fail meja pembantu tadbir rendah

KANDUNGANBil Perkara Muka Surat

1 Senarai Tugas 1

2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2

3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan

Senarai Semak :-

4 Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru) 4 - 75 Perlantikan Guru Sandaran Terlatih 8 - 116 Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan 12 - 157 Pengesahan Jawatan dan Pemberian Taraf Berpencen 16 - 198 Perlanjuitan Tempoh Percubaan 20 - 23

9 Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri 24 - 27

10 Perlepasan Jawatan / perlepasan Jawatan Dengan Izin 28 - 3111 Perletakan Jawatan 32 - 35

12 Cuti Rehat 36 - 39

13 Cuti Tanpa Gaji 40 - 43

14 Cuti Separuh Gaji 44 -47

15 Cuti Sakit 48 - 51

16 Cuti Sakit Tambahan 52 - 55

17 Cuti Bersalin 56 - 59

18 Cuti Sakit TB , Kusta atau Barah yang setaraf 60 -65

19 Cuti Tanpa Rekod 66 - 69

20 Cuti Haji 70 - 73

21 Cuti Sambilan 74 - 77

22 Cuti Menjaga Anak 78 - 81

23 Cuti Isteri Bersalin 82 - 85

24 Cuti Ikut Pasangan 86 - 89

25 Persaraan Wajib 90 - 93

26 Persaraan Pilihan Sendiri 94 - 97

27 Menguruskan Penerimaan Surat 98 - 101

28 Senarai Undang-Undang dan Peraturan 102

29 Jawatankuasa yang dianggotai 102

30 Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas 103

31 Senarai Tugas Harian 104

SENARAI TUGAS

Nama Anggota : HASNAH BINTI ABDUL RAHMAN

Jawatan : PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11

No. Kad Pengenalan : 6201-25-01-6100

Tarikh mula bertugas di sekolah ini : 3/12/1985

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptgJumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptgSabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN

1 Menguruskan perlantikan staf sokongan2 Menguruskan perlantikan Guru Sandaran Terlatih3 Menguruskan perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.4 Menguruskan Pengesahan Dalam Perkhidmatan & Pemberian Taraf Berpencen.5 Menguruskan Perlanjutan Tempoh Percubaan.6 Menguruskan Pertukaran Guru Keluar / Dalam Negeri dan staf sokongan.7 Menguruskan Perlepasan Dalam Jawatan.8 Menguruskan Perletakkan Jawatan.9 Menguruskan Cuti Rehat

10 Menguruskan Cuti Tanpa gaji11 Menguruskan Cuti Separuh Gaji12 Menguruskan Cuti Sakit13 Menguruskan Cuti Sakit Tambahan14 Menguruskan Cuti Bersalin15 Menguruskan Cuti Sakit Tibi, Kusta (Barah serta sakit setaraf ).16 Menguruskan Cuti Tanpa Rekod17 Menguruskan Cuti Haji18 Menguruskan Cuti Sambilan.19 Menguruskan Cuti Menjaga Anak.20 Menguruskan Cuti Isteri Bersalin.21 Menguruskan Cuti Ikut Pasangan.22 Menguruskan Persaraan Wajib.23 Menguruskan Persaraan Pilihan24 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.

1

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAHSEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2005

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR 1 1 0

2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 1 1 0

3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 1 1 0

4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 1 1 0

5 PENYELIA PETANG 0 0 0

6 GURU KANAN M/PEL BAHASA 1 1 0

7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 1 1 0

8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL 1 1 0

9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 1 1 0

10 GURU MEDIA 1 1 0

11 KAUNSELOR 1 1 0

12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 0 0 0

13 GURU PENOLONG 40 40 0

0

JUMLAH GURU :- 50 50 0

14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 1 1 0

15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 0 0 0

16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 0 0 0

17 PEMBANTU TADBIR GRED N17 2 1 1

18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 0 0 0

19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 3 2 1

20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 2 1 1

21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 0 0 0

22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 1 1 0

23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 3 2 1

24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0

25 PEKERJA RENDAH AWAM 0 0 0

JUMLAH BUKAN GURU :- 12 8 4

JUMLAH BESAR :- 62 58 4

3

MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PERKHIDMATAN

1 Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )

1.1. Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)

Jawatan Proses Kerja

Pengetua Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran& Kementerian Pelajaran Malaysia / Jabatan Pelajaran Negeri.

Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat

Pembantu Tadbir Buka fail peribadi pegawai tersebut.

Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan.ii salinan fotostat Kad Pengenalaniii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP

atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi olehpegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.

Lain-lain dokumen yang diperlukan :-i Surat Setuju Terima Jawatanii Surat Sumpahiii Surat Akuan Doktor (Am 402)iv Surat Tawaran Jawatan dan Penempatan.

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan.Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.Hantar dokumen berikut ke JPN (Unit Perkhidmatan ):-

i 1 salinan surat lampiran.ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.iii 1 salinan fotostat Surat Setuju Terima Jawataniv 1 salinan fotostat Surat Sumpah.v 1 salinan fotostat Surat Akuan Doktor.

Simpan satu salinan untuk fail perbadi pegawai berkenaan.Hantar dokumen berikut ke Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran.

i 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatanii 1 salinan asal Surat Sumpah iii 1 salinan asal Surat Akuan Doktoriv 1 salinan Surat Tawaran Jawatan.

Pengetua Terima kelulusan Kew 8

Pembantu Tadbir Sediakan SG20 untuk payroll gaji

41.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )

Terima surat perlantikan pegawai

rekod penerimaan

buka fail peribadi

dapatkan maklumat peribadi

minta maklumattambahan

tidaklengkap

lengkap

sediakan Kew 8 - perlantikan

hantar Kew 8 - perlantikan ke JPN

terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan

51.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlantikan jawatan

2 Rekod penerimaan surat

3 Buka Fail Peribadi pegawai

Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)4 Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan,

Buku Akaun BankDapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada)

5 Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan

6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan

7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetuaTerima kew 8 perlantikan , serahkan kepada

8 Pembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji

61.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Staf Sokongan

i Surat Setuju Terima Jawatan

ii Surat Akuan Doktor

iii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.

v Aku Janji

vi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).

viii Kew 320 (SG 20)

7

2 Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

2.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

Jawatan Proses Kerja

Pengetua Terima surat perlantikan dari Kementerian Pelajaran Malaysia(Bahagian Sumber Manusia) dan surat penempatan guru oleh JPN

Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat

Pembantu Tadbir Buka fail peribadi pegawai tersebut.

Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan.ii salinan fotostat Kad Pengenalaniii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP

atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi olehpegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan.dan 2 salionan surat lampiran.Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.Hantar dokumen berikut ke PPD :-

i 1 salinan surat lampiran.ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.iii 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatan.iv 1 salinan Surat Sumpah.v 1 salinan Surat Akuan Doktor.vi 1 salinan Surat Tawaran dan Penempatan Guru.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8

Pembantu Tadbir Tindakan payroll gaji atau gaji baucar berasingan bagi bulan pertamadan kedua

Pembantu Tadbir Sediakan SG20 untuk payroll gaji

82.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

Terima surat perlantikan guru

rekod penerimaan

buka fail peribadi

dapatkan maklumat peribadiminta dokumenmaklumattambahan

tidaklengkap

lengkap

sediakan Kew 8 - perlantikan

hantar Kew 8 - perlantikan ke PPD

terima kelulusan kew 8 dari PPD

tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan

hantar dokumen ke KementerianPelajaran Malaysia (Bahagian SumberManusia ) bagi mengesahkan bahawapegawai telah melaporkan diri.

