arahan perkhidmatan

ARAHAN ARAHAN PERKHIDMATANPERKHIDMATAN

BAB 1 ~BAB 8BAB 1 ~BAB 8

8. PERKARA AM

7. KELENGKAPANPEJABAT

6. KEMUDAHANPERHUBUNGAN

5.MEMELIHARAMENYIMPAN

REKOD

4.FAIL MEMFAIL

3. SURATMENYURAT

2. PERKARA DALAM

PERKHIDMATAN

1.JABATAN DAN ORANG RAMAI

ARAHANPERKHIDMATAN

BAB 1- JABATAN DAN ORANG BAB 1- JABATAN DAN ORANG RAMAIRAMAI

1.MENGEMASKINI PENTADBIRAN PEJABAT

2. HUBUNGAN DENGAN ORANG RAMAI

1. MENGEMASKINI 1. MENGEMASKINI PENTADBIRANPENTADBIRAN

a)a) Peranan kerajaan dan pejabatPeranan kerajaan dan pejabatb)b) Peranan ketua jabatanPeranan ketua jabatanc)c) Menyemak semula fungsi jabatanMenyemak semula fungsi jabatand)d) Mengkaji aktiviti jabatanMengkaji aktiviti jabatane)e) Senarai tugasSenarai tugasf)f) Nasihat jabatan lainNasihat jabatan laing)g) Melahirkan semangat pasukanMelahirkan semangat pasukanh)h) Latihan dalam jabatanLatihan dalam jabatani)i) Pusingan kerjaPusingan kerja

JABATAN KERAJAAN DITUBUHKAN BAGI MENJALANKAN FUNGSI MENTADBIR NEGARA OLEH ITU SETIAP JABATAN KERAJAAN HENDAKLAH MEMPUNYAI:

1. MISI

2. OBJEKTIF

3. DASAR

4. FUNGSI

A. PERANAN KERAJAAN A. PERANAN KERAJAAN DAN JABATANDAN JABATAN

Objektif Jabatan

Bimbingan &Latihan

KakitanganSelaras Aktiviti

Semua Unit/Bahagian

Menyediakan Panduan

Kerja

Pembahagian kerja/

PenurunanKuasa Secara

Bertulis

Galakkan Hubungan baik staf

Menentukan HubunganBaik Dgn

Orang ramai

B.PERANAN KETUA JABATAN

Perkara-perkarayg harus

diberikan perhatian oleh ketua jabatan

Carta Organisasi

OBJEKTIF UMSOBJEKTIF UMS

1. Mencapai kecemerlangan kesarjanaan akademik, bertaraf antarabangsa dalam program berbilang bidang iaitu sains, teknologi, kejuruteraan, perniagaan, ekonomi, politik dan sains sosial.

2. Meneroka, memlihara dan memanfaatkan ilmu dengan berkesan untuk pembangunan masyarakat dan negara selaras dengan etos universiti dan negara.

3. Mempertahankan kebebasan akademik dan mengekalkan kerapian intelektual di kalangan komuniti universiti.

4. Mengeluarkan graduan mengkhusus tetapi seimbang, ketrampilan, bertaqwa dan patriotik.

5. Mengadakan program-program pengajian dan penyelidikan yang berkualiti serta relevan kepada masyarakat dan negara serta membangunkan harta intelek dan inovasi.

6. Menjalinkan hubungan kerjasama yang rapat lagi berguna di antara UMS dengan industri, kerajaan, badan-badan profesional dn masyarakat.

7. Memupuk dan memerapkan nilai-nilai kemanusiaan murni sejagat serta keterbukaan berfikir dengan penuh tanggungjawab di kalangan para sarjana, pegawai dan tenaga sokongan universiti sambil mencapai hasil kerja yang optimal dan berkualiti tinggi.

8. Menyumbangkan kepada pertumbuhan ekonomi yang teguh dan keadilan sosial masyarkat melalui penyelidikan, penerbitan, perundingan, perkembangan teknologi dan khidmat masyarakat dalam iklim pengajian, pencarian ilmu dan pengurusan yang cekap dan mantap.

