huraian pindaan dokumen iso upmreg.upm.edu.my/eiso/portal/dok_huraian...
Post on 15-Nov-2019
31 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1 | P a g e
HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM
BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan No. CPD kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP)
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
QMS (OPR): BUR-
9/2018
Perakaunan Nama Dokumen: Prosedur Pengurusan Perakaunan Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN-AKN/P006 No. Isu: - 02, No. Semakan: 02 -, Tarikh Kuatkuasa: - 05/06/2016
Nama Dokumen: Prosedur Pengurusan Perakaunan Kod Dokumen: - UPM/OPR/BUR-AKN/P006 No. Isu: - 02, No. Semakan: 03 -, Tarikh Kuatkuasa: - 14/12/2018
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan Perakaunan.
2.0 SKOP Prosedur ini meliputi perkara-perkara berikut:-
(i) Memproses permohonan daripada Pusat Tanggungjawab berkaitan (a) pembukaan akaun amanah (b) pendaftaran pengguna untuk sistem
Standard Accounting for Government Agencies
(ii) Menyediakan kombinasi kod projek/Pusat Tanggungjawab/akaun/bajet
(iii) Menguruskan terimaan bayaran (iv) Kemaskini transaksi ke lejar am (v) Penyediaan Laporan secara berkala
5.0 TANGGUNGJAWAB
Bendahari, TB, PB, SA, PSA, PA, dan PTK bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan perakaunan di Universiti Putra Malaysia
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara Pengurusan Perakaunan.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi semua perkara berikut:- a. Penyediaan Penyata Kewangan; b. Pengurusan aktiviti perakaunan:
(i) Pengurusan permohonan pembukaan akaun amanah daripada Pusat Tanggungjawab;
(ii) Pendaftaran pengguna untuk sistem SAGA; (iii) Penyediaan kombinasi kod projek/Pusat
Tanggungjawab/akaun/bajet; (iv) Terimaan melalui Pindahan Bank; (v) Penyediaan Penyata Pelaburan Universiti; (vi) Pengurusan Simpanan Tetap Universiti; (vii) Kemaskini transaksi ke lejar am; dan/atau (viii) Penyediaan Laporan-laporan Berkala.
c. Pemantauan Proses Perakaunan. 3.0 TANGGUNGJAWAB
Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
(T/P)
2 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen
Tajuk Dokumen
UPM/SOK/KEW/AK006/AKN
Arahan Kerja Pengeluaran Resit
UPM/SOK/KEW/AK007/AKN
Arahan Kerja Penyediaan Laporan Hutang Pelajar daripada Student Accounting Systems (SAS)
UPM/SOK/KEW/AK009/AKN
Arahan Kerja Mengemaskini Resit melalui Receipting System
SOK/KEW/GP021/AKN
Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter
SOK/KEW/GP022/AKN
Garis Panduan Pengurusan Terimaan Oleh Pusat Tanggungjawab
SOK/KEW/GP024/AKN
Garis Panduan Permohonan Pembukaan Akaun Amanah
OPR/BEN /GP017/AKN
Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank
OPR/BEN/GP020/AKN
Garis Panduan Transaksi Pelarasan (Jernal)
UPM/OPR/BEN/AK008/AKN
Arahan Kerja Muat Turun Penyata Bank
UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Arahan Kerja Pengeluaran Inbois
UPM/OPR/BEN/AK014/AKN
Arahan Kerja Pengeluaran Laporan Daripada Modul Receivables
UPM/OPR/BEN/AK015/AKN
Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment)
UPM/OPR/BEN/AK017/AKN
Arahan Kerja Pendaftaran ID Pengguna SAGA
UPM/OPR/BEN/AK018/AKN
Arahan Kerja Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet
UPM/OPR/BEN/AK019/AKN
Arahan Kerja Automatic Fees Charging (AFC) melalui Student Accounting Systems (SAS)
UPM/OPR/BEN/AK020/AK
Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul General Ledger
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
1pp.treasury.gov.my PA 3.1
Garis Panduan untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan-Badan Berkanun Persekutuan
1pp.treasury.gov.my PS 1.1
Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan
Act 240 1980 Statutory Bodies (Accounts and Annual
Reports) Act 1980
Akta 61 Akta Acara Kewangan 1957
Bab A-Bab C Akta Perbendaharaan
Lembaga Piawaian
Perakaunan Malaysia
Piawaian Perakaunan Malaysia
M01/AKN Manual Muat Turun Penyata Bank
M04/AKN Manual Pengurusan ID Pengguna SAGA
M05/AKN Manual Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet
M06/AKN Manual Penyediaan Laporan daripada Modul General Ledger
M07/AKN Manual Penyediaan Laporan daripada Modul Project Costing
M08/AKN Manual Penyediaan Laporan Pemiutang daripada Modul Payables
M09/AKN
Manual Penyediaan Jernal
M11/AKN Manual Penyediaan Laporan daripada Modul Cash Book
M13/AKN Manual Pelarasan Melalui Cash Book Adjustment
3 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
UPM/OPR/BEN/AK021/AKN
Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Project Costing
UPM/OPR/BEN/AK022/AKN
Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pemiutang daripada Modul Payables
UPM/OPR/BEN/AK023/AKN
Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pendahuluan daripada Modul Claim_Advance
UPM/OPR/BEN/AK024/AKN
Arahan Kerja Penyediaan Jernal
UPM/OPR/BEN/AK026/AKN
Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Cash Book
M003
Manual Pembetulan/Pembatalan Invois Pembekal melalui AP Adjustment
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 15 Tahun 1994
Garis Panduan untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan-Badan Berkanun Persekutuan
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2004
Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2007
Garispanduan untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan
4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
IHRMS : Integrated Human Resource
Management Systems JPAA : Jawatankuasa Pembukaan Akaun
Amanah yang mana keahliannya dilantik oleh Bendahari
KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PB : Penolong Bendahari iaitu Pegawai
Kewangan bergred W41 dan W44 di bawah Skim Perkhidmatan SSM
Penolong SA : Penolong System Analyst (Penolong
M15/AKN Manual Pengurusan Penyata Simpanan Tetap Universiti
M17/AKN Manual Penyediaan Penyata Pelaburan Universiti
M18/AKN Manual Penyediaan Penyata Aliran Tunai
M019/AKN Manual Penyediaan Laporan Belanja Mengurus
M26/AKN Manual Penyediaan Laporan Perakaunan
Secara Berkala
M27/AKN Manual Pemantauan Proses Perakaunan
MANUAL E-Workflow Manual E-Workflow AP Payment
OPR/BUR/GP017/AKN Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank
OPR/BUR/GP020/AKN Garis Panduan Transaksi Pelarasan (Jernal)
SOK/KEW/GP024/AKN Garis Panduan Pengurusan Akaun Amanah
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
BPOB : Bahagian Kewangan Pengurusan Operasi
Berpusat Pejabat Bursar
IDEC : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi, Universiti Putra Malaysia
KPTJ : Pusat Tanggungjawab, Universiti Putra Malaysia
4 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Pegawai Sistem Maklumat) PTJ : Pusat Tanggungjawab PTPTJ : Pembantu Tadbir Pusat Tanggungjawab SA : System Analyst (Pegawai Sistem
Maklumat) SSM : Sistem Saraan Malaysia TB : Timbalan Bendahari iaitu Pegawai
Kewangan yang bergred W48, W52 dan W54 di bawah Skim Perkhidmatan SSM
6.0 CARTA ALIR
Permohonan Pembukaan
Akaun Amanah dari PTJ (7.1.1))
Permohonan Pendaftaran
Pengguna Sistem SAGA (7.2)
Pengurusan
Terimaan (7.3)
Terimaan Bayaran di
PTJ (7.3.1)
Kemaskini Transaksi (7.4)
Pengwujudan ID Pengguna
(7.2.1)
Maklumkan kepada
Pemohon
(7.1.6)
Daftar permohonan /
Wujudkan struktur
kombinasi kod projek.
(7.1.5)
MULA
Kelulusan
(7.1.4)
Kemaskini Terimaan
(7.4.1)
Pemantauan ID Pengguna
(7.2.3)
Kemaskini ID Pengguna
(6.2.4)
Kemaskini Invois
(7.4.2)
Kemukakan permohonan ke
Seksyen Perakaunan Kewangan
(7.1.2)
Mesyuarat JPAA (7.1.3)
Lengkap?
Ya
Tidak
Lengkap?
Semakan di Zon/Seksyen
Kewangan
Ya
Tidak
Semakan di Seksyen Perakaunan
Kewangan
Ya
Tidak
Terimaan Bayaran di
Kaunter (7.3.2)
Kemaskini pendapatan
dari yuran (7.4.3)
Kemaskini Pendapatan
dari penghutang (7.4.4)
Kemaskini Jernal (7.4.5)
Penyediaan Laporan
(7.5)
Penyerahan Laporan (7.6)
Penyediaan Laporan
Bulanan/ Tahunan/Ad-
Hoc (7.5.1)
Penyediaan Penyata
Kewangan (7.5.2)
TAMAT
PA : Penolong Akauntan
PK : Pegawai Kewangan
PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
PTJ : Pusat Tanggungjawab, Universiti Putra Malaysia
PTK : Pembantu Tadbir Kewangan
PTM : Pegawai Teknologi Maklumat
SAGA : Standard Accounting For Government Agencies
SKP : Seksyen Kewangan Perakaunan
6.0 PROSES TERPERINCI
Lengkap
Tidak Lengkap
6.1 Mula
6.2 Sediakan Penyata
Kewangan Tahunan Universiti
6.3 Uruskan aktiviti –aktiviti
perakaunan
6.4 Laksanakan pemantauan
terhadap proses-proses
perakaunan
6.5
Semak
6.7 Tamat
6.6 Fail /Simpan Rekod
5 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan
Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Permohonan Pembukaan Akaun Amanah
7.2.1 Terima borang permohonan pembukaan akaun amanah daripada PTJ. Rujuk Garis Panduan Pembukaan Akaun Amanah (SOK/KEW/GP024/AKN).
7.2.2 Kemukakan permohonan ke Seksyen Perakaunan Kewangan untuk pertimbangan JPAA.
7.2.3 Adakan mesyuarat JPAA untuk memperakukan permohonan.
7.2.4 Dapatkan pengesahan PB Seksyen Perakaunan Kewangan dan kelulusan Bendahari bagi permohonan yang telah diperakukan oleh JPAA.
7.2.5 Daftarkan permohonan yang telah diluluskan dan wujudkan struktur kombinasi kod projek. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet (UPM/OPR/BEN/AK018/AKN).
7.2.6 Maklumkan kepada pemohon dan proses tamat.
PA Zon/Seksyen Kewangan
PA Seksyen Perakaunan Kewangan
7.3 Permohonan Pendaftaran Pengguna Sistem SAGA
7.3.1 Terima Borang Pendaftaran
Pengguna SAGA (SOK/KEW/BR043/AKN) dari PTJ dan
SA
6.0 PROSES TERPERINCI
Tanggung jawab
Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
PK/PA 6.2
Sediakan penyata kewangan tahunan selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Rujuk Manual Penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Universiti (M14/AKN.
Manual Penyediaan
Penyata Kewangan Tahunan
(M14/ AKN)
PK/PA 6.3 Uruskan aktiviti perakaunan seperti berikut: (a) Pengurusan Akaun Amanah.
Rujuk Garis Panduan Pengurusan Akaun Amanah (SOK/KEW/GP024/AKN).
Garis Panduan Pengurusan Akaun Amanah (SOK/KE
W/ GP024/A
KN)
PTM/ PPTM (b) Pendaftaran Pengguna Sistem SAGA. Rujuk Manual Pengurusan ID Pengguna SAGA (M04/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen).
Manual
Pengurusan ID
Pengguna SAGA
(M04/AKN)
PA (c) Penyediaan Kod Projek/ Pusat Tanggungjawab /Akaun/Bajet. Rujuk Manual Penyediaan Kombinasi Kod Projek / Pusat Tanggungjawab/Akaun/bajet (M05/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/ faildokumen).
Manual Penyedia
an Kombina
si Kod Projek/ Pusat
Tanggungjawab/
Akaun/bajet (M05/
AKN)
6 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
daftarkan id pengguna melalui Arahan Kerja Pendaftaran ID Pengguna SAGA (UPM/OPR/BEN/AK017/AKN) dalam tempoh dua (2) hari bekerja setelah borang diterima.
7.3.2 Semua permohonan yang telah
diluluskan hendaklah dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh dua (2) hari bekerja dari tarikh kelulusan melalui e-mel atau surat.
7.3.3 Dapatkan maklumat berkaitan staf
yang akan bersara melalui sistem IHRMS untuk menamatkan id pengguna sistem SAGA staf berkenaan. Rujuk Arahan Kerja Pendaftaran ID Pengguna SAGA (UPM/OPR/BEN/AK017/AKN) dan proses tamat.
7.4 Pengurusan Terimaan Bayaran
7.4.1 Pegawai yang diberikuasa untuk
menerima bayaran di PTJ hendaklah mematuhi Garis Panduan Pengurusan Terimaan Oleh Pusat Tanggungjawab (UPM/SOK/KEW/GP022/AKN).
7.4.2 Pegawai yang diberikuasa untuk
menerima bayaran di kaunter hendaklah mematuhi Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter (UPM/SOK/KEW/GP021/AKN).
PTJ
PA/PTK
7.5 Kemaskini Transaksi ke Lejer Am 7.5.1 Semua terimaan dikemaskini ke Lejer
Am secara automatik melalui modul-modul berikut:-
a. Terimaan di kaunter melalui
Receipting System. Rujuk Arahan Kerja Mengemaskini Resit melalui Receipting System –
PA/PTK
PA (d) Terimaan melalui Pindahan Bank. Rujuk Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/GP017/AKN).
Garis Panduan Terimaan Melalui
Pindahan Bank
(OPR/BUR/
GP017/ AKN).