92.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlantikan jawatan

2 Rekod penerimaan surat

3 Buka Fail Peribadi pegawai

Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)4 Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan,

Buku Akaun BankDapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada)

5 Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan

6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan

7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua / Guru BesarTerima kew 8 perlantikan , serahkan kepada

8 Pembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji

9 Hantar dokumen ke Kementerian PelajaranMalaysia (Bhg Sumber Manusia) bagimengesahkan bahawa pegawai telah melapor diri

102.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

i Surat Setuju Terima Jawatan

ii Surat Akuan Doktor

iii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.

v Aku Janji

vi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).

viii Kew 320 (SG 20)

11

3 Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

3.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran

Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat

Pembantu Tadbir Sediakan 7 salinan Laporan Perubahan (Kew 8) dan 2 salinan surat lampiran.

Pembantu Tadbir Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.Hantar dokumen berikut ke Jabatan Pelajarean Negeri

i 1 salinan surat lampiranii 6 salinan Penyata Perubahan (Kew 8).iii 1 salinan surat perlantikan Rasmi Jawatan.iv 1 salinan fotostat Kew 8 perlantikan Guru Sandaran Terlatih.v 1 salinan fotostat Kew 8 pergerakan gaji dan Imbuhan

Tahunan (jika ada). - jawatan GST

Pembantu Tadbir Terima kelulusan kew 8 dari JPN

Pembantu Tadbir Tindakan payroll gaji - perubahan gaji dan tunggakan gaji

123.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Terima surat perlantikan pegawai

rekod penerimaan

rujuk fail peribadi

dapatkan doklumen-dokumen berikut :-minta dokumen Kew8 lantikan GST,Imbuhan Tahunan,maklumat pergerakan gaji (jika ada)tambahan

tidaklengkap

lengkap

sediakan Kew 8 - perlantikandan surat lampiran

hantar Kew 8 - perlantikan ke JPNbersama-sama dengan dokumen lain.

terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan

133.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlantikan jawatan

2 Rekod penerimaan surat

3 Rujuk fail peribadi

Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)4 Kew 8 perlantikan GST, Imbuhan Tahunan dan

Pergerakan gaji (jika ada )

5 Sediakan 7 salinan Kew 8 - perlantikan kejawatan tetap

6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua / Gurui Besar

7 Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepadaPembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji

143.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

i Surat Setuju Terima Jawatan

ii Surat Akuan Doktor

iii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.

v Aku Janji

vi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).

viii Kew 320 (SG 20)

15

4 Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Pemberian Taraf Berpencen

4.1 Proses Kerja :- Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan DanPemberian Taraf Berpencen

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Semak senarai pegawai yang mencukupi tempoh percubaan dalamperkhidmatan dari rekod perkhidmatan - Fail Peribadi

Pembantu Tadbir Pastikan syarat-syarat dipenuhi :-i memenuhi tempoh percubaan 3 tahun (lantikan SSB)ii memenuhi tempoh percubaan 1 tahun (lantikan SSM)iii lulus Kursus Induksi dengan jayanya dan dapatkan

salinan dokumen tersebut.

Pembantu Tadbir Sediakan borang dan pastikan permohonan dilengkapi dokumenberikut :-

i salinan sijil akademik / ikhtisas.ii salinan sijil Kursus Induksiiii pastikan pilihan opsyen pencen atau KWSP.

Pengetua / Guru Besar Dapatkan perakuan sokongan Ketua Jabatan

Pembantu Tadbir Hantar pemohonan ke Jabatan Pelajaran Johor

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) - 7 salinan

Pembantu Tadbir Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Johor ( Unit Perkhidmatan) - 6 salinan berserta dengan 1 salinan Surat Pengesahan Jawatan dan Surat Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP - Failkan 1 salinan

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew. 8

Pembantu Tadbir Tindakan Payroll - Hentikan caruman KWSP bagi yang diberi taraf berpencen

CATATAN : Bagi Pegawai yang telah lulus Induksi, sila rujuk Pekeliling Penyesuaian. ( SPP 10/13/76 ) Jld. 111/(40) bth 1.3.2004dan KP (TP) 0047/82/4 Jld. 6/(11) bth 10.5.2004.

164.2 Carta Aliran : Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan

Pemberian Taraf Berpencen

Semak senarai pegawai yang layak mencukupi Tempoh Percubaan dan layak

Minta dokumen untuk diperakukandari Pegawai TidakBerkenaan Lengkap

Pastikan Syarat-syarat dipenuhi

Mencukupi syarat / dokumenYa

Lengkapkan borang pengesahan Jawatan / Pemberian Taraf Berpencen

Dapatkan perakuan Ketua JabatanMinta Dokumen TidakLengkapkan Borang Diperakukan Lulus / diperakuan

Ya

Hantar ke Jabatan Pelajaran NegeriMinta dilengkapkan TidakDokumen / Borang Lengkap Lengkap

Ya

Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran

Sedia ( Kew.8) dan hantar ke JabatanMinta dilengkapkan Tidak Pelajaran NegeriKew.8 Lengkap

LulusYa

Terima kelulusan Kew. 8

Tindakan Payroll

174.3 Senarai Semak :- Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan

Dan Pemberian Taraf

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak senarai pegawai yang mencukupi syaratuntuk Disahkan Dalam Jawatan / Pemberian TarafBerpencen

2 Sediakan borang bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP

3 Dapatkan dokumen - sijil akademik / ikhtisas,Sijil Kelulusan Induksi, Sijil Keputusan Peperiksaanyang disyaratkan

4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua

5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)

6 Terima Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen / Skim KWSP

7 Sediakan Kew. 8 -Pengesahan Dalam Perkhidmatandan Pemberian Taraf Berpencen

8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen ke JPN

184.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Diberi

Taraf Berpencen

i Borang P.A.A 35 - Bab ' A '

ii Borang P.A.A 36 (11)

iii Lampiran A ( Pilihan Opsyen Pencen / KWSP )

iv Laporan Perubahan ( Kew. 8 )

v Kew. 320 ( SG 20 )

vi Borang P.A.A. 38

19

5 Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

5.1 Proses Kerja :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Semak senarai kakitangan yang mencukupi tempoh dalam perkhidmatan

Pembantu Tadbir Pastikan syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan Jika gagal kerana : - Gagal kursus Induksi - Tidak diperakukan oleh Ketua Jabatan

Pembantu Tadbir Sediakan borang permohonan lanjutan tempoh percubaan dan pastikan - Mendapat sokongan Ketua Jabatan - Dokumen Kursus Induksi

Pembantu Tadbir Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan dan Suruhanjaya /Kementerian dan pastikan - Lanjutan percubaan dengan berdenda - Lanjutan percubaan dengan tidak berdenda - Lanjutan percubaan dengan amaran - Dan lain-lain keputusan oleh Suruhanjaya / Kementerian

Pembantu Tadbir Sediakan Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri - 6 salinan - Failkan / Tindakan susulan - berhubung dengan pergerakan gaji

205.2 Carta Aliran : Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

Semak senarai kakitangan yang mencukupipercubaan mencukupi

Pastikan syarat-syarat pengesahan perkhidmatan

Sediakan permohonan perlanjutan tempohpercubaan jika gagal disahkan jawatyan

Lengkap

Ya

Hantar permohonan ke Jabatan PelajaranNegeri

LulusYa

Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaandaripada Kementerian / Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan - Pastikan jenis lanjutan berdenda, tidak berdenda, amaran dllSedia Laporan Perubahan (Kew. 8) 7 salinandan hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri

Sediakan Laporan Percubaan (Kew.8)

Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri Kew. 8

Terima kelulusan Kew.8 - Failkan - Tindakan susulan berkaitan pergerakan jika berkaitan

215.3 Senarai Semak :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak senarai pegawai yang mencukupi TempohDalam Perkhidmatan

2 Pastikan syarat-syarat pengesahan dalamPerkhidmatan

3 Sediakan borang permohonan Lanjut TempohPercubaan

4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua

5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)

6 Terima surat kelulusan Perlanjutan TempohPercubaan

7 Sediakan Kew.8 - Perlanjutan Tempoh Percubaan

8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Perlanjutan Tempoh Percubaan ke JPN

225.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

i Perintah Am A 30

ii Kew.320 (SG 20)

iii Laporan Perubahan ( Kew. 8 )

iv Surat Kelulusan Daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran / Kementerian Pelajaran Malaysia

23

6 Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri

6.1 Proses Kerja :- Urusan Ke Luar / Dalam Negeri

Jawatan Proses Kerja

Pengetua /Guru Besar Terima surat pertukaran ke luar dan dalam negeri - Pastikan tarikh tutup permohonan

Pembantu Tadbir Rendah Sediakan surat permohonan dan pastikan - jumlah mencukupi

Pembantu Am Rendah Memaklumkan surat pekeliling pertukaran kepada kakitangan

Pembantu Am Rendah Mengedar borang permohonan pertukaran kepada guru

Pembantu Tadbir Terima dan memproses borang permohonan dan pastikan dokumensokongan disertakan (jika ada).

Pembantu Tadbir Hantar permohonan pertukaran guru ke Pejabat Pelajaran Daerahsecara kelompok (asingkan Luar dan Dalam negeri ).

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan pertukaran guru (pastikan tarikh pertukaran )/

Pengetua/ Guru Besar Maklumkan kepada guru berkenaan.

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (kew 8) pertukaran dan Sijil Gaji Akhir.

Pembantu Tadbir Hantar kew 8 , Sijil Gaji Akhir dan salinan surat kelulusan pertukaranke Jabatan Pelajaran Negeri.

Pembantu Tadbir Sediakan SG20 dan pastikan bulan di mana pembayaran gajiKewangan terakhir dibuat. Sertakan salinan surat kelulusan pertukaran guru

dan sekeping sampul surat alamat sekolah baru dan hantar ke AG.Sertakan 2 salian SGA bersama dokumen-dokumen di atas.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 - pertukaran,

Pembantu Tadbir Dapatkan disket maklumat EMIS/SMPP guru berkenaan daripadaguru data dan hantar disket berkenaan ke sekolah baru.

246.2 Carta Aliran : Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri

Terrima surat pekeliling pertukaran

sediakan borang pertukaran

maklumkan surat pekeliling kepadasemua guru

edarkan borang kepada guru yangmemohon

dapatkan dokumen semak dan proses borang permohonantambahan /pembetulanborang

tidakLengkap

lengkap

Terima kelulusan pertukaran

maklumkan kepada guru berkenaan.

Sediakan kew 8 (pertukaran) danSijil Gaji Akhir.

hantar kew 8, 1 salinan SGA & salinansurat kelulusan pertukaran ke JPN

minta dilengkapkankew 8 dan tidakSijil Gaji Akhir Lulus

lengkapYa

terima kelulusan kew 8

hantar ke sekolah baru:- hantar ke AG Negeri:

i Sijil Gaji Akhir i SG20ii Surat Pengersahan II Sijil Gaji Akhir

Bayar Gaji dalam negeri keluar negeri iii surat kelulusanpertukaran

iv sampul surat alamatsekolah baru

256.3 Senarai Semak :- Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat Pekeliling Pertukaran Guru

2 Edarkan Pekeliling kepada semua guru

3 Edarkan borang permohonan guru yang inginbertukar

4 Terima borang permohonan guru dan pastikandokumen sokongan lengkap

5 Serahkan kepada Pengetua / Guru Besar untukperakuan sokongan.

6 Sediakan surat lampiran dan hantar ke PPDuntuk diproses

7 Terima keputusan kelulusan pertukaran guru

8 Maklumkan kepada guru berkenaan

9 Sediakan Sijil Gaji Akhir dan kew 8 pertukaran

266.4 Borang yang digunakan untuk Pertukaran Guru

i Borang Pertukaran Ke Luar Negeri.

ii Borang Pertukaran Dalam Negeri

iii Laporan Perubahan Kew 8

iv Sijil Gaji Akhir (R 28)

v SG20 (Kew 320)

27

7 Urusan Perlepasan Dalam Jawatan / Perlepasan Jawatan Dengan Izin

7.1 Proses Kerja :- Urusan Perlepasan Dalam Jawatan /Perlepasan Jawatan Dengan Izin.

Jawatan Proses Kerja

Pengetua /Guru Besar Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan

Pembantu Tadbir semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikh perlepasan jawatan

Pengetua / Guru Besar Hantar permohonan perlepasan jawatan ke JPN untuk tindakanselanjutnya ke KPM / SPP.

Pengetua / Guru Besar Tawaran surat kelulusan perlepasan jawatan.

Pembantu Tadbir Sediakan kew 8 dalam 7 salinan (Perlepasan Jawatan).

Pembantu Tadbir Hantar Kew 8 perlepasan jawatan ke JPN dalam 6 salinan,simpan 1 salinan didalam fail peribadi pegawai berkenan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8.

Pembantu Tadbir Tindakan payroll.

287.2 Carta Aliran : Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan Jawatan

Dengan Izin.

Terrima surat perlepasan jawatan

semak surat tawaran jawatan baru

hantar permohonan perlepasan jawatanlengkapkan ke Jabatan Pelajaran Negeri.permohonan

tidak Lengkaplengkap

Ya

Terima kelulusan perlepasan

sediakan Laporan Perubahan Kew 8…7 salinan

Hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan1 salinan untuk fail sekolah

Terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll

297.3 Senarai Semak :- Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan Jawatan

Dengan Izin.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan

2 Semak surat tawaran jawatan baru dan pastikantarikh perlepasan jawatan

3 Sediakan surat lampiran ke JPN

4 Dapatkan tandatangan dan perlepasan jawatan

5 Terima surat kelulusan dan perkuan Pengetua /Guru Besar

6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan

7 Hantar kew 8 ke JPN

8 Tindakan payroll untuk membnerhentikanpembayaran gaji dan emolumen

307.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan

i Laporan Perubahan Kew 8

ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)

iii Surat Permohonan pegawai

iv Borang Lampiran A (Rujuk Arahan Perkhidmatan Bab A)

v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)

31

8 Urusan Perletakan Jawatan

8.1 Proses Kerja :- Urusan Perletakan jawatan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua /Guru Besar Terima surat perletakkan jawatan dari kakitangan

Pembantu Tadbir semak tempoh notis perletakan jawatan pegawai berkenaan danpastikan

lihat surat tawaran lantikannotis yang diberi mencukupijika tidak mencukupi bayaran sebulan gaji mestilahdisertakan.

Pembantu Tadbir Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri

Pengetua / Guru Besar Menerima kelulusan perletakan jawatn dari Kementerian PelajaranMalaysia SPP/JPA.

Pembantu Tadbir Sedfiakan Laporan Perubahan Kew 8

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8

Pembantu Tadbirdiambil memberhentikan pembayaran gaji.

