8. proses audit di tapak - · pdf filedan ketidakpatuhan yang disyaki memerlukan penyiasatan...

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja

1

8. Proses Audit Di Tapak

Terdapat sembilan komponen EICC pada Audit Disahkan di tapak:

8.1 Mesyuarat Persediaan Pasukan Audit 8.2 Mesyuarat Pembukaan 8.3 Lawatan Orientasi 8.4 Penilaian Terperinci 8.5 Temu Bual Pengurusan 8.6 Temu Bual Pekerja 8.7 Analisis Dapatan 8.8 Mesyuarat Kesimpulan setiap hari 8.9 Mesyuarat Penutup

8.1 Mesyuarat Persediaan Pasukan Audit

Manual Pengendalian tersedia kepada semua ahli EICC dan tersedia kepada Pihak Diaudit semasa menjadualkan Audit EICC oleh APM.

Agenda audit akan dihantar kepada Pihak Diaudit oleh Ketua Juruaudit 14 hari sebelum mesyuarat pembukaan.

Mesyuarat persediaan Audit, diketuai oleh Ketua Juruaudit dan dihadiri oleh semua ahli pasukan Audit, perlu berlaku pada waktu petang sebelum Audit.Tujuan mesyuarat ini adalah untuk memastikan setiap ahli pasukan Audit saling diperkenalkan serta untuk menyelaraskan peranan dan tanggungjawab pasukan.

Jadual temu bual permulaan (ahli yang menemubual pekerja tertentu dan masa) juga disemak. Bagaimanapun, perubahan terhadap jadual boleh dilakukan apabila Audit berjalan dan ketidakpatuhan yang disyaki memerlukan penyiasatan selanjutnya.

Ketua Juruaudit kemudiannya akan menyemak templat EICC dengan pasukan Audit untuk memastikan setiap Juruaudit memahami peranan mereka, pelaksanaan dan bertanggungjawab sepanjang Audit serta perkara yang dijangka dalam output mereka.

Perhatian:Jika pekerja dari subkontraktor di tapak hadir, Ketua Juruaudit akan memastikan bahawa Pihak Diaudit memaklumkan subkontraktor SEBELUM Audit di tapak bahawa pekerja yang mereka ambil bekerja akan terlibat (ditemu bual) dan waktu bekerja dan semakan gaji/faedah mungkin berlaku. Pihak Diaudit akan memastikan bahawa maklumat yang diperlukan tersedia untuk semakan.


2

8.2 Mesyuarat Pembukaan

Tujuan mesyuarat pembukaan adalah untuk pasukan Audit memperkenalkan diri mereka kepada pengurusan dan kakitangan Pihak Diaudit dan menyemak aspek penting Audit seperti jadual, kawasan khusus yang perlu ditekankan dan cara laporan akan disediakan dan dihantar.

8.2.1 Pembentangan Pasukan Audit Ketua Juruaudit akan menyemak agenda Audit, proses dan skop Audit dan sebarang item lain seperti yang diminta oleh Pihak Diaudit.Mesyuarat pembukaan dengan pengurusan Pihak Diaudit tidak akan berlanjutan lebih dari sejam.

Ketua Juruaudit perlu menggunakan templat pembentangan PowerPoint, “Templat Mesyuarat Pembukaan Audit EICC.”Set slaid boleh diubah suai apabila perlu.Agenda biasa untuk sidang pembukaan termasuklah:

• Tujuan dan objektif Audit

• Skop Audit

• Pendekatan Audit

- Lawatan, temu bual, semakan rekod, mengambil nota lapangan

- Tekankan fakta bahawa bukan semua rekod atau operasi akan perlu disemak secara terperinci dan bahawa pasukan hanya akan melihat sampel perwakilan item bagi menentukan kepatuhan.

- Nota lapangan akan disemak oleh Ketua Juruaudit bagi memastikan bahawa ia mengandungi kenyataan fakta sahaja dan bukan anggapan atau komen yang tidak wajar

- Menjadualkan mesyuarat kesimpulan dan penutup setiap hari

• Jadual Audit

• Penyediaan laporan dan proses QA

• Proses respons pengurusan Pihak Diaudit

• Carta aliran proses Audit memastikan bahawa Pihak Diaudit memahami garis masa

8.2.2 Pembentangan Pihak Diaudit Pihak Diaudit perlu membentangkan gambaran keseluruhan kemudahan, termasuklah:

• Organisasi program CR

• Penugasan tanggungjawab

• Isu, matlamat dan prestasi CR

• Ringkasan semakan operasi kemudahan

• Pengenalpastian aktiviti penting tapak yang berlaku pada minggu tersebut

• Perubahan besar sejak Audit terakhir (Audit susulan)

