bab iv analisis dan perancangan

65

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN

Sesuai dengan metodologi dan sistematika 10 steps KM road map, dalam bab ini akan dilakukan pengolahan data beserta analisis data yang telah dikumpulkan dalam membuat rancangan mula Knowledge Management System (KMS) di SMKN 1 Kotabaru. Data seluruhnya diambil dari unsur-unsur yang terlibat dalam kegiatan belajar mengajar bahasa Inggris di SMKN 1 Kotabaru.

4.1 Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi

Tujuan mengidentifikasi “peta infrastruktur teknologi informasi” ini adalah agar dapat memahami peran dari infrastruktur yang ada, untuk kemudian menganalisis dan memanfaatkan infrastruktur tersebut dalam pengembangan KMS di SMKN 1 Kotabaru. Saat ini SMKN 1 Kotabaru telah memiliki suatu Local Area Network (LAN) yang menghubungkan antar PC di Laboratorium Komputer. LAN ini telah dimanfaatkan untuk Intranet dan Internet. Skema atau struktur jaringan komputer seperti terlihat pada Gambar 3.2 menggambarkan topologi jaringan komputer atau keterhubungan antar komputer yang termasuk dalam jaringan sekolah pada kondisi saat ini. Juga dipetakan letak atau lokasi tiap komputer yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru (peta berdasarkan lokasi ini dapat dilihat di LAMPIRAN A) untuk melihat apakah komputer yang ada sudah termasuk ke dalam jaringan SMKN 1 Kotabaru atau belum. Dari kedua peta jaringan tersebut, terlihat bahwa belum semua komputer berada dalam jaringan dan bahkan tidak semua guru/instruktur mendapatkan akses komputer, terutama perpustakaan dan ruang guru, hal ini dikarenakan komputer lebih dipusatkan di ruang self access center dan laboratorium. Dengan kata lain sistem intranet SMKN 1 Kotabaru masih belum terdistribusi dan terintegrasi, sehingga ada beberapa bagian yang belum dapat mendapatkan akses data dan informasi secara mudah dan cepat. Keberadaan jaringan ini seharusnya dapat meningkatkan kenyamanan dan efisiensi dari penggunaan resource. Resource yang dimaksud disini dapat berupa hardware (CPU, printer, memory), program aplikasi (e-mail, www),

66

bahkan data, informasi dan knowledge, untuk itu sebaiknya semua komputer yang berada dalam jaringan sekolah (terintegrasi) dan perlu dipertimbangkan akses komputer kepada pengguna yang memang membutuhkan di dalam menjalankan tugasnya, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. SMKN 1 Kotabaru telah memiliki intranet yang berbasiskan web, kemudian infrastruktur KMS yang akan dikembangkan nantinya dapat menggunakan jaringan yang sudah ada, namun fungsinya harus lebih dimanfaatkan dan ditingkatkan. Perangkat keras yang telah digunakan oleh SMKN 1 Kotabaru telah mencukupi untuk pengembangan KMS. Demikian pula halnya dengan perangkat lunak, beberapa perangkat lunak yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru dapat menjadi komponen KMS yang akan dikembangkan, untuk itu perlu pemanfaatan secara optimal dan penambahan sistem sesuai dengan kebutuhan organisasi, yaitu sebagai berikut.

• Sistem intranet yang terintegrasi dengan KMS.

• Penambahan sistem untuk pengelolaan dokumen.

• Penambahan sistem untuk kebutuhan kolaborasi antar pengguna, seperti

pemberdayaan berbagai fungsi pada Microsoft Exchange/Microsoft

Netmeeting.

• Pembuatan penyimpanan data, informasi dan knowledge serta dilengkapi

dengan nama experts dan lokasinya bekerja pada sistem basis data.

Tabel 4.1 Infrastruktur teknologi informasi.

No Nama Infrastruktur TI Keterangan 1 Local area network 100 Mbps 2 Intranet Terbatas 3 Internet Terbatas 4 Widows XP 5 Microsoft Office XP 6 1 PC Server 7 49 PC desktop Masih kurang 6 PC 8 1 Modem Robotic 9 1 Scanner Epson 10 3 Saluran Telepon 11 2 Switch (16 & 8 port) Kurang 4 switch 24 port 12 Router Belum ada 13 Access Point Belum ada

67

Dalam Tabel 4.1 ditunjukan perangkat keras dan lunak yang diperlukan LAN SMKN

1 Kotabaru. Saat ini di SMKN 1 Kotabaru telah dibuka satu kelas bidang keahlian

Multimedia. Hal ini jelas merupakan keuntungan tersendiri untuk pengembangan

KMS yang akan dibuat, karena akan tersedia calon-calon SDM di bidang teknologi

informasi.

4.2 Meluruskan KM dan Strategi Bisnis

KMS yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi organisasi agar benar-

benar sesuai dengan kemampuan inti dari apa yang diperlukan oleh organisasi. Untuk

lebih mudah dalam memahaminya dapat dilihat pada kerangka berpikir yang

diadaptasi dari model Michael Zack[11] pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Penyelarasan KMS dengan strategi organisasi.

Analisis eksternal Organisasi

Peluang dan Ancaman

Faktor Kunci Sukses

Analisis Internal Organisasi

Kekuatan dan Kelemahan

Strategi Organisasi

Apa yang dapat dilakukan organisasi

Apa yang harus dilakukan organisasi

Apa yang harus diketahui organisasi

Kesenjangan strategi

Kesenjangan knowledge

Apa yang sudah diketahui organisasi

Penyusunan Strategi Organisasi

Analisis Knowledge Gap

68

Penyelarasan dimulai dengan melakukan analisis SWOT (lihat Tabel 4.2) pada

SMKN 1 Kotabaru dan faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan organisasi,

sehingga dapat ditentukan sasaran dan strategi organisasi untuk mencapai sasaran

tersebut. Faktor kunci sukses SMKN 1 Kotabaru adalah sebagai berikut.

• Kurikulum sudah divalidasi.

• Adanya Asosiasi Profesi pada Dunia Usaha/Dunia Industri (DU/DI) yang

relevan.

• Adanya perangkat kegiatan belajar mengajar sesuai dengan SKNI/ISO

dengan menggunakan TOEIC.

• Adanya motivasi dan inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka

mengatasi ketidak sesuaian DU/DI dengan kebutuhan SMK.

• Koordinasi antar anggota SMK.

Tabel 4.2 Analisis Lingkungan Strategik.

Lingkungan Strategik Internal

No Komponen Strenght Weakness

1 KBM • Adanya Kurikulum

2004 dan SKNI semua bidang keahlian

• Adanya jadwal pembelajaran

• Internet • Relasi dengan luar

• Belum semua guru memahami jabaran kurikulum dan SKNI

• Adanya guru yang mengajar tidak sesuai dengan jam pelajarannya

Lingkungan Strategik Eksternal No Komponen Opportunity Threats

KBM • Adanya Du/Di sejenis

dengan program sekolah • Adanya Perguruan

Tinggi, Du/Di asosiasi yang terkait dengan kelompok bisnis dan manajemen

• Banyak lemdiklat yang sejenis

• Banyak Du/Di yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK

69

Tabel 4.3 Strategi analisis.

Kom-ponen

A L Internal AL Eksternal

1

2

S Adanya kurikulum 2004 dan SKNI semua bidang keahian yang sudah divalidasi Adanya jadwal pembelajaran yang fleksibel

1

2

W Belum semua guru memahami jabaran kurikulum 2004 dan SKNI Adanya guru yang mengajar tidak sesuai dengan jam pelajarannya

KBM

SO WO

1.

2.

3.

Adanya Du/Di yang sejenis dengan program Sekolah Adanya perguruan tinggi, Du/Di asosiasi yang terkait dengan kelompok bisnis dan manajemen Internet

1

2

Melaksanakan validasi kurikulum dengan Du/Di Menyusun program pembelajaran secara bersama antara SMK Du/Di dan asosiasi propesi

1

2

Mensosialisasikan kurikulum 2004 dan SKNI dengan Du/Di yang sejenis Menyusun jadwal kegiatan belajar mengajar bersama antara SMK dan Du/Di, perguruan tinggi, asosiasi

1.

2.

Banyaknya lemdiklat yang sejenis Banyak Du/Di yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK

1.

2.

Mengadakan kerja sama dengan lemdiklat sejenis untuk melaksanakan kurikulum 2004 dengan SKNI Membuat program jadwal pembelajaran secara bersama dengan Du/Di

1

2.

Memberikan mo-tivasi pemahaman kepada seluruh guru tentang jabaran kurikulum 2004 dan SKNI dengan meli-batkan lemdiklat yang sejenis Memberikan mo-tivasi inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuai Du/Di dengan kebutuhan SMK

70

Tabel 4.4 Faktor Penentu Keberhasilan. KOMPO-

NEN STRATEGI V I S I M I S I FAKTOR

PENENTU KEBERHASILAN

KBM

SO Menjadikan lemdiklat yang dapat menghasilkan tenaga kerja tingkat menengah yang propesional mampu bersaing dipasar kerja baik Nasional maupun Internasional.

Mengembangkan dan menerapkan sistem diklat agar tamatan menjadi tenaga kerja terampil/professional tingkat menengah

1.

Kurikulum sudah divalidasi 1.

2.

Melaksanakan validasi kurikulum dengan Du / Di Menyusun Program pembelajaran secara bersama antara SMK, Du/Di dan asosiasi profesi

WO 2.

Adanya perangkat kegiatan belajar mengajar sesuai dengan SKNI / ISO (CBT) dengan menggunakan TOEIC

1.

2.

Mensosialisasikan kurikulum 2004 dan SKNI dengan Du/Di yang sejenis Menyusun jadwal kegiatan belajar mengajar bersama antara SMK dan Du/Di, perguruan tinggi, asosiasi

ST 3. Adanya asosiasi profesi dalam Du/Di yang relevan

1.

2.

Mengadakan kerja sama dengan lemdiklat sejenis untuk mengadakan kurikulum 2004 dengan SKNI Membuat program jadwal pembelajaran secara bersama dengan Du/Di

WT 4. Adanya motivasi dan inovasi meng-ajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuaian Du/Di dengan kebutuhan SMK

1.