PK SKP/PA SKP (e) Penyediaan Penyata Pelaburan Universiti. Rujuk Manual Penyediaan Penyata Pelaburan Universiti (M17/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/ faildokumen).
Manual
Penyediaan
Penyata Pelabura
n Universiti (M17/AK
N) PK SKP/ PA SKP
(f) Pengurusan Simpanan Tetap Universiti. Rujuk Manual Pengurusan Penyata Simpanan Tetap Universiti (M15/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/ faildokumen).
Manual Penyedia
an Penyata Simpanan Tetap
Universiti (M15/AK
N)
PA SKP/PTK (g) Kemaskini jernal di dalam
modul Cash Book. Rujuk Manual Pelarasan Melalui Cash Book Adjustment (M13/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/ faildokumen).
Manual Pelarasan Melalui
Cash Book
Adjustment
(M13/AKN)
7 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
(UPM/SOK/KEW/AK009/AKN) b. Terimaan melalui bank untuk
Telegraphic Transfer dan Channel-E diuruskan melalui Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank – (UPM/OPR/BEN/GP017/AKN)
7.5.2 Semua invois dikemaskini ke Lejer
Am secara automatik melalui Modul Payables. Rujuk semua prosedur pembayaran yang menggunakan Modul Payables dan Manual Proses Pembayaran M003.
7.5.3 Semua pendapatan yuran diakrukan
dan dikemaskini di Lejer Am secara automatik melalui proses Automatic Fees Charging (AFC) di dalam Student Accounting Systems. Rujuk Arahan Kerja Automatic Fees Charging (AFC) melalui Student Accounting Systems (SAS)-(UPM/OPR/BEN/AK019/AKN).
7.5.4 Lain-Lain Pendapatan diakrukan dan
dikemaskini di Lejer Am secara automatik melalui Modul Billing. Rujuk Arahan Kerja Pengeluaran Inbois – (UPM/OPR/BEN/AK011/AKN) dan Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment)-(UPM/OPR/BEN/AK015/AKN).
7.5.5 Semua pelarasan transaksi yang
dilakukan melalui modul-modul di dalam sistem SAGA hendaklah merujuk Garis Panduan Transaksi Pelarasan (Jernal) (OPR/BEN/GP020/AKN).
7.5.6 Semua baucar bayaran hendaklah
dihantar ke Seksyen Perakaunan Kewangan untuk dikemaskini mengikut modul.
PK SKP/ PA SKP
(h) Sediakan Laporan-Laporan Berkala mengikut keperluan agensi dengan merujuk kepada Manual Penyediaan Laporan Perakaunan Secara Berkala (M26/AKN).
Manual Penyedia
an Laporan
Perakaunan Secara Berkala (M26/ AKN).
PK SKP/ PA SKP
6.4 Laksanakan pemantauan terhadap proses-proses perakaunan dengan merujuk kepada Manual Pemantauan Proses Perakaunan (M27/AKN).
Manual
Pemantauan
Proses Perakaunan (M27/
AKN)
PK SKP/ PA SKP
6.5 (a) Semak proses perakaunan yang dilaksanakan mengikut peraturan kewangan yang dikuatkuasakan.
(b) Sekiranya terdapat
pembetulan terhadap proses/aktiviti perakaunan, rujuk langkah 6.4. Sekiranya tiada pembetulan, ikut langkah 6.6.
PK SKP/ PA SKP
6.6 Failkan/simpan rekod aktiviti
kewangan.
8 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
7.6 Penyediaan Laporan
7.6.1 Laporan-laporan bulanan/tahunan hendaklah dikeluarkan dengan merujuk arahan kerja berikut:-
(a) Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul General Ledger (UPM/OPR/BEN/AK020/AKN) meliputi:- (i) Penyata Kewangan:-
Lembaran Imbangan
Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
(ii) Summary Trial Balance (iiI) Penyata Perbelanjaan
Belanja Mengurus Mengikut Dasar
(b) Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Project Costing (UPM/OPR/BEN/AK021/AKN)
(c) Arahan Kerja Pengeluaran Laporan daripada Modul Receivables (UPM/OPR/BEN/AK014/AKN)
(d) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pemiutang daripada Modul Payables (UPM/OPR/BEN/AK022/AKN)
(e) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pendahuluan daripada Modul Claim_Advance (UPM/OPR/BEN/AK023/AKN)
(f) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Hutang Pelajar daripada Student Accounting Systems (SAS) (UPM/OPR/BEN/AK019/AKN)
(g) Penyediaan Laporan daripada modul Cash Book (UPM/OPR/BEN/AK026/AKN)
PA
PB/PA
9 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
7.6.2 Sediakan penyata kewangan tahunan
selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya.
7.6.3 Kemukakan penyata kewangan
tahunan kepada pihak berikut :- (a) Pihak Pengurusan Universiti
dan Jawatankuasa Audit Universiti untuk makluman,
(b) Jawatankuasa Tetap Kewangan
Universiti untuk perakuan,
(c) Lembaga Pengarah Universiti untuk kelulusan.
(d) Pesuruhjaya Sumpah/Majistret Mahkamah untuk pengesahan sebelum dikemukakan kepada Audit Negara.
7.7 Penyerahan Laporan 7.7.1 Laporan Penyata Perbelanjaan
Bulanan Belanja Mengurus hendaklah dikemukakan kepada pihak agensi pusat tidak lewat dari 10 haribulan bulan berikutnya.
7.7.2 Penyata Kewangan Tahunan
hendaklah dikemukakan kepada pihak Audit Negara sebelum 30 April setiap tahun. Serahan penyata kewangan tahunan universiti boleh dilanjutkan sekiranya mendapat kelulusan Kementerian Kewangan.
PB/PA
10 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab
Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab
Menyelengga
ra
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. SOK/KEW/BR042/AKN
Surat Permohonan Pembukaan Akaun Amanah
PA/PTK PA Zon/Seksyen Kewangan
Selagi akaun
amanah tidak ditutup
PB
2. SOK/KEW/BR043/AKN
Borang Pendaftaran Pengguna SAGA
PSM PSM Seksyen IT
3 Tahun
PB
3. SOK/KEW/BR044/AKN
Penyata Hantaran Bil Tunai
PA/PTK PA Bilik Fail 2 3 Tahun
PB
4. SOK/KEW/BR046/AKN
Borang Pengesahan Baki Wang Runcit
PA/PTK PA Billik Fail 5 2 Tahun
PB
5. SOK/KEW/BR047/AKN
Borang Pemeriksaan Wang Tunai dan Lain-Lain
PA/PTK PA/PTK
Kabinet Seksyen
Perakaunan Kewangan
2 Tahun
PB
6. SOK/KEW/DF037/AKN
Surat Perwakilan Kuasa dan Pelaksanaan Kewajipan
PTPTJ
PTK
PTPTJ
PTK
Pejabat PTJ
Pejabat Bendahari
Selagi
Pegawai Dipertanggung jawabkan menjalankan
Tugas Tersebut
KPTJ
PB
7. OPR/BEN/BR012/AKN
Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank
PA/PTK PA Kabinet Seksyen
Perakaunan Kewangan
2 Tahun
PB
8. OPR/BEN/BR013/AKN
Borang Bayaran Melalui Kad Kredit - Laporan Settlement - Slip Kad Kredit
PA/PTK PA Kabinet Seksyen
Kewangan Pelajar
2 Tahun
PB
9. OPR/BEN/BD020/AKN
Daftar Kelulusan Akaun Amanah
PA/PTK PA Laci Seksyen Perakaunan Kewangan
2 Tahun
PB
10. OPR/BEN/BD021/AKN
Daftar Pengambilan dan Pengembalian Bil Tunai
PTK PTK Laci Seksyen Perakaunan Kewangan
2 Tahun
PB
7.0 REKOD
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab
Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab
Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM.BUR.AKN.400-1/4/1 Penyata Kewangan UPM
PK/PTK PA Kabinet SKP
7 Tahun
Arkib
2. UPM.BUR.AKN.400-1/4/1 Penyata Sokongan
PK/PTK PA Kabinet SKP
7 Tahun
PK
3. UPM.BUR.AKN.400-3/8/1 Ikatan Pembukaan Akaun Amanah
Surat Permohonan Pembukaan Akaun Amanah (SOK/KEW/BR042/AKN)
PK/PA/PTK
PA BPOB/Seksyen
Kewangan
Selagi akaun amanah
tidak ditutup
PK
4. UPM.BUR.AKN.400-1/3/12 Penyata Penyesuaian Akaun Amanah
PK/PA/PTK
PA Kabinet SKP
7 Tahun
PK
5. UPM.BUR.AKN.400-1/3/15 Penyata Penyesuaian Bank
PK/PA PA Kabinet SKP
7 Tahun
PK
6. UPM.BUR.AKN.400-1/3/16 Penyata Pelaburan
PK/PA PA Kabinet SKP
7 Tahun
PK
7. UPM.BUR.AKN.400-3/7/1 Pelaburan
PK/PA PA Kabinet SKP
7 Tahun
PK
8. SOK/KEW/BR043/AKN Borang Pendaftaran Pengguna SAGA
PTM/PPTM
PTM/PPTM
IDEC
3 Tahun
PK
9. UPM.BUR.AKN.400-1/3/17 Penyata Simpanan Tetap
PA/PTK PA Kabinet SKP
2 Tahun
PK
10. SOK/KEW/BR046/AKN Borang Pengesahan Baki Wang Runcit
PA/PTK PA Billik Fail 5
2 Tahun
PK
11. SOK/KEW/BR047/AKN Borang Pemeriksaan Wang Tunai dan Lain-Lain
PA/PTK PA/PTK Kabinet SKP
2 Tahun
PK
12. UPM.BUR.AKN.400-1/1/1 Surat Perwakilan Kuasa dan Pelaksanaan Kewajipan (SOK/KEW/DF037/AKN)
PTPTJ
PTK
PTPTJ
PTK
Pejabat PTJ
SKP, Pejabat Bursar
Selagi
Pegawai
KPTJ
PK
11 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
11. OPR/BEN/BD023/AKN
Daftar Stok Bil Tunai
PTK PTK Laci Seksyen Perakaunan Kewangan
2 Tahun
PB
12. OPR/BEN/BD024/AKN
Daftar Stok Resit
PTK PTK Kabinet Seksyen
Kewangan Pelajar
2 Tahun
PB
13. OPR/BEN/BD028/AKN
Daftar Terimaan Jernal
PA PTK Laci Seksyen Perakaunan Kewangan
2 Tahun
PB
14. OPR/BEN/BD029/AKN
Daftar Terimaan Borang Akaun Amanah
PA PA Laci Seksyen Perakaunan Kewangan
2 Tahun
PB
15. OPR/BEN/BD030/AKN
Daftar Penyerahan Laporan Penutupan Resit Harian
PTK PTK Kabinet Seksyen
Perakaunan Kewangan
2 Tahun
PB
16. UPM/BEN/SPK/06/AP-160
Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah
PA PA Kabinet Seksyen
Perakaunan Kewangan
Selagi Akaun
Amanah tidak ditutup
PB
17. UPM/BEN/SHA/06/17/TAHUN
Salinan Bil Tunai
PA/PTR PA/PTR
Bilik Fail 2 3 Tahun
PB
18. UPM/BEN/SPK/06/JERNAL/MODUL/ BULAN
Fail Transaksi Jernal
PA/PTK PTR/PTK
Bilik Cek 7 Tahun
PB
19. UPM/BEN/SHA/06/
Salinan Resit (22/TAHUN)
Statement of Balances (Claim_Advance) (57/TAHUN)
Laporan Hutang Mengikut Umur (My Aged Debtors-bulanan (38/BULAN)
PA/PTK/P
TR
PA/PTK/PTR
Kabinet Seksyen
Pengurusan Hasil
7 Tahun
PB
20. UPM/BEN/SPK/06/
Penyata Kewangan (AP-176)
Balance Sheet (AB-47)
Penyata Penyesuaian Bank (AP-169)
Laporan Pendapatan dan Perbelanjaan Akaun Amanah (AP-167)
Laporan Hutang Pelajar (J7)
Laporan AP Aged Creditor Analysis (AA-44)
Summary Trial Balance
PB/PA PA Kabinet Seksyen
Perakaunan Kewangan
7 Tahun
2 Tahun
PB
Dipertanggung jawabkan menjalankan
Tugas Tersebut
13. OPR/BUR/BR012/AKN Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank
Daftar Penyerahan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (DF062/AKN)
PA/PTK PA Kabinet SKP
2 Tahun
PK
14. UPM/BUR/SPK/06/AP-160 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah
PA PA Kabinet SKP
5 Tahun
PK
15. UPM/BUR/SPK/06/AM-29 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah
PA PA Kabinet SKP
5 Tahun
PK
16. UPM.BUR.AKN.400-1/5 Laporan Kewangan dan Akaun
PK/PA PA Kabinet SKP
7 Tahun
PK
12 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
(AS-112)
Laporan Belanja Mengurus (AL-59/TAHUN)
Surat Penyerahan Penyata Tahunan kepada Agensi Pusat (AS-114)
2 Tahun
9.0 SEJARAH SEMAKAN
8.0 SEJARAH SEMAKAN
Nama Dokumen: Arahan Kerja Automatic Fees Charging (AFC) Melalui Student Accounting Systems (SAS) Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN/AK019/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pendahuluan Daripada Modul Claim_Advance Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN/AK023/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Arahan Kerja Terimaan Pembayaran Melalui Kad Kredit Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN/AK028/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Arahan Kerja Mengemaskini Terimaan Melalui Channel-E Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN/AK029/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Arahan Kerja Pelarasan Melalui Claim_Advance Adjustment/Claim_Advance Payroll Deduction Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN/AK030/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
13 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Nama Dokumen: Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank Kod Dokumen: - OPR/BUR/GP017/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 03 -, Tarikh Kuatkuasa: -29/06/2018 1.0 TUJUAN
Garis Panduan ini bertujuan untuk memberi panduan berkenaan urusan terimaan melalui pindahan terus ke akaun bank UPM. Pindahan bank ini termasuk pindahan secara telegraphic transfer (TT), Electronic Fund Transfer (EFT), Interbank GIRO (IBG), deposit di kaunter bank, deposit melalui Automatic Teller Machine (ATM), cek yang didepositkan terus ke akaun UPM melalui Cheque Deposit Machine dan apa sahaja pindahan terus ke akaun bank UPM melalui cara yang setaranya.
