132544830 buku panduan pelaksanaan 5spengurusan

BUKU PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI, 5S

SEKTOR PENGURUSAN

Disediakan:

Diluluskan:

(URUS SETIA 5S) (SARANI DOLLAH)

Bahagian : Pentadbiran Jawatan : Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)

Tarikh : 1 Januari 2013 Tarikh : 1 Januari 2013

No. Kawalan

ZON IRIS ZON MAWAR ZON LILY ZON MATAHARI ZON ORKID

SENARAI EDARAN

No. Edaran

Jawatan Nama

01 Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)

Encik Mohd Khairul Nizam Ibrahim

02 Wakil Pengurusan/ Pengarah (Bahagian Pentadbiran)

Pn. Norasikin Yahya

03 Urus Setia 5S Urus Setia 5S

2

Bil. Tarikh Keterangan Ringkas Pindaan

Muka Surat

Terlibat Kelulusan

1 27.2.2013 Pertukaran Wakil Pengurusan 5S. 2 TKPE(P)

2 27.2.2013 Pindaan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) 5S.

12 TKPE(P)

3 4.3.2013 Pengemaskinian Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu 5S.

16 TKPE(P)

4 27.2.2013 Pengemaskinian Carta Organisasi Jawatankuasa Audit, Promosi dan Latihan

17 TKPE(P)

5 27.2.2013 Pertukaran Ketua Zon Iris dan Ketua Zon Lily pada Carta Organisasi Zon-Zon.

18 TKPE(P)

6 27.2.2013 Pindaan tingkat Bilik Gymnasium ke tingkat 8A dalam pelan lantai zon tingkat 14B.

21 TKPE(P)

7 27.2.2013 Pelan lantai pembahagian zon-zon 5S (tingkat 14A).

22 TKPE(P)

8 27.2.2013 Pelan lantai pembahagian zon-zon 5S (tingkat 14B).

23 TKPE(P)

9 27.2.2013 Pindaan Partition/Bilik Pegawai - Kriteria 1: Kedudukan tanda nama &

jawatan di partition - Kriteria 3: Label di pigeon hole tempat

pegawai

34 TKPE(P)

10 27.2.2013 Pindaan Meja Kerja/Atas Meja - Kriteria 2: Label tray surat

34 TKPE(P)

11 27.2.2013 Pindaan Bakul/Tong Sampah - Kriteria 3: Kedudukan bakul/tong

sampah di tempat yang tidak mengganggu pergerakan

35 TKPE(P)

12 27.2.2013 Pindaan Meja Kerja (Laci Meja) - Kriteria 2:Label Alatulis atau Pelbagai

35 TKPE(P)

13 27.2.2013 Pindaan Pusat Sumber - Tambahan Kriteria 4: Etika Penggunaan

dan waktu operasi)

45 TKPE(P)

14 27.2.2013 Pindaan Pigeon Hole - Kriteria 3: Kedudukan label

39 TKPE(P)

15 27.2.2013 Tambahan baru: - Kriteria Bilik Gymnasium - Kriteria Bilik Teknikal

49 TKPE(P)

16 27.2.2013 Tambahan baru: - Etika Penggunaan Bilik Stor Logistik - Etika Penggunaan Bilik Gymnasium - Etika Penggunaan Bilik Teknikal - Panduan Penggunaan Mesin Penjilidan - Panduan Penggunaan Mesin Laminate

63 64 65 70 71

TKPE(P)

3

Bil. Tarikh Keterangan Ringkas Pindaan

Muka Surat

Terlibat Kelulusan

4

PERKARA

MUKA SURAT

BAHAGIAN SATU : PENGENALAN AMALAN

PERSEKITARAN BERKUALITI, 5S

Apakah 5S, 5S Dalam Perkhidmatan Awam, Rajah Kitaran 5S & Impak Pelaksanaan, Pelaksanaan 5S Berdasarkan PDCA

Matlamat 5S Sektor Pengurusan, Skop Pelaksanaan

Latar Belakang MQA

Polisi 5S

Logo 5S

Objektif 5S

KPI Objektif 5S

7-12

BAHAGIAN DUA : KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN BERKUALITI

Keperluan-Keperluan Umum

Keperluan-Keperluan Dokumentasi

13-14

BAHAGIAN TIGA : PERANCANGAN PIHAK PENGURUSAN

Komitmen Pengurusan

Fokus Terhadap Persekitaran Berkualiti

Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Dalaman

Semakan Pengurusan

Penyediaan Sumber

Sumber Manusia

15-18

KANDUNGAN

5

PERKARA

MUKA SURAT

BAHAGIAN EMPAT : REALISASI PERSEKITARAN

BERKUALITI

Perancangan Bagi Merealisasikan Pelaksanaan 5S

Pelaksanaan 5S - Langkah 1 Penubuhan Jawatankuasa - Langkah 2 Menetapkan Zon - Langkah 3 Latihan - Langkah 4 Promosi - Langkah 5 Penyeragaman & Pelaksanaan 5S

19-77

BAHAGIAN LIMA : PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENILAIAN

Tatacara Audit Dalaman

78-89

BAHAGIAN ENAM : PENAMBAHBAIKAN

Peningkatan Berterusan

Tindakan Pembetulan

Tindakan Pencegahan

90-91

6

PENGENALAN AMALAN

PERSEKITARAN BERKUALITI, 5S

APAKAH 5S? 5S DALAM PERKHIDMATAN AWAM

BAHAGIAN

1

5S adalah satu kaedah pengurusan yang diamalkan oleh syarikat-syarikat di Jepun. Amalan 5S boleh mewujudkan persekitaran kerja berkualiti di dalam organisasi, menentukan kepatuhan kepada standard serta asas kepada peningkatan dan pemupukan budaya kualiti dan produktiviti secara berterusan dan daya saing.

Budaya penambahbaikan berterusan perlu diterapkan dalam perkhidmatan awam bagi mempertingkatkan penyampaian perkhidmatan (service delivery) kepada pelanggan. Amalan 5S ini merupakan penggerak kepada inisiatif-inisiatif kualiti yang lain.

7

RAJAH KITARAN 5S DAN IMPAK PELAKSANAAN

PELAKSANAAN 5S BERDASARKAN KONSEP PDCA (Plan, Do, Check, Action)

SISIH

Persekitaran kerja menjadi lebih bersih & selesa.

SUSUN

Melancarkan capaian kerja & menjimatkan masa.

SAPU

Persekitaran yang bersih mewujudkan ruang yang sihat &

melatih diri mengamalkan kebersihan.

SERAGAM

Mematuhi etika & tatacara penggunaan, berdisiplin &

mengurangkan kos kerosakan.

SENTIASA AMAL

Amalan berterusan melahirkan sikap bertanggungjawab, berdisiplin

dan membudayakan amalan 5S sebagai prinsip warga.

Penilaian 5S meliputi: Melaksanakan Audit Dalaman 5S.

Penandaarasan sesama bahagian dan dengan organisasi lain.

Memastikan langkah 5S diikuti sepenuhnya.

Penambahbaikan berterusan 5S meliputi:

Menjadikan 5S sebagai budaya. Membandingkan pencapaian sebenar dengan yang dirancang.

Memberikan ganjaran dan pengiktirafan atas penglibatan staf.

Pendaftaran Pensijilan 5S. Membuat semakan Kitaran PDCA.

Pelaksanaan 5S meliputi: Sisih Susun Sapu Seragam Sentiasa Amal

Persediaan 5S meliputi: Memberi pendidikan dan latihan kepada semua.

Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana 5S.

Memulakan Zon 5S. Menentukan objektif, matlamat dan fasa pelaksanaan.

Merancang Pelan Tindakan 5S dan acara perasmian.

RANCANG

(PLAN)

LAKSANA

(DO)

PERIKSA

(CHECK)

TINDAKAN (ACTION)

8

MATLAMAT 5S SEKTOR PENGURUSAN SKOP PELAKSANAAN 5S SEKTOR PENGURUSAN LATAR BELAKANG MQA Jemaah Menteri pada 21 Disember 2005 telah meluluskan penggabungan Lembaga Akreditasi Negara (LAN) dan Bahagian Jaminan Kualiti, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia menjadi sebuah entiti baru iaitu Agensi Kelayakan Malaysia (Malaysian Qualification Agency MQA).

Pada 16 Julai 2007, Parlimen telah meluluskan Akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007. Kelulusan Akta ini membawa kepada penubuhan MQA pada 1 November 2007 dan secara rasminya dilancarkan oleh Y.B. Menteri Pengajian Tinggi, Dato Mustapha Mohamed pada 2 November 2007 di Putrajaya International Convention Centre, Putrajaya. Detik tersebut dianggap sangat bersejarah kerana buat julung kalinya negara mempunyai sebuah badan jaminan kualiti tunggal yang menjamin kualiti pendidikan tinggi Pemberi Pendidikan Tinggi (PPT) dan melaksanakan Kerangka Kelayakan Malaysia (Malaysian Qualifications Framework, MQF) sebagai titik rujukan kelayakan kebangsaan yang telus dan sahih bagi meningkatkan keyakinan pelajar, ibubapa, majikan dan orang awam terhadap sistem penganugerahan kelayakan negara. . MQA melaksanakan sistem jaminan kualiti bagi semua PPT berteraskan standard yang termaktub dalam MQF. MQF telah diluluskan oleh Jemaah Menteri sebagai landasan sistem kualiti yang diguna pakai bagi menilai dan membangun program dan kelayakan pengajian tinggi.

