garis panduan pelaksanaan ekosistem kondusif...
Post on 01-Jul-2020
20 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
1 | 43
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
JABATAN KESIHATAN NEGERI SELANGOR
VERSI 1/2017
Disediakan Oleh:
JAWATANKUASA PENYELARAS EKSA, JKNS
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
2 | 43
KANDUNGAN
1. Tujuan 4 2. Pengenalan EKSA 5 3. Penjenamaan Semula Amalan 5S Sektor Awam 7 4. Prinsip Amalan 5S 8 4.1 Sisih 8 4.2 Susun 8 4.3 Sapu 8 4.4 Seragam 9 4.5 Sentiasa Amal 9 5. Prinsip Pelaksanaan EKSA 9 5.1 Imej Korporat 9 5.2 Kreativiti dan Inovasi 9 5.3 Amalan Hijau 10 5.4 Persekitaran Kondusif 10 5.5 Kepelbagaian Agensi 10 6. Pelaksanaan EKSA di JKNS 11 6.1 Dasar EKSA 11 6.2 Objektif EKSA 11 6.3 Logo EKSA 11 6.4 Penubuhan Jawatankuasa 12 6.5 Pengwujudan Zon EKSA 14 6.6 Keperluan Zon EKSA 16 7. Tindakan Pelaksanaan EKSA 17 8. Keperluan Sudut EKSA 18 9. Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi dan Zon 19 10. Ruang Pejabat 19 10.1 Peralatan Pejabat 19 10.2 Susun Atur Peralatan Pejabat 19 10.3 Susunan Fail 20 10.4 Hiasan Dalaman 20 10.5 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan 21 10.6 Ruang Kerja Terperingkat 21 10.7 Bilik Fail [PP Bil. 5/2007(Panduan Pengurusan Pejabat)] 22 10.8 Ruang Kaunter 23 10.9 Bilik Helpdesk/Call Center 23 11. Ruang Kerja/Bilik Pegawai 24 11.1 Lantai 24 11.2 Meja (di atas meja) 24 11.3 Meja (di bawah meja) 24 11.4 Laci Meja/Almari 25 11.5 Dinding/Partition Pegawai 26 11.6 Kerusi 26 11.7 Komputer dan Pencetak 26 11.8 Sistem Fail 27
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
3 | 43
11.9 Bilik Pegawai 27 12. Bahagian Pengeluaran 28 12.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi 28 12.2 Mesin dan Peralatan 28 13. Stor ( PP Bil. 5/2009- TPS) 29 13.1 Pintu Stor 29 13.2 Dalam Stor 29 13.3 Simpanan Barang Stor 30 13.4 Simpanan Barang Toxic 31 13.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor 31 14. Tempat Umum 32 14.1 Surau/Bilik Solat 32 14.2 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang 33 14.3 Pantri 34 14.4 Laluan Utama/ Laluan Awam 35 14.5 Kaunter Khidmat Pelanggan dan Ruang Menunggu 35 15. Kawasan Persekitaran Jabatan 40 15.1 Papan Tanda Jabatan/ Papan Tanda Arah/Petunjuk 40 15.2 Media/Bahan Pameran 40 16. Keupayaan Sumber Manusia 41 17. Keselamatan Persekitaran 42 18. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi 43 19. Amalan Hijau 43 20. Penutup 44 Lampiran 1 – Kriteria Audit Lampiran 2 – Wallpaper dan Screen Saver Lampiran 3 – Jawatankuasa EKSA Jabatan
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
4 | 43
1. TUJUAN
Panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua warga dan zon Ekosistem Kondusif
Sektor Awam (EKSA) di Jabatan Kesihatan Negeri Selangor dalam melaksanakan
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini, diperjelaskan konsep
EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan oleh pihak MAMPU dan kaedah
pelaksanaan EKSA di Jabatan Kesihatan Negeri Selangor.
Sebagai tambahan panduan ini adalah sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan
dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah
tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.
EKSA sebagai kesinambungan dari Amalan 5S haruslah dilihat sebagai satu program yang
menggalakkan semua zon di JKNS agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan
persekitaran kerja yang sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti
penyampaian perkhidmatan. Melalui panduan ini diharapkan dapat memantapkan lagi
pengurusan persekitaran pejabat sehingga semua warga JKNS dapat bekerja dalam
persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif.
2. PENGENALAN EKSA
Ekosistem Kondusif Sektor Awam atau EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014
sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam oleh pihak MAMPU dengan
mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti
dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam. Langkah
penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak
semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping
menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga JKNS.
Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang
ditambahbaik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan
untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik
elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pengwujudan persekitaran kerja yang lebih
kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:
Imej korporat;
Kreativiti dan Inovasi;
Amalan Hijau;
Persekitaran Kondusif; dan
Kepelbagaian Agensi.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
5 | 43
Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah untuk
membolehkan :
Meningkatkan Imej Korporat.
Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selarasdengan tuntutan pihak berkepentingan.
Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaranhijau melalui pembudayaan Amalan Hijau.
Memperluaskan pelaksanaan di agensi kerajaan bagimewujudkan persekitaran yang kondusif.
Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluankepelbagaian agensi kerajaan.
A
E
D
C
B
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
6 | 43
3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM
MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui
Panduan Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa
Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu akan membawa maksud seperti di
bawah:
•merupakan pengasingan dan pelupusan barang-barangyang tidak diperlukan di tempat kerja.SISIH
•peralatan disusun dengan teratur, kemas, berkesan,selamat dan mudah dicapai.SUSUN
•untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatanbersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskanfungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan.
SAPU
•bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama adapada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya.SERAGAM
•ialah usaha mengekalkan 4 amalan 5S iaitu sisih, susun,sapu dan seragam di samping melaksanakanpenambahbaikan berterusan di zon masing-masing.
SENTIASA AMAL
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
7 | 43
4. PRINSIP AMALAN 5S
4.1 Sisih
Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Aktiviti sisih melibatkan: a. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera; b. Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan datang
maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur; dan c. Item tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi untuk dilupuskan perlu menentukan
kaedah/kos yang paling rendah.
4.2 Susun
Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Aktiviti ini melibatkan:
a. Penyusunan item dalam aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu);
b. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada item;
c. Menyimpan item mengikut kategori;
d. Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat; dan
e. Semasa bekerja fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja berada di atas meja, selepas digunakan fail dan item perlu disimpan semula ke tempat asal.
4.3 Sapu
Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam
keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja. Aktiviti ini
melibatkan:
a. Menetapkan pemilik bagi ruang/perkakas dan mesin;
b. Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah
ditetapkan; dan
c. Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan penyelenggaraan.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
8 | 43
4.4 Seragam
Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih
dan teratur sepanjang masa tindakan yang diambil untuk mewujudkan keseragaman
prosedur, susun atur atau format.
4.5 Sentiasa Amal
Tindakan yang diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan
seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan amalan EKSA.
Aktiviti ini melibatkan:
a. Audit dalaman dilakukan secara berkala;
b. Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan;
c. Mewujudkan sistem pengiktrafan dan penghargaan kepada usaha yang
ditunjukkan oleh warga JKNS; dan
d. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan melalui
latihan.
5. PRINSIP PELAKSANAAN EKSA
5.1 Imej korporat
Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap
persekitaran kerja JKNSdan mencerminkan imej korporat Jabatan. Keselamatan
persekitaran kerja juga diberi keutamaan. Contoh kawasan yang memerlukan
penampilan imej korporat ialah:
i. Kaunter;
ii. Susun atur perabot; dan
iii. Ruang guna sama.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
9 | 43
5.2 Kreativiti dan Inovasi
Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja Warga JKNS
digalakkan membudayakan elemen kreativiti dan Inovasi semasa melaksanakan
tugas dan tanggungjawab masing-masing. Warga JKNS digalakkan untuk
sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran
kerja yang kondusif dan selamat. Contoh perkara yang menampak kreativiti dan
Inovasi ialah:
i. Tempat simpanan alat tulis;
ii. Pelabelan; dan
iii. Memendekkan proses kerja.
5.3 Amalan Hijau
Aspek amalan hijau ditekankan di tempat kerja dan membuat analisa penjimatan
kepada amalan penjimatan yang dilaksanakan. Contoh amalan ialah:
i. Kitar semula;
ii. Peringatan penjimatan;
iii. Penjimatan elektrik; dan
iv. Penjimatan kertas.
5.4 Persekitaran Kondusif
Penekanan diberikan kepada penyampaian perkhidmatan, mesra pelanggan dan
memberi keselesaan semasa berurusan. Contoh aktiviti ini ialah:
i. Kemudahan pekerja OKU;
ii. Ruang kerja yang kemas; dan
iii. Ruang menunggu.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
10 | 43
5.5 Kepelbagaian Agensi
Penilaian dalam auditan adalah merangkumi aspek generik dan khusus kerana
mengambil kira kepelbagaian premis dan mengikut jenis perkhidmatan yang
diberikan. Pendekatan one size fits all semasa dalam amalan 5S kurang
mencakupi keperluan kepelbagaian agensi.