9. Meningkatkan martabat dan prestij universiti sebagai institusi masyarakat yang unggul, progresif, terkemuka dan senantiasa memanfaatkan hasil kesarjanaannya.

SEJENAK…………….SEJENAK…………….

ANDA TELAH DILANTIK SEBAGAI ANDA TELAH DILANTIK SEBAGAI SEORANG KETUA JABATAN, APAKAH SEORANG KETUA JABATAN, APAKAH PERKARA PERTAMA YANG PERLU PERKARA PERTAMA YANG PERLU ANDA LAKUKAN?ANDA LAKUKAN?

PERANAN KETUA JABATAN? PERANAN KETUA JABATAN? BINCANGKAN….

CARTA CARTA ORGANISASIORGANISASI

C. MENYEMAK SEMULA C. MENYEMAK SEMULA FUNGSI JABATANFUNGSI JABATAN

JELAS DIKEMASKINI DARI SEMASA KE

SEMASA AKTIVITI YG TIDAK PERLU ATAU TIDAK

SESUAI DIHAPUSKAN

D. MENGKAJI AKTIVITI JABATAND. MENGKAJI AKTIVITI JABATAN

I. AKTIVITI DIKAJI SEMULA SUPAYA:

-AKTIVITI YANG TIDAK SESUAI DIHAPUSKAN

-LANGKAH YANG PENTING UNTUK MENCAPAI MATLAMAT

-SISTEM KAWALAN BERKESAN

-SISTEM KERJA YANG BAIK

E.SENARAI TUGASE.SENARAI TUGAS

SETIAP KAKITANGANSETIAP KAKITANGAN JELAS,MUDAH DIFAHAMIJELAS,MUDAH DIFAHAMI SECARA BERTULISSECARA BERTULIS DIKEMASKINI DARI SEMASA KE DIKEMASKINI DARI SEMASA KE

SEMASA TERUTAMA BILA ADA SEMASA TERUTAMA BILA ADA PERTUKARAN/PENYUSUNAN/PERTUKARAN/PENYUSUNAN/

PENGURANGAN ATAU PENAMBAHAN PENGURANGAN ATAU PENAMBAHAN DAN PERUBAHAN SISTEM BERKERJADAN PERUBAHAN SISTEM BERKERJA

F. NASIHAT DARI JABATAN LAINF. NASIHAT DARI JABATAN LAIN

G. SEMANGAT BERPASUKANG. SEMANGAT BERPASUKAN

H. LATIHAN H. LATIHAN

J. PUSINGAN KERJAJ. PUSINGAN KERJA

Jabatan dan orang ramaiJabatan dan orang ramai

MEMUDAHKAN

MESRA

ADIL KEPADA SEMUA

II. Hubungan Dengan Orang II. Hubungan Dengan Orang RamaiRamai

HUBUNGAN BAIK- PERLU!

- KEMUDAHAN UNTUK ORANG RAMAI.

BAB 2. PENGUBAHSUAIAN SISTEM BARU BAB 2. PENGUBAHSUAIAN SISTEM BARU PENILAIAN PRESTASIPENILAIAN PRESTASI

SISTEM SARAAN PERKHIDMATAN AWAM

-SSB: 1992-2002

-SSM:2002

PENILAIAN TAHAP KECEKAPANPENILAIAN TAHAP KECEKAPAN

GREDGRED KUMP.P&PKUMP.P&P SOKONGANSOKONGAN

GRED GRED LANTIKANLANTIKAN

PTK 1 DAN 2PTK 1 DAN 2 PTK 1 DAN 2PTK 1 DAN 2

GRED GRED KENAIKANKENAIKAN

PANGKATPANGKAT

PTK 3 DAN PTK 3 DAN KEATASKEATAS

PTK 3 DAN PTK 3 DAN KEATASKEATAS

PELUANG KENAIKAN PANGKATPELUANG KENAIKAN PANGKAT

PEWUJUDAN LAPISAN JAWATAN BARU UNTUK PEWUJUDAN LAPISAN JAWATAN BARU UNTUK SEMUA PERKHIDMATAN KECUALI: SEMUA PERKHIDMATAN KECUALI:

TENTERA/POLIS/BOMBA/PENJARATENTERA/POLIS/BOMBA/PENJARA SKIM PERKHIDMATAN BERKELAYAKAN SKIM PERKHIDMATAN BERKELAYAKAN

STPM/DIPLOMA/SETARAF /SPM DAN SETARAF YG STPM/DIPLOMA/SETARAF /SPM DAN SETARAF YG MEMPUNYAI 3 LAPISMEMPUNYAI 3 LAPIS

PENETAPAN GRED MENGIKUT PENETAPAN GRED MENGIKUT KELAYAKANKELAYAKAN

KELAYAKANKELAYAKAN GRED SSMGRED SSM

IJAZAHIJAZAH 41-5441-54

DIPLOMA/STPM/DIPLOMA/STPM/

SETARAFSETARAF27-4027-40

SPM DAN SETARAFSPM DAN SETARAF 17-2617-26

PMR/SRP KEBAWAHPMR/SRP KEBAWAH 1-161-16

PENILAIAN PRESTASIPENILAIAN PRESTASI

HENDAKLAH OBJEKTIF,ADIL DAN HENDAKLAH OBJEKTIF,ADIL DAN TELUSTELUS

BERASASKAN PENGHASILAN KERJA BERASASKAN PENGHASILAN KERJA DAN TINGKAHLAKUDAN TINGKAHLAKU

MENGGALAKKAN PERSAINGAN UTK MENGGALAKKAN PERSAINGAN UTK TINGKAT KUALITI DAN PRODUKTIVITITINGKAT KUALITI DAN PRODUKTIVITI

CIRICIRI

PENETAPAN SKTPENETAPAN SKT OBJEKTIF,TELUS DAN ADILOBJEKTIF,TELUS DAN ADIL IKTIRAF KEGIATAN DAN SUMBANGAN IKTIRAF KEGIATAN DAN SUMBANGAN

LUARLUAR PENETAPAN MARKAH WAJARANPENETAPAN MARKAH WAJARAN LIMA JENIS BORANG MENGIKUT LIMA JENIS BORANG MENGIKUT

KUMPULANKUMPULAN PERANAN PANEL PEMBANGUNAN PERANAN PANEL PEMBANGUNAN

SUMBER MANUSIASUMBER MANUSIA

FIKIR SEJENAKFIKIR SEJENAK

BAGAIMANA ANDA INGIN BAGAIMANA ANDA INGIN DINILAI?DINILAI?

BAGAIMANA ANDA INGIN BAGAIMANA ANDA INGIN MENILAI?MENILAI?

APA YANG ANDA INGIN APA YANG ANDA INGIN DARIPADA PENILAIAN?DARIPADA PENILAIAN?

BAB 3- SURAT MENYURATBAB 3- SURAT MENYURAT

BAB 3. SURAT MENYURATBAB 3. SURAT MENYURAT

1.1. MENULIS SURAT DAN MENULIS SURAT DAN MENGALAMAT SURATMENGALAMAT SURAT

2.2. MENULIS MINIT SURATMENULIS MINIT SURAT3.3. MELAYAN SURAT YANG MELAYAN SURAT YANG

DITERIMADITERIMA

1, MENULIS DAN MENGALAMAT 1, MENULIS DAN MENGALAMAT SURATSURAT

Surat hendaklah jelasSurat hendaklah jelas Surat hendaklah di atas kertas rasmiSurat hendaklah di atas kertas rasmi Memula dan mengakhiri suratMemula dan mengakhiri surat Rujukan dan tajukRujukan dan tajuk Perenggan dan nombor mukasuratPerenggan dan nombor mukasurat Satu perkara sahajaSatu perkara sahaja Alamat penerimaAlamat penerima Pengkelasan surat mengikut failPengkelasan surat mengikut fail Rekod surat keluar masukRekod surat keluar masuk

II. MENULIS MINIT II. MENULIS MINIT

Pentingnya Minit SuratPentingnya Minit Surat - - sebagai rekod sebagai rekod

- - sebagai perhubungan sebagai perhubungan pegawai pegawai [tidak digalakkan][tidak digalakkan]