Skop 5S meliputi semua kawasan dan fungsi di bawah Sektor Pengurusan seperti berikut: o Bahagian Pengurusan Sumber Manusia; o Bahagian Pentadbiran o Bahagian Kewangan; dan o Bahagian Teknologi Maklumat

o Mengenalpasti, mengurang dan mengelakkan pembaziran sumber; o Membina semangat kerja berpasukan; o Merangsang suasana kerja yang lebih selesa; dan

o Membentuk satu sistem asas ke arah penambahbaikan produktiviti dan kualiti.

9

POLISI 5S

PO

LIS

I A

MA

LA

N 5

S

SE

KT

OR

PE

NG

UR

US

AN

Sektor Pengurusan MQA

komited memastikan Amalan 5S

dilaksanakan secara konsisten

berteraskan budaya kerja

cemerlang dengan

mengutamakan kerja secara

berpasukan bagi meningkatkan

kualiti perkhidmatan,

persekitaran yang kondusif,

selamat dan memenuhi

ekspektasi pelanggan.

10

LOGO 5S

11

OBJEKTIF 5S KPI OBJEKTIF 5S

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Setiap Buku Perkhidmatan dikemaskini sekurang-kurangnya 3 kali setahun.

BAHAGIAN KEWANGAN

95% bayaran bil dalam tempoh 14 hari.

BAHAGIAN PENTADBIRAN 1. Memastikan tahap kepuasan

pelanggan terhadap perkhidmatan kaunter mencapai sekurang-kurangnya skala 4 (Memuaskan).

2. Memastikan sekurang-kurangnya 95% aduan kerosakan akan diberi maklum balas dalam masa 24 jam daripada aduan diterima.

BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Memastikan sekurang-kurangnya 95% aduan kerosakan ICT diberi maklum balas dalam masa 24 jam daripada aduan diterima.

Memastikan setiap zon mendapat sekurang-kurangnya 70% markah audit 5S.

Setiap zon mengadakan aktiviti gotong-royong sekurang-kurangnya 2 kali sebulan.

12

Meningkatkan kualiti

penyampaian

perkhidmatan.

Meningkatkan

kualiti persekitaran

tempat kerja yang

bersih, kemas,

tersusun dan

selamat.

Membentuk budaya

bekerjasama, kreatif

dan berinovasi.

KEPERLUAN SISTEM

PENGURUSAN BERKUALITI

KEPERLUAN-KEPERLUAN UMUM

Tingkat 14A - Zon Mawar, Zon Lily, Zon Iris

Tingkat 14B - Zon Matahari, Zon Orkid

(termasuk tingkat 8A - Stor & Bilik Gymnasium & Tingkat 1B Bilik Teknikal)

Penetapan Zon 5S

Jawatankuasa Pemandu

Jawatankuasa Promosi

Jawatankuasa Latihan

Jawatankuasa Audit

Jawatankuasa Pelaksana

Penubuhan Jawatankuasa 5S

Garis panduan penetapan zon, pelaksanaan latihan, promosi, panduanaktiviti 5S, sudut 5S, ruang pejabat, ruang kerja/bilik pegawai, bilik utiliti,stor, tempat umum, audit dalaman, peningkatan berterusan, tindakanpembetulan dan pencegahan.

Penetapan Garis Panduan Keseragaman Pelaksanaan 5S

Buku Panduan Amalan 5S Sektor Pengurusan MQA

Standard Amalan Persekitaran Berkualiti (MPC)

Rujukan Utama Pelaksanaan 5S

BAHAGIAN

2

13

KEPERLUAN-KEPERLUAN DOKUMENTASI

PENYEDIAAN DOKUMENTASI

Polisi, Objektif dan Logo 5S

Carta Organisasi Jawatankuasa 5S

Pelan lantai zon

Pelan tindakan Jawatankuasa

Surat pelantikan Jawatankuasa

Minit mesyuarat

Folder induk 5S peringkat Urus Setia, Jawatankuasa Latihan,Promosi, Audit dan zon.

KAWALAN DOKUMEN

Diluluskan sebelum diimplimentasi.

Sentiasa disemak dan dikemaskini mengikut keperluan. Setiappindaan hendaklah diluluskan semula.

Bukti setiap perubahan dan status semakan terkini dikandung didalam folder.

Meletakkan dokumen yang digunapakai di Sudut 5S Induk (bagiUrus Setia) dan folder dalam simpanan Pengerusi JawatankuasaLatihan, Promosi, Audit dan Ketua Zon.

Edaran Buku Panduan Amalan 5S Sektor Pengurusan MQA kepadasemua ahli zon dan paparan blog 5S.

Standard Amalan Persekitaran Berkualiti oleh MPC diedarkankepada semua Ahli Jawatankuasa 5S Sektor Pengurusan.

Dokumen lama mengenai pelaksanaan Amalan 5S dilupuskan bagisetiap pengemaskinian yang dibuat.

KAWALAN REKOD

Rekod-rekod perbandingan keadaan sebelum dan selepaspelaksanaan aktiviti 5S diselenggara secara efisien.

Rekod-rekod diwujud dan dijaga sebagai bukti pematuhanterhadap keperluan Amalan 5S.

Rekod-rekod boleh dibaca, mudah dikenal pasti dan diperolehi.

Kawalan ke atas rekod bagi pengenalan, penyimpanan,perlindungan, pengeluaran, tempoh penyimpanan dan pelupusanrekod.

14

PERANCANGAN PIHAK

PENGURUSAN

BAHAGIAN

3

Menyediakan perancangan untuk pelaksanaan 5S. Menyampaikan kepada warga tentang tanggungjawab pelaksanaan 5S dan memenuhi keperluan-keperluannya. Mewujudkan Polisi 5S. Menentukan Objektif 5S. Melaksanakan Mesyuarat 5S. Menyediakan sumber untuk pelaksanaan 5S. Penekanan kepada faktor Bersih, Selesa, Selamat dan Produktif di tempat kerja.

Membentuk Struktur Jawatankuasa 5S. Membentuk zon 5S dan penetapan ahli zon. Melantik Wakil Pengurusan bagi memastikan aktiviti 5S diwujud, dilaksana, dipantau, melapor prestasi dan

keperluan 5S serta memastikan peningkatan kesedaran Amalan 5S. Mewujud dan memastikan pelaksanaan komunikasi dalaman melalui mesyuarat, emel, portal dan papan

kenyataan. Penilaian terhadap peluang penambahbaikan, keperluan perubahan Amalan 5S termasuk polisi dan objektif 5S. Input semakan melalui keputusan audit, prestasi aktiviti pelaksanaan 5S, status tindakan pencegahan dan

pembetulan, tindakan susulan dan cadangan penambahbaikan dan keseragaman 5S. Output semakan melalui keputusan dan tindakan untuk peningkatan kecekapan dan keberkesanan 5S, aktiviti 5S

dan penggunaan sumber secara kreatif dan inovatif dalam menjana nilai tambah.

Menyediakan sumber yang diperlukan untuk keberkesanan pelaksanaan 5S.

Menentukan keperluan kompetensi staf untuk melaksanakan 5S. Memberi latihan kepada AJK dan staf Sektor Pengurusan. Menilai keberkesanan latihan. Memastikan staf memahami tanggungjawab dalam 5S. Menyimpan rekod-rekod latihan, kemahiran, pengalaman dan kelayakan berkaitan.

KO

MIT

MEN

PEN

GU

RU

SAN

FOK

US

AM

ALA

N

5S

TAN

GG

UN

GJA

WA

B,

KU

ASA

&

KO

MU

NIK

ASI

DA

LAM

AN

SUM

BER

MA

NU

SIA

PEN

YED

IAA

N

SUM

BER

SEM

AK

AN

PEN

GU

RU

SAN

PO

LISI

5S

Merangkumi faktor Bersih, Selesa, Selamat & Produktif. Merangkumi komitmen dan sentiasa meningkatkan keberkesanan dan kecekapan Amalan 5S. Disampaikan dan difahami oleh warga Sektor Pengurusan. Sentiasa disemak mengikut kesesuaian semasa. Mewujud dan menyemak objektif di bahagian dan kawasan (zon) terlibat.

OB

JEK

TIF

5S

Merangkumi faktor Bersih, Selesa, Selamat & Produktif. Merangkumi komitmen dan sentiasa meningkatkan keberkesanan dan kecekapan Amalan 5S. Disampaikan dan difahami oleh warga Sektor Pengurusan. Sentiasa disemak mengikut kesesuaian semasa.

Mewujud dan menyemak objektif di bahagian dan kawasan (zon) terlibat.