6. PELAKSANAAN EKSA DI JKNS
6.1 Dasar EKSA
“Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) menjadi pemangkin kepada peningkatan
kualiti kerja, perkhidmatan dan produktiviti melalui persekitaran kerja yang mesra,
bersih, sihat, kondusif dan selamat.”
6.2 Objektif EKSA
a. Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, bersih, kemas dan selesa pada
setiap masa;
b. Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan di kalangan
warga JKNS;
c. Membantu meningkatkan tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang
ditawarkan; dan
d. Mewujudkan budaya kerja yang ceria dan efektif.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
11 | 43
6.3 Logo Amalan EKSA
6.4 Penubuhan Jawatankuasa
a. Jawatankuasa Penyelaras
PENGERUSI
PKN
SEKRETARIAT
Bahagian Pengurusan
JAWATANKUASA
LATIHAN
TPKN (Pergigian)
JAWATANKUASA
AUDIT
TPKN (Kesihatan
Awam)
JAWATANKUASA
PROMOSI
TPKN(Farmasi)
KETUA-KETUA
ZON
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
12 | 43
b. Peranan Penaung/Pengerusi Jawatankuasa Pemandu
i. Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA;
ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
iii. Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan;
iv. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan;
v. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua-ketua zon;
vi. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah;
vii. Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan EKSA ( dengan bantuan JK
Audit);
viii. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan bantuan JK
Promosi); dan
ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-amalan
kebersihan (dengan bantuan JK Latihan).
c. Peranan Jawatan kuasa Latihan
i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada
warga JKNS;
ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan Amalan
EKSA kepada semua warga kerja JKNS;
iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi
mengukuh aktiviti Amalan EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain.
(Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan
audit aktiviti Amalan EKSA); dan
iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk
menghadiri Latihan secukupnya.
d. Peranan Jawatan kuasa Audit
i. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan
pelaksanaan audit;
ii. Melantik juruaudit dalaman EKSA;
iii. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA;
iv. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang
dikenalpasti semasa proses audit;
v. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu;
vi. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa Penyelaras
EKSA JKNS;
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
13 | 43
vii. Menggunakan kriteria audit EKSA yang disediakan oleh MAMPU (Lampiran
1);dan
viii. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.
e. Peranan Jawatan kuasa Promosi
i. Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA;
ii. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran
Amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi;
iii. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti
promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang;
iv. Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan, poster,
banner dan lain-lain);
v. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan
vi. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di
kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Penyelaras.
f. Peranan Sekretariat
i. Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Penyelaras Amalan EKSA JKNS;
ii. Menyelaraskan Program Amalan EKSA JKNS;
iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan EKSA kepada
Jawatan Kuasa Penyelaras EKSA;
iv. Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan Amalan
EKSA
v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit;
vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan EKSA dalam
organisasi; dan
vii. Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
14 | 43
6.5 Pewujudan Zon EKSA
Tujuan pewujudan zon EKSA adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan
pengawasan amalan EKSA. Senarai 6 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA
di JKNS ialah:
BIL NAMA ZON BAHAGIAN
1. ZON PENGURUSAN PENGURUSAN
2. ZON PERUBATAN PERUBATAN
3. ZON KESIHATAN AWAM KESIHATAN AWAM
4. ZON PERGIGIAN PERGIGIAN
5. ZON FARMASI FARMASI
6. ZON KUALITI DAN
KESELAMATAN MAKANAN KUALITI DAN KESELAMATAN MAKANAN
6.6 Keperluan Zon EKSA
a. Membentuk Jawatankuasa Pelaksana Zon EKSA seperti struktur di bawah:
PENGERUSI/ KETUA ZON
TPKN
PENYELARAS /
FASILITATOR
JAWATANKUASA
KECIL
LATIHAN
BPL
JAWATANKUASA
KECIL
AUDIT
JAWATANKUASA
KECIL
PROMOSI
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
15 | 43
i. Peranan Ketua Zon /Jawatankuasa Pelaksana Zon
i. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli zon;
ii. Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat Bahagian;
iii. Membentuk jawatankuasa di peringkat Bahagian;
iv. Mengenalpasti liputan zon pelaksanaan EKSA di Bahagian;
v. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli
kumpulan;
vi. Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA di peringkat Bahagian;
vii. Melaksanakan pembudayaan kreativiti dan Inovasi serta tindakan
penjimatan/ go green.
viii. Memantau pelaksanaan EKSA Bahagian; dan
ix. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti mana yang
digariskan di peringkat Jabatan.
ii. Peranan Fasilitator
i. Memberikan Latihan dan panduan kepada Ketua zon dan ahli;
ii. Memastikan zon mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan;
iii. Menentukan liputan zon dalam Bahagian;
iv. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini; dan
v. Menyelaras dan memantau aktiviti.
iii. Peranan Penyelaras
i. Menyelaras program EKSA di zon masing-masing;
ii. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam zon;
iii. Menyedia dan mengemaskini fail zon;
iv. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
v. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
16 | 43
iv. Peranan Ahli-ahli
i. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;
ii. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;
iii. Bekerjasama dalam zon; dan
iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbang idea bagi menjayakan
pelaksanaan EKSA di zon.
7. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA
Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan EKSA ini terbahagi kepada 12 kategori utama
yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JKNS iaitu:
a. Keperluan Sudut EKSA;
b. Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi Dan Zon;
c. Ruang Pejabat;
d. Ruang Kerja/Bilik Pegawai;
e. Bahagian Pengeluaran;
f. Tempat Penyimpanan/Stor;
g. Tempat Umum;
h. Kawasan Persekitaran;
i. Keupayaan Sumber Manusia;
j. Keselamatan Persekitaran;
k. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi; dan
l. Amalan Hijau.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
17 | 43
8. KEPERLUAN SUDUT EKSA
Kaedah penyaluran penyampaian. Ia boleh disediakan secara fizikal dengan menggunakan
ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan) atau secara maya. Sudut EKSA setiap
zon di JKNS perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
a. Dasar dan Objektif Amalan EKSA JKNS;
b. Carta Organisasi Amalan EKSA (Induk dan zon);
c. Carta Perbatuan/Gantt Chart Zon;
d. Pelan Lantai Zon EKSA;
e. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA;
f. Informasi/ hebahan berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi;
g. Logo dan Slogan Amalan EKSA JKNS; dan
h. Tarikh kemaskini sudut EKSA.
9. KEPERLUAN FAIL INDUK, AUDIT, LATIHAN, PROMOSI DAN ZON
Dokumentasi pelaksanaan Amalan EKSA perlu disediakan di peringkat induk, jawatankuasa
dan zon. Keperluan dalam fail EKSA adalah seperti berikut:
i. Pengenalan EKSA – Dasar & Objektif EKSA dan garis panduan EKSA JKNS;
ii. Carta Organisasi EKSA – Fail induk, jawatankuasa dan zon;
iii. Pelan Lantai (Fail induk dan zon sahaja);
iv. Carta Perbatuan – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;
v. Minit Mesyuarat – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;
vi. Gambar Aktiviti-Aktiviti EKSA;
vii. Gambar Sebelum dan Selepas – Fail Induk dan Zon; dan
viii. Audit( kriteria dan keputusan audit) - Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
18 | 43
10. RUANG PEJABAT
10.1 Peralatan Pejabat
10.1.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh
digunakan dengan selamat;
10.1.2 Peralatan pejabat sentiasa bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;
dan
10.1.3 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan
mengikut kesesuaian contoh mesin fotostat, mesin faks dan CPU.
10.2 Susun Atur Peralatan Pejabat
10.2.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik
serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;
10.2.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya
dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat
serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan
10.2.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses
sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan
work station pegawai.
10.3 Susunan Fail
10.3.1 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;
10.3.2 Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam
satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail); dan
10.3.3 Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:-
i. Tetulang ring file mengandungi:
Singkatan nama kementerian, bahagian,cawangan/unit;
nombor fail;
tajuk fail; dan
nombor susunan fail.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
19 | 43
ii. Muka depan ring file mengandungi:
Logo;
Tajuk;
Nama unit atau cawangan;
iii. Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail.
