fail memail

OBJEKTIF

• Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan

• Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.

KEGUNAAN REKOD

• Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan;

• Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;

• Rujukan, penyelidikan dan kajian

DEFINISI SISTEM FAIL

• Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir

• Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki;

RUJUKAN

1. AP BAB 3 - SURAT MENYURAT

2. AP BAB 4 - FAIL MEMFAIL

3. AP BAB 5 - MEMELIHARAAN & PENYIMPANAN REKOD

KERAJAAN

4. MAMPU - PANDUAN SISTEM FAIL BAGI AGENSI- AGENSI KERAJAAN

5. A.K’TAN - KESELAMATAN DOKUMEN

DEFINASI

FAILFAIL

Mengandungi dokumen, surat dan catatan minit

SPFSPFMeliputi pembukaan, pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan

TUJUAN

•Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di jabatan

•Membantu pegawai atau kakitangan yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka

•Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam Anugerah MS ISO 9001:2000

ISU DAN PERMASALAHAN

Surat yang diterima tidak direkod

Menggunakan kulit fail tidak mengikut kehendak Arahan

Keselamatan dan ANM

Fail dibuka tidak didaftarkan

Membuka fail mengikut kehendak pegawai

Fail terlalu tebal atau kandungan melebihi 100

Penyimpanan fail tidak secara teratur

Pergerakan fail tidak direkod

Fail-fail tidak dilupus dan dilupuskan tidak mengikut

peraturan

IMPLIKASI YANG TIMBUL

Surat diterima tidak dapat dikesan

Surat masuk dan keluar boleh dibuang

atau dikoyak

Fail mudah hilang dan sukar untuk

dikesan

Menyukarkan pegawai lain untuk

mengambil tindakan

Menyempitkan ruang pejabat (bilik fail)

Ciri-ciri Sistem Fail

• Bersistem;

• Mudah dirujuk;

• Mudah diperolehi

• Selamat

Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail

• Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang;

• Mudah disedia dan mudah disimpan;• Murah dan mudah diperolehi;• Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;• Rekod mudah dicari bila diperlukan;• Cross reference –maklumat berkaitan

dimasukkan dalam fail berkenaan.

KATEGORI FAIL

Housekeeping

Functional

Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan yang meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perkhidmatan, kewangan, perolehan dan pembangunan

Diwujudkan oleh sesebuah Jabatan / Agensi Kerajaan untuk melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya

KLASIFIKASI FAIL

RAHSIA BESAR - KUNING BERPALANG MERAH

RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG

SULIT - HIJAU

TERHAD - PUTIH DITANDA ‘TERHAD’

TERBUKA - PUTIH

1.1 FAIL-FAIL TERPERINGKAT

DIKLASIFIKASIKAN DIKLASIFIKASIKAN :

Rahsia Besar

Rahsia

Sulit

Terhad

KLASIFIKASI FAIL

TERBUKA - Tiada had

TERHAD - Pegawai yang menjalankan tugas

SULIT - Individu

RAHSIA - Maruah Negara

RAHSIA BESAR - Keselamatan Negara

PENGELASAN FAIL

• 1. Rahsia Besar:– Maklumat tentang urusan kerajaan yang

masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan.

– Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail

PENGELASAN FAIL

• 2. Rahsia:– Urusan berkaitan dengan program

pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”.

– Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail

PENGELASAN FAIL

• 3. Sulit:– Urusan yang berkaitan dengan sesuatu

keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam.

– Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’

PENGELASAN FAIL

• 4. Terhad:– Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail

yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandong di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad.

– Fail jenis ini berwarna putih.

TERHAD

TERHAD

PENGELASAN FAIL

• 5. Terbuka:– Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah

jenis terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini.

– Fail jenis ini berwarna putih.

PENGELASAN FAIL

• 6. Sampul Kecil:– Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan

berlandaskan fail utamanya.– Warna fial ialah kuning atau coklat.