2.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
PA : Penolong Akauntan PTK : Pembantu Tadbir Kewangan SKP : Seksyen Kewangan Perakaunan UPM : Universiti Putra Malaysia SKPelajar : Seksyen Kewangan Pelajar PTJ : Pusat Tanggungjawab
3.0 PANDUAN
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
1.0
Terimaan melalui permohonan dari PTJ/Seksyen Pengurusan Hasil
PA (SKP)
Nama Dokumen: Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank Kod Dokumen: - OPR/BUR/GP017/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 04 -, Tarikh Kuatkuasa: -14/12/2018
4.0 TUJUAN Garis Panduan ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara terimaan melalui pindahan terus ke akaun bank UPM. Pindahan bank ini termasuk pindahan secara telegraphic transfer (TT), Electronic Fund Transfer (EFT), Interbank GIRO (IBG), deposit (*) di kaunter bank, deposit melalui Automatic Teller Machine (ATM), cek yang didepositkan terus ke akaun UPM melalui Cheque Deposit Machine dan apa sahaja pindahan terus ke akaun bank UPM melalui cara yang setaranya. (*) Deposit bermaksud wang yang dimasukkan atau disimpan di dalam bank atau institusi yang serupa untuk mendapatkan faedah, untuk keselamatan dan sebagainya. (Rujukan: Kamus Pelajar Edisi Kedua).
PANDUAN
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
1.0
Terimaan melalui permohonan dari PTJ/Seksyen Pengurusan Hasil (SHA)
PA Seksyen Kewangan
Perakaunan (SKP)
(T/P)
14 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
1.1 Terima memo/surat arahan/emel/slip bank daripada Pusat Tanggungjawab (PTJ)/Seksyen Pengurusan Hasil, Pejabat Bursar bagi terimaan yang dipindahkan terus ke akaun bank.
1.2 Semak transaksi berpandukan memo/surat arahan/emel/slip bank dokumen/slip pindahan terus ke bank di dalam penyata akaun bank UPM.
1.3 Sekiranya ada, isi Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dengan maklumat yang betul dan jelas.
1.4 Cetak Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dan lampirkan dokumen sokongan yang lain.
1.5 Dapatkan tandatangan Penolong Akauntan Seksyen Kewangan Perakaunan pada Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) bagi tujuan pengesahan transaksi.
2.0 Terimaan melalui semakan daripada penyata bank UPM
PA SKP
2.1 Lakukan semakan transaksi daripada penyata bank UPM secara bulanan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank (OPR/BUR/GP018/AKN).
2.2 Kenalpasti transaksi yang mempunyai keterangan.dan mudah untuk dikelaskan jenis bayarannya.
2.3 Sekiranya ada, isi Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dengan maklumat yang betul dan jelas.
2.4 Cetak Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dan lampirkan salinan penyata bank bagi transaksi berkenaan.
2.5 Dapatkan tandatangan PA Seksyen Kewangan Perakaunan pada Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) bagi tujuan pengesahan transaksi.
3.0 Pengeluaran resit
3.1 Rekod Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) ke dalam Daftar Penyerahan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (DF062/AKN).
PA SPK
3.2 Hantar semua dokumen di 3.1 beserta dokumen PA SKP
(a) Terima memo/surat arahan/emel/slip bank daripada Pusat Tanggungjawab (PTJ)/SHA, Pejabat Bursar bagi terimaan yang dipindahkan terus ke akaun bank Universiti Putra Malaysia (UPM).
(b) Semak transaksi berpandukan memo/surat arahan/emel/slip bank di dalam penyata akaun bank UPM.
(c) Sekiranya ada, isi Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dengan maklumat yang betul dan jelas.
(d) Cetak Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dan lampirkan dokumen sokongan yang lain.
(e) Dapatkan tandatangan Penolong Akauntan (PA) SKP pada Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) bagi tujuan pengesahan transaksi.
2.0 Terimaan melalui semakan daripada penyata bank UPM
PA SKP
(a) Lakukan semakan transaksi daripada penyata bank UPM secara bulanan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank (OPR/BUR/GP018/AKN).
(b) Kenalpasti transaksi yang mempunyai keterangan bayaran yang lengkap.
(c) Sekiranya ada, isi Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dengan maklumat yang betul dan jelas.
(d) Cetak Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dan lampirkan salinan penyata bank bagi transaksi berkenaan.
(e) Dapatkan tandatangan PA SKP pada Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) bagi tujuan pengesahan transaksi.
3.0 Pengeluaran resit
(a) Rekod Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) ke dalam Daftar Penyerahan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (DF062/AKN).
PA SKP
(b) Hantar semua dokumen di 3.1 beserta dokumen sokongan yang berkaitan ke Kaunter, Pejabat Bursar
PA SKP
15 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
sokongan yang berkaitan ke Kaunter, Pejabat Bursar III.
3.3 Pastikan resit dikeluarkan dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang ditandatangan. Rujuk Manual Pengeluaran Resit (AK006/HSL).
PA/ (PTK) SKPelajar
4.0 Pengurusan terimaan pada 31/12/xxxx PA SKP
4.1
Sediakan jernal pelarasan bagi pindahan terus ke bank setakat 31/12/xxxx yang telah dapat dikenalpasti selepas tarikh 31/12/xxxx mengikut tarikh yang telah ditetapkan di dalam jadual penutupan akaun tahunan universiti.
4.2
Sediakan surat/format pengesahan akaun terimaan kepada pembayar.
PA SKP
5.0 Penyimpanan borang
PA SKP
5.1 Asingkan resit dan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) beserta dokumen sokongannya.
5.2 Serah resit-resit tersebut kepada pembayar/PTJ/BPOB/Seksyen Kewangan yang berkenaan.
5.3 Pastikan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) beserta dokumen sokongan disimpan di Seksyen Kewangan Perakaunan selepas ianya dikeluarkan.
III.
(c) Pastikan resit dikeluarkan dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang ditandatangan. Rujuk Manual Pengeluaran Resit (AK006/HSL).
PA/ Pembantu
Tadbir Kewangan
(PTK) 4.0 Pengurusan terimaan pada tarikh penutupan akaun
PA SKP
(a) Sediakan jernal pelarasan bagi pindahan terus ke bank setakat 31/12/xxxx yang telah dapat dikenalpasti selepas tarikh penutupan akaun.
(b) Sediakan surat/format pengesahan akuan terimaan kepada pembayar.
PA SKP/SHA
5.0 Penyimpanan borang
PA SKP
(a) Asingkan resit dan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) beserta dokumen sokongannya.
(b) Serah resit-resit tersebut kepada pembayar/PTJ/Bahagian Kewangan Pengurusan Operasi Berpusat (BPOB)/Seksyen Kewangan yang berkenaan.
(c) Failkan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) beserta dokumen sokongan di SKP.
Nama Dokumen: Daftar Format Laporan Pemantauan Penggunaan Bil Tunai oleh Pusat Tanggungjawab Kod Dokumen: - OPR/BEN/DF001/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Daftar Format Pengwujudan Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun Baharu Kod Dokumen: - OPR/BEN/DF014/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
16 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Nama Dokumen: Daftar Format Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggunjawab/Akaun/Bajet Kod Dokumen: - OPR/BEN/DF015/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Daftar Format Penyerahan Borang OPR/BEN/BR012/AKN Kod Dokumen: - OPR/BEN/DF062/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 01 -, Tarikh Kuatkuasa: - 18/08/2017
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Buku Daftar Serahan Cek Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD016/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Buku Daftar Terimaan Jernal Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD028/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Buku Daftar Penyerahan Laporan Penutupan Resit Harian Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD030/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Buku Daftar Penyelenggaraan Mesin Pencetak Cek Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD033/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Buku Daftar Penyelenggaraan Cheque Signing Machine Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD034/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
Nama Dokumen: Buku Daftar Penyelenggaraan Mesin Perferator Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD035/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011
Dokumen digugurkan
(P)
17 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Nama Dokumen: Buku Daftar Batch Baucar EFT Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD036/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 14/08/2012
Dokumen digugurkan
(P)
18 | P a g e
BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO)
Peneraju Proses: Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR-BUR) - Pejabat Bursar
Kelulusan Mesyuarat: Mesyuarat Pengurusan Pejabat Bursar Kali ke- 10/2018
Tarikh Mesyuarat: 04 Disember 2018
Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: 14/12/2018
Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen.
1 | P a g e
HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM
BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan No. CPD kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP)
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
QMS (OPR): BUR-
10/2018
Pembayaran
Nama Dokumen: PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN-BYR/P004 No. Isu: - 02, No. Semakan: 02 -, Tarikh Kuatkuasa: - 18/08/2016 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer bagi staf UPM.
Nama Dokumen: PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER/TELEFON PINTAR (SMARTPHONES) Kod Dokumen: - UPM/OPR/BUR-BYR/P004 No. Isu: - 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: - 14/12/2018 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer/telefon pintar (smartphones) bagi pekerja UPM.
T/P
2.0 SKOP Merangkumi semua jenis pembayaran pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer untuk staf tetap
2.0 SKOP Merangkumi semua jenis pembayaran pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer/telefon pintar (smartphones) untuk pekerja bertaraf tetap.
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
Laman Web e-Hakmilik (http://www.fis.com.my/)
Rujuk laman sesawang
http://bursar.upm.edu.my/
Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa.
Rujuk laman sesawang
http://bursar.upm.edu.my/
Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang
berkuatkuasa.
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
Laman Web e-Hakmilik (http://www.fis.com.my/)
1PP.treasury.gov.my WP – Pengurusan Wang Awam
9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai
Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar
(Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam
9.2 Skim Pinjaman Kenderaan Bagi Pegawai
Perkhidmatan Awam Am Persekutuan, Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan dan Pegawai Perkhidmatan
Pasukan Polis
9.3 Skim Pembiayaan Kenderaan Mengikut Prinsip Al
Bai’ Bithaman ‘Ajil Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam
Am Persekutuan, Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
dan Pegawai Perkhidmatan Pasukan Polis
2 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
Kenderaan : Merangkumi van, motosikal, kereta dan pacuan empat
roda
Komputer : Pembelian komputer termasuk perkakasan dan
perisiannya atau pembelian perkakasan dan perisian
bagi tujuan peningkatan komputer
B : Bursar
PK : Pegawai Kewangan yang bergred W41 sehingga gred
Jusa C di bawah Skim Perkhidmatan SSM
PA : Penolong Akauntan
PTK : Pembantu Tadbir Kewangan
JPJ : Jabatan Pengangkutan Jalan
JPJ K3 : Borang penyata pertukaran milikan kenderaan motor
secara sukarela oleh pemunya berdaftar daripada
Jabatan Pengangkutan Jalan
JKR : Jabatan Kerja Raya
PUSPAKOM : Pusat Pemeriksaan Kenderaan Berkomputer
SAGA : “Standard Accounting for Government Agencies”
IHRMS
: Intergrated Human Resources Management System
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
IHRMS
: Intergrated Human Resources Management System
JKR : Jabatan Kerja Raya
JPJ : Jabatan Pengangkutan Jalan
JPJ K3 : Borang penyata pertukaran milikan kenderaan motor
secara sukarela oleh pemunya berdaftar daripada
Jabatan Pengangkutan Jalan
Kenderaan : Merangkumi van, motosikal, kereta dan pacuan empat
roda
Komputer : Pembelian ystem r termasuk perkakasan dan
perisiannya atau pembelian perkakasan dan perisian
bagi tujuan peningkatan komputer
PA : Penolong Akauntan
PK : Pegawai Kewangan
PTK : Pembantu Tadbir Kewangan
PUSPAKOM : Pusat Pemeriksaan Kenderaan Berkomputer
SAGA : Standard Accounting for Government Agencies
Telefon Pintar
(Smartphones)
: Bererti telefon bimbit yang mempunyai ciri
pengkomputeran maju dan ketersambungan
berbanding dengan telefon bimbit biasa. Telefon pintar
membolehkan penggunanya memasang aplikasi
canggih di dalamnya berasaskan pelantar telefon
seperti Symbian, Android, iOS, Windows Phone atau
yang seumpama dengannya. Ia juga
menggunakan ystem pengendalian yang menyediakan
satu pelantar untuk membina aplikasi.
3 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
6.0 PROSES TERPERINCI
6.0 PROSES TERPERINCI
6.1 Mula
6.2 Hantar Borang Permohonan
6.3 Terima Borang Permohonan
6.4 Rekod Di Dalam Buku Daftar
Pinjaman / Pembiayaan
6.5 Semak Maklumat
Permohonan Dan
Kelayakan
Tidak Lengkap / tidak layak
6.2 Hantar Borang Permohonan
6.3 Terima Borang Permohonan
6.4 Semak
Maklumat dan
Kelayakan
Pemohon
6.5 Rekod di Dalam Daftar Pinjaman /
Pembiayaan
Lengkap/ layak
Tidak Lengkap / tidak layak
6.6 Pengesahan Maklumat Permohonan
dan Kelayakan
6.7 Kelulusan
6.8 Penyediaan/Penyerahan Surat
Kelulusan Pinjaman/Pembiayaan
6.6 Pengesahan dan Kelulusan
Permohonan Pinjaman
6.7 Penyediaan Dokumen Bagi
Permohonan/Pembiayaan Yang
Diluluskan
A
A
B
6.1 Mula
4 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
A
6.9 Sedia Fail Peminjam
Tamat
6.8 Sediakan Fail Peminjam
A
6.9 Terima dan
Semak Surat
Perjanjian/
Pembiayaan
6.16 Tamat
6.10 Tandatangan Surat Perjanjian
6.11 Meterai Surat Perjanjian
6.12 Penyediaan Baucer Bayaran
6.13 Hakmilik Atas Kenderaan
6.14 Kemaskini Potongan Gaji ke Dalam
Sistem IHRMS
6.15 Kemaskini Fail Peminjam
6.15 Kemaskini Fail Peminjam
6.10 Terima Jawapan & Surat
perjanjian Daripada Pemohon
6.11 Tandatangan surat perjanjian
6.12 Setem Surat Perjanjian
6.13 Penyediaan baucer bayaran
6.14 Penyediaan/Pengedaran Cek
B
Tidak Lengkap / tidak layak
Lengkap/ layak
5 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.2.1 Lengkapkan borang permohonan pinjaman /
pembiayaan seperti berikut:-
a)
Borang Permohonan Pinjaman / Pembiayaan
Kenderaan Bagi Pegawai UPM
(SOK/KEW/BR032/BYR )
atau
b)
Borang Permohonan Pembiayaan Komputer
Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR)
6.2.2 Dapatkan sokongan / pengesahan daripada
Ketua Pusat Tanggungjawab dan hantar
borang berkenaan ke Pejabat Bursar.