10.4 Hiasan Dalaman
10.4.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat
diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan
kesihatan pekerja;
10.4.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi
kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam
pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya);
10.4.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;
10.4.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak
digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk
terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan
dari segi kuantiti);
10.4.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam
ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu
penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik);
10.4.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan
sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan
pemandangan; dan
10.4.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan,
dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
20 | 43
10.5 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan
10.5.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko
seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU
SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit;
10.5.2 Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik
pegawai; dan
10.5.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
10.6 Ruang Kerja Terperingkat
10.6.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja
Larangan;
10.6.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu
dan selesa;
10.6.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan
memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan
dalam peraturan keselamatan); dan
10.6.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ ownership) perlu dilantik
bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon
hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
21 | 43
10.7 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat))
10.7.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan
di ruang yang strategik;
10.7.2 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan
indeks;
10.7.3 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya
menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan
disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail;
10.7.4 Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum
tamat waktu bekerja;
10.7.5 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail
yang sedang digunakan (contoh : kad daftar pengguna dan kad keluar
masuk fail);
10.7.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi
berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar
kabinet;
10.7.7 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;
10.7.8 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan
diparkirkan; dan
10.7.9 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
22 | 43
10.8 Ruang Kaunter
10.8.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
10.8.2 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan
disusun supaya kelihatan kemas;
10.8.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
10.8.4 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi
kuantiti dan sentiasa dikemaskini;
10.8.5 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;
10.8.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang
berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan;
10.8.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan;
dan
10.8.8 Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut:
i. Sistem maklum balas pengguna ii. Direktori pegawai iii. Borang / brousar iv. Bahan bacaan/ informasi v. Piagam pelanggan
10.9 Bilik Helpdesk / Call Centre
10.9.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
10.9.2 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan
10.9.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan
dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi,
piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan
kepada telefonis).
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
23 | 43
11. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI
11.1 Lantai
11.1.1 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang
kekotoran; dan
11.1.2 Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di
sekitar ruang kerja.
11.2 Meja (Di atas Meja)
11.2.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan;
11.2.2 Dibenarkan satu sudut mini untuk tapak hiasan (optional);
11.2.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional);
11.2.4 Fail-fail aktif/diari/organizer hendaklah disusun dengan kemas dan teratur
pada setiap masa;
11.2.5 Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan; dan
11.2.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk
self-ink rubber stamp).
11.3 Meja (Di bawah/Tepi meja)
11.3.1 Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah;
11.3.2 Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan
menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable casing;
dan
11.3.3 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
24 | 43
11.4 Laci Meja / Almari
11.4.1 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci
boleh seperti berikut:
i. Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan
penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas
mengikut kreativiti pegawai
ii. Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi
menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan
buku catatan
iii. Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi
menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan,
dompet, telefon bimbit dan lain-lain
Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam
(kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada
peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis,buku catatan
dan dokumen rasmi.
Sekiranya ada 2 tingkat laci sahaja, tiada laci bagi urusan peribadi
11.4.2 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di
dalam laci/almari ruangan peribadi dan disusun kemas;
11.4.3 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang
yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh
bercampur; dan
11.4.4 Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan
kemas, tersusun dan bersih.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
25 | 43
11.5 Dinding/partition pegawai
11.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing- masing
termasuk bilik pegawai:
i. Tanda Nama Penuh;
ii. Jawatan;
11.5.2 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan
teratur;
11.5.3 Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) untuk hiasan; dan
11.5.4 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan
partition.
11.6 Kerusi
11.6.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak
digunakan;
11.6.2 Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika
almari tidak disediakan); dan
11.6.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak
bergoyang, selesa dan bersih.
11.7 Komputer dan pencetak
11.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak
berhabuk dan sedia untuk diguna;
11.7.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri
keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau
membelakangkan pintu masuk;
11.7.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down);
11.7.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan; dan
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
26 | 43
11.7.5 Wallpaper menggunakan Dasar dan Objektif Amalan EKSA manakala
screensaver menggunakan Logo Amalan EKSA JKNS seperti di
Lampiran 2. Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak
digunakan.
11.8 Sistem fail
11.8.1 Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail;
11.8.2 Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah
diseragamkan;
11.8.3 Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam
kabinet fail; dan
11.8.4 Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada).
11.9 Bilik Pegawai
11.9.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga
diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;
11.9.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table
atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;
11.9.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti;
dan
11.9.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan
teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
27 | 43
12. BAHAGIAN PENGELUARAN
12.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi
12.1.1 Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang,
rekahan atau sebarang kecacatan lantai;
12.1.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu
dilabelkan dengan nama atau simbol alatan;
12.1.3 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh
dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran atau
almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan
semula; dan
12.1.4 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/
barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses,
rosak, pelupusan dan lain-lain).
12.2 Mesin dan Peralatan
12.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang
pergerakan proses kerja;
12.2.2 Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,
berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan
jangka hayat mesin;
12.2.3 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin
terutamanya bahan yang berbentuk cecair;
12.2.4 Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang
merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;
12.2.5 Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut
kesesuaian;
12.2.6 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau
dilupuskan; dan
12.2.7 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan
mesin.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
28 | 43
13. STOR (Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009(TPS))
13.1 Pintu Stor
Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :
i. Pelan lantai stor;
ii. Borang permohonan stok;
iii. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas; dan
iv. Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor.
13.2 Dalam Stor
13.2.1 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;
13.2.2 Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen
barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);
13.2.3 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut
diambil/dicapai/dicari;
13.2.4 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor;
13.2.5 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi
(contoh: tangga dan troli);
13.2.6 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan
dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan
stor tetapi melambangkan imej korporat; dan
13.2.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
13.3 Simpanan Barang Stor
13.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan dan laluan kakitangan stor;
13.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar
Dulu /First In First Out (MDKD/FIFO);
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
29 | 43
13.3.3 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada
seperti berikut:
i. Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti
bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya;
ii. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad atau
nombor atau kedua-duanya sekali; dan
iii. Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak
diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di
Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2)
* Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.
13.3.4 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya
hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;
13.3.5 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama;
13.3.6 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang
berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun
dengan kemas;
13.3.7 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang
masih boleh digunakan;
13.3.8 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang
selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;
13.3.9 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa
(pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor
utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan
13.3.10 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
30 | 43
13.4 Simpanan Barang Toxic
13.4.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut
kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;
13.4.2 Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan
barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya;
13.4.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak
digunakan lagi;
13.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic
berkeadaan baik;
13.4.5 Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap;
13.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan
13.4.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
13.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor
13.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
i. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba;
ii. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan
iii. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.
13.5.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler dan hose
reel);
13.5.3 Pencahayaan yang mencukupi;
13.5.4 Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar” dipamerkan
dengan jelas; dan
13.5.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan
berparkir.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
31 | 43
14. TEMPAT UMUM
Ruang Umum termasuk Surau, Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Tandas dan lain-lain
merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa
digunakan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan
pengguna.
14.1 Surau/Bilik Solat
Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat
tempat yang selesa untuk beribadat:
14.1.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan
boleh digunakan dengan baik;
14.1.2 Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa
bersih untuk keselesaan ramai;
14.1.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau
digantung dengan kemas;
14.1.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat;
14.1.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;
14.1.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari /
kabinet / rak yang disediakan;
14.1.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat
dengan jelas;
14.1.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;
14.1.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;
14.1.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;
14.1.11 Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan
suasana yang sentiasa segar;
14.1.12 Jam dinding disediakan untuk panduan;
14.1.13 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
32 | 43
14.1.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/ peralatan;
dan
14.1.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor
telefon).
14.2 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang
Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:
14.2.1 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;
14.2.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan
dengan baik;
14.2.3 Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan
disusun kemas ketika tidak digunakan;
14.2.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
14.2.5 Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7);
14.2.6 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik
mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);
14.2.7 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada
penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian
Kementerian/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan,
program Kementerian/Bahagian dan lain-lain);
14.2.8 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat
selesai;
14.2.9 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam
diletakkan di tempat yang disediakan;
14.2.10 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;
14.2.11 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan
power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
14.2.12 Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan;
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
33 | 43
14.2.13 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai
dan nombor telefon); dan
14.2.14 Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di
lokasi yang bersesuaian.
14.3 Pantri
14.3.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;
14.3.2 Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur
setelah digunakan;
14.3.3 Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan
seragam (mengikut kesesuaian/optional);
14.3.4 Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki
selepas digunakan;
14.3.5 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun
dengan teratur di dalam kabinet/rak;
14.3.6 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;
14.3.7 Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;
14.3.8 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya
hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam
bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional);
14.3.9 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;
14.3.10 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada
sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak
menyenangkan;
14.3.11 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang
tidak menyenangkan;
14.3.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan;
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
34 | 43
14.3.13 Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan,
peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan;
14.3.14 Dilarang merokok di dalam pantri; dan
14.3.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor telefon).
14.4 Laluan Utama/ Laluan Awam
14.4.1 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang
laluan;
14.4.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada)
disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang
laluan;
14.4.3 Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan
baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;
14.4.4 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan
14.4.5 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa
diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.