Catatan : Sila patuhi P.A Bab A 61

Tindakan payroll "serta merta" dan bulan dimana tindakan payroll

328.2 Carta Aliran : Urusan Perletakan Jawatan

Terrima surat perletakan jawatan

dapatkan semak tempoh notis perletakan jawatanpenjelasan danpenubisyaratperletakan jawatan tidak Lengkap

lengkapYa

hantar surat perletakan jawatan ke JPN /KPM / JPA

terima kelulusan perletakan jawatan

sediakan Laporan Perubahan Kew 8.. 7 salinan

hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri.. 6 salinan dan 1 salinan untuk difailkan

terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll untuk memberhentikanpembayaran gaji.

338.3. Senarai Semak :- Urusan Perletakan Jawatan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perletakan jawatan dari kakitangan

2 Semak tenmpoh notis perletakan jawatan

3 Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri

4 Terima kelulusan perletakan jawatan

5 Maklumkan kepada kakitangan berkenaan

6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan

7 Hantar kew 8 ke JPN

8 Tindakan payroll untuk membnerhentikanpembayaran gaji dan emolumen

348.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan

i Laporan Perubahan Kew 8

ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)

iii Surat Permohonan pegawai

v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)

35

9 Urusam Cuti Rehat

9.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Rehat

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Terima 2 salinan boramg permohonan Cuti Rehat

Semak borangf permohonan dan pastikan tempoh cuti yang dipohonsama dengan catatan hari bnercuti. Pastikan bahawa pegawai masihada baki cuti rehat.

Pengetua / Guru Besar Semak permohonan cuti pegawai dan beri perakuan denganmenurunkan tandatangan.

Pembantu Tadbir Terima kelulusan cutri kemaskini rekosd cuti pegawai denganmencatatkan tempoh cuti yang diambil dan menolak baki cuti yang ada

Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dikemukakan ke JPN tiap-tiap akhir tahun mengikut arahan JPN.

Failkan satu salinan borang kelulusan dan serahkan satu lagi kepadapegawai yang memohon cuti rehat.

Sediakan senarai kakitangan yanmg masih mempunyai baki Cuti Rehatdi akhir tahun.

Minta kakitangan membuat pilihan jumlah cutri rehat yang ingin dibawake hadapan dan yang ingin dikumpulkan ke Award Gantian Cuti Rehat.

Sediakan 3 salinan borang membawa ke hadapan cuti rehatpegawai mengikut Pekeliling Perkhidmatan Biol 4 Tahun 1995Sediakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai berkenaan.

Pengetua ./ Guru Besar Tandatangani borang membawa ke hadapan Cuti Rehat pegawai.

Pembantu Tadbir Kemukakan 2 salinan borang membawa ke hadapan Cuti Rehat dan2 salinan Kenyataan Cuti pegawai ke Jabatan Pelajaran Negeri

Rekod dan failkan.

Catatan :-Sila rujuk P.A. Bab C - para 7 hingga 11.

369.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Rehat

terima borang cuti rehat

semak borang cuti

dapat sokongan Ketua Unit Kecil

mintya kelulusan Pengetua / Guru Besarminta lengkapkanborang / tapisankelayakan tidak Lengkap

lengkapYa

terima kelulusan cuti dan kemaskinirekod cuti

maklumkan kepada pegawai

sediakan senarai kakitangan yang masihmempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun

minta pegawai buat pilihan(memastikan pilihan (GCR atau bawa kehadapan )

sediakan Kenyataan Cuti

dapatkan tandatangan Pengetua padaborang membawa ke hadapan

minta Cuti Rehatlengkapkanborang

tidak lengkasplengkap

Yarekodkan dan failkan keputusan yang diterima

379.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Rehat

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti rehat

2 Semak borang permohonan dan baki cuti rehat

3 Dapatkan kel;ulusan /perakuan cuti daripadaPengetua / Guru Besar

4 Kemaskini rekod cuti rehat pegawai

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantarke JPN

6 Failkan satu salinan borang kelulusan didalamfail dan satu lagi serahkan kepada pegawai

7 Sediakan senarai kakitanbgan yang masih mempunyai Cuti Rehat

Minta kakitangan membuat pilihan jumah cuti rehat8 yangf ingin dibawa kehadapan atau dikumpulkan

ke Award Gantian Cuti Rehat

9 Dapatkan perakuan Pengetua/ Guru Besar bagipermohonan membawa kehadapan Cuti Rehat

Kemukakan 2 salinan borang membawa kehadapan10 Cuti Rehat dan salinan Kenyataan Cuti

pegawai

11 Rekod dan failkan surat kelulusan Cuti Rehatdibawa kehadapan dan Gantian Cuti Rehat

389.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Rehat

i Borang Cuti Rehat

ii Borang membawa ke hadapan

iii Borang Cuti mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 9/1991.

iv Kenyataan Cuti

39

10 Urusam Cuti Tanpa Gaji

10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Gaji

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Tanpa Gaji

Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohontidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah ditetapkan.

Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.

Pengetua / Guru Besar Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuansama ada disokong atau tidak.Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu tadbir.

Pembantu Tadbir Hantar suerat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan ke JPN.Failkan 1 salinan borang permohonan.

Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan.

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 9 salionan.Hantar 8 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.1 salinan surat kelulusan cuti.

Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai

Rekod kedalam Kenyataan Cuti.

Pengetua/ Guru Besar Terima keluluisan Kew 8 dasri JPN

Pembantu Tadbir Tindakan payroll.

4010.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Gaji

terima borang permohonan Cuti Tanpa Gaji

semak dan proses borang permohonanminta l;engkapkanborang

tidak Lengkaplengkap

hantar borang permohonan ke Jabatanminta Pelajaran Negerilengkapkanborang tidak Lulus

lengkapYa

terima kelulusan cuti dan sediakankew 8

maklum kelulusan kepada pegawaidan rekodkan

hantar kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri

kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri

mintalengkapkankew 8

Lengkap

Lulus

Terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll

4110.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Gaji

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti tanpa gaji

2 Semak borang permohonan dan kelayakanCuti Tanpa Gaji

3 Daptakan kelulusan / perakuan cuti daripadaPengetua

4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti tanpa gajidan surat lampiran ke JPN

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN

6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satulagi serahkan kepada pegawai

4210.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Tanpa Gaji

i Borang Cuti Tnpa Gaji

ii Kenyataan Cuti

43

11 Urusan Cuti Separuh Gaji

11.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Separuh Gaji

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Separuh Gaji

Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohontidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah ditetapkan.

Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.

Pengetua / Guru Besar Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuansama ada disokong atau tidak.Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu tadbir.

Pembantu Tadbir Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan dan Surat Akuan Doktor ke JPNFailkan 1 salinan borang permohonan

Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan.

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 7 salinanHantar 6 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.1 salinan surat kelulusan cuti.

Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai

Rekod kedalam Kenyataan Cuti.

Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

Pembantu Tadbir Tindakan payroll.