Cara Menulis Cara Menulis – – jelas,ringkas, mudah difahamijelas,ringkas, mudah difahami

iii. MELAYAN SURATiii. MELAYAN SURAT

DIBERIKAN PERHATIAN SEGERADIBERIKAN PERHATIAN SEGERA DIBERIKAN KEPADA PENERIMA PADA DIBERIKAN KEPADA PENERIMA PADA

HARI YANG SAMAHARI YANG SAMA TINDAKAN PENDAFTARAN FAILTINDAKAN PENDAFTARAN FAIL SAMPUL KECIL BAGI TINDAKAN SAMPUL KECIL BAGI TINDAKAN

SEMENTARASEMENTARA REKOD SURAT KELUAR MASUKREKOD SURAT KELUAR MASUK DAFTARKAN SURAT MENGANDUNGI DAFTARKAN SURAT MENGANDUNGI

BAYARANBAYARAN

BAB 4- FAIL MEMFAILBAB 4- FAIL MEMFAIL

1.1. PENGKELASAN FAILPENGKELASAN FAIL2.2. MENDAFTAR DAN MENYELENGGARA MENDAFTAR DAN MENYELENGGARA

FAILFAIL3.3. PENGEDARAN FAILPENGEDARAN FAIL4.4. SIMPAN DALAM PERHATIANSIMPAN DALAM PERHATIAN5.5. MEMELIHARA DAN MENJAGA FAILMEMELIHARA DAN MENJAGA FAIL

1. PENGKELASAN FAIL1. PENGKELASAN FAIL SistematikSistematik Pengkelasan bagi pejabat kecilPengkelasan bagi pejabat kecil Memberi tajuk failMemberi tajuk fail Pengkelasan Pengkelasan

keselamatan-terhad/sulit/rahsia keselamatan-terhad/sulit/rahsia besar/rahsiabesar/rahsia

Merendahkan peringkat pengkelasanMerendahkan peringkat pengkelasan Memakai kulit fail yang sesuaiMemakai kulit fail yang sesuai

2. MENDAFTAR DAN 2. MENDAFTAR DAN MENYELENGGARA FAILMENYELENGGARA FAIL

--PENDAFTARAN BERNOMBOR/ABJADPENDAFTARAN BERNOMBOR/ABJAD

--TAHUN BUKA FAILTAHUN BUKA FAIL

- KERTAS MINIT &SURAT- KERTAS MINIT &SURAT

- MEREKOD SURAT DI MINIT- MEREKOD SURAT DI MINIT

- KULIT BARU-FAIL SAMBUNGAN- KULIT BARU-FAIL SAMBUNGAN

- PERINGKAT TINDAKAN FAIL- PERINGKAT TINDAKAN FAIL

- CATATAN PENGEDARAN - TANGGUNGJAWAB PEGAWAI DALAM PENGEDARAN FAIL- MEMULANGKAN FAIL KE PENDAFTARAN- PENGEDARAN FAIL DALAM

PENGKELASAN KESELAMATAN

3.PENGEDARAN FAIL3.PENGEDARAN FAIL

4. SIMPAN DALAM 4. SIMPAN DALAM PERHATIANPERHATIAN

BUKU SDPBUKU SDP PEMERIKSAAN BUKU SDP PEMERIKSAAN BUKU SDP

SETIAP HARISETIAP HARI

5. MEMELIHARA/MENJAGA 5. MEMELIHARA/MENJAGA KESELAMATAN FAILKESELAMATAN FAIL

-MEMELIHARA FAIL DARI KECICIRAN-MEMELIHARA KESELAMATAN KANDUNGAN FAIL-MENGASINGKAN FAIL MATI

FAIL ANDA?FAIL ANDA?

DI MANA?DI MANA? BAGAIMANA?BAGAIMANA? SIAPA SIAPA CARE TAKERCARE TAKER?? APA CADANGAN?APA CADANGAN?