6.3.1
Terima dan cop tarikh terima pada borang
permohonan pinjaman / pembiayaan yang
berkenaan.
6.3.2 Serah pengakuan penerimaan permohonan
pinjaman / pembiayaan yang berkenaan
kepada pemohon mengikut format di
Lampiran A pada borang permohonan
berkenaan.
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.2 (a) Lengkapkan borang permohonan pinjaman/pembiayaan seperti berikut:-
(i)Borang Pemohonan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR); atau
Borang Permohonan Pinjaman /
Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM
(SOK/KEW/BR032/BYR )
Borang
Permohonan/ Pembiayaan Komputer/
Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai
UPM (SOK/KEW/BR019
/BYR)
(ii) Borang Permohonan Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR).
(b) Dapatkan sokongan/ pengesahan daripada Ketua Pusat Tanggungjawab dan hantar borang berkenaan ke Pejabat Bursar.
6.3
Terima Borang Permohonan Terima borang permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan.
T/P
6 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.4.1
Rekod penerimaan borang permohonan yang
diterima ke dalam Buku Daftar Pinjaman /
Pembiayaan berpandukan Garis Panduan
Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan
Pembiayaan Komputer
(OPR/BEN/GP012/BYR)
6.5.1 Semak borang permohonan berpandukan
Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan
Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau
Garis Panduan Pembiayaan Komputer
(OPR/BEN/GP012/BYR)
6.5.2 Bagi permohonan yang lengkap dan layak,
teruskan ke langkah 6.6
6.5.3 Bagi permohonan yang tidak lengkap / tidak
layak, kembalikan kepada pemohon dengan
menggunakan Memo Pemulangan Borang
Permohonan Pinjaman / Pembiayaan
(OPR/BEN/DF048/BYR) untuk tindakan
pembetulan
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.4 Semak Maklumat dan Kelayakan Pemohon (a) Semak borang permohonan berpandukan
Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (OPR/BUR/GP012/BYR).
Garis Panduan Pinjaman /
Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BUR/GP011/BYR)
Garis Panduan Pembiayaan Komputer/
Telefon Pintar (Smartphones)
(OPR/BUR/GP012/BYR).
(b) Bagi permohonan yang lengkap dan layak:
(i) Cap tarikh terima pada
muka surat hadapan borang tersebut.
(ii) Serah pengakuan penerimaan
permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan kepada pemohon mengikut format di Lampiran A pada borang permohonan berkenaan dan teruskan langkah 6.6
(c ) Bagi permohonan yang tidak lengkap/ tidak layak ke Langkah 6.2 dan ulang semula langkah seterusnya.
T/P
7 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.6.1 Dapatkan pengesahan maklumat
permohonan dan kelayakan permohonan
daripada pegawai yang bertanggungjawab
6.7.1 Dapatkan kelulusan permohonan daripada
Bursar atau pegawai yang diberikuasa.
6.7.2
Semua permohonan yang lengkap dan layak
akan diluluskan dalam tempoh 14 hari
daripada tarikh terima borang permohonan.
6.7.2
6.8.1 Sediakan surat kelulusan pinjaman /
pembiayaan berpandukan Garis Panduan
Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan
Pembiayaan Komputer
(OPR/BEN/GP012/BYR).
6.8.2 Serah kepada peminjam surat kelulusan
pinjaman/pembiayaan kenderaan (OPR/BEN
/DF050/BYR) @ (OPR/BEN /DF051/BYR)
dan Surat Kelulusan dan Tawaran
Pembiayaan Komputer (OPR/BEN
/DF046/BYR) (beserta dokumen berikut:-
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.5 Rekod di Dalam Daftar Pinjaman/Pembiayaan Rekod maklumat di dalam Daftar Pinjaman / Pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer /Telefon Pintar (Smartphones)(OPR/ BUR /GP012/BYR)
Garis Panduan Pinjaman /
Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BUR/GP011/BYR)
Garis Panduan Pembiayaan
Komputer /Telefon Pintar
(Smartphones)(OPR/ BUR
/GP012/BYR)
6.6
Pengesahan dan Kelulusan Permohonan Pinjaman
(a) Dapatkan pengesahan dan kelulusan pinjaman/pembiayaan pada borang permohonan pinjaman.
(b) Semua permohonan yang lengkap dan layak akan diluluskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh terima borang permohonan.
6.7 Sediakan dokumen bagi permohonan/pembiayaan yang diluluskan. (a) Sediakan dokumen berkaitan
berpandukan Garis Panduan Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer / Telefon pintar (Smartphones) (OPR/ BUR/GP012/BYR).
(b) Serah kepada peminjam dokumen
berkaitan untuk dilengkapkan.
Garis Panduan Pinjaman /
Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BUR/GP011/BYR)
Garis Panduan Pembiayaan Komputer /
Telefon pintar (Smartphones)
(OPR/ BUR/GP012/BYR)
T/P
8 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
a) Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan
Kenderaan (OPR/BEN /DF038/BYR) dan
Perjanjian Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN
/DF039/BYR) dan (OPR/BEN /DF039/BYR)
@ (OPR/BEN /DF040/BYR)
atau
b) Memorandum Penerimaan/Perjanjian Skim
Pembiayaan Komputer (OPR/BEN
/DF041/BYR)
6.9.1 Sediakan fail peminjam setelah surat
kelulusan, tawaran pinjaman/pembiayaan
kenderaan dan Perjanjian Kenderan &
komputer dikeluarkan kepada peminjam
6.9.2 Dokumen-dokumen yang perlu ada didalam
fail peminjam adalah seperti berikut:-
a) Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi
Pinjaman/Pembiayaan kenderaan
(OPR/BEN/SS003/BYR); atau
b) Senarai Semak Dokumen Fail Peminjam Bagi
Pembiayaan Komputer
(OPR/BEN/SS004/BYR)
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.8 Sediakan fail peminjam mengikut Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer / Telefon pintar (Smartphones) (OPR/ BUR/GP012/BYR).
Garis Panduan Pinjaman /
Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BUR/GP011/BYR)
Garis Panduan Pembiayaan
Komputer Telefon pintar
(Smartphones) (OPR/
BUR/GP012/BYR.
9 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
b) Senarai Semak Dokumen Fail Peminjam Bagi
Pembiayaan Komputer
(OPR/BEN/SS004/BYR)
6.10.1 Terima jawapan tawaran melalui Jawapan
Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BEN/DF038/BYR) dan Perjanjian
Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN
/DF039/BYR) @ (OPR/BEN /DF040/BYR)
atau
Memorandum Penerimaan/Perjanjian Skim
Pembiayaan Komputer (OPR/BEN
/DF041/BYR)
6.10.2
6.10.3
Bagi surat perjanjian yang telah lengkap,
teruskan ke langkah 6.11
Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap,
kembalikan kepada pemohon untuk
dilengkapkan.
6.11.1 Tandatangani surat perjanjian yang telah
dilengkapkan oleh pemohon
6.11.2 Serah surat perjanjian yang telah
ditandatangani kepada pemohon.
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.9
Terima dan Semak Surat
Perjanjian/Pembiayaan
(a) Terima dan semak surat
perjanjian/pembiayaan dari pemohon
dengan merujuk Garis Panduan
Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis
Panduan Pembiayaan
Komputer/Telefon pintar
(Smartphones) (OPR/
BUR/GP012/BYR).
Garis Panduan
Pinjaman /
Pembiayaan
Kenderaan
(OPR/BUR/GP011
/BYR)
Garis Panduan
Pembiayaan
Komputer/Telefo
n pintar
(Smartphones)
(OPR/
BUR/GP012/BYR).
(b) Bagi surat perjanjian yang telah lengkap,
teruskan ke langkah 6.10
(c) Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap,
kembali ke langkah 6.7.
6.10 Tandatangan Surat Perjanjian (a) Tandatangani surat perjanjian yang
telah dilengkapkan oleh pemohon
(b) Serah surat perjanjian yang telah ditandatangani kepada pemohon.
T/P
10 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
6.12.1 Setem Surat Perjanjian yang lengkap
berdasarkan Garis Panduan Pinjaman /
Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan
Pembiayaan Komputer
(OPR/BEN/GP012/BYR)
6.12.2 Kembalikan Surat Perjanjian yang telah di
setemkan ke Pejabat Bursar.
6.13.1
Semua permohonan pinjaman / pembiayaan
kenderaan yang diluluskan hendaklah di bayar
dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh
terima surat perjanjian yang telah
disetemkan.
6.13.2 Sedia dan proses baucar bayaran untuk
pinjaman/ pembiayaan berdasarkan Prosedur
Pembayaran Tanpa Pesanan Belian
(UPM/SOK/KEW-BYR/P009) dan Manual
Penyediaan Baucar Bayaran Pinjaman
Kenderaan/ Pembiayaan Komputer Melalui
Modul Staf Loan (M015).
Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
6.11 Meterai Surat Perjanjian (a) Meterai Surat Perjanjian yang
lengkap berdasarkan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer /Telefon Pintar (Smartphones) (OPR/BUR /GP012/BYR)
Garis Panduan
Pinjaman /
Pembiayaan
Kenderaan
(OPR/BUR/GP011
/BYR)
Garis Panduan
Pembiayaan
Komputer
/Telefon Pintar
(Smartphones)
(OPR/BUR
/GP012/BYR)
(b) Kembalikan Surat Perjanjian yang telah di meterai ke Pejabat Bursar.
6.12 Penyediaan Baucer Bayaran (a) Semua permohonan
pinjaman/pembiayaan Komputer/Telefon pintar (Smartphones) dan kenderaan yang diluluskan hendaklah di bayar dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh terima surat perjanjian yang telah dimeterai.
(b) Sedia dan proses baucar bayaran untuk pinjaman/ pembiayaan berdasarkan Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR)
T/P
11 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
6.14.1
Rujuk prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005) untuk tatacara penyediaan dan pengedaran cek
6.14.2
Cek diserahkan kepada peminjam beserta
Daftar Format Penyerahan Cek Pinjaman /
Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BEN/DF052/BYR) atau Daftar Format
Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer
(OPR/BEN/DF057/BYR)
Kemaskini Fail peminjam mengikut Garis
Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan
Pembiayaan Komputer
(OPR/BEN/GP012/BYR).
Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
(c) Serah kepada Peminjam Daftar Format Makluman Bayaran Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan atau Daftar Format Makluman Bayaran Pinjaman/Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF057/BYR)
Daftar Format Makluman
Bayaran Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Daftar Format
Bayaran Pinjaman/Pembia
yaan Komputer/Telefo
n Pintar (Smartphones) (DF057/BYR)
6.13 Daftar Hakmilik Atas Kenderaan peminjam di Laman Web e-Hakmilik.
Laman Web e-Hakmilik.
6.14 Kemaskini Potongan Gaji ke dalam Sistem IHRMS Dilakukan untuk melaraskan potongan.
6.15 Kemaskini Fail peminjam mengikut Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (OPR/ BUR /GP012/BYR).
Garis Panduan Pinjaman /
Pembiayaan Kenderaan
(OPR/BUR/GP011/BYR)
Garis Panduan Pembiayaan
Komputer/Telefon Pintar
(Smartphones) (OPR/ BUR
/GP012/BYR).
12 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
7.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
2. OPR/BEN/DF064/BYR
3. OPR/BEN//DF064/BYR
5 OPR/ BEN/DF050/BYR
OPR/ BEN/DF051/BYR
OPR/ BEN/DF038/BYR Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan
komputer
OPR/ BEN/DF039/BYR
OPR/ BEN/DF040/BYR
OPR/ BEN /DF052/BYR
Penyerahan Cek Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
OPR/ BEN/DF037/BYR
Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/
OPR/ BEN/DF053/BYR
SOK/KEW/BR019/BYR
Borang Permohonan Pembiayaan Bagi Pegawai UPM
OPR/ BEN/DF046/BYR Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer
OPR/ BEN/DF038/BYR Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan
Komputer
7.0 REKOD
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggung jawab
Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab
Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1.
2.
3.
4.
5.
- Buku Daftar Batching Baucar/Jernal - Baucar Pembayaran Asal - Salinan Baucar Pembayaran - Salinan Multiple Jernal (asal) UPM/SKS/IC/KDK@KDM/TAHUN-BIL MENGIKUT TAHUN Fail Pinjaman Individu
Borang Permohonan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR)
Surat Kelulusan Pembiayaan Pembelian Kenderaan Secara Islam (Al-Bai’ Bithamin Ajil)(DF050/BYR atau Surat Kelulusan Pinjaman Kenderaan Secara Biasa (konvensional) (DF051/BYR)
Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF038/BYR)
Perjanjian Pinjaman kenderaan (DF039/BYR atau Perjanjian Al-Bai’
PTK
PTK Seksyen
Kewangan Perakaunan
PTK
PTK
PTK
PTK
PTK
PTK
PTK
PTK
Pejabat Bursar
1 tahun
Pejabat Bursar
7 tahun
Pejabat Bursar
2 tahun
Pejabat Bursar
10 tahun
Pejabat Bursar Tidak
kurang daripada 2
tahun selepas
pinjaman selesai
PK
Arkib Negara
PK/Ketua
Seksyen
Jawatankuasa
Pelupusan
Arkib Negara
T/P
13 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
OPR/ BEN/DF041/BYR
Memorandum Penerimaan / Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai Universiti Putra Malaysia
OPR/ BEN/DF057/BYR
Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer
OPR/ BEN /DF037/BYR
Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
OPR/ BEN/DF056/BYR
Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan
6.