4411.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Separuh Gaji

Terima Borang Permohonan Cuti Separuh Gajiberserta surat pengesahan doktor

Semak dan proses borang permohonanMinta TidakLengkapkan lengkap Lengkapborang

Ya

Hantar borang permohonan ke JPN bersertaMinta surat pengesahan doktorLengkapkanborang idak Lulus

Ya

Terima kelulusan cuti an sediakan kew. 8

Maklum kelulusan kepada pegawai dan rekodkan

Hantar kew 8 ke JPN

Kemukakan ke JPNMintaLengkapkan LengkapKew.8

Lulus

Terima kelulusan kew 8

Tindakan Payroll

4511.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Separuh Gaji

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti separuh gaji

2 Semak borang permohonan dan kelayakanCuti Separuh Gaji

3 Dapatkan kelulusan / perakuan cuti daripadaPengetua

4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti separuh Gaji dan surat lampiran ke JPN

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN

6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satulagi serahkan kepada pegawai

4611.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Separuh Gaji

i Borang Cuti Separuh Gaji

ii Borang Kenyataan Cuti

iii Borang Laporan Perubahan Kew.8

iv Kew.320 (SG 20)

47

12 Urusan Cuti Sakit

10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuit Sakit dan sahkan

Pembantu Tadbir Semak Sijil Cuti Sakit dan pastikan:- - Jumlah Cuti Sakit Swasta tidak melebihi 2 hari pada satu- satu sijil

- Jika melebihi 2 hari sijil tersebut hendaklah ditandatangani timbal oleh Pegawai Peubatan Kerajaan

- Maksima Cuti Sakit Swasta tidak boleh melebihi 15 hari dalam setahun

- Jumlah keseluruhan Cuti Sakit yang diterima oleh pegawai tidak melebihi 90 hari. Jika melebihi 90 hari kelulusan dari Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran perlul;ah diperolehi

Sediakan Kenyataan Cuti pegawai dan kemukakan ke JPNberserta Sijil Sakit Asal pegawai

Simpan sesalinan Sijil Sakit dan Kenyataan Cuti ke dalam fail

Pengetua / Guru Besar Terima surat kelulusan Cuti Sakit dari JPN / Kementerian

Pembantu Tadbir Rekod dan fail kelulusan tersebut, permohonan dan Surat Akuan Doktor

4812.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit

Terima Sijil Cuti Sakit yang telahminta Tidak disahkanlengkapkan Lengkapsijil Sakit Semak Sijil Surat Sakit

Lengkap

Ya

Rekod dan sediakan Kenyataan cuti

Hantar borang permohonan ke JPN

minta Tidaklengkapkan Lengkap Lulus

Ya

Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN /Kementeria Pelajaran

Rekodkan kelulusan

4912.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima cuti sakit

2 Sijil Sakit disahka oleh Pengetua

3 Rekod cuti sakit difalam kenyataan

4 Pastikan jumlah cuti sakit yang telah diambilmengikut peraturan yang telah ditetapkan

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN

5010.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit

i Borang Kenyataan Cuti Sakit

51

13 Urusan Cuti Sakit Tambahan

13.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit Tambahan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuit Sakit Tambahan pegawai

Pembantu Tadbir Semak dan pastikan pegawai telah diberi - Jumlah Cuti Sakit Bergaji penuh selama 180 hari

- Sediakan kenyataan cuti pegawai

- Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke JPN untuk kelulusan Kementerian berserta Sijil Sakit Asal pegawai.

Minta juga JPN mengambil tindakan menubuhkan Lembaga Perubatan bagi memeriksa pegawai

Bagi pegawai yang telah diperiksa oleh Lembaga Perubatan sertakan juga Laporan Lembaga tersebut

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan

Pembantu Tadbir Sediakan kew 8:- - 6 salinan ke JPN - 1 salinan fail

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari JPN

Pembantu Tadbir Sediakan Payroll

5213.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit Tambahan

Terima Sijil Cuti Sakit yang telahdisahkan

Semak Sijil Cuti Sakit minta lengkapkan Tidak sijil Sakit Lengkap Lengkap

Ya

Rekod dan sediakan Kenyataan cuti

Hantar borang permohonan ke JPN

minta Tidaklengkapkan Lengkap Lulus

Ya

Terima kelulusan Cuti Sakit dari Kementerian

Rekodkan kelulusan dan sediakan kew 8

Hantar Kew 8 berserta salinan surat kelulusanke JPN

minta lengkapkan TidakKew 8 Lulus Lulus

Ya

Terima kelulusan Kew 8

Sediakan Payroll

5313.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit Tambahan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Sijil Cuti Sakit Tambahan

2 Semak dan pastikan pegawai telah diberi jumlah cutisakit bergaji penuh selam 180 hari

3 Sediakna kenyataan cuti pegawai

4 Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahanke JPN

5 Terima kelulusan cuti sakit tambahan

6 Failkan dan rekodkan kelulusan pegawai

7 Sediakan Kew 8

8 Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

9 Tindakan Payroll Gaji

5413.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit Tambahan

i Borang Kenyataan Cuti

ii Borang Permohonan Cuti Sakit Tambahan

iii Borang Laporan Perubahan Kew. 8

iv Borang Kew. 320 ( SG 20 )

55

14 Urusan Cuti Bersalin

14.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Bersalin

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuti Bersalin dan tandatangan pengesahan

Pembantu Tadbir Semak Sijil Cuti Bersalin - Jika Klinik Swasta ianya tidak perlu ditandatangan timbal oleh Doktor Kerajaan - Tempoh yang diberi tidak melebihi 60 hari mulai tarikh pegawai bersalin

Bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan perlu sediakanLaporan Perubahan ( Kew. 8 )

Rekodkan Sijil Cuti bersama 6 salinan Kew.8 dan Kenyataan Cutike JPN

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew.8 bersalin yang telah direkodkan dalamKenyataan Perkhidmatan

Pembantu Tadbir Tindakan Payroll / baucer berasingan bagi tempoh kelayakan sahaja

5614.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Bersalin

Teriam Sijil Bersalin

Semak Sijil Bersalin Minta pihak hospitallengkapkan Tidak betulkan Sijil Bersalin Lengkap Lengkap

Ya

Hantar ke JPN

Terima kelulusan Cuti Bersalin

Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) - bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan

Hantarkan Kew. 8 ke JPN - 6 salinan

minta - Failkan 1 salinanlengkapkan TidakKew 8 Lengkap

Lulus

Ya

Terima kelulusan Kew 8

Tindakan Payroll / baucer berasinganbagi tempoh kelayakan sahaja

5714.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Bersalin

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Sijil Cuti Bersalin

2 Semak Sijil Cuti Bersalin. Jika klinik / hospitalswasta perlu disahkan oleh Pegawai PerubatanKerajaan

3 Cuti Bersalin yang dibenarkan adalah sebanyak60 hari

4 Rekod Cuti Bersalin di dalam fail pegawai

5 Bagi anak keenam dan ke atas perlu menyediakanPenyata Perubahan Kew. 8

6 Penyata Perubahan Kew. 8 dan Kenyataan Cuti hendaklah dihantar ke JPN

7 Terima kelulusan Kew. 8 Cuti Bersalin

8 Tindakan Payroll atau pemulangan gaji & emolumenjika ada bagi cuti bersalin tanpa gaji

5814.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Bersalin

i Lapuran Perubahan ( Kew. 8 )

ii Kew. 320 (SG 20 )

iii Borang Kenyataan Cuti

59

15 Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

15.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Sakit pegawai dan pastikan jenis penyakit yang dihidapinya. Jika pegawai menghidap penyakit Tibi atau Kusta atauBarah dapatkan juga surat perakuan dari pegawai perubatan mengenaipenyakit tersebut

Rekodkan Sijil Cuti Sakit tersebut ke dalam Kenyataan Cuti pegawai

Pembantu Tadbir - Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit Bergaji Penuh mengikut jenis penyakit yang dihidapi oleh pegawai. Surat tersebut hendaklah disertakan dengan surat pegawai perubatan, Kenyataan Cuti dan Sijil Sakit pegawai

Pembantu Tadbir Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN Rekodkan dan failkanJika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkankelulusan Cuti Sakitselepas menghabiskan Cuti Sakit Bergaji Penuhtersebut mohon kelulusan Cuti Rehat / Cuti Tambahan yang pegawai masih layak, dari JPN dengan disertakan Kenyataan Cuti dan Sijil CutiSakit pegawai

- Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas diterima

Pembantu Tadbir Bagi pegawai yang masih tidak sihat selepas menghabiskan cuti diatas, pohon kelulusan Cuti Separuh Gaji dari Ketua SetiausahaKementerian Pelajaran melalui JPNPermohonan tersebut mestilah disertakan dengan kenyataan cutipegawai, sesalinan surat perakuan doktor dan salinan sijil sakit

Rekod kelulusan cuti tersebut dan sediakan 7 salinan LaporanPerubahan ( Kew. 8 ). Hantar 6 salinan Laporan Perubahan tersebutberserta salinan surat kelulusan uti Separuh Gaji.1 salinan difailkan

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Laporan Perubahan Kew.8

Pembantu Tadbir Tindakan Payroll

Pengetua / Guru Besar Mohon kepada Pengarah Hospital untuk ditubuhkan Lembaga Perubatan jika pegawai masih tidak sihat

60

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Kemukakan Laporan Lembaga Perubatan berserta Kenyataan Cuti pegawai kepada Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia melaluiJPN untuk mendapatkan kelulusan tambahan sebarang jenis cutibagi pegawai bergantung kepada keputusan Laporan Lembaga Perubatan

Pengetua / Guru Besar Terima Kelulusan

Pembantu Tadbir Ambil tindakan berdasarkan keputusan yang diterima

61

15.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

terima permohonan cuti sakit tambahandrp pesakit yang telah diberi semulabergaji penuh

minta pihak hospital lengkapkan semak sijil sakitatau berikanSijil Sakit - tidakSijil Sakit berkenaan lengkap Lengkap

Ya

Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri

terima kelulusan cuti sakit tambahan /Cuti Sakit Separuh Gaji

sediakan 7 salinan Laporan PerubahanKew 8 dan hantar ke JPN 6 salinan

minta lengkapkan bersama dengan 1 salinan surat kelulusankew 8 cuti

Lulus

Ya

terima kelulusan kew 8

tindakan payroll / bnayaran berasingan

fail dan rekodkan

62

sekiranya tambahan cuti diperlukanpohon ke Pengarah Perubahan melaluiJabatan Pelajaran Negeri untukmenubuhkan Lembaga Perubatan

tiada harapansembuh

Ada harapan sembuh

pohon ke JabatanPelajaran Negeri pohon kelulusan cuti kepada Ketuauntuk urusan Setiausaha Kementerian Pelajaranpersaraan atassebab kesihatan melaluii Jabatan Pelajaran Negeri

terima jawapan

ambil tindakan mengikut arahan surat jawapan

maklumkan kepada pegawai

63

15.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Sijil Sakit pegawai

2 Pastikan jenis penyakit yang dihidapnya

3 Rekod Sijil Cuti Sakit ke dalam KenyataanCuti pegawai

4 Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit

5 Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN

6 Rekodkan dan failkan di dalam fail peribadipegawai

7 Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untukmendapatkan kelulusan cuti sakit selepasmengambil Cuti Sakit Bergaji Penuh

8 Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepasditerima

6415.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sakit Tibi, Kusta, Barah Serta Sakit Setaraf

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

65

16 Urusan Cuti Tanpa Rekod

16.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Rekod

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima 5 salianan borang permhonan cuti.

Pembantu Tadbir Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipohonmemenuhi syarat yang ditetapkan didalam Perintah Am Bab CdanPekeliling (Rujuk Bab C - VI )

Pengetua Semak permohonan pegawai dan beri perakuan serta tandatangan

Pembantu Tadbir Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan cutipegawai dan salinan surat dari pwersatuan . Pertubuhan ke JPN

Failkan satu salinan surat tersebut

Pengetua Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

Pembantu Tadbir Rekod kedalam Kenyataan Cuti, maklum kepada pegawai danfailkan.

66

16.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Rekod

Terima borang permohonan cuti

sdekak dan proses borang permohonan

hantar permohonan ke JabatanPelajran Negeri

minta dilengkapkanborang / dokumentambahan

tidaklengkap Lulus

Ya

terima kelulusan cutimaklumkan kepada pegawaidan failkan

6716.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Rekod

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima 5 salinan borang cuti tanpa rekod

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat

4 Dapatkan perakuan Pengetua / Guru Besar

5 Hantar surat lampiran dan 4 salinan borangpermohonan cuti ke JPN

6 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

7 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklumkepada pegawai berkenaan.

8 Failkan surat kelulusan kedalam failpegawai

6816.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Tanpa Rekod.

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

iii Surat / dokumen sokongan

69

17 Urusan Cuti Haji

17.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Haji

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima borang permohonan cuti

Semak sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberiCuti Haji

Terima kelulusan cuti

Pembantu Tadbir Rekod didalam kenyataan cuti pegawai dan maklumkan kepadapegawai berkenaan.

Sediakan 7 salinan kew 8 ke Jabatan Pelaajran Negeri untukkelulusan

1 salinan difailkan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8 - untuk tujuan rekod dalam KenyataanPerkhidmatan / BRP

70

17.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Haji

terima 7 salinan borang permohonan danpengesahan penerbangan dari LUTH

semak dan proses borang permohonan

hantar 4 salinan boprang ke JPN bersertadengan surat pengesahan penerbangan

minta dilengkapkanborang / dokumentambahan

tidak luluslengkap

Ya

Terima kelulusan cuti.sediakan kedw 8 - 7 salinanrekodkan kelulusan kedalam Kenyataan Cutimaklumkan kepada pegawai

minta dilengkapkan hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan & 1 salinankew 8 simpan dalam fail

Lulus

Ya

terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll (jika ada)

7117.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Haji

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberi Cuti Haji

4 Hantar surat lampiran, borang permohonan cuti dansurat pengesahan penerbangan haji daripada LUTH

5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

6 Rekodkan kedalam Kenyataan Cuti dan maklumkepada pegawai berkenaan

7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai

7217.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Haji

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

iii Borang Laporan Perubahan (Kew 8)

iv Surat Pengesahan Penerbangan yang dikeluarkan oleh LUTH.

v Buku Rekod Perkhidmatan

vi Kew 320 (SG20) sekiranya terlibat Cuti Haji Tanpa Gaji

73

18 Urusan Cuti Sambilan

18.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sambilan

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Terima 2 salinan borang permohonan Cuti Sambilan

Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipoh adalahmengikut syarat-syarat yang ditetapkan dalam Surat PekelilingKementerian pelajaran Malaysia.

Pastikan juga cuti yang dipohon tidak melebih had.

Serahkan kepada pengetua / Guru Besar.

Pengetua / Guru Besar Semak permohonan pegawai dan beri perakuan sama ada diluluskanatau tidak permohonan tersebut.

Pembantu Tadbir Memaklumkan kepada pegawai berkenaan. Rekodkan dalam Kenyataan Cuti pegawai tersebut dan kemukakan sesalinan KenytaanCuti tersebut ke Jabatan Pelajaran Negeri.

