akauntabiliti dlm pengurusan kewangan

AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN

AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN

Fungsi, Tanggungjawab dan Akauntabiliti terhadap Pengurusan Kewangan dalam Organisasi

Peruntukan undang-undang dan peraturan kewangan

Perakaunan

Kawalan auditan

Fungsi, Tanggungjawab dan Akauntabiliti terhadap Pengurusan Kewangan dalam Organisasi

Huraian Fungsi, tanggungjawab dan akauntabiliti terhadap pengurusan kewangan

Ciri-ciri akauntabiliti

Penyediaan anggaran belanjawan

Penyelenggaraan Buku Vot

Penyelenggaraan Buku Wang Tunai

1. PENGENALAN

Skop Pengurusan Kewangan

¤ Perancangan / Belanjawan

¤ Perlaksanaan

¤ Laporan

¤ Kawalan / Penilaian

1. PENGENALAN

Tanggungjawab

¤ Bermaksud menjalankan tugas-tugas

yang diarahkan mengikut peraturan-

peraturan yang disedia/ditetapkan

1. PENGENALAN

Akauntabiliti

¤ Konsep: Pegawai perlu

bertanggungjawab ke atas

tanggungjawab yang

diberikan dan bersedia

menghadapi implikasi

keputusannya

1. PENGENALAN

Akauntabiliti

¤ Ahmad Sarji : Obligasi seseorang

memberi jawapan dan

penjelasan mengenai

tindakan dan

prestasinya

1. PENGENALAN

Ciri-ciri Akauntabiliti :

1. Hubungan tanggungjawab – perlu ada

hubungan 2 pihak

2. Bilamana hubungan dibentuk – melalui

peruntukan-peruntukan peraturan-peraturan

dan prinsip-prinsip diterima umum

3. Garis sempadan tanggungjawab – melalui

jadual tugas khas

4. Penurunan Had Kuasa – ada surat

perwakilan / perlantikan

2. PERUNTUKAN UNDANG-

UNDANG DAN PERATURAN

Tanggungjawab dan akauntabiliti Pegawai

Pengawal tertakluk kepada peruntukan undang-

undang dan peraturan :

1. Perlembagaan Persekutuan (Bahagian 7,

perkara 96 – 99)

2. Akta Prosedur Kewangan 1957 (APK)

(Disemak 1972)

3. Akta Pendidikan 1996

4. Arahan Perbendaharaan (AP)

2. PERUNTUKAN UNDANG-

UNDANG DAN PERATURAN

5. Pekeliling / Surat Pekeliling

Perbendaharaan dan Perkhidmatan

6. Arahan Amanah

7. Buku Panduan Kewangan dan

Perakaunan Sekolah

8. Peruntukan dan peraturan lain yang

dikeluarkan oleh kerajaan dari

semasa ke semasa

3. PEGAWAI PENGAWAL

3.1 PERLANTIKAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai yang boleh dilantik atas nama jawatannya oleh Menteri/Menteri Besar/Ketua Menteri mengikut tiap-tiap maksud perbelanjaan yang diperuntukkan di dalam anggaran perbelanjaan tahunan yang dibentangfkan di hadapan Badan Perundanganmenurut Perkara 99 Perlembagaan Persekutuan /Perlembagaan Negeri.

[Sek. 151(1) dan (5) Akta Prosedur Kewangan (APK)]

3. PEGAWAI PENGAWAL

3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

3.2.1 Tertakluk kepada apa-apa arahan

yang diberi oleh pihak berkuasa

kewangan, untuk:

3.2.1.1 Mengawal perbelanjaan yang

dibenarkan di bawah maksud

perbelanjaan yang dibenarkan,

dan

3. PEGAWAI PENGAWAL

3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

3.2.1.2 Menjadi Ketua Pegawai Perakaunan

mengenai:

(a) semua wang awam yang dipungut,

diterima atau dibelanjakan, dan

(b) semua stor awam yang telah

diterima, dipegang atau dilupuskan,

oleh atau kerana jabatan atau

perkhidmatan yang maksud

perbelanjaannya diperuntukkan.