SAMPUL KECIL

PERKARA:

MINIT-MINIT

NO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN

Am 435A-Pin. 1/82

PENGELASAN FAIL

• 7. Fail Timbul:– Fail timbul mengandongi bahan-bahan yang

belum diedarkan kepada pegawai-pegawai atau untuk perhatian pegawai atasan.

JENIS-JENIS FAIL

Fail Umum

Fail Kakitangan / Personel

Fail-fail mengikut keperluan

PROSEDUR PENGURUSAN FAIL

1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL

3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL

4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN

1.PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

1.1 SURAT-SURAT TERPERINGKAT

1.2 SURAT UMUM KEPADA KETUA JABATAN

1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN

1.4 SURAT DIMINITKAN

1.5 PINDAH SURAT

1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN KEPADA KETUA JABATAN

Semua surat yang dialamatkan kepada

Ketua Pengarah, Timbalan Ketua

Pengarah, Pengarah Negeri, PPD, Ketua

Institusi dan tidak ada untuk perhatian mana-

mana pegawai

1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN

Semua surat-surat yang dialamatkan kepada Ketua

Jabatan dan catatkan untuk perhatian pegawai

berkenaan

• Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan

• Surat masuk diminitkan dakwat merah

• Surat keluar dimintkan dakwat biru/hitam

• Surat hendaklah diminitkan dikertas minit Am 6

1.4 SURAT DIMINITKAN

Surat Masuk

• Surat bertarikh …………. daripada ……………..

………………………… dikandung pada ..………

Surat Keluar

• Surat bertarikh …………. kepada …..………….. ………………………… dihantar pada ..…………

CONTOH MINIT

Kertas minit Surat Kulit Fail

Kertas Minit No.Helai No.

ARKIB NEGARA MALAYSIA JALAN DUTA 50568 KUALA LUMPUR

CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAILCONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL

2

1

2 Surat bth. ___ drp. ___ dikdgn. pd. ___

Surat bth. ____ d/h kpd. ____ pd. ____

KERTAS MINITKERTAS MINIT

•• MenulisMenulis arahan/perhubunganarahan/perhubungan bertulisbertulis sisiantaraantara pegawaipegawai bawahanbawahan atauatau keke pegawaipegawaiatauatau bahagianbahagian keke bahagianbahagian..

Kertas Minit No. Helai No.

Surat bth. _____ drp. _____ dikdgn. pd. _____2

• Surat-surat tersalah masuk fail• Pindaan surat mengandungi Tajuk Surat,

No.Rujukan Surat, Daripada, Dipindah ke Dalam Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh

1.5 Pindah Surat

• Tajuk Surat: .….……………………………..…............. ….

………………………………………….

• No.Rujukan Surat: ..…..………………..……….………

• Daripada: ……………………………..………………… …..…..…………………………….…………

• Dipindah ke dalam Fail: ……………………………….

• Dipindah oleh: ………………………………………….

• Tarikh: ………….……………………………………....

KERTAS PINDAAN SURAT

1.6 SURAT-SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA/SERTAMERTA

• Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum diedarkan

• Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul Kecil (Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara

• Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asal dan minitkan sebagai satu kandungan

• Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakan segera, tapi pastikan dapat no. rujukan yang betul • Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawai boleh menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli surat rasmi

1.7 TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL

Buka surat dan copkan tarikh terima

Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan

Surat (Am 10)

Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk

diminitkan kecuali surat untuk perhatian

Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk

tindakan

Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam

fail berkenaan

2. PROSEDUR PENDAFTARAN

DAN PEMBUKAAN FAIL

1. PENGKELASAN FAIL

2. NOMBOR RUJUKAN FAIL

3. PENGGUNAAN KOD-KOD

4. MENDAFTAR FAIL BARU

5. MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

6. MEMBUKA FAIL SEMENTARA

PNB.,KLPERKARA

KURSUS PENGURUSAN REKOD

(Am 435-Pin. 1/80)

ANM.400-1Didaftar di bawah perkara

Kertas-kertas Yang BerhubungAN

M.400-1

KULIT FAIL

kertas-kertas yang berhubung di atas kulit sebenarnya bermaksud fail/fail yang berkaitan