74

18.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sambilan

terima 2 salinan borang permohonancuti sambilan

semak dan proses borang permohonan

serahkan kepada Pengetua / Guru Besaruntuk disemak dan diluluskan

minta dilengkapkanborang

tidak luluslengkap

Ya

Terima kelulusan cuti.maklumkan kepada pegawai dan failkan

Hantar satu salinan Kenyataan Cuti keJabatan Pelajaran Negeri

7518.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sambilan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi Cuti Sambilan

4 Pastikan cuti yang dipohon tidak melebihihad kelayakan

5 Dapatkan perakuan dan kelulusanPengetua / Guru Besar

6 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum kepada pegawai berkenaan

7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai

7618.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sambilan

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

iii Buku Rekod Perkhidmatan

73

19 Urusan Cuti Menjaga Anak

19.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Menjaga Anak

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan cuti

Semak dan pastikan cuti yang dipohon adalah hari ke 61 selepaspegawai bersalin, dan tempoh cuti yang dipohon untuk melebihi 90 hari

Pastikan juga pegawai masih layak menggunakan kemudahan cuti ini

Sediakan surat lampiran dan kemukakan kepada Pengetua/ G.Besar

Pengetua / Guru Besar Beri perakuan dan tandatangan

Pembantu Tadbir Hantar 4 salinan borang ke JPN berserta Kenyataan Cuti

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

Pembantu Tadbir Sediakan 7 salinan Kew 8rekodkan kedalam Kenyataan Cutimaklumkan kepada Pengetua / Guru Besar.hantar 6 salinan ke JPN berserta surat kelulusan.

1 salinan kew 8 difailkan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8

Pembantu Tadbir Fail dan rekodkanTindakan payroll

78

19.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Menjaga Anak

terima 5 salinan borang permohonan cuti

semak dan proses borang permohonan

hantar permohonan ke JPN

minta dilengkapkanborang

tidak luluslengkap

Ya

Terima kelulusan cuti.maklumkan kepada pegawai dan failkanrekodkan dalam Kenyataan Cuti

Sediakan kew 8 dan hantar ke JPNberserta dengan 1 salinan suratkelulusan Cuti Menjaga Anak

terima kelulusan kew 8

tindakan payorllmemberhentikan pembayaran gajibagi tempoh cuti menjaga anak

7919.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Menjaga Anak

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terimas borang permohonan curti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi kemudahan cuti ini

4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua /Guru Besar

5 Hantar 4 salinan Borang Permohonan ke JPNberserta dengan Kenyataan Cuti

6 Terima kelulusan dari JPN

7 Maklumkan kepada pegawai

8 Fail dan rekodkan didalam fail pegawai berkenaan

8019.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Menjaga Anak

i Borang Cuti

ii Borang Kenyataan Cuti

iii Buku Rekod Perkhidmatan

iv Laporan Perubahan (Kew 8)

v Kew 320 ( SG20)

81

20 Urusan Cuti Isteri Bersalin

20.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Isteri Bersalin

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima borang permohonan Cujti Tanpa Rekod Isteri Bersalin

Pembantu Tadbir Semak dan pastikan permohonan pegawai disertakan dengansalinan surat doktor yang mengesahkan isteri bersalin atauSijil Lahir Anak

Pastikan pegawai masih mempunyai kelayakan untuk diberikemudahan cuti ini.

Tempoh cuti adalah 7 hari bermula dari tarikh isteri bersalin

Pengetua / Guru Besar Beri perakuan dan tandatangan

Pembantu Tadbir Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai dan failkan

82

20.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Isteri Bersalin

terima surat akuan isteri bersalin / sijillahir

berikan 2 salinan borang Cuti Tanpa Rekod

Semak dan proses borang permohonan

hantar permohonan kepada Pengetua /Guru Besar untuk kelulusan

minta lengkapkanborang tambahan

tidak Luluslengkap

Ya

Terima kelulusan cutiserah sxatu salinan kepada pegawai rekodkan dan failkan 1 salinan.

8320.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Isteri Bersalin

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan curti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi kemudahan cuti ini

4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua /Guru Besar

5 Rekodkan didalam Kenyataan Cuti pegawai danfailkan surat permohonan yang telah diluluskan

6 Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai

8420.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Isteri Bersalin

i Borang Permohonan

ii Borang Kenyataan Cuti

iii Buku Rekod Perkhidmatan

85

21 Urusan Cuti Ikut Pasangan

21.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Ikut Pasangan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima 5 salinan borang permohonan Lampiran B

Pembantu Tadbir Semak dan pastikan bilangan cuti yang diambil terhad kepada 3 tahunsahaja atau selama tempoh berkhidmat / kursus pasangan pegawaimengikut mana yang lebih pendek.

I Salinan Sijil Nikahii 5 salinan surat arahan pertukaran / surat kelulusan rasmi cuti belajar pasangan pegawai yang dikeluarkan oleh majikan.iii Jika pasangan pegawai berkhidmat di luar negara, salinan surat pendaftaran syarikat hendaklah disertakan.

Pengetua / Guru Besar Semak permohonan pegawai dan pastikan pegawai telah menghabiskan pembelajaran.

beri perakuan sama ada mewnyokong atau tidak permohonan tersebut

Pembantu Tadbir Sediakan surat lampiran dan kemukakan borang permohonan cutipegawai berserta dokumen-dokumen sokongan ke JPN untukdikemukakan ke Ketua Sewtiausaha, Kementerian PelajaranMalaysia.

Pengetua / Guru Besar Terima salinan surat kelulusan cuti dari KPM

Pembantu Tadbir Maklumkan keputusan tersebut kepada pegawaiSediakan kew 8Rekod dan failkan kelulusan cuti (Cuti Tanpa Gaji ) dan 1 salinan kew 8Hantar 6 salinan kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negara

Tindakan paroll'

Pastikan pegawai telah berkhidmat tidak kurang 6 bulan

86

21.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Ikut Pasangan

semak borang permohonan cuti dari pegawaiersama dokumen sokongan

minta pemohondapatkan dokumen semak dokumenm dan dapatkan fail.sokongan

tidak lengkaplengkap

Sewdiakan 3 salinan Kenyataan Cutipegawai bertaip dan kemaskini

dapatkan tandatangan Pengetua / G,Besar

hantar permohonan ke JPN untukkelulusan KPM

minta dokumenlwengkapkan borang

Lengkaptidak Yalengkap

terima kelulusan cuti mengikut pasangan

sediakan laporam perubahan kew 8mintalengkapkankew 8

tidak lengkaplengkap

terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll untuk memberhentikanbayaran gaji & emolumen.

8721.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Ikut Pasangan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan curti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi cuti kerana mengikut pasangan suami atau isteri

4 Dapatkan dokumen sokongan seperti sijil nikah,surat areahan pertukaran/cuit belaajr pasangan pegawai dan lain-lain dokumen

5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan perakuandan tandatangan Pengetua/ Guru Besar

7 Hantar borang permohonan dan dokumen sokongan

8 terima surat kelulusan dari KPM

9 sediakn Kew 8

10 maklumkan kepada pegawai

11 rekodkan didalam Kenyataan Cuti

12 Hantar kew 8 kew JPN bersama 1 salinan suratkelulusan KPM

13 terima kelulusan Kew 8 dari JPN

14 Tindakan payroll

8822.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Ikut Pasangan

i Borang Cuti Tanpa Gaji.

ii Laporan Kew 8

iii Kew 320 (SG20)

iv Lain-lain surat tawaran belajar / kursus / kerja dan sebagainya.

89

22 Urusan Persaraan Wajib

22.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Wajib

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun

Pengetua / Guru Besar Terima surat dari Jabatan Pelajaran Negeri bagi maklumat kakitangamyang akan bersara (setahun sebelum tarikh persaraan ).

Pembantu Tadbir Maklumkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri :-Senarai kakitangan yang akan bersara / tiada yang bersara tahunberkenaan.

Terima notis persaraan dan borang -borang dan pastikan borang-borang persaraan mencukupi.

atau

Cetak sendiri borang-borang yang telah sedia ada didalamProgram Komputer bagi urusan semua jenis persaraan.