[Sek. 15A(1) APK].

3. PEGAWAI PENGAWAL

3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

3.2.1.3 Penyimpanan buku-buku tertentu

dan penyerahan akaun-akaun

tertentu sebagaimana yang

ditentukan APK / arahan yang

dikeluarkan oleh Perbendaharaan .

3. PEGAWAI PENGAWAL

3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

3.2.1.4 Menetapkan orang yang

menguruskan wang awam atau

barang-barang awam adalah

seorang ‘pegawai perakaunan’ dan

boleh terpakai bagi Ketua Jabatan

atau bagi pegawai bawahannya yang

paling rendah (AP 9).

Pihak Berkuasa Kewangan

Perbendaharaan jika berhubung dengan

Kumpulan Wang Disatukan Persekutuan

atau Pegawai Utama yang mengetahui hal

ehwal kewangan negeri jika berhubung

dengan Kumpulan Wang Disatukan bagi

sesebuah negeri.

PEGAWAI PERAKAUNAN

Pegawai awam yang dipertanggungjawabkan dengan tugas:

(a) Pungutan, penerimaan, atau perakaunan untuk

atau yang sebenarnya memungut, menerima

atau mengambil kira apa-apa wang awam,

(b) Pembelanjaan atau yang sebenarnya

membelanjakan apa-apa wang awam,

(c) Penerimaan, jagaan, pelupusan mengambil kira

stor awam atau yang sebenarnya menerima,

memegang atau melupuskan stor awam

WANG AWAM

Semua

hasil

pinjaman

amanah,

wang

bon

debentur

apa sahaja

sekuriti

yang dikumpul atau diterima oleh atau kerana Persekutuan/Negeri

Termasuk:

wang tunai

cek

kiriman wang

wang pos

setem

yang diterima dan/atau dipegang oleh pegawai awam atas jawatan rasmi mereka (AP).

Tidak termasuk:

zakat

fitrah

baitulmal

hasil-hasil muslim yang

sama (APK).

STOR AWAM

Harta

Barang

kepunyaan / milik atau di bawah

kawalan Persekutuan / Negeri

(APK).

3. PEGAWAI PENGAWAL

3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

3.2.2 Menandatangani mengesahkan tentang

betulnya dan kewajaran caj yang

ditunjukkan di dalam bahagian penyata-

penyata yang dikehendaki di bawah

Seksyen 16 APK tertakluk kepada

penjelasan atau kelayakan tertentu

sebagaimana yang difikirkannya perlu

[ Sek. 15A(3) APK ]

Seksyen 16 APK

Penyata di bawah Seksyen 16 APK:

(a) Penyata penuh dan tertentu Akaun Hasil Disatukan mengikut maksud dan pecahan anggaran yang dibentangkan kepada Badan Perundangan termasuk pecahan bahagian yang tidak termasuk dalam anggaran yang dibentangkan

(b) Penyata penuh dan tertentu Akaun Pinjaman Disatukan yang menunjukkan penerimaan dan perbelanjaan wang pinjaman;

(c) Penyata penerimaan dan perbelanjaan wang Akaun Amanah Disatukan;

(d) Penyata akaun kumpulan wang yang diwujudkan oleh Perlembagaan Persekutuan oleh atau Perlembagaan Persekutuan atau oleh atau di bawah Seksyen 10 APK dan tidak dimasuk akaun dalam Akaun Amanah Disatukan;

(e) Penyata aset dan liabiliti Persekutuan/Negeri setakat mana yang boleh.

3. PEGAWAI PENGAWAL

3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

3.2.3 Melaporkan secara bertulis kepada

Suruhanjaya Perkhidmatan yang

berkaitan dan pihak berkuasa

kewangan tiap-tiap kejadian

kemungkinan surcaj di bawah

Seksyen 18 APK yang timbul atau

berlaku di bawah kawalannya.