15

CARTA ORGANISASI ZON-ZON 5S

CARTA ORGANISASI ZON MAWAR CARTA ORGANISASI ZON IRIS

CARTA ORGANISASI ZON LILY CARTA ORGANISASI ZON MATAHARI

CARTA ORGANISASI ZON ORKID

FASILITATOR ZON Mohd Khairul Nizam Ibrahim

KETUA ZON Norhafizah Jusoh

AHLI ZON Semua staf Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia

FASILITATOR ZON Norasikin Yahya

KETUA ZON Farhanah Mohamad

AHLI ZON Semua staf Bahagian Pentadbiran

(Tingkat 14A)

FASILITATOR ZON Normahizan Yaacob

KETUA ZON Noor Asimah Ali

AHLI ZON Semua staf

Bahagian Kewangan

FASILITATOR ZON Puteri Noorlili Bahrun

KETUA ZON Nor Fazilah Omar

AHLI ZON Semua staf

Bahagian Teknologi Maklumat

FASILITATOR ZON Norasikin Yahya

KETUA ZON Hazlina Muhamad

AHLI ZON Semua staf Bahagian Pentadbiran

(Tingkat 14B)

18

REALISASI PERSEKITARAN

BERKUALITI

JAWATANKUASA

PEMANDU 5S

URUS SETIA 5S

JAWATANKUASA KERJA

JAWATANKUASA LATIHAN

JAWATANKUASA PROMOSI

JAWATANKUASA AUDIT

JAWATANKUASA PELAKSANA

FASILITATOR 5S

KETUA ZON 5S

AHLI ZON 5S

BAHAGIAN

4

LANGKAH 1: PENUBUHAN JAWATANKUASA 5S

19

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA 5S SEKTOR PENGURUSAN

JAWATANKUASA PEMANDU 5S

Menentukan arah pelaksanaan 5S.

Membentuk pelan pelaksanaan.

Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.

Menetapkan polisi, peraturan serta garis panduan.

Mengenal pasti ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua zon.

Menetapkan sistem ganjaran.

Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan jawatankuasa.

Mengawal kemajuan program dengan pembentukan standard yang sesuai.

JAWATANKUASA KERJA 5S

JAWATANKUASA LATIHAN

Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman Amalan 5S.

Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan bagi mengukuh aktiviti Amalan 5S serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (keperluan latihan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan 5S).

Melaksanakan latihan yang telah dikenal pasti.

Memastikan setiap warga Sektor Pengurusan menghadiri latihan. yang diperlukan.

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran 5S di kalangan warga Sektor Pengurusan kepada Jawatankuasa Pemandu.

JAWATANKUASA PROMOSI

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S,

Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan 5S kepada semua warga Sektor Pengurusan.

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.

Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi aktiviti promosi

Mencadangkan dan memberi ganjaran atau pengiktirafan kepada individu/ kumpulan yang turut serta atau memenangi aktiviti-aktiviti promosi.

JAWATANKUASA AUDIT

Membina kriteria audit yang bersesuaian dapatkan maklum balas daripada ketua jabatan/ unit dan fasilitator.

Melantik juruaudit dalaman 5S. yang terlatih.

Menentukan kekerapan aktiviti audit pada peringkat awal audit perlu dilaksanakan lebih kerap.

Melaporkananalisis keputusan audit kepada Jawatankuasa Pemandu.

Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

Membantu dalam mengekalkan aktiviti 5S melalui Audit Dalaman.

Membina garis panduan untuk mengukur impak Audit.

JAWATANKUASA PELAKSANA 5S

FASILITATOR ZON

Menyokong Pelaksanaan 5S.

Menyelaras program 5S di Sektor Pengurusan.

Membantu AJK Pemandu dalam setiap tugas.

Memastikan perjalanan 5S seperti yang dirancang.

Mendapat sokongan dan pengiktirafan dari pihak atasan.

Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang digariskan.

Membantu membekal data-data terkini.

Mengawasi, mengadakan perbincangan serta galakan kepada kumpulan 5S setiap masa.

KETUA ZON

Turut serta dalam proses pelaksanaan kerja berkumpulan.

Memberi latihan kepada ahli-ahli.

Mengawasi perkembangan kerja berkumpulan.

Mengadakan mesyuarat pendek dengan kumpulan mengenai Amalan 5S.

AHLI ZON

Memberikan komitmen yang sepenuhnya dalam gerak kerja.

Bertanggungjawab untuk memperbaiki tempat kerja sepanjang masa.

Mewujudkan suasana harmoni di kalangan ahli.

URUS SETIA Menjalankan tugas kesetiausahaan kepada Jawatankuasa Pemandu, AJK Pelaksana, fasilitator dan ketua zon dengan tujuan mengkoordinasi perjalanan program. Menyimpan rekod/minit mesyuarat. Menolong mengurus aktiviti-aktiviti promosi. Menghebahkan maklumat terkini perjalanan program 5S di Sektor Pengurusan. Memudahkan pelaksanaan aktiviti berkumpulan. Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi.

Memudahkan pelaksanaan aktiviti berkumpulan.

Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi.

20

KAWASAN YANG DIPERTANGGUNGJAWABKAN MENGIKUT ZON

Semua partition & bilik pegawai Bahagian Pentadbiran Tingkat 14A

Stor Logistik Tingkat 14A

Bilik Fotostat Tingkat 14A

Stor MQA Tingkat 8A

Tandas Tingkat 14A

Printer Gunasama 14A3

Semua partition & bilik pegawai Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Tingkat 14A

Pantri Tingkat 14A

Bilik Fail PTK dan Perjawatan Tingkat 14A

Laluan pintu masuk Tingkat 14A

Printer Gunasama 14A6

Semua partition & bilik pegawai Bahagian Teknologi Maklumat Tingkat 14A

Bilik Utiliti Tingkat 14A

Stor BTM Tingkat 14A

Bilik Teknikal Tingkat 1B

Bilik Mesyuarat Tingkat 14A

Printer Gunasama 14A2 & 14A5

Semua partition & bilik pegawai Bahagian Kewangan Tingkat 14B

Bilik Fail Kewangan Tingkat 14B

Pantri Tingkat 14B

Surau Tingkat 14B

Bilik Perbincangan Tingkat 14B

Ruang legar berhadapan pantri Tingkat 14B

Printer Gunasama 14B1

Papan kenyataan luar pintu masuk 14A

Semua partition & bilik pegawai Bahagian Pentadbiran Tingkat 14B

Kaunter Tingkat 14B

Bilik Fail BP Tingkat 14B

Bilik Mesyuarat Tingkat 14B

Bilik Pemandu Tingkat 14B

Bilik TKPE(P) Tingkat 14B

Dewan Utama Tingkat 12A*

Bilik Gymnasium Tingkat 8A

Pusat Sumber Tingkat 11B

Bilik Fotostat Tingkat 14B

Printer Gunasama 14B4

Ruang legar dari pintu masuk 14B hingga

bahagian luar Bilik Mesyuarat Tingkat 14B

ZO

N I

RIS

Z

ON

MA

WA

R

ZO

N L

ILY

Z

ON

MA

TA

HA

RI

ZO

N O

RK

ID

Tempat bertanda * dalam proses pengubahsuaian ruang pejabat

21

PELAN LANTAI PEMBAHAGIAN ZON-ZON 5S (TINGKAT 14A)

22

Lo

ron

g

Kecem

as

an

PBP PK(P) KPP(SM)L KPP(SM)J

Bilik

DokumenSM Bilik PTK PBPSM

PK(SM) PE(P)LK PPK(P)LK

PE(P)LK PP(TM)PS

PP(P)KP

PPK(P)KP

KPP(P)KP

KPP(TM)RT

KPP(TM)PS

PBTM

Bilik Mesyuarat

Bilik Utiliti

Tangga Kecemasan

Stor BTM

Bilik

Fotostat

Stor BP Pantry Hub

Server

Lo

ron

g

Kecem

as

an

Pintu Masuk Utama

Ruang Rehat

Ruang Tetamu

PPK(SM)K PP(SM)J PE(SM)J

PPK(SM)J PEK(SM)K PP(SM)K

PPK(SM)L PP(SM)L PE(TM)PS PE(TM)RT PE(TM)PS

PE(TM)PS PPK(TM)RT PP(TM)PS PP(SM)L PP(SM)L

PP(TM)PS PP(TM)RT PE(TM)PS PP(P)LK

PEK(TM)R

T

PP(TM)PS PP(TM)PS PEK(TM)RT

PT(P)KP PT(P)KP PT(P)LK

PT(P)KP PT(P)LK PT(TM)PS PT(TM)RT

PT(SM)K PT(SM)H PPT(SM)H PT(SM)L PT(SM)L

PT(SM)K PT(SM)K PT(SM)J PT(SM)J

PAP

PT(SM)L PT(SM)L

PETUNJUK Fire extinguisher Zon Lily Zon Iris Zon Mawar

* Stor BP Tingkat 8A (Zon Iris) * Bilik Teknikal BTM Tingkat 1B

Tarikh kemaskini: 21 Februari 2013

PELAN LANTAI PEMBAHAGIAN ZON-ZON 5S (TINGKAT 14B)

23

TKPE(P)

Bilik

Mesyuarat

Lestari

PK(TKPE(P))

Bilik Pemandu

KPP(P)T PBW

Bilik Fail

Pentadbiran

Bilik Fail

Kewangan

Pantri

Server

Bilik Perbincangan

Surau Lelaki Surau Wanita

Kaunter

PE(W)K PE(W)K PE(W)A PE(W)A

PE(P)PS PP(P)T PPK(P)T

PP(W)K PP(W)A PPK(W)K

PT(P)T PT(P)T

PT(P)T

PT(P)T

PT(P)T

PAP

PAP PT(P)PK

PTR(P)