• Semakan dokumentasi sebelum Audit termasuklah SAQ dan sebarang laporan Audit terdahulu

• Pengenalpastian calon temu bual utama dan ketersediaan (termasuk carta organisasi yang relevan)

• Pengenalpastian bilik kerja berpasukan Audit dan protokol telefon


3

• Pengenalpastian waktu kerja tapak dan protokol keselamatan dan sekuriti pelawat

• Pengenalpastian sokongan komputer/pencetak

• Perbincangan protokol pengiring tapak untuk pelawat

• Maklumat kemungkinan kepentingan lain terhadap Juruaudit dan yang hadir

8.3 Lawatan Orientasi

Pihak Diaudit perlu mengetuai pasukan Audit dalam lawatan orientasi ringkas (tidak lebih dari sejam), yang akan perlu serta-merta dijalankan selepas mesyuarat pembukaan.Tujuan lawatan adalah untuk:

a) Membiasakan pasukan Audit dengan tataletak kemudahan dan pengendalian utama;

b) Memerhatikan keadaan fizikal dan kerja umum;

c) Memerhatikan kawasan kemungkinan berisiko tinggi seperti yang dikenal pasti dalam penilaian Pihak Diaudit (SAQ) dan dokumentasi sebelum Audit yang lain; dan

d) Kenal pasti dan utamakan kawasan dan aspek pengendalian setempat lain yang mungkin memerlukan pemeriksaan dan semakan lebih terperinci semasa Audit.

Lawatan orientasi perlu memberikan gambaran keseluruhan umum dan lintas semak semua bangunan dan operasi dalam skop Audit.

8.4 Penilaian Terperinci

Manual ini dan Kriteria Audit EICC bertujuan sebagai panduan proses penilaian.

Perancangan dan persediaan Audit harian untuk aktiviti Audit setiap hari adalah penting untuk Audit yang berkesan.Temu bual, pemeriksaan kemudahan dan semakan program perlu dijadualkan dengan teliti berdasarkan skop Audit, keutamaan yang dikenal pasti semasa persediaan sebelum Audit dan mengikut pemerhatian yang dibuat semasa lawatan tapak dan semakan rekod.

Lawatan dan temu bual adalah bertujuan untuk memberikan pemahaman mengenai dasar dan amalan CR, pelaksanaan prosedur, kesedaran peranan dan tanggungjawab dan penglibatan pengurusan.

Semakan dokumentasi dan rekod memberikan maklumat tentang tahap sistem pengurusan CR ditakrifkan, dilaksanakan dan dikekalkan.

8.4.1 Bukti Objektif yang Boleh Diperhatikan Apabila menjalankan temu bual, membuat pemerhatian dan menyemak dokumen dan rekod yang relevan, Juruaudit perlu bergantung semata-mata terhadap pemerhatian, data dan fakta objektif (bukannya inferens).Fakta adalah maklumat yang:

• Objektif dan boleh disahkan;

• Dinyatakan atau didokumenkan; dan

• Tidak terjejas akibat emosi atau prejudis.

Walaupun fakta boleh disahkan dengan mudah dengan memeriksa sumbernya, inferens adalah pendapat atau anggapan berdasarkan maklumat yang tidak lengkap.Walaupun kedua-duanya memainkan peranan dalam pemerhatian dan hasil Audit, inferens memerlukan penilaian dan pengesahan selanjutnya sebelum kesimpulan boleh dibuat.


4

Sokongan Data

Berbilang titik data perlu digunakan untuk mengesahkan dapatan kepatuhan dan ketidakpatuhan.Tujuan sokongan ini adalah untuk memastikan bahawa dapatan Audit menggambarkan dasar kemudahan, amalan dan keadaan tempat kerja dengan tepat pada masa Audit. Sokongan membantu memastikan dapatan Audit akan boleh dipercayai dan boleh dipertahankan.

Satu proses untuk sokongan adalah penyegitigaan, yang melibatkan penumpuan data daripada sumber koleksi data berbilang. Tujuannya adalah agar kita boleh menjadi lebih yakin dengan hasil jika sumber dan jenis data yang berbeza memberikan hasil yang sama.Selain itu, lebih banyak data memudahkan Pihak Diaudit untuk menentukan punca sebenar isu dan melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan yang berkesan.

Dalam kebanyakan kes, dapatan Audit perlu disahkan dengan sekurang-kurangnya tiga titik data.Titik data boleh merupakan jenis data berlainan ataupun jenis data yang sama, tetapi diterbitkan daripada sumber bebas.