3. PEGAWAI PENGAWAL

3.3 KUASA PEGAWAI PENGAWAL

Tertakluk kepada mana-mana undang bertulis dan apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa kewangan di bawah Seksyen 4 APK :

Pegawai Pengawal boleh menetapkan had kuasa dan tugas yang diberi atau dikenakan ke atasnya boleh dijalankan atau dilaksanakan bagi pihaknya oleh mana-mana pegawai perakaunan di bawah kawalannya, dan memberi arahan-arahan tertentu sebagaimana yang perlu untuk menjamin perjalanan atau perlaksanaan sempurna kuasa dan tugas-tugasnya.

[ Sek. 15(2)APK ]

4. ANGGARAN BELANJAWAN

4.1 PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJAWAN

Badan Perundangan menjalankan pengawalan atas perbelanjaan Kerajaan melalui peruntukan:

Perlembagaan

Undang-undang

4. ANGGARAN BELANJAWAN

di mana :

“Segala hasil daripada apa-apa punca juapun [segala

cukai dan kadar yang boleh dikenakan mengikut kuasa

yang diberikan oleh badan perundangan (Perkara 39) Perlembagaan Persekutuan ] hendaklah dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan, dan tiada apa-apa pembayaran [ Perbelanjaaan Perkara 39 Perlembagaan Persekutuan ] boleh dibuat daripada Kumpulan Wang Disatukan kecuali apabila peruntukan sebanyak yang ditetapkan bagi maksud yang tertentu telah dibenarkan

oleh undang-undang” .

[ Perkara 97 Perlembagaan Persekutuan dan Sek. 13 APK ]

4. ANGGARAN BELANJAWAN

Anggaran Perbelanjaan

¤ Tanggungan

¤ Mengurus

¤ Pembangunan

Anggaran Hasil [ AP29 ]

Anggaran Belanjawan Akaun Amanah

4. ANGGARAN BELANJAWAN

4.2 KAWALAN BELANJAWAN

Penurunan kuasa berbelanja melalui waran

peruntukan

[ AP94 ]

Jika Pegawai Pengawal mengeluarkan waran

peruntukan atau waran peruntukan kecil maka

kawalan sepenuhnya bagi peruntukan itu

berpindah kepada pemegang waran itu

[ AP94b ]

4. ANGGARAN BELANJAWAN

KAWALAN PERBELANJAAN :

(i) Kawalan Peruntukan

Pegawai Pengawal dikehendaki mengawal perbelanjaan berkenaan dengan sesuatu perkhidmatan yang diperuntukkan supaya peruntukan tidak melebihi perbelanjaan.

Jika berlaku lebih belanja bagi sesuatu program dan aktiviti maka laporan lengkap perlu dibuat oleh Pegawai Pengawal kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan yang boleh menggunakan budibicara membenarkan amaun tersebut dipertanggungkan kepada akaun pendahuluan diri pegawai atas nama jawatan sementara menunggu keputusan mengenai penyelesaian [ AP 54 ] .

Perbelanjaan darurat [ AP55 ] .

4. ANGGARAN BELANJAWAN

KAWALAN PERBELANJAAN :

(ii) Pengurusan Perbelanjaan

Pengawasan atas perbelanjaan [ AP57 ] .

Pembayaran yang memerlukan kebenaran

khas [ AP58a ] .

Pembayaran bagi barang-barang dan

perkhidmatan yang dibekal dengan suci hati

tidak boleh ditahan [ AP59 ] .

5. PERAKAUNAN

5.1 PENYELENGGARAAN BUKU VOT

[AP95 & PEK. PERB. BIL.8/1987]

Peruntukan perlu ada sebelum membuat

komitmen / tanggungan.

Setiap urusniaga waran (terima, tambah, tarik)

tanggungan, bil, baucar dan resit (yang

relevan) dikemaskini ke buku vot.

Pegawai yang memperakui baucar perlu

menandatangani ringkas di buku vot.