PTR(P) PA(W)K

PA(W)K

PA(W)A

PA(W)K

PA(W)K

PA(W)A

PA(W)K

PA(W)A

PPA(W)A

PP(P)PK

Ruang

Rehat

Pintu Masuk

Utama

PPT(P)T

PETUNJUK Fire extinguisher Zon Orkid Zon Matahari

Ta

ngg

a

Kece

masan

Tarikh kemaskini: 27 Februari 2013

KPP(P)T

Bilik

Fotostat

* Pusat Sumber Tingkat 11B (Zon Orkid) * Dewan Utama Tingkat 12A (Zon Orkid) (dalam proses pengubahsuaian) * Pusat Sumber Tingkat 11B (Zon Orkid) * Bilik Gymnasium Tingkat 8A (Zon Orkid)

Tujuan: Menetapkan kawasan-kawasan di bawah tanggungjawab setiap zon. Carta Alir Penetapan Zon Tanggungjawab: Penyelaras/Urus Setia 5S Pindaan Tidak Ya

Memperoleh susun atur tempat kerja secara keseluruhan. Membahagikan setiap kawasan kepada zon-zon yang lebih kecil. Menentukan saiz ahli dalam zon dan kawasan yang dipertanggungjawabkan. Memastikan setiap kumpulan mempunyai ketua dan sekurang-kurangnya seorang ahli dalam setiap zon. Urus setia 5S mencadangkan pembahagian zon untuk kelulusan Jawatankuasa Pemandu. Setuju? Membuat hebahan kepada semua warga Sektor Pengurusan mengenai pembahagian zon, ahli dan kawasan di bawah tanggungjawab. Merekod dan mengemaskini maklumat zon 5S ke dalam fail.

LANGKAH 2 : MENETAPKAN ZON 5S

24

Tujuan: Menyebarkan metodologi 5S dan menyediakan tenaga kerja yang dapat memberikan kerjasama dalam aktiviti 5S. Program latihan merupakan langkah permulaan pelaksanaan Amalan 5S dan merangsang pekerja untuk melibatkan diri dalam mengaplikasikan 5S. Carta Alir Latihan 5S Tanggungjawab: Jawatankuasa Latihan Pindaan Tidak Ya

LANGKAH 3 : LATIHAN 5S

Merancang pelan tindakan pelaksanaan fasa latihan 5S untuk warga merangkumi: - kesedaran tentang 5S. - pemahaman langkah demi langkah untuk Ahli

Jawatankuasa/Fasilitator/Ketua Zon. - langkah demi langkah untuk pelaksanaan Audit

Dalaman 5S. - persediaan untuk pensijilan Amalan 5S. Membentangkan cadangan program latihan untuk kelulusan Jawatankuasa Pemandu. Setuju? Melaksanakan program latihan mengikut perancangan. Membentangkan status program latihan kepada Jawatankuasa Pemandu.

Merekod dan mengemaskini maklumat program latihan ke dalam fail.

25

Tujuan: Menghebahkan rancangan promosi mengenai pengwujudan aktiviti 5S. Carta Alir Pelancaran 5S Tanggungjawab: Jawatankuasa Promosi Pindaan Tidak Ya

LANGKAH 4 : PROMOSI 5S

Pelancaran Amalan 5S, Buku Panduan dan Blog 5S

Sektor Pengurusan yang disempurnakan oleh

Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)

merangkap Pengerusi Jawatankuasa Pemandu 5S.

Merancang pelan tindakan pelaksanaan promosi 5S merangkumi: - hebahan Polisi, Objektif dan Logo 5S. - hebahan Zon 5S. - hebahan Blog 5S. Membentangkan cadangan program promosi untuk kelulusan Jawatankuasa Pemandu. Setuju? Melaksanakan hebahan promosi mengenai pelaksanaan 5S mengikut perancangan dan dari semasa ke semasa. Membentangkan status program promosi kepada Jawatankuasa Pemandu.

Merekod dan mengemaskini maklumat program promosi ke dalam fail.

26

SISIH (SEIRI)

KATA KUNCI: KENAL PASTI BARANG

YANG TIDAK PERLU Sisih memfokus kepada penyisihan barangan yang tidak digunakan atau diperlukan lagi di tempat kerja. Garis Panduan Sisih

o Melaksanakan sisih mengikut kaedah Stratifikasi iaitu mengasingkan barang mengikut kategori Ada Nilai, Tiada Nilai & Cara Pelupusan.

o Mengenalpasti barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah.

o Menentukan tempat penyimpanan bagi barang yang perlu.

o Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, peraturan yang sedang berkuatkuasa hendaklah dirujuk iaitu dokumen MS ISO 9001:2008, peraturan kewangan dan Panduan Pelupusan Rekod Awam oleh Arkib Negara.

LANGKAH 5 : PELAKSANAAN AMALAN 5S

Cara amalan SISIH di tempat kerja

Yang

Mana

???

Stratifikasi Tindakan

SISIH item

tidak

diperlukan

Tiada nilai dan senang

dilupuskan.

Ada nilai/tiada nilai

(pelupusan mengikut

peraturan berkuatkuasa).

Lupus dengan segera

Dilupuskan mengikut

prosedur sedia ada.

SEIRI SISIH o Mengenal pasti barang yang tidak perlu. o Mengasingkan barang/dokumen mengikut keadaan

dan keperluan. o Mematuhi prosedur yang sedang berkuatkuasa bagi

penyisihan barang/dokumen yang perlu dilupuskan.

27

Panduan pelaksanaan kaedah TAG MERAH:

TAG MERAH (RED TAG)

Tidak diperlukan dan Perlu dilupuskan

Diluluskan :.. Tarikh :

DASAR TAG MERAH POLISI

PEMBUANGAN ATAU PENYISIHAN

Tindakan 1: Menyediakan Tag Merah Jawatankuasa Pemandu menetapkan kawasan pengumpulan barang-barang yang tidak perlu, merancang pelupusan barang-barang dan menyediakan tag merah. Tindakan 2: Mengenal Pasti Sasaran Tag Merah Menentukan jenis barangan dan kawasan kerja yang perlu nilai. Tindakan 3: Menentukan Kriteria Tag Merah Menentukan keperluan sesuatu barangan:

o Adakah ianya berguna? o Kekerapan penggunaan? o Kuantiti penggunaan?

Tindakan 4: Melekatkan Tag Merah Melekatkan tag merah dan diselesaikan sebelum pelaksanaan penyisihan. Tindakan 5: Penentuan Barangan yang diTag Merah Tentukan perkara/barangan yang perlu dibuang dan tindakan yang perlu diambil.

Tindakan 6: Dokumenkan Hasil Tag Merah Barang-barang yang telah dilekatkan Tag Merah hendaklah direkodkan.

Merekod dan mengemaskini maklumat ke dalam fail.

28

SUSUN (SEITON)

KATA KUNCI: TEMPAT UNTUK

SETIAP BARANG, DAN SETIAP BARANG DI

TEMPATNYA Susun merujuk kepada kenyataan "Setiap barang mempunyai tempatnya dan setiap tempat ada barangnya". la menekankan aspek keselamatan, kecekapan dan keberkesanan cara penyimpanan. Garis Panduan Susun

o 'First-In-First-Out' (FIFO). o Melabel setiap barangan dan tempat penyimpanan. o Memberikan nama atau nombor pada setiap barangan dan alatan. o Menyusun alatan yang berkaitan berdekatan dengan mesin agar mudah

digunakan. o Menyimpan barang-barang mengikut kategori. o Memastikan barang disusun dengan ketinggian yang selamat.

BARANGAN PERLU TINDAKAN

Barangan yang kerap

diguna.

Disusun di tempat yang paling

dekat dengan pekerja.

Barangan yang jarang

diguna.

Boleh disusun jauh sedikit dari

pekerja.

Barangan yang tidak

digunakan.

Disimpan berasingan dan diberi

pengenalan yang jelas.

SEITON - SUSUN o Mengenal pasti apa dan cara penyusunan. o Mengikut kaedah Masuk dulu Keluar Dulu (First In First Out)

untuk menyimpan sesuatu. o Mewujudkan tempat khas untuk barang dan dilabel yang jelas. o Letakkan barang di tempat yang mudah dilihat, diambil dan

disimpan semula. o Meletakkan peralatan yang kerap digunakan berhampiran.

29

SAPU (SEISO)

KATA KUNCI: MEMASTIKAN

TEMPAT KERJA DAN PERALATAN BERSIH

& BERFUNGSI DENGAN BAIK SAPU menekankan kepada kebersihan. Ianya menyumbang kepada tempat kerja lebih selesa dan selamat termasuk penyimpanan yang dapat mengurangkan masa pencarian dan menjamin kualiti kerja dan perkhidmatan yang tinggi. Garis Panduan Sapu

SEISO SAPU o Membersih dan memeriksa tempat kerja dengan

rapi agar tiada habuk atau kotoran di lantai, mesin dan peralatan.

o Mengamalkan SEISO 5 hingga 10 minit setiap hari dengan menggabungkan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan,

o Melantik penjaga bagi setiap peralatan/ruang (ownership).

