kementerian agama

DISEMINASIREFORMASI BIROKRASI

TIM REFORMASI BIROKRASI PUSATTAHUN 2011

KEMENTERIAN AGAMA

DISEMINASI RB

KMA 158 Tahun 2010

Tentang Pedoman

Pelaksanaan Analisis Jabatan

di Ling. Kemenag

KMA 164 Tahun 2010

tentang Pedoman

Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Ling.

Kemenag

DISEMINASI REFORMASI BIROKRASI

HUBUNGAN ANALISIS JABATAN - ABK

Uraian Tugas dan

Kegiatan

Informasi Beban Kerja

MEKANISME ANALISIS JABATAN

ANALISIS JABATANANALISIS JABATAN(Job Analysis)

MANFAATMANFAAT

PENGERTIANUraian Jabatan adalah pemaparan secara terperinci dan

lengkap tentang informasi jabatan

Spesifikasi Jabatan atau persyaratan jabatan adalah keseluruhan syarat kriteria/kondisi yang melekat pada suatu jabatan struktural yang harus dipenuhi oleh seorang PNS yang menduduki jabatan dimaksud, guna dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsi jabatan secara efektif dan efisien

Peta Jabatan adalah susunan jabatan yang digambarkan secara vertikal maupun horizontal menurut struktur kewenangan, tugas, dan tanggung jawab jabatan serta persyaratan jabatan. Peta jabatan menggambarkan seluruh jabatan yang ada dan kedudukannya dalam unit kerja

9

KOMPONEN URAIAN JABATAN (1)IdentitasJabatan Identifikasi dari pemangku jabatan

Kedudukan Jabatan

Memuat Bagan/Struktur Organisasi yang menggambarkan kedudukan jabatan dimaksud, jabatan atasan satu tingkat di atas dan jabatan bawahan satu tingkat di bawahnya

Tupoksi Jabatan

Memuat tugas jabatan dalam bentuk kalimat sehingga dapat menggambarkan diselenggarakannya peranan jabatan

Tujuan Jabatan

• Menjelaskan diciptakannya suatu jabatan;• Kontribusi spesifik jabatan;• Tujuan yang ingin dicapai; dan • Apa akibatnya jika jabatan ditiadakan

1

2

3

4

10

KOMPONEN URAIAN JABATAN (2)

Uraian tugas dan kegiatan

• Memuat tugas yang dilaksanakan secara berurutan;

• Dimulai dengan tugas pokok sampai dengan tugas tambahan;

• Setiap tugas menguraikan langkah kegiatan.

Bahan yang digunakan

Memuat bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan untuk memperoleh hasil

Alat yang digunakan

Memuat peralatan kerja untuk melaksanakan pekerjaan, termasuk peraturan perundang-undangan yang digunakan

5

6

7

KOMPONEN URAIAN JABATAN (3)

Hasil Kerja Memuat hasil kerja yang diperoleh dalam melaksanakan pekerjaan

Wewenang

• Memuat hak untuk menerima & menuntut kepatuhan dalam bidang tertentu;

• Mengambil keputusan/tindakan yang diperlukan dan diakui oleh pihak lain;

• Mengajukan pendapat agar tugas yang dilaksanakan dapat berhasil dengan baik

8

9

Tanggung Jawab

• Memuat tanggung jawab sebagai PNS untuk menyelesaikan pekerjaan;

• Menyerahkan hasil pekerjaan tepat waktu10

KOMPONEN URAIAN JABATAN (4)

Dimensi Jabatan

• Menguraikan besaran kuantitatif nilai yang menunjukkan skala besarnya tanggung jawab pemegang jabatan baik langsung maupun tidak langsung;

• Dapat membedakan antara satu jabatan dengan jabatan lain yang serupa.

Hubungan Kerja

Memuat siapa saja yang berhubungan dalam menyelesaikan pekerjaan; Hubungan kerja mencakup di dalam maupun di luar Instansi

11

12

KOMPONEN URAIAN JABATAN (5)

Masalah dan Tantangan Jabatan

Memuat masalah dan tantangan kerja yang dihadapi oleh pemangku jabatan dalam menjalankan tugas pekerjaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Risiko Bahaya Jabatan

Memuat penyakit atau kecelakaan fisik maupun mental yang dapat timbul akibat melaksanakan tugas

Syarat Jabatan

Memuat persyaratan kepangkatan, Pendidikan Formal Minimal, Pendidikan/Pelatihan Khusus, Pengalaman Kerja Minimal, Persyaratan fisik, kompetensi, dan Umur.

13

14

15

CONTOH URAIAN JABATAN (1)

CONTOH URAIAN JABATAN (2)

CONTOH URAIAN JABATAN (3)

CONTOH URAIAN JABATAN (4)

CONTOH URAIAN JABATAN (5)

CONTOH URAIAN JABATAN (6)

CONTOH URAIAN JABATAN (7)

CONTOH SPESIFIKASI JABATAN

CONTOH PETA JABATAN

PENGERTIAN ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

• Analisis Beban Kerja (ABK) adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja.

• ABK merupakan proses pengumpulan, pengolahan uraian pekerjaan dan rincian tugas

• Bobot/beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi, dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu

• Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan

TUJUAN & MANFAAT ABK

Tujuan ABK Adalah untuk memberikan informasi jabatan.

PERHITUNGAN JAM KERJA

Kepres 58/1964, 24/1972, dan 68/1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah sebanyak 37,5 jam per mingguDurasi:1.Jam kerja efektif per hari = 5 jam 6 menit2.Jam kerja allowence per hari = 1 jam 6 menit3.Jam kerja efektif per minggu = 28 jam 2 menit4.Jam kerja efektif per tahun = 1.322 jam

Jam kerja efektif per tahun menjadi alat ukur dari bobot kerja yang dihasilkan setiap unit kerja.

PERHITUNGAN BEBAN/BOBOT KERJA Dengan ditetapkannya jam kerja efektif maka semua

output/kegiatan-aktivitas harus bisa di konversi ke dalam Orang/jam;

Setiap Output/Kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar, frekwensi, orang dll)

Volume kerja dan setiap satuan produk memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan/ memproses yang menjadi waktu standar sebagai variabel dalam melaksanakan analisis beban kerja

Rumus menghitung beban kerja

Beban Kerja =

Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu)

PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/JABATAN Kebutuhan pegawai ditetapkan berdasarkan volume

beban kerja yang harus diselesaikan oleh setiap individu yang mengemban tugas/jabatan tertentu.

Dengan ditetapkannya beban/bobot kerja maka kebutuhan dapat dihitung menggunakan rumus sebagai berikut:

Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat=

Jumlah beban kerja (orang jam)-----------------------------------------------------

-Jam kerja efektif per tahun (jam)

FORMULIR ABK

CONTOH FORMULIR ABK

TEN TEN COMMITMENTSCOMMITMENTS FOR FOR BETTERBETTER

3

Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana

Tahun 2011

1.1. I COMMIT TO I COMMIT TO SERVICESERVICE2.2. I COMMIT TO I COMMIT TO QUALITY OF JOBQUALITY OF JOB3.3. I COMMIT TO I COMMIT TO SOLUTIONSSOLUTIONS4.4. I COMMIT TO I COMMIT TO LEARNINGLEARNING5.5. I COMMIT TO I COMMIT TO UNLEARNINGUNLEARNING6.6. I COMMIT TO I COMMIT TO RESPECTRESPECT7.7. I COMMIT TO I COMMIT TO COLLABORATECOLLABORATE8.8. I COMMIT TO I COMMIT TO DISCIPLINEDISCIPLINE9.9. I COMMIT TO I COMMIT TO BE HONESTBE HONEST10.10. I COMMIT TO I COMMIT TO SINCERITYSINCERITY

LLIIFFEE

I COMMIT TO SERVICEI COMMIT TO SERVICE

4

Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana

Tahun 2011

I COMMIT I COMMIT TO QUALITY OF JOBTO QUALITY OF JOB

5

Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana

Tahun 2011

I COMMIT TO SOLUTIONSI COMMIT TO SOLUTIONS

6

Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana

Tahun 2011

7

Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana

Tahun 2011

* TO Ourself* TO Another* Anywhere

8

Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana

Tahun 2011

LET LET THE WRONG THE WRONG

WAYWAY

9

Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana

Tahun 2011

10

Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana

Tahun 2011

I COMMIT TO COLLABORATEI COMMIT TO COLLABORATE

11

Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana

Tahun 2011

I COMMIT TO I COMMIT TO DISCIPLINEDISCIPLINE

* TO REGULATION

12

Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana

Tahun 2011

I COMMIT TO BE HONESTI COMMIT TO BE HONEST

13

Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana

Tahun 2011

I COMMIT TO SINCERITYI COMMIT TO SINCERITY

TIM REFORMASI BIROKRASI PUSATSekretariat Jenderal – Kementerian Agama

2011