa PYD atau sebaliknya yang
ada kaitan dengan pembangunan kerjaya dan perancangan
tenaga manusia dalam jabatan. PPP juga hendaklah
mengemukakan cadangan mempertingkatkan prestasi dan
pembangunan kerjaya PYD.
Pegawai Penilai hendaklah memaklumkan kepada PYD
mengikut cara yang sesuai mengenai laporan penilaian
prestasi PYD dan seterusnya mengesahkannya dengan
menandatangani di ruangan yang disediakan.
19
• Bahagian VIII – Ulasan Keseluruhan oleh PPK
PPK hendaklah membuat ulasan keseluruhan mengenai
prestasi PYD dan penilaian yang telah dibuat. PPK juga boleh
mencatatkan perkara lain yang ada hubungan dengan prestasi
dan kualiti peribadi PYD yang tidak diliputi oleh laporan
penilaian prestasi yang dibuat oleh PPP.
8.2.2 Borang UiTM (Prestasi) 2/2002, Pindaan 2010 : Pengurusan Tertinggi - (Gred Khas)
Aspek Penilaian Wajaran
Ilmu Pengetahuan Dan Kepakaran 50 %
Kualiti Peribadi 30 %
Kepimpinan 15 %
Kegiatan Luar Dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi
5 %
Jumlah Keseluruhan 100%
Borang UiTM (Prestasi) 2/2002 Pindaan 2010 mengandungi 9 Bahagian dan huraiannya seperti berikut:
• Bahagian I – Maklumat Pegawai
PYD hendaklah mengisi nama, jawatan dan gred yang
disandang sama ada secara hakiki atau memangku serta
Bahagian/ Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit yang
dianggotainya bagi tahun semasa dinilai.
• Bahagian II – Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi/Latihan
“Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi” bermaksud
penglibatan PYD dalam aktiviti sukarela di luar tugas rasmi
jawatannya seperti sukan, pertubuhan atau sumbangan kreatif
20
(misalnya penulisan, kesenian dan penemuan) yang memberi
faedah kepada komuniti, jabatan, Negeri dan Negara.
“Latihan” bermaksud kursus dan latihan yang dihadiri oleh
PYD dalam tahun yang dinilai.
“Latihan yang diperlukan” bermaksud latihan yang diperlukan
oleh PYD bagi meningkatkan pengetahuan/kemahiran
berhubung dengan pelaksanaan tugasnya sekarang dan masa
hadapan. PYD hendaklah menyatakan kursus dan latihan
yang diperlukan dan sebab diperlukan.
• Bahagian III – Ilmu Pengetahuan dan Kepakaran (Wajaran 50%)
“Ilmu Pengetahuan dan Kepakaran” bermaksud ilmu atau
kepakaran yang diperolehi secara formal dan tidak formal
serta pengalaman yang diperolehi dalam bidang kerja untuk
membolehkan seseorang PYD melaksanakan tugas.
Pertimbangan istimewa boleh diberi kepada PYD yang
memiliki kebolehan atau kelayakan tambahan yang memberi
sumbangan ke arah peningkatan kecemerlangan hasil kerja.
Penilaian aspek ilmu pengetahuan dan kepakaran dibuat
berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam borang
UiTM (Prestasi) 2/2002 Pindaan 2010 dan skala penilaian
seperti di lampiran B borang Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan berkenaan.
• Bahagian IV – Kualiti Peribadi (Wajaran 30%)
“Kualiti Peribadi” bermaksud sifat dan nilai diri seseorang PYD
yang menyumbang kepada pencapaian prestasinya. Kualiti
peribadi merupakan asas atau pendorong kepada perlakuan
21
positif di dalam pelaksanaan dan penghasilan kerja serta
boleh menjadi benteng diri daripada melakukan sesuatu yang
bercanggah dengan peraturan dan nilai yang ditetapkan dalam
perkhidmatan staf di UiTM.
Penilaian aspek kualiti peribadi ini dibuat berpandukan kriteria
penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi)
2/2002 dan skala penilaian seperti di lampiran B borang
Laporan Nilaian Prestasi Tahunan berkenaan.
• Bahagian V – Kepimpinan (Wajaran 15%)
“Kepimpinan” bermaksud keupayaan mewujudkan wawasan,
kebolehan menggerak dan memberi dorongan kepada PYD ke
arah pencapaian objektif organisasi serta kualiti peribadi murni
yang boleh diteladani serta berkebolehan membuat keputusan
dengan tegas, pantas, tepat dan teliti.
Penilaian aspek kepimpinan dibuat berpandukan kriteria
penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi)
2/2002 Pindaan 2010 dan skala penilaian seperti di dalam
lampiran B borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan
berkenaan.
• Bahagian VI – Penilaian Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi (Wajaran 5%)
Enam (6) tahap penglibatan iaitu Sangat Aktif, Aktif,
Sederhana Aktif, Kurang Aktif, Tidak Aktif dan Tiada Aktiviti
tanpa mengira peringkat penglibatan iaitu Komuniti /Daerah /
Jabatan /Kementerian /Negeri /Negara /Antarabangsa dengan
menggunakan skala 0 hingga 10 seperti berikut:
22
Tahap Sangat
Aktif Aktif
Sederhana Aktif
Kurang Aktif
Tidak Aktif
Tiada Aktiviti
Skala 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
• Bahagian VII – Jumlah Markah Keseluruhan
Pegawai Penilai hendaklah menjumlahkan kesemua markah
daripada Bahagian III dan VI dalam bentuk peratusan (%).
• Bahagian VIII – Ulasan Keseluruhan & Pengesahan Oleh PPP
PPP hendaklah membuat ulasan pencapaian prestasi kerja
PYD secara keseluruhan. PPP juga boleh mencatatkan ulasan
yang tidak diliputi dalam laporan penilaian prestasi pegawai
seperti kualiti istimewa PYD atau sebaliknya yang ada kaitan
dengan pembangunan kerjaya dan perancangan tenaga
manusia dalam organisasi. PPP juga hendaklah
mengemukakan cadangan mempertingkatkan prestasi dan
pembangunan kerjaya PYD.
Pegawai Penilai hendaklah memaklumkan kepada PYD
mengikut cara yang sesuai mengenai laporan penilaian
prestasi PYD dan seterusnya mengesahkannya dengan
menandatangani di ruangan yang disediakan.
• Bahagian IX – Ulasan Keseluruhan oleh PPK
PPK hendaklah membuat ulasan keseluruhan mengenai
prestasi PYD dan penilaian yang telah dibuat. PPK juga boleh
mencatatkan perkara lain yang ada hubungan dengan prestasi
dan kualiti peribadi PYD yang tidak diliputi oleh laporan
penilaian prestasi yang dibuat oleh PPP.
23
8.2.3 Borang UiTM (Prestasi) 3/2002, 4/2002 dan 5/2002, Pindaan 2010 (Kump. Pengurusan & Profesional, Sokongan I dan Sokongan II)
Aspek Penilaian Wajaran (P&P) Wajaran
(Sokongan I) Wajaran
(Sokongan II)
Penghasilan Kerja 50 % 50 % 50 %
Pengetahuan Dan Kemahiran
25 % 25 % 20 %
Kualiti Peribadi 20 % 20 % 25 %
Kegiatan Luar Dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi
5 % 5 % 5 %
Jumlah Keseluruhan 100% 100% 100%
Borang UiTM (Prestasi) 3/2002, 4/2002 dan 5/2002 Pindaan 2010
mengandungi 9 Bahagian dan huraiannya seperti berikut:
• Bahagian I – Maklumat Pegawai
PYD hendaklah mengisi nama, jawatan dan gred yang
disandang sama ada secara hakiki atau memangku serta
Bahagian/ Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit yang
dianggotainya bagi tahun semasa dinilai.
• Bahagian II – Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi/Latihan
“Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi” bermaksud
penglibatan PYD dalam aktiviti sukarela di luar tugas rasmi
jawatannya seperti sukan, pertubuhan atau sumbangan kreatif
(misalnya penulisan, kesenian dan penemuan) yang memberi
faedah kepada komuniti, jabatan, Negeri dan Negara.
“Latihan” bermaksud kursus dan latihan yang dihadiri oleh
PYD dalam tahun yang dinilai.
24
“Latihan yang diperlukan” bermaksud latihan yang diperlukan
oleh PYD bagi meningkatkan pengetahuan/kemahiran
berhubung dengan pelaksanaan tugasnya sekarang dan masa
hadapan. PYD hendaklah menyatakan kursus dan latihan
yang diperlukan dan sebab diperlukan.
• Bahagian III – Penghasilan Kerja (Wajaran 50%)
“Penghasilan Kerja” bermaksud jumlah pengeluaran atau
output oleh seseorang PYD yang diukur dalam bentuk
kuantitatif dan kualitatif dalam tahun penilaian. Pegawai
Penilai hendaklah merujuk borang Sasaran Kerja Tahunan
PYD semasa menilai aspek ini.
Penilaian aspek penghasilan kerja dibuat berpandukan kriteria
penilaian yang ditetapkan masing-masing dalam borang UiTM
(Prestasi) 3/2002, 4/2002 dan 5/2002 Pindaan 2010 serta
skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan Nilaian
Prestasi Tahunan berkenaan.
• Bahagian IV – Pengetahuan dan Kemahiran (Wajaran 25% atau 20%)
“Pengetahuan dan Kemahiran” bermaksud ilmu dan
kemahiran yang diperolehi secara formal dan tidak formal
serta pengalaman yang diperolehi dalam bidang kerja untuk
membolehkan seseorang PYD melaksanakan tugas.
Pertimbangan istimewa boleh diberi kepada PYD yang
memiliki kebolehan atau kelayakan tambahan yang memberi
sumbangan ke arah peningkatan kecemerlangan hasil kerja.
Penilaian aspek ilmu pengetahuan dan kemahiran dibuat
berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam borang
25
UiTM (Prestasi) 3/2002, 4/2002 dan 5/2002 Pindaan 2010
serta skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan
Nilaian Prestasi Tahunan berkenaan.
Penilaian aspek pengetahuan dan kemahiran dibuat
berpandukan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam borang
UiTM (Prestasi) 3/2002, 4/2002 dan 5/2002 Pindaan 2010
serta skala penilaian seperti di lampiran B borang Laporan
Nilaian Prestasi Tahunan berkenaan.
• Bahagian V – Kualiti Peribadi (Wajaran 25% atau 20%)
“Kualiti Peribadi” bermaksud sifat dan nilai diri seseorang PYD
yang menyumbang kepada pencapaian prestasinya. Kualiti
peribadi merupakan asas atau pendorong kepada pelakuan
positif di dalam pelaksanaan dan penghasilan kerja serta
boleh menjadi benteng diri daripada melakukan sesuatu yang
bercanggah dengan peraturan dan nilai yang ditetapkan dalam
perkhidmatan staf di UiTM.
Penilaian aspek kualiti peribadi ini dibuat berpandukan kriteria
penilaian yang ditetapkan dalam borang UiTM (Prestasi)
3/2002, 4/2002 dan 5/2002 Pindaan 2010 serta skala penilaian
seperti di lampiran B borang Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan berkenaan.
• Bahagian VI – Penilaian Kegiatan dan Sumbangan Di Luar Tugas Rasmi (Wajaran 5%)
Enam (6) tahap penglibatan iaitu Sangat Aktif, Aktif,
Sederhana Aktif, Kurang Aktif, Tidak Aktif dan Tiada Aktiviti
tanpa mengira peringkat penglibatan iaitu Komuniti /Daerah
/Jabatan /Kementerian /Negeri /Negara /Antarabangsa dengan
menggunakan skala 0 hingga 10 seperti berikut:
26
Tahap Sangat
Aktif Aktif
Sederhana Aktif
Kurang Aktif
Tidak Aktif
Tiada Aktiviti
Skala 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
• Bahagian VII – Jumlah Markah Keseluruhan
Pegawai Penilai hendaklah menjumlahkan kesemua markah
daripada Bahagian III dan VI dalam bentuk peratusan (%).
• Bahagian VIII – Ulasan Keseluruhan & Pengesahan Oleh PPP
PPP hendaklah membuat ulasan pencapaian prestasi kerja
PYD secara keseluruhan. PPP juga boleh mencatatkan ulasan
yang tidak diliputi dalam laporan penilaian prestasi PYD
seperti kualiti istimewa PYD atau sebaliknya yang ada kaitan
dengan pembangunan kerjaya dan perancangan tenaga
manusia dalam organisasi. PPP juga hendaklah
mengemukakan cadangan mempertingkatkan prestasi dan
pembangunan kerjaya PYD.
PPP hendaklah memaklumkan kepada PYD mengikut cara
yang sesuai mengenai laporan penilaian prestasi PYD dan
seterusnya mengesahkannya dengan menandatangani di
ruangan yang disediakan.
• Bahagian IX – Ulasan Keseluruhan oleh PPK PPK hendaklah membuat ulasan keseluruhan mengenai
prestasi PYD dan penilaian yang telah dibuat. PPK juga boleh
mencatatkan perkara lain yang ada hubungan dengan prestasi
dan kualiti peribadi PYD yang tidak diliputi oleh laporan
penilaian prestasi yang dibuat oleh PPP.
27
8.3 Skala Penilaian
Semua penilaian hendaklah menggunakan skala penilaian antara
1 hingga 10 yang dibahagikan kepada 5 tahap pencapaian seperti
di lampiran B borang-borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan
berkenaan. Skala penilaian bagi setiap kategori borang adalah
seperti Lampiran 4.
8.4 Kategori Pencapaian Prestasi Staf
8.3.1 Kategori pencapaian prestasi staf boleh dinilai sebagai
cemerlang, baik, sederhana, kurang memuaskan dan
lemah berdasarkan aspek kepimpinan, penghasilan kerja,
pengetahuan, kemahiran, kepakaran, kualiti peribadi serta
kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi.
Penjelasan bagi setiap kategori pencapaian prestasi staf
diperkenalkan bagi membantu Pegawai Penilai memberi
markah penilaian yang selari dengan pencapaian prestasi
Pegawai Yang Dinilai (PYD); seperti berikut :
28
Kategori Pencapaian Prestasi Staf Kategori Markah Penjelasan Kategori Pencapaian
Cemerlang 90 – 100%
• Memiliki kualiti kepimpinan yang cemerlang dalam memastikan
fungsi dan objektif organisasi tercapai.
• Penghasilan kerja yang cemerlang dan sentiasa melebihi
standard yang ditetapkan.
• Mempunyai pengetahuan / kemahiran / kepakaran yang tinggi
dalam bidang tugas dan diakui serta sentiasa menjadi pakar rujuk.
• Memiliki kualiti peribadi yang cemerlang dan dijadikan contoh
ikutan.
Baik 80 – 89.99%
• Berupaya mentadbir/ menyelia dengan baik dalam memastikan
fungsi dan objektif organisasi dipenuhi.
• Penghasilan kerja yang baik dan sentiasa menepati standard
maksima yang ditetapkan.
• Mempunyai pengetahuan / kemahiran / kepakaran yang tinggi
dalam bidang tugas dan menjadi sumber rujukan.
• Memiliki kualiti peribadi yang baik.
Sederhana 60 – 79.99%
• Berupaya mentadbir / menyelia organisasi dengan sederhana.
• Penghasilan kerja yang sederhana dan menepati standard yang
ditetapkan.
• Mempunyai pengetahuan / kemahiran / kepakaran yang
sederhana dalam bidang tugas dan boleh memberi nasihat dalam
bidang-bidang kerja tertentu.
• Memiliki kualiti peribadi yang sederhana.
Kurang
Memuaskan 50 – 59.99%
• Penghasilan kerja yang kurang memuaskan dan sering kali tidak
mencapai standard minima yang ditetapkan.
• Mempunyai pengetahuan / kemahiran yang kurang memuaskan untuk melaksanakan tugas
• Memiliki kualiti peribadi dan tahap disiplin yang kurang memuaskan.
Lemah 49.99 ke
bawah
• Penghasilan kerja yang lemah dan tidak mencapai standard yang
ditetapkan.
• Kurang pengetahuan dan kurang mahir dalam melaksanakan
tugas.
• Memiliki kualiti peribadi dan tahap disiplin di bawah tahap yang
diharapkan.