5. PERAKAUNAN5.2 PEROLEHAN

Patuhi had nilai perolehan, kuasa dan tanggungjawab Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga

[ Surat Pek. Perb. Bil.2/99 ] .

# Pembelian terus

¤ Bekalan / Perkhidmatan

* < RM10,000 – mana-mana pembekal

* RM10,000 – RM50,000 – pembekal

bumiputra yang berdaftar

¤ Kerja

* < RM20,000 – pembekal yang berdaftar

dengan Pusat Khidmat Kontraktor dan kelas F

* > RM20,000 - <RM100,000 – perolehan secara

pusingan / undian / sebutharga

5. PERAKAUNAN

# Sebutharga

¤ Bekalan / Perkhidmatan

* > RM50,000 – < RM100,000

¤ Kerja

* > RM20,000 - < RM200,000 – kontraktor berdaftar PKK

¤ Kerja

* >RM20,000 - <RM200,000 – kerja kecil, undian/pusingan –

kontraktor kelas F berdaftar dengan PKK

# Tender – perolehan >RM200,000

Pengecualian peraturan perlu mendapat kelulusan

Kementerian Kewangan terlebih dahulu.

5. PERAKAUNAN

5.3 TERIMAAN

Pegawai Pengawal bertanggungjawab mengawal terimaan

dan menyimpan wang awam [ AP53 ]:

Memungut dengan sewajarnya segala wang awam yang

patut diterima oleh atau di bawah arahannya

Menyimpan dengan selamat serta bertanggungjawab

sekiranya akaun di bawah kuasa mereka didapati tidak

betul

Perwakilan kewajipan ini hendaklah dibuat dengan arahan

bertulis. Semua pemungut berkewajipan memastikan

bahawa semua akaun mereka adalah betul [ AP80b ]

Kebenaran bertulis untuk menerima wang [ AP69 ]

5. PERAKAUNAN

Resit

¤ Dua pegawai dikehendaki bagi mengeluarkan resit

[ AP70a ]

¤ Dikeluarkan serta merta kecuali terimaan melalui

potongan gaji [ AP60 ]

¤ dilarang meminda resit [ AP62 ]

¤ pembayar diberitahu sepenuhnya meminta resit

bayarannya [ AP61 ]

¤ simpan resit di tempat berkunci dan selamat [ AP68 ]

¤ wang awam tidak boleh digunakan [ AP85 ]

5. PERAKAUNAN

Memasukkan pungutan ke Bank Perbendaharaan

¤ Menyediakan penyata pemungut dan memasukkan

wang ke bank [ AP79 ]

¤ Masukkan wang ke bank apabila : [ AP78 ]

# Pungutan tunai > RM500.00

# Jumlah pungutan >RM2000.00

# Hari akhir kerja bulanan.

¤ Pungutan dicaj kepada hasil / amanah / maksud yang

betul

¤ Setiap penyata pemungut yang diterima

Perbendaharaan hendaklah diperolehi resit akuan

terimaan daripadanya [AP79d]

5. PERAKAUNANPegawai Pengawal hendaklah menyelenggara dan melaporkan akaun belum terima (ABT) [ AP 89A ]

Pekeliling:

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1986

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996

Laporan ABT disediakan tiap-tiap tiga bulan sekali iaitu

baki akhir Mac, Jun, September dan Disember.

Dilaporkan dlam Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan

Akaun

[ Rujukan Surat Bahagian Kewangan :

KP1602/621/B/Jld.10/(16) bertarikh 16 September 1998 ]

Bertanggungjawab menyediakan Penyata Pengesahan

dan Penyesuaian Akaun Hasil seperti dalam

Surat Pekeliling Akauntan Negara Bilangan 2 Tahun 1986.