BAB 5 –MEMELIHARA DAN BAB 5 –MEMELIHARA DAN MENYIMPAN REKODMENYIMPAN REKOD

1. REKOD KERAJAAN DAN 1. REKOD KERAJAAN DAN PERANAN ARKIBPERANAN ARKIB

2. PEMELIHARAAN REKOD2. PEMELIHARAAN REKOD

1. REKOD KERAJAAN DAN PERANAN 1. REKOD KERAJAAN DAN PERANAN ARKIB NEGARAARKIB NEGARA

- TANGGUNGJAWAB KETUA - TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN JABATAN

- ARKIB NEGARA- ARKIB NEGARA- PEGAWAI REKOD JABATAN- PEGAWAI REKOD JABATAN- REKOD YANG PERLU DIHANTAR - REKOD YANG PERLU DIHANTAR

KE KE ARKIB NEGARA –BERNILAI ARKIB NEGARA –BERNILAI DAN LEBIH 2O TAHUN DAN LEBIH 2O TAHUN

- REKOD DITUTUP LEBIH LIMA - REKOD DITUTUP LEBIH LIMA TAHUN TAHUN- SENARAI REKOD SEBELUM KE - SENARAI REKOD SEBELUM KE

ARKIB ARKIB

2.PEMELIHARAAN REKOD-REKOD2.PEMELIHARAAN REKOD-REKOD

I.I. REKOD MESTI DIPELIHARA DGN REKOD MESTI DIPELIHARA DGN BAIKBAIK

- MENGAMBIL TINDAKAN SESUAI MENGAMBIL TINDAKAN SESUAI UNTUK MEMELIHARA REKODUNTUK MEMELIHARA REKOD

- DAPATKAN NASIHAT PAKARDAPATKAN NASIHAT PAKAR

II. BILIK SIMPANAN SESUAIII. BILIK SIMPANAN SESUAI

III. REKOD PATUT DISIMPAN ATAS III. REKOD PATUT DISIMPAN ATAS RAKRAK

IV. MENGERING REKODIV. MENGERING REKOD

REKOD YANG BASAH HENDAKLAH REKOD YANG BASAH HENDAKLAH DIANGINKAN SUPAYA KERINGDIANGINKAN SUPAYA KERING

JANGAN DISALAI ATAU JEMUR!JANGAN DISALAI ATAU JEMUR!

V.REKOD KOYAK PERLU DIBAIKIV.REKOD KOYAK PERLU DIBAIKI

HENDAKLAH DITAMPAL DENGAN HENDAKLAH DITAMPAL DENGAN KERTAS LAIN DAN MENGGUNAKAN KERTAS LAIN DAN MENGGUNAKAN PELEKAT GAM UBIPELEKAT GAM UBI

TIDAK SESUAI:TIDAK SESUAI:

VI.BILIK REKOD DIJAGA DAN VI.BILIK REKOD DIJAGA DAN DIBERSIHKANDIBERSIHKAN

JANGAN GUNAKAN BILIK REKOD JANGAN GUNAKAN BILIK REKOD SEBAGAI TEMPAT MAKAN DAN SEBAGAI TEMPAT MAKAN DAN MINUM ATAU MEROKOK!MINUM ATAU MEROKOK!

HENDAKLAH SENTIASA DIBERSIHKAN HENDAKLAH SENTIASA DIBERSIHKAN DENGAN PENCUCI HAMPAGASDENGAN PENCUCI HAMPAGAS

BAB 6 KEMUDAHANBAB 6 KEMUDAHAN PERHUBUNGANPERHUBUNGAN1. PERATURAN AM1. PERATURAN AM2. PERKHIDMATAN POS2. PERKHIDMATAN POS3. TELEGRAM3. TELEGRAM4. PENGGUNAAN TELEFON4. PENGGUNAAN TELEFON

UNTUK TUJUAN RASMI SAHAJAUNTUK TUJUAN RASMI SAHAJA JIKA DIGUNAKAN UNTUK JIKA DIGUNAKAN UNTUK

TUJUAN TIDAK RASMI, PERLU TUJUAN TIDAK RASMI, PERLU BAYAR SENDIRIBAYAR SENDIRI

I. PERATURAN AM

UNTUK URUSAN KERAJAAN SAHAJA!!!