Bithaman ‘Ajil Untuk Skim Pembiayaan kenderaan Kakitangan (UPM OPR/BUR /DF040/BYR)
Makluman Bayaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (DF052/BYR)
Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer/Telefon pintar (Smartphones) (DF037/BYR)
Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (DF053/BYR)
UPM/SKS/IC / COMTAHUN-BIL MENGIKUT TAHUN
Permohonan Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR)
Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF046/BYR)
Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF038/BYR)
Memorandum Penerimaan / Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer/telefon pintar(smartphones) Bagi Pegawai Dan Memorandum
PTK
PTK
Pejabat Bursar Tidak
kurang daripada 2
tahun selepas
pinjaman selesai
Arkib Negara
14 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Penerimaan / Universiti Putra Malaysia (DF041/BYR)
Makluman Bayaran Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF057/BYR)
Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF037/BYR)
Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF056/BYR)
15 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Pembayaran Nama Dokumen: Prosedur Pembayaran Kepada Pembekal Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-BYR/P008 No. Isu: - 02, No. Semakan:02 -, Tarikh Kuatkuasa: - 18/08/2016 TAJUK BORANG
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
www.bursar.upm.edu.my/Pekeliling Pekeliling Bendahari
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN:
Pentadbir : Pegawai Tadbir UPM yang bergred 41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM
PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM
PPPTJ : Pembantu Pentadbir yang terdiri daripada pegawai UPM yang bergred 40 dan ke bawah di bawah Skim Perkhidmatan SSM di Pusat Tanggungjawab
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN BYR/P008
Halaman: 1/1
No.Semakan: 02
No.Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL
Tarikh: 18/08/2016
Nama Dokumen: Prosedur Pembayaran Kepada Pembekal Kod Dokumen: - UPM/OPR/BUR-BYR/P008 No. Isu: - 02, No. Semakan:- 03, Tarikh Kuatkuasa: - 14/12/2018
TAJUK BORANG
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
www.bursar.upm.edu.my/Pekeliling Pekeliling Bursar
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN:
BPOB : Bahagian Kewangan Pengurusan Operasi Berpusat
PK : Pegawai Kewangan
Seksyen : Seksyen Kewangan Pejabat Bursar
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen : UPM/OPR/ BUR-BYR/P008
Halaman: 1/1
No.Semakan: 02
No.Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL
Tarikh: 14/12/2018
T/P
16 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
6.0 PROSES TERPERINCI CARTA ALIR
6.0 PROSES TERPERINCI CARTA ALIR
6.1 Mula
6.2 Terima Dokumen Pembayaran Daripada
Pembekal
6.3 Semak Dokumen
Pembayaran
6.4 Pendaftaran / Kemaskini Invois dan
Penyediaan Baucar
6.5 Pengesahan
dan Kelulusan Baucar
6.6 Batching
6.7 Penyediaan Bayaran Melalui Cek/EFT
6.8 Tamat
Tidak
Lengkap
Lengkap
Tidak Lulus
Lulus
6.1 Mula
6.2 Terima dokumen pembayaran daripada
pembekal
6.3 Semak Dokumen
Pembayaran
6.4 Pendaftaran / Kemaskini Invois dan
Penyediaan Baucar
6.5 Pengesahan
dan Kelulusan Baucar
6.6 Batching
6.7 Kemaskini baucer
6.8 Penyediaan Bayaran Melalui Cek/EFT
Tamat
17 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
6.0 PROSES TERPERINCI
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.1 6.2 6.3
Mula Terima Permohonan Pembayaran Daripada Pembekal 6.2.1 Terima permohonan pembayaran daripada pembekal beserta dokumen sokongan pembayaran Semak Dokumen Pembayaran 6.3.1 Semak dokumen pembayaran berpandukan Senarai Semak Dokumen Sokongan Bagi Pembayaran Melalui Pesanan Belian (SOK/KEW/SS007/BYR) 6.3.2 Bagi Pembayaran yang melibatkan Kontrak Perolehan, sila rujuk Garis Panduan Pembayaran Yang Melibatkan Kontrak Perolehan (SOK/KEW/GP013/BYR). 6.3.3 Sekiranya dokumen tidak lengkap, kembalikan kepada PTJ melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN /DF030/BYR). 6.3.4 Failkan salinan Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/ BEN /DF030/BYR) mengikut PTJ dan tarikh ke dalam fail di zon/ seksyen kewangan masing- masing
Daftar Format Memo
Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/ DF030/BYR)
Daftar Format
Memo Pembetulan
Dokumen Kewangan (OPR/BEN/ DF030/BYR)
6.0 PROSES TERPERINCI
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.2 Terima permohonan pembayaran daripada pembekal beserta dokumen sokongan pembayaran 6.3 Semak Dokumen Pembayaran (a) Semak dokumen pembayaran berpandukan Senarai Semak Dokumen Sokongan Bagi Pembayaran Melalui Pesanan Belian (SOK/KEW/SS007/BYR) dan ikut langkah 6.4; (b) Bagi Pembayaran yang melibatkan Pihak Ketiga, sila rujuk Garis Panduan Pembayaran Kepada Pihak Ketiga (SOK/KEW/GP012/BYR) dan ikut langkah 6.4; (c) Bagi Pembayaran yang melibatkan Kontrak Perolehan, sila rujuk Garis Panduan Pembayaran Yang Melibatkan Kontrak Perolehan (SOK/KEW/GP013/BYR) dan ikut langkah 6.4; atau (d) Sekiranya dokumen tidak lengkap, kembalikan kepada PTJ melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BUR/DF030/BYR) yang boleh diperolehi dari laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/dokumen).
Senarai Semak Dokumen Sokongan Bagi Pembayaran Melalui Pesanan Belian (SOK/KEW/SS007/BYR) Garis Panduan Pembayaran Kepada Pihak Ketiga (SOK/KEW/GP012/BYR) Garis Panduan Pembayaran Yang Melibatkan Kontrak Perolehan (SOK/KEW/GP013/BYR)
Daftar Format Memo
Pembetulan Dokumen Kewangan
(DF030/BYR)
18 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.4 6.5 6.6 6.7 6.8
Pendaftaran Invois Dan Penyediaan Baucar 6.4.1 Daftarkan invois ke dalam Sistem SAGA berdasarkan Manual Pendaftaran Inbois Dengan Pesanan Belian (M001) 6.4.2 Bagi inbois dengan Pesanan Belian yang melibatkan perolehan berkontrak dan dikenakan denda, sila rujuk kepada Manual Pendaftaran Nota Debit Dan Nota Kredit (M028) ) 6.4.3 Sediakan baucar berasaskan Manual Penyediaan Baucar Melalui Modul Accounts Payable (M004) 6.5 Pengesahan dan Kelulusan Baucar 6.5.1 Serah baucar dan dokumen sokongan kepada PK/PA/PTK untuk pengesahan dan kelulusan mengikut kuasa yang telah diberi. 6.5.2 Bagi baucar yang tidak diluluskan, kembali ke langkah 6.3 untuk tindakan semakan semula. 6.6 Batching 6.6.1 Kumpul baucar dan Invoice Entry mengikut Payment Entry. Pastikan setiap baucar lengkap mengikut Payment Entry yang telah disahkan dan diluluskan 6.6.1 Rekod dalam buku daftar batching baucar/jernal perkara-perkara berikut: (i) Nombor Payment Entry Rujukan Batch ; (ii) Jumlah Payment Entry; (iii) Bilangan Baucar; (iv) Tarikh Batching; dan (v) Ruang untuk tandatangan penerimaan oleh Seksyen Perakaunan Kewangan 6.6.3 (c) Salinan asal Payment Entry bersama dokumen sokongan hendaklah dihantar kepada Seksyen Kewangan Perakaunan Kemaskini Baucar Kemaskini baucar berpandukan Arahan Kerja Kemaskini Baucar (OPR/BEN/AK009/AKN) Penyediaan dan Pengedaran Cek 6.8.1 Semua baucar yang telah diluluskan akan dibuat bayaran melalui cek/eft. Rujuk Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN -AKN/P005) 6.8.2 Bagi cek yang hendak dibatalkan/diganti rujuk Garis Panduan Permohonan Pembatalan Dan Bayaran Mengganti Cek/Bank Deraf Dan Pindahan Bank (OPR/BEN/GP009/BYR) dan Manual Semakan Status Pembayaran (M017) Tamat
Buku Daftar batching Baucar / Jernal
Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
6.4 Pendaftaran / Kemaskini Invois Dan Penyediaan Baucar (a)Daftarkan invois ke dalam Sistem SAGA berdasarkan User Guide SAGA yang boleh didapati di www.censf.com/acct82docs/index.htm (b)Bagi invois yang melibatkan kenaan caj denda, sila rujuk kepada User Guide SAGA yang boleh didapati di www.censf.com/acct82docs/index.htm (c) Sediakan baucar berasaskan User Guide SAGA yang boleh didapati di www.censf.com/acct82docs/index.htm 6.5 Pengesahan dan Kelulusan Baucar (a) Serah baucar dan dokumen sokongan kepada PK/PKA/PTK untuk pengesahan dan kelulusan mengikut kuasa yang telah diberi. (b) Bagi baucar yang tidak diluluskan, kembali ke langkah 6.3 untuk tindakan semakan semula. 6.6 Batching (a) Kumpul baucar dan Invoice Entry mengikut Payment Entry. Pastikan setiap baucar lengkap mengikut Payment Entry yang telah disahkan dan diluluskan. (b) Rekod dalam buku daftar batching baucar/jernal perkara-perkara berikut:
(i) Nombor Rujukan Batch; (ii) Jumlah; (iii) Bilangan Baucar; (iv) Tarikh Batching; dan (v) Ruang untuk tandatangan penerimaan oleh Seksyen Perakaunan Kewangan
(c) Salinan asal Payment Entry bersama dokumen sokongan hendaklah dihantar kepada Seksyen Kewangan Perakaunan. 6.7 Penyediaan Bayaran Melalui Cek / EFT (a) Semua baucar yang telah diluluskan akan dibuat bayaran melalui cek/eft. Rujuk Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BUR-AKN/P005) dan Prosedur Pengurusan Pembayaran melalui Pidahan Terus Secara Elektronik (EFT) (UPM/OPR/BUR-AKN/P010).
Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BUR-AKN/P005) Prosedur Pengurusan Pembayaran melalui Pidahan Terus Secara Elektronik (EFT) (UPM/OPR/BUR-AKN/P010)
19 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
7.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk
Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab
Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan Kuasa Melupus
1.
2.
3.
4.
Buku Daftar Batching Baucar/Jernal 400-3 Bayaran Baucar Pembayaran Asal OPR/ BEN/DF030/BYR Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan OPR/ BEN /DF047/BYR Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek
PTK
PTK Seksyen Kewangan
Perakaunan
PTK
PA/PTK
PTK
PTK
PTK
PTK
Pejabat Bendahari 1 Tahun
Pejabat
Bendahari 7 Tahun
Pejabat Bendahari 1 Tahun
Pejabat Bendahari 1 Tahun
Pengurus Zon/Ketua
Seksyen
Arkib Negara
PK
PK
7.0 REKOD
Bil Kod Fail, Tajuk
Fail dan Senarai Rekod
Tanggung jawab
Mengumpul dan
Memfail
Tanggung jawab
Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan Kuasa Melupus
1.
2.
3.
- Buku Daftar Batching Baucar/Jernal UPM.BUR.BYR.400-3/1 Bayaran Perbelanjaan AP 58(a) dan AP59 •Baucar Pembayaran Asal - Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (DF030/BYR)
PTK
PTK Seksyen Kewangan
Perakaunan
PTK
PTK
PTK
PA/PK
Pejabat Bursar 1 Tahun
Pejabat Bursar
7 Tahun
Pejabat Bursar
1 Tahun
BPOB/ Seksyen
Arkib Negara
PK
Nama Dokumen: Garis Panduan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/GP011/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 01 , Tarikh Kuatkuasa: 18/08/2016
1.0 TUJUAN
Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pejabat Bursar mengenai tatacara
memproses permohonan pinjaman / pembiayaan kenderaan mengikut pekeliling
dan peraturan yang berkuatkuasa.
2.0 SKOP
Garis panduan ini merangkumi semua jenis pinjaman / pembiayaan kenderaan bagi
staf UPM yang bertaraf tetap.
Nama Dokumen: Garis Panduan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BUR/GP011/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 14/12/2018 TUJUAN
Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pejabat Bursar mengenai tatacara
memproses permohonan pinjaman / pembiayaan kenderaan mengikut pekeliling
dan peraturan yang berkuatkuasa.
SKOP
Garis panduan ini merangkumi semua jenis pinjaman / pembiayaan kenderaan
bagi pekerja UPM yang bertaraf tetap
20 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
TATACARA TERPERINCI 3.1 Terima borang permohonan.