29
8.3.2 Penjelasan Pemberian Markah Prestasi 90% dan ke atas
Pegawai Penilai yang memberi markah penilaian 90% dan
ke atas hendaklah menyatakan dalam ulasan mereka
terhadap penghasilan nilai yang dihasilkan oleh PYD yang
melayakkan pegawai berkenaan menerima penilaian
cemerlang 90% dan ke atas. Contohnya seperti
penambahbaikan atau pembaharuan yang dilaksanakan
berkaitan dengan bidang kerja atau tugas atau lain-lain
aktiviti yang memberi faedah kepada organisasi,
perkhidmatan awam atau negara pada tahun yang dinilai
seperti sumbangan atau penglibatan yang mendapat
pengiktirafan di peringkat Komuniti/ Daerah/ Jabatan/
Kementerian/ Negeri/ Negara/ Antarabangsa. Jika perlu,
Pegawai Penilai boleh menyediakan penjelasan atau
senarai aktiviti penghasilan nilai yang dihasilkan oleh PYD
dalam lampiran yang berasingan dan disertakan bersama
Borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT).
9.0 PENYEDIAAN SASARAN KERJA TAHUNAN
9.1 Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
Sasaran Kerja Tahunan (SKT) adalah elemen penting dalam Sistem
Penilaian Prestasi staf UiTM. Aktiviti penting proses penyediaan SKT
melibatkan:-
• Perancangan Tahunan Jabatan;
• Penetapan Rancangan Kerja Bahagian/Fakulti/Kampus
Cawangan/Pusat/Unit;
• Penetapan SKT dan Petunjuk Prestasi bagi setiap staf;
• Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan;
• Kajian Semula Pertengahan Tahun; dan
30
• Penilaian Pencapaian Kerja Sebenar (Laporan Pencapaian)
Semua aktiviti penting tersebut perlu dilaksanakan dengan teliti dan
teratur bagi membolehkan penilaian prestasi staf dilaksanakan dengan
objektif, adil dan telus.
9.2 Tafsiran
Dalam panduan ‘Penyediaan SKT’ ini:
“Pegawai Penilai” bermaksud Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan
Pegawai Penilai Kedua (PPK);
“Perancangan Tahunan” bermaksud perancangan tahunan di peringkat
Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit. Sekiranya sesebuah
jabatan itu tidak dikawalselia oleh mana-mana organisasi maka jabatan
berkenaan perlu mempunyai Perancangan Tahunannya sendiri;
“Perancangan Kerja Tahunan” bermaksud rancangan tindakan kerja
tahunan yang perlu dilaksanakan di peringkat Bahagian/Fakulti/Kampus
Cawangan/Pusat/Unit selaras dengan Perancangan Kerja Tahunan
Jabatan yang telah ditetapkan;
“Aktiviti/Projek” bermaksud aktiviti/projek utama yang hendak
dilaksanakan oleh staf bagi tahun yang dinilai selaras dengan
Perancangan Tahunan dan Perancangan Kerja Tahunan;
“Petunjuk Prestasi” bermaksud kuantiti, kualiti, masa dan kos atau
kombinasinya bagi setiap satu aktiviti/projek;
31
9.3 Peringkat Penyediaan dan Pelaksanaan SKT
Ketua Jabatan, PYD dan Pegawai Penilai hendaklah memberi perhatian
kepada semua peringkat penyediaan dan pelaksanaan SKT seperti
berikut:-
9.3.1 Perancangan Tahunan Jabatan
Penyediaan SKT bermula dengan Perancangan Tahunan
Jabatan. Perancangan Tahunan ini perlu berlandaskan
perancangan strategik Jabatan yang mengandungi visi, misi,
objektif dan strategi pelaksanaan program Jabatan. Perancangan
Tahunan ini perlu disediakan selewat-lewatnya pada awal bulan
Januari tahun penilaian.
9.3.2 Rancangan Kerja Di Peringkat Bahagian/ Fakulti/ Kampus Cawangan/ Pusat/Unit
Setelah Perancangan Tahunan Jabatan digubal, rancangan kerja
di peringkat Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Unit/Pusat
hendaklah disediakan. Di peringkat ini program, aktiviti dan
tindakan kerja perlu dinyatakan dengan jelas serta selaras dengan
Perancangan Tahunan Jabatan. Rancangan Kerja ini perlu
disediakan selewat-lewatnya pada pertengahan bulan Januari
tahun penilaian.
Semasa menyediakan rancangan kerja ini, Ketua Jabatan juga
perlu mengambilkira keupayaan Bahagian/Fakulti/Kampus
Cawangan/Pusat/Unit untuk melaksanakannya iaitu dari segi
sumber sedia ada seperti sumber manusia, kewangan, masa dan
peralatan.
32
9.3.3 Penetapan SKT dan Petunjuk Prestasi
Langkah-langkah penetapan SKT dan petunjuk prestasi adalah
seperti berikut:-
i) Penentuan Aktiviti/Projek
• Senaraikan aktiviti/projek yang akan dilaksanakan pada
tahun yang dinilai bersesuaian dengan Perancangan
Kerja Tahunan seperti di Rancangan Kerja Peringkat
Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit;
• Aktiviti/projek bagi kumpulan perkhidmatan/jawatan yang
hendak dilaksanakan mestilah bersesuaian dengan
peranan dan bidang tugas jawatan kumpulan
perkhidmatan berkenaan iaitu seperti berikut:-
(a) Kumpulan Perkhidmatan Jawatan Utama Sektor Awam
– tertumpu kepada perancangan, penggubalan dan
penilaian dasar dan strategi serta penyelarasan dan
penilaian pelaksanaan program;
(b) Kumpulan Pengurusan Tertinggi (Gred Khas) –
tertumpu dalam bidang kepakaran menerajui penyelidikan,
penemuan dan aplikasi dalam bidang kepakaran masing-
masing;
(c) Kumpulan Pengurusan dan Profesional – dalam bidang
perancangan, pelaksanaan, pengesanan dan penilaian
projek serta membantu penggubalan dasar UiTM;
(d) Kumpulan Sokongan – tertumpu kepada kerja-kerja
penyeliaan, penguatkuasaan dan operasi
33
ii) Petunjuk Prestasi
• Petunjuk Prestasi merujuk kepada kuantiti, kualiti, masa
dan kos. Setiap satu aktiviti/projek yang ditetapkan perlu
mempunyai sekurang-kurangnya satu petunjuk prestasi.
• Di antara petunjuk prestasi yang boleh digunakan adalah
seperti berikut:-
(a) bilangan
(b) tempoh atau sasaran masa
(c) jumlah kos sesuatu aktiviti/projek
(d) peratus
(e) purata
(f) piawaian seperti ditetapkan dalam sesuatu spesifikasi
projek
• Petunjuk prestasi disediakan berdasarkan prinsip
S.M.A.R.T. (realistik, spesifik dan boleh diukur)
iii) Asas Penetapan SKT
Asas penetapan SKT adalah seperti berikut:-
• Perbincangan di antara PYD dengan PPP setelah
mengambilkira Perancangan Tahunan Jabatan dan
Rancangan Kerja Bahagian/Fakulti/Kampus
Cawangan/Pusat/Unit;
• Aktiviti/projek yang boleh diukur sama ada dari segi
kuantiti, kualiti, masa dan kos;
• Hendaklah berasaskan peranan dan bidang tugas jawatan
PYD; dan
• Realistik dan boleh dicapai setelah mengambilkira
pengetahuan dan kemahiran yang dimiliki oleh PYD serta
sumber yang ada di bawah kawalannya.
34
iv) Penyediaan SKT
• SKT setiap PYD perlu disediakan selewat-lewatnya
sebelum akhir bulan Januari tahun penilaian dengan
menggunakan borang SKT (Lampiran A di dalam borang
prestasi). Penetapan SKT perlu dibincang dan mendapat
persetujuan bersama di antara PYD dan PPP serta jika
perlu dengan PPK berasaskan Perancangan Tahunan
Universiti dan Rancangan Kerja Bahagian/Fakulti/Kampus
Cawangan/Pusat/Unit.
• PYD dan PPP hendaklah mengisi keterangan yang
diperlukan dengan lengkap dalam borang SKT berkenaan
serta menurunkan tandatangan di ruangan yang
ditetapkan.
9.3.4 Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan
• SKT yang telah ditetapkan hendaklah dipantau
pelaksanaannya oleh PPP dan PPK bagi memastikan
pelaksanaannya mengikut jadual. Pemantauan boleh dibuat
melalui mesyuarat pagi, dwi mingguan, bulanan atau cara lain
yang sesuai.
9.3.5 Kajian Semula Pertengahan Tahun
• SKT hendaklah dikaji semula pada pertengahan tahun untuk
mengetahui kemajuan pelaksanaannya. SKT yang didapati
tidak dapat dilaksanakan atas sebab-sebab tertentu boleh
diubahsuai setelah perbincangan antara PPP dan PYD.
• Aktiviti/projek yang ditambah hendaklah dikenalpasti dan
dicatitkan dalam borang SKT berserta dengan petunjuk
prestasinya. Manakala aktiviti/projek yang digugurkan
hendaklah juga dicatitkan.
• SKT yang didapati tidak realistik hendaklah diubahsuai setelah
perbincangan bersama di antara PPP dan PYD.
9.3.6 Penilaian Pencapaian Kerja (Laporan Pencapaian)
• Format borang SKT menyediakan ruangan pencapaian bagi
membantu Pegawai Penilai untuk membuat penilaian yang
lebih menggambarkan pencapaian sebenar PYD.
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 BIL AKTIVITI/PROJEK/
KETERANGAN PETUNJUK PRESTASI
SASARAN KERJA
PENCAPAIAN SEBENAR
ULASAN
35
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2009
• PYD dikehendaki menyediakan laporan/ulasan mengenai
pencapaian kerja dibandingkan dengan SKT yang ditetapkan.
Sekiranya ada sasaran kerja yang tidak tercapai PYD
hendaklah menyatakan sebab-sebab ianya tidak tercapai.
• PPP juga hendaklah membuat laporan/ulasan mengenai
pencapaian kerja PYD berbanding dengan sasaran kerja yang
telah ditetapkan.
9.4 Carta Aliran Proses Penyediaan SKT
Carta Aliran Proses Penyediaan SKT terkandung dalam carta aliran
proses penyediaan LNPT seperti di Lampiran 3.
36
10.0 IMPLIKASI MARKAH PENILAIAN PRESTASI
Markah LNPT staf memberi implikasi / impak kepada urusan-urusan pengurusan
dan pembangunan sumber manusia seperti pengesahan ke dalam
perkhidmatan, pergerakan gaji, kenaikan pangkat, anugerah-anugerah seperti
Anugerah Perkhidmatan Cemerlang, pelantikan / penyambungan perkhidmatan
kontrak.
Keperluan markah minima yang diperlukan tertakluk kepada ketetapan pihak
pengurusan bagi setiap proses-proses berkaitan, contoh 85% bagi Anugerah
Perkhidmatan Cemerlang atau sebagainya.
Staf yang mendapat markah LNPT 49.99% dan ke bawah dikategorikan sebagai
lemah dan tidak mendapat pergerakan gaji tahunan (statik).
11.0 PENYIMPANAN BORANG LAPORAN NILAIAN PRESTASI TAHUNAN Semua borang Laporan Nilaian Prestasi Tahunan hendaklah dikemukakan
kepada Urus Setia PPSM (I) di Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan
Kerjaya (BPPPK), Jabatan Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
dalam tempoh satu (1) bulan selepas PPSM membuat keputusannya.
Selepas semakan oleh BPPPK, borang-borang laporan berkenaan seterusnya
diserahkan ke Bahagian Saraan dan Perkhidmatan, Jabatan Pengurusan Sumber
Manusia, Pejabat Pendaftar untuk disimpan dalam fail peribadi staf terlibat.
12.0 PENUTUP
Manual ini hendaklah dijadikan sumber rujukan yang dapat membantu
penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan. Peranan, tanggungjawab dan
iltizam PYD, PPP, PPK, Ketua Jabatan dan Panel Pembangunan Sumber
Manusia serta urus setianya adalah sangat penting. Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan yang disediakan secara teratur, teliti, objektif, telus dan berkesan akan
menjadi satu daripada maklumbalas utama kepada pihak pengurusan untuk
37
melaksanakan pengurusan personel yang cekap dan berkesan di organisasi
masing-masing. Justeru, Ketua Jabatan bertanggungjawab menentukan
panduan dalam manual ini dilaksanakan secara teratur dalam penyediaan dan
penilaian prestasi.
13.0 LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1 : Keanggotaan Panel Pembangunan Sumber Manusia
(PPSM) Universiti Teknologi MARA
Lampiran 2 : Bidang Kuasa, Tanggungjawab Dan Prosedur Operasi
PPSM
Lampiran 3 : Aliran Proses Pengurusan Penilaian Prestasi
Lampiran 3 a : Jadual Tahunan Proses Pengurusan Penilaian Prestasi
Staf (Untuk Pergerakan Gaji Tahun Berikutnya)
Lampiran 4 : Skala penilaian bagi setiap kategori borang
Lampiran 5 : Prosedur Penilaian Semula/Perubahan Markah Laporan
Nilaian Prestasi Tahunan Staf UiTM
Lampiran 6 : Garis Panduan Urusan Anjakan Gaji Staf UiTM
Lampiran 7 : Garis Panduan Pengurusan Pemberian Anugerah
Perkhidmatan Cemerlang Staf UiTM
Lampiran 8 : Garis Panduan Pengurusan Penganugerahan Pingat
Perkhidmatan Cemerlang (P.P.C.)
14.0 BORANG-BORANG
14.1 Borang-borang Laporan Penilaian Prestasi Pindaan 2010:
a) Borang UiTM (Prestasi) 1/2002 Pindaan 2010 : Laporan Penilaian
Prestasi Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi, Jawatan Utama
Sektor Awam (JUSA)
b) Borang UiTM (Prestasi) 2/2002 Pindaan 2010 : Laporan Penilaian
Prestasi Pengawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi Jawatan Gred
Khas
38
c) Borang UiTM (Prestasi) 3/2002 Pindaan 2010 : Laporan Penilaian
Prestasi Kumpulan Pengurusan dan Profesional
d) Borang UiTM (Prestasi) 4/2002 Pindaan 2010 : Laporan Penilaian
Prestasi Pegawai Kumpulan Perkhidmatan Sokongan I
e) Borang UiTM (Prestasi) 5/2002 Pindaan 2010 : Laporan Penilaian
Prestasi Pegawai Kumpulan Perkhidmatan Sokongan II
15.0 RUJUKAN / PEKELILING-PEKELILING:
i. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1998 - Garis
Panduan Menguruskan Pegawai Berprestasi Rendah dan Pegawai
Yang Bermasalah
ii. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 04 Tahun 2002 – Skim Perkhidmatan
Sistem Saraan Malaysia bertarikh 01.11.2002
Lampiran A2 : Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi
Pegawai Perkhidmatan Awam Malaysia
Lampiran A3 : Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan
iii. Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran
- Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai
Perkhidmatan Awam Malaysia.
iv. Surat Pekeliling Rujukan JPA(S)K 256/6/27 klt.2(12), 13.12.2007 –
Pengurusan Penilaian Prestasi Tahunan Pegawai Awam
v. Pekeliling Pendaftar Bil. 13/2008 bertarikh 21 Mei 2008 – Kategori
Markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan UiTM
vi. Pekeliling Pendaftar Bil. 14/2008 – Borang Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan UiTM Versi Bahasa Inggeris
vii. Pekeliling Pendaftar Bil. 43/2009 bertarikh 24 Julai 2009 –
Penerimaan Pakai Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun
2009 bertajuk Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi
Pegawai Perkhidmatan Awam
viii. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4/2009 bertarikh 2 April 2009 –
Kesan Ke Atas Perkhidmatan Bagi Pegawai Yang Diluluskan Cuti
Bergaji Penuh, Cuti Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji
39
ix. Surat 500-BPD (PPPK.3/2), 10.3.2010 (Pejabat Timbalan Naib
Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Pelaksanaan Penilaian
Prestasi Tahunan Bagi Staf Akademik Berjawatan Profesor (Gred
Khas C dan B) Tanpa Memegang Jawatan Pentadbiran UiTM
x. Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat
dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 (P.U.A. (1))
xi. Pekeliling Pendaftar Bil. 04/2013 bertarikh 22 Februari 2013 - Manual
Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Bagi Staf
UiTM
xii. Pekeliling Naib Canselor Bil. 3/2013 bertarikh 7 Mei 2013 – Tindakan
Terhadap Staf Yang Tidak Melaksanakan Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan (LNPT)
xiii. Surat 500-BPD (BPPPK. 13/5) bertarikh 26 Jun 2013 mengenai
Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan Bil.