5. PERAKAUNAN5.4 BAYARAN

Pegawai Pengawal perlu memastikan bil-bil yang

sempurna dibayar dengan seberapa cepat yang boleh

[ AP 56c ]

Ketua Jabatan dan Ketua Pejabat hendaklah:

¤ meminta supaya semua bil disampaikan tidak lewat

daripada bulan yang berikutan dengan bulan barang-

barang dibeli atau perkhidmatan dilaksanakan [ AP 103a ]

¤ memastikan bil dibayar dengan segera – tidak lewat dari

sebulan dari tarikh ia disampaikan [ AP103a ]

Bil-bil tertunggak tahun-tahun lalu dan perlu dibayar

dalam tahun semasa memerlukan kelulusan khas

Akauntan Kementerian Pendidikan atau Perbendharaan

[ AP 58a ]

5. PERAKAUNAN

Permohonan pembayaran di bawah Peruntukan

AP 58a perlu dikemukakan ke Bahagian

Kewangan tidak lewat daripada 31 Jun tahun

semasa.

Jika kelulusan tidak dapat diberi oleh

Perbendaharaan tetapi bil yang dikemukakan

dengan sempurnanya dan dibekalkan dengan

suci hati, maka bil tersebut akan dibayar dengan

segera dan akan dipertanggungkan kepada

Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri atas

nama pegawai yang terlibat [ AP 59 ] .

5. PERAKAUNAN

Pegawai Pengawal bertanggungjawab atas betulnya semua

perbelanjaan yang dilakukan

[ AP 92a(i) ]

Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan laporan

perbelanjaan berkala kepada Bahagian Kewangan mengikut

format yang diperlukan untuk dikemukakan kepada

Perbendaharaan

[ AP 92a(ii) ]

Pegawai Pengawal hendaklah menyelenggarakan buku vot

[ AP 95a ]

Penyata penyesuaian buku vot perlu disediakan pada tiap-

tiap bulan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling

Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1987.

5. PERAKAUNAN

5.5 PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

Semua resit dicatatkan dalam buku tunai [ AP72 ]

Buku tunai diselenggara mengikut susunan urusan

berlaku [ AP144 ]

Penyata pemungut dicatat dlam buku tunai

[ AP79b ]

Pemindaan atau pemadaman dlam buku tunai

tidak dibenarkan [ AP147 ]

Kemukakan buku tunai untuk auditan tunai

[ AP145 ]

5. PERAKAUNAN

5.6 PENYELENGGARAAN AKAUN AMANAH AWAM

Perbelanjaan dan terimaan perlu mengikut arahan

amanah yang diluluskan Perbendaharaan

Menyediakan Penyata Penyesuaian Bulanan

Akaun Amanah [ AP143b ] dan/atau Penyata

Terimaan dan Bayaran Tahunan Akaun Amanah

dan kemukakan kepada Audit Negara sebelum atau

pada 31 Mac tahun berikutnya (dikemukakan ke

Bahagian Kewangan tidak lewat 28 Februari)

5. PERAKAUNAN

5.7 PENYELENGGARAAN AKAUN AMANAH

KERAJAAN

Menyelenggara daftar perseorangan/individu

Mengambil tindakan memindahkan baki

perseorangan apabila pegawai bertukar

Penyata penyesuaian amanah perlu disediakan

baki PTJ dengan baki pejabat pembayar

[ AP143b ]

Baki akaun perseorangan dengan baki akaun

kawalan

5. PERAKAUNAN

5.8 PENYELENGGARAAN AKAUN DEPOSIT

Akaun deposit hendaklah dibuka mengikut jenis

deposit yang diterima

Jika banyak bilangan deposit yang sama jenis

diterima, maka rekod kecil bagi tiap-tiap deposit

perlu diselenggarakan [ AP156 ]

MenyediaKAN Penyata Penyesuaian Akaun

Deposit dan Penyata Pengesahan Baki Akaun

Deposit Tahunan dan dikemukakan kepada

Akauntan Negara Malaysia.

