PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PERSATUAN, KELAB DAN PASUKAN BERUNIFORM DI SEKOLAH : KESETIAUSAHAAN

Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab dan PPS bermaksud kerja-kerja yang berkait dengan fungsi dan kelangsungan mana-mana persatuan/kelab/PPS yang telah ditubuhkan sebagai entiti kependidikan dalam bidang kokurikulum di sekolah

Mentadbir Mengurus Mengelola Menyelia Mengendali Menerajui operasi

KESETIAUSAHAANMerujuk kepada segala urusan yang berkaitan dengan tugas atau profesion setiausaha.

Bidang tugas Setiausaha:

Surat-menyuratPengoperasian dan pengendalian fail dan rekodPengurusetiaan mesyuaratPendokumentasian data dan maklumatPenerbitanPenghasilan ucapan dan kata-kata aluanPenyediaan laporanPerkhidmatan kaunterPerhubungan luar

Surat-menyuratMerupakan suatu urusan pentadbiran yang penting dan perlu diuruskan dan dikelolakan dengan cermat, cekap, cepat dan mematuhi prosedur yang telah ditetapkan.Dalam konteks kesetiausahaan merupakan urusan rasmi/formal.Dokumen rasmi

Jenis-jenis suratPemberitahuan/maklumanPermohonanJemputanPenghargaanRayuanSokonganUcap selamatUcapan taniah/takziahPerlantikanPenurunan kuasaAduanIringanPerkelilingSiaranAkuan

Elemen SuratIdentiti/logo, alamat dan nombor telefon, faksimili dan e-mel persatuan/kelab/PPSNombor rujukan dan tarikh suratIdentiti dan alamat pihak yang ditujukanPanggilan hormat permulaan suratTajuk suratKandungan suratKata-kata penutup suratCogan kataKata perakuan diriTandatanganNama dan pengenalan diriSalinan kepada (s.k)Penanda surat

Mengarang SuratStruktur atau format suratPenanda-penanda maksudFrasa-frasa berhemahRagam bahasa yang santun dan sopanProtokol KISS

Tindakan Susulan Senarai semak sebelum menghantar suratAda elemen-elemen yang perlu Maklumat tepat dan jelasTypo Protokol dipatuhiSalinan yang secukupnyaSalinan untuk fail dan direkod

Penerimaan Surat Tindakan segeraTujuan suratMakluman balas Awal Susulan Memfail dan merekod

Memfailkan suratMemfailkan surat adalah suatu fungsi penting dalam organisasi.Surat keluar/terima masuk tersimpan kemas dalam susunan teratur dan mudah diakses bila perlu.Tindakan susulan yang sesuai ke atas surat boleh dirancang dan laksanakan dengan segera.Mengetahui tindakan yang telah diambil

Kaedah memfailkan suratSurat yang diterima masuk dicop atau tulis tarikh terima terlebih dahulu.Masukkan dalam fail yang berkaitan dan rekodkan dalam kertas minit fail dengan dakwat merah.Sesalinan setiap surat keluar hendaklah difailkan dan direkodkan dalam kertas minit fail dengan dakwat biru.

Fail dan RekodFail merujuk kepada lembaran kertas yang berlipat atau kad yang berlipat digunakan untuk menyimpan rekod secara tersusun, sistematik, selamat dan mudah diakses.Penyimpanan dokumenSistem fail sebagai sistem pentadbiran,maklumat/data yang efisien dan efektif

Sistem Pengoperasian FailMemberi tajuk failPentadbiran, kewangan dan akaunMemberi nombor kepada fail yang telah diberi tajuk01 (Ikut abjad pertama tajuk fail)Memberi tajuk-tajuk kecil dan nombor kecil01/1Pendaftaran failRekod nombor dan abjadTahun buka dan tutup failPenyelenggaraan failPenyelenggaran kertas minit: rekod surat keluar-masuk Membuka fail sambungan Pemeringkatan tindakan fail

Pengelasan keselamatan failTerbukaTerhadSulitPengedaran FailPengedaran fail Merekodkan pengedaran failMemulangkan fail ke pendaftaranPengedaran fail mengikut pengelasan keselamatan.Fail SDP (Sedang Dalam Perhatian)Memelihara dan menjaga keselamatan failMemelihara dari keciciranMemelihara keselamatan kandungan fail

Pengurusetiaan MesyuaratTanggungjawabSebelum Semasa mesyuaratSelepas mesyuaratPengurusan mesyuarat.ppt

***************