Peraturan umum: Tiga titik data sentiasa diperlukan apabila sama ada kenyataan pengurusan atau dokumentasi bercanggah dengan maklumat yang diberikan oleh pekerja.

Jenis data berlainan termasuklah:dokumen; rekod; temu bual pengurusan; temu bual pekerja; dan pemerhatian fizikal.Sumber bebas bermakna data diperoleh daripada bahagian kemudahan yang berbeza; kawasan kefungsian berbeza; atau syif kerja yang berbeza.

Contoh:

Pemerhatian visual oleh Juruaudit, dokumen yang disemak dan temu bual pengurusan adalah tiga titik data bebas kerana ia mempunyai tiga jenis data yang berbeza

Semakan dokumen dan temu bual dengan dua pekerja dari jabatan berbeza juga merupakan tiga titik data bebas.Walaupun dua titik data adalah jenis yang sama (temu bual kerja), ia diperoleh daripada sumber yang berbeza

Pemerhatian fizikal dan temu bual dua pekerja dalam kawasan kerja yang sama adalah bukan tiga titik data.Temu bual dua pekerja dari kawasan kerja yang sama adalah jenis yang sama dan daripada sumber yang sama.

Bilangan Titik Data yang diperlukan untuk tahap kepatuhan berlainan:

Kepatuhan atau Ketidakpatuhan Kecil:Satu titik data diperlukan untuk setiap aspek kenyataan pematuhan

Kesimpulan Ketidakpatuhan Besar atau Ketidakpatuhan Utama:tiga titik data diperlukan.

Risiko Ketidakpatuhan: o Tiga titik data diperlukan untuk menunjukkan bahawa sistem semasa tidak

membenarkan pembuktian kepatuhan atau ketidakpatuhan disebabkan sistem pengurusan yang lemah

o Situasi apabila ketidakpatuhan disyaki yang tidak boleh disahkan dengan sekurang-kurangnya tiga titik data


5

Untuk T/B — satu titik data diperlukan dan justifikasi T/B dalam kesimpulan

Bukti Sokongan: Bukti sokongan hanya diperlukan apabila ketidakpatuhan ditemui

Jika Juruaudit mengambil lebih banyak bukti sokongan dari tapak (walaupun untuk kepatuhan) maka ini perlu diberikan kepada APM apabila draf VAR diserahkan

Rujukan Undang-undang:

Rujukan undang-undang hanya diperlukan apabila ketidakpatuhan undang-undang dikenal pasti

Pengecualian

Ini adalah beberapa situasi apabila dua titik data bebas adalah mencukupi. Kriteria berikut perlu ditepati apabila kurang daripada tiga titik data diberikan:

Untuk soalan yang mengesahkan adanya dokumen (cth. permit alam sekitar), titik data ketiga tidak diperlukan.Adalah mencukupi untuk mengesahkan melalui semakan dokumen bahawa dokumen tiada berserta dengan kenyataan yang menyokong daripada pengurusan.

Untuk soalan berdasarkan pemerhatian fizikal oleh Juruaudit (cth. Adakah bahan kimia atau bahan berbahaya dilabel dengan betul?), titik data ketiga adalah tidak perlu.Adalah mencukupi untuk hanya memberikan pemerhatian dan kenyataan pengurusan yang menyokong.

Untuk soalan yang memerlukan input pekerja; jika mana-mana dokumentasi atau kenyataan pengurusan menyokong maklumat yang diberikan oleh pekerja, titik data ketiga tidak diperlukan.

▬ Jika dokumen dan/atau kenyataan pengurusan bercanggah dengan maklumat yang diberikan oleh majoriti pekerja, ini menunjukkan kemungkinan kegagalan sistem (pelaksanaan atau keberkesanan) dan titik data ketiga diperlukan

8.4.2 Mencari Punca Sebenar Dalam menilai maklumat dan bukti, Juruaudit perlu mencari kaitan sistem pengurusan dan punca sebenar.Jangan pertimbangkan isu yang dikenal pasti secara berasingan.

Punca isu tempat kerja yang diperhatikan adalah berkemungkinan kekurangan dalam proses sistem pengurusan, seperti penilaian risiko tidak lengkap atau proses tindakan pembetulan yang tidak mencukupi.

Menyelidik punca sebenar dan mengenal pasti kaitan sistem adalah penting untuk Juruaudit serta Pihak Diaudit.Sebab utamanya adalah:

• Pemerhatian sering hanya merupakan simptom isu sebenar; dan

• Masalah hanya boleh dibetulkan dan mencegah pengulangan dengan mengetengahkan punca sistem yang tersembunyi.