2.

Memberikan motivasi pemahaman kepada seluruh guru tentang jabaran kurikulum 2004 dan SKNI dengan melibatkan lemdiklat yang sejenis Memberikan motivasi inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuaian Du/Di dengan kebutuhan SMK

Tabel 4.5 Tujuan, Sasaran dan Kebijakan.

TUJUAN SASARAN KEBIJAKAN

KBM Mengembangkan kegiatan belajar me-ngajar SMK menuju ke standar Nasional dan Internasional

Kegiatan belajar mengajar

menggunakan SKN / SKNI

• Mewujudkan pembelajaran sesuai standar Nasional / Internasional dengan sistem CBT

• Mewujudkan pembelajaran dengan pengantar bahasa Inggris

71

Hasil dari analisis SWOT yang telah dilakukan, maka terdapat sejumlah tantangan

nyata yang harus dihadapi sekolah sebagai berikut.

Banyaknya lemdiklat yang sejenis.

Asosiasi profesi makin kritis terhadap SMK.

Banyaknya tenaga guru yang profesional.

Banyaknya prasyarat dari dunia usaha dan industri.

Banyaknya SMK sejenis yang mempunyai program pengembangan profesi

secara konsisten.

Banyak dunia usaha dan industri yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK.

Masyarakat makin kritis terhadap dunia pendidikan,

Berlakunya era pasar bebas (globalisasi).

Jumlah SMU lebih banyak dari SMK.

Perubahan pola pikir siswa akibat reformasi/gesekan nilai.

Derasnya arus informasi tentang perkembangan IPTEK.

Banyaknya lemdiklat yang mempunyai fasilitas yang lengkap.

Adanya peraturan dan perundang-undangan yang mengikat.

Belum semua bidang keahlian punya asosiasi profesi.

Banyaknya perguruan tinggi dan swasta yang sesuai dengan SMK.

Dengan mempertimbangkan hasil-hasil analisis SWOT yang telah dilakukan,

maka strategi SMKN 1 Kotabaru untuk mencapai sasarannya adalah sebagai

berikut.

• Memanfaatkan secara maksimum seluruh sumber daya dan network yang

dimiliki, baik di dalam maupun di luar sekolah, nasional, dan global untuk

pengembangan SDM sekolah.

• Memiliki sistem informasi strategik sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi, untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas.

• Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif dalam mengantisipasi

perubahan.

72

Strategi tersebut harus diterjemahkan menjadi hal-hal yang harus dilakukan oleh

sekolah.

4.3 Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi

Untuk meningkatkan knowledge SDM yang dimiliki SMKN 1 Kotabaru, maka

teknologi informasi memegang peran yang sangat strategis sebagai pendukung atau

fasilitator dalam menerapkan proses KM. Perencanaan LAN yang terintegrasi

dengan KMS dapat dilihat pada Gambar 4.2. Kekurangan infrastruktur harus

terpenuhi agar tidak menghambat proses.

Dengan menggunakan teknologi berbasiskan web, enterprise knowledge portal

merupakan suatu pendekatan baru dalam menyediakan akses ke berbagai informasi

dan kemampuan untuk menemukan, menciptakan, memperoleh dan menyebarkan

knowledge yang penting bagi organisasi, menjadikannya memiliki kontribusi yang

sangat penting dalam mengimplementasikan strategi KM.

Beberapa keuntungan Enterprise Knowledge Portal (EKP) meliputi hal-hal berikut.

• Gambaran yang konsisten mengenai organisasi.

• Kemampuan mengelola dan mencari informasi.

• Akses langsung ke informasi dan sumber daya organisasi.

• Hubungan langsung ke laporan-laporan, dan pertanyaan-pertanyaan.

• Hubungan langsung ke data yang dibutuhkan dan keahlian seseorang.

• Identitas individu dan akses ke isi/subyek (content) yang dapat

dipersonalisasi.

Setelah mendapatkan kebutuhan pengguna terhadap KMS yang akan dikembangkan

di SMKN 1 Kotabaru, selanjutnya ditentukan teknologi informasi apa yang dapat

memenuhi kebutuhan pengguna tersebut agar proses KM dapat berfungsi secara

efektif. Berikut adalah kebutuhan pengguna jika KMS akan dikembangkan di SMKN

1 Kotabaru, yang dibagi menjadi enam kategori, yaitu sebagai berikut.

73

Server

Laboratorium Bahasa dengan 1 client

Internet

Router

Switch16 port

Laboratorium dengan 20 client

Perpustakaan dengan 3 client

Ruang Guru dan Kepsek dengan 10 client

Self Access Centerdengan 3 client

Switch24 port

KantinAccess Point

Switch24 port

Switch 8 port

Laboratorium dengan 20 client

Switch24 port

Switch24 port

Laptop

Gambar 4.2 Rencana LAN yang terintegrasi dengan KMS.

1. Proses kerja yang terorganisir.

• Meningkatkan efektivitas guru.

• Mengambil keputusan yang lebih baik dengan cepat.

• Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi.

• Memperbaiki waktu siklus pekerjaan.

• Menerapkan aktivitas KM.

• Meningkatkan penggunaan kembali informasi.

74

2. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi.

• Meningkatkan komunikasi antara guru.

• Meningkatkan kepedulian terhadap peran dan tanggung jawab.

• Meningkatkan keselarasan dengan tujuan sekolah.

• Meningkatkan keahlian guru sesuai dengan tututan keadaan.

• Meningkatkan efisiensi kerja melalui penggunaan kembali informasi.

3. Fokus ke depan.

• Meningkatkan perbaikan pada proses kerja.

• Memperbaiki proses persiapan, pelaksanaan dan analisis mengajar.

• Meningkatkan strategi mengajar dan peluang pembelajaran interaktif.

4. Mendukung sasaran sekolah.

• Meningkatkan keselarasan individu dengan strategi organisasi.

• Menerapkan pembelajaran.

• Menggerakkan terciptanya nilai organisasi.

5. Meningkatkan inovasi.

• Memperkaya pengalaman kerja guru melalui On Job Training di Industri.

• Meningkatkan peluang pengembangan karir.

• Meningkatkan kemandirian guru.

• Meningkatkan integrasi dengan stakeholders.

6. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi.

• Meningkatkan strategi organisasi berbasis web.

• Meningkatkan pengelolaan data dan informasi (content management).

• Meningkatkan fungsi pencarian (search) knowledge organisasi.

• Meningkatkan kemudahan penggunaan knowledge.

• Meningkatkan proses kerja lintas program studi.

Dengan menggunakan konsep Enterprise Knowledge Portal, maka teknologi informasi dan fitur-fitur yang terdapat di dalamnya, yang dapat diaplikasikan di SMKN 1 Kotabaru sebagai penunjang untuk memfasilitasi kebutuhan pengguna tersebut adalah seperti Tabel 4.6 berikut.

75

Tabel 4.6 Fitur-fitur dalam EKP untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

No. Fungsi Knowledge Portal Fitur-Fitur 1

Enterprise Portal

Presentation Knowledge Organization System Search, Plug and Play Functions, Access and Integration, Profiling and Personalization

2

Business Intelligence

Decision Support Performance, Based Metrics Process Management, Balaced Scorecard, Data Mining Information Mining Information Management

3

Collaboration and Communities

Electronic Messaging Management, Discussion Groups Team-Based Collaboration, Real-Time Collaboration Communities, Information Retrieval

4

Content Management

Structured Content, Unstructured Content Data Integration Services, Document Management, Web Content Management

5

Learning

Electronic Performace Support System (EPSS) Learning Management Systems Interactivity

Pemetaan hubungan antara kebutuhan pengguna dengan fitur-fitur teknologi knowledge portal harus dilakukan. Semua fitur-fitur tersebut adalah kesatuan yang membentuk Enterprise Knowledge Portal dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain dalam implementasinya. Walaupun demikian, beberapa fitur lebih berperan dibandingkan fitur lain untuk memenuhi kebutuhan pengguna tertentu.

Digunakan skala Likert 1 sampai 5 untuk menyatakan seberapa penting tiap-tiap fitur

knowledge portal dalam memenuhi kebutuhan pengguna, dengan penjelasan sebagai

berikut[2] :

• bila pencapaian nilai skalanya berada < 3, maka fitur tersebut belum

akan diprioritaskan,

• bila pencapaian nilai skala berada ≥ 3, maka fitur tersebut

diprioritaskan untuk dibuat.

Dasar yang digunakan dalam memetakan kebutuhan pengguna tersebut adalah dengan mengacu pada definisi dan fungsi tiap fitur-fitur knowledge portal dan hasil diskusi dengan pengguna di dalam SMKN 1 Kotabaru, dimana sistem akan dikembangkan. Definisi dan fungsi fitur-fitur yang terdapat dalam lima fungsi utama Enterprise Knowledge Portal, yaitu sebagai berikut.

76

1. Enterprise portal; memiliki fitur-fitur sebagai berikut.

• Presentation.

Suatu graphical user interface untuk menyampaikan, memperoleh dan

membagi informasi tanpa memperhatikan aplikasi yang digunakan.

• Knowledge organization system.

Pengkategorian informasi sehingga informasi tersebut sampai ke pengguna

yang membutuhkannya. Contoh aplikasi adalah Autonomy dan Sonio.

Tabel 4.7 Fungsi fitur-fitur Enterprise portal.

Enterprise Portal FungsiPresentation

Caching, Cascading Portals, Federated Portals, Abstraction Layers.

Knowledge Organization System

Term Lists, Relationship Lists, Taxonomies, Semantic Representations, Ontologies, Federated Search.

Search Federated SearchPlug and Play Functions

Process and Action, Intelligent Agents, Component Libraries.

Access and Integration

Multiple-Repository Support, Application Integration, Application Hosting Services, Process Integration, Web Services, Peer To Peer, Multi-Language Support.

Profiling and Personalization

Metadata Dictionary, Roles, Subscription, Context Personalization.

• Search.