3.1.1 Terima Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR dari pemohon beserta dokumen sokongan.
3.1.2 Cop tarikh terima pada muka serat hadapan borang tersebut.
3.1.3 Pegawai-pegawai yang layak memohon pinjaman kenderaan ialah
pegawai-pegawai yang berjawatan tetap. Pinjaman adalah bagi
membeli kenderaan yang dibenarkan mengikut kelayakan dan
kemampuan seseorang pegawai yang sesungguhnya memerluka
kenderaan untuk menjalankan tugas rasmi dengan sempurna
3.2 Rekod di dalam Buku Daftar Pinjaman/Pembiayaan
3.2.1 Rekod penerimaan borang di dalam Buku Daftar Pinjaman/Pembiayaan
(a) Bilangan @ Bil. (b) Tarikh terima permohonan (c) Nama pemohon (d) Jawatan (e) Pusat Tanggungjawab / PTJ (f) Jumlah Permohonan (g) Tarikh di kembalikan untuk pembetulan (h) Tarikh Proses (i) Bilangan Hari (j) Tarikh Kelulusan (k) Tempoh kelulusan dari (b) hingga (j) (l) Tarikh terima perjanjian (m) Tempoh Bayaran Balik (Bulan) (n) Potongan bulan pertama (o) Nombor baucar (p) Jumlah baucar (q) Tarikh baucar (r) Nombor fail peminjam s) Tarikh cek (t) Catatan
PANDUAN
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
1.0 Terima borang permohonan
Terima Borang Permohonan Pinjaman /
Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM
(SOK/KEW/BR032/BYR)..dokumen sokongan.
Penolong
Akauntan (PA)/
Pembantu Tadbir
Kewangan (PTK)
21 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.3 Semak maklumat permohonan dan kelaayakan
3.3.1 Semak syarat-syarat pembiayaan seperti berikut:-
(a) Taraf jawatan staf tetap :
i. Bagi staf yang bertaraf tetap hendaklah mengikut pekeliling semasa.
ii.Bagi staf yang belum disahkan dalam jawatan hendaklah mengemukakan salinan surat tawaran dan surat lantikan. iii.Bagi staf yang dilantik sebagai Tutor tidak layak memohon. (b) Gaji Pegawai : Semak slip gaji terkini pemohon yang mana potongannya tidak melebihi 60% iaitu termasuk potongan pinjaman kenderaan yang akan diluluskan. Gaji pokok tidak kurang daripada RM1,620.00 untuk pembelian kereta sahaja).
(c) Lesen Memandu : Semak lesen memandu yang sah bagi pemohon
mengikut kelas kenderaan yang hendak dibeli seperti yang tertera di dalam lesen yang dikeluarkan oleh Jabatan Pengangkutan Jalan.
(d) Umur Pemohon : Bagi pemohon yang akan bersara, tempoh bayaran balik hendaklah dijelaskan enam (6) bulan sebelum tarikh persaraan pemohon
(e) Pengesahan Borang Permohonan : Borang Permohonan hendaklah disahkan oleh Dekan atau Ketua Jabatan atau Ketua Bahagian.
(f) Staf yang baru dilantik daripada jabatan luar universiti tidak boleh memohon pinjaman kenderaan universiti untuk menyelesaikan baki pinjaman di jabatan lama kerana nama kakitangan tersebut telah tercatat di dalam kad Perakuan Pendaftaran Kenderaan.
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
2.0 Semak maklumat dan kelayakan pemohon PA/PTK
(a) Taraf jawatan : (i) pekerja bertaraf tetap dan
disahkan dalam perkhidmatan.
(ii) Bagi pekerja yang bertaraf tetap
dan belum disahkan dalam
perkhidmatan, pemohon
hendaklah dijamin oleh dua (2)
orang pegawai dari Kumpulan
Pengurusan & Profesional dan
Kumpulan Sokongan yang telah
disahkan dalam jawatannya.
(b) Gaji Pegawai : (i) Jumlah ansuran potongan bulanan
pembelian kenderaan mestilah
tidak melebihi 1/3 daripada gaji
pokok pegawai dan jumlah semua
potongan gajinya, termasuk
ansuran potongan
pinjaman/pembiayaan berkenaan
tidak melebihi 60% dari gaji pokok
serta elaun-elaun.
(ii) Gaji pokok tidak kurang daripada
RM1,620.00 (untuk pembelian
kereta sahaja).
(c) Lesen Memandu : Pemohon mempunyai lesen memandu yang sah.
22 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
(d) Kelayakan pemohon
(i) Pinjaman diberi sekali sahaja dalam
tempoh lima (5) tahun dengan syarat
pinjaman yang ada telah diselesaikan.
(ii) Semak kelayakan jumlah dan tempoh
pinjaman berdasarkan
peraturan-peraturan semasa yang
berkuatkuasa.
(iii) Bagi pemohon yang sedang membuat
pinjaman motosikal adalah tidak
layak untuk membuat pinjaman
kereta dalam tempoh yang sama,
begitu juga sebaliknya.
(e) Permohonan kenderaan terpakai
Bagi pembiayaan kenderaan terpakai,
peraturannya adalah seperti berikut:-
(i) Pemohon tidak boleh membeli
kenderaan suami atau isteri.
(ii) Pegawai yang telah membeli
kenderaan melalui syarikat-syarikat
kewangan tidak boleh menggunakan
wang pinjaman kenderaan UPM bagi
menyelesaikan baki hutangnya
dengan syarikat kewangan.
(iii) Pemohon tidak boleh memohon
pinjaman kenderaan jika namanya
sudah tercatat di Kad Perakuan
Pendaftaran Kenderaan. Ianya juga
termasuk bagi kereta terpakai yang
dibeli dari luar negeri.
(iv) Pinjaman tidak melebihi harga bersih
kenderaan atau maksimum kelayakan
pemohon atau nilaian kenderaan
tersebut yang dinilai oleh Jurutera
Mekanikal (JKR Woksyop
Persekutuan).
(v) Kenderaan mestilah boleh dilindungi
dengan polisi insurans komprehensif
sehingga baki pinjaman diselesaikan.
23 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
(vi) Tempoh bayaran balik pinjaman
kenderaan hendaklah ditentukan
berdasarkan kepada baki tempoh
kenderaan berekonomi dan selamat
dipakai sebagaimana dinilaikan oleh
pihak Jurutera Mekanikal (JKR
Woksyop Persekutuan).
3.0 Cap tarikh terima pada muka surat hadapan
borang tersebut.
PA/PTK
4.0 Rekod Daftar pinjaman/pembiayaan PA/PTK
(a) Rekod daftar pinjaman/pembiayaan yang
telah diluluskan dengan mengandungi
maklumat-maklumat berikut:
(i) Bilangan @ Bil;
(ii) Tarikh terima permohonan;
(iii) Nama pemohon;
(iv) Nombor Kad Pengenalan;
(v) Jawatan;
(vi) Pusat Tanggungjawab/ PTJ;
(vii) Jumlah pinjaman;
(viii) Tarikh Proses;
(ix) Bilangan Hari;
(x) Tarikh pembiayaan diluluskan;
(xi) Tempoh kelulusan dari (b) hingga (j);
(xii) Tarikh terima perjanjian;
(xiii) Tempoh Bayaran Balik (Bulan);
(xiv) Potongan Bulan Pertama & amaun;
(xv) Potongan bulan akhir & amaun;
(xvi) Nombor baucar;
(xvii) Jumlah baucar;
(xviii) Tarikh baucar;
(xix) No EFT;
24 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.5 Kelulusan pinjaman/pembiayaan
3.5.1 Dapatkan kelulusan permohonan pinjaman/pembiayaan kenderaan daripada
Bursar atau pegawai yang diberikuasa.
3.6 Penyediaan /penyerahan Surat Kelulusan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan
3.6.1 Sediakan surat kelulusan pinjaman/pembiayaan mengikut format seperti
berikut:-
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
(xx) Nombor fail peminjam;
(xxi) Tarikh EFT;
(xxii) Nombor dan tarikh resit/invois
pembelian; dan
(xxiii) Tempoh penangguhan bayaran (jika
ada).
5.0 Pengesahan dan kelulusan pinjaman/pembiayaan.
Dapatkan pengesahan dan kelulusan
pinjaman/pembiayaan pada Borang
Permohonan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan
Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR)
daripada pegawai yang telah diberi kuasa bagi
permohonan yang telah lengkap.
Pegawai yang
diberi kuasa
6.0 Penyediaan dokumen bagi
permohonan/pembiayaan yang diluluskan.
PA/PTK
(a) Sediakan dokumen seperti berikut bagi
pinjaman/pembiayaan yang telah
diluluskan.
(i) Surat Kelulusan Pinjaman Kenderaan
Secara Biasa
(Konvensional)(DF051/BYR) yang
boleh diperolehi daripada laman
sesawang Pejabat Bursar
(www.bursar.upm.edu.my/faildokumen)
Atau
Surat Kelulusan Pembiayaan
Pembelian Kenderaan Secara Islam
(Al-Bai’ Bithaman `Ajil) ( DF050/BYR)
yang boleh diperolehi daripada laman
sesawang Pejabat Bursar
(www.bursar.upm.edu.my/faildokumen)
25 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.6.2 Serah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan kepada pemohon. Surat
kelulusan pinjaman/pembiayaan hanya sahlaku selama tiga (3) bulan sahaja.
3.7 Sedia fail peminjam
3.7.1 Sediakan fail peminjam setelah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan
dikeluarkan kepada peminjam.
3.7.2 Lekatkan Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pinjaman/Pembiayaan
Kenderaan (OPR/BEN/SS003/BYR) pada kulit fail tersebut.
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
(ii) Jawapan Tawaran Pinjaman
Kenderaan Universiti (DF038/BYR)
yang boleh diperolehi daripada laman
sesawang Pejabat Bursar
(www.bursar.upm.edu.my/faildokum
en)
(iii) Perjanjian Pinjaman Kenderaan
(DF039/BYR) yang boleh diperolehi
daripada laman sesawang Pejabat
Bursar
(www.bursar.upm.edu.my/faildokumen)
atau
Memorandum Penerimaan/
Perjanjian Al-Bai’ Bithaman ‘Ajil
Untuk Skim Pembiayaan Kenderaan
Kakitangan
Universiti Putra Malaysia
(DF040/BYR) diperolehi daripada
laman sesawang Pejabat Bursar
(www.bursar.upm.edu.my/faildokumen)
(b) Serah dokumen seperti di para 6.0 (a)
kepada pemohon untuk dilengkapkan.
PA/PTK
(c) Surat kelulusan pinjaman/pembiayaan
hanya sahlaku selama tiga (3) bulan sahaja.
(d) Pemohon perlu mengembalikan borang
yang telah lengkap seperti di para 6.0(a)(ii)
dan 6.0(a)(iii) samada menerima atau
menolak tawaran dalam tempoh sahlaku
surat kelulusan. Sekiranya tiada tindakan
daripada pemohon dalam tempoh tersebut,
tawaran akan terbatal dengan sendirinya.
Pemohon
7.0 Sedia fail peminjam
Sediakan fail peminjam mengikut Senarai Semak
Dokumen Fail Individu Bagi
Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan (SS003/BYR)
yang boleh diperolehi daripada laman sesawang
Pejabat Bursar
(www.bursar.upm.edu.my/faildokumen) setelah
surat kelulusan pinjaman/pembiayaan dikeluarkan
kepada peminjam.
26 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.8 Terima Jawapan
3.8.1 Pemohon hendaklah mengemukakan jawapan samada menerima atau
menolak tawaran dalam tempoh sahlaku surat kelulusan dengan
menggunakan Daftar Format Jawapan Tawaran Pinjaman Kenderaan
(OPR/BEN/DF038/BYR). Sekiranya tiada tindakan daripada pemohon dalam
tempoh tersebut, tawaran akan terbatal dengan sendirinya.
3.8.2 Jika pemohon mempunyai alasan yang munasabah dan ingin melanjutkan
tempoh kelulusan, pemohon hendaklah mengemukakan surat penjelasan
untuk dipertimbangkan. Had maksimum tempoh lanjutan tawaran
pinjaman kenderaan hanya sahlaku dalam tempoh tiga (3) bulan daripada
tamatnya tempoh tawaran asal.
3.9 Penyediaan / penyerahan Surat Perjanjian pinjaman/pembiayaan
3.9.1 Sediakan surat perjanjian pinjaman/pembiayaan mengikut format seperti
berikut:-
(a)Daftar Format Memorandum Penerimaan / Perjanjian Pembiayaan Al-Bai
Bithaman Ajil untuk Skim Pembiayaan Kenderaan Pegawai UPM
(OPR/BEN/DF040/BYR) bagi perjanjian secara islam; atau
(b) Daftar Format Perjanjian Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN/DF039/BYR) bagi
perjanjian secara biasa (konvensional)
3.9.2 Semak Surat Perjanjian tersebut dan pastikan jumlah pinjaman dan tempoh
bayaran balik adalah selaras dengan kelulusan.
3.9.3 Serah surat perjanjian pinjaman/pembiayaan kepada pemohon untuk
dilengkapkan.
3.10 Terima Surat Perjanjian Pinjaman/pembiayaan daripada pemohon.
3.10.1 Surat Perjanjian hendaklah dilengkapkan oleh pemohon dengan
mendapatkan dua (2) orang penjamin.
(a) Penjamin hendaklah terdiri daripada staf tetap UPM yang sama kumpulan
jawatannya atau lebih tinggi jawatannya daripada peminjam.
(b) Saksi bagi setiap penjamin boleh terdiri daripada orang yang sama atau
berlainan dan hendaklah dikalangan staf tetap UPM.
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
8.0 Terima dan semak surat perjanjian
pinjaman/pembiayaan daripada pemohon.
PTK
27 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.10.2 Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap, kembalikan kepada pemohon
untuk dilengkapkan.
3.11 Tandatangan ………pembiayaan
3.11.1 Surat Perjanjian yang telah dilengkapkan oleh pemohon hendaklah
ditandatangani oleh Bursar / Pegawai yang diberikuasa.
3.11.2 Serah surat perjanjian tersebut kepada pemohon untuk disetemkan.
3.12 Setem surat perjanjian pinjaman/pembiayaan.
3.12.1 Surat Perjanjian yang telah ditandatangani oleh Bursar / Pegawai Kewangan
hendaklah dikembalikan kepada pemohon untukdisetemkan secukupnya
berdasarkan kepada amaun pinjamankenderaan. Kadar penentuan jumlah setem
adalah bergantungkepada cara pinjaman yang dibuat dan mengikut Akta Setem
yangberkuatkuasa dari masa ke semasa
a. Daftar Format Perjanjian Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN/DF039/BYR) bagi
perjanjian secara biasa (konvensional). Jumlah setem bergantung kepada jumlah
pinjaman yang dibuat.