Contoh: Pertimbangkan kes pekerja yang diperhatikan tidak memakai pelindung pendengaran di kawasan hingar tinggi.Mungkin mudah untuk merumuskan bahawa sebabnya adalah kerana pelindung pendengaran tidak diberikan.Bagaimanapun, dengan penilaian bukti yang lebih teliti, Juruaudit mungkin mendapati bahawa Pihak Diaudit tidak biasa dengan peraturan yang memerlukan penggunaan pelindung pendengaran, atau pekerja tidak dilatih mengenai


6

keperluan untuk memakai pelindung pendengaran atau Pihak Diaudit kekurangan proses penguatkuasaan/pengukuhan.Terdapat sebab yang lebih penting atau punca sebenar bagi kekurangan yang diperhatikan.

8.4.3 Dokumentasi Program dan Semakan Rekod Seperti yang dinyatakan dalam bab Pasukan Audit, bahagian Perancangan Sebelum Audit, pasukan Audit perlu menyemak semua dokumen yang tersedia; seperti penilaian kendiri, laporan Audit sebelumnya, pelan tindakan pembetulan dll., sebelum Audit di tapak.Sebab untuk ini adalah untuk mensasarkan risiko yang tinggi/kawasan yang berkenaan bagi membolehkan penggunaan lebih baik bagi masa di tapak yang terhad.

Sesetengah semakan dokumen di tapak akan diperlukan, walau bagaimanapun, maklumat sulit, seperti rekod senarai gaji dan kad waktu biasanya tidak disediakan dalam fasa sebelum Audit.

Penting agar pasukan Audit meluangkan masa menyemak rekod pematuhan tapak (cth. permit, pelan, prosedur, rekod) sebelum menemu bual kakitangan atau memeriksa kemudahan pengendaliannya.Ini adalah kerana banyak keperluan pematuhan ditemui dalam rekod ini.Pasukan Audit akan menyemak rekod untuk keperluan yang berkenaan dan mengesahkan pematuhan melalui temu bual, pemeriksaan atau semakan data pematuhan.

Juruaudit perlu teliti dalam semakan rekod.Bagaimanapun, ini tidak bermakna bahawa setiap rekod perlu dinilai.Juruaudit bebas menggunakan persampelan statistik ataupun perwakilan dalam semakan.Apabila Juruaudit tidak menyemak sebarang rekod dan terdapat dapatan ketidakpatuhan, Juruaudit perlu menggambarkan kaedah persampelan dalam kenyataan dapatan.

Dokumen dan rekod yang perlu tersedia di tapak untuk Juruaudit semak merangkumi sekurang-kurangnya 12 bulan sebelumnya diberikan dalam Bahagian 7.3.13 DAN Bahagian 7.3.2.

Minimum tiga bulan rekod gaji dan masa (bulan puncak, rendah dan purata) akan disemak untuk setiap pekerja bagi tempoh 12 bulan kepada Audit. Untuk Audit Penutup, tiga bulan rekod gaji dan masa akan disemak untuk setiap pekerja dari tempoh pelaksanaan tindakan pembetulan hinggalah tarikh Audit (tidak melebihi setahun).

Perhatian:Bilangan rekod setiap bulan yang disemak perlu sentiasa bersamaan dengan punca kuasa dua jumlah bilangan pekerja di tapak, walaupun jika anda telah menemu bual kurang daripada bilangan itu.


7

Perhatian: Audit Penutup TIDAK BOLEH dijalankan melainkan terdapat sekurang-kurangnya tiga bulan pada data pelaksanaan CAP yang konsisten (melainkan Audit Penutup adalah berkaitan dengan Ketidakpatuhan Utama) atau jika Audit Penutup akan berlaku SELEPAS audit awal tamat tempoh (2 tahun selepas mesyuarat penutup Audit Awal). Dalam yang kedua, Audit Awal baharu diperlukan.

8.4.4 Pemeriksaan Kemudahan Pemeriksaan tapak, dengan perhatian khas diberikan terhadap kemungkinan risiko tinggi/bidang ketidakpatuhan, perlu dijalankan berikutan daripada semakan rekod dan temu bual dengan kakitangan pengurusan Pihak Diaudit.Pemeriksaan fizikal boleh menyertakan kawasan yang berkenaan dengan:

• Pelepasan udara dan sistem kawalan pelepasan;

• Penjanaan dan penyimpanan sisa berbahaya;

• Penyimpanan bahan api, bahan kimia dan minyak, pengangkutan dan penggunaan;

• Rawatan air buangan, pembuangan dan pelupusan enap cemar;

• Penyimpanan dan pengendalian bahan berbahaya;

• Operasi pengilangan dan pemprosesan;

• Stesen kerja;

• Kantin pekerja, dapur dan kemudahan penyimpanan makanan;

• Kemudahan rekreasi;

• Tandas/kemudahan bilik mandi;

• Pusat perubatan/klinik dan

• Kemudahan asrama.