Nombor rujukan fail yang dibuka

70mm sahaja

2.1 PENGKELASAN FAIL

Fail-fail boleh dibuka seperti : - Fail Umum - Fail Kakitangan / Personel - Fail-fail mengikut keperluan

Fail-fail dalam kategori di atas boleh dibuka : - Terbuka - Terperingkat – RB, R, S dan T

2.2 NOMBOR RUJUKAN FAIL

Rujukan Pertama - Kod Ringkas Organisasi

Rujukan Kedua - Taraf Keselamatan

Rujukan Ketiga - Kod Subjek Utama

Rujukan Keempat - Kod Pecahan Subjek

Rujukan Kelima - Kod Subjek Kecil

2.3 PENGUNAAN KOD-KOD

a) Kod Ringkas Organisasi

b) Taraf Keselamatan

c) Kod Subjek Utama

d) Kod Pecahan Subjek

e) Kod Subjek Kecil

JPN - Jabatan Pelajaran Negeri

PPD - Pejabat Pelajaran Daerah

SK - Sekolah Kebangsaan

SMK - Sekolah Menengah Kebangsaan

SMKA - Sek. Men. Kebangsaan Agama

a) Kod Ringkas Organisasi

• RB - Rahsia Besar

• R - Rahsia

• S - Sulit

• TIADA - Terhad / Terbuka

b) Taraf Keselamatan

Pentadbiran - 100 Perkhidmatan -

200 Kewangan - 300 Bekalan & Kontrak - 400 Pendidikan - 500

c) Kod Subjek Utama

d) Kod Pecahan Subjek Utama

PERKHIDMATAN

Alamat - 01

Anugerah & Kehormatan - 02

Buku Perkhidmatan - 03

Cuti - 04

Kenaikan Pangkat/Pemangkuan

- 05

Penanggungan Kerja - 06

Kesihatan & Perubatan - 07

KEWANGAN

Prosedur Kewangan - 01

Anggaran Belanjawan - 02

Peruntukan - 03

Perakaunan - 04

Terimaan - 05

Bayaran - 06

Gaji/Emolumen - 07

BEKALAN & KONTRAK

Pengubahsuaian / Pembaikan - 01

Penyelenggaraan - 02

Perolehan & Pembinaan - 03

Perolehan Perkhidmatan - 04

Perolehan Bekalan - 05

Pengurusan Aset - 06

Pengurusan Stor - 07

Pelupusan & Hapuskira - 08

Cara Memberi Nombor Rujukan

1. PPD.01/100/02/1

>> PPD.01 - Kod Organisasi Daerah K.T

>> 100 - Kod Pentadbiran

>> 02 - Arahan / Pekeliling

>> 1 - Pekeliling KPM/JPN

2. PPD.02(S)/200/18/1

>> PPD.02 - Kod Organisasi Daerah Dungun / Marang

>> (S) - Taraf Keselamatan ‘Sulit’

>> 200 - Kod Perkhidmatan

>> 18 - Kod Tatatertib

>> 1 - Lembaga Tatatertib

2.4 MENDAFTAR FAIL BARU

Sediakan Doket Faharasat Bilangan (Am 89) dan Doket Faharasat Abjad (Am 89A)

Taip butiran maklumat seperti berikut :

- Nombor Rujukan Fail

- Tajuk Fail

Doket Faharasat Bilangan (Am 89) digunakan untuk pergerakan fail

2.5 MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

Kandungan melebihi 100 kandungan atau kurang tetapi dianggap terlalu tebal hendaklah ditutup

Buka Jil 2 atau Jil 3

Fail asal hendaklah ditanda ‘DITUTUP – JIL 2 DIBUKA’