143/2013 : Pengesahan Penggunaan Borang Laporan Nilaian
Prestasi Pensyarah Fakulti Perubatan Dan Penurunan Kuasa
Kemasukan Markah Penilaian Prestasi Staf
xiv. Surat 500-BPD (BPPPK. 13/4/1), 20.5.2013 mengenai Keputusan
Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) peringkat
UiTM Bil. 1/2013 : Pengesahan Pelaksanaan Sistem Zon Bahagian
Audit Dalam di Universiti Teknologi MARA Negeri
Lampiran 1
Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Peringkat UiTM
Pengerusi : Naib Canselor
Ahli : 1. Timbalan Naib Canselor
(Hal Ehwal Akademik dan Antarabangsa)
2. Timbalan Naib Canselor
(Hal Ehwal Pelajar)
3. Timbalan Naib Canselor
(Penyelidikan dan Inovasi)
4. Timbalan Naib Canselor
(Jaringan Industri, Masyarakat dan Alumni)
5. Pendaftar
6. Bendahari
Setiausaha : 1. Ketua Timbalan Pendaftar
(Jabatan Pengurusan Sumber Manusia)
Turut Hadir 1. Penolong Naib Canselor (iLQAM)
(Jika perlu) 2. Ketua Timbalan Pendaftar, Jabatan Pembangunan
Sumber Manusia
KEANGGOTAAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
(Kemaskini pada 18 Mac 2014) disahkan dalam PPSM Bil.1/2014 (10 Mac 2014)
Bil.
Bhg/Kampus Caw/Fakulti/Pusat/Unit
Keanggotaan PPSM
1.
Pejabat Canseleri 1. Pejabat Canseleri 2. Institut Kualiti & Pengembangan Ilmu
(InQKA) 3. Bahagian Audit Dalam 4. Institut Kepimpinan dan Pengurusan
Kualiti (iLQAM) 5. Bahagian Pengambilan Pelajar 6. Pejabat Penasihat Undang-Undang 7. Jabatan Komunikasi Korporat 8. Mengubah Destini Anak Bangsa
(MDAB) 9. Institut Pemikiran dan Kepimpinan
Melayu (IMPAK) 10. Ibu Pejabat Polis Bantuan UiTM 11. Malaysian Academy of SME and
Entrepreneurship Development (MASMED)
12. Unit Integriti Universiti Teknologi MARA
Pengerusi Ahli Setiausaha Turut Hadir
- - - -
Naib Canselor 1. Penolong Naib Canselor 2. Pegawai Khas Naib
Canselor Penolong Pendaftar Kanan Ketua Bhg/Pusat/Unit yang berkenaan
2. Pejabat Pendaftar 1. Unit Pentadbiran Pejabat Pendaftar 2. Bahagian Governan dan Sekretariat
Universiti 3. Jabatan Pengurusan Sumber Manusia
termasuk: - Bahagian Pengurusan Prestasi dan
Peningkatan Kerjaya - Bahagian Pengurusan Perjawatan - Bahagian Perhubungan dan
Kebajikan Staf - Bahagian Saraan dan Perkhidmatan - Bahagian Pengurusan Maklumat
Sumber Manusia 4. Bahagian Arkib dan Muzium 5. Galeri Tun Abdul Razak 6. Bahagian Pengurusan Rekod Pelajar
dan Konvokesyen 7. Bahagian Pengurusan Kualiti 8. Bahagian Perkhidmatan Psikologi 9. Jabatan Pembangunan Sumber
Manusia termasuk: - Bahagian Latihan dan Kompetensi - Bahagian Biasiswa - Institut Latihan Universiti
Pengerusi Ahli Setiausaha
- - -
Pendaftar 2 orang Ketua Timbalan Pendaftar yang dilantik Timbalan Pendaftar Kanan / Timbalan Pendaftar (Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya)
Bil.
Bhg/Kampus Caw/Fakulti/Pusat/Unit
Keanggotaan PPSM
3.
Pejabat Bendahari
Pengerusi Ahli Setiausaha
- - -
Bendahari 2 orang Ketua Timbalan Bendahari yang dilantik Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)
4.
Perpustakaan Tun Abdul Razak
Pengerusi Ahli Setiausaha
- - -
Ketua Pustakawan Seorang Ketua Timbalan Pustakawan 2 orang Timbalan Ketua Pustakawan terkanan* yang dilantik Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)
5.
Pusat Kesihatan UiTM
Pengerusi Ahli Setiausaha
- - -
Pengarah 2 orang Pegawai Perubatan terkanan* yang dilantik Penolong Pendaftar / Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)
6.
Pejabat Teknologi Maklumat
Pengerusi Ahli Setiausaha
- - -
Pengarah 2 orang pegawai terkanan* yang dilantik Penolong Pendaftar Kanan / Penolong Pendaftar
Bil.
Bhg/Kampus Caw/Fakulti/Pusat/Unit
Keanggotaan PPSM
7. Bahagian Hal Ehwal Pelajar 1. Bahagian Hal Ehwal Pelajar 2. Pusat Kerjaya dan Kaunseling 3. Kolej-Kolej
a. Kolej Seroja b. Kolej Mawar c. Kolej Delima d. Kolej Jati e. Kolej Teratai f. Kolej Meranti g. Kolej Melati h. Kolej Perindu i. Kolej Anggerik
4. Pusat Sukan 5. Pusat Kebudayaan 6. Unit Kesatria
Pengerusi Ahli Setiausaha Turut Hadir
- - - -
Timbalan Naib Canselor (HEP) 1. Pengarah Pembangunan
Pelajar 2. Ketua Timbalan Pendaftar Penolong Pendaftar Kanan / Penolong Pendaftar (Pentadbiran) Ketua Bhg/Pusat/Unit yang berkenaan
8.
Bahagian Hal Ehwal Akademik 1. Bahagian Hal Ehwal Akademik 2. Institut Pengajian Siswazah (IPSis) 3. Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan
UiTM 4. Pusat i-Learn 5. Akademi Kepolisan UiTM-PDRM 6. Office of International (OIA) termasuk
Kolej Kristal
Pengerusi Ahli Setiausaha Turut Hadir
- - - -
Timb. Naib Canselor (HEA) 1. Pengarah Pembangunan
Akademik 2. Ketua Timbalan Pendaftar
Penolong Pendaftar Kanan/ Penolong Pendaftar (Pentadbiran) Dekan Fakulti/Pengarah/Ketua/ Bahagian/Institut/Pusat/Unit yang berkenaan
9.
Pejabat Pengurusan Fasiliti
Pengerusi Ahli Setiausaha
- - -
Pengarah 2 orang Jurutera terkanan* yang dilantik Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar
Bil.
Bhg/Kampus Caw/Fakulti/Pusat/Unit
Keanggotaan PPSM
10. Pejabat Pembangunan
Pengerusi Ahli Setiausaha Turut hadir (jika perlu)
- - - -
Pengarah Ketua Timbalan Pengarah Dua (2) orang Timbalan Pengarah Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar Ketua Bahagian/ Unit berkaitan (Pelantikan dan jemputan oleh PPSM Pejabat Pembangunan)
11.
Jaringan Industri, Masyarakat dan Alumni (ICAN) Pejabat Jaringan Industri, Masyarakat dan Alumni (ICAN)
Pengerusi Ahli Setiausaha
- - -
Timb. Naib Canselor (Jaringan Industri, Masyarakat & Alumni) 1. Pengarah ICAN 2. Timbalan Pendaftar Kanan Penolong Pendaftar Kanan/ Penolong Pendaftar
12.
Pusat Perancangan Strategik 1. Pusat Perancangan Strategik 2. Institut Pengurusan Penyelidikan
(RMI) 3. Research Innovation Business Unit
(RIBU) 4. Institut Penyelidikan Perakaunan
(ARI) 5. Institut Kejuruteraan Infrastruktur dan
Pengurusan Mampan (IIESM) 6. Institut Sains (IOS) 7. Institut Pengangkutan Malaysia
(MITRANS) 8. Atta-Ur-Rahman Institute of National
Products Discovery 9. Institut Sains Forensik (IFS) 10. World Islamic Economic Forum
Foundation (WIEF) 11. Penerbit UiTM (UiTM Press) 12. iPROMISE
Pengerusi Ahli Setiausaha Turut Hadir (jika perlu)
- - - -
Timb. Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) 1. Penolong Naib Canselor
(RMI) 2. Penolong Naib Canselor
(Pembangunan, Pengurusan Fasiliti dan ICT)
Ketua Timbalan Pendaftar/ Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Kanan/ Penolong Pendaftar Pengarah Pusat Kecemerlangan
Bil.
Bhg/Kampus Caw/Fakulti/Pusat/Unit
Keanggotaan PPSM 13. Fakulti-Fakulti
1. Fakulti Perakaunan 2. Fakulti Pengurusan Perniagaan
a. Fakulti Pengurusan Perniagaan, UiTM Puncak Alam
b. Arshad Ayub Graduate Business School (AAGBS)
c. Institute of Business Excellence (IBE)
3. Fakulti Pengurusan Hotel dan Pelancongan a. Hotel UiTM b. Fakulti Pengurusan Hotel dan
Pelancongan Kampus Puncak Alam
4. Fakulti Pengurusan Maklumat 5. Fakulti Undang-Undang 6. Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka
a. National Design Centre (NDC) 7. Fakulti Filem, Teater dan Animasi 8. Fakulti Sains Pentadbiran dan
Pengajian Polisi 9. Fakulti Muzik 10. Fakulti Pendidikan 11. Fakulti Komunikasi dan Pengajian
Media 12. Fakulti Sains Gunaan 13. Fakulti Senibina, Perancangan dan
Ukur 14. Fakulti Sains Komputer dan
Matematik 15. Fakulti Kejuruteraan Awam 16. Fakulti Kejuruteraan Mekanikal
a. Pusat CADEM 17. Fakulti Kejuruteraan Kimia 18. Fakulti Kejuruteraan Elektrik
a. Pusat Teknologi Gelombang Mikro
19. Fakulti Sains Sukan dan Rekreasi 20. Fakulti Sains Kesihatan 21. Fakulti Perubatan termasuk
a. UiTM Hospital Selayang b. UiTM Kampus Teluk Intan c. UiTM Kampus Sungai Buloh
22. Fakulti Farmasi 23. Fakulti Pergigian 24. Fakulti Perladangan dan
Agroteknologi
Pengerusi Ahli Setiausaha Turut Hadir (jika perlu)
- - - -
Dekan 1. Timbalan-Timbalan Dekan 2. Seorang Pensyarah terkanan*
yang dilantik Ketua Timbalan Pendaftar / Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Pentadbiran) Pengarah/Ketua/Pengurus Pusat/Hotel/Unit di bawah seliaan Fakulti (Hanya Fakulti yg mempunyai jumlah staf melebihi 50 orang sahaja yang layak mempunyai PPSM tersendiri, kecuali bagi kes khas tertentu dengan kelulusan pengurusan UiTM)
Bil.
Bhg/Kampus Caw/Fakulti/Pusat/Unit
Keanggotaan PPSM
14. Akademi Pengajian Bahasa
Pengerusi Ahli Setiausaha
- - -
Dekan 1. Timbalan-Timbalan Dekan 2. Seorang Pensyarah terkanan*
yang dilantik Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Pentadbiran)
15.
Akademi Pengajian Islam Kontemporari (ACIS)
Pengerusi Ahli Setiausaha
- - -
Dekan 1. Timbalan – Timbalan Dekan 2. Seorang Pensyarah terkanan*
yang dilantik Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Pentadbiran)
16.
Pusat Asasi
Pengerusi Ahli Setiausaha
- -
-
Pengarah 1. Timbalan Pengarah 2. Ketua-ketua Pusat Pengajian 3. Seorang Pensyarah terkanan* yang dilantik Penolong Pendaftar Kanan/ Penolong Pendaftar (Pentadbiran)
17.
Institut Pendidikan Neo (InED)
Pengerusi Ahli Setiausaha
- - -
Pengarah 1. Timbalan-Timbalan Pengarah 2. Seorang Pensyarah terkanan* yang dilantik Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Pentadbiran)
Bil.
Bhg/Kampus
Caw/Fakulti/Pusat/Unit
Keanggotaan PPSM
18. Kampus Cawangan (dan Kampus Kota/ PFI/ Bandaraya/Hotel UiTM di bawah seliaan Cawangan masing-masing) 1. UiTM (Pulau Pinang)
a. UiTM Kampus Bukit Mertajam b. UiTM Kampus Bertam
2. UiTM (Pahang) a. UiTM Kampus Jengka b. UiTM Kampus Kuantan
3. UiTM Cawangan Kedah a. UiTM Kampus Sg Petani
4. UiTM Cawangan Johor a. UiTM Kampus Segamat b. UiTM Kampus Pasir Gudang
5. UiTM (Perak) a. UiTM Kampus Sri Iskandar b. UiTM Kampus Ipoh c. UiTM Kampus Tapah
6. UiTM (Melaka) a. UiTM Kampus Alor Gajah b. UiTM Kampus Bandaraya
Melaka c. UiTM Kampus Jasin
7. UiTM Cawangan Negeri Sembilan a. UiTM Kampus Kuala Pilah b. UiTM Kampus Seremban 3
8. UiTM (Perlis) a. UiTM Kampus Arau
9. UiTM Cawangan Kelantan a. UiTM Kampus Machang b. UiTM Kampus Kota Bharu
10. UiTM (Terengganu) a. UiTM Kampus Dungun b. UiTM Kampus K. Terengganu c. UiTM Kampus Bukit Besi
Terengganu 11. UiTM Cawangan Sabah
a. UiTM Kampus Kota Kinabalu b. UiTM Kampus Tawau
12. UiTM (Sarawak) a. UiTM Kampus Samarahan b. UiTM Kampus Mukah c. UiTM Kampus Samarahan 2
Pengerusi Ahli Setiausaha
- -
-
Rektor 1. Timbalan – Timbalan Rektor 2. Penolong Rektor 3. Penyelaras Kampus Kota/
Bandaraya Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/ Penolong Pendaftar Kanan / Penolong Pendaftar (Pentadbiran) (Rujukan Pekeliling NC bil. 07/2011 bertarikh 15/03/2011-Pelaksanaan Autonomi UiTM)
Bil.
Bhg/Kampus
Caw/Fakulti/Pusat/Unit
Keanggotaan PPSM
19. UiTM Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana 1. Kolej-Kolej 2. Unit Keselamatan 3. Unit Fasiliti / Pembangunan 4. HEP / HEA 5. Unit-Unit berkaitan
Pengerusi Ahli Setiausaha Turut hadir (jika perlu)
- -
- -
Penolong Naib Canselor 1. Timbalan Pengarah HEP 2. Timbalan Bendahari 3. Timbalan Pustakawan 4. Timbalan Pengarah Fasiliti Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/ Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Pentadbiran) Ketua Unit berkaitan (Pelantikan dan jemputan oleh PPSM UiTM Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana)
20.
INTEC International College (International Education College) 1. INTEC 2. Kolej-Kolej
a. Kolej Akasia b. Kolej Cemara
3. Unit-Unit berkaitan
Pengerusi Ahli Setiausaha
- - -
Pengarah 1. Timbalan-Timbalan Pengarah 2. Ketua Timbalan Bendahari 3. Seorang Pensyarah terkanan*
yang dilantik Timbalan Pendaftar Kanan/ Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Pentadbiran)
* Penjelasan ‘terkanan’ ialah kekananan dari segi jawatan atau ranking dan bukanlah
membawa maksud tempoh perkhidmatan yang lama.