14.5 Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu
14.5.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun;
14.5.2 Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan
pelanggan/tetamu luar;
14.5.3 Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur
dan berada dalam keadaan baik;
14.5.4 Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan
kemas; dan
14.5.5 Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan
yang mudah dilihat.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
35 | 43
14.5.6 Maklumat seperti visi/misi/carta organisasi/piagam pelanggan dan lain-
lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat
14.5.7 Menyediakan perkara-perkara berikut:
i. Buku kedatangan pelawat
ii. Direktori pegawai
iii. Sudut informasi untuk pelanggan
iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat
15. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
15.1 Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk
15.1.1 Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah diletakkan di
lokasi penting iaitu bilik admin, bilik Setiausaha Bahagian (TPKN), tandas,
pintu keluar dan bilik mesyuarat;
15.1.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
15.1.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami;
15.1.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan
15.1.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
15.2 Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk
15.2.1 Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah diletakkan di
lokasi penting iaitu bilik admin, bilik Setiausaha Bahagian (TPKN), tandas,
pintu keluar dan bilik mesyuarat;
15.2.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
15.2.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami;
15.2.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan
15.2.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
36 | 43
16.1 Media/Bahan Pameran
16.1.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau
papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik,
tidak berdebu dan sentiasa bersih;
16.1.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;
16.1.3 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej
korporat, kemas dan teratur; dan
16.1.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan
supaya dapat menarik perhatian pelanggan.
17. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA
17.1 Penglibatan Pengurusan atasan
Penglibatan Pengurusan atasan seperti Pengarah Kesihatan Negeri, Timbalan
Pengarah Kesihatan Negeri Bahagian dalam pelaksanaan EKSA amat dikehendaki
demi kelangsungan amalan EKSA di JKNS.
17.2 Dari segi penampilan diri dan imej
Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat,
cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta
kebersihan diri sesuai dengan imei penjawat awam.
17.3 Perhubungan dengan rakan sejawat;
Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti,
mesyuarat dan sebagainya.
17.4 Perhubungan dengan pelanggan; dan
Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi
bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.
17.5 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas
Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan
komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas
hakiki dan berinisiatif.
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
37 | 43
18. KESELAMATAN PERSEKITARAN
Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang
selamat:
a. Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak
diperlukan (contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak dan sebagainya);
b. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang;
c. Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;
d. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;
e. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh : Dilarang
Merokok, tanda KELUAR dan AWAS);
f. Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-barang pra
pelupusan);
g. Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman JKNS (contoh : pantri,
kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya);
h. Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera;
i. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan;
j. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini;
k. Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang meliputi arahan keselamatan, latihan
pengusian bangunan, tanda amaran, pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
serta tanda arah laluan kecemasan;
l. Dokumen-dokumen terperingkat perlulah diselengarakan mengikut prosedur yang telah
ditetapkan dan maklumat kerajaan hendaklah dijaga keselamatannya;
m. Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:
i. Penyelengaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan
iii. Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
38 | 43
n. Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan
sebagaimana Arahan Keselamatan; dan
o. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.
19. PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI
i. Melaksanakan Inovasi atau best practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan
kualiti warga tanpa penggunaan peruntukan kewangan yang tinggi; dan
ii. Menggunakan barangan terpakai sebagai salah satu bentuk kreativiti seperti untuk
hiasan setiap zona tau dalam kegunaan amaln EKSA.
20. AMALAN HIJAU
19.1 Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti
contoh-contoh berikut:
i. Notis/ arahan penjimatan tenaga.
ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy.
iii. Penetapan suhu optimum.
iv. Penjimatan kertas.
v. Penjimatan air.
vi. Kempen hijau.
19.2 Melaksanakan program kitar semula di peringkat zon.
19.3 Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:
i. Kos
ii. Masa
iii. Tenaga Pekerja
iv. Ruang
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
39 | 43
21. PENUTUP
Dengan adanya garis panduan ini diharap dapat membantu warga JKNS dalam
melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan EKSA dan
membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan di JKNS.
Sebarang pertanyaan berhubung dengan pelaksanaan EKSA di JKNS boleh diajukan
kepada Unit Pengurusan Am melalui:
Telefon : 03-51237231 / 03-51237244
Emel : m.fauzan@moh.gov.my
sitinorbaya@moh.gov.my
Faks : 03-51237209
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
40 | 43
LAMPIRAN 1 Kriteria Audit
1a Menyediakan Dasar EKSA bagi agensi. Dasar tidak
disediakan
Dasar disediakan
kepada semua
warga agensi
b. Menyebar Dasar EKSA serta memastikan semua
warga kerja memahaminya.
Dasar dan Garis
Panduan EKSA
tidak disebarkan
Dasar EKSA
disebar dan
difahami oleh
sebahagian warga
Dasar EKSA
disebar dan
difahami oleh
semua warga
2a. Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar
EKSA agensi.
Garis panduan
tidak disediakan
Garis panduan
disediakan kepada
semua warga
agensi
b. Menyebar Garis Panduan EKSA serta memastikan
semua warga kerja memahaminya.
Garis Panduan
EKSA tidak
disebarkan
Garis Panduan
EKSA disebar dan
difahami oleh
sebahagian warga
Garis Panduan
EKSA disebar dan
difahami oleh
semua warga
3
Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA
termasuk perkara berikut disusun dengan teratur dan
sentiasa dikemaskini:
i. Minit mesyuarat
ii. Surat lantikan Jawatankuasa
iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa
Dokumentasi tidak
teratur dan tidak
dikemaskini
Sebahagian
dokumentasi
teratur dan
dikemaskini
Semua
dokumentasi
teratur dan
dikemaskini
4
Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti
ketetapan agensi/ garis panduan yang dibangunkan oleh
agensi.
Tiada
keseragaman
Keseragaman
pada sebahagian
agensi
Keseragaman
pada keseluruhan
agensi
5 Menyediakan Sudut EKSA secara maya Sudut EKSA tidak
disediakan.
Sudut EKSA
disediakan.
SUDUT EKSA mengandungi perkara-perkara berikut:
i. Dasar EKSA agensi
ii. Carta organisasi
iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS
iv. Pelan lantai
v. Carta Perbatuan semasa
vi. Informasi/ hebahan
vii. Tarikh kemaskini sudut EKSA
Sudut EKSA
hanya
mengandungi satu
perkara seperti
dicadangkan
Sudut EKSA hanya
mengandungi dua
perkara seperti
dicadangkan
Sudut EKSA
mengandungi 3
perkara seperti
dicadangkan
Sudut EKSA
mengandungi 4-5
perkara seperti
dicadangkan
Sudut EKSA
mengandungi
semua perkara
seperti yang
dicadangkan
b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan
sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik.Tidak terkini dan
tidak berada dalam
keadaan baik
Sebahagian sahaja
yang terkini dan
dalam keadaan
baik
Terkini dan berada
dalam keadaan
baik
a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana
Amalan EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya 3
Jawatankuasa seperti berikut:
i. JK Latihan
ii. JK Promosi
iii. JK Audit
JK Pelaksana tidak
dibentuk dan tidak
dilantik
JK Pelaksana
dibentuk dan
dilantik tetapi
hanya mempunyai
1-2 jawatankuasa
yang disyorkan
JK Pelaksana
dibentuk serta
dilantik dan
mempunyai semua
jawatankuasa yang
disyorkan
b) Melantik penyelaras terlatih sebagai pakar rujuk
pelaksanaan Amalan EKSA. Penyelaras tidak
dilantik
Penyelaras dilantik
tapi tidak terlatih
Penyelaras telah
dilantik dan terlatih
8
Merancang dan melaksana program/aktiviti Amalan EKSA
secara berkala seperti berikut:
i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti.
ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit
iii. Melaksana program pemantapan amalan EKSA
iv. Mengadakan program pendedahan kepada amalan
EKSA (contoh: lawatan, taklimat kesedaran)
Program/aktiviti
Ekosistem tidak
dirancang dan
dilaksanakan
Program/aktiviti
Ekosistem
dirancang tetapi
tidak dilaksanakan
Program/aktiviti
Ekosistem
dirancang dan
dilaksanakan
a. Melibatkan pengurusan atasan sebagai
penaung/penasihat Amalan EKSA.
Pengurusan
atasan bukan
penaung/penasihat
Amalan EKSA
Pengurusan
atasan sebagai
penaung/penasihat
Amalan EKSA
b. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA
seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan.
Tiada penglibatan
Pengurusan
atasan
Penglibatan
Pengurusan
atasan
KOMPONEN GENERIK
KOMPONEN A
KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN1 2 3 4 5 MARKAH
A1) Dasar / Polisi EKSA
6
A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA
7
A3) Penglibatan Pengurusan Atasan
9
10Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA
dalam mesyuarat pengurusan/mesyuarat berkaitan.