Memenuhi kebutuhan pengguna dengan memberikan informasi yang

diinginkan. Contoh aplikasi sebagai berikut : Ms SharePoint Portal Server,

Autonomy, mamboCMS.

• Plug and play functions.

Sekumpulan fungsi-fungsi khusus yang dapat menyediakan layanan seperti

workflow, agen intelligent, dan pemberitahuan/peringatan. Contoh aplikasi

adalah sebagai berikut : Ms Office dan Ms Outlook

77

• Access and integration.

Suatu perencanaan, metoda dan alat bantu untuk menggabungkan dan

mengkoordinasikan aplikasi-aplikasi yang ada di dalam perusahaan. Contoh

aplikasi sebagai berikut : Mercator Integration Broker, Groove Networks

• Profiling and personalization.

Akses ke isi/subyek yang spesifik pada tanggungjawab pengguna. Contoh

aplikasi sebagai berikut : BroadVision Command Center, Personify

Essentials

2. Bussiness intelligence, memiliki fitur-fitur sebagai berikut.

• Decision support.

Aplikasi untuk menganalisis data perusahaan sehingga pengguna dapat

mengambil keputusan perusahaan yang lebih baik. Contoh aplikasi: Crystal

Decisions, Cognos, Business Objects

• Performance based metrics.

Sebuah teknik menganalisis untuk menerjemahkan strategi organisasi ke

dalam tujuan/sasaran yang dapat diukur untuk memonitor kinerja organisasi.

Contoh aplikasi adalah Cognos dan CorVu EBPM.

• Process management.

Aplikasi terstruktur yang digunakan untuk menerjemahkan sekumpulan

tujuan/sasaran ke dalam visi, strategi, kegiatan/program, dan ukuran. Contoh

aplikasi adalah QPR ProcessGuide.

• Balanced scorecard.

Menganalisis kinerja organisasi dari empat perspektif, keuangan, kepuasan

konsumen, produksi dan inovasi, dan pembelajaran dan pertumbuhan. Contoh

aplikasinya adalah QPR Scorecard, CorVu Rapid Scorecard.

• Data mining. Aplikasi yang dapat mengelompokkan data untuk mengidentifikasi pola dan

membuat keterkaitan hubungan. Contoh aplikasinya adalah SAS dan

Vignette.

78

• Information mining.

Integrasi antara informasi yang dikumpulkan melalui teknik pengumpulan

data secara tradisional dengan informasi yang dikumpulkan melalui internet

dan organisasi. Contoh aplikasi SAS dan Vignette.

Tabel 4.8 Fungsi fitur-fitur Business intelligence.

Business Intelligence FungsiDecision Support

Executive Information System, Object-Oriented Database Management System, Relational Database Management System, Online Analytical Processing, Multi-Dimensional Analysis, Query Tools.

Performance-Based Metrics

Business Model, Business Structures, Quality Control, Forecasting, Change Management, trategic Planning.

Process Management

Business Process Reengineering, Project Management.

Balanced Scorecard Key Performance IndicatorsData Mining

Data Collection, Profiling, Data Management, Data Pattern Discovery, Market Analysis, Direct Marketing, Data Warehouse Architecture.

Information Mining

Indexing System, Full-Text Databases, Text Mining Systems.

Information Management Information Standards, Libraries and Archives.

• Information management.

Aplikasi untuk menyusun daftar dan petunjuk tempat penyimpanan

data/informasi untuk mengelola dan menyampaikan isi. Contoh aplikasi:

Vignette.

3. Collaboration and communities, memiliki fitur-fitur sebagai berikut.

• Electronic messaging management.

Penciptaan, penyimpanan, penukaran dan pengelolaan dari teks, gambar,

suara, fax, e-mail, dan halaman (paging) melalui sebuah jaringan komunikasi.

Contoh aplikasi adalah Ms Outlook, Ms Share dan Point Portal Server.

• Discussion groups.

Sebuah forum dimana sekumpulan pengguna yang termasuk dalam suatu

jaringan saling memberikan dan menunggu respon atas masalah, pertanyaan,

79

umpan balik, dan saran-saran. Contoh aplikasi: eRoom Digital Workplace,

Lotus Quick Place.

• Team-based collaboration.

Aplikasi yang memungkinkan orang-orang bekerja bersama secara kolektif

walaupun lokasi mereka berbeda satu sama lain. Contoh aplikasinya adalah

Lotus Quick Place, Groove Networks .

• Real-time collaboration.

Kemampuan untuk menempatkan dan mengorganisir hubungan antara isi,

orang, topik, dan proses kerja. Contoh aplikasinya adalah Lotus Quick Place,

Lotus Sametime.

• Communities.

Sekumpulan orang-orang yang tergabung dalam suatu jaringan saling

membagi minat dan ide melalui dokumen yang dikirim dan real-time chat.

Contoh aplikasinya adalah Lotus Sametime, eRoom Digital Workplace, Ms

SharePoint Portal Server.

Tabel 4.9 Fungsi fitur-fitur Collaboration and communities.

Collaboration and Communities FungsiElectronic Messaging Management

e-Mail, Extranets, Intranets, Wireless Communication Systems.

Discussion Groups List Servers, NewsgroupsTeam-Based Collaboration

Process and Action, Calendering and Scheduling, Task Management.

Real-Time Collaboration

Video Conferencing, Internet Chat, Insant Messaging.

Communities Virtual Communities, Business-to-Business. Information Retrieval

Natural Language Processing, Push Technology, Text Processing, WAIS.

• Information retrieval.

Sebuah direktori informasi mengenai dimana tempat untuk menemukan dan

mengakses kumpulan data, file, dan lainnya; beberapa katalog berisi metadata

mengenai dimana letak entity, bagaimana mengaksesnya dan rincian lainnya.

Contoh aplikasinya adalah Autonomy, Semio.

80

4. Content management, memiliki fitur-fitur sebagai berikut.

• Structured content.

Sebuah kumpulan data yang telah diatur dalam kumpulan tabel-tabel dimana

data dapat diakses tanpa harus mengatur ulang tabel database melalui query.

Contoh aplikasi: Ms Access, My SQL, Ms analysis Server, IBM DB2,

Oracle, mamboCMS .

• Unstructured content.

Kumpulan informasi dari seluruh internet dan organisasi yang tidak diatur

sebagai suatu sistem database dan meliputi juga dokumen individu serta

informasi yang disimpan dalam aplikasi-aplikasi. Contoh aplikasinya adalah

Ms Office, Ms Outlook, Ms Sharepoint Portal Server, Ms Web Content

Management, Adobe Acrobat, mamboCMS.

• Data integration services.

Aplikasi programming yang digunakan untuk memindahkan, mengisi,

menyaring, memperluas, dan mentransformasikan data dari satu aplikasi ke

aplikasi lain. Contoh aplikasinya adalah mamboCMS dan Aura.

Tabel 4.10 Fungsi fitur-fitur Content management.

Content Management Fungsi Structured Content

Application Databases, Operational Data Store, Data Warehouses, Data Marts.

Data Integration Services Extract, Purify, Transform, Extend, Move, Load. Unstructured Content

Content Management Application, Content Delivery Application.

Document Management RepositoriesWeb Content Management

Caching, Search, Integration, Analysis, Publishing, Syndication, Transformation, Profiling and Personalization.

• Document management dan web content management.

Aplikasi yang mampu memelihara penciptaan, modifikasi, dan pemindahan

informasi menggunakan penerbitan (publishing), pengelolaan format,

kontrol revisi/perbaikan, petunjuk (indexing), mencari, dan mengambil

81

(retrieval). Contoh aplikasinya adalah Ms Web Content Management,

Hummingbird Document Management, mamboCMS.

5. Learning; memiliki fitur-fitur sebagai berikut.

• Electronic performance support systems.

Aplikasi yang menyediakan kemampuan untuk belajar melalui definisi

menggunakan informasi petunjuk, saran para ahli, alat pengukur kinerja

kegiatan, online job aids, dan aplikasi help. Contoh aplikasi WBT Systems

Top Class.

• Learning management systems.

Aplikasi yang digunakan untuk merencanakan, melaksanakan, dan

mengajarkan suatu proses tertentu menggunakan teknologi untuk

menyampaikan isi, memonitor partisipasi peserta, forum diskusi, dan

mengakses kinerja peserta.

• Interactivity.

Teknologi yang digunakan untuk menyediakan informasi dan merespon ke

pengguna saat melakukan pekerjaan; contoh seorang pengguna webblog

dapat mengisi dan memesan serta meng-update berita. Contoh aplikasi Otang

Wearable Computers.

Tabel 4.11 Fungsi fitur-fitur Learning.

Learning FungsiElectronic Performance Support Systems

Reference Information, Expert Advice, Online Job Aids, Application Help, Online Analytical Processing, Integration Tracking and Reporting.

Learning Management Systems

Web-Based Education Systems, Computer-Based Training.

Interactivity Wearable Computers

Hasil pemenuhan kebutuhan pengguna oleh knowledge portal dapat dilihat pada

Tabel 4.12. Dari hasil pemetaan tersebut, dapat dilihat fitur mana dari sebuah EKP

yang penting dikembangkan di organisasi SMKN 1 Kotabaru dalam upaya

memenuhi kebutuhan pengguna, karena peran suatu fitur untuk menyelesaikan

82

masalah tergantung pada kebutuhan di tempat dimana sistem akan dikembangkan.

Untuk lebih lengkap pemetaan EKP dengan tujuan KM yang diutamakan pengguna

dapat dilihat pada LAMPIRAN H.

Tabel 4.12 Pemetaan EKP.

KM objective/ user requirements Ent

erpr

ise

Port

al

Sear

ch

Bus

sine

ss In

telli

genc

e

Col

labo

ratio

n an

d C

omm

Con

tent

Man

agem

ent

Stru

ctur

ed C

onte

nt

Uns

truc

ture

d C

onte

nt

Dat

a In

tegr

atio

n

Doc

umen

t Man

agem

ent

Web

Doc

umen

t Man

ag.