Tindakan 1: Tugasan Kerja-kerja Pembersihan Kerja-kerja pembersihan dibahagikan mengikut: Zon 5S Mewartakan semua kawasan kebersihan dan ahli-ahli zon yang ditugaskan bagi kawasan tersebut. Jadual 5S Ketua zon menerangkan kawasan dan nama-nama ahli zon yang telah ditugaskan termasuk jadual tugasan harian mereka.

Tindakan 2: Menentukan ownership bagi setiap ahli Menentukan hak milik bagi setiap ahli untuk kawasan yang telah dikenalpasti. Tindakan 3: Mengenal pasti kaedah yang akan digunakan o Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan. o Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang

bersesuaian. o Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan. Tindakan 4: Menyediakan alatan dan bahan pembersihan Menyediakan alatan mencuci dan bahan pembersihan yang diperlukan. Tindakan 5: Melaksanakan pembersihan o Memastikan tempat kerja dan peralatan bersih dan berfungsi. o Melakukan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap

semua peralatan. o Merekodkan dan melaporkan kerosakan peralatan untuk

tindakan penyelenggaraan. Merekod dan mengemaskini maklumat ke dalam fail.

30

SERAGAM (SEIKETSU)

KATA KUNCI: CARA TERBAIK

UNTUK MELAKSANAKAN

SESUATU

Seragam memberi tumpuan terhadap amalan keseragaman kerja yang terbaik. Ianya turut merangkumi prosedur dan senarai semak harian yang perlu dipamerkan di setiap tempat kerja. Garis Panduan Seragam Tanggungjawab dalam kerja yang merangkumi: o Siapa yang bertanggungjawab (Ownership); o Langkah yang perlu diambil bagi memastikan keadaan yang diinginkan dapat

dikekalkan; o Bila sesuatu tindakan perlu diambil; o Kawasan mana perlu diberi penekanan; o Prosedur yang perlu dipatuhi; o Kerja-kerja yang sedang dijalankan / peraturan inventori; o Prosedur Pembersihan; o Jadual penyelenggaraan; dan o Aktiviti harian yang bersangkut paut dengan tugas 3S. SENTIASA AMAL (SHITSUKE)

KATA KUNCI:

NILAI YANG DIKONGSI BERSAMA

Memastikan kesemua 4S sentiasa diamalkan dan dikekalkan secara berterusan dengan mempraktikkan P-D-C-A secara aktif. Garis Panduan Sentiasa Amal o Membina kesedaran tentang pentingnya 5S melalui latihan semula. o Memberi ganjaran dan mengiktiraf usaha yang dilaksanakan oleh pekerja. o Gunakan teknik/pendekatan/strategi untuk mengekalkan aktiviti.

SEIKETSU SERAGAM o Mengekalkan keseragaman tempat kerja dengan

memastikan semua barangan sentiasa bersih dan teratur. o Mewujudkan peraturan/etika untuk dipatuhi dan dilekatkan

pada peralatan/ruang yang digunakan bersama. o Mewujudkan keseragaman dengan menentukan:

o Siapa yang bertanggungjawab? o Apa tindakan yang perlu diambil bagi memastikan

keadaan yang ingin dipelihara? o Bila tindakan perlu diambil? o Di mana perlu dilaksanakan? o Apa prosedur yang perlu diikuti?

SHITSUKE - SENTIASA AMAL o Mengamalkan 5S secara berterusan agar menjadi

kelaziman dan budaya di Sektor Pengurusan bagi memastikan keadaan yang diingini berkekalan.

o Sentiasa mematuhi,mengikuti dan mengamalkan peraturan/etika/prosedur yang disediakan.

o Sentiasa bekerjasama.

31

Imej korporat diamalkan dalam pelaksanaan Amalan 5S Sektor Pengurusan iaitu:

o persekitaran ruang pejabat pada tahap yang sentiasa bersih, kemas dan selamat;

o keseragaman pelabelan:

o tidak keterlaluan, memudahkan capaian serta bermaklumat; o tulisan (font) Arial Rounded MT Bold; o saiz minimum tulisan (font) Arial 14 (kesesuaian saiz mengikut kategori

pelabelan); o saiz keluasan label : panjang x lebar minimum 1cm x 1cm; o warna pelabelan (hitam putih) dan laminate bagi yang bersesuaian); dan o material yang bersesuaian.

o terkeluar dari persepsi persekitaran tadika;

o keseragaman warna penandaan; dan

o keseragaman material.

SENARAI KESERAGAMAN PELAKSANAAN 5S SEKTOR PENGURUSAN Ahli-ahli kumpulan boleh membuat penambahbaikan kepada kriteria-kriteria jika perlu dalam mempertingkatkan taraf keseragaman dari semasa ke semasa. Bilangan item yang tersenarai tidak boleh dikurangkan.

KESERAGAMAN PELAKSANAAN 5S

BIL. KRITERIA

1 Carta Organisasi 5S

2 Carta Perbatuan

3 Polisi & Objektif 5S (Induk)

5 Pelantikan webmaster & webadmin.

6 Pelan tindakan aktiviti disokong dengan gambar, jadual dan Petunjuk Prestasi (KPI) yang diukur.

7 Pelan lantai zon 5S

8 Maklumat Tarikh Kemaskini

ZON 5S (BLOG)

32

NOTA: * Dimasukkan dalam blog 5S.

BIL. KRITERIA

1 Polisi 5S*

2 Objektif 5S*

3 Carta Organisasi Zon*

4 Pelan lantai zon*

5 Minit mesyuarat Zon dan tindakan susulan

6 Pelan tindakan aktiviti (Induk)

7 Gambar aktiviti SEBELUM dan SELEPAS

8 Keputusan Audit & Jadual Audit

9 Maklumat terkini Fasilitator/ Ketua Zon

10 Kandungan Fail

11 Separator bagi setiap perkara (bagi folder 5S)

FAIL AJK/ZON

BIL. KRITERIA

1 Keperluan utama:

Buku kedatangan pelawat

Telefon

komputer, printer & capaian Internet

Direktori telefon pegawai

Borang aduan/ kepuasan pelanggan

2 Carta alir proses kerja perkhidmatan

3 Kemudahan kepada pelanggan - sofa, air mineral, TV

4 Tanda arah, petunjuk (di tempat strategik)

5 Maklumat korporat MQA: Carta Organisasi & Piagam Pelanggan

6 Borang Kew PA-7

KAUNTER

BIL. KRITERIA

1 Pelan lantai pejabat

2 Tanda nama kakitangan

3 Papan pergerakan staf

4 Alat pemadam api

5 Kaunter - nama petugas - maklumat perkhidmatan

6 Borang Kew. PA-7

RUANG PEJABAT

33

BIL. KRITERIA

1 Digantung

2 Cara penggunaan

3 Tarikh luput

4 Maklumat Due Date For Next Service

5 Tiada halangan/barang yang melindungi alat.

ALAT PEMADAM API

BIL. KRITERIA

1 Set Komputer - CPU (bawah atau atas meja). - Monitor (atas meja) - Kabel diikat dengan kemas - suis komputer ditutup sebelum

pulang.

2 Tray surat (In/Out /KIV) - In/Out/KIV (bagi Pengarah/PAP yang

terlibat dengan surat keluar) - In/KIV (bagi pegawai selain di atas) * Pastikan tiada barang lain yang

tidak berkaitan di atas tray.

3 Telefon

4 Kalendar meja (1 sahaja)

5 Hiasan peribadi perlu kemas dan bersih (jika ada).

6 Bekas alat tulis/cop (jika ada).

7 Rubber stamp dilabel (jika ada).

8 Fail-fail aktif di atas meja untuk satu tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail). Disusun kemas & teratur.

MEJA KERJA (ATAS MEJA)

BIL. KRITERIA

1 Tanda Nama Penuh & Jawatan - di tempat yang mudah dilihat

(partition) - di depan pintu (bilik pegawai)

2 Borang KEW. PA-7

3 Kabinet: - Fail Meja - Ring file tersusun dan dilabel. - Pigeon hole di tempat pegawai

tidak perlu dilabel jika folder fail/magazine rack telah dilabel

4 Hiasan perlu kemas dan bersiih (jika ada)

5 Bilik pegawai - tiada dokumen/fail diletakkan di

atas settee atau coffee table.

PARTITION/ BILIK PEGAWAI

34

BIL. KRITERIA

1 Alat tulis (Laci 1)

2 Alat Tulis atau Pelbagai (urusan rasmi) (Laci 2)

3 Peribadi (Laci 3)

4 Dilabel di penjuru atas sebelah kiri

Meja Sisi (bagi bilik pegawai)

BIL. KRITERIA

1 Printer/Scanner

2 Barang di atas meja disusun kemas dan teratur.

3 Perhiasan dalam bilik disusun kemas dan teratur.

MEJA KERJA (LACI MEJA)

Bawah Meja

BIL. KRITERIA

1 1 kotak sahaja untuk disimpan

2 1 pasang kasut & selipar beserta parking

3 CPU

4 Wayar/kabel (ICT dan elektrik) dikemas dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti cabel casing & tersorok.

Bakul/Tong Sampah

BIL. KRITERIA

1 Parking bakul/tong sampah.

2 Label atas lantai/parkir yang ditentukan.

3 Kedudukan label di bawah bakul sampah tidak kelihatan. (Kedudukan bakul/tong sampah di tempat yang tidak mengganggu laluan).