Aktiviti EKSA tidak
dibentang dan
dilaporkan dalam
mesyuarat
pengurusan
Sebahagian aktiviti
EKSA dibentang
dan dilaporkan
dalam mesyuarat
pengurusan
Semua aktiviti
EKSA dibentang
dan dilaporkan
dalam mesyuarat
pengurusan
11
Melaksana audit pematuhan/ audit dalam secara
berterusan sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau
agensi luar/lain sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
Audit Dalam tidak
dilaksanakan
Audit Dalam
dilaksanakan
sekali dalam satu
tahun
Audit Dalam
dilaksanakan
mengikut jadual
12Menyebarkan hasil/ laporan Audit Dalam untuk makluman
dan tindakan susulan warga agensi.
Hasil/ laporan
Audit Dalam tidak
disebarkan
Hasil/ laporan
Audit Dalam
disebarkan kepada
sebahagian warga
Hasil/ laporan
Audit Dalam
disebarkan kepada
semua warga
13
Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada Ibu
Pejabat KKM selepas setahun menerima pensijilan
(hanya untuk pensijilan semula).
Laporan Penilaian
Kendiri tidak
dikemukakan
kepada IPKKM
Laporan Penilaian
Kendiri
dikemukakan
kepada IPKKM
14
Melaksanakan program pengiktirafan Amalan EKSA di
peringkat agensi seperti contoh-contoh anugerah berikut:
i. Zon Terbaik
ii. Bilik Terbaik
iii. Bahagian Terbaik
iv. Workstation Terbaik
v. Tandas Terbaik
vi. Hasil kreativiti terbaik
vii. Anugerah Go Green terbaik
Program
pengiktirafan tidak
dilaksanakan
1 hingga 2
program
pengiktirafan
dilaksanakan
Sekurang-
kurangnya tiga
program
pengiktirafan
dilaksanakan
Empat program
pengiktirafan
dilaksanakan
Lima atau lebih
program
pengiktirafan
dilaksanakan
15
Menerima pengiktirafan dan ditandaaras sama ada di
peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-
lain.
Tiada pengiktirafan
diterima/ tidak
ditandaaras oleh
agensi lain
Menerima
pengiktirafan tetapi
tidak ditandaaras
oleh agensi lain
Menerima
pengiktirafan dan
ditandaaras oleh
agensi lain
16Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai
program pengiktirafan kepada semua warga agensi.
Program
pengiktirafan tidak
disebarkan
Program
pengiktirafan
disebar dan
dipamerkan
kepada
sebahagian warga
Program
pengiktirafan
disebar dan
dipamerkan
kepada semua
warga
17
Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh
meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga.
(Contoh: inovasi sistem fail, simpanan rekod pesakit, stok
ubat-ubatan dsb)
Program inovasi/
Best Practice tidak
dilaksanakan
Program inovasi/
Best Practice
dilaksanakan
18
Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti
contoh-contoh berikut:
i. Kreativiti mengguna barangan terpakai.
ii. Barang terpakai untuk hiasan
iii. Hiasan/ kegunaan EKSA
Program kreativiti
dan inovasi tidak
dilaksanakan
Program kreativiti
dan inovasi
dilaksanakan
a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber
secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:
i. Notis/ arahan penjimatan tenaga.
ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy.
iii. Penetapan suhu optimum.
iv. Penjimatan kertas.
v. Penjimatan air.
vi. Kempen hijau.
Tidak
melaksanakan
program
penjimatan tenaga
Melaksana
sekurang-
kurangnya dua
program
penjimatan tenaga
Melaksana
sekurang-
kurangnya tiga
program
penjimatan tenaga
b) Melaksanakan program kitar semula peringkat agensi.
Tiada
program/usaha
kitar semula
dilaksanakan.
Program/usaha
kitar semula
dilaksanakan
c) Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:
i. Kos
ii. Masa
iii. Tenaga Pekerja
iv. Ruang
Tiada analisis
penjimatan
disediakan
Analisis
penjimatan
disediakan
0
K.EKOSISTEM (A-
E)_v9
A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi
A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)
A5) Pengiktirafan
A7) Tindakan Penjimatan / Go Green
19
JUMLAH SKOR (KOMPONEN A)
Jumlah Markah : /130X 100% = %
(Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
1
Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:
i. Selamat dan tidak licin
ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai
iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak
iv. Tong sampah disediakan
Tidak bersih
Bersih dan
memenuhi satu
kriteria
Bersih dan
memenuhi dua
kriteria
Bersih dan
memenuhi tiga
kriteria
Bersih dan
memenuhi
kesemua kriteria
2 Menyediakan jadual pembersihan Tiada jadual
pembersihan
Ada jadual
pembersihan tetapi
tidak dipatuhi
Ada jadual
pembersihan dan
dipatuhi
3Melantik pegawai penyelia bagi memastikan jadual
pembersihan dipatuhi.
Tiada pegawai
penyelia
Ada pegawai
penyelia
Ada pegawai
penyelia dan
melaksanakan
tugas
4Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan
dalam keadaan baik.
Dinding kotor dan
rosak
Dinding dalam
keadaan baik tetapi
tidak bersih
Dinding dalam
keadaan baik dan
bersih
5Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras
dengan imej korporat.
Hiasan keterlaluan
dan tidak
bersesuaian
Hiasan sederhana
tetapi tidak selaras
dengan imej
korporat
Hiasan
bersesuaian dan
selaras dengan
imej korporat
6Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam
keadaan baik.
Ada lampu yang
rosak
Semua lampu
berfungsi
Semua lampu
berfungsi dan
dalam keadaan
baik
7Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan
baik.
Soket elektrik tidak
berfungsi
Sebahagian soket
elektrik berfungsi
dan dalam keadaan
baik
Semua soket
elektrik berfungsi
dan dalam keadaan
baik
8 Menyeragamkan susunan laci meja/ mobile pedestal.Susunan laci meja/
mobile pedestal
tidak seragam
Sebahagian
susunan laci meja/
mobile pedesta l
seragam
Semua susunan
laci meja/ mobile
pedestal seragam
9
Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition
dalam keadaan teratur dan kemas:
i. CPU
ii. Tray IN/ OUT/Tiada tray KIV - Perlu berada di atas
meja (mengikut kesesuaian)
iii. Folder/ fail
iv. Perhiasan tidak keterlaluan
v. Kedudukan laci
Semua peralatan
tidak teratur dan
tidak kemas
Sebahagian
peralatan teratur
dan kemas
Semua peralatan
teratur dan kemas
10Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di dalam
laci.
Alat tulis tidak
disusun dengan
kemas dan teratur
Sebahagian alat
tulis disusun
dengan kemas dan
teratur
Semua alat tulis
disusun dengan
kemas dan teratur
11Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan
boleh digunakan.
Semua peralatan
tidak dalam
keadaan baik dan
tidak boleh
digunakan
Sebahagian
peralatan dalam
keadaan baik dan
boleh digunakan
Semua peralatan
dalam keadaan
baik dan boleh
digunakan
12Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang
disimpan dalam ruang tertentu / laci.
Tiada tanda/label
bagi barang yang
disimpan
Sebahagian barang
yang disimpan
bertanda/berlabel
Semua barang
yang disimpan
bertanda/berlabel
KOMPONEN B
RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
1 2 3 4 5 MARKAHFIZIKAL
B1) Lantai
B2) Dinding dan Siling
B3) Lampu Dan Soket
KEPERLUAN UMUM
B4) Susun Atur Peralatan
B5) Keadaan Peralatan
13Memastikan semua peralatan bebas daripada debu,
bersih dan kemas.
Semua peralatan
berdebu, tidak
bersih dan tidak
kemas
Sebahagian
peralatan berdebu,
tidak bersih dan
tidak kemas
Semua peralatan
tidak berdebu,
bersih dan kemas
14Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan
gunasama. (yang bersesuaian)
Tiada tatacara
penggunaan
dipamerkan
Mempamerkan
tatacara
penggunaan pada
sebahagian
peralatan
gunasama
Mempamerkan
tatacara
penggunaan
dengan jelas dan
mudah difahami
pada semua
peralatan
gunasama
15Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan
disusun kemas.
Tiada arahan/notis
dipamerkan
Arahan/notis
dipamerkan di
sebahagian tempat
(yang bersesuaian)
Arahan/notis
dipamerkan di
semua tempat
(yang bersesuaian)
16Susunan laci pedestal adalah seperti berikut ; 1. Alat
Tulis , 2. Dokumen , 3. Peribadi
Susunan laci tidak
dipatuhi
Susunan laci
dipatuhi
17Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik
atau kubikel yang seragam.
Tiada tanda nama
pada bilik/ kubikel
Sebahagian bilik/
kubikel
memaparkan tanda
nama pegawai
yang seragam
Semua bilik/ kubikel
memaparkan
tanda nama
pegawai yang
seragam
18Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi
menunjukkan seksyen/unit.Tidak berlabel
Label lengkap, jelas
tetapi tidak
seragam
Label lengkap, jelas
dan seragam
19Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan
yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.