PERHUBUNGAN CEPAT-DIGALAKKAN!!

II. PERKHIDMATAN POSII. PERKHIDMATAN POS SURAT KERAJAAN-PERCUMASURAT KERAJAAN-PERCUMA BAYARAN UTK SURAT LAINBAYARAN UTK SURAT LAIN PENDAFTARAN BUNGKUSAN-BILA PENDAFTARAN BUNGKUSAN-BILA

PERLU SAHAJAPERLU SAHAJA AHLI PARLIMEN AHLI PARLIMEN DIKECUALIKANDIKECUALIKAN

SETEMSETEM

PENGGUNAAN TELEFON-PENGGUNAAN TELEFON-PENDEK DAN RINGKAS!!!PENDEK DAN RINGKAS!!!

FIKIR SEJENAK?FIKIR SEJENAK?

KEADAAN SEMASA PENGGUNAAN KEADAAN SEMASA PENGGUNAAN TELEFON DI JABATAN ANDA…..TELEFON DI JABATAN ANDA…..

BAB 7- KELENGKAPAN BAB 7- KELENGKAPAN PEJABATPEJABAT

1.1. ALATULISALATULIS

2.2. BORANG-BORANG DAN REKOD BORANG-BORANG DAN REKOD BERCETAKBERCETAK

3.3. MEMESAN BEKALAN ALAT TULISMEMESAN BEKALAN ALAT TULIS

4.4. MESIN-MESIN PEJABATMESIN-MESIN PEJABAT

5.5. PERKAKAS-PERKAKAS LAINPERKAKAS-PERKAKAS LAIN

KAWALAN ALATULIS PENTING!!KAWALAN ALATULIS PENTING!!

ELAK KECUAIAN MENYIMPAN PERALATAN!!ELAK KECUAIAN MENYIMPAN PERALATAN!!

Borang-borang Borang-borang

3 siri borangAm

Kewangan,\jabatan

Rundingan semasa Merangka

borang

Borang kewanganResit lesen

Kebenaran perbendaharaan

Borang untuk Mengumpulmaklumat

MEMBELI MESIN PEJABATMEMBELI MESIN PEJABAT

MESIN MAHAL DAN MESIN MAHAL DAN MODENMODEN

MESIN PEJABAT BIASAMESIN PEJABAT BIASA MENYELENGGARA MESINMENYELENGGARA MESIN

SESUAIKAN MESIN DENGAN KEADAAN

BAB 8-LAIN-LAIN PERKARA BAB 8-LAIN-LAIN PERKARA JABATANJABATAN

1. Buku kedatangan1. Buku kedatangan 2a.Mencegah kebakaran2a.Mencegah kebakaran 2b. Pemeriksaan tahunan pemadam 2b. Pemeriksaan tahunan pemadam

apiapi 2c. Bilik Simpanan Rekod tahan api2c. Bilik Simpanan Rekod tahan api 3. Rekod –Rekod ditulis dengan 3. Rekod –Rekod ditulis dengan

dakwat kekaldakwat kekal 6. Kebersihan pejabat6. Kebersihan pejabat 7. Tarikh mengemukakan bahan 7. Tarikh mengemukakan bahan

Warta kerajaanWarta kerajaan

8.Tanggungjawab ketua jabatan 8.Tanggungjawab ketua jabatan tentang bahan dicetaktentang bahan dicetak

9. Memulangkan pruf dengan 9. Memulangkan pruf dengan segera ke Jabatan Cetaksegera ke Jabatan Cetak

10.nasihat Undang-undang10.nasihat Undang-undang 11. Hubungan dengan Pegawai 11. Hubungan dengan Pegawai

daerahdaerah 12. Lawatan ketua Jabatan ke 12. Lawatan ketua Jabatan ke

daerahdaerah 13. Hubungan dengan SUK negeri13. Hubungan dengan SUK negeri

SEKIAN ,TERIMA KASIHSEKIAN ,TERIMA KASIH