URUSAN KHIDMAT NASIHATPERKHIDMATAN GUNASAMA

PENGENALAN

Manual ini disediakan bertujuan untuk memberi panduan kepada pegawai dan anggota mengenai tatacara urusan khidmat nasihat yang dilaksanakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam.

Bahagian Perkhidmatan adalah bertanggungjawab kepada semua perkhidmatan gunasama dan bukan gunasama menguruskan secara keseluruhan perkara berkaitan pelantikan, penempatan, pertukaran, kenaikan pangkat, tatatertib dan peperiksaan serta masalah-masalah perkhidmatan. Di samping itu fungsi Bahagian juga meliputi hal-hal perkhidmatan dan dasar termasuk mengurus sumber manusia, menggubal dasar dan pelaksanaannya serta khidmat nasihat. Ini bersesuaian dengan objektif Bahagian iaitu menentukan perkhidmatan awam mempunyai anggota yang cemerlang melalui penggubalan dan pelaksanaan dasar perkhidmatan dan kerjaya yang strategik.

Manual ini diharap dapat membantu anggota dan pegawai dalam menangani pelanggan yang berurusan dengan Bahagian ini dari masa ke semasa.

DEFINASI KHIDMAT NASIHAT

Khidmat Nasihat adalah perkhidmatan memberi nasihat, penerangan, panduan atau menyelesaikan masalah kepada pelanggan yang meliputi;

a) mengenai masalah peribadi di tempat kerja,

b) Pertukaran, penempatan dan pengisian jawatan ; dan

c) Lain-lain masalah yang berkaitan dengan urusan perkhidmatan.

URUSAN KHIDMAT NASIHAT

1

KAEDAH KHIDMAT NASIHAT

Khidmat Nasihat diberi melalui kaedah :

a) telefon;

b) Surat menyurat ; dan

c) Bersemuka atau temujanji.

Carta aliran mengenai urusan khidmat nasihat menerusi telefon, surat menyurat dan temujanji adalah di Lampiran A, B dan C.

PIHAK PEMBERI KHIDMAT NASIHAT

Semua pegawai yang menjadi ‘desk officer’ kepada sesuatu perkhidmatan atau Ketua Penolong Pengarah atau Ketua Unit adalah orang yang akan dirujuk.

DOKUMEN DIPERLUKAN

Pelanggan yang berurusan hendaklah mengemukakan dokumen- dokumen iringan yang berkaitan dengan kes/masalah.

- permohonan pertukaran

- surat nikah

- surat dari pegawai perubatan

- penyata perkhidmatan

- surat pelepasan jawatan

BANTUAN BAHAGIAN LAIN

Sebarang kes yang berkaitan dengan Bahagian lain akan dirujuk ke Bahagian berkenaan.

2

Kenalkan Diri

Maklumi Masalah/Perkara

Tidak

CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT NASIHAT

TELEFON

Terima Panggilan

Berkaitan

Rujuk ke pihak lain berkaitan

Bincang masalah.perkara

Beri pilihan/nasihat/penerangan

Rekod perkara yang perluTindakan/ keputusan

Menamatkan perbincangan

LAMPIRAN APERTANYAAN

Sebarang kemusykilan dan masalah sila hubungi alamat berikut:

Tuan Hj Abu Bakar b. OthmanKPP(K)OG1

Tel: 03-88854105e-mail: abubakar@jpa.gov.my

Tuan Hj Ramli b. AbdullahKPP(K)OG2

Tel: 03-88854104e-mail: ramli@jpa.gov.my

Tuan Hj Amran b. AliasKPP(K)OG3

Tel: 03-88854101e-mail: amran@jpa.gov.my

Puan Zaniah bt. AhmadKPP(K)OG4

Tel: 03-88854102e-mail: zaniah@jpa.gov.my

Bahagian Perkhidmatan

Aras 6, Blok C2, Parcel C,

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia,

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62510 PUTRAJAYA

TEL: 03-88854000

FAX:03-88892202

36

Rekodkan surat-surat

Bahagi ikut Perkhidmatan

Hantar ‘Desk Officer’

Masuk fail berkaitan

CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT NASIHAT

(Surat Menyurat)

Terima surat (dalam/luar)

Jawab

Ambil tindakan

Tidak Berkaitan

Hantar balikatau ke Bahagian/Jabatanyang berkaitan

SDP jika ada tindakan susulan

Hantar jawapan

Failkan

LAMPIRAN B

Kenalpasti masalah Pelanggan

Rujuk kepada pegawai