Kerusi

BIL. KRITERIA

1 1 blazer sahaja disangkut

2 Kerusi pelawat - terhad kepada 1 (partition) - terhad kepada 2 (bilik)

MEJA KERJA (BAWAH MEJA/TONG SAMPAH/ KERUSI)

35

BIL. KRITERIA

1 Label bilangan kabinet.

2 Sediakan indeks kandungan dokumen dan tampal di bahagian laci / tepi.

3 Sediakan bilangan nombor di poket fail mengikut indeks luar.

4 Kemaskini kandungan fail.

5 Daftar pergerakan fail: - Sistem Pengurusan Fail (Bahagian Pentadbiran) - Buku Daftar Fail

KABINET FAIL/MOBILE CABINET

BIL. KRITERIA

1 Label rak

2 Pelan lantai

3 Tentukan item - kerap guna di aras yang mudah diambil.

- jarang guna di bahagian belakang/bawah ikut aras.

4 Tentukan tahap minimum dan maksimum kuantiti yang disimpan.

5 Stok kad mengikut rak dan aras.

6 Kad Bin/Stock Card diletakkan di tempat yang disediakan dan dikemaskini.

7 Master indeks di tepi pintu masuk/rak.

8 Rekod tarikh luput ubat-ubatan/stok makanan (bagi stor yang berkaitan).

9 Pegawai bertanggungjawab

10 Borang KEW PA-7

*tertakluk kepada Tatacara Pengurusan Stor.

STOR UTAMA/STOR LOGISTIK/

STOR BTM

36

Label suis

Label Kepala Plug

UPS

PRINTER

TEL.

PORT

MONITOR

EXT. WIRE

BIL. KRITERIA

1 Etika penggunaan bilik: - Saiz separuh A4, laminate, dilekat

di dinding berdekatan pintu masuk. - Dilekat di meja mengikut saiz yang

ditetapkan urus setia.

2 Pelan lantai

3 Borang Kew PA-7

4 Label semua suis & pamerkan petunjuk.

5 Pegawai bertanggungjawab (Nama pegawai & no. telefon)

6 Maklumat mesyuarat dipamer di pintu masuk (slot in board) bagi Bilik Mesyuarat: - Sedang/Tidak Digunakan

7 Whiteboard dibersihkan selepas digunakan.

8 Disediakan pemadam & markerpen whiteboard.

9 Jam dinding

10 LCD, projector, mikrofon & power supply (jika berkenaan) berfungsi dan ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

11 Gambar Y.D.P Agong & isteri, Perdana Menteri dan Y.B. Menteri digantung di dinding.

12 Tiada tinggalan makanan dan minuman selepas mesyuarat.

BILIK MESYUARAT/PERBINCANGAN

BIL. KRITERIA

1 Label ikut nombor.

2 Petunjuk mudah difahami & praktikal.

3 Perlu dilabel jika jumlah suis 3 dan lebih.

SUIS

1

37

BIL. KRITERIA

1 Etika penggunaan / peringatan

2 Jadual pembersihan (*oleh PKNS)

3 Cara penggunaan peralatan - Contoh: Sila pam selepas digunakan

4 Pegawai Bertanggungjawab

TANDAS

BIL. KRITERIA

1 Etika penggunaan

2 Cara penggunaan peralatan elektrik


4 Label item

5 Tong sampah

6 Aktiviti memasak hanya dibenarkan di pantri.

7 Borang KEW PA-7

8 Pelan lantai

PANTRI

BIL. KRITERIA

1 Label setiap cop dengan nombor - hanya bagi cop yang aktif

2 Senarai indeks cop

COP

38

Panduan Label

BIL. KRITERIA

1 Nama staf

2 Maklumat pergerakan staf: - Cuti - Kursus/Bengkel - Mesyuarat - Urusan Luar Pejabat

PAPAN PERGERAKAN STAF

BIL. KRITERIA

1 Tanda maksimum/minimum

2 Label rak

3 Kedudukan label mengikut kesesuaian, mudah nampak & praktikal.

PIGEON HOLE

(troli diparkir atas label dan tidak

kelihatan)

BIL. KRITERIA

1 Parking gunakan tape warna putih & tidak kelihatan apabila diletakkan barang (untuk barangan movable seperti tangga, troli, alat pembersihan dll).

2 Tempat untuk menyimpan alat pembersihan (penyapu, berus dll jika ada).

PARKIR BARANGAN

CUTI

SILA TAMBAH KERTAS PARAS MINIMUM

TROLI

39

(Rujuk di sebelah untuk contoh format pelabelan fail)

BIL. KRITERIA

1 Fail disusun dari KIRI ke KANAN mengikut nombor.

2 Warna putih untuk label folder di rak

3 Indeks barangan di tepi rak (jika berkaitan)

4 Ring file dilabel: a. Tetulang ring file

Nama unit dan bahagian

Tajuk fail

Bilangan fail b. Muka depan ring file

Nama bahagian

Logo

Tajuk fail & subtajuk fail c. font Arial Rounded MT Bold d. warna muka depan dan tetulang

ring file gunakan kertas warna putih.

FAIL DI RAK

40

CONTOH RUPA BENTUK KULIT HADAPAN RING FILE

UNIT PERANCANGAN STRATEGIK & INOVASI BAHAGIAN PENTADBIRAN

PENILAIAN STAR RATING

C PENGURUSAN PELANGGAN

TAJUK KECIL

Font : Arial Rounded MT Bold Saiz : 28

TAJUK FAIL Font : Arial Rounded MT Bold Saiz : 36

UNIT/BAHAGIAN

Font : Arial Rounded MT Bold Saiz : 16

(Mengikut kesesuaian saiz folder)

41

Tagging folder file (Saiz: 24 cm X 4.5 cm gunakan kertas warna putih)

BAHAGIAN PENTADBIRAN

KKOO

LLEE

KKSS

II PPEE

KKEE

LLII LL

II NNGG

PP

EERR

BBEE

NNDD

AAHH

AARR

AAAA

NN //

PPEE

RRKK

HHII DD

MMAA

TTAA

NN

1

42

Tagging folder/label rak (Saiz: 11.5 cm X 6.5 cm gunakan kertas warna putih)

Tagging folder/Label rak

(Saiz: 6.5 cm X 1.5 cm gunakan kertas warna putih)

43

BIL. KRITERIA


2 Etika penggunaan & gambar penggunaan (kertas saiz A4)

3 Parking

4 Nombor peralatan (jika bilangan lebih daripada satu)

PERALATAN PEJABAT

BIL. KRITERIA

1 Adakan tempat untuk menyimpan alat-alat seperti penyapu, penyodok sampah, mop dan berus.

2 Alat pembersihan digantung.

PERALATAN KEBERSIHAN

BIL. KRITERIA

1 Maklumat korporat (carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dsb)

2 Pokok bunga hidup perlu penyelenggaraan.

3 Hiasan plastik tidak berdebu.

HIASAN DALAMAN

44

BIL. KRITERIA

1 Kepala plug dan barangan elektrik dilabel.

2 Wayar/kabel (ICT dan elektrik) dikemas dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti cabel casing & tersorok.

3 Tanda peringatan SILA PADAMKAN LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN.

PENDAWAIAN ELEKTRIK

BIL. KRITERIA

1 Sistem susunan mudah diambil/dicapai/dicapai (rak/label/abjad/bahan)

2 Tanda arah/keterangan petunjuk mencukupi dan efektif

3 Borang KEW PA-7

4 Etika penggunaan bilik dan waktu operasi

PUSAT SUMBER

BIL. KRITERIA

1 Telekung dan sejadah disusun dalam almari atau dilipat atau digantung dengan kemas.

2 Pintu masuk dilabel dengan perkataan Surau.

3 Buku-buku agama disusun kemas dalam almari/kabinet/rak.

4 Penanda arah kiblat

5 Selipar/kasut tersusun rapi.

6 Jadual waktu solat

7 Cermin muka

8 Jam dinding


10 Borang KEW PA-7

SURAU

45

BIL. KRITERIA

1 Pelan lantai

2 Etika penggunaan

3 Buku rekod penggunaan mesin/peralatan ICT

4 Panduan penggunaan peralatan

5 Rak kertas/sampul dilabel

6 Parkir untuk peralatan

7 Alatan pembersihan (berus/ penyapu) digantung atau diparkir di tempatnya.

8 Bakul/Tong sampah

9 Kotak kitar semula untuk kertas-kertas yang hendak dilupuskan.


11 Borang KEW PA-7

BILIK FOTOSTAT

BIL. KRITERIA

1 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat mengikut tatacara peraturan keselamatan.