Saiz yang tidak
sesuai dan sukar
dibaca
Saiz yang sesuai
tetapi sukar dibaca
Saiz yang sesuai
dan mudah dbaca
20Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan
strategik dan mudah dilihat.
Semua papan
tanda di kedudukan
tidak strategik dan
sukar dilihat
Sebahagian papan
tanda pada
kedudukan
strategik dan
mudah dilihat
Semua papan
tanda pada
kedudukan
strategik dan
mudah dilihat
21Penggunaan label yang minimum dan selaras dengan
imej korporat.
Penggunaan label
yang keterlaluan
dan tidak berimej
korporat
Label minima tetapi
tidak selaras
dengan imej
korporat
Label minima dan
selaras dengan
imej korporat
22 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras
dengan imej korporat.
Hiasan yang
keterlaluan dan
tidak berimej
korporat
Hiasan minima
tetapi tidak selaras
dengan imej
korporat
Hiasan minima dan
selaras dengan
imej korporat
23Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu
dan dalam keadaan baik.
Perhiasan berdebu
dan usang
Sebahagian
perhiasan dalam
keadaan baik dan
tidak berdebu
Perhiasan dalam
keadaan baik,
bersih, dan tidak
berdebu
24Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang
gunasama yang mudah dilihat.
Pelan lantai tidak
disediakan
Sebahagian
bilik/ruang
menyediakan pelan
lantai yang jelas
difahami
Semua bilik/ruang
menyediakan pelan
lantai yang jelas
difahami
25
Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang
gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi 1
suis).
Pelan lampu tidak
disediakan
Sebahagian
bilik/ruang
menyediakan pelan
lampu yang jelas
difahami
Semua bilik/ruang
menyediakan pelan
lampu yang jelas
difahami
26Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua
bilik/ruang.
KEW-PA7 tidak
dipaparkan
Sebahagian
bilik/ruang
menyediakan
KEW-PA 7 tetapi
tidak dikemaskini
Sebahagian
bilik/ruang
menyediakan
KEW-PA 7 dan
dikemaskini
Semua bilik/ruang
menyediakan
KEW-PA 7 tetapi
tidak dikemaskini
Semua bilik/ruang
menyediakan
KEW-PA 7 dan
dikemaskini
B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah
B7) Perhiasan
B8) Keperluan Umum
27
Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap
ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk
dihubungi. Label PIC memadai mengandungi butiran
berikut : 1. Nama , 2. Ext No
PIC tidak dilantik
bagi setiap
ruang/bilik
Sebahagian
ruang/bilik
mempunyai PIC
tetapi tidak
mempunyai nama
dan nombor untuk
dihubungi
Sebahagian
ruang/bilik
mempunyai PIC
dan mempunyai
nama /nombor
untuk dihubungi
Semua ruang/bilik
mempunyai PIC
tetapi tiada
nama/nombor
untuk dihubungi
Semua ruang/bilik
mempunyai PIC
dan nama/nombor
untuk dihubungi
28Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan
bilik gunasama dengan jelas.
Etika/tatacara bilik
tidak disediakan
Etika/tatacara bilik
disediakan tetapi
tidak jelas
Etika/tatacara bilik
disediakan dengan
jelas
29Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan
sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).Tiada inisiatif
Merencanakan
inisiatif/tindakan
pembaikan proaktif
30Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun
dengan baik.
Meja kerja tidak
kemas dan
peralatan tidak
disusun dengan
baik
Sebahagian meja
kerja kemas dan
peralatan disusun
dengan baik
Semua meja kerja
kemas dan
peralatan disusun
dengan baik
31Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras
dengan imej korporat.
Hiasan yang
keterlaluan dan
tidak berimej
korporat
Hiasan minima
tetapi tidak selaras
dengan imej
korporat
Hiasan minima dan
selaras dengan
imej korporat
32Menyediakan carta dan jadual pergerakan pegawai dan
dikemaskini
Tidak menyediakan
carta dan jadual
pergerakan
pegawai
Menyediakan carta
dan jadual
pergerakan dan
tidak dikemaskini
Carta dan jadual
pergerakan
disediakan dan
dikemaskini
33Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun
dengan baik.
Meja kerja tidak
kemas dan
peralatan tidak
disusun dengan
baik
Sebahagian meja
kerja kemas dan
peralatan disusun
dengan baik
Semua meja kerja
kemas dan
peralatan disusun
dengan baik
34 Memastikan susunan perabot kemas.Perabot tidak
disusun kemas
Sebahagian
perabot disusun
kemas
Semua perabot
disusun kemas
35 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras
dengan imej korporat.
Hiasan yang
keterlaluan dan
tidak berimej
korporat
Hiasan minima
tetapi tidak selaras
dengan imej
korporat
Hiasan minima dan
selaras dengan
imej korporat
36
Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih;
ii. Tidak berdebu;
iii. Susunan kemas dan teratur
Tidak memenuhi
kriteria
Memenuhi dua
kriteria
Memenuhi
kesemua kriteria
37
Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan
teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan
cepat dan pantas.
Tidak menyediakan
sistem
Sistem kurang jelas
dan tidak teratur
Sistem jelas dan
teratur
38 Menyediakan label pada setiap barang/bahan. Tiada labelSebahagian barang
berlabel
Semua barang
berlabel
39
Menyediakan etika penggunaan dan peraturan
pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga
kerja.
Tidak menyediakan
etika penggunaan
Etika penggunaan
disediakan tetapi
tidak dipaparkan
kepada warga kerja
Etika penggunaan
disediakan dan
dipaparkan kepada
warga kerja
40Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang
sentiasa dikemaskini.
Tidak menyediakan
kad inventori
Sebahagian barang
sahaja
memaparkan kad
inventori dan tidak
dikemaskini
Sebahagian barang
memaparkan kad
inventori,dan
dikemaskini
Semua barang
memaparkan kad
inventori, tetapi
tidak dikemaskini
Semua barang
memaparkan kad
inventori dan
sentiasa
dikemaskini
41Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan
turut disimpan di dalam stor.
Terdapat bahan/
peralatan tidak
diperlukan
disimpan dan tidak
disusun dengan
kemas
Terdapat bahan/
peralatan tidak
diperlukan
disimpan dan
disusun dengan
kemas
Tiada barang/
peralatan tidak
diperlukan
disimpan dalam
stor
RUANG KERJA
B9) Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja
B10) Bilik Pegawai
B11) Stor Peralatan Pejabat
42 Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.Tiada penanda
aras minima
Penanda aras
minima disediakan
pada sebahagian
barang sahaja
Penanda aras
minima disediakan
pada semua
barang
43
Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
Tidak memenuhi
kriteria
Memenuhi
sebahagian kriteria
Memenuhi
kesemua kriteria
44Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam
keadaan teratur, baik dan kemas
Tidak teratur, baik
dan kemas
Sebahagian
peralatan, kabinet
dan rak dalam
keadaan teratur,
baik dan kemas
Peralatan, kabinet,
dan rak dalam
keadaan teratur,
baik dan kemas
45
Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan
yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam
tempoh 30 saat.
Fail berselerak dan
tidak teratur.
Fail disusun kemas
tetapi tidak teratur
Fail disusun kemas
dan teratur
46Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.
Senarai indeks dan
nombor fail tidak
disediakan
Senarai indeks dan
nombor fail
disediakan
47
Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada
setiap fail/dokumen yang mengandungi:
i. Tajuk fail
ii. Nombor susunan fail
Tiada labelSebahagian sahaja
berlabel.
Setiap fail/
dokumen berlabel
48Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk
semua kategori fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup.
Sistem kawalan
dan pergerakan fail
tidak disediakan
Sistem kawalan
dan pergerakan fail
disediakan, tetapi
tidak dikemaskini
Sistem kawalan
dan pergerakan fail
disedia dan
dikemaskini
49
Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi
kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
Tidak memenuhi
kriteria.
Hanya 2 kriteria
dipenuhi
Hanya 3 kriteria
dipenuhi
Hanya 4 kriteria
dipenuhi
Memenuhi
kesemua kriteria
tersebut.
50Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam
keadaan teratur, baik dan kemas
Tidak teratur, baik
dan kemas
Sebahagian
peralatan, kabinet
dan rak dalam
keadaan teratur,
baik dan kemas
Peralatan, kabinet,
dan rak dalam
keadaan teratur,
baik dan kemas
51Memastikan semua peralatan bersih, tidak berbau dan
disusun dengan baik.
Peralatan tidak
kemas, tidak
bersih,berbau dan
peralatan tidak
disusun dengan
baik
Sebahagian
peralatan kemas,
bersih dan
peralatan disusun
dengan baik
Semua peralayan
kemas, bersih,
tidak berbau dan
peralatan disusun
dengan baik
52 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras
dengan imej korporat.