Temu bual pekerja perlu dibuat semasa menjalankan lawatan tapak terperinci ini.Malah, dengan keizinan daripada pengurusan kemudahan, fotograf digital mungkin diambil untuk menyokong selanjutnya data yang diperoleh.

8.5 Temu Bual Pengurusan (Kakitangan Pihak Diaudit)

Menemu bual secara wajar mungkin unsur tunggal paling penting dalam proses ini. Juruaudit perlu fokus untuk mendapatkan respons yang membolehkan penilaian tepat terhadap amalan pengendalian lalu dan semasa.Temu bual perlu dijalankan dalam cara yang sensitif terhadap pemahaman dan kegusaran pihak yang ditemu bual. Calon temu bual perlu menyertakan pengurus kanan, pengurus program dan penyelia.

Juruaudit perlu mengesahkan kenyataan yang dibuat oleh kakitangan tapak melalui semakan dokumen, rekod, pemerhatian fizikal dan temu bual pekerja. Langkah "pengesahan" ini digunakan secara rutin dalam Pengauditan dan Juruaudit perlu memastikan bahawa kakitangan tapak menyedari bahawa ia tidak bermaksud sebagai cabaran terhadap kebenaran kenyataan mereka.

Pasukan Audit akan menjalankan temu bual, secara sewajarnya, dengan:

Pengurus tapak; Pengurus pengeluaran Pengurus alam sekitar; Pengurus Kesihatan & Keselamatan;


8

Pengurus kualiti; Pengurus Audit Dalaman/Juruaudit; Pengurus sumber manusia; Pengurus kewangan/pengurus senarai gaji; Undang-undang; Pengurus pemerolehan (untuk memahami sebarang dasar CR rangkaian bekalan

yang relevan); Pengurus rangkaian bekalan; dan Kakitangan perubatan di tapak yang bersesuaian.

8.6 Temu Bual Pekerja

Temu bual pekerja memberikan pasukan Audit pelengkap penting untuk mesyuarat pembukaan, temu bual kakitangan, pemerhatian tapak dan semakan dokumentasi.Mendengar dan memahami bahawa pekerja boleh memberikan pandangan realistik mengenai keadaan kehidupan dan bekerja. Pandangan mereka adalah penting untuk mendapatkan pelbagai perspektif penuh untuk program dan prestasi kemudahan.

Temu bual pekerja merupakan topik yang sangat sensitif. Juruaudit perlu sentiasa bertanya kepada pengurusan Pihak Diaudit bagi memastikan temu bual pekerja boleh dijalankan secara peribadi, tanpa kehadiran pengurus Pihak Diaudit atau kakitangan yang lain.Input pekerja perlu sulit dan Pihak Diaudit perlu bersetuju pada tahap pengurusan kanan bahawa mereka akan menggalakkan pekerja agar terbuka dan jujur semasa temu bual dan secara aktifnya melindungi mana-mana pekerja yang ditemu bual. Pekerja yang ditemu bual perlu kekal tanpa nama dan gaji mereka tidak boleh dipotong atau menghadapi hukuman lain sebagai akibatnya.Bagaimanapun, pengurusan mungkin mengesyaki aktiviti tersebut dan pekerja mungkin risau akan akibat yang akan berlaku jika pengurusan menyedari tentang penglibatan mereka.APM perlu dimaklumkan serta-merta sekiranya pengurusan tapak keberatan untuk membenarkan temu bual, atau jika pasukan merasakan bahawa pekerja berbicara secara terbuka dengan Juruaudit akan menjejaskan pekerja tersebut.APM akan menilai situasi, termasuk menghubungi Pihak Diaudit, untuk menentukan jika Audit perlu diteruskan atau jika Juruaudit perlu menggunakan kaedah penyiasatan lain jika boleh.

Kriteria Audit EICC dan Protokol Audit mengandungi soalan temu bual pekerja biasa untuk bahagian tersebut yang memerlukan maklum balas pekerja bagi mengesahkan kepatuhan kemudahan.