LAMPIRAN 2
BIDANG KUASA DAN TANGGUNGJAWAB PPSM (UiTM)
BIDANG KUASA DAN TANGGUNGJAWAB
PPSM BAHAGIAN/FAKULTI/KAMPUS CAWANGAN/PUSAT
1 Tanggungjawab dalam urusan penilaian prestasi staf Tanggungjawab dalam urusan penilaian prestasi staf
i. Menentukan dasar penilaian prestasi
ii. Meluluskan jadual kerja penilaian prestasi
iii. Memantau pelaksanaan penilaian prestasi
iv. Mengesahkan markah penilaian prestasi staf.
v. Menetapkan kriteria penganugerahan perkhidmatan
cemerlang kepada staf
vi. Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk pergerakan
gaji tahunan
vii. Mengesahkan markah prestasi staf daripada PPSM
Bahagian/Kampus Cawangan/Fakulti/ Pusat/Unit bagi
tujuan:-
- Pergerakan gaji tahunan
viii. Meluluskan pemberian:-
- Anjakan gaji (PTK dimansuhkan mulai 1.1.2011)
- Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
- Pingat Perkhidmatan Cemerlang (mulai 1.1.2013)
ix. Meluluskan kes-kes rayuan prestasi
i. Melaksanakan jadual kerja penilaian prestasi
ii. Meluluskan laporan nilaian prestasi staf untuk tujuan:
- Pergerakan gaji tahunan dan lain-lain urusan perkhidmatan
iii. Memperakukan markah laporan nilaian prestasi staf. Sekiranya
terdapat keraguan dan mempunyai asas yang kukuh PPSM PTJ
boleh mengubahsuai dan menyelaras markah berkenaan dengan
mendapatkan kepastian daripada Pegawai Penilai.
iv. Memberi perhatian yang teliti dan pertimbangan yang mendalam
kepada Pegawai Yang Dinilai yang mendapat markah prestasi
yang rendah untuk memastikan penilaian dibuat dengan betul dan
teratur, tanpa sebarang unsur penganiayaan
v. Meneliti dan memperakukan kes-kes rayuan prestasi
LAMPIRAN 2
2 Tanggungjawab mengenalpasti keperluan latihan staf Tanggungjawab mengenalpasti keperluan latihan staf
i. Menentukan dasar latihan staf
ii. Merancang keperluan latihan staf peringkat organisasi
iii. Melantik kumpulan pakar untuk mengkaji keperluan latihan
staf
iv. Meluluskan program latihan staf
v. Memantau keberkesanan program latihan staf
i. Merancang keperluan latihan staf peringkat Bahagian/
Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Unit
ii. Mencadang keperluan latihan staf kepada Panel
iii. Menilai keberkesanan program latihan staf
3 Tanggungjawab mengesyorkan bimbingan dan kaunseling bagi tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi staf
Tanggungjawab mengesyorkan bimbingan dan kaunseling bagi tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi staf
i. Memantau keberkesanan program bimbingan dan kaunseling
yang dilaksanakan kepada staf yang terlibat
i. Mengenalpasti staf yang berprestasi rendah melalui laporan nilaian
prestasi keseluruhan
ii. Mengenalpasti kelemahan khusus staf yang berprestasi rendah
iii. Mengesyorkan dan melaksana bimbingan dan kaunseling
berdasarkan kelemahan yang telah dikenalpasti bagi tujuan
memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi staf
iv. Menilai keberkesanan program bimbingan dan kaunseling yang
dilaksanakan kepada staf yang terlibat
LAMPIRAN 2
4 Tanggungjawab mengesyorkan kelayakan atau kesesuaian untuk pencalonan anugerah pingat/bintang kebesaran dan pemberian surat penghargaan
Tanggungjawab mengesyorkan kelayakan atau kesesuaian untuk pencalonan anugerah pingat/bintang kebesaran dan pemberian surat penghargaan
i. Menimbang dan meluluskan perakuan pencalonan
anugerah pingat/bintang kebesaran
i. Membuat pencalonan anugerah pingat/bintang dan Panel
5 Tanggungjawab menentukan penempatan dan
pembangunan kerjaya staf
Tanggungjawab mengesyorkan penempatan dan pembangunan kerjaya staf
i. Menimbangkan syor penempatan staf yang dikemukakan
oleh PPSM peringkat Bahagian/Fakulti/Kampus Cawangan/
Unit/Pusat
ii. Meluluskan penempatan staf berdasarkan potensi,
kebolehan dan keistimewaan staf yang tertentu untuk
pembangunan kerjaya.
i. Mencadangkan penempatan staf Bahagian/Fakulti/Kampus
Cawangan/Pusat/Unit kepada Panel berdasarkan potensi,
kebolehan dan keistimewaan staf yang tertentu untuk
pembangunan kerjaya
Lampiran 3
ALIRAN PROSES PENGURUSAN PENILAIAN PRESTASI
[5] Kajian Semula Pertengahan Tahun
(Jun – Julai)
[9] Penyampaian Keputusan Prestasi &
Penyimpanan Borang LNPT (Feb-Mac)
[8] Panel Pembangunan Sumber
Manusia (PPSM) (Jan-April)
[7] Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan (LNPT) (Okt - Dis)
[6] Pelaksanaan Kerja &
Pengesanan (Jun - Dis)
[4]
Pelaksanaan Kerja & Pengesanan (Jan - Jun)
[3] Penetapan Sasaran Kerja Tahunan Pegawai Yang
Dinilai (PYD) (Jan)
[2] Perancangan Kerja Tahunan Jabatan
(Dis/Jan)
[1] Perancangan Kerja Tahunan Jabatan
(Dis/Jan)
1
Lampiran 3 (a) JADUAL TAHUNAN PROSES PENGURUSAN PENILAIAN PRESTASI STAF
(UNTUK PERGERAKAN GAJI TAHUN BERIKUTNYA)
PERANAN
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI/CATATAN
1. Penyediaan Laporan Nilaian
Prestasi
a) Urus Setia di Fakulti / Bahagian /
Pusat / Cawangan Muat turun (download) borang laporan nilaian prestasi dan SKT dari Portal i-staf.
Oktober (1 Minggu)
Muat turun/edaran borang-borang laporan nilaian prestasi kepada semua staf (Pegawai Yang Dinilai - PYD).
b) Pegawai yang Dinilai (PYD) Pengisian borang laporan nilaian prestasi dan SKT – Lampiran A.
Oktober (2 Minggu)
Mengisi butir-butir di dalam borang SKT - Lampiran A. Mengisi butir-butir di Bahagian I dan II di dalam borang laporan nilaian prestasi dan menyerahkannya kepada Urus Setia.
c) Urus Setia di Fakulti / Bahagian /
Pusat / Cawangan Mengumpul semua borang laporan nilaian prestasi dan SKT tahun penilaian yang telah diisi oleh PYD.
November (1 Minggu)
Menyerahkan borang-borang laporan nilaian prestasi kepada Pegawai Penilai Pertama (PPP) Peringkat Bahagian/Kampus/Cawangan/ Fakulti/Pusat/Unit
d) Pegawai Penilai Pertama (PPP)
Peringkat Bahagian/Kampus/Cawangan/ Fakulti/Pusat/Unit
Membuat penilaian di Bahagian III hingga VII atau VIII (di borang laporan nilaian prestasi mana yang berkenaan).
November (2 Minggu)
Meneliti, mengesahkan dan menilai butir-butir yang diisi oleh PYD serta berbincang dengannya mengenai laporan nilaian prestasi dan menyerahkan borang yang lengkap diisi kepada Urus Setia.
Nota : Sila rujuk pekeliling-pekeliling berkaitan bagi menentukan penilaian dilaksanakan secara teratur, terutama ; i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 : Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan
Lampiran A2 : Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam Malaysia Lampiran A3 : Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) ii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2009 : Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam iii) Pekeliling Naib Canselor Bil. 3 Tahun 2013 bertarikh 7 Mei 2013 – Tindakan Terhadap Staf Yang Tidak Melaksanakan Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan (LNPT) iv) Manual Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Bagi Staf UiTM v) Senarai Semak Bagi Pengurusan Penilaian Prestasi
2
PERANAN
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI/CATATAN
e) Urus Setia di Fakulti /Bahagian/ Pusat/Cawangan
Mengumpul semua borang laporan nilaian prestasi yang telah diisi oleh PPP Peringkat Bahagian/Kampus/Cawangan/ Fakulti/Pusat/Unit.
November (2 hari)
Menyerahkan borang-borang laporan nilaian prestasi kepada Pegawai Penilai Kedua (PPK) Peringkat Bahagian/Kampus/Cawangan/ Fakulti/Pusat/Unit.
f) Pegawai Penilai Kedua (PPK) Penilaian PYD di Bahagian III hingga
VIII dan IX (di borang laporan nilaian prestasi mana yang berkenaan).
November - Disember (2 Minggu)
Membuat penilaian dan ulasan secara keseluruhan berasaskan laporan yang dibuat oleh PPP dan menyerahkan laporan yang telah disediakan kepada Urus Setia.
g) Urus Setia di Fakulti/Bahagian/ Cawangan
Mengumpul semula semua borang laporan nilaian prestasi dari PPK. Memastikan semua borang diterima dari PPK Peringkat Bahagian/Kampus/Cawangan/ Fakulti/Pusat/Unit.
Disember (3 Minggu)
Menyemak dan memastikan semua borang laporan nilaian prestasi staf telah lengkap diisi oleh PYD, PPP dan PPK Peringkat Bahagian/ Kampus/Cawangan/ Fakulti/Pusat/Unit.
- Memasukkan markah laporan nilaian
prestasi setiap staf ke dalam komputer mengikut program yang telah disediakan oleh Unit STARS (Sistem Pengurusan Maklumat Staf).
- Mengeluarkan 2 salinan Laporan
Pemarkahan Nilaian Prestasi terperinci berupa cetakan komputer daripada Pejabat Teknologi Maklumat dan semak dengan Ketua Bahagian / Dekan Fakulti / Rektor untuk pengesahan.
3
PERANAN
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI/CATATAN
- Menghantar satu salinan Laporan
Pemarkahan Nilaian Prestasi terperinci yang telah disahkan oleh Ketua Bahagian / Dekan Fakulti / Rektor kepada Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya.
Satu salinan lagi adalah untuk keperluan
Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Peringkat Fakulti/ Bahagian/Pusat/ Cawangan. Nota: Pengesahan oleh Ketua Bahagian/ Dekan Fakulti/ Rektor bagi setiap muka surat cetakan laporan berkenaan adalah perlu bagi keperluan ISO dan sebagai bukti markah prestasi telah dikemaskini.
2. Mesyuarat Penyelarasan Nilaian Prestasi oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
a) Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Peringkat Fakulti / Bahagian / Pusat / Cawangan
(rujuk Lampiran 1 : Manual Penyediaan Manual Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Bagi Staf UiTM
Mengadakan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia.
Disember - Januari (3 Minggu)
i)
Bertanggungjawab dalam urusan nilaian prestasi staf dan mengesahkan markah nilaian prestasi staf di bawah bidang kuasanya serta menentukan kesesuaian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.
4
PERANAN
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI/CATATAN
ii) iii) iv) v)
Mengenalpasti keperluan latihan staf. Mengesyorkan bimbingan dan kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi serta motivasi. Mengesyorkan kelayakan atau kesesuaian untuk pencalonan anugerah atau pingat kebesaran dan pemberian surat penghargaan. Mengesyorkan penempatan dan pembangunan kerjaya staf.
b) Urus Setia PPSM Peringkat
Fakulti / Bahagian / Pusat / Cawangan
Menyediakan minit mesyuarat PPSM Peringkat Fakulti / Bahagian / Pusat / Cawangan berserta dengan senarai pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang tahun penilaian berkenaan dan mengemukakan kepada Urus Setia PPSM UiTM (Bhg Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya) sebelum 2 Februari.
Januari
(2 Minggu)
Nota: Format minit mesyuarat dan pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang tahun penilaian berkenaan akan dikeluarkan oleh Urus Setia PPSM UiTM.
5
PERANAN
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI/CATATAN
b) PPSM Peringkat Universiti
Teknologi MARA
Mengadakan mesyuarat :
Febuari
i) ii) iii) iv)
Bertanggungjawab dalam urusan nilaian prestasi staf. Bertanggungjawab mengenalpasti keperluan latihan staf. Bertanggungjawab mengesyorkan bimbingan dan kaunseling bagi tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi staf. Bertanggungjawab menentukan penempatan dan pembangunan kerjaya staf.
i) Perakuan dan pengesahan keputusan-keputusan PPSM Peringkat Fakulti / Bahagian / Pusat / Cawangan.
ii) Pencalonan Anugerah
Perkhidmatan Cemerlang tahun penilaian berkenaan.
c) Urus Setia PPSM UiTM
(Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya)
Penyampaian surat Anugerah Perkhidmatan Cemerlang bagi staf yang berkenaan.
Setelah PPSM UiTM membuat
keputusan
Satu salinan senarai staf yang menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang akan dihantar kepada Ketua Jabatan masing-masing, pihak Bendahari, Pengerusi Hari Inovasi dan pihak Pejabat Teknologi Maklumat.
6
PERANAN
PROSES
JANGKAMASA
FUNGSI/CATATAN
3. Penyimpanan Maklumat
Prestasi
a) Urus Setia di Fakulti / Bahagian / Pusat / Cawangan
Penghantaran borang-borang Laporan Nilaian Prestasi tahun penilaian ke Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya. Pihak Fakulti/Bahagian/Pusat/ Cawangan boleh membuat salinan borang prestasi untuk disimpan di Jabatan masing-masing.
Mac
Penyimpanan maklumat dan borang Laporan Nilaian Prestasi oleh Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya untuk kegunaan lain-lain fungsi personel.
(Catatan : Sila isikan nombor fail peribadi staf di muka depan setiap borang nilaian prestasi untuk kemudahan penyimpanan di fail peribadi).
PERHATIAN : 1. Adalah menjadi tanggungjawab Urus Setia di Fakulti/Bahagian/Pusat/Cawangan untuk mengumpulkan borang-borang laporan nilaian prestasi
staf Jabatan masing-masing bagi tujuan kemasukan markah ke dalam sistem komputer dan dikemukakan ke Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya, Pejabat Pendaftar bagi tujuan simpanan di fail peribadi staf.
2. Sila pastikan semua proses penyediaan Laporan Nilaian Prestasi ini diikuti mengikut aliran dan jangka masa yang telah ditetapkan. 3. Sila pastikan borang-borang laporan nilaian prestasi diisi dengan sempurna dan lengkap dengan tandatangan serta cop rasmi pegawai
penilai/yang dinilai.
4. Sila rujuk Senarai Semak Bagi Urusan Pengurusan Penilaian Prestasi yang disertakan.
TAHAP SKALA PENJELASAN
Sangat Tinggi 10 Hasil kerja sentiasa melebihi tahap maksimum yang telah ditentukan
9 Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum yang telah ditentukan
Tinggi 8 Hasil kerja kerapkali menemui tahap maksimum yang telah ditentukan
7 Hasil kerja kadangkala menemui tahap maksimum yang telah ditentukan
Sederhana 6 Hasil kerja sentiasa melebihi tahap minimum yang telah ditentukan
5 Hasil kerja kadangkala melebihi tahap minimum yang telah ditentukan
Rendah 4 Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang telah ditentukan
3 Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang telah ditentukan
Sangat Rendah 2 Hasil kerja kerapkali dibawah tahap minimum yang telah ditentukan
1 Hasil kerja sentiasa dibawah tahap minimum yang telah ditentukan
TAHAP SKALA PENJELASAN
Sangat Tinggi 10 Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang sangat luas dan
mendalam dalam bidang tugasnya, diakui kemahiran / kepakarannya serta sentiasa menjadi sumber rujukan dalam / luar organisasi
9
Tinggi 8 Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang luas dalam bidang
tugasnya serta kerapkali menjadi sumber rujukan dalam / luar organisasi 7
Sederhana 6 Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang mencukupi dalam
bidang tugasnya 5
SKALA ASPEK PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN
LAMPIRAN 4 SKALA PENILAIAN PRESTASI
SKALA ASPEK PENGHASILAN KERJA
TAHAP SKALA PENJELASAN
Rendah 4 Kurang mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang asas
dalam bidang tugasnya dan perlu diberi bimbingan oleh pegawai atasannya 3
Sangat Rendah 2 Tidak mempunyai pengetahuan dan kemahiran asas dalam
bidang tugasnya dan memerlukan tunjuk ajar 1
TAHAP SKALA PENJELASAN
Cemerlang 10
Sentiasa menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi dengan cemerlang 9
Baik 8
Menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi dengan baik 7
Sederhana 6
Menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi dengan memuaskan 5
Lemah 4
Kurang menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi 3
Sangat Lemah 2
Tidak menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi 1
Tahap Sangat Aktif Aktif Sederhana Aktif Kurang Aktif Tidak Aktif Tiada Aktiviti
Skala 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0
SKALA ASPEK KUALITI PERIBADI
SKALA ASPEK KEGIATAN DAN SUMBANGAN DI LUAR TUGAS RASMI Enam tahap penglibatan iaitu Sangat Aktif, Aktif, Sederhana Aktif, Kurang Aktif, Tidak Aktif dan Tiada Aktiviti tanpa mengira peringkat penglibatan Komuniti / Jabatan / Kementerian/ Zon/ Daerah / Negeri / Negara / Antarabangsa dengan menggunakan skala 0 hingga 10 berikut :-
1
Lampiran 5
PROSEDUR PENILAIAN SEMULA/PERUBAHAN MARKAH LAPORAN NILAIAN PRESTASI
TAHUNAN STAF UiTM
1.0 TUJUAN
1.1 Menjelaskan prosedur semakan semula / rayuan perubahan markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan Staf UiTM
2.0 TAKRIFAN 2.1 Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT)
LNPT adalah format penilaian prestasi staf yang melibatkan sasaran kerja tahunan, penilaian perlakuan dan pencapaian kerja staf dalam tempoh masa tertentu bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti jabatan.