Hiasan yang
keterlaluan dan
tidak berimej
korporat
Hiasan minima
tetapi tidak selaras
dengan imej
korporat
Hiasan minima dan
selaras dengan
imej korporat
53
Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria
berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
Tidak memenuhi
kriteria.
Memenuhi satu
kriteria
Memenuhi dua
kriteria
Memenuhi 3-4
kriteria
Memenuhi
kesemua kriteria
0
K.EKOSISTEM (A-E)_v9
B15) Bilik Server/Terperingkat
JUMLAH SKOR (KOMPONEN B)
Jumlah Markah : /265 X 100% = %
(Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
B12) Bilik Fail
B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi
B14) Bilik Pemandu
1
Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan
sentiasa bersih, kemas dan selaras dengan imej korporat
seperti perhiasan yang tidak berlebihan.
Persekitaran lobi
kotor, tidak kemas
dan tidak selaras
dengan imej
korporat
Persekitaran lobi
bersih dan kemas
tetapi tidak selaras
dengan imej
korporat
Persekitaran lobi
bersih, kemas dan
selaras dengan
imej korporat
2
Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang
terkini seperti contoh-contoh berikut:
i. Visi;
ii. Misi;
iii. Maklumat Pengurusan Atasan;
iv. Moto dan
iv. Piagam Pelanggan
Tiada maklumat
dipaparkan
Sebahagian
maklumat yang
dipaparkan terkini
Semua maklumat
yang dipaparkan
terkini
3
Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama:
i. Buku kedatangan pelawat
ii. Direktori pegawai
iii. Sudut informasi untuk pelanggan
Tidak
menyediakan
semua perkara
yang disyorkan
Menyediakan 1-2
perkara yang
disyorkan
Menyediakan
semua perkara
yang disyorkan
4
Memastikan kaunter utama memenuhi kriteria berikut:
i. Sistem maklum balas pelanggan
ii. Direktori warga agensi
iii. Borang-borang / brosur berkaitan
iv. Bahan bacaan/ informasi
v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan
vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)
Kaunter
menyediakan satu
kriteria yang
disyorkan
Kaunter
menyediakan dua
kriteria yang
disyorkan
Kaunter
menyediakan
semua kriteria
yang disyorkan
5 Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan teratur.
Kaunter tidak
bersih, tidak
kemas dan tidak
teratur
Kaunter bersih
tetapi tidak kemas
dan tidak teratur
Kaunter bersih,
kemas dan teratur
6
Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti
persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan
dilaksanakan contohnya:
i. Menyediakan vending machine
ii. Menyediakan suratkhabar dan bahan bacaan lain
iii. Menyediakan tempat duduk
iv. Menyediakan televisyen
v. Menyediakan wi-fi
vi. Lain-lain
satu usaha
delighting the
customer
disediakan
dua usaha
delighting the
customer
disediakan
tiga usaha
delighting the
customer
disediakan
empat usaha
delighting the
customer
disediakan
Lebih daripada
empat usaha
delighting the
customer
disediakan
7
Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan
seperti senyum, informatif, bahasa yang mudah difahami
dan berbudi bahasa
Perkhidmatan
yang tidak mesra
pelanggan
Perkhidmatan
yang mesra
pelanggan
8Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan
yang dikemaskini.Tidak disediakan
Carta aliran
perkhidmatan
disediakan tetapi
tidak dikemaskini
Carta aliran
perkhidmatan
disedia dan
dikemaskini
9
Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan
bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan selaras
dengan imej korporat.
Sofa/tempat duduk
dan bahan bacaan
tidak disediakan
Sofa/tempat duduk
disediakan tetapi
tiada bahan
bacaan
Sofa/tempat duduk
dan bahan bacaan
bersesuaian
disediakan
10Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan
bersih, kemas dan teratur.
Semua peralatan
kotor, tidak kemas
dan tidak teratur
Sebahagian
peralatan bersih,
kemas dan teratur
Semua peralatan
bersih, kemas dan
teratur
11Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan
mencukupi.
Tong sampah tidak
disediakan
Tong sampah
disediakan tetapi
tidak bersesuaian
dan tidak
mencukupi
Tong sampah
yang bersesuaian
dan mencukupi
disediakan
12Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang
laluan kemas, bersih dan teratur.
Semua susunan
peralatan atau
hiasan tidak
kemas, tidak
bersih dan
berserabut
Sebahagian
susunan peralatan
atau hiasan
kemas, bersih dan
teratur
Semua susunan
peralatan atau
hiasan kemas,
bersih dan teratur
13Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu
kecemasan.
Terdapat halangan
di semua laluan
dan pintu
kecemasan
Terdapat halangan
di sebahagian
laluan dan pintu
kecemasan
Tiada halangan di
semua laluan dan
pintu kecemasan
KOMPONEN C
TEMPAT UMUM1 2 3 4 5 MARKAH
C1) Lobi Utama/ Ruang Hadapan
C2) Kaunter Utama
C3) Ruang Menunggu
C4) Laluan Utama/Koridor
14
Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja,
mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam
keadaan baik dan berfungsi
Semua peralatan
tidak berfungsi
Sebahagian
peralatan
berfungsi dengan
baik
Semua peralatan
berfungsi dengan
baik
15Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas
dan selamat.
Persekitaran bilik
kotor, tidak kemas
dan tidak selamat
Persekitaran bilik
bersih dan kemas
tetapi tidak
selamat
Persekitaran bilik
bersih, kemas dan
selamat
16Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih,
kemas dan teratur.
Ruang
perpustakaan
kotor, tidak kemas
dan tidak teratur
Ruang
perpustakaan
bersih tetapi tidak
kemas dan tidak
teratur
Ruang
perpustakaan
bersih, kemas dan
teratur
17Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan
bacaan yang memudahkan pelanggan.
Sistem susunan/
capaian tidak
disediakan
Sistem susunan/
capaian/ label
menyukarkan
pelanggan
Sistem susunan/
capaian/ label
memudahkan
pelanggan
18Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan
pemantauan bahan bacaan.
Tiada sistem rekod
kawalan
Sistem rekod
kawalan disedia,
tetapi tidak
dikemaskini
Sistem rekod
kawalan disedia
dan dikemaskini
19
Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam
keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan
bersih:
i. Telekung/Kain Pelekat;
ii. Sejadah; dan
iii. Tempat sangkut sejadah/telekung
Peralatan dalam
keadaan tidak baik
dan tidak
memenuhi kriteria
yang disyorkan
Sebahagian
peralatan dalam
keadaan baik dan
memenuhi kriteria
yang disyorkan
Semua peralatan
dalam keadaan
baik dan
memenuhi semua
kriteria yang
disyorkan
20
Menyediakan kemudahan berikut:
i. Tanda arah kiblat
ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan
iii. Tempat letak/ rak kasut
iv. Selipar
Hanya satu
kemudahan
disediakan
Dua kemudahan
disediakan
Semua
kemudahan
disediakan
21Memastikan Al-Quran/ bahan bacaan sentiasa kemas
dan dalam keadaan baik.
Al-Quran/ bahan
bacaan tidak
kemas dan tidak
dalam keadaan
baik
Sebahagian Al-
Quran/ bahan
bacaan kemas dan
dalam keadaan
baik
Semua Quran/
bahan bacaan
kemas dan dalam
keadaan baik
22Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur,
kemas dan selesa.
Surau berkeadaan
tidak bersih, tidak
teratur dan tidak
selesa
Surau berkeadaan
bersih, tetapi tidak
selesa dan tidak
teratur
Surau berkeadaan
bersih, teratur dan
selesa
23Memastikan surau tidak berbau (bau yang
menyenangkan)
Bau surau tidak
menyenangkan
Bau surau
menyenangkan
24 Memastikan tempat wudhu' bersih.Tempat wudhu'
kotor
Tempat wudhu'
bersih
25Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan
berfungsi.Lif rosak & kotor
Sebahagian lif
dalam keadaan
baik dan bersih
Semua lif dalam
keadaan baik dan
bersih
26Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi
sekiranya berlaku kecemasan.
Tiada maklumat
pegawai
disediakan
Maklumat pegawai
ada disediakan
27Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras
dengan jelas.Tidak disediakan
Disediakan tetapi
kurang jelas
Disediakan
dengan jelas
28Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat
mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkalaTidak dipaparkan Dipaparkan
29Memastikan peralatan berada dalam keadaan bersih,
baik, tersusun dan boleh digunakan.
Peralatan tidak
bersih, tidak
terurus dan tidak
boleh digunakan
Sebahagian
peralatan dalam
keadaan bersih,
baik dan boleh
digunakan
Semua peralatan
dalam keadaan
bersih, baik dan
boleh digunakan
30 Memastikan pantri bersih dan dalam keadaan terurus.
Pantri dalam
keadaan tidak
bersih dan tidak
terurus
Pantri dalam
keadaan bersih
tetapi tidak terurus
Pantri dalam
keadaan bersih
dan terurus
31 Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.