Untuk memberikan hasil yang sah mengikut statistik, bilangan temu bual pekerja yang dijalankan dan bilangan rekod pekerja yang disemak bergantung kepada bilangan pekerja di kemudahan.Pasukan Audit akan memilih pekerja untuk temu bual sepanjang Audit dan akan memerlukan kawasan sulit untuk menjalankan temu bual.Yang ditemu bual akan diambil daripada pelbagai pekerja termasuk buruh tetap, sementara, subkontrak, keselamatan, pencuci, penyediaan makanan, ...Kumpulan pekerja yang akan ditemu bual akan mengandungi pekerja baru pada kedudukan kurang mahir, pekerja dari pelbagai jabatan dan syif dan pekerja kedua-dua jantina. Wakil pekerja yang bersesuaian perlu disertakan.Juruaudit perlu menggunakan budi bicara mereka dan mempertimbangkan pengetahuan industri, lokasi dan kemudahan individu apabila mentakrifkan bilangan pekerja untuk ditemu bual.


9

Bilangan temu bual yang dijalankan perlu sama dengan anggaran punca kuasa dua jumlah bilangan pekerja (yang diambil bekerja secara terus atau tidak langsung tidak termasuk kakitangan pengurusan) (cth. 55 temu bual untuk kilang dengan 3000 pekerja).Ini perlu dilakukan dengan gabungan temu bual individu dan kumpulan kecil.Secara kasarnya separuh pekerja perlu ditemu bual secara individu, manakala separuh lagi boleh ditemu bual dalam kumpulan kecil.Nisbah temu bual individu dan kumpulan adalah untuk panduan sahaja, dan boleh diubah suai bergantung kepada keadaan, tetapi setiap usaha perlu dibuat untuk mencapai jumlah yang disyorkan. Apabila ini tidak adalah mustahil, penerangan jelas untuk bilangan temu bual lebih rendah perlu diberikan dalam laporan.

Peraturan kebiasaan: Berkenaan bilangan pekerja untuk ditemu bual, jika anda telah menemu bual sekurang-kurangnya separuh daripada bilangan sasaran (separuh daripada punca kuasa dua) dan semua maklum balas pekerja adalah selari dengan maklumat yang diberikan oleh pengurusan dan dokumen disemak, maka tidak perlu untuk menjalankan sebarang temu bual.

Masa temu bual dianggarkan kurang dari 10 minit untuk temu bual individu dengan tiada isu dan 20 minit untuk temu bual individu apabila isu dibangkitkan. Temu bual kumpulan dianggarkan selama 30 minit dengan mempertimbangkan masa tambahan bagi pekerja untuk hadir dan untuk memberikan pekerja peluang bagi menyatakan pendapat mereka. Tempoh ini hanya sebagai garis panduan/tempoh minimum yang dicadangkan. Juruaudit akan bergantung kepada latihan dan pengalaman mereka untuk menentukan panjang temu bual sebenar dengan pekerja individu. Jika isu ditemui pada pekerja tertentu, temu bual akan dilanjutkan untuk meneroka isu tersebut sepenuhnya. Sebagai alternatif, jika pekerja secara konsistennya memberikan maklumat yang sama, temu bual mungkin adalah dalam rangka masa minimum.

Pastikan untuk mendokumenkan maklumat berikut mengenai temu bual pekerja:

Pecahan temu bual mengikut jantina (cth. 36 perempuan, 32 lelaki dan 12 remaja);

Syif pekerja (jika berkenaan);

Sebarang isu dengan privasi dan kerahsiaan temu bual;

Sama ada pekerja menghadiri temu bual secara sukarela;

Pekerja tidak dipaksa;

Julat umur temu bual yang dijalankan;

Bilangan temu bual individu dan kumpulan yang dijalankan;

Jumlah temu bual yang dijalankan; dan

Sama ada temu bual dijalankan oleh Juruaudit atau penemu bual profesional.

8.7 Analisis Dapatan

8.7.1 Komunikasi Pasukan Audit Pasukan Audit akan kerap bertemu sepanjang Audit untuk bertukar maklumat dan mengukur kemajuan Audit. Ketua Pasukan Audit perlu mengumpulkan pasukan Audit pada permulaan setiap hari untuk membincangkan dapatan, bertukar maklumat, menentukan jejak dan strategi susulan Audit dan memerhatikan kawasan yang memerlukan perhatian.


10

8.7.2 Dapatan Audit Dapatan permulaan perlu disahkan dengan wakil pengurusan dengan menyemak fakta dan bukti sokongan.Ini perlu dilakukan semasa mesyuarat penutup setiap hari.Juruaudit perlu terbuka terhadap pendekatan berlainan Pihak Diaudit mungkin gunakan untuk menepati Tata Audit dan keperluan peruntukannya.

Bukti sokongan untuk semua kesimpulan – kepatuhan serta ketidakpatuhan – perlu diterangkan dalam medan Protokol Audit yang betul.