Contohnya:
Amaun Bayaran Setem
Bagi setiap RM500.00 atau
sebahagian darinya
RM2.50
b ) Daftar Format Memorandum Penerimaan / Perjanjian Pembiayaan Al-Bai
Bithaman Ajil untuk Skim Pembiayaan Kenderaan Pegawai UPM
(OPR/BEN/DF040/BYR) bagiperjanjian secara Islam
J umlah setem adalah sebanyak RM10.00 dan bergantung kepada Akta Setem yang
berkuatkuasa dari semasa ke semasa.
3.12.2 Surat perjanjian yang telah disetemkan hendaklah dikembalikan ke Pejabat
Bursar.
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
Bagi dokumen yang tidak lengkap, kembalikan
kepada pemohon untuk dilengkapkan.
9.0 Tandatangan surat perjanjian
pinjaman/pembiayaan
PK/Bursar
Surat Perjanjian yang telah dilengkapkan oleh
pemohon hendaklah ditandatangani oleh Bursar /
pegawai yang dibenarkan untuk menandatangani
surat cara Universiti.
10.0 Meterai surat perjanjian pinjaman/pembiayaan Pemohon
(a) Surat Perjanjian yang telah disempurnakan
hendaklah dikemukakan ke Lembaga Hasil
Dalam Negeri (LHDN) untuk dimeterai
secukupnya
(b) Surat perjanjian yang telah dimeterai
hendaklah dikembalikan ke Pejabat Bursar.
28 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.12.3 Bayaran akan dilakukan dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh terima
surat perjanjian.
3.13 Penyediaan Baucar/batching/pengesahan/kelulusan baucar.
3.13.1 Sediakan ……..(SOK/KEW/GP014/BYR).
3.13.2 Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada
TB/PB/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan.
3.13.3 Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada
TB/PA/PTK/PB untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan.
3.13.4 Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian
(SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching.
3.14 Penyedian dan pengedaran cek
3.14.1 Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek
(UPM/OPR/BEN-AKN/P005).
3.14.2 Cek diserahkan kepada peminjam beserta Daftar Format Penyerahan Cek
Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/DF052/BYR)
3.15 Penyediaan ……. Gaji
3.15.1 Sediakan arahan potongan gaji melalui Daftar Format Arahan Potongan
Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan / Komputer (OPR/BEN/DF037/BYR)
3.15.2 Cetak sebanyak 3 salinan dan serahkan kepada :-
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
11.0 Penyediaan Baucar bayaran. PA/PTK
(a) Sediakan baucar bayaran melalui EFT
dengan merujuk Garis Panduan
Pembayaran Tanpa Pesanan Belian
(SOK/KEW/GP014/BYR)
(b) Bayaran pinjaman/pembiayaan akan
disediakan dalam tempoh 7 hari bekerja.
(c) Maklumkan kepada pembekal dan pemohon
selepas bayaran dibuat.
12.0 Penyediaan / Penyerahan Arahan Potongan Gaji PA/PTK
(a) Sediakan arahan potongan gaji melalui
Daftar Format Arahan Potongan Gaji
Kemudahan Pinjaman (DF037/BYR) yang
boleh diperolehi daripada laman sesawang
Pejabat Bursar
(www.bursar.upm.edu.my/faildokumen).
(b) Cetak sebanyak 4 salinan dan serahkan
kepada :-
(i) Pemohon;
(ii) Pejabat Pendaftar;
(ii) Penjamin (sekiranya perlu); dan
(iv) Fail Peminjam
(c) Bayaran pinjaman/pembiayaan akan
disediakan dalam tempoh 7 hari bekerja.
(d) Maklumankan kepada pembekal kenderaan
dan pemohon selepas bayaran dibuat.
29 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.16 Dapatkan maklumat nombor chasis dan nombor enjin kenderaan secara
bertulis
(a) Diserahkan kepada peminjam bagi tujuan pendaftaran dengan
pihak JPJ. Pastikan Perakuan Pendaftaran Kenderaan tersebut
telah dicop ‘Hakmilik Dituntut Oleh : Universiti Putra Malaysia’
3.17 Kemaskini Potongan Gaji Ke Dalam Sistem IHRMS
3.17.1 Kemaskini arahan potongan gaji untuk melaraskan pinjaman ke dalam
sistem IHRMS. berpandukan Manual Kerja Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui
Sistem IHRMS (M026).
3.18 Terima dokumen pembelian kenderaan
3.18.1 Terima dokumen berikut dalam tempoh 30 hari daripada tarikh cek:-
c. Kad Pendaftaran yang telah dicop dengan tanda “Hakmilik Dituntut Oleh
Universiti Putra Malaysia” dan
d. Invois rasmi bagi kenderaan baru atau surat jual beli bagi kenderaan terpakai.
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
13.0 Tuntut Hak Milik PA/PTK
(a) Dapatkan maklumat nombor chasis dan
nombor enjin kenderaan daripada
pembekal.
(b) Sediakan Surat Pengesahan e-Hakmilik
JPJ-FIS melalui laman web eHakmilik JPJ
(http//:www.fis.com.my/).
(c) Cetak surat tersebut sebanyak dua
salinan:-
(i) Diserahkan kepada peminjam
pembekal bagi tujuan pendaftaran
dengan pihak JPJ; dan
(ii) Disimpan didalam fail peminjam.
(d) Tandatangani borang JPJ K3.
14.0 Kemaskini Potongan Gaji Ke Dalam Sistem IHRMS PA/PTK
Kemaskini arahan potongan gaji untuk
melaraskan pinjaman ke dalam sistem IHRMS.
15.0 Terima dokumen pembelian kenderaan PA/PTK
(a) Terima dokumen berikut dalam tempoh
30 hari daripada tarikh bayaran diterima
oleh pembekal:-
(i) Resit asal/ surat akuan penerimaan
wang daripada penjual kenderaan;
(ii) Salinan Cover nota / polisi insuran
komprehensif / takaful;
(iii) Salinan Sijil Pemilikan Kenderaan
(Jabatan Pengangkutan Jalan) ; dan
(iv) Invois asal bagi kenderaan baru
atau surat jual beli bagi kenderaan
terpakai.
30 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.18.2 Sekiranya dokumen berikut tidak diterima dalam tempoh tiga puluh (30)
hari daripada tarikh cek diserahkan hantar surat peringatan menggunakan Daftar
Format Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pinjaman /Pembiayaan
Kenderaan (OPR/BEN/DF053/BYR)
3.19 Pemeriksaan kenderaan
3.19.1 Periksa kenderaan dan pastikan nombor chasis, nombor engine dan nombor
pendaftaran di kenderaan sama seperti di dalam Kad Perakuan Pendaftaran
kenderaan dengan menggunakan Daftar Format Pemeriksaan Kenderaan
(OPR/BEN/DF042/BYR)Peminjam hendaklah mengemukakan Polisi Insuran
Komprehensif bagi pinjaman Cara Biasa (konvensional) dan Polisi Insuran Takaful
bagi pinjaman Cara Islam ke Pejabat Bursar setiap tahun sehingga pinjaman
selesai.
3.19.2 Jika peminjam menukar enjin dalam tempoh pinjaman atas sebab tertentu
yang munasabah, Kad Perakuan Pendaftaran Kenderaan hendaklah dikemukakan
ke Pejabat Bursar yang menyatakan nombor enjin yang baru.
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
(b) Sekiranya dokumen berikut tidak diterima
dalam tempoh tiga puluh (30) hari
daripada tarikh bayaran dibuat, hantar
surat peringatan menggunakan Daftar
Format Peringatan Penyerahan
Dokumen-Dokumen Pinjaman
/Pembiayaan Kenderaan (DF053/BYR)
yang boleh diperolehi daripada laman
sesawang Pejabat Bursar
(www.bursar.upm.edu.my/faildokumen)
(c) Peminjam hendaklah mengemukakan
Polisi Insuran Komprehensif bagi
pinjaman Cara Biasa (konvensional) dan
Polisi Insuran Takaful bagi pinjaman Cara
Islam ke Pejabat Bursar setiap tahun
sehingga pinjaman selesai.
16.0 Bayaran balik pinjaman/pembiayaan PA/PTK
(a) Tempoh bayaran balik adalah mengikut
pekeliling berkuatkuasa dan bayaran balik
hendaklah dijelaskan 12 bulan sebelum
tarikh akhir persaraan pemohon
(b) Bagi pekerja yang meninggal dunia, baki
pembiayaan yang belum dijelaskan perlu
dikutip melalui ganjaran yang dibayar oleh
Universiti kepada pekerja.
31 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.20 Kemaskini Fail peminjam
3,20.1 Kemaskini fail peminjam berpandukan Senarai Semak Dokumen Fail
Individu Bagi Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/SS003/BYR)
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
(c) Bagi pekerja yang telah diluluskan cuti
tanpa gaji/cuti separuh gaji oleh
UniversitI, pegawai yang dibenarkan
untuk menandatangani surat cara
Universiti adalah diberi kuasa untuk
memberi penangguhan bayaran balik
pinjaman/pembiayaan kenderaan.
Tempoh bayaran balik hendaklah
dijadualkan semula tanpa dikenakan
apa-apa bayaran tambahan bagi tempoh
berkenaan.
17.0 Kemaskini Fail peminjam setelah dokumen
selesai diserahkan oleh pemohon.
PTK
Nama Dokumen: Garis Panduan Pembiayaan Komputer Kod Dokumen: OPR/BEN/GP012/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 01 , Tarikh Kuatkuasa: 18/08/2016 1.0 TUJUAN
Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pejabat Bursar mengenai tatacara memproses permohonan pembiayaan Komputer mengikut pekeliling dan peraturan berkuatkuasa. 2.0 SKOP Garis panduan ini merangkumi semua jenis pembiayaan komputer bagi staf UPM yang bertaraf tetap.
Nama Dokumen: Garis Panduan Skim Pembiayaan Komputer Dan Telefon Pintar (Smartphones) Kod Dokumen: OPR/BUR/GP012/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 14/12/2018 TUJUAN
Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pejabat Bursar mengenai tatacara memproses permohonan pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) mengikut pekeliling dan peraturan berkuatkuasa. SKOP Garis panduan ini merangkumi semua jenis pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones) bagi pekerja UPM yang bertaraf tetap dan telah disahkan dalam perkhidmatan.
32 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.0 TATACARA TERPERINCI 3.1 Terima borang permohonan
3.1.1 Terima Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR) dari pemohon beserta dokumen sokongan.
3.1.2 Cop tarikh terima pada muka serat hadapan borang tersebut.
3.1.3 Peraturan pembiayaan computer (a) Skim pembiayaan ini hanya
ditawarkan kepada semua anggota Perkhidmatan Awam yang bertaraf tetap. Pembiayaan ini dibenarkan dibuat tiga (3) tahun sekali dikira mulai tarikh kelulusan sebelumnya dengan syarat pinjaman yang ada telah diselesaikan
(b) Jumlah potongan bulanan untuk pembelian komputer berkenaan hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok anggota dan jumlah semua potongan gajinya hendaklah tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok serta elaun-elaun.
3.2 Rekod di dalam Buku Daftar Pinjaman/Pembiayaan
3.2.1 Rekod penerimaan borang di dalam Buku Daftar Pinjaman/Pembiayaan Komputer
(a) Bilangan @ Bil. (b) Tarikh terima permohonan (c) Nama pemohon (d) Jawatan (e) Pusat Tanggungjawab / PTJ (f) Jumlah Permohonan (g) Tarikh di kembalikan untuk pembetulan (h) Tarikh Proses (i) Bilangan Hari (j) Tarikh Kelulusan (k) Tempoh kelulusan dari (b) hingga (j) (l) Tarikh terima perjanjian (m) Tempoh Bayaran Balik (Bulan) (n) Potongan bulan pertama (o) Nombor baucar (p) Jumlah baucar (q) Tarikh baucar (r) Nombor fail peminjam s) Tarikh cek (t) Catatan
PANDUAN
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG
JAWAB
1.0 Terima borang permohonan
PA/PTK Terima Borang Permohonan Pembiayaan Komputer
dan Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR) dari pemohon beserta dokumen sokongan.
33 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.3 Semak maklumat borang permohonan
3.3.1 Semak syarat-syarat pembiayaan seperti berikut:-
(a) Taraf jawatan staf tetap : i. Bagi staf yang bertaraf tetap hendaklah mengikut pekeliling semasa. ii.Bagi staf yang belum disahkan dalam jawatan hendaklah mengemukakan salinan surat tawaran dan surat lantikan. iii.Bagi staf yang dilantik sebagai Tutor tidak layak memohon. (b)Gaji Pegawai : Semak slip gaji yang terkini pemohon yang mana potongannya tidak melebihi 60% iaitu termasuk potongan pembiayaan komputer yang akan diluluskan. (c)Umur Pemohon : Bagi pemohon yang akan bersara, tempoh bayaran balik hendaklah dijelaskan enam (6) bulan sebelum tarikh persaraan pemohon (d)Sebutharga Komputer: Sebutharga Komputer hendaklah dilampirkan untuk menentukan jumlah sebenar yang ingin dipohon dan bagi menentukan jumlah sebenar yang layak untuk dipertimbangkan. (e)Pengesahan Borang Permohonan : Borang Permohonan hendaklah disahkan oleh Dekan atau Ketua Jabatan atau Ketua Bahagian.
3.3.2 Semak Kelayakan permohonan:
Pemohon layak untuk membuat pembiayaan seterusnya dengan syarar pembiayaan sebelumnya telah genap tiga (3) tahun dan baki pembiayaan telah dibayar balik sepenuhnya.