3 Borang KEW PA-7

RUANG KERJA TERPERINGKAT

(BILIK PTK)

BIL. KRITERIA

1 Pelan lantai

2 Indeks fail di rak

3 Buku rekod daftar penggunaan/ sistem fail

4 Sistem fail mengikut Tatacara Pengurusan Fail


6 Borang KEW PA-7

7 Etika penggunaan bilik

BILIK FAIL

46

BIL. KRITERIA

1 Bahan-bahan paparan perlu dikemaskini.

2 Berimej korporat.


PAPAN KENYATAAN

BIL. KRITERIA

1 Pelan lantai

2 Kemudahan di dalam dewan berfungsi dengan baik - kerusi, meja, lampu, siaraya

3 Rostrum

4 Kerusi dan meja VIP

5 Microphone stand

6 Whiteboard

7 Jam dinding

8 Tong sampah

8 Peralatan muzik (jika berkaitan)

9 Projector dan motorised screen

10 Sign Tolak/Tarik di pintu masuk dewan

9 Hiasan yang tidak keterlaluan - bunga hiasan, pasu bunga

10 Gambar YDPA Agong & isteri, Perdana Menteri Malaysia dan Menteri Pengajian Tinggi.

11 Laluan kecemasan tidak dihalang dengan barang tidak perlu.


13 Borang KEW PA-7

14 Etika penggunaan dewan

DEWAN SERBAGUNA

BIL. KRITERIA

1 Laluan sentiasa bersih dan tiada sampah.

2 Hiasan (pokok bunga) tidak menghalang laluan, kemas & teratur.

3 Perabot di kedudukan yang tidak mengganggu laluan.

LALUAN AWAM

47

BIL. KRITERIA

1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang/peralatan tidak perlu.

2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan sentiasa ditutup dan tidak dihalang.

3 Aktiviti memasak hanya di pantri.

4 Tanda-tanda amaran keselamatan dipamer di kawasan berisiko: Dilarang Merokok, tanda KELUAR, AMARAN, AWAS

5 Tangga laluan kecemasan tidak dihalang.

6 Adakan had ketinggian bagi barang yang disusun mengikut stacking dan mempunyai ciri-ciri keselamatan.

7 Tiada pendawaian tambahan tanpa kebenaran.

8 Arahan Keselamatan dipatuhi.

KESELAMATAN PERSEKITARAN

BIL. KRITERIA

1 Bersih, kemas dan teratur

2 Bahan bacaan disusun atas meja/rak.


RUANG REHAT/ TEMPAT MENUNGGU

BIL. KRITERIA

1 Mengikut garis panduan workstation pegawai.

2 Perabot disusun kemas dan teratur.

3 Dilarang merokok di dalam bilik.


5 Borang KEW PA-7

BILIK PEMANDU

48

BIL. KRITERIA

1 Berfungsi dan disusun kemas.

2 Peralatan rosak perlu dilabel dan tarikh penyelenggaraan/baik pulih.

3 Lampu dan plug elektrik berfungsi dan dilabel (mengikut kesesuaian).

4 Susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja, contoh kabinet fail berhampiran workstation.

5 Mesin di tempat yang sesuai, selamat, tidak menghalang pergerakan.

6 Jadual penyelenggaraan mesin.


8 Menyediakan SOP/ Panduan Penggunaan Peralatan

PERALATAN PEJABAT

49

BIL. KRITERIA

1 Pelan lantai

2 Etika penggunaan bilik, peralatan & masa operasi

3 Buku Daftar Penggunaan

4 Parkir untuk peralatan

5 Alatan pembersihan (berus/ penyapu) digantung atau diparkir di tempatnya.


7 Borang KEW PA-7

BILIK GYMNASIUM

BIL. KRITERIA

1 Pelan lantai

2 Etika penggunaan bilik

3 Label rak

4 Buku Rekod Pembaikan BTM


6 Borang KEW PA-7

BILIK TEKNIKAL BTM

FORMAT LABEL 5S

TAGGING PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

LABEL DI KAWASAN UMUM YANG BERSESUAIAN (TANDAS/PANTRI/DLL) (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

LABEL INDEKS COP (Cetak atas kertas warna putih, laminate)

- saiz lebar 7 cm, panjang bergantung kepada jumlah cop

50

ETIKA PENGGUNAAN FIRE EXTINGUISHER (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

51

ETIKA PENGGUNAAN BILIK-BILIK UMUM (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

52

ETIKA PENGGUNAAN MESIN GUNASAMA

(perlu dicetak berwarna atas kertas pu

1. Hanya pegawai bertugas dibenarkan memasuki bilik stor. 2. Barangan disusun mengikut kategori barang dan di

lokasi yang ditetapkan. 3. Pastikan fail-fail tersusun rapi di dalam kabinet dan

disimpan semula di tempat asal selepas digunakan. 4. Memastikan suis sentiasa ditutup dan pintu dikunci

sebelum meninggalkan stor. 5. Kebersihan dan keselamatan bilik stor hendaklah

sentiasa dijaga.

ETIKA PENGGUNAAN

BILIK STOR LOGISTIK

63

1. Peralatan gym mudah alih (dumbell, exercise ball dll) hendaklah diletakkan di tempat asal setelah selesai digunakan.

2. Memastikan suis sentiasa ditutup dan pintu dikunci

sebelum meninggalkan bilik. 3. Kebersihan dan keselamatan bilik gymnasium

hendaklah sentiasa dijaga. 4. Sebarang kerosakan peralatan perlu dilaporkan

kepada pegawai bertanggungjawab.

ETIKA PENGGUNAAN

BILIK GYMNASIUM

64

65

1. Hanya pegawai bertugas dibenarkan memasuki bilik teknikal.

2. Barangan disusun mengikut kategori barang dan di

lokasi yang ditetapkan. 3. Memastikan suis sentiasa ditutup dan pintu dikunci

sebelum meninggalkan bilik. 4. Kebersihan dan keselamatan bilik hendaklah sentiasa

dijaga.

ETIKA PENGGUNAAN

BILIK TEKNIKAL

ETIKA PENGGUNAAN PERALATAN GUNASAMA (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

66

ETIKA PENGGUNAAN PERALATAN ICT (BILIK UTILITI) (perlu dicetak berwarna atas kertas putih, laminate)

72

Nota : Panduan penggunaan peralatan lain (seperti peralatan gymnasium, typewriter

dll yang tiada dalam buku panduan hendaklah dirujuk Buku Manual Penggunaan

Peralatan tersebut.

77

PENGUKURAN, ANALISIS &

PENILAIAN

OBJEKTIF Memastikan Sektor Pengurusan dapat membuat penambahbaikan di mana yang perlu di samping menunjukkan kedudukan Sektor Pengurusan dalam pelaksanaan 5S. TATACARA AUDIT DALAMAN Langkah 1 : Membentuk Kumpulan Audit Dalaman o Membentuk Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S. o Melantik juruaudit di peringkat pelaksanaan audit dalaman Sektor

Pengurusan. Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman: o Menyediakan kriteria audit dalaman 5S; o Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S; o Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman 5S; dan o Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut

keperluan.

BAHAGIAN

5

PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN 5S

78

Langkah 2 : Latihan Audit Amalan 5S Tujuan latihan audit dalaman 5S adalah untuk menyebarkan metodologi Amalan 5S dan melatih kumpulan juruaudit dalaman melaksanakan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan dalam urusan pengauditan Amalan 5S. Langkah 3 : Membentuk Kriteria Audit Kriteria audit dalaman perlu disediakan mengikut kesesuaian Bahagian yang akan dinilai serta tidak bercanggah dengan Amalan 5S yang sedang dilaksanakan di Sektor Pengurusan. Setelah menentukan pelbagai kriteria audit, ianya perlu didokumenkan dalam bentuk borang audit untuk digunakan semasa proses audit berjalan oleh semua panel penilai. Contoh borang audit dalaman Amalan 5S seperti di Lampiran. Langkah 4 : Mengaudit Prestasi Amalan 5S Kumpulan Juruaudit Dalaman perlu merancang aktiviti audit bagi Sektor Pengurusan secara berjadual mengikut kesesuaian masa. Bahagian yang telah bersedia boleh diaudit dengan menggunakan borang audit. Langkah 5 : Menilai Keputusan Audit Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh dipamerkan di setiap sudut Amalan 5S yang disediakan. Keputusan ini secara tidak langsung dapat mewujudkan persaingan yang sihat antara sesama bahagian dan menimbulkan rasa bangga pada ahli zon 5S yang terbabit. Penilaian dan persaingan ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran. Sistem ganjaran boleh ditawarkan secara bulanan pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori.

79

LAMPIRAN KRITERIA AUDIT INDIVIDU

NAMA:

Bil. Perkara No. Perkara Dinilai Markah

Catatan 1 2 3 4 5

1. Meja Kerja

1 Barangan / peralatan disusun secara sistematik dan kemas.

2 Tiada fail / dokumen di bawah meja.

2. Laci Meja

3 Barangan / peralatan disusun secara sistematik dan kemas.

4 Laci dilabelkan.

3. Fail

5 Dilabelkan.

6 Disusun secara sistematik dan kemas.

4. Almari/Rak Fail/Kabinet Fail

7 Dilabelkan.

8 Dokumen / barangan / peralatan disusun secara sistematik dan kemas.

5. Suis 9 Dilabelkan.

0 0 0 0 0

MARKAH

0

80

Laporan Ringkasan Audit KEPUTUSAN AUDIT PELAKSANAAN AMALAN 5S

Zon : Tarikh Audit :

Bil Kawasan / ruang /

peralatan yang diaudit

Perlu Pembaikan Contoh

Cemerlang Status Semasa

Audit Cadangan Penambahbaikan

Tempoh/ tarikh

Tindakan Pembaikan

Seiri /Sisih

Seiton/Susun

Seiso/Sapu

81

3

BORANG PENILAIAN AUDIT **/2013

ZON ****

DIAUDIT OLEH:

82

KRITERIA AUDIT

BAHAGIAN SATU : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 5S (95 MARKAH)

Kategori No. Perkara Diaudit Markah

Catatan 1 2 3 4 5

Polisi dan Objektif 5S

1

Disediakan dalam keadaan menarik, memuaskan, bersih, tidak berdebu, diletakkan di tempat yang sesuai, mudah dilihat dan difahami oleh warga kerja.