Jika Juruaudit mempunyai soalan mengenai cara untuk mentafsir keperluan Kriteria Audit EICC, ia perlu serta-merta dinyatakan kepada APM.

a) Definisi

Bukti Audit:rekod, kenyataan fakta atau maklumat lain, relevan terhadap kriteria Audit dan yang boleh disahkan.Seperti yang dinyatakan dalam bahagian Boleh Diperhatikan, Bukti Objektif dalam bab ini, tiga titik data bebas perlu mengesahkan kebanyakan dapatan.

Dapatan Audit:keputusan penilaian bukti Audit yang dikumpulkan terhadap kriteria Audit.

b) Analisis

Walaupun proses Audit adalah usaha kerjasama di antara Pihak Diaudit dan pasukan Audit, pada akhirnya dapatan Audit adalah berdasarkan pertimbangan pasukan Audit.

Pasukan Audit akan memastikan bahawa dapatan adalah:

Berdasarkan bukti objektif yang diperoleh semasa Audit, berkaitan dengan:

▬ Hasrat:sama ada kriteria Audit telah diutarakan,

▬ Pelaksanaan:tahap amalan menepati kriteria yang ditakrifkan dan

▬ Impak:sama ada dasar dan amalan memberikan hasil yang diharapkan

Menggambarkan isu dan risiko yang wujud di tapak;

Fokus terhadap isu yang paling penting;

Berdasarkan prestasi semasa sahaja (mis. anda tidak boleh mempertimbangkan pelan akan datang bagi membuat penentuan kepatuhan);

Distrukturkan untuk memudahkan pengurusan menentukan respons (tindakan pembetulan dan pencegahan);

Konsisten di kalangan ahli pasukan Audit; dan

Disampaikan dalam cara yang menggalakkan penambahbaikan prestasi.

c) Penarafan (Pengekodan Warna) Dapatan

Dapatan Audit disampaikan sebagai:

Ketidakpatuhan Utama (Merah dengan Bintang Tengah Putih),

Ketidakpatuhan Besar (Merah)

Ketidakpatuhan Kecil (Kuning)

Ketidakpatuhan terhadap keperluan tertentu dalam Kriteria Audit EICC (Jingga)


11

Risiko Ketidakpatuhan (Jingga)

Kepatuhan (Hijau)

Penarafan setiap kenyataan Audit EICC telah dipratakrifkan.Bagaimanapun, berdasarkan risiko yang dikenal pasti, pasukan Audit bebas untuk mencadangkan sama ada meningkatkan penarafan (cth. Besar kepada Utama) atau merendahkannya (cth. Besar kepada Kecil).Justifikasi teliti perlu diberikan untuk sebarang perubahan terhadap tahap kepentingan soalan yang ditentukan sebelum itu.

Berikut adalah contoh faktor risiko untuk dipertimbangkan apabila menukar

penarafan dapatan:

Risiko kesihatan dan keselamatan terhadap pekerja

Risiko Kesihatan, Keselamatan dan Alam Sekitar terhadap masyarakat

Sekatan atau pembatalan ketara terhadap hak pekerja

Ketidakpatuhan terhadap undang-undang setempat

Risiko reputasi

Risiko operasi

8.8 Mesyuarat Kesimpulan Setiap Hari

Dapatan perlu diringkaskan dan dibincangkan setiap hari dalam sesi tidak formal dengan wakil pengurusan Pihak Diaudit.Ini adalah perlu untuk mengelakkan “kejutan” semasa mesyuarat penutup dan untuk memberikan pengurusan Pihak Diaudit peluang bagi memberikan bukti atau maklumat yang mungkin Juruaudit terlepas pandang.

Mesyuarat perlu dipastikan sehingga 30 minit dan Juruaudit perlu:

Membincangkan sebarang dapatan “Utama”, termasuk perlunya pembetulan atau pembendungan segera bagi sesuatu yang memberikan bahaya pasti terhadap nyawa.

Maklumkan pengurusan Pihak Diaudit bahawa komunikasi formal item “Utama” akan dibuat kepada APM, yang seterusnya akan memaklumkan pelanggan EICC Pihak Diaudit.

Pastikan Pihak Diaudit menyedari tentang sebarang isu apabila pasukan Audit memerlukan maklumat tambahan untuk membuat penentuan kepatuhan.

Galakkan Pihak Diaudit untuk memberikan/menyediakan bukti tambahan serta pendekatan alternatif terhadap pematuhan/kepatuhan dengan kriteria Audit dan keperluan undang-undang.