Lear

ning

Proses kerja yang terorganisir Meningkatkan efektivitas guru 2 5 2 2 5 5 4 5 4 5 2 Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat 2 4 2 2 5 5 5 5 3 5 2 Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2 Memperbaiki waktu siklus pekerjaan 2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2 Menerapkan aktivitas KM 2 5 2 2 5 4 5 5 3 4 2 Meningkatkan penggunaan kembali informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2 Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Fokus ke depan 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2 Mendukung sasaran bisnis organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2 Meningkatkan inovasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2 Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Jadi, EKP yang merupakan pengembangan dari Enterprise Information Portal, tidak hanya menyediakan akses ke informasi, tetapi juga memiliki kemampuan untuk menciptakan, memperoleh, menyimpan, menyebarkan dan memanfaatkan pengetahuan di dalam organisasi SMKN 1 Kotabaru, melalui fungsi-fungsi sebagai berikut.

1. Enterprise portal, yaitu sebagai platform yang menghubungkan informasi dan

knowledge organisasi untuk guru, masyarakat dan stakeholders.

2. Business intelligence, yaitu untuk menganalisis data yang digunakan untuk mengambil keputusan yang bersifat strategik seperti penentuan indikator kinerja.

3. Collaboration and communities, yaitu untuk kebutuhan kolaborasi antar pengguna, saling berbagi ide, knowledge dan pengalaman. Terutama jika ada kegiatan Ulangan Bersama, maka antar panitia atau Dinas Pendidikan dapat saling berkolaborasi.

83

4. Content management, yaitu untuk mengelola dan mempublikasikan seluruh informasi organisasi baik yang terstruktur (database) maupun yang tidak terstruktur (dokumen, notulen, e-mail, dsb), sehingga memudahkan dalam pencarian dan penggunaan dokumen yang dibutuhkan.

5. Learning, yaitu sebagai pendukung proses belajar di SMKN 1 Kotabaru, melalui pendekatan learning by doing.

4.4 Analisis dan Audit Knowledge

Knowledge yang diperlukan pada kegiatan belajar mengajar bahasa Inggris untuk

bidang keahlian bisnis dan manajemen ini terdiri dari 10 buah. Untuk lebih

lengkapnya dapat dilihat pada LAMPIRAN F.

4.4.1 Pengolahan Data dan Analisis K-Gap

Dilakukannya proses penilaian kesenjangan knowledge (K-Gap) di dalam suatu

organisasi akan dapat diketahui keadaan knowledge yang dibutuhkan dan knowledge

yang sekarang tersedia. Dengan mengetahui keadaan knowledge tersebut, diharapkan

tidak akan ada lagi kesenjangan knowledge, karena kesenjangan knowledge yang ada

menunjukkan langkah apa yang harus dilakukan organisasi untuk menghilangkan

kesenjangan knowledge tersebut.

Setelah kuisioner K-Gap terkumpul, selanjutnya data diolah dengan menghitung rata-

rata tingkat kepentingan dan rata-rata tingkat penguasaan terhadap knowledge yang

dibutuhkan oleh guru-guru mata pelajaran bahasa Inggris. Rumus perhitungan (IV.1)

nilai kepentingan[8] untuk setiap knowledge yang dibutuhkan adalah sebagai berikut.

NKi = (K1 x 1) + (K2 x 2) + (K3 x 3) + (K4 x 4) ... ( IV.1)

R dengan :

NKi = nilai kepentingan terhadap knowledge i

K1 = jumlah responden dengan jawaban "A"

K2 = jumlah responden dengan jawaban "B"

K3 = jumlah responden dengan jawaban "C"

84

K4 = jumlah responden dengan jawaban "D"

R = total responden

Rumus perhitungan (IV.2) nilai penguasaan[8] untuk setiap knowledge yang

dibutuhkan adalah sebagai berikut.

NPi = (P1 x 1) + (P2 x 2) + (P3 x 3) + (P4 x 4) ... (IV.2) R

dengan :

NPi = nilai penguasaan terhadap knowledge i

P1 = jumlah responden dengan jawaban "A"

P2 = jumlah responden dengan jawaban "B"

P3 = jumlah responden dengan jawaban "C"

P4 = jumlah responden dengan jawaban "D"

R = total responden

Tingkat kepentingan menyatakan seberapa penting knowledge yang dibutuhkan oleh

guru untuk menjalankan tugas dan fungsinya. Tingkat penguasaan menyatakan

seberapa jauh penguasaan guru yang terdapat di dalam suatu bidang terhadap

knowledge yang dibutuhkan. Dengan demikian, dapat dilihat kesenjangan knowledge

antara tingkat kepentingan dengan tingkat penguasaan. Kesenjangan ini akan

menunjukkan arah peningkatan/pengembangan yang seharusnya dilakukan atau batas

minimal peningkatan kondisi saat ini sehingga kesenjangan knowledge tidak ada lagi.

Dengan meningkatnya knowledge dari guru yang dimiliki, maka diharapkan

kinerjanya akan meningkat, yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja sekolah.

Nilai kesenjangan knowledge (knowledge gap) diperoleh dari selisih antara tingkat

kepentingan dan tingkat penguasaan. Nilai positif menyatakan bahwa tingkat

penguasaan lebih rendah dari tingkat kepentingan sedangkan nilai negatif

menyatakan bahwa tingkat penguasaan lebih tinggi dari tingkat kepentingan.

Hasil pengolahan data dan analisis kesenjangan knowledge guru mata pelajaran

Bahasa Inggris di SMKN 1 Kotabaru dapat dilihat pada Tabel 4.13 (lebih lengkap

pada LAMPIRAN I). Terlihat ada dua knowledge dengan K-Gap tertinggi, yaitu Oral

knowledge dan Listening knowledge. Sementara terdapat K-Gap dengan nilai nol,

85

yaitu Time management dan English cultures. Untuk knowledge yang lain berada

pada kisaran 0,25 hingga 0,5.

Tabel 4.13 Analisis Knowledge Gap.

No Knowledge Tingkat Kepentingan Tingkat Penguasaan K-Gap 1 2 3 4 Nki A B C D Npi Nki - Npi

1 oral 0 0 3 1 3.25 0 2 2 0 2.5 0.75 2 listening 0 0 2 2 3.5 0 1 3 0 2.75 0.75 3 reading 0 0 2 2 3.5 0 1 2 1 3 0.5 4 structure 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5 5 written 0 0 3 1 3.25 0 1 2 1 3 0.25 6 TL methods 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5 7 time management 0 0 4 0 3 0 0 4 0 3 0 8 english culture 0 1 3 0 2.75 0 1 3 0 2.75 0 9 mastery topics 0 0 3 1 3.25 0 0 4 0 3 0.25

10 debate 0 0 4 0 3 0 1 3 0 2.75 0.25 Keterangan: Nki = Tingkat kepentingan knowledge i Npi = Tingkat penguasaan knowledge i

Tabel 4.14 Knowledge dengan K-Gap Tertinggi.

No Knowledge Definisi

1 Listening Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris

2 Oral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris

Tabel 4.15 Knowledge dengan K-Gap Nol. No Knowledge Definisi

1 Cultures of English Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnis dan manajemen

2 Time Management Pengaturan waktu didalam presentasi

4.4.2 Knowledge Wajib dan Pilihan Bagi Guru Bahasa Inggris

Setelah didapatkan nilai kesenjangan tiap knowledge yang dibutuhkan, kemudian

dapat ditentukan mana yang termasuk knowledge wajib dan knowledge pilihan untuk

tiap bidang. Knowledge wajib didefinisikan sebagai knowledge yang perlu dan harus

dimiliki oleh guru untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Adapun

86

kriteria yang termasuk dalam knowledge wajib adalah knowledge yang memiliki nilai

kepentingan antara 3 sampai 4 dan/atau memiliki nilai kesenjangan knowledge

tertinggi. Knowledge pilihan didefinisikan sebagai knowledge pelengkap yang dapat

membantu dalam pelaksanaan tugas guru. Kriteria yang termasuk dalam knowledge

pilihan adalah knowledge dengan nilai kepentingan kurang dari 3 dan selain

knowledge dengan nilai kesenjangan tertinggi.

Dari hasil analisis didapat 9 knowledge wajib bagi guru-guru Bahasa Inggris di

SMKN 1 Kotabaru. Lihat Tabel 4.16. Hal ini menandakan bahwa knowledge yang

dibutuhkan berdasarkan hasil pemilihan dari expert mempunyai ketepatan hampir

100 %. Untuk pengembangan KMS ini, pengembangan kemampuan guru pada

knowledge wajib ini harus segera ditingkatkan. Peningkatan dapat melalui diklat,

workshop, seminar dan lainnya.

Tabel 4.16 Knowledge Wajib bagi guru Bahasa Inggris.

No Knowledge Definisi

1 Teaching & Learning Methods

Metoda didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris

2 Mastery The Topics Penguasaan akan topik-topik pembahasan bidang bisnis dan manajemen

3 Listening Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris

4 Oral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris

5 Reading Kemampuan untuk membaca dan mengartikulasikan dengan baik teks dalam Bahasa Inggris

6 Written Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalam Bahasa Inggris

7 Structures Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benar dalam Bahasa Inggris

8 Time Management Pengaturan waktu didalam presentasi

9 Debate Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debat Bahasa Inggris

Tabel 4.17 Knowledge Pilihan bagi Guru Bahasa Inggris.

No Knowledge Definisi

1 Cultures of English Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang Bisnis dan Manajemen

87

4.4.3 Analisis Data dan Knowledge yang Dimiliki Melalui CV

Hasil kesenjangan knowledge yang diperoleh dari kuisioner K-Gap berupa data

kuantitatif. Untuk melengkapi hasil penilaian kesenjangan knowledge dari kuisioner

K-Gap, juga dianalisis knowledge yang sekarang dimiliki oleh Guru-guru Bahasa

Inggris melalui data dari CV saat ini, dengan alasan data yang terdapat di dalam CV

merupakan aktivitas-aktivitas yang menunjukan knowledge seseorang (knowledge

generating activities), seperti latar belakang pendidikan, pengalaman kerja,

pelatihan, seminar/lokakarya yang pernah diikuti.