Pengetua / Guru Besar Dapatkan dokumen tambahan pegawai yang akan bersara :-i Kad Pengenalan pegawai dan isteri atau suami pegawai.ii Kad Pengenalan atau Surat Beranak bagi anak-anak

dibawah umur 21 tahun.iii Surat Nikah / Sijil Pendaftaran Perkahwinan.iv Sijil KWSP/ KWSG

dan proses borang permohonan tersebut.

Pembantu Tadbir Hantar permohonan persaraan ke Jabatan Pelajaran Negeri dalam4 salinan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam (Bhg Pencen).

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8

Pengetua / Guru Besar Tindakan payroll dan pastikan - bulan mana pemberhentiaanpembayaran gaji dilakukan.

9022.2 Carta Aliran : Urusan Persaraan Wajib

Semak tarikh lahir kakitangan

terima surat pekeliling dari JPN

maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negerisenarai kakitangan akan bersara / tiada

terima notis persaraan pegawai berkenaan dan borang-borang

dapatkandokumen /. tidakborang lengkaptambahan lengkap ya

dapatkan dokumen tambahan daripegawai yang akan bersara

terima dokumen dan proises borang persaraan pegawai berkenaan

dapatkandokumen /borang lengkaptambahan ya

hantar ke Jabatan Pelajaran Johormintalengkapkanborang tidak

lengkaplengkap ya

terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen

Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)

Hantar kew 8 ke JPN

terima kelulusan kew 8

tindakan payroll

9122.3 Senarai Semak :- Urusan Persaraan Wajib

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun

2 Terima dari JPN bagi maklumat yang akanbersara

3 Terima notis persaraan pegawai yang akanbersara dan sediakan borang-borang yangberkaitan

4 Serahkan borang -borang kepada bakal pesarauntuk diisi.

Dapatkan kembali borang-borang yang telahsiap diisi berserta dengan dokumen-dokumen

5 tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suamidan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau SijilLahir anak-anak

6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)

7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam(Bahagian Pencen)

8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,

9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan

10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan

11 Tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaj idan emolumen

9222.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.

i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )

ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)

iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )

iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )

v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )

vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)

vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )

viii Penyata Perubahan (Kew 8).

ix Kew 320 (SG 20)

93

23 Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

23.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Semak tarikh lahir kakitangan pada tarikh permohonan bersara.

Pembantu Tadbir Maklumkan kepada JPN / KPM - tarikh cadangan persaraanpada Jun / Disember.

Pengetua / Guru Besar Terima notis persaraan dan borang-borang dan pastikan..- borang -borang persaraan mencukupi.

Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang bersarai Kad Pengenalan diri dan isteri atau suami pegawai.ii Kad Pengenalan atau Sijil Lahir anak-anak bawah 21 tahuniii Sijil KWSP / KWSG (jika ada)

dan proses borang permohonan tersebut.

Pembantu Tadbir Hantar permohonan persaraan pilihan sendiri ke JPN dalam 4 salinan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dxari KPM dan JPA Bhg Pencen.

Pembantu Tadbir Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8) - 7 salinan

Pembantu Tadbir Hantar 6 salinan kew 8 ke JPN untuk kelulusan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

Pembantu Tadbir Tindakan payroll dan pastikan bulan mana pemberhentianpembayaran gaji dilakukan.

9423.2 Carta Aliran : Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

Semak tarikh lahir kakitangan

maklumkan ke JPN kakitangan mohonbersara

dapatrkan dokumen terima notis persaraan pegawai berkenaandan borang dan borang-borangtambahan

tidakLengkap

lengkap Ya

dapartkan dokumen tambahan daripegawai yang akan bersara.

Terima dokumen dan proses borangdapatkan persaraan pegawai berkenaandokumen /borangtambahan

tidak Lengkaplengkap

Ya

Dapatkan dokumen tambahan daripegawai yang akan bersara

dapartkandokumen / terima dokumen dan proses borangborang persaraan pegawai berkenaantambahan tidak

lengkaplengkap ya

terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen

Sediakan Penyata Perubahan - Kew 8

hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri

terima kelulusan Kew 8

tindakan payroll

9523.3 Senarai Semak :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak tarikh lahir kakitangan yang ingin bersarapilihan sendiri

2 Maklumkan ke JPN - tarikh cadanganpersaraan pada Jun / Disember

3 Terima notis persaraan pegawai yang inginbersara pilihan sendiri dan sediakan borang-borang yang berkaitan

4 Serahkan borang -borang kepada pemohonuntuk diisi.

Dapatkan kembali borang-borang yang telahsiap diisi berserta dengan dokumen-dokumen

5 tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suamidan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau SijilLahir anak-anak

6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)

7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam(Bahagian Pencen)

8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,

9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan

10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan

11 Tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaji dan emolumen

9622.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.

i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )

ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)

iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )

iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )

v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )

vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)

vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )

viii Penyata Perubahan (Kew 8).

ix Kew 320 (SG 20)

97

24 Menguruskan Penerimaan surat

24.1 Peraturan-peraturan Penerimaan Surat / Bungkusan

i Pastikan surat-surat yang diterima dicop dan ditulis tarikh diterima oleh sekolah.

ii Pastikan surat/bungkusan yang diterima dapat dimasukkan kedalamsatu kategori iaitu :-

(a) Surat biasa

(b) Surat Berdaftar

(c) Surat Berdaftar Akuan Terima

(d) Surat Sulit

(e) Bungkusan

(f) Telegram

iii Pastikan semua surat-surat direkodkan kedalam Buku Daftar Surat

iv Serahkan surat-surat kepada Pengetua / Guru Besar./

v Pastikan pegawai berkenaan menerima surat yang diminit oleh Pengetua / Guru Besar.

9824.2 Proses Kerja :- Menguruskan Penerimaan surat

Bil. Proses Kerja

1 Menerima surat dan menandatangani akuan terima, Pembantu Tadbircop dan rekodkan.

2 Menyampaikan surat-surat untuk tindakan Pengetua / Guru BesarPengetua / Guru Besar atau Penolong

Kanan Pentadbiran

3 Mengagihkan surat-surat seperti mana minit Pembanrtu TadbirPengetua / Guru Besar atau Pen. Kanan & Pembantu AmPentadbiran Rendah

Pegawai yang meluluskan / dirujuk

Seksi Undang-Undang Peraturan

9924.3 Carta Aliran : Menguruskan Penerimaan Surat/Bungkusan

menerima surat / bungkusan

merekod surat-surat yang diterimadalam Daftar Surat Terima

Menyampaikan kepada Pengetua /Guru Besar untuk diminitkan dandiklasifikasikan

surat suratsulit biasa

diserahkan kepada pegawai berkenaan

Berdaftar denganKiriman Wang/Cek

Merekodkan

pastikan surat yang diminitMengeluarkan resit disampaikan kepada pegawai

berkenaan

Bankkan

10024.4 Senarai Semak :- Menguruskan Penerimaan Surat / Bungkusan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tarikh surat diterima dan direkodkan

2 Tarikh diedarkan kepada siapa

3 Tarikh menerima minit arahan Pengetua /Guru Besar.

4 Maklumkan tindakan kepada pegawai berkenaandan pihak yang perlu mengambil tindakan

5 Semak surat-surat yang belum diambil tindakandan kenalpasti surat-surat ulangan

101

25 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Perkhidmatan

i Perintah Amii Arahan Perkhidmataniii Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awamiv Surat Pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysiav Surat Pekeliling Ikhtisas - KPM.

26 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

Ahli Jawatankuasa Staf Sokongan Sekolah

10227 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

Bil Jenis Kerja Masa yang diambilJumlah unit yang boleh

dijalankan dalam seminggu.

103

28 Senarai Tugas Harian

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR GRED N17

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

Bil. Tugas saya hari ini Catatan

104