2.2 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
Ahli Jawatankuasa yang berfungsi mengesahkan markah penilaian prestasi staf, mengesyor atau menentukan penempatan dan pembangunan kerjaya pegawai, mengesyor bimbingan dan kaunseling untuk mempertingkatkan prestasi dan motivasi pegawai, mengenalpasti dan merancang keperluan latihan pegawai.
3.0 AKTIVITI UTAMA PROSEDUR SEMAKAN SEMULA/ RAYUAN PERUBAHAN MARKAH LAPORAN NILAIAN PRESTASI TAHUNAN STAF UiTM
3.1 PPSM peringkat Jabatan di setiap Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Bahagian/Unit hendaklah memainkan peranan yang berkesan untuk mengesahkan dan menyelaras penilaian kepada semua staf di bawah penyeliaan masing-masing. Sekiranya terdapat keraguan terhadap markah penilaian yang diterima oleh seseorang pegawai, PPSM peringkat Jabatan hendaklah mendapatkan kepastian daripada Pegawai Penilai.
3.2 Sebarang pelarasan penilaian prestasi (penyemakan semula atau perubahan
markah) hanya boleh dilaksanakan sebelum laporan terakhir dikemukakan kepada Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) UiTM. Sehubungan itu, PPP, PPK dan PPSM peringkat Jabatan perlu memastikan bahawa penilaian dibuat dengan teliti.
3.3 Jika masih terdapat pelarasan penilaian prestasi (semakan semula atau rayuan
perubahan markah) selepas laporan terakhir dikemukakan kepada PPSM UiTM, PPSM peringkat Jabatan hendaklah memastikan prosedur di bawah dipatuhi:
2
3.3.1 Semakan semula / rayuan perubahan markah oleh staf :
• Staf yang ingin memohon semakan semula / rayuan perubahan markah LNPT perlu memajukan surat dan justifikasi permohonan kepada PPSM peringkat Jabatan masing-masing.
• PPSM peringkat Jabatan boleh mengarahkan agar pegawai penilai berbincang semula dengan staf berkenaan isu yang dibangkitkan atau membuat penilaian semula kepada markah LNPT.
3.3.2 Semakan semula berdasarkan kepada keputusan PPSM peringkat
Jabatan :
• Pegawai Penilai hendaklah dimaklumkan berkenaan cadangan perubahan yang ingin dilaksanakan.
3.3.3 PPSM peringkat Jabatan hendaklah membincangkan cadangan perubahan tersebut dan membuat keputusan, sama ada bersetuju/tidak bersetuju untuk memperakukan penilaian semula/perubahan markah prestasi staf berdasarkan kepada fakta kes dan bukti-bukti yang dikemukakan.
3.3.4 PPSM peringkat Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan
perubahan markah atau perakuan pengekalan markah kepada PPSM UiTM untuk kelulusan.
3.3.5 Keputusan PPSM peringkat Jabatan hendaklah terlebih dahulu
dimaklumkan kepada staf terbabit.
3.3.6 Dokumen / Maklumat yang perlu dihantar kepada Urus Setia PPSM UiTM adalah seperti berikut:
(i) Surat PPSM peringkat Jabatan yang memperakukan cadangan
perubahan markah prestasi staf; atau Surat PPSM peringkat Jabatan yang menyatakan rayuan perubahan markah LNPT tidak diperaku. (mana-mana yang berkaitan); dan
(ii) Borang asal penilaian prestasi tahunan lengkap dengan perubahan markah yang dicadangkan iaitu Pegawai Penilai Pertama/Kedua hendaklah memotong markah prestasi yang terdahulu (dengan sekali garisan), menulis markah prestasi yang baru di sebelahnya dan menandatangan ringkas (initial) di ruangan sebelah markah prestasi yang baru; dan
(iii) Mengemukakan bukti-bukti atau justifikasi yang menjelaskan mengapa perubahan markah ini perlu dilakukan / mengapa markah staf perlu dikekalkan.
3
3.3.7 PPSM UiTM berhak melulus atau menolak cadangan keputusan PPSM
peringkat Jabatan. 4.0 RUJUKAN
4.1 Pekeliling Pendaftar Bil. 04/2013 bertarikh 22 Februari 2013 - Manual Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Bagi Staf UiTM
4.2 Pekeliling Pendaftar Bil. 43/2009 bertarikh 24 Julai 2009 – Penerimaan Pakai
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2009 bertajuk Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam
4.3 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 04 Tahun 2002 – Skim Perkhidmatan Sistem
Saraan Malaysia bertarikh 01.11.2002 Lampiran A2 : Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai
Perkhidmatan Awam Malaysia Lampiran A3 : Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan
Lampiran 6
GARIS PANDUAN URUSAN ANJAKAN GAJI STAF UiTM LATAR BELAKANG Kerajaan Malaysia telah memperkenalkan Sistem Saraan Malaysia (SSM) bagi menggantikan Sistem Saraan Baru (SSB) sebagai satu langkah penambahbaikan dan peningkatan keupayaan perkhidmatan awam. Pelaksanaan SSM ini lebih berteraskan kepada kompetensi dalam pengurusan sumber manusia perkhidmatan awam. Terdapat beberapa penambahbaikan yang dilaksanakan dan salah satu di antaranya ialah pengubahsuaian struktur gaji. Pergerakan gaji secara statik, mendatar, menegak dan melintang telah dimansuhkan mulai tahun 2003 dan digantikan dengan pergerakan gaji tahunan secara pergerakan gaji biasa dan anjakan gaji. Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) yang telah diperkenalkan dalam Sistem Saraan Malaysia mulai 1 November 2002 bertujuan menggalakkan pembangunan diri pegawai perkhidmatan awam melalui pembelajaran berterusan, meningkatkan budaya organisasi pembelajaran dan melaksanakan pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi. PTK telah dimantapkan pada 2005 dan dibuat pengubahsuaian pada 2008. Namun Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2010 mengenai Pemansuhan Penilaian Tahap Kecekapan telah menjelaskan mengenai pemansuhan PTK. Selaras dengan keputusan ini, pelaksanaan PTK telah dihentikan pada 1 Januari 2011. Ketetapan ini dibuat setelah mengambil kira pegawai yang menduduki PTK pada tahun 2010 dan sebelumnya untuk dipertimbangkan Anjakan Gaji pada tahun 2011 setelah memenuhi semua syarat yang ditetapkan. Oleh itu, demi memastikan kelicinan dan kecekapan dalam menguruskan Anjakan Gaji, maka perlulah satu panduan dikemukakan kepada semua Ketua Jabatan, Urus Setia Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) di peringkat Jabatan/Fakulti/Kampus Cawangan dan staf di seluruh sistem UiTM.
1
1. TUJUAN
1.1 Panduan ini disediakan bertujuan untuk menjelaskan secara terperinci mengenai prosedur dan proses yang terlibat dalam menguruskan Anjakan Gaji bagi staf di seluruh sistem UiTM.
1.2 Panduan ini hendaklah difahami dengan sepenuhnya oleh Ketua Jabatan
dan Urus Setia Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) di setiap Jabatan/Fakulti/Kampus Cawangan bagi memastikan urusan Anjakan Gaji dapat dilaksanakan dengan adil, lancar dan cekap.
2. TAKRIFAN
Dalam panduan ini:
(i) “Jabatan” meliputi Fakulti/Kampus Cawangan/Pusat/Bahagian/Unit di seluruh sistem UiTM.
(ii) “Anjakan Gaji” ialah pergerakan gaji daripada matagaji semasa ke matagaji di
Tangga berikutnya pada satu Peringkat yang lebih tinggi dalam Jadual Gaji SSM. Bagi staf yang berada di matagaji maksimum, Anjakan Gaji adalah pergerakan gaji daripada matagaji semasa ke matagaji di Tangga yang sama pada satu Peringkat yang lebih tinggi dalam Jadual Gaji SSM.
(iii) “Pergerakan Gaji Biasa” ialah pergerakan gaji daripada matagaji semasa ke
matagaji berikutnya di Peringkat yang sama tertakluk kepada syarat mencapai prestasi yang memuaskan dan diperakukan oleh Ketua Jabatan.
(iv) “Penilaian Tahap Kecekapan (PTK)” ertinya pengukuran tahap pencapaian
seseorang staf dari aspek pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja yang perlu bagi sesuatu pekerjaan atau jawatan.
(v) “Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)” ialah Jawatankuasa yang
berfungsi mengesahkan markah penilaian prestasi staf, mengesyor atau menentukan penempatan dan pembangunan kerjaya pegawai, mengesyorkan bimbingan dan kaunseling untuk mempertingkat prestasi dan motivasi pegawai, mengenalpasti dan merancang keperluan latihan pegawai.
(vi) “Tahap Kecekapan (TK)” ertinya gabungan aspek pengetahuan, kemahiran
serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja yang perlu bagi sesuatu pekerjaan atau jawatan.
2
3. TADBIR URUS
3.1 Keanggotaan PPSM UiTM:-
Senarai Keahlian Bidang Kuasa Pengerusi Ahli-Ahli Setiausaha Turut Hadir Urusetia
: : : : :
Naib Canselor • Timbalan Naib Canselor
(Akademik dan Antarabangsa) • Timbalan Naib Canselor (Hal
Ehwal Pelajar) • Timbalan Naib Canselor
(Penyelidikan dan Inovasi) • Timbalan Naib Canselor
(Jaringan Industri, Masyarakat dan Alumni)
• Pendaftar • Bendahari Ketua Timbalan Pendaftar, Jabatan Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar • Penolong Naib Canselor
(iLQaM) • Ketua Timbalan Pendaftar,
Jabatan Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya, Pejabat Pendaftar
(i) Bertanggungjawab dalam urusan penilaian prestasi staf.
(ii) Mengenalpasti keperluan latihan staf.
(iii) Mengesyorkan bimbingan dan kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi staf.
(iv) Mengesyorkan kelayakan atau kesesuaian untuk pencalonan anugerah pingat / bintang kebesaran dan surat penghargaan.
(v) Menentukan penempatan dan pembangunan kerjaya staf.
3.1.1 Tanggungjawab Urus Setia PPSM UiTM:-
(i) Menerima pencalonan Anjakan Gaji dari PPSM Jabatan; (ii) Menyediakan laporan penuh mengenai pencalonan Anjakan Gaji
untuk mesyuarat PPSM UiTM; (iii) Membentang pencalonan Anjakan Gaji kepada PPSM UiTM dan
menerima keputusan;
(iv) Menyedia dan mengedarkan surat keputusan Anjakan Gaji kepada penerima berdasarkan kepada keputusan PPSM UiTM.
3.1.2 Tanggungjawab PPSM Induk UiTM:
(i) Mempertimbangkan calon-calon yang telah diperakukan oleh PPSM Jabatan;
3
(ii) Memastikan bahawa hanya calon-calon yang memenuhi syarat sahaja akan dipertimbangkan;
(iii) Memastikan penjelasan yang kukuh dan memuaskan telah
diberikan oleh PPSM Jabatan bagi calon-calon yang tidak diperaku;
(iv) Mengesahkan calon-calon yang berjaya/tidak berjaya/lain-lain keputusan bagi pertimbangan Anjakan Gaji;
(v) Menandatangani surat pemberian/keputusan Anjakan Gaji.
3.2 Keanggotaan PPSM Jabatan boleh dirujuk Lampiran 1: Keanggotaan Panel
Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Universiti Teknologi MARA
3.2.1 Tanggungjawab Urus Setia PPSM Jabatan:
(i) Menerima senarai nama staf yang telah lulus penuh/cemerlang PTK
dari Urus Setia PPSM UiTM; (ii) Menyemak dan menyediakan senarai calon-calon yang layak
dipertimbangkan Anjakan Gaji untuk perakuan PPSM Jabatan. Memastikan bahawa calon-calon yang ingin dipertimbangkan mestilah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan;
(iii) Membentangkan senarai calon-calon yang layak dipertimbangkan
Anjakan Gaji untuk diperakukan oleh PPSM Jabatan dan menerima keputusan;
(iv) Menyenaraikan calon-calon yang telah diperakukan dalam Borang
Perakuan;
(v) Menyenaraikan staf-staf yang telah memenuhi syarat tetapi tidak diperakukan PPSM Jabatan dalam Borang Tidak Peraku;
(vi) Mendapatkan tandatangan Pengerusi PPSM Jabatan bagi kedua-
dua borang tersebut; dan
(vii) Mengemukakan kedua-dua borang tersebut kepada Urus Setia PPSM UiTM dan dialamatkan kepada Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya, Jabatan Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar, UiTM Shah Alam;
3.2.2 Tanggungjawab PPSM Jabatan: (i) Memperakukan calon-calon yang layak mengikut keutamaan untuk
dipertimbangkan Anjakan Gaji sebagaimana yang disyaratkan; (ii) Memastikan bahawa hanya calon-calon yang memenuhi syarat
sahaja diperakukan dan menandatangani Borang Perakuan; dan
4
(iii) Mengemukakan penjelasan bagi mana-mana staf yang memenuhi syarat tetapi tidak diperakukan dengan melengkapkan dan menandatangani Borang Tidak Peraku.
4. SYARAT-SYARAT PERTIMBANGAN ANJAKAN GAJI
4.1 Syarat-Syarat Am (Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Sistem Saraan
Malaysia Bil. 4 Tahun 2002):
4.1.1 Seseorang staf yang berada di gred lantikan boleh dipertimbangkan (bukan secara automatis) sebanyak 2 (dua) kali Anjakan Gaji iaitu Anjakan Gaji Pertama dan Anjakan Gaji Kedua.
4.1.1.1 Anjakan Gaji Pertama boleh dipertimbangkan setelah staf
memenuhi 5 (lima) syarat-syarat seperti berikut:-
i) Disahkan ke dalam perkhidmatan; ii) Lulus Penilaian Tahap Kecekapan yang ditentukan; iii) Berkhidmat tidak kurang daripada tiga (3) tahun; iv) Mencapai tahap prestasi yang baik (80%) dan v) Diperakukan oleh Ketua Jabatan.
4.1.1.2 Anjakan Gaji Kedua pula boleh dipertimbangkan setelah staf
memenuhi 4 (empat) syarat-syarat seperti berikut:-
i) Lulus Penilaian Tahap Kecekapan yang ditentukan; ii) Telah memperolehi Anjakan Gaji Pertama tidak kurang
daripada 1 (satu) tahun; iii) Mencapai tahap prestasi yang baik (80%) dan iv) Diperakukan oleh Ketua Jabatan.
4.1.2 Bagi gred kenaikan pangkat dengan 2 (dua) Peringkat gaji terdapat
satu Anjakan Gaji sahaja.
4.1.2.1 Anjakan Gaji bagi gred kenaikan pangkat tersebut boleh dipertimbangkan apabila memenuhi 4 (empat) syarat-syarat seperti berikut:-
i) Lulus Penilaian Tahap Kecekapan yang ditentukan; ii) Telah berada di gred kenaikan pangkat berkenaan
tidak kurang daripada 1 (satu) tahun; iii) Mencapai tahap prestasi yang baik (80%); iv) Diperakukan oleh Ketua Jabatan.