Dari data CV yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru saat ini dan seminar/lokakarya

yang diperoleh dari CV, dapat diturunkan knowledge yang dimiliki oleh masing-

masing guru, yang selanjutnya disebut sebagai knowledge yang sekarang dimiliki

tiap guru.

Sebagai perbandingan antara hasil perhitungan kesenjangan knowledge dari kuisioner

K-Gap dan dari CV, dilakukan perbandingan knowledge yang sekarang dimiliki

dengan knowledge wajib tiap bidang, dengan cara menghitung prosentase knowledge

yang sudah memenuhi knowledge wajib di bidangnya. Kemudian juga dihitung

prosentase hasil dari CV yang tidak mendukung hasil dari Kuisioner K-Gap, untuk

menunjukkan apakah CV cukup dapat dipercaya (reliable) dalam menunjukkan

knowledge yang dimiliki seseorang.

Hasilnya adalah sangat sedikit sekali data dan informasi yang didapat dari CV para

guru. Umumnya hal ini disebabkan CV tidak diperbaharui secara berkala sehingga

kurang memberikan informasi yang diinginkan. CV hanya berisi data-data awal

sebagai calon pegawai dan SK kenaikan pangkat serta kenaikan gaji. Sementara data-

data pelatihan, seminar, program up-grading yang telah diikuti tidak tercantumkan,

oleh karena itu data-data pelatihan didapat melalui wawancara. Untuk jelasnya dapat

dilihat pada LAMPIRAN D.

4.4.4 Analisis Aset Data, Informasi dan Knowledge

Berdasarkan kebutuhan knowledge yang telah didapat dari kuisioner K-Need,

kemudian dilakukan analisis aset data, informasi dan knowledge yang sudah dimiliki

88

dan belum dimiliki oleh guru-guru bahasa Inggris. Selain itu juga dianalisa status

dari aset tersebut, apakah sudah terdokumentasi secara elektronik maupun non

elektronik (hard copy) ataupun belum terdokumentasi (tacit knowledge) dan lokasi

yang menunjukkan letak data, informasi dan knowledge tersebut. Hasil pengumpulan

datanya dapat dilihat pada LAMPIRAN B dan LAMPIRAN C.

Analisis ini digunakan untuk menentukan langkah apa yang harus dilakukan terhadap

sumber data, informasi dan knowledge yang mengacu pada knowledge yang

dibutuhkan oleh guru-guru bahasa Inggris. Dari data yang telah terkumpul, terlihat

bahwa sekitar 52,25 % aset tersimpan dalam bentuk hard copy (dari jumlah tersebut

yang sudah tersimpan dalam bentuk soft copy baru 32,25 %) dan 47,75 % masih

dalam bentuk tacit di kepala guru, experts, dan widyaiswara PPPGK. Lihat Gambar

4.3.

Gambar 4.3 Keadaan aset knowledge yang ada.

Hal ini berarti SMKN 1 Kotabaru masih mengandalkan sumber data, informasi dan

knowledgenya dalam bentuk hard copy. Bentuk hard copy ini sulit untuk dicari dan

disimpan karena akan berupa tumpukan yang tidak tertata rapi, dan tiap pengguna

tidak dapat langsung menggunakannya (kesulitan mengakses), sehingga akan

menjadi tidak efisien karena menghabiskan banyak waktu untuk mencarinya.

tacit,47.25explicit

, 52.25

89

Apabila aset masih belum terdokumentasi, maka aset tersebut dapat dibagi melalui

diskusi atau pertemuan dan apabila memungkinkan langsung didokumentasikan.

Apabila berlokasi di luar sekolah, maka harus diupayakan untuk memasukkannya ke

dalam sistem di sekolah.

Dengan demikian, KMS yang akan dikembangkan harus dapat mengakomodasi

kebutuhan data, informasi, dan knowledge yang dibutuhkan. Yang ideal adalah

apabila aset tersebut telah terdokumentasi secara elektronik dan terintegrasi sehingga

akan memudahkan penggunaan. Karena sekitar 52,25 % aset atau referensi

knowledge tersebut terdapat di Self Access Center, maka dengan mengoptimalkan

fungsi perpustakaan, seperti dengan dibuatnya perpustakaan digital yang terintegrasi

sistem intranet sekolah, maka setiap pengguna dapat memperoleh dan menggunakan

informasi dan knowledge yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Perpustakaan

digital ini mengelola indeks buku, publikasi, hasil penelitian, manual, informasi dan

dokumen-dokumen lainnya sebagai sumber referensi dalam melaksanakan tugas

pokok dan fungsi guru bahasa Inggris.

4.4.5 Analisis Strategi KM

Strategi KM yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi SMKN 1

Kotabaru dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi, agar sistem benar-benar

sesuai dengan kemampuan inti organisasi dan apa yang diperlukan oleh organisasi,

untuk itu analisis strategi KM yang sesuai untuk diterapkan di SMKN 1 Kotabaru,

dimulai dengan hasil pembobotan kedua strategi KM yaitu Kodifikasi dan

Personalisasi, yang diperoleh dari kuisioner KM Strategy.

Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy (dapat dilihat pada tabel 3.4), maka

didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk

Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).

Dengan hasil ini, maka strategi yang menjadi fokus pengembangan KMS di SMKN 1

Kotabaru adalah kodifikasi, artinya guru lebih mengandalkan explicit knowledge

(dokumen, manual, laporan, SAP, dsb) daripada tacit knowledge dalam

90

melaksanakan tugasnya. Selain itu, strategi ini sesuai untuk organisasi yang

memberikan pelayanan berupa solusi generik kepada kelompok pelanggan tertentu

karena menangani permasalahan dan keputusan yang berulang-ulang. Dengan

demikian, teknologi informasi digunakan untuk pengelolaan dokumen dalam

mendukung aktivitas SMKN 1 Kotabaru. Dengan memfokuskan pada pengelolaan

dokumen, berarti KMS harus memiliki kriteria sebagai berikut.

• Basis data yang lengkap. • Mudah digunakan untuk pencarian dan penggunaan dokumen. • Terintegrasi sistem intranet sekolah.

Walaupun demikian, proses personalisasi yang meliputi berbagi tacit knowledge juga

penting, karena pada beberapa kasus juga memerlukan pendapat, pikiran, dan

knowledge dari orang-orang yang ahli dalam bidang tertentu.

4.5 Membentuk Tim KM

Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang

anggota. Jadi jumlahnya 3 orang. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung

jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini. Sementara para guru yang lain diberi

penekanan untuk mendukung dan memberikan knowledge (sharing) kepada tim ini.

Disamping tim tersebut, juga diperlukan konsultan, dalam hal ini expert dalam

bidang Bahasa Inggris dan Teknologi Informasi, untuk itu perlu ditentukan konsultan

tersebut. Dari hasil pengamatan dan analisis yang dilakukan serta diskusi yang

dilakukan dengan pihak sekolah, maka sesuai dengan uraian keterangan pada Tabel

4.18, dapat ditentukan ketua tim KM adalah Muhammad Ramlie. Sementara dua

anggota yang bertugas mengumpulkan knowledge dan memasukan knowledge ke

dalam sistem adalah Drs. Bahrudin dan Raswan (administrator). Untuk konsultan,

sesuai dengan status sekolah yang merupakan English Testing Center (sesuai SK dari

Direktur Dikmenjur), maka konsultannya adalah widyaiswara Departemen Bahasa

pada PPPGK Sawangan.

91

Tabel 4.18 Manajer Pengetahuan (Chief Knowledge Officer).

Apa yang dikerjakan manajer pengetahuan?

• Belum ada spesifikasi pekerjaan yang baku • Menerjemahkan visi pimpinan • Menciptakan dan berinovasi sendiri tentang program-

program manajemen pengetahuan • Mengkoordinasi pihak-pihak yang dianggap memerlukan

pengetahuan dalam pekerjaan mereka Adakah model manajer pengetahuan?

• Mereka adalah teknolog sekaligus pengamat lingkungan yang baik

• Mereka berciri pemimpin sekaligus ahli strategi • Mereka juga konsultan untuk organisasinya sendiri

Apakah ada profil khas seorang manajer pengetahuan?

• Memiliki pandangan yang luas • Punya reputasi dan kredibilitas di dalam organisasinya • Penuh entusiasme dan percaya diri

4.6 Perancangan Cetak Biru KMS

Perancangan cetak biru KMS di SMKN 1 Kotabaru ini meliputi sumber daya

manusia, dalam hal ini para guru, dan teknologi informasi dalam hal penciptaan

knowledge dan tujuannya untuk mencapai suatu kegiatan belajar mengajar yang

terstandar untuk meningkatkan kinerja sekolah dalam mencapai sekolah standar

nasional.

Dari hasil pengolahan data dan analisa yang telah dilakukan, maka rancangan

pengembangan KMS di SMKN 1 Kotabaru yang dapat memenuhi kebutuhan

pengguna adalah seperti terurai berikut.

4.6.1 Pengembangan Sumber Daya Manusia (Guru)

Guru adalah sumber daya manusia yang sangat memegang peranan penting di

sekolah. Dengan jam wajib mengajar di kelas sebanyak 24 jam per minggunya,

sudah cukup membuat kerepotan dalam membagi waktunya. Disamping itu, dalam

kehidupan sosialnyapun guru sebagai aset masyarakat dituntut untuk dapat

memperbaharui ilmunya. Untuk meningkatkan kinerjanya, maka perlu direncanakan

pelatihan, diklat, seminar dan kegiatan up grading bagi guru. Sesuai dengan hasil

analisa K-Gap dan CV yang ada, maka perlu dilakukan pelatihan bagi guru-guru

92

yang masih mempunyai tingkat penguasaan yang belum cukup pada setiap

knowledge. Pada Tabel 4.19 dapat dilihat rencana pelatihan bagi guru.

Tabel 4.19 Rencana Pelatihan/Workshop bagi Guru Bahasa Inggris.