Persekitaran
tandas kotor dan
basah
Persekitaran
tandas bersih dan
kering
C5) Bilik Mesyuarat
C6) Perpustakaan/Pusat Sumber
C7) Surau/Bilik Solat
C8) Lif
C9) Pantri / Tempat Minum
C10) Tandas
32 Memastikan bau tandas menyenangkan.Bau yang tidak
menyenangkan
Tidak berbau/ bau
menyenangkan
33 Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.Semua peralatan
tidak berfungsi
Sebahagian
peralatan
berfungsi dengan
baik
Semua peralatan
berfungsi dengan
baik
34 Memastikan pengudaraan tandas baik.Pengudaraan tidak
baikPengudaraan baik
35
Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan
peraturan penggunaan tandasTiada pemakluman
disediakan
Sebahagian
maklumat
dipaparkan
Pemakluman
disediakan
36
Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:
i. Cecair pencuci tangan
ii. Tisu tangan
iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari
iv. Cermin Muka
v. Bahan pewangi
Menyediakan satu
peralatan yang
disyorkan
Menyediakan dua
peralatan yang
disyorkan
Menyediakan tiga
peralatan yang
disyorkan
Menyediakan
empat peralatan
yang disyorkan
Menyediakan
semua peralatan
yang disyorkan
37Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik
dan bersihTiada tandas OKU
Tandas OKU
disediakan tetapi
tidak berfungsi
dengan baik dan
kurang bersih
Tandas OKU
disediakan dan
berfungsi dengan
baik dan bersih
0
K.EKOSISTEM (A-E)_v9
JUMLAH SKOR (KOMPONEN C)
Jumlah Markah : /185 X 100% = % check markahJumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
1
Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang
mengandungi:
i. Arahan Keselamatan.
ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill ).
iii. Tanda Amaran.
iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.
v. Tanda arah laluan kecemasan.
Tiada Pelan
Tindakan
Kecemasan
Pelan Tindakan
Kecemasan
mengandungi 2
kriteria yang
disyorkan
Pelan Tindakan
Kecemasan
mengandungi 3
kriteria yang
disyorkan
Pelan Tindakan
Kecemasan
mengandungi 4
kriteria yang
disyorkan
Pelan Tindakan
Kecemasan
mengandungi
kesemua kriteria
yang disyorkan
2Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat,
berfungsi dengan baik dan tiada halangan.
Tiada lampu
kecemasan
Ada lampu
kecemasan dan
berfungsi tetapi
terhalang
Ada lampu
kecemasan,
berfungsi dan tidak
terhalang
3Menyediakan aktiviti kesedaran pelan tindakan
kecemasan
Tiada aktiviti
kesedaran
Ada aktiviti
kesedaran
4
Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel
komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur
dan selamat.
Pendawaian dalam
keadaan tidak
kemas, tidak
teratur dan tidak
selamat
Sebahagian
pendawaian dalam
keadaan kemas,
teratur dan
selamat
Semua
pendawaian dalam
keadaan
kemas,teratur dan
selamat
5Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan
eletrik yang digunakan.
Plag tidak dilabel /
tidak dilabel secara
menyeluruh
Plag dilabel
6
Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:
i. Penyelengaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan
iii.Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
Tiada alat
pemadam api
disediakan
Alat Pemadam Api
menepati
sebahagian kriteria
yang disyorkan
Alat Pemadam Api
menepati kesemua
kriteria yang
disyorkan
7Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan
boleh digunakan.
Tiada gelung hos
pemadam api
disediakan
Gelung hos
pemadam api
disediakan tetapi
tidak boleh
digunakan
Gelung hos
pemadam api
disediakan dan
boleh digunakan
8Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam
keadaan baikTerdapat halangan Tiada halangan
9 Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Tidak ditutup Ditutup
10 Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.
Tiada tanda arah
KELUAR yang
jelas
Sebahagian tanda
arah KELUAR
dipaparkan
dengan jelas
Semua tanda arah
KELUAR
dipaparkan
dengan jelas
11 Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.Terdapat halangan
di laluan/tangga
kecemasan
Tiada halangan di
laluan/tangga
kecemasan
12Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi
tatacara keselamatan.
Anak kunci tidak
dilabel/ditanda
Anak kunci
dilabel/ditanda
tetapi tidak
memenuhi tatacara
keselamatan
Anak kunci
dilabel/ditanda dan
memenuhi tatacara
keselamatan
13Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang
penyimpanan yang selamat.
Anak kunci tidak
disimpan di dalam
peti keselamatan
Anak kunci
disimpan di dalam
peti keselamatan
14Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat
oleh pegawai bertanggungjawab.
Senarai anak kunci
tidak disimpan
Senarai anak kunci
disimpan dengan
selamat
15Menyediakan buku log peminjaman kunci dan
dikemaskini.
Buku log
peminjaman kunci
tidak disediakan
Buku log
peminjaman kunci
disediakan tetapi
tidak dikemaskini
Buku log
peminjaman kunci
disediakan dan
dikemaskini
0
K.EKOSISTEM (A-E)_v9
KOMPONEN D
KESELAMATAN PERSEKITARAN1 2 3 4 5 MARKAH
D1) Pelan Tindakan Kecemasan
D5) Kunci
JUMLAH SKOR (KOMPONEN D)
Jumlah Markah : /75 X 100% = %
(Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
D2) Pendawaian/ Kabel
D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran
D4) Laluan/Tangga Kecemasan
1Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai
untuk pekerja, pelawat dan OKU.
Tiada tempat
meletak kenderaan
disediakan untuk
pekerja, pelawat
dan OKU
Tempat meletak
kenderaan
disediakan untuk
pekerja sahaja
Tempat meletak
kenderaan
disediakan, tetapi
tidak sesuai untuk
pekerja, pelawat
dan OKU
. Tempat meletak
kenderaan
disediakan untuk
pekerja, pelawat
dan OKU tetapi
tidak mencukupi
Tempat meletak
kenderaan sesuai
untuk pekerja,
pelawat dan OKU
2
Menyediakan laluan kemudahan-kemudahan OKU
seperti: i.Tanjakan
ii. Kerusi Roda
iii. Laluan OKU/Kuning
iv.Tanda Arah OKU
Tiada kemudahan
disediakan
Satu kemudahan
disediakan
Dua kemudahan
disediakan
Tiga kemudahan
disediakan
Empat atau lebih
kemudahan
disediakan
3Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot
yang disediakan.
Garisan antara lot-
lot yang
disediakan tidak
jelas
Sebahagian
garisan antara lot-
lot disediakan
dengan jelas
Semua garisan
antara lot-lot yang
disediakan jelas
4 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.Tunjuk arah laluan
pelawat tidak
disediakan
Tunjuk arah laluan
pelawat disediakan
tetapi kurang jelas
Tunjuk arah laluan
pelawat disediakan
dengan jelas
5Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik
dan bersih.
Semua kawasan
persekitaran tidak
berada dalam
keadaan baik &
bersih
Sebahagian
kawasan
persekitaran
berada dalam
keadaan baik &
bersih
Semua kawasan
persekitaran
berada dalam
keadaan baik &
bersih
6Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih,
tidak berbau dan diuruskan dengan baik.
Kawasan/ tong
pengumpulan
sampah tidak
bersih, berbau dan
tidak diuruskan
dengan baik
Kawasan/ tong
pengumpulan
sampah bersih,
tidak berbau dan
diuruskan dengan
baik
7 Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang.Laluan ke pintu
masuk terhalang
Laluan ke pintu
masuk tidak
terhalang
8Menyediakan perhiasan minima selaras dengan imej
korporat agensi.
Hiasan keterlaluan
dan tiada imej
korporat
Hiasan minima dan
menonjolkan imej
korporat
0
K.EKOSISTEM (A-E)_v9
JUMLAH SKOR (KOMPONEN E2)
Jumlah Markah : /40 X 100% = %
(Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)
KOMPONEN E2 (Agensi Mempunyai Bangunan dan Berkongsi Kawasan)
KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 1 2 3 4 5 MARKAH
E1) Tempat Meletak Kenderaan (Bangunan Agensi di
Kawasan Sendiri)
BIL. KOMPONEN MARKAH
A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
B. RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
C. TEMPAT UMUM
D. KESELAMATAN PERSEKITARAN
E. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
F. TEMPAT-TEMPAT KHUSUS (SESUAI MENGIKUT KEPERLUAN AGENSI)
0.00
AUDITOR: AUDITEE:
Pengiraan Purata Markah Keseluruhan
PURATA MARKAH KESELURUHAN
Ulasan Keseluruhan:
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
41 | 43
LAMPIRAN 2 Wallpaper dan screen saver
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
42 | 43
LAMPIRAN 2
1. Wallpaper
2. Screen saver
Garis Panduan Pelaksanaan
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Versi 1/2017
43 | 43
LAMPIRAN 3
Jawatankuasa EKSA Jabatan
top related