5. PERAKAUNAN

5.9 PENYELENGGARAAN DAFTAR

Daftar anak kunci [ AP 134 ]

Daftar mel [ AP71]

Daftar Bil [ AP103a ]

Daftar bayaran [ AP98a ]

Daftar borang hasil [ AP67 ]

Daftar Akaun Belum Terima

Daftar cek tak laku

5. PERAKAUNAN

5.10 PENGURUSAN STOR [PEK PERB. BIL.2/1991]

Pegawai Pengawal bertanggungjawab ke atas

penyelenggaraan harta awam yang berada di

bawah kawalannya

Pegawai Pengawal bertanggungjawab sendiri jika

berlaku kerugian berhubung terimaan dan

perbelanjaan yang dikawal olehnya [ AP 9167.1 ]

Tatacara yang sedang berkuatkuasa adalah

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991

5. PERAKAUNAN

5.11 KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

Pegawai Pengawal bertanggungjawab ke atas

kehilangan dan hapuskira wang awam yang berada

di bawah kawalannya

Melaporkan kehilangan kepada polis [ AP315a ]

Pelarasan kewangan sementara mengenai

kehilangan [ AP322 ]

Bila Pegawai Pengawal boleh menghapuskira /

melupuskan barang-barang [ AP326 ]

5. PERAKAUNAN

5.12 LAPORAN

Penyata penyesuaian buku vot/flimsi

[ AP143b, PEK. PERB. BIL.8/1987 ]

Penyata Penyesuaian terimaan/hasil [ ANM Bil. 2/1986 ]

Penyata Penyesuaian amanah [ AP143b ]

Penyata Perbelanjaan bulanan/tahunan

Laporan akaun belum terima [ AP89a ]

Sijil Panjar

Laporan kehilangan wang awam [ AP316, AP317 ]

Laporan tindakan surcaj.

5.13 PEMUSNAHAN DOKUMEN KEWANGAN [ AP150 ]

6. KAWALAN/AUDITAN

Pegawai Pengawal bertanggungjawab secara langsung kepada

Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negara [ AP301 ].

Pegawai Pengawal mesti melaporkan dengan segera kepada

Ketua Setiaudsahan Perbendaharaan jika pematuhan kepada

arahan dari Menteri memerlukan penyimpanan dari prosedur

kewangan [ AP302 ].

Pegawai Pengawal hendaklah melaporkan kepada Ketua

Setiausaha Perbendaharaan salah laku atau ketidakcekapan

pegawai di bawah kawalannya yang telah atau mungkin

menyebabkan kerugian kewangan kepada kerajaan.

Jika tidak boleh menyebabkan Pegawai Pengawal itu sendiri

disurcaj bersama-sama [ AP303 ]

6. KAWALAN/AUDITAN

Pegawai Pengawal hendaklah mengambil langkah

untuk mematuhi keputusan Jawatankuasa Kira-Kira

Wang Negara [ AP304b ].

Peringkat Auditan

# Pre-audit

¤ Pejabat perakaunan

# Post-audit

¤ Audit dalam

¤ Ketua Audit Negara

7. SURCAJ

Sek. 18 APK 1957 boleh dikenakan kepada mana-mana orang yang sedang dan telah berkhidmat dengan kerajaan jika:

(a) Gagal memungut apa-apa wang yang terhutang kepada kerajaan

(b) Bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran yang tidak sepatutnya atau tidak disahkan

(c) Bertanggungjawab tentang apa-apa kekurangan atau kebinasaan apa-apa wang awam, setem, sekuriti,stor atau harta-harta kerajaan yang lain.

(d) Sedang atau telah menjadi seorang pegawai perakaunan gagal atau telah gagal menyimpan akaun-akaun atau rekod-rekod yang sempurna

(e) Telah gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab atas kelewatan dalam pembayaran wang awam kepada pihak penerima.

7. SURCAJ

Surcaj yang boleh dikenakan bagi kegagalan

(a) hingga (c) adalah maksima tidak lebih

daripada jumlah kehilangan atau amaun yang

kurang darinya tertakluk kepad amaun disyor

oleh Perbendaharaan dan diputuskan oleh

Lembaga Tatatertib.

Kegagalan (d) dan (e) tertaskluk kepada amaun

disyor oleh Perbendaharaan dan diputuskan

oleh Lembaga Tatatertib.