No Knowledge Guru Pelatihan/workshop 1 2 3 4 Pelatihan di PPPGK Sumber Eksternal

1 oral v v v v English First (EF) 2 listening v v v v English First (EF) 3 reading v v English First (EF) 4 structure v v English First (EF) 5 written v v v v English First (EF) 6 TL methods v v metoda mengajar LIA 7 time management v English First (EF) 8 debate v debate yang benar 9 mastery topics v v v LIA

10 english culture v v British Council, EF Keterangan: 1 = M. Ramlie 2 = Bahrudin 3 = Dosti Purba 4 = Etik Sumaryani

Kegiatan-kegiatan tersebut dapat dilakukan melalui kerja sama dengan PPPGK

selaku lembaga penanggung jawab peningkatan guru kejuruan juga dapat menjalin

kerja sama dengan pihak luar, seperti Lembaga Indonesia Amerika (LIA), British

Council, English First (EF), dan lainnya. Materi yang diberikan harus berkaitan

dengan bidang Bisnis dan Manajemen.

Khusus untuk kegiatan dengan British Council, sekolah dapat mengikuti program

Montage yaitu program sejenis dengan Sister School. Program ini awalnya adalah

pertukaran pelajar kedua negara, tetapi dengan berkembangnya waktu, bagi guru-

guru yang berprestasi dan berhasil melewati tes yang dilakukan oleh pihak kedutaan,

maka yang bersangkutan berhak mendapatkan bea siswa untuk melanjutkan

pendidikannya di Inggris.

93

Untuk program dengan Lembaga Indonesia Amerika (LIA) dan EF, umumnya

pelatihan bersifat khusus. Guru yang ditunjuk diwajibkan untuk mampu merekam

seluruh elemen pelatihan dan mengaplikasikannya di sekolah.

4.6.2 Struktur Database

Sesuai dengan Tabel 4.12, fitur yang diutamakan adalah Content Management,

maka diambil freeware mamboCMS. Database pada mamboCMS yang akan

digunakan dalam perancangan ini, terdiri dari beberapa tabel dan ditambah dengan 4

tabel yang disesuaikan dengan sistem. Masing-masing tabel menyimpan data yang

telah dikelompokkan sedemikian rupa, sehingga dapat diakses dengan cepat. Struktur

keempat tabel database KMS di SMKN 1 Kotabaru digambarkan sebagai berikut.

4.6.2.1 Tabel User

Tabel ini berisi record IDUser, Nama, Password dan Tingkat/Level User. IDUser

berisi tentang ID setiap User, Nama berisi tentang Nama User, Tingkat menyatakan

tingkatan hak akses dari setiap User.

Tabel 4.20 User.

No Nama Type Null

1 IDUser (pk) Varchar(10) No 2 NAMA Varchar(50) No 3 PASSWORD Varchar(32) Yes 4 TINGKAT Varchar(10) Yes 5 TELPON Varchar(18) Yes

4.6.2.2 Tabel Knowledge

Tabel 4.21 Knowledge.

No Nama Type Null

1 IDKnowledge (pk) Varchar(4) No

2 Nama Varchar(50) Yes

Tabel ini berisi record IDKnowledge dan Nama. ID berisi tentang ID setiap

knowledge, Nama berisi tentang Nama Knowledge.

94

4.6.2.3 Tabel Dokumen

Tabel ini berisi record ID, Judul, Abstrak, IDKnowledge, Tanggal, File, IDExperts,

dan IDUser. ID berisi tentang ID setiap dokumen, Judul merupakan judul

modul/dokumen, Abstrak berisi uraian singkat dokumen, IDKnowledge berisi ID

knowledge, Tanggal berisi tanggal di up load, File berisi tentang file yang akan

disertakan, IDExperts berisi tentang ID experts yang sesuai dengan knowledge, dan

IDUser berisi ID user yang melakukan login.

Tabel 4.22 Dokumen.

No Nama Type Null

1 ID Int(10) unsigned No 2 JUDUL Varchar(50) Yes

3 ABSTRAK Mediumtext Yes 4 IDKnowledge Varchar(4) Yes 5 TANGGAL Date Yes 6 FILE Tinitext Yes 7 IDExperts Varchar(10) Yes 8 IDUser Varchar(10) No

4.6.2.4 Tabel Experts

Tabel 4.23 Experts.

No Nama Type Null

1 IDExperts (pk) Varchar(10) No 2 NAMA Varchar(50) Yes 3 TELPON Varchar(18) Yes 4 INSTANSI Varchar(50) Yes

Tabel ini berisi record IDExperts, NAMA, TELPON, dan INSTANSI. IDExperts

berisi tentang ID experts suatu knowledge, NAMA merupakan nama experts,

TELPON berisi nomor telepon experts, INSTANSI berisi kantor/tempat experts

bekerja.

95

4.6.2.5 Relasi Antar Tabel

Gambar 4.4 Relasi antar tabel.

4.6.3 Konfigurasi Sistem

Untuk dapat berjalannya sistem yang di deploy dibutuhkan konfigurasi sistem yang

meliputi spesifikasi teknis hardware komputer dan kelengkapannya.

Spesifikasi teknis hardware Server (minimal) sebagai berikut.

• Komputer dengan Processor Pentium IV/2 GHz.

• RAM 512 MB.

• Harddisk 80 GB.

• Network Interface Card.

• Sistem Operasi Server.

• Web Server.

• DBMS.

• Browser Tools.

Spesifikasi teknis hardware Client (minimal) sebagai berikut.

• Komputer dengan Processor penthium II/400 MHz atau AMD Duron /500 MHz.

• RAM 32 MB.

• Harddisk 5 GB.

• Ethernet Card.

• Sistem Operasi.

• Browser tools.

96

4.6.4 Proses Penciptaan Knowledge

Profesor Nonaka menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge organisasi terjadi

karena adanya interaksi (konversi) antara tacit knowledge dan explicit knowledge,

melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi.

Saat ini, SMKN 1 Kotabaru menggunakan media-media berikut ini sebagai sarana

komunikasi antar sumber daya manusia yang ada di sekolah dan pihak-pihak yang

berkepentingan, yaitu sebagai berikut.

1. Rapat secara berkala. 2. Apel secara berkala. 3. Pertemuan Bulanan Keluarga. 4. Intranet. 5. Surat Edaran/Surat Keputusan. 6. Papan Pengumuman. 7. Internet/media massa.

Untuk mendukung proses aktifitas dan pengembangan sumber daya manusia SMKN

1 Kotabaru yang merupakan perwujudan dari model SECI Nonaka, digunakan

perangkat teknologi informasi yang ada di SMKN 1 Kotabaru.

• Sosialisasi.

Proses sosialisasi antar SDM di SMKN 1 Kotabaru salah satunya dilakukan

melalui pertemuan tatap muka (rapat, apel, dan pertemuan keluarga). Melalui

pertemuan tatap muka ini, SDM SMKN 1 Kotabaru dapat saling berbagi

knowledge dan pengalaman yang dimilikinya, sehingga tercipta knowledge

baru bagi mereka. Rapat dan apel yang dilakukan secara berkala harus

memiliki notulen rapat. Notulen rapat ini kemudian yang menjadi bentuk

eksplisit (dokumentasi) dari knowledge.

Di dalam KMS yang akan dikembangkan, fitur-fitur Collaboration seperti e-

mail, diskusi elektronik, komunitas praktis (communities of practice)

memungkinkan pertukaran tacit knowledge (informasi, pengalaman, dan

keahlian) yang dimiliki seseorang, sehingga organisasi semakin mampu

belajar, melahirkan ide-ide baru yang kreatif dan inovatif. Saat ini, SMKN 1

Kotabaru telah mendorong penggunaan e-mail kepada seluruh guru dan staf.

97

Hal ini baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk meningkatkan

koordinasi, mempercepat proses aktivitas dan menumbuhkan budaya belajar.

Proses sosialisasi juga dapat dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan

(training) dengan mengubah tacit knowledge para trainer menjadi tacit

knowledge para pegawai.

• Eksternalisasi.

KMS akan sangat membantu proses eksternalisasi ini, yaitu proses untuk

mengartikulasi tacit knowledge menjadi suatu konsep yang jelas. Untuk

mendukung proses eksternalisasi ini, dapat dilakukan dengan

mendokumentasikan notulen rapat yang merupakan bentuk eksplisit dari

knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan ke dalam bentuk

elektronik untuk kemudian dapat dipublikasikan kepada mereka yang

berkepentingan.

SMKN 1 Kotabaru telah mendatangkan beberapa expert untuk melakukan

serangkaian kegiatan sesuai dengan bidang keahliannya, yang tidak dimiliki

oleh SMKN 1 Kotabaru. Dengan menyewa expert, maka akan terdapat

knowledge baru di dalam organisasi SMKN 1 Kotabaru yang dapat dipelajari,

dikembangkan dan dimanfaatkan untuk meningkatkan know-

ledge/kompetensi sumber daya manusia sekolah, untuk itu semua tacit

knowledge yang diperoleh dari expert dan hasil pekerjaan expert yang antara

lain berwujud konsep-konsep, sistem dan prosedur, manual, laporan

pelaksanaan uraian pekerjaan, dan sebagainya harus didokumentasikan

untuk kemudian dimanfaatkan oleh SDM SMKN 1 Kotabaru dalam

menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

Diskusi secara elektronik juga dapat mendukung proses ini. Melakukan

diskusi secara elektronik mengenai topik tertentu untuk kemudian

didokumentasikan hasil diskusinya, disimpan dalam suatu repository dan

dapat dipublikasikan melalui sistem.

98

• Kombinasi.

Proses konversi knowledge melalui kombinasi yaitu mengkombinasikan

berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam KMS.

Media untuk proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi), database

organisasi dan internet untuk memperoleh sumber eksternal. Fitur-fitur

Enterprise portal seperti knowledge organization system yang memiliki

fungsi untuk pengkategorian informasi (taksonomi), fungsi pencarian, dan

sebagainya sangat membantu dalam proses ini. Business intelligence sebagai

fungsi penganalisa data secara matematis yang digunakan untuk pengambilan

keputusan. Dimana data yang telah tersimpan dalam sistem (data warehouse),

dianalisa terutama untuk analisa data kondisi daerah, keuangan, operasional,

serta yang bersifat strategik, seperti pembuatan indikator-indikator kinerja.