2 Polisi ditandatangani oleh Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan) dan bertarikh.

3

Maksud polisi dan objektif memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan sistem 5S dan dijelaskan kepada warga kerja.

Carta Organisasi Zon 5S

4 Dapat dilihat pada sudut 5S dan mudah difahami oleh warga kerja.

5 Disediakan dengan kemas dan sesuai dengan keperluan program 5S.

Sudut 5S

6 Terletak di tempat yang strategik dan penggunaannya memuaskan.

7 Pengisian bahan yang dilekatkan adalah terkini dan menarik.

8 Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni.

Nama Zon

9 Terdapat nama bagi setiap zon 5S dan nama ahli dengan jelas.

10 Kawasan/ruang kerja/zon kawalan yang ditugaskan kepada setiap ahli zon 5S dinyatakan.

11 Penggunaan Sudut 5S untuk zon masing-masing adalah memuaskan.

Jumlah markah (1) 0 0 0 0 0 0

83


Catatan 1 2 3 4 5

Jadual Perancangan Aktiviti 5S

12 Telah disediakan, dilekatkan pada sudut 5S dan mudah difahami.

13 Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah menyeluruh dan memuaskan.

14 Aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan mengikut jadual dan rekod disimpan.

Rekod Aktiviti Zon 5S

15 Rekod hasil perbincangan Zon 5S yang disediakan tiap 2 minggu sekali disimpan oleh pengurusan.

16 Jadual giliran dan tarikh perjumpaan/Mesyuarat Zon 5S.

17 Rekod aktiviti penambahbaikan ditunjukkan dengan jelas.

Disiplin/Sikap Pekerja

18

Adakah terdapat tanda bahawa pekerja mempunyai sikap positif dan disiplin yang tinggi di tempat kerja mereka melalui Amalan 5S?

19

Penampilan tata cara pakaian pekerja dari aspek kebersihan, kekemasan, keselamatan dan memenuhi etika berpakaian Perkhidmatan Awam.


Jumlah markah Bahagian Satu 0

84

BAHAGIAN DUA : RUANG PEJABAT (135 MARKAH)


Catatan 1 2 3 4 5

Lantai

1 Bersih, tidak berbau dan tidak basah.

2 Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan, perabot dan perhiasan.

3

Tidak berlubang / pecah / karpet terkoyak atau sebarang kecatatan yang berpotensi mengancam keselamatan.

4 Tiada barang yang tidak diperlukan.

Susun Atur Peralatan Pejabat

5 Kemas, berkeadaan baik dan tersusun dengan rapi.

6 Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang selesa.

7 Teknik susunan boleh memendekkan masa melaksanakan sesuatu kerja.

Peralatan

8 Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan.

9 Tidak berdebu, bersih dan kemas.

10 Alatulis kelihatan tidak berselerak di atas meja/rak/laci.

11 Peralatan rosak dilabelkan.

12 Langkah-langkah penggunaan peralatan dipaparkan.

Susunan Fail

13 Disusun, dilabelkan, disimpan dengan teratur, mudah diperolehi dan bersistem.

14 Terdapat unsur-unsur kreativiti yang menarik dan memudahkan.

Perhiasan

15 Terdapat hiasan seperti gambar, poster dan lukisan yang bersesuaian.

16 Menarik, kemas, bersih dan tersusun.

17 Persekitaran dalaman yang selesa, tidak berdebu, kotor, berbau dan berkeadaan baik.

Pendawaian 18

Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan baik, sempurna, teratur dan tidak berserabut.

Lampu 19

Terdapat label/petunjuk pada suis lampu.

20 Bersih dan tiada lampu rosak.


85


Catatan 1 2 3 4 5

Ruang Kerja Pegawai

21 Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik/ meja/partition.

22 Terdapat 'label' menunjukan nama seksyen/ unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran.

23 Fail/laci/alatulis/kabinet tersusun dan dilabelkan.

24 Kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa.

25 Peralatan komputer dan perabot berada dalam keadaan baik dan memuaskan.

Persekitaran Pejabat

26 Terdapat tanda peringatan/ keselamatan di pintu/ soket/pemadam api.

27 Persekitaran dalaman yang selesa/kemas.


Jumlah markah Bahagian Dua 0

86

BAHAGIAN TIGA : TEMPAT UMUM (140 MARKAH)


Catatan 1 2 3 4 5

Bilik Fotostat

1 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik.

2 Bilik bersih, tidak berdebu, tersusun kemas dan selesa.

3 Mesin/peralatan berada dalam keadaan teratur, baik dan memuaskan.

4 Peralatan dilabel serta terdapat panduan/etika penggunaan mesin/peralatan.

5

Mesin/peralatan, kertas dan barangan adalah teratur, mudah diperolehi/disimpan dan bersistem (tanda/label/abjad).

6 Soket/suis dilabel dengan betul.

Stor (Tingkat 14A)

7 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dipaparkan.

8 Bilik stor bersih, tidak berdebu, tersusun kemas dan selesa.

9 Peralatan, kabinet dan rak adalah teratur, baik dan memuaskan.

10

Terdapat label pada setiap bahan/komponen, garisan pemisah antara bahan dan sistem susunan barang/stok/inventori/aset adalah secara teratur.

11

Mempunyai daftar/rekod pengeluaran bahan/ peralatan yang sesuai dan terdapat etika penggunaan dan peraturan yang diperlu dipatuhi warga kerja.

12 Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan disimpan.

Stor (Tingkat M2B)

13 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dipaparkan.

14 Bilik stor bersih, tidak berdebu, tersusun kemas dan selesa.

15 Peralatan, kabinet dan rak adalah teratur, baik dan memuaskan.


87


Catatan 1 2 2 4 5

16

Terdapat label pada setiap bahan/komponen, garisan pemisah antara bahan dan sistem susunan barang/stok/inventori/aset adalah secara teratur.

17

Mempunyai daftar/ rekod pengeluaran bahan/ peralatan yang sesuai dan terdapat etika penggunaan dan peraturan yang diperlu dipatuhi warga kerja.

18 Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan disimpan.

Ruang Tetamu

19 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik.

20 Suasana memuaskan, kemas, selsesa, lantai bersih dan perhiasan menarik.

21 Perabot yang tersusun, kemas dan berkeadaan baik.

22

Papan tanda/tunjuk arah/ panduan yang teratur, seragam, diletakkan ditempat strategik dan mudah difahami.

23 Terdapat pelbagai maklumat terkini disediakan untuk makluman kakitangan / tetamu.

Pantry

24 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan ruang.

25 Peralatan adalah sesuai dan berada dalam keadaan baik serta tersusun rapi.

26 Terdapat jadual tugas, etika dan penggunaan pantry.

27 Pantry dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tidak berbau dan sentiasa terkawal.

28 Soket/suis dilabel dengan betul.


Jumlah markah Bahagian Tiga 0

88

LABEL KEPUTUSAN PEMENANG AUDIT

89

PENAMBAHBAIKAN

6.1 PENINGKATAN BERTERUSAN

Bagi meningkatkan tahap keberkesanan Amalan Persekitaran Berkualiti di Sektor Pengurusan, perkara-perkara berikut dilaksanakan iaitu: a. Penggunaan polisi dan objektif Amalan 5S; b. Keputusan audit; c. Analisis data; d. Tindakan pencegahan; e. Tindakan pembetulan; dan f. Semakan pengurusan.

6.2 TINDAKAN PEMBETULAN

Tindakan pembetulan diambil bagi memastikan punca ketidakpatuhan tidak berulang. Tindakan pembetulan diwujudkan untuk menentukan keperluan-keperluan berikut: a. Menyemak ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan); b. Mengenal pasti punca-punca kepada ketidakpatuhan; c. Menilai tindakan bagi memastikan ketidakpatuhan tidak berulang; d. Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan; e. Rekod-rekod pelaksanaan hendaklah diselenggara; dan f. Menyemak tindakan pembetulan yang diambil. Sumber tindakan pembetulan berdasarkan minit mesyuarat Jawatankuasa Pemandu 5S ataupun penemuan audit dalaman atau audit badan pensijilan.

BAHAGIAN

6

90

6.3 TINDAKAN PENCEGAHAN

Punca ketidakpatuhan berkemungkinan mengganggu keseragaman sistem sedia ada. Tindakan pencegahan diwujudkan untuk menentukan keperluan-keperluan berikut: a. Menentukan ketidakpatuhan yang berkemungkinan serta punca-

puncanya; b. Menilai keperluan tindakan untuk mencegah berlakunya

ketidakpatuhan; c. Menentukan serta melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu; d. Rekod-rekod bagi keputusan-keputusan tindakan yang diambil; dan e. Menyemak tindakan pencegahan yang telah diambil.

Sumber tindakan pencegahan berdasarkan minit mesyuarat Jawatankuasa Pemandu 5S ataupun penemuan audit dalaman atau audit MPC.

91

132544830 buku panduan pelaksanaan 5spengurusan

Documents