Fail baru dibuka dengan nombor rujukan yang sama dan ditambah Jil 2 atau Jil 3

3. PROSEDUR PENYIMPANAN DAN

PENGEDARAN FAIL

1. CARA PENYIMPANAN

2. PERGERAKAN FAIL

3. SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)

3.1 CARA PENYIMPANAN FAIL

Fail bertaraf keselamatan disimpan dalam bilik khas atau kabinet besi

Fail terbuka disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (Pigeon Hole) dan susun mengikut Doket Faharasat Bilangan

3.2 PERGERAKAN FAIL

Catat semua pergerakan fail dan catatkan di belakang kertas Doket Faharasat

Bilangan atau Buku Pergerakan Fail

KAD KELUAR FAIL

Registri 1

No. Fail :

Indeks perkara :

Tajuk Fail :

Dihantar

Kepada: Tarikh: Oleh: Kepada: Tarikh: Oleh:

Dihantar

HENDAKLAH DIKANDUNGKAN DALAM FAIL SEBELUM FAIL DISIMPAN

3.3 SIMPAN DALAM PERHATIAN

Simpan dalam perhatian (SDP) fail berkenaan sehingga masa ditetapkan

Perlu menyimpan daftar tarikh fail-fail yang diperlukan

Daftar fail-fail SDP boleh dibuat di dalam ‘Buku Harian Rasmi’

Contoh: Fail Aktif yang boleh ditutup adalah setelah tebal melebihi satu inci atau mengandungi 100 lampiran (yang mana lebih awal)

Apabila fail ini telah ditutup maka tindakan baru hendaklah dilakukan dalam fail lain.

Fail tidak aktif dikelaskan sebagai tidak aktif apabila fail itu tidak digunakan selama lima tahun. Fail ini boleh ditutup.

PENUTUPAN FAIL

PNB.,KLPERKARA

KURSUS PENGURUSAN REKOD

(Am 435-Pin. 1/80)

ANM.400-1Didaftar di bawah perkara

Kertas-kertas Yang BerhubungAN

M.400-1

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN

FAIL AKTIFFAIL

AKTIF

PNB.,KLPERKARA

KURSUS PENGURUSAN REKOD

(Am 435-Pin. 1/80)

ANM.400-1Didaftar di bawah perkara

Kertas-kertas Yang BerhubungAN

M.400-1

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN

FAIL TIDAK AKTIF

FAIL TIDAK AKTIF

4. PROSEDUR PEMINDAHANDAN PELUPUSAN

1. PEMISAHAN FAIL

2. PEMINDAHAN FAIL

3. PEMUSNAHAN DAN PELUPUSAN FAIL

4.1 PEMISAHAN FAIL

Asingkan fail aktif dengan fail-fail tidak aktif

Fail aktif, fail yang masih digunakan dan dirujuk lebih 2 kali dalam setahun

Fail tidak aktif, fail yang tidak pernah dirujuk dalam tempoh setahun

4.2 PEMINDAHAN FAIL

Fail-fail yang tidak aktif perlu dipindah ke Arkib Negara tetapi mempunyai nilai kekal dan rujukan

Fail diwujud sebelum dan pada tahun 1948

Fail peribadi kakitangan

Dipersetujui oleh Arkib Negara berdasarkan jadual pemindahan rekod

4.3 PEMUSNAHAN DAN PELUPUSAN FAIL

Fail-fail yang tidak aktif dan tidak mempunyai nilai penyelidikan dan perundangan

Fail-fail rosak dan tidak boleh digunakan lagi

Fail-fail yang tamat tempoh simpan mengikut jadual pemindahan rekod yang dipersetujui oleh Arkib Negara

PENUTUP

PENGURUSAN REKOD PENGURUSAN REKOD YANG BERKESAN YANG BERKESAN

AKAN DIIKTIRAFKAN AKAN DIIKTIRAFKAN KERJA-KERJA KITA KERJA-KERJA KITA

SEPANJANG SEPANJANG PERKHIDMATANPERKHIDMATAN

SEKIAN, TERIMA KASIH

SEMOGA PENGURUSAN DOKUMEN KERAJAAN TERKAWAL DEMI KESELAMATAN NEGARA YANG DICINTAI