Demikian pula, Content management yang memiliki fungsi untuk mengelola

informasi organisasi baik yang terstruktur (database) maupun yang tidak

terstruktur (dokumen, laporan, notulen) dapat mendukung proses kombinasi

ini.

Gambar 4.5 Pemetaan infrastruktur teknologi informasi ke dalam proses SECI.

Tacit → Tacit

Tacit → Explicit

Expl

icit →

Tac

it

Explicit →Explicit

Socialization Externalization

Internalization Combination

S

I

E

C

• Face to face communications • Collaboration features • Training/diklat • Telepon • Portal

• Intranet • Internet/media masa • Content management • Learning feature • Surat edaran/SK • Papan pengumuman • Pelatihan • Portal

• Dokumen pertemuan • Dokumen experts • Reflective peer to peer

network • Intranet • Discussion Platforms • MS Office • Scanner • File video & audio • Portal

• Intranet (forum diskusi) • Aplikasi database • Internet • Enterprise portal feature • Business intelligent feature • Content management feature • MS Office • Portal

99

• Internalisasi.

Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah

didokumentasikan dapat dibaca oleh orang lain. Pada proses inilah terjadi

peningkatan knowledge SDM. Sumber-sumber explicit knowledge dapat

diperoleh melalui media intranet (database organisasi), Surat Edaran/Surat

Keputusan, papan pengumuman dan internet serta media massa sebagai

sumber eksternal. Untuk dapat mendukung proses ini, sistem perlu memiliki

alat bantu pencarian dan pengambilan dokumen. Content Management, selain

mendukung proses kombinasi, juga dapat memfasilitasi proses intemalisasi.

Pemicu untuk proses ini adalah dengan menerapkan "learning by doing".

Fitur-fitur yang terdapat pada fungsi Learning akan sangat membantu

terlaksananya proses ini. Selain itu, melalui pendidikan dan pelatihan

(training) dapat mengubah berbagai pelajaran tertulis (explicit knowledge)

menjadi tacit knowledge para pegawai.

Untuk dapat menerapkan KM ini, tidak hanya didukung oleh SDM yang berkualitas

(memiliki informasi, pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan) dan teknologi

informasi yang tepat guna, tetapi juga budaya dalam berbagi knowledge.

4.6.5 Knowledge Management System

Untuk merancang KMS yang dapat membantu sekolah untuk meningkatkan

kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu sebagai berikut.

1. Manusia, sekolah telah menunjuk/memperkerjakan seorang document control

atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola KMS dengan

cara mendorong para guru untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan

knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak

relevan dan mengatur sistem reward/punishment.

2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep

model SECI dalam pelaksanaannya.

3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan

untuk menunjang berjalannya KMS yang efektif.

100

4. Content (isi), telah dirancang content dari KMS yaitu berupa database

knowledge dan dokumen yang dibutuhkan guru untuk melaksanakan tugas

dan kewajibannya melalui Enterprise Knowledge Portal.

Pada Gambar 4.6 dapat dilihat elemen KMS.

Gambar 4.6 Elemen KMS.

Gambar 4.7 Diagram blok sistem yang dikembangkan.

Admin/Manajer Mengelola data dan

memelihara data Mengelola user Backup data dan

restore data.

Siswa Melihat data/bahan belajar Mencetak data tersebut.

Server/Client

DBMS

Manusia

KM System

Content

Teknologi Proses

1. Knowledge Manager/ Document Control

2. Guru. 1. Knowledge Gap 2. Database

1. Aturan Penunjang KMS 1. Infrastuktur yang diperlukan

2. Prioritas Kebutuhan User pada Fitur-fitur KM

Guru Melihat knowledge Memasukkan

knowledge Mencetak knowledge Mengubah knowledge

101

Untuk diagram blok sistem yang dibangun dapat dilihat pada Gambar 4.7. Jelas

tergambar keberadaan dan tugas dari masing-masing elemen sistem serta peran siswa

yang hanya dapat membaca dan mencetak bahan pelajaran.

4.7 Mengembangkan KMS

Sesuai dengan hasil pada pemetaan EKP dengan tujuan KM yang diutamakan

pengguna, maka yang dikembangkan pertama kali adalah Content management

dengan keempat fiturnya serta Enterprise portal dengan fitur search (lihat Tabel 4.12

dan LAMPIRAN H). Juga diputuskan untuk menggunakan software yang bersifat

freeware yang memenuhi persyaratan dimaksud, untuk itu berdasarkan software

untuk Content management yang bersifat freware dan tersedia, maka digunakan

mamboCMS. MamboCMS adalah sebuah Content Management System (CMS).

CMS adalah suatu alat yang dapat memusatkan kemampuan teknis dan menyebarkan

kemampuan nonteknis kepada anggota tim untuk membuat, mengubah, mengelola

dan mem-publish sejumlah isi website, seperti teks, gambar, animasi, suara dan lain-

lain dengan aturan, proses dan alur kerja yang sudah baku sehingga website dapat

terlihat sesuai keinginan. MamboCMS mampu menyederhanakan pembuatan isi dan

tampilan website. MamboCMS juga dapat diubah atau ditambah sesuai keinginan

tapi bukan itu tujuannya melainkan untuk membuat situs yang tampak lebih

profesional, dapat digunakan mulai dari situs pribadi, organisasi nirlaba sampai

perusahaan besar.

Menu utama yang terdapat pada mamboCMS adalah sebagai berikut.

• Home.

Adalah tampilan awal dari mamboCMS sebagai tempat menunjukan fasiltas

apa yang terdapat pada web.

• News.

Berisi informasi terkini. Juga dapat digunakan untuk menampilkan ide-ide

baru.

• Blog.

Forum diskusi yang akan membahas ide, informasi, dan hal lainnya.

102

• Links.

Sambungan langsung ke alamat experts.

• Contact Us.

Untuk melakukan hubungan dengan administrator.

• Search

Fasilitas untuk melakukan pencarian.

• FAQ’s

Berisi pertanyaan dan jawaban yang umumnya muncul di antara anggota.

Gambar 4.8 Tampilan website KM.

Pada Gambar 4.8 dapat dilihat tampilan awal website KM SMKN 1 Kotabaru, yang

dibangun dengan menggunakan mamboCMS. Sesuai dengan sifatnya yang freeware

dan open source, maka dapat dilakukan penambahan dan penyempurnaan menu

ataupun tampilannya sesuai dengan yang diharapkan.

4.8 Menyebarkan KMS

Sesuai dengan rencana pengembangan yang telah dilakukan, maka penyebaran

sistem ini dilakukan melalui intranet dan langkah-langkah yang merupakan proses

general.

103

Berdasarkan hasil analisa dengan mempertimbangkan model SECI dapat disusun

sebuah proses general untuk menjalankan KMS yang baik adalah sebagai berikut.

• Pada saat awal tahun ajaran baru, guru wajib menguasai terlebih dahulu

knowledge yang akan diajarkannya dengan cara mencari knowledge tersebut

pada database.

• Apabila knowledge tersebut tidak terdapat pada database, maka guru tersebut

harus menghubungi experts, untuk kemudian berdiskusi.

• Hasil dari diskusi tersebut kemudian didokumentasikan untuk kemudian

dipublikasikan di database KM.

• Pada saat pelaksanaan kegiatan belajar mengajar, guru diwajibkan untuk

mencatat setiap permasalahan yang terjadi dan solusi dari permasalahan

tersebut.

• Pada saat kegiatan belajar mengajar telah selesai, maka guru tersebut wajib

membuat lesson learned. Kemudian dipresentasikan dihadapan rekan-

rekannya dan diserahkan ke document control untuk dipublikasikan di

database KM agar dapat menjadi referensi kegiatan belajar mengajar

selanjutnya.

Produktifitas guru meningkat, dengan adanya langkah-langkah knowledge sharing

tersebut diatas.

4.9 Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Reward

Faktor budaya memegang peran yang sangat penting di dalam mendukung proses

penciptaan knowledge organisasi dan keberhasilan KM di SMKN 1 Kotabaru.

Berbagi knowledge berarti setiap anggota organisasi menyadari pentingnya

knowledge bagi organisasi, bersama-sama ingin membangun knowledge organisasi,

serta rela membagi ilmunya dengan anggota lain, oleh karena itu untuk membangun

budaya knowledge sharing di dalam diri SDM SMKN 1 Kotabaru, maka strategi

yang dapat ditempuh yaitu sebagai berikut.

• Merumuskan budaya knowledge sharing SMKN 1 Kotabaru, yang

menekankan pada kewajiban untuk menggali dan membagi knowledge

kepada semua pegawai.

104

• Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya manusia SMKN 1

Kotabaru, terlepas dari kedudukan, kecerdasan, dan kinerjanya.

• Sistem penghargaan (reward) karena adanya aktivitas berbagi dan

memanfaatkan knowledge. Pegawai yang banyak melakukan aktivitas berbagi

knowledge melalui kegiatan yang ada di sekolah (aktif dalam membentuk

kelompok-kelompok diskusi informal untuk pengembangan sekolah, menjadi

pengajar dalam kegiatan pelatihan organisasi) akan memperoleh angka kredit

tertentu untuk diberi reward. Hal ini diharapkan akan mendorong motivasi

guru dalam berbagi knowledge.

• Rotasi kerja, dalam hal ini pertukaran tingkatan kelas mengajar, dilakukan

secara teratur sesuai dengan perencanaan karir guru tersebut, yang

memungkinkan aktivitas penyebaran dan peningkatan knowledge.

• Menyediakan sarana atau media dalam melakukan aktivitas berbagi

knowledge. SMKN 1 Kotabaru dapat memanfaatkan ruang diskusi, ruang

presentasi/seminar yang telah dimiliki sebagai media untuk berbagi

knowledge. Selain itu, dengan menyediakan fasilitas Collaboration, Content

management, Learning maka guru akan lebih mudah mengakses informasi

dan knowledge, bertukar informasi dan knowledge melalui diskusi suatu topik

secara online, sehingga budaya menciptakan dan berbagi knowledge akan

tumbuh dengan sendirinya di SMKN 1 Kotabaru.

• Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung penerapan KM ini.