4.1.3 Staf yang dikenakan hukuman tatatertib, tangguh pergerakan gaji
atau turun gaji, tidak layak menerima Anjakan Gaji dalam tempoh hukuman tersebut.
4.1.4 Pemberian Anjakan Gaji adalah tertakluk kepada kuota, dasar dan
keputusan yang dibuat dari masa ke semasa oleh PPSM UiTM.
5
4.1.5 Staf yang dilantik pada dan selepas 02 Januari 2002 ke atas, lantikan pertama kerajaan dan menduduki Tahap Kecekapan Satu (TK1) adalah wajib lulus dengan jayanya Kursus Kenegaraan TK1 anjuran Biro Tatanegara.
4.2 Syarat-Syarat Tambahan Universiti (Berdasarkan Keputusan PPSM UiTM):
4.2.1 Berdasarkan kepada keputusan mesyuarat PPSM UiTM yang ke 02/2005 pada 15 Disember 2005, ke 03/2009 pada 15 Disember 2009 dan secara edaran pada 31 Mei 2011, staf berkenaan tidak layak dipertimbangkan Anjakan Gaji seperti berikut:-
(i) Staf Akademik (termasuk Penolong Pensyarah) yang telah
dinaikkan pangkat pada tahun pertimbangan Anjakan Gaji berkenaan; dan
(ii) Staf Akademik dan Pentadbiran yang bersara secara pilihan sendiri kerana sebab persendirian dan berhenti pada tahun pertimbangan Anjakan Gaji berkenaan.
4.2.2 Mesyuarat PPSM UiTM yang ke 02/2005 pada 15 Disember 2005
turut memutuskan keputusan seperti berikut: (i) Staf akademik dan pentadbiran yang belum memperolehi
keputusan/ gagal/ tidak tamat/ tarik diri/ tiada keputusan Ijazah Kedoktoran/ Ijazah Sarjana dari Cuti Belajar Bergaji Penuh (dengan/ tanpa biasiswa) ditangguhkan pemberian Anjakan Gaji dan dikenakan tempoh penalti 5 tahun dari tarikh lapor diri dari pengajian.
(ii) Staf yang sedang dalam pengajian/ cuti belajar ditangguhkan pemberian Anjakan Gaji, sehingga mereka memperolehi Ijazah Kedoktoran/ Ijazah Sarjana masing-masing.
4.2.3 Mesyuarat PPSM UiTM yang ke 02/2011 pada 10 November 2011
telah bersetuju mengesahkan keputusan pertimbangan anjakan gaji tahun 2010 bagi staf UiTM yang ditangguhkan pemberian anjakan gaji kerana belum memperolehi Ijazah Kedoktoran/Ijazah Sarjana (telah diluluskan dalam PPSM UiTM Secara Edaran pada 31 Mei 2011) dengan syarat memenuhi kriteria asas pertimbangan Anjakan Gaji termasuk memperolehi markah Laporan Nilaian Prestasi Tahun (LNPT) 2009 sebanyak 80% dan ke atas serta diperakukan oleh PPSM peringkat jabatan masing-masing.
4.2.4 Mesyuarat PPSM UiTM yang ke 02/2012 pada 28 Jun 2012 telah bersetuju menangguhkan pemberian Anjakan Gaji Tahun 2011 bagi staf UiTM kerana masih belum memperolehi PhD.
4.2.5 Mesyuarat PPSM UiTM yang ke 05/2012 pada 17 Disember 2012
telah memutuskan untuk menangguhkan pemberian Anjakan Gaji Tahun 2012 kepada staf UiTM yang sedang cuti belajar dan yang
6
telah melapor diri setelah tamat tempoh cuti belajar tetapi masih belum memperolehi PhD.
4.2.6 Mesyuarat PPSM UiTM yang ke 01/2013 pada 6 Mei 2013 telah
memutuskan untuk menangguhkan pemberian Anjakan Gaji Tahun 2013 kepada staf UiTM yang sedang cuti belajar dan yang telah melapor diri setelah tamat tempoh cuti belajar tetapi masih belum memperolehi PhD.
5.0 KRITERIA DAN PROSEDUR PEMILIHAN ANJAKAN GAJI
5.1 STAF AKADEMIK
5.1.1 Kriteria Pemilihan:
1. Staf yang ingin dipertimbangkan mestilah menepati syarat-syarat Anjakan Gaji sebagaimana yang disyaratkan.
2. Kuota pemberian Anjakan Gaji akan ditentukan oleh PPSM
UiTM. Oleh yang demikian, PPSM Peringkat Jabatan hendaklah memilih dan memperakukan calon-calon mengikut keutamaan.
3. Staf Akademik yang telah bersara wajib atau bersara pilihan
atas sebab-sebab kesihatan boleh dipertimbangkan untuk Anjakan Gaji. Walau bagaimanapun, staf yang bersara pilihan pada tahun penilaian atas sebab-sebab persendirian tidak boleh dipertimbangkan untuk Anjakan Gaji.
5.1.2 Prosedur Pemilihan
1. PPSM Peringkat Jabatan hendaklah membuat perakuan
mengikut keutamaan bagi calon-calon untuk dipertimbangkan Anjakan Gaji. Ini termasuklah calon-calon daripada kategori Timbalan Dekan/Timbalan Pengarah/Timbalan Ketua di Jabatan.
2. Calon-calon kategori Timbalan Dekan/Ketua
Program/Koordinator di Jabatan yang telah diperakukan oleh PPSM Jabatan, akan diperakukan sekali lagi oleh PPSM Induk UiTM dengan menggunakan peruntukan kuota Jabatan masing-masing.
3. Manakala, calon-calon daripada kategori Ketua-ketua
Jabatan iaitu Penolong Naib Canselor, Pengarah Kampus, Dekan, Pengarah/Ketua Bahagian, akan diperakukan oleh Naib Canselor dan dipertimbangkan oleh PPSM Induk UiTM dengan menggunakan peruntukan kuota untuk Ketua Jabatan.
4. Staf Akademik yang telah lulus PTK bagi tahun yang
terdahulu tetapi masih belum berjaya mendapat Anjakan
7
Gaji hendaklah dinilai bersama-sama dengan Staf Akademik yang lulus PTK bagi tahun semasa/terkini.
5. Pemilihan (ranking) calon hendaklah dilaksanakan
berdasarkan kepada keseluruhan Tahap (TK) dan bukannya diasingkan/dikategorikan mengikut setiap TK.
6. Calon-calon yang telah dipilih hendaklah disenaraikan
mengikut keutamaan di dalam borang perakuan yang dilampirkan secara berasingan daripada calon-calon staf pentadbiran.
7. Borang-borang perakuan yang telah lengkap diisi hendaklah
diperaku dan ditandatangani oleh Pengerusi PPSM Jabatan beserta dengan cop rasmi dan tarikh perakuan. Borang perakuan boleh juga didapati di Portal i-staf UiTM.
8. Manakala bagi calon-calon yang layak tetapi tidak diperaku
hendaklah disenaraikan bersama dengan sebab-sebab tidak peraku di dalam Borang Tidak Peraku secara berasingan daripada calon-calon staf pentadbiran.
9. Borang-borang perakuan yang berkenaan hendaklah
dihantar kepada Timbalan Pendaftar, Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya, Jabatan Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar, UiTM Shah Alam pada atau sebelum tarikh tutup pencalonan. Borang yang diterima selepas tarikh tutup pencalonan tidak akan dipertimbangkan.
10. Calon-calon yang telah dipilih dan diperakukan PPSM
Jabatan akan dibentangkan kepada PPSM UiTM untuk dipertimbangkan.
11. Untuk makluman, berikut merupakan Panel/Penilai bagi
pemilihan dan perakuan calon staf akademik yang dipertimbangkan Anjakan Gaji mengikut kategori:-
Kategori Panel/Penilai Kuota Penolong Naib Canselor/ Rektor Kampus/Dekan/ Pengarah/ Bahagian/Pusat Ketua Bahagian/Pusat
Penilaian/Perakuan : Naib Canselor
Pertimbangan/ Pengesahan : Panel Pembangunan Sumber Manusia Peringkat UiTM
Ketua Jabatan
Timbalan Rektor Kampus/ Timbalan Pengarah/ Timbalan Ketua Pensyarah Pensyarah Muda Pen. Pensyarah
Penilaian/Perakuan : Panel Pembangunan Sumber Manusia Peringkat Jabatan
Pertimbangan/Pengesahan : Panel Pembangunan Sumber Manusia Peringkat UiTM
Jabatan
8
Timbalan Dekan Ketua Program Koordinator
Penilaian/Perakuan Pertama : Panel Pembangunan Sumber Manusia Peringkat Jabatan
Penilaian/Perakuan Kedua/ Pertimbangan/Pengesahan : Panel Pembangunan Sumber Manusia Peringkat UiTM
Jabatan
5.2 STAF PENTADBIRAN
5.2.1 Kriteria Pemilihan:
1. Staf yang ingin dipertimbangkan mestilah menepati syarat-syarat Anjakan Gaji sebagaimana yang ditetapkan.
2. Kuota pemberian Anjakan Gaji akan ditentukan oleh PPSM
UiTM. Oleh yang demikian, PPSM Peringkat Jabatan hendaklah memilih dan memperakukan calon-calon mengikut keutamaan.
3. Staf Pentadbiran yang telah bersara wajib atau bersara
pilihan atas sebab-sebab kesihatan boleh dipertimbangkan untuk Anjakan Gaji. Walau bagaimanapun, staf yang bersara pilihan atas sebab-sebab persendirian tidak boleh dipertimbangkan untuk Anjakan Gaji.
5.2.2 Prosedur Pemilihan
1. PPSM Peringkat Jabatan hendaklah membuat perakuan
mengikut keutamaan bagi calon-calon untuk dipertimbangkan Anjakan Gaji.
2. Staf Pentadbiran yang telah lulus PTK bagi tahun yang
terdahulu tetapi masih belum berjaya mendapat Anjakan Gaji hendaklah dinilai bersama-sama dengan Staf Pentadbiran yang lulus PTK bagi tahun semasa/terkini.
3. Pemilihan (ranking) calon hendaklah dilaksanakan
berdasarkan kepada keseluruhan Tahap (TK) dan bukannya diasingkan/dikategorikan mengikut setiap TK.
4. Calon-calon yang telah dipilih hendaklah disenaraikan
mengikut keutamaan di dalam borang perakuan yang dilampirkan secara berasingan daripada calon-calon staf akademik.
5. Borang-borang perakuan yang telah lengkap diisi hendaklah
diperaku dan ditandatangani oleh Pengerusi PPSM Jabatan beserta dengan cop rasmi dan tarikh perakuan. Borang perakuan boleh juga didapati di Portal i-staf UiTM.
6. Manakala bagi calon-calon yang layak tetapi tidak diperaku
hendaklah disenaraikan bersama dengan sebab-sebab tidak
9
peraku di dalam Borang Tidak Peraku secara berasingan daripada calon-calon staf akademik.
7. Borang-borang perakuan yang berkenaan hendaklah
dihantar kepada Timbalan Pendaftar, Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya, Jabatan Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar, UiTM Shah Alam pada atau sebelum tarikh tutup pencalonan. Borang yang diterima selepas tarikh tutup pencalonan tidak akan dipertimbangkan.
8. Calon-calon yang telah dipilih dan diperakukan PPSM
Jabatan akan dibentangkan kepada PPSM UiTM untuk dipertimbangkan.
9. Untuk makluman, berikut merupakan Panel/Penilai bagi
pemilihan dan perakuan calon staf pentadbiran yang dipertimbangkan Anjakan Gaji mengikut kategori:-
Kategori Panel/Penilai Kuota
Pendaftar/ Bendahari/ Ketua Pustakawan/ Pengarah
Penilaian/Perakuan : Naib Canselor
Pertimbangan/ Pengesahan : Panel Pembangunan Sumber Manusia Peringkat UiTM
Ketua Jabatan
Staf pentadbiran
Penilaian/Perakuan : Panel Pembangunan Sumber Manusia Peringkat Jabatan
Pertimbangan/Pengesahan : Panel Pembangunan Sumber Manusia Peringkat UiTM
Jabatan
6.0 BORANG-BORANG YANG DIGUNAPAKAI
(i) Borang Perakuan Panel Pembangunan Sumber Manusia Bagi Tujuan Anjakan Gaji Staf Akademik (BPPPK/AG-PERAKU/2/2004)
(ii) Borang Perakuan Panel Pembangunan Sumber Manusia Bagi Tujuan
Anjakan Gaji Staf Pentadbiran (BPPPK/AG-PERAKU/1/2004) (iii) Borang Tidak Peraku Panel Pembangunan Sumber Manusia Bagi Tujuan
Anjakan Gaji Staf Akademik (BPPPK/AG-TIDAKPERAKU/2/PINDAAN2007) (iv) Borang Tidak Peraku Panel Pembangunan Sumber Manusia Bagi Tujuan
Anjakan Gaji Staf Pentadbiran (BPPPK/AG-TIDAKPERAKU/1/PINDAAN2007)
10
7.0 SENARAI STATUT DAN PERATURAN Bil Tajuk Tarikh
Kuat kuasa
Punca Kuasa (Bil. Mesyuarat/Tarikh/Minit)
LPU JKK JKLPS
JKP Senat JKE MKJ BPD
Lain-Lain
1 Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam
01.11.2002 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002
2 Pelaksanaan Integrasi Modul Kenegaraan Dalam Kursus Induksi
01.01.2005 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2005
3 Syarat Lulus Penilaian Tahap Kecekapan 1 (TK1) Di Bawah Sistem Saraan Malaysia
01.01.2005 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2005
4 Penentuan Keputusan Keseluruhan Penilaian Tahap Kecekapan Bagi Pegawai Yang Menduduki Semula Peperiksaan Penilaian Tahap Kecekapan Pada Tahun 2004
Surat JPA(S)(K) 241/76.Jld 5(5) bertarikh 28 Jun 2005
5 Syarat-Syarat Tambahan Universiti Bagi Pertimbangan Anjakan Gaji Staf
15.12.2005 Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia pada 15.12.2005.
6 Perubahan Syarat-Syarat Tambahan Universiti Bagi Pertimbangan Anjakan Gaji Staf
15.12.2009 Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia pada 15.12.2009.
7 Perubahan Syarat-Syarat Tambahan Universiti Bagi Pertimbangan Anjakan Gaji Staf
31.05.2011 Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia secara edaran pada 31.05.2011.
8 Perubahan Syarat-Syarat Tambahan Universiti Bagi Pertimbangan Anjakan Gaji Staf
28.06.2012 Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia Bil. 2/2012 pada 28.06.2012
9 Perubahan Syarat-Syarat Tambahan Universiti Bagi Pertimbangan Anjakan Gaji Staf
17.12.2012 Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia Bil. 5/2012 pada 17.12.2012.
10 Perubahan Syarat-Syarat Tambahan Universiti Bagi Pertimbangan Anjakan Gaji Staf
06.05.2013 Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia Bil. 1/2013 pada 06.05.2013.
11
12
8.0 RUJUKAN
8.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 04 Tahun 2002 – Skim Perkhidmatan Sistem Saraan Malaysia bertarikh 01.11.2002
8.2 Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan
Penamatan Perkhidmatan) 2012 (P.U.A. (1)) 8.3 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2010 bertarikh 30 November 2010
- Pemansuhan Penilaian Tahap Kecekapan telah menjelaskan mengenai pemansuhan PTK
8.4 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3/2012 bertarikh 10 Mei 2012 – Kaedah
Pemberian Anjakan Gaji Berdasarkan Jadual Gaji Minimum-Maksimum
8.5 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2013 bertarikh 13 Jun 2013 – Pemberian Pemindahan Gaji Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan Di Bawah Sistem Saraan Malaysia
8.6 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 36/2013 bertarikh 29 Oktober 2013 –
Penambahbaikan Jadual Gaji Minimum – Maksimum Gred 1 hingga Gred 54 Di Bawah Sistem Saraan Malaysia
1
Lampiran 7
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PEMBERIAN ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG
1.0 TUJUAN
1.1 Menjelaskan dasar dan kaedah bagi pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang di UiTM.
2.0 TAKRIFAN 2.1 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)
Penghargaan UiTM kepada staf yang telah memberi perkhidmatan yang cemerlang. Perkhidmatan cemerlang adalah perkhidmatan yang diberikan oleh seseorang staf UiTM yang mutu atau penghasilannya melebihi daripada keperluan tanggungjawab biasa bagi jawatannya. Perkhidmatan yang diberikan itu boleh dijadikan contoh dan ikutan, serta memberi pengaruh yang menggerakkan kecergasan bekerja dan daya usaha staf UiTM yang lain.