12

8.9 Mesyuarat Penutup

Mesyuarat penutup akan diadakan pada penghujung hari terakhir Audit.Dapatan Audit Besar disampaikan dalam mesyuarat penutup kerana ini membolehkan Pihak Diaudit bersetuju dengan dapatan dan memastikan mereka memahaminya sepenuhnya dan dengan itu menanganinya dengan betul. Dalam keadaan apabila Juruaudit perlu menjalankan kajian selanjutnya (cth. menyemak perundangan yang relevan) untuk menentukan sama ada isu yang diperhatikan adalah dapatan, fakta isu belum selesai perlu dipersetujui dengan pengurusan tapak dan sebab untuk penyiasatan selanjutnya perlu dinyatakan semasa mesyuarat penutup.Ini adalah untuk meminimumkan kemungkinan bahawa isu yang tidak dibincangkan semasa mesyuarat penutup akan menjadi item tidak dijangka dalam laporan Audit.

Dapatan Audit Besar dan Utama perlu disampaikan semasa Mesyuarat Penutup. Juruaudit boleh menggunakan slaid ringkasan yang dicipta dari Templat Mesyuarat Penutup EICC.Jika situasi memerlukan pembentangan Mesyuarat Penutup (jika ia merupakan jangkaan tapak, bilangan individu yang ramai, budaya) Juruaudit perlu melengkapkan dan membentangkan Templat Mesyuarat Penutup EICC.Secara minimumnya, Templat Mesyuarat Penutup EICC perlu digunakan sebagai panduan tajuk perbincangan bagi memastikan pemesejan yang konsisten jika situasi tidak memerlukan pembentangan formal (ia adalah tapak yang kecil).

Kenyataan Akuan Dapatan Audit ditanda tangan pada akhir Mesyuarat Penutup dan dihantar melalui e-mel kepada Pihak Diaudit dan APM ditanda tangan dalam masa 48 jam dari mesyuarat penutup.

Mesyuarat penutup juga digunakan untuk berterima kasih kepada pengurusan kemudahan kerana membenarkan pasukan melawat kemudahan dan untuk kerjasama mereka semasa Audit.

PERHATIAN: Untuk ketidakpatuhan Utama, penting untuk:

Menyampaikan kepada Pengurusan Pihak Diaudit bahawa tindakan pembendungan segera adalah mandatori

Tindakan pembendungan segera perlu disempurnakan sebelum akhir audit

Juruaudit akan menyenaraikan status tindakan pembendungan segera pada akhir audit sebagai “nota juruaudit” dalam kesimpulan soalan yang berkaitan dalam laporan audit.

Ini tidak terpakai untuk waktu bekerja dan insurans sosial kerana tiada tindakan pembendungan yang biasanya boleh diambil sebelum penutup audit. Pasukan Audit juga akan menerangkan peringkat seterusnya dalam proses Audit – mis. laporan Audit formal mengandungi semua dapatan, dan keperluan untuk Pihak Diaudit untuk mengutarakan dapatan dengan pelan penambahbaikan bertulis yang perlu diberikan kepada pelanggan diluluskan mereka apabila diminta.


13

27. Akronim

1. 3TG Tantalum, Timah, Tungsten dan Emas 2. AMA Audit yang Dikendalikan oleh Yang Diaudit 3. APM Pengurus Program Audit 4. CAP Pelan Tindakan Pembetulan 5. CFC Kloroflorokarbon 6. CMA Audit yang Dikendalikan oleh Pelanggan 7. CPD Meneruskan Pembangunan Profesional 8. CR Tanggungjawab Korporat 9. CR MS Sistem Pengurusan Tanggungjawab Korporat 10. EHS Alam Sekitar/Kesihatan/Keselamatan 11. EICC Perikatan Kewarganegaraan Industri Elektronik 12. GHG Gas Rumah Hijau 13. ICT Teknologi Maklumat dan Komunikasi 14. IT Teknologi Maklumat 15. IRCA Pendaftar Antarabangsa bagi Juruaudit Bertauliah 16. kWj kilowattjam 17. LE Buruh/Etika 18. PDCA Rancang-Buat-Semak-Bertindak 19. QA Jaminan Kualiti 20. RAB-QSA Lembaga Akreditasi Pendaftar-Persatuan Kualiti Australasia 21. RCA Analisis Sumber Penyebab 22. REACH Pengesahan dan Sekatan Penilaian Pendaftaran bagi bahan kimia 23. RoHS Sekatan bagi Bahan Berbahaya 24. WEEE Arahan Peralatan Elektrik dan Elektronik Sisa 25. SAQ Soal Selidik Penilaian Kendiri 26. SF6 Sulfur heksaflorida 27. SWPPP Pelan Pencegahan Pencemaran Air Ribut 28. VAP Proses Audit yang Disahkan 29. VAR Laporan Audit yang Disahkan

8. proses audit di tapak - · pdf filedan ketidakpatuhan yang disyaki memerlukan penyiasatan...

Documents