4.10 Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran

Dalam melakukan evaluasi dan pengukuran KMS dapat menggunakan berbagai cara,

diantaranya dengan menggunakan Balance Score Card (BSC) yang dikembangkan

oleh Steven Kaplan. Ini dapat dilakukan jika sistem telah dijalankan selama periode

tertentu.

4.10.1 Pengujian Software mamboCMS

Untuk memperoleh kevalidan dari software yang telah dipilih, maka perlu diadakan

pengujian. Pengujian merupakan tahapan penting yang dapat mewujudkan dalam

bentuk kajian pokok dari spesifikasi dan implementasi.

105

Secara umum pengujian software dapat dilakukan secara bertahap, yaitu sejak

programer merancang software sampai selesai program tersebut dibuat, dan

kemudian mengimplementasikan di dalam sistem.

4.10.1.1 Konfigurasi Perlengkapan untuk Pengujian

Komputer yang digunakan untuk pengujian software menggunakan Laptop Benq

dengan spesifikasi Processor Intel Centrino 1,5 MHz, Memori DDRAM 512 MB.

Harddisk 30GB HDD 720 rpm, Operating System Microsoft Windows Xp

profesional, PHP Triad 2.1.1.

Pengujian dilakukan pada tingkat aplikasi client individual dengan cara yang tak

terhubung, yaitu tidak memperhatikan pengoperasian server.

4.10.1.2 Strategi Pengujian Strategi pengujian software adalah langkah-langkah apa saja yang harus dipenuhi

dalam rangka melakukan pengujian software. Untuk mengawali strategi pengujian

software, dapat dilaksanakan dengan pembuatan tabel-tabel pengujian yang berisi

beberapa komponen sebagai aspek yang akan diuji. Realisasi tabel ini memuat

tentang cara pengujian, kriteria yang diharapkan, hasil uji dan keterangan, sedangkan

pengujian software yang baik adalah yang dapat mencari kesalahan yang ada dalam

software tersebut.

Secara garis besarnya, strategi pengujian software dapat dilaksanakan sebagai

berikut.

a. Membuka layar sistem.

b. Memasukkan data ke dalam sistem.

c. Memberikan perintah pada sistem.

d. Melihat keluaran yang dapat diberikan oleh sistem.

Langkah-langkah tersebut bertujuan untuk menguji apakah software yang dimaksud

dapat mengolah data dan memberikan keluaran yang diinginkan.

106

4.10.1.3 Aspek-Aspek yang Diuji Aspek-aspek yang diuji pada software sistem ini dilaksanakan dengan mengunakan

cara pengujian tes fungsi aplikasi; tes database yaitu menguji keakuratan atau

ketepatan dan integritas data yang disimpan server yang diuji.

Aspek-aspek yang diuji pada sistem ini terdiri dari hal-hal sebagai berikut :

a) instalasi perangkat lunak ke komputer,

b) mengelola database,

c) keamanan login,

d) mencetak.

4.10.1.4 Instalasi Perangkat Lunak ke Komputer

Pengujian Instalasi dimaksudkan untuk mengetahui apakah software mamboCMS ini

dapat digunakan untuk komputer yang berbeda. Hasil pengujiannya dapat dilihat

pada Tabel 4.24

Tabel 4.24 Hasil pengujian instalasi perangkat lunak ke komputer.

No Cara pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil uji

1 Melakukan instalasi mamboCMS versi 4.5.2

MamboCMS dapat terinstalasi

Memenuhi

2 Menjalankan aplikasi sistem mencoba koneksi ke-server database.

Aplikasi dapat diaplikasikan

Memenuhi

4.10.1.5 Mengelola Database

Pengujian aspek mengelola database untuk menguji keakuratan atau ketepatan dan

integritas data yang disimpan server yang diuji. Transaksi yang dilakukan oleh

aplikasi diperiksa untuk memastikan data sudah disimpan dengan benar, diperbarui,

dan dipanggil kembali. Fungsi-fungsi yang diuji meliputi fungsi submit news, fungsi

hapus, fungsi edit, dan fungsi search. Hasil pengujian dapat dilihat pada Tabel 4.25.

107

Tabel 4.25 Hasil pengujian mengelola database.

No Cara pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil uji 1 Melakukan aplikasi

penambahan data. ⇒ Mengisi data isian ⇒ Mengeksekusi

penyimpanan.

Windows pada program aplikasi menampilkan perubahan penambahan yang terjadi. Pada folder server mysql sub folder mamboCMS di tabel yang datanya ditambah telah terjadi pemabahan data, dengan kriteria data yang sesuai.

Memenuhi

2 Melakukan aplikasi edit data dengan dilakuan perubahan data. Menentukan data akan diedit. Mengubah data, Menyimpan data yang diedit.

Data yang dicari ditampilkan pada windows aplikasi. Data yang diubah ditampilkan windows dengan kondisi telah berubah. Data pada server basis data akan berubah sesuai dengan kriteria perubahannya.

Memenuhi

Melakukan aplikasi edit data dengan tanpa melakuan perubahan pada record data. Memilih data dilanjutkan dengan mengeksekusi simpan data

Data yang dicari ditampilkan pada windows aplikasi. Data ditampilkan windows dengan kondisi tidak berubah. Data pada server basis data tidak berubah sesuai.

Memenuhi

3 Melakukan aplikasi hapus. Mencari/menentu kan data yang akan dihapus. Melakukan eksekusi penghapusan.

Windows pada program aplikasi menampilkan data yang akan dihapus. Program aplikasi mengirim pesan konfirmasi penghapusan. Data tidak ditampilkan pada windows aplikasi bila terjadi eksekusi penghapusan. Data pada basis data akan terhapus.

Memenuhi

4.10.1.6 Keamanan Login

Pengujian login befungsi untuk membuktikan apakah mekanisme perlindungan

sistem yang ada dapat melindungi penetrasi yang tidak benar. Fungsi login pada

sistem ini untuk membuka hak askses dan pembagian hak akses.

108

Ketentuan dari login yang diterima adalah “Login sebagai” berdata benar dan “ID

User” berdata benar dan “Password” berdata benar. Hasil pengujian seperti terlihat

pada Tabel 4.26

Tabel 4.26 Hasil pengujian login.

No Cara pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil uji 1 Melakukan aplikasi login dengan kriteria

data sebagai berikut : Login sebagai : benar, ID Pemakai : benar, dan Password : benar.

Menu menu pada sistem aplikasi akan aktif sesuai dengan hak pemakai.

Memenuhi

2 Melakukan aplikasi login dengan kriteria data sebagai berikut : Login sebagai : salah/kosong, ID Pemakai : benar, dan Password : benar.

Menu-menu pada sistem tidak aktif. Sistem menampilkan pesan.

Memenuhi

3 Melakukan aplikasi login dengan kriteria data sebagai berikut : Login sebagai : benar, ID Pemakai : salah/kosong, dan Password : benar.

Menu-menu pada sistem tidak aktif. Sistem menampilkan pesan.

Memenuhi

4 Melakukan aplikasi login dengan kriteria data sebagai berikut : Login sebagai : benar, ID Pemakai : benar, dan Password : salah/kosong.

Menu-menu pada sistem tidak aktif. Sistem menampilkan pesan.

Memenuhi

4.10.1.7 Mencetak Knowledge

Pengujian mencetak news/knowledge bertujuan mengetahui kemampuan aplikasi

dalam mencetak data. Hasil pengujian seperti terlihat pada Tabel 4.27.

Tabel 4.27 Hasil pengujian mencetak knowledge.

No Cara pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil uji 1 Melaksanakan pencarian data

(view). Melaksanakan eksekusi cetak. Pilihan Cetak. Eksekusi cetak.

Windows aplikasi menampilkan data. Data ditampilkan pada windows aplikasi sesuai dengan format. Data tercetak.

Memenuhi

Untuk melihat tampilan-tampilan hasil pengujian ini dapat dilihat pada LAMPIRAN

G.

109

4.10.2 Kelebihan KMS Dibandingkan Sistem Manual

Dari hasil analisa dan pengujian yang dilakukan mulai Januari 2006 sampai dengan

akhir bulan Maret 2006 (untuk lengkapnya lihat pada LAMPIRAN J), maka KMS

menghasilkan hal-hal pada Tabel 4.28 berikut.

Tabel 4.28 KMS dibandingkan dengan sistem manual bulan Maret 2006.

No Parameter KMS Manual 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan

• Menyediakan informasi terdahulu V V • Menyediakan cara akses, menampilkan dan

memahami informasi yang lebih baik V V

• Menyediakan cara yang lebih baik dalam menggambarkan informasi V V

• Otomasisasi perhitungan manual V V

• Memudahkan akses on line V V

2 Sistem dapat menyajikan informasi

• Dapat menampung berbagai bentuk informasi (dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg dan lainnya)

V

V

• Tampilan dapat dimengerti V V

• Adanya komunikasi antar pengguna V V • Dapat menampilkan gambar V V

Jumlah 18 4 4 3 4

Keterangan :

• Skala yang dipergunakan adalah sebagai berikut.

1 : Belum memuaskan. 2 : Cukup memuaskan. 3 : Memuaskan. 4 : Sangat Memuaskan.

Pada bulan ketiga KMS berhasil mencapai nilai kepuasan sebesar 18 sementara

sistem manual tetap 15, sehingga hal ini menandakan KMS yang telah dirancang

semakin memberikan keuntungan kepada pengguna sebagai berikut.

110

• Produktifitas guru meningkat dengan adanya knowledge sharing tersebut,

maka Kepala Sekolah dapat dengan mudah mengatur target mereka.

• Waktu mengajar lebih efektif karena masalah dapat diatasi dengan cepat.

• Adanya pengawasan materi pembelajaran yang diberikan oleh penanggung

jawab kurikulum.

• Terjadinya proses penciptaan knowledge melalui spiralisasi, yaitu suatu

knowledge akan diperkaya dan disempurnakan melalui pengalaman orang

yang menggunakannya.

• Laporan bulanan dapat dengan mudah diperoleh dengan langkah yang mudah

dan tepat.

• Timbul trend baru yaitu ketergantungan dengan sistem yang ada.