2.2 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
Ahli Jawatankuasa yang berfungsi mengesahkan markah penilaian prestasi staf, mengesyor atau menentukan penempatan dan pembangunan kerjaya pegawai, mengesyor bimbingan dan kaunseling untuk mempertingkatkan prestasi dan motivasi pegawai, mengenalpasti dan merancang keperluan latihan pegawai.
2
3.0 TADBIR URUS
Nama Jawatankuasa
Senarai Keahlian
Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Peringkat UiTM
Pengerusi Naib Canselor Ahli i) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Akademik dan Antarabangsa) ii) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar) iii) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) iv) Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri, Masyarakat dan Alumni) v) Pendaftar vi) Bendahari Setiausaha Ketua Timbalan Pendaftar (Jabatan Pengurusan Sumber Manusia)
Panel Pembangunan Sumber Manusia peringkat Jabatan
Senarai keahlian berdasarkan jabatan masing-masing. Keanggotaan PPSM peringkat Jabatan adalah seperti dalam Manual Penyediaan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) bagi Staf UiTM
4.0 AKTIVITI UTAMA PENGURUSAN PEMBERIAN ANUGERAH PERKHIDMATAN
CEMERLANG 4.1 Pengurusan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
Menguruskan pencalonan APC PTJ masing-masing berdasarkan surat keliling mohon pencalonan APC berserta format minit mesyuarat APC yang dikeluarkan oleh Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya. Contoh format minit mesyuarat APC seperti di lampiran 1.
3
4.2 Dasar dan Kaedah Pemberian APC
Anggota yang layak dipertimbangkan untuk dipilih dan diberi APC adalah seperti berikut :
a) Anggota Perkhidmatan Awam dalam semua kumpulan, gred dan kategori yang dilantik oleh mana-mana pihak berkuasa melantik, termasuk pihak yang diwakilkan kuasa oleh pihak berkuasa melantik berkenaan, untuk berkhidmat dengan agensi awam sama ada secara tetap, sementara atau kontrak. Ini termasuk anggota yang berada di atas tangga gaji dan syarat-syarat perkhidmatan di bawah Laporan Jawatankuasa Kabinet 1976, Sistem Saraan Baru (SSB) dan Sistem Saraan Malaysia;
b) Telah berkhidmat bagi tempoh genap setahun pada hari tarikh tahun penilaian;
c) Memperolehi markah prestasi sebanyak 85 peratus dan ke atas pada
tahun penilaian; d) Tiada cuti tanpa gaji pada tahun penilaian; dan e) Bebas daripada tindakan tatatertib pada tahun penilaian
4.3 Bilangan Penerima
Bilangan keseluruhan penerima P.P.C. dan APC bagi setiap PTJ tidak boleh melebihi 8 peratus daripada jumlah staf yang sedang berkhidmat pada 31 Disember tahun penilaian dan had maksimum penerima P.P.C. tidak boleh melebihi 3/8 daripada jumlah keseluruhan penerima P.P.C. dan APC. Sekiranya pada tahun berkenaan tiada staf yang layak menerima P.P.C., maka Universiti tidak perlu melaksanakan penganugerahan P.P.C. bagi tahun berkenaan dan kuota tersebut boleh digunakan untuk pemberian APC.
4.4 Insentif dan Hadiah Insentif dan hadiah APC adalah seperti berikut:
• Sijil Perkhidmatan Cemerlang; • Hadiah prestasi sebanyak RM1,000; • Peluang dan keutamaan untuk memajukan kerjaya seperti menghadiri
kursus, seminar atau persidangan yang boleh menyumbang kepada peningkatan prestasi kerja;
• Peluang dan keutamaan bagi pencalonan untuk menerima pingat, bintang dan darjah kebesaran Persekutuan dan negeri; dan
• Nama dan gambar penerima dipamerkan di pejabat di lokasi yang strategik atau yang biasa dikunjungi orang ramai.
4
4.5 Penganugerahan APC Penganugerahan APC kepada penerimanya berlaku pada Hari Kemuncak Kualiti di UiTM Shah Alam bagi penerima di UiTM Shah Alam sahaja dan bagi Kampus Cawangan adalah adalah pada Hari Kemuncak Kualiti PTJ masing-masing.
4.6 Carta Alir Proses Kerja
Carta alir proses kerja pemberian APC adalah seperti di Lampiran 2.
4.7 Senarai Semak APC
Senarai semak penghantaran Minit Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia dan Pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang adalah seperti di Lampiran 3.
5.0 RUJUKAN 5.1 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2002 bertarikh 22
November 2002 - Garis Panduan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam
5.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 04 Tahun 2002 – Skim Perkhidmatan Sistem
Saraan Malaysia bertarikh 01.11.2002
5.3 Manual Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Bagi Staf UiTM 5.4 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2012 bertarikh 14 Disember 2012 -
Penganugerahan Pingat Perkhidmatan Cemerlang dan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.
5
LAMPIRAN 1
FORMAT MINIT MESYUARAT PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA
PERINGKAT JABATAN/BAHAGIAN/PUSAT/UNIT/FAKULTI/KAMPUS CAWANGAN Untuk Tindakan Jabatan Yang Mempunyai PPSM Sahaja
MINIT MESYUARAT PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA
JABATAN/BAHAGIAN/PUSAT/UNIT/FAKULTI/KAMPUS CAWANGAN _________
Tarikh : Tempat : Masa : Hadir 1. Nama Penuh Jawatan Hakiki Jawatan Dalam PPSM No. Pekerja
6
1.0 Pendahuluan 2.0 Tujuan Mesyuarat
Nota: Nyatakan tujuan mesyuarat iaitu untuk membuat penyelarasan penilaian prestasi staf Bahagian/Kampus Cawangan/ Fakulti/Pusat bagi tahun 2013 untuk menentukan pergerakan gaji bagi tahun 2014.
Setiap Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit/Fakulti/Kampus Cawangan perlu mengemukakan Ringkasan Laporan Penilaian Prestasi secara terperinci (dicetak terus melalui Sistem STARS atau mendapatkannya dari pihak Pejabat Teknologi Maklumat).
3.0 Jumlah Staf
(Nyatakan jumlah staf di Bahagian/Kampus Cawangan/ Fakulti/Pusat seperti contoh yang diberi)
Jumlah staf tetap, sementara dan kontrak pada 31 Disember 2013 Staf Akademik : xxx orang Staf Pentadbiran : xxx orang ________ Jumlah : xxx orang =======
Nota : Jumlah staf tetap, sementara dan kontrak boleh disemak di Menu STARS V3 Portal iStaf – Pengurusan Maklumat Staf – Perkhidmatan – Prestasi – Laporan/Statistik – Senarai Statistik – Menu 4. Statistik Staf UiTM Mengikut Jabatan (Kuota). Kuota adalah berdasarkan data terakhir pada 31 Disember Tahun Penilaian Semasa
4.0 Kuota Staf Yang Layak Dicalonkan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Jumlah Keseluruhan Staf X 8 % : ______ orang 5.0 Senarai Nama Staf Yang Dicalonkan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
Bil
Nama
No.
Pekerja
Jawatan Semasa
Dinilai (2013)
Markah Prestasi
Nota: Setiap Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit/Fakulti/Kampus Cawangan perlu
mengemukakan satu senarai pencalonan sahaja. Senarai nama calon tidak perlu
7
diasingkan kepada staf akademik dan bukan akademik. Senarai nama perlulah didahului dengan calon yang memperolehi markah prestasi yang tertinggi dan seterusnya (mengikut keutamaan markah prestasi).
Setiap Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit/Fakulti/Kampus. Cawangan juga perlu memastikan bahawa ejaan nama calon-calon tersebut dinyatakan dengan pangkat/gelaran (Dato’/Datin/Prof./Prof. Dr./Prof. Madya Dr./Dr./Prof. Madya/Haji/Hajah dan lain-lain) adalah betul dan terkini.
6.0 Hal-hal Lain (Nyatakan jika ada) Mesyuarat berakhir pada jam ___________ Disahkan tertakluk kepada pindaan. Tandatangan Pengerusi ...................................................................... Nama/Cop Rasmi ...................................................................... Tarikh ...................................................................... Nota: Setiap Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit/Fakulti/Kampus Cawangan perlu memastikan ruang
‘Tandatangan Pengerusi’ ditandatangani dan dicop rasmi bagi mengesahkan minit mesyuarat serta pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.
LAMPIRAN 2
CARTA ALIR PROSES KERJA PEMBERIAN APC DI UiTM
Mula
LNPT
Pegawai Yang Dinilai mengisi *borang penilaian
Pegawai Penilai membuat penilaian
Nama dikeluarkan dari
senarai
Tidak
Nama dikeluarkan dari
senarai
Tidak
Pegawai Penilai kemukakan borang penilaian kepada urus setia PPSM (PTJ)
Urus setia PPSM (PTJ) menyenarai pendek pegawai yang memenuhi syarat dan kemuka ke PPSM (I)
Layak?
Urus setia PPSM (I) menyemak kelayakan. PPSM (I) bersidang dan memilih calon yang layak
Layak?
Agensi melaksanakan pemberian APC
Tamat
∗ Borang Penilaian – Borang LNPT
8
LAMPIRAN 3
SENARAI SEMAK BAGI PROSES ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG
Penghantaran Minit Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia dan Pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
Perkara/Tindakan Status ( )
1 Minit Mesyuarat PPSM Jabatan
2
Senarai pencalonan APC yang lengkap merujuk kepada format yang dimaklumkan. (Pastikan nama staf dan no. pekerja adalah sama) Setiap Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit/Fakulti/Kampus Cawangan perlu mengemukakan satu senarai pencalonan sahaja. Senarai nama calon tidak perlu diasingkan kepada staf akademik dan bukan akademik. Senarai nama perlulah didahului dengan calon yang memperolehi markah prestasi yang tertinggi dan seterusnya (mengikut keutamaan markah prestasi). Setiap Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit/Fakulti/Kampus. Cawangan juga perlu memastikan bahawa ejaan nama calon-calon tersebut dinyatakan dengan pangkat/gelaran (Dato’/Datin/Prof./Prof. Dr./Prof. Madya Dr./Dr./Prof. Madya/Haji/Hajah dan lain-lain) adalah betul dan terkini.
3
Ringkasan Terperinci Laporan Nilaian Prestasi Tahunan Keseluruhan Jabatan (Boleh dicetak daripada Sistem STARS atau mendapatkannya daripada pihak Pejabat Teknologi Maklumat) dan disahkan oleh Pengerusi PPSM Jabatan di setiap helaian muka surat ringkasan laporan.
4
Minit Mesyuarat PPSM/ Senarai Pencalonan APC/ Ringkasan Terperinci Laporan Nilaian Prestasi Bagi Tahun Yang Dinilai Keseluruhan Jabatan hendaklah ditandatangani atau/dan dicop rasmi Pengerusi PPSM Jabatan. (salinan asal Minit Mesyuarat/ Senarai Pencalonan APC/ Ringkasan Terperinci Laporan Nilaian Prestasi Bagi Tahun Yang Dinilai Keseluruhan Jabatan disertakan).
5
Minit Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia dan Pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Tahunan hendaklah dihantar ke Bahagian Pengurusan Prestasi dan Peningkatan Kerjaya, Pejabat Pendaftar sebelum atau pada 1 Februari setiap tahun.
9
1
Lampiran 8
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PENGANUGERAHAN PINGAT PERKHIDMATAN CEMERLANG (P.P.C.)
1.0 TUJUAN
1.1 Menjelaskan dasar dan kaedah bagi pengurusan penganugerahan Pingat
Perkhidmatan Cemerlang (P.P.C.) di UiTM.
2.0 TAKRIFAN 2.1 Pingat Perkhidmatan Cemerlang (P.P.C)
P.P.C. merupakan pingat bagi pegawai perkhidmatan awam yang menunjukkan
kecemerlangan luar biasa dalam bidang tugas yang diamanahkan serta aktif
dalam penglibatan dan sumbangan di luar tugas rasmi termasuk aktiviti
kesukarelaan, kemasyarakatan, sukan, kebudayaan dan sebagainya yang boleh
mengharumkan nama organisasi dan negara.
2.2 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) Penghargaan UiTM kepada staf yang telah memberi perkhidmatan yang
cemerlang. Perkhidmatan cemerlang adalah perkhidmatan yang diberikan oleh
seseorang staf UiTM yang mutu atau penghasilannya melebihi daripada
keperluan tanggungjawab biasa bagi jawatannya. Perkhidmatan yang diberikan
itu boleh dijadikan contoh dan ikutan, serta memberi pengaruh yang
menggerakkan kecergasan bekerja dan daya usaha staf UiTM yang lain.
2.3 Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Ahli Jawatankuasa yang berfungsi mengesahkan markah penilaian prestasi staf,
mengesyor atau menentukan penempatan dan pembangunan kerjaya pegawai,
mengesyor bimbingan dan kaunseling untuk mempertingkatkan prestasi dan
motivasi pegawai, mengenalpasti dan merancang keperluan latihan pegawai.
2
3.0 LATAR BELAKANG
3.1 Pemberian APC kepada pegawai perkhidmatan awam telah dilaksanakan
melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 2 Tahun 1993 dan
diubah suai menerusi PKPA Bil. 2 Tahun 2002 berikutan pelaksanaan Sistem
Saraan Malaysia (SSM).
3.2 APC merupakan penghargaan Kerajaan kepada pegawai perkhidmatan awam
yang telah memberi perkhidmatan cemerlang di samping pengiktirafan terhadap
perkhidmatan yang bermutu tinggi berdasarkan prestasi tahunan pegawai.
3.3 Selaras dengan transformasi negara ke arah budaya kerja berprestasi tinggi dan berinovasi, Kerajaan telah bersetuju supaya di samping pemberian APC, penganugerahan P.P.C. diwujudkan sebagai satu lagi bentuk pengiktirafan
terhadap pegawai perkhidmatan awam.
3.4 Lembaga Pengarah Universiti melalui mesyuarat ke 132 pada 19 Mac 2013 telah
bersetuju menerima pakai Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2012
mengenai Penganugerahan Pingat Perkhidmatan Cemerlang (P.P.C.) dan
Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) di Universiti Teknologi
MARA berkuat kuasa mulai 01 Januari 2013.
3.5 Lembaga Pengarah Universiti seterusnya bersetuju untuk melaksanakan
penganugerahan P.P.C. kepada staf UiTM mulai tahun 2013 berdasarkan
penilaian LNPT serta pencapaian cemerlang dalam kegiatan di luar tugas rasmi
tahun 2012. Bagaimanapun pencalonan ini tertakluk kepada kelulusan Lembaga
Pengarah Universiti, sebelum dikemukakan ke Jabatan Perkhidmatan Awam
untuk pengesahan dan pewartaan.
3.6 Pekeliling Pendaftar Bilangan 11 Tahun 2013 mengenai Penerimaan Pakai
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2012 mengenai Penganugerahan
Pingat Perkhidmatan Cemerlang (P.P.C.) dan Pemberian Anugerah
3
Perkhidmatan Cemerlang (APC) telah dikeluarkan pada 12 April 2013 dan
berkuatkuasa pada 1 Januari 2013.
4.0 PENGANUGERAHAN 4.1 Tujuan P.P.C. adalah untuk :
i. Memberi pengiktirafan kepada kecemerlangan luar biasa dalam aktiviti tugas
dan di luar tugas rasmi;
ii. Memberi pengiktirafan kepada hasil sumbangan kreativiti dan inovasi
pegawai;
iii. Memberi galakan untuk melibatkan diri dalam aktiviti kesukarelaan,
kemasyarakatan, sukan, kebudayaan dan sebagainya; dan
iv. Meningkatkan motivasi untuk membudayakan kecemerlangan di pelbagai
bidang tugas rasmi mahupun di luar tugas rasmi.
4.2 Pingat ini adalah dizahirkan oleh Yang Di-Pertuan Agong melalui Statut Pingat Perkhidmatan Cemerlang dan adalah diiktiraf sebagaimana pingat-pingat lain yang dizahirkan oleh Yang di-Pertuan Agong. Pingat ini boleh dipakai oleh pegawai semasa menghadiri sesuatu majlis rasmi.
5.0 PELAKSANAAN P.P.C DAN APC 5.1 Perbandingan Dasar Terdahulu (Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam
Bilangan 2 Tahun 2002 : Garis Panduan Pemberian Anugerah Perkhidmatan
Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam) dan Dasar terkini (Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2012 : Penganugerahan Pingat Perkhidmatan
Cemerlang (P.P.C.) dan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)
adalah seperti di Lampiran 1.
5.2 Implikasi pelaksanaan PP Bil. 13 Tahun 2012, bertarikh 14.12.2012 dan berkuatkuasa mulai 1.1.2013 :
4
Penyediaan/pengurusan insentif untuk PPC mulai tahun 2013, berdasarkan
penilaian prestasi tahun 2012;
i. Pingat Perkhidmatan Cemerlang;
ii. Sijil Pingat Perkhidmatan Cemerlang; dan
iii. Sijil Simpanan Premium bernilai RM1,000.00 (Penerima P.P.C dan APC
terhad kepada tidak melebihi 8% pada 31 Disember tahun penilaian).
5.3 Dasar penganugerahan P.P.C. dan pemberian APC
i. Bilangan keseluruhan penerima P.P.C. dan APC bagi setiap agensi tidak
boleh melebihi 8 peratus daripada jumlah staf yang sedang berkhidmat pada
31 Disember tahun penilaian dan had maksimum penerima P.P.C. tidak
boleh melebihi 3/8 daripada jumlah keseluruhan penerima P.P.C. dan APC.
Sekiranya pada tahun berkenaan tiada staf yang layak menerima P.P.C.,
maka Universiti tidak perlu melaksanakan penganugerahan P.P.C. bagi
tahun berkenaan dan kuota tersebut boleh digunakan untuk pemberian APC.
ii. P.P.C yang telah diterima oleh pegawai boleh ditarik balik mengikut Fasal V,
Statut P.P.C. dan perenggan 7 Peraturan-peraturan Yang Menentukan
Penganugerahan Pingat Perkhidmatan Cemerlang bagi keadaan seperti di
Lampiran A.
5.4 Carta Alir Proses Kerja
Carta alir proses kerja penganugerahan P.P.C. adalah seperti di Lampiran B.
5.5 Borang Penilaian
Setiap staf yang menepati syarat-syarat yang ditetapkan perlu melengkapkan
maklumat kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi menerusi modul dalam
aplikasi HRMIS yang diwujudkan bagi maksud P.P.C. atau mengisi borang
5
secara manual untuk dinilai pada setiap tahun penilaian. Maklumat tersebut perlu
dilengkapkan bagi tujuan pemilihan penerima P.P.C.
Borang penilaian secara manual adalah seperti di Lampiran D.
6.0 AKTIVITI UTAMA PENGURUSAN PENGANUGERAHAN PINGAT PERKHIDMATAN CEMERLANG 6.1 Menerima dan Mengurus Surat Keliling Mohon Pencalonan P.P.C. daripada
Urus Setia PPSM UiTM
Menerima dan menguruskan surat/emel memohon pencalonan daripada Jabatan
masing-masing.
6.2 Terima pencalonan daripada PPSM peringkat Jabatan mengikut tarikh yang
ditetapkan.
Pastikan maklumat pencalonan lengkap iaitu Borang Penilaian Kegiatan dan
Sumbangan (Lampiran D) dan salinan bukti yang disahkan bagi penglibatan
dalam setiap aktiviti yang disenaraikan.
6.3 Mohon Pegawai Yang Dinilai (PYD) melengkapkan borang Lampiran D
Memohon PYD untuk melengkapkan borang Lampiran D dan memastikan
maklumat pencalonan lengkap iaitu Borang Penilaian Kegiatan dan Sumbangan
(Lampiran D) dan salinan bukti yang disahkan bagi penglibatan dalam setiap
aktiviti yang disenaraikan bagi tempoh tiga tahun terakhir penilaian.
6
6.4 Menyemak Pencalonan daripada PYD
Menyemak pencalonan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dan
menguruskan kertas kerja dan maklumat calon berkenaan.
6.5 Membawa Pencalonan ke PPSM peringkat Jabatan
Di bawa ke PPSM peringkat Jabatan masing-masing bagi menyemak kesahihan
bukti penglibatan yang dikemukakan sebelum dibuat penilaian dan pengesahan
dan mengenalpasti calon yang sesuai di calonkan berdasarkan keputusan panel
PPSM masing-masing.
6.6 Mengemukakan Minit Mesyuarat ke PPSM UiTM
Minit mesyuarat lengkap berdasarkan keputusan PPSM peringkat Jabatan,
dikemukakan kepada PPSM UiTM berserta dokumen seperti berikut bagi
pemilihan calon yang muktamad:
- Borang penilaian Lampiran D
- Salinan bukti yang disahkan bagi penglibatan dalam setiap aktiviti yang
disenaraikan bagi tempoh tiga tahun terakhir penilaian
- Salinan kad pengenalan
- Salinan senarai tugas; dan
- Salinan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) tahun penilaian terkini
6.7 Urus Setia PPSM UiTM menyemak maklumat seperti di bawah bagi pencalonan
P.P.C. oleh PPSM peringkat Jabatan:
- Tapisan Keselamatan Kasar (jenayah dan keselamatan) Polis Diraja
Malaysia (PDRM)
- Tapisan Keutuhan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM);
dan
- Tapisan Keutuhan Jabatan Insolvensi Malaysia
7
6.8 Mengemukakan Pencalonan P.P.C. oleh PPSM peringkat Jabatan ke PPSM
UiTM
Kertas kerja lengkap berdasarkan keputusan PPSM peringkat Jabatan,
dikemukakan kepada PPSM UiTM berserta borang Lampiran D dan salinan bukti
yang disahkan bagi penglibatan dalam setiap aktiviti yang disenaraikan bagi
pemilihan calon yang muktamad.
6.9 Pengesahan Borang Pencalonan dan Dokumen Sokongan P.P.C. oleh
Pengerusi PPSM UiTM
Borang Lampiran D dan salinan bukti akan disahkan oleh Pengerusi PPSM UiTM
bagi penglibatan dalam setiap aktiviti yang disenaraikan bagi calon yang
diperakukan oleh PPSM UiTM.
6.10 Mengemukakan Pencalonan P.P.C. oleh PPSM UiTM ke Lembaga Pengarah
Universiti (LPU)
Kertas kerja lengkap berdasarkan keputusan PPSM UiTM, dikemukakan kepada
LPU berserta borang Lampiran D dan salinan bukti yang disahkan bagi
penglibatan dalam setiap aktiviti yang disenaraikan bagi pertimbangan dan
perakuan sebelum dikemukakan kepada Kementerian Pendidikan Malaysia /
Jabatan Perkhidmatan Awam.
6.11 Mengemukakan Pencalonan P.P.C. yang diperakukan oleh LPU ke Kementerian
Pendidikan Malaysia / Jabatan Perkhidmatan Awam
Mengemukakan senarai penerima P.P.C. bagi tahun semasa kepada
Kementerian Pendidikan Malaysia / Jabatan Perkhidmatan Awam untuk
pengesahan dan pewartaan.
8
7.0 RUJUKAN
7.1 Pekeliling Pendaftar Bilangan 11 Tahun 2013 bertarikh 12 April 2013 -
Penerimaan Pakai Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2012 Yang
Bertajuk Penganugerahan Pingat Perkhidmatan Cemerlang (P.P.C.) Dan
Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)
7.2 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2012 bertarikh 14 Disember 2012
- Penganugerahan Pingat Perkhidmatan Cemerlang dan Pemberian Anugerah
Perkhidmatan Cemerlang.
7.3 Warta Kerajaan Seri Paduka Baginda No. 41, Jilid 55 Tarikh 10 Oktober 2011 mengenai Statut Pingat Perkhidmatan Cemerlang
7.4 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2002 bertarikh 22
November 2002 - Garis Panduan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Anggota
Perkhidmatan Awam
1
Lampiran 1
JADUAL RINGKASAN PENGANUGERAHAN P.P.C. DAN PEMBERIAN APC
BIL PERKARA P.P.C APC
1. Bilangan penerima Bilangan keseluruhan penerima P.P.C. dan APC bagi setiap agensi tidak melebihi 8 peratus daripada pegawai yang sedang berkhidmat pada 31 Disember tahun penilaian berkenaan. Walau bagaimanapun, had maksimum penerima P.P.C tidak boleh melebihi 3/8 daripada jumlah keseluruhan penerima P.P.C. dan APC. Sekiranya pada tahun berkenaan tiada pegawai perkhidmatan awam yang layak menerima P.P.C., maka agensi tidak perlu melaksanakan penganugerahan P.P.C. bagi tahun berkenaan dan kuota tersebut boleh digunakan untuk pemberian APC.
PPC (%) APC (%)
3 5
2 6
1 7
0 8
2. Syarat Kelayakan Pegawai yang layak dipertimbangkan;
Pegawai tetap yang telah disahkan dalam perkhidmatan;
Telah genap 5 tahun berkhidmat dalam perkhidmatan awam pada tahun prestasinya dinilai (pencalonan kali pertama);
Jawatan Gred 1 hingga 54 atau setaraf;
Cemerlang dalam prestasi kerja dan aktiviti atau sumbangan di luar tugas rasmi dalam tempoh 3 tahun terakhir;
Lulus tapisan keselamatan (jenayah dan keselamatan) Polis Diraja Malaysia (PDRM);
Lulus tapisan keutuhan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM);
Lulus tapisan keutuhan Jabatan Insolvensi Malaysia;
Tidak pernah dikenakan tindakan tatatertib; dan
Diperakukan oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM).
Bagi pencalonan kali kedua, pegawai:
Memenuhi semua syarat di atas, dan
Perkhidmatan tidak terputus dalam tempoh 5 tahun dari tarikh penganugerahan kali pertama.
Semua pegawai perkhidmatan awam yang :
Dilantik secara tetap, sementara atau kontrak; dan
Telah berkhidmat genap setahun pada hari terakhir tahun penilaian
2
BIL PERKARA
P.P.C
APC
3.
Asas Penilaian
Keahlian pertubuhan kemasyarakatan/ NGO/ kelab/ persatuan/ pasukan sukarela;
Sumbangan inovatif/ kreatif/ bakat/ kemahiran;
Sukan dan permainan;
Penglibatan dalam aktiviti/program; dan
Komitmen kepada tugasan di luar waktu pejabat
Tidak berkenaan
4.
Asas Pertimbangan
Memperoleh markah LNPT 85% dan ke atas;
Memperolehi markah penilaian aktiviti atau sumbangan di luar tugas rasmi 10 markah dan ke atas.
Memperoleh markah LNPT 85% dan ke atas;
Bebas dari tindakan tatatertib dalam tahun penilaian
5.
Insentif
Pingat Perkhidmatan Cemerlang;
Sijil Pingat Perkhidmatan Cemerlang; dan
Sijil Simpanan Premium bernilai RM1,000.00.
Sijil Perkhidmatan Cemerlang; dan
Hadiah prestasi sebanyak RM1,000.00;
6.
Insentif Lain
Peluang dan keutamaan dalam :
Pembangunan kerjaya seperti menghadiri kursus, seminar atau persidangan yang boleh menyumbang kepada peningkatan prestasi kerja; dan
Pencalonan untuk menerima Darjah Kebesaran, Bintang dan Pingat Persekutuan dan Negeri
Folder sijil seperti diploma atau setaraf;
Gambar dan bingkai gambar;
Peluang dan keutamaan untuk memajukan kerjaya seperti menghadiri kursus, seminar atau persidangan yang boleh menyumbang kepada peningkatan prestasi kerja;
Peluang dalam pencalonan untuk menerima pingat, bintang dan darjah kebesaran Persekutuan dan negeri; dan
Nama dan gambar penerima dipamerkan di pejabat, di lokasi yang strategik atau yang biasa dikunjungi orang ramai.
3
BIL PERKARA
P.P.C
APC
7. Penarikan Balik Pingat
Pingat Perkhidmatan Cemerlang yang telah dianugerahkan kepada pegawai boleh ditarik balik mengikut Fasal V, Statut P.P.C. dan perenggan 7 Peraturan-Peraturan Yang Menentukan Penganugerahan Pingat Perkhidmatan Cemerlang, sekiranya pegawai :
Telah disabitkan atas sesuatu kesalahan yang melibatkan fraud, kecurangan atau keburukan akhlak; atau
Hilang taraf kewarganegaraan; atau
Disifatkan berkelakuan tidak sesuai sebagai penerima pingat oleh PPSM
Tidak berkenaan
8. Perolehan Pingat Reka bentuk pingat adalah seperti yang termaktub dalam Statut P.P.C dan perolehan dibuat dengan pembekal yang telah dilantik oleh Kerajaan berdasarkan tatacara kewangan yang berkuatkuasa; dan
Urusan perolehan pingat dilaksanakan oleh kementerian menggunakan peruntukan masing-masing.
Tidak berkenaan
9. Kawalan dan Rekod P.P.C. ini adalah dikawal oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA);
Pegawai dicalonkan untuk PPC hendaklah dikemukakan terlebih dahulu kepada JPA untuk semakan sebelum penganugerahan dilaksanakan; dan
Senarai penerima PPC untuk tahun tersebut akan disahkan dan diwartakan oleh JPA.
Tidak berkenaan
10. Ketua Jabatan
Mengemukakan senarai penerima P.P.C. bagi tahun semasa kepada JPA untuk pengesahan dan pewartaan
Melaksanakan penganugerahan P.P.C. dan pemberian APC serta penyediaan insentif kepada penerima di kementerian/jabatan
Menyelenggara rekod penerima P.P.C. dan APC di kementerian/jabatan masing-masing
Mempamerkan nama dan gambar penerima P.P.C. dan APC di lokasi yang strategik atau yang sering dikunjungi orang ramai di pejabat
11. Borang Penilaian Setiap pegawai perkhidmatan awam perlu melengkapkan maklumat kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi menerusi modul dalam aplikasi HRMIS yang diwujudkan bagi maksud P.P.C. atau mengisi borang secara manual untuk dinilai pada setiap tahun penilaian. Maklumat perlu dilengkapkan bagi tujuan pemilihan penerima P.P.C dan APC.
4
BIL PERKARA
P.P.C
APC
12. Rujukan dan Pekeliling Berkaitan
1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2012 : Penganugerahan Pingat Perkhidmatan Cemerlang dan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang.
2. Warta Kerajaan Seri Paduka Baginda No. 41, Jilid 55 Tarikh 10 Oktober 2011 mengenai Statut Pingat Perkhidmatan Cemerlang
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2002 : Garis Panduan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam
13. Tarikh Kuatkuasa Penganugerahan P.P.C. dan pemberian APC di bawah Pekelilong Perkhidmatan Bil. 13 Tahun 2012 ini dilaksanakan mulai tahun 2013 berdasarkan markah LNPT tahun 2012 dan pencapaian seperi mana asas pertimbangan yang ditetapkan. 1 Januari 2013
1 November 2002
LAMPIRAN B
CARTA ALIR PROSES KERJA PENGANUGERAHAN P.P.C. DI UiTM
Pegawai Yang Dinilai
mengisi *borang penilaian
Pegawai Penilai membuat
penilaian
Borang dikemukakan kepada
urus setia PPSM (PTJ)
Urus setia PPSM (PTJ)
menyenarai pendek pegawai
yang memenuhi syarat dan
kemuka ke PPSM (I)
Urus setia PPSM (I)
menyemak kelayakan. PPSM
(I) bersidang dan memilih
calon yang layak
Pertimbangan dan perakuan
LPU
Urus setia PPSM (I)
mengemukakan maklumat
kepada urus setia induk
P.P.C. di JPA
Pengesahan oleh JPA
Penganugerahan
dilaksanakan dan pemberian
insentif
Senarai pegawai diwartakan
Borang Penilaian – Borang LNPT dan Borang Penilaian Kegiatan dan Sumbangan
Tidak
Disahkan
Disahkan
Layak?
Mula
P.P.C. LNPT
Tamat
Tidak
Nama
dikeluarkan dari
senarai
Nama
dikeluarkan dari
senarai
Layak?
Tidak Nama
dikeluarkan dari
senarai
Layak? Nama
dikeluarkan dari
senarai
top related