3.3.3 Semak baki Kumpulan Wang Pembiayaan Komputer melalui Sistem SAGA bagi memastikan peruntukkan sediada mencukupi.
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
2.0
Semak maklumat dan kelayakan pemohon borang permohonan (a) Taraf jawatan :
(i) Pekerja bertaraf tetap dan disahkan dalam perkhidmatan.
PA/PTK
(b) Gaji Pegawai : Jumlah ansuran potongan bulanan mestilah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok pegawai dan jumlah semua potongan gajinya termasuk ansuran potongan pembiayaan berkenaan tidak melebihi 60% daripada jumlah gaji pokok dan elaun-elaun.
(c) Sebutharga Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) : Sebutharga Komputer hendaklah dilampirkan untuk menentukan jumlah sebenar yang ingin dipohon dan bagi menentukan jumlah sebenar yang layak untuk dipertimbangkan. Sebutharga boleh diperoleh secara terus atau atas talian.
(d) Kelayakan permohonan: (i) Pinjaman diberi sekali sahaja dalam tempoh
tiga (3) tahun dengan syarat pinjaman yang ada telah diselesaikan.
(ii) Semak kelayakan dan jumlah tempoh
pinjaman berdasarkan peraturan-peraturan semasa yang berkuatkuasa.
PA/PTK
34 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.4 Pengesahan maklumat permohonan dan kelayakkan
3.4.1 Dapatkan pengesahan maklumat dan kelayakkan permohonan daripada pegawai yang bertanggungjawab.
3.5 Kelulusan pinjaman/pembiayaan
3.5.1 Dapatkan kelulusan permohonan pinjaman/pembiayaan kenderaan daripada Bursar atau pegawai yang diberikuasa
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
3.0 4.0 5.0
Cap tarikh terima pada muka surat hadapan borang tersebut. Rekod di dalam Buku Daftar Pinjaman/Pembiayaan (a) Rekod penerimaan borang di dalam Buku
Daftar Pinjaman/ Pembiayaan Komputer dan telefon pintar (smartphones). (i) Bilangan @ Bil; (ii) Tarikh terima permohonan; (iii) Nama pemohon; (iv ) Jawatan; (v) Pusat Tanggungjawab / PTJ; (vi) Jumlah Pembiayaan; (vii) Tarikh di kembalikan untuk
pembetulan; (viii) Tarikh Proses; (ix) Bilangan Hari; (x) Tarikh pembiayaan diluluskan; (xi) Tempoh kelulusan dari (b) hingga (j); (xii) Tarikh terima perjanjian; (xiii) Tempoh Bayaran Balik (Bulan); (xiv) Potongan bulan pertama & amaun; (xv) Potongan bulan akhir dan amaun; ( xvi) Nombor baucar; (xvii) Jumlah baucar; (xviii) Tarikh baucar; (xix) Nombor fail peminjam; (xx)Tarikh EFT; (xxi) No. EFT); (xxii) Nombor dan tarikh resit/invois
pembelian; dan (xxiv)Tempoh penangguhan bayaran (jika
ada). Pengesahan dan kelulusan pembiayaan
(a) Dapatkan pengesahan dan kelulusan pembiayaan pada Borang Permohonan Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR) daripada pegawai yang telah diberi kuasa bagi permohonan yang telah lengkap.
PTK/PA
PTK/PA
PTK/PA
35 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.6 Penyediaan /penyerahan Surat Kelulusan Pembiayaan Komputer 3.6.1 Sediakan surat kelulusan pembiayaan berpandukan Daftar Format Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/DF046/BYR) 3.6.2 Serah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan kepada pemohon. Surat kelulusan pinjaman/pembiayaan hanya sahlaku selama dua (2) bulan sahaja.
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
6.0
Penyediaan dokumen bagi pembiayaan yang diluluskan.
(a) Sediakan dokumen seperti berikut bagi pembiayaan yang telah diluluskan
(i) Surat Kelulusan Pembiayaan
Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones (DF046/BYR) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen); dan
(ii) Memorandum Penerimaan
/Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai Universiti Putra Malaysia (DF041/BYR) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar www.bursar.upm.edu.my/faildokumen)
(b) Serah dokumen seperti di para 6.0 (a)
kepada pemohon untuk dilengkapkan.
(c) Surat kelulusan pinjaman/pembiayaan
hanya sahlaku selama dua (2) bulan
sahaja.
(d) Pemohon perlu mengembalikan
borang yang telah lengkap seperti di para
6.0(a)(ii) samada menerima atau menolak
tawaran dalam tempoh sah laku surat
kelulusan. Sekiranya tiada tindakan
daripada pemohon dalam tempoh
tersebut, tawaran akan terbatal dengan
sendirinya.
PTK/PA
PA/PTK
Pemohon
Pemohon
36 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.7 Sedia fail peminjam
3.7.1 Sediakan fail peminjam setelah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan dikeluarkan kepada peminjam. 3.7.2 Lekatkan Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/SS004/BYR) pada kulit fail tersebut.
3.8 Terima Jawapan
3.8.1 Pemohon hendaklah mengemukakan Daftar Format Memorandum
Penerimaan /Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar
(Smartphones) Bagi Pegawai UPM (OPR/BEN/DF041/BYR) samada
menerima atau menolak tawaran dalam tempoh sahlaku surat kelulusan.
Sekiranya tiada tindakan daripada pemohon dalam tempoh tersebut,
tawaran akan terbatal dengan sendirinya.
3.8.2 Jika pemohon mempunyai alasan yang munasabah dan ingin melanjutkan tempoh kelulusan, pemohon hendaklah mengemukakan surat penjelasan untuk dipertimbangkan. Had maksimum tempoh lanjutan tawaran pembiayaan komputer hanya sahlaku dalam tempoh tiga (3) bulan daripada tamatnya tempoh tawaran asal.
3.9 Tandatangan surat perjanjian pembiayaan
3.9.1 Surat Perjanjian yang telah dilengkapkan oleh pemohon hendaklah ditandatangani oleh Bursar/Pegawai yang diberikuasa.
3.9.2 Serah surat perjanjian tersebut kepada pemohon untuk disetemkan. 3.10 Setem Surat Perjanjian Pembiayaan
3.10.1 Surat Perjanjian yang telah ditandatangani oleh Bursar / Pegawai Kewangan hendaklah dikembalikan kepada pemohon untuk disetemkan secukupnya berdasarkan kepada amaun pinjaman komputer.Kadar penentuan jumlah setem adalah bergantung kepada cara pembiayaan yang dibuat dan mengikut Akta Setem yang berkuatkuasa dari masa ke semasa. Contohnya:
Amaun Bayaran Setem Bagi setiap RM500.00 RM2.50 atau sebahagian darinya
3.10.2.Surat perjanjian yang telah disetemkan hendaklah dikembalikan ke Pejabat Bursar.
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
7.0 Sedia fail peminjam Sediakan fail peminjam mengikut Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (SS004/BYR) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen) setelah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan dikeluarkan kepada peminjam.
PTK/PA
8.0
9.0
10.0
Terima dan semak surat perjanjian pembiayaan daripada pemohon
(a) Bagi dokumen yang tidak lengkap,
kembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan.
Tandatangan surat perjanjian pembiayaan
Surat Perjanjian yang telah dilengkapkan oleh
pemohon hendaklah ditandatangani oleh
Bursar/pegawai yang dibenarkan untuk
menandatangani surat cara Universiti
Meterai surat pembiayaan
(a) Surat Perjanjian yang telah
disempurnakan hendaklah
dikemukakan ke Lembaga Hasil
Dalam Negeri (LHDN) untuk
dimeterai secukupnya.
(b) Surat perjanjian yang telah dimeterai
hendaklah dikembalikan ke Pejabat
Bursar.
PTK/PA
PK/Bursar
Pemohon
37 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.11 Penyediaan Baucar/batching/pengesahan/kelulusan baucar
3.11.1 Sediakan baucar bayaran dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR)
3.11.2Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada TB/PB/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan. 3.11.3 Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada TB/PA/PTK/PB untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan. 3.11.4 Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching.
3.12 Penyedian/pengedaran cek
3.12.1 Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005).
3.12.2Cek diserahkan kepada peminjam beserta Daftar Format Penyerahan
Cek Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/DF057/BYR)
3.13 Penyediaan / Penyerahan Arahan Potongan Gaji
3.13.1 Sediakan arahan potongan gaji melalui Daftar Format Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan / Komputer (OPR/BEN/DF037/BYR) 3.13.2 Cetak sebanyak 3 salinan dan serahkan kepada :-
(a)Pemohon (b)Pejabat Pendaftar (c)Penjamin
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
11.0 Penyediaan Baucar Bayaran.
(a) Sediakan baucar bayaran melalui EFT dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) (b) Bayaran pinjaman/pembiayaan akan disediakan dalam tempoh 7 hari bekerja. (c) Maklumankan kepada pembekal kenderaan dan pemohon selepas bayaran dibuat.
12.0 Penyediaan / Penyerahan Arahan Potongan Gaji
(a) Sediakan arahan potongan gaji melalui Daftar Format Arahan Potongan Gaji Kemudahan Pinjaman (DF037/BYR) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen). (b) Cetak sebanyak 3 salinan dan serahkan kepada :-
PTK/PA
(i)Pemohon; (ii)Pejabat Pendaftar; dan (iii) Fail Peminjam.
(c) Bayaran pinjaman/pembiayaan akan disediakan dalam tempoh 7 hari bekerja. (d) Maklumankan kepada pembekal kenderaan dan pemohon selepas bayaran dibuat.
38 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.14 Terima dokumen pembelian kenderaan
3.14.1 Terima dokumen berikut dalam tempoh 30 hari daripada tarikh cek (a) Resit / surat akuan penerimaan wang daripada penjual komputer (b)Invois rasmi 3.14.2 Sekiranya dokumen berikut tidak diterima dalam tempoh tiga puluh (30) hari daripada tarikh cek diserahkan hantar surat peringatan menggunakan Daftar Format Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) (OPR/BEN/DF056/BYR)
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
13.0 Kemaskini Potongan Gaji Ke Dalam Sistem IHRMS
Kemaskini arahan potongan gaji untuk melaraskan pinjaman ke dalam sistem IHRMS.
14.0 Terima dokumen pembelian komputer/telefon pintar (smartphones)
(a) Terima dokumen berikut dalam tempoh 30 hari daripada tarikh bayaran diterima oleh pembekal:- (i)Resit asal / surat akuan penerimaan wang daripada penjual komputer dan telefon pintar (smartphones); dan (ii)Invois asal. (b) Sekiranya dokumen berikut tidak diterima dalam tempoh tiga puluh (30) hari daripada tarikh bayaran dibuat, hantar surat peringatan menggunakan Daftar Format Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) (DF056/BYR) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen).
15.0 Bayaran balik pembiayaan
(a) Tempoh bayaran balik adalah mengikut pekeliling berkuatkuasa dan bayaran balik hendaklah dijelaskan 12 bulan sebelum tarikh akhir persaraan pemohon. (b) Bagi pekerja yang meninggal dunia, baki pembiayaan yang belum dijelaskan perlu dikutip melalui ganjaran yang dibayar oleh Universiti kepada pekerja.
39 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
3.15 Kemaskini Fail peminjam
3.15.1 Kemaskini fail peminjam berpandukan Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/SS004/BYR)
SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB
(c) Bagi pekerja yang telah diluluskan cuti tanpa
gaji/cuti separuh gaji oleh Universiti, pegawai yang
dibenarkan untuk menandatangani surat cara
Universiti adalah diberi kuasa untuk memberi
penangguhan bayaran balik pembiayaan komputer
dan telefon pintar(smartphones. Tempoh bayaran
balik hendaklah dijadualkan semula tanpa dikenakan
apa-apa bayaran tambahan bagi tempoh berkenaan.
16.0 Kemaskini Fail peminjam setelah dokumen selesai diserahkan oleh pemohon.
Nama Dokumen: Daftar Format Arahan Potongan Gaji Pinjaman/ Pembiayaan Komputer Kod Dokumen: OPR/BEN/DF037/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Jawapan Tawaran Pinjaman Kenderaan Universiti Kod Dokumen: OPR/BEN/DF038/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Perjanjian Pinjaman Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF039/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Memorandum Penerimaan/Perjanjian Al-Bai’baithaman ‘Ajil Untuk Skim Pembiayaan Kenderaan Kakitangan Universiti Putra Malaysia Kod Dokumen: OPR/BEN/DF040/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 01, Tarikh Kuatkuasa: 26/05/2017
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
40 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Nama Dokumen: Memorandum Penerimaan/ Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai Universiti Putra Malaysia Kod Dokumen: OPR/BEN/DF041/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:01, Tarikh Kuatkuasa: 26/05/2017
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Pemeriksaan Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF042/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer Kod Dokumen: OPR/BEN/DF046/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Surat Pemulangan Borang Permohonan Pinjaman/ Pembiayaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF048/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Surat Kelulusan Pembiayaan Pembelian Kenderaan Secara Islam (Al-Bai’baithaman ‘Ajil) Kod Dokumen: OPR/BEN/DF050/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Surat Kelulusan Pinjaman Kenderaan Secara Biasa (Konvensional) Kod Dokumen: OPR/BEN/DF051/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
41 | P a g e
No. CPD Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Nama Dokumen: Daftar Format Surat Penyerahan Cek Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF052/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Surat Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF053/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Surat Permohonan Sijil Penilaian (JKR) Kod Dokumen: OPR/BEN/DF054/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Pembatalan Hak Milik Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF055/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer Kod Dokumen: OPR/BEN/DF056/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
Nama Dokumen: Daftar Format Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer Kod Dokumen: OPR/BEN/DF057/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011
DOKUMEN INI DIGUGURKAN
42 | P a g e
BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO)
Peneraju Proses: Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR-BUR) - Pejabat Bursar
Kelulusan Mesyuarat: Mesyuarat Pengurusan Pejabat Bursar Kali ke- 10/2018
Tarikh Mesyuarat: 04 Disember 2018
Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: 14/12/2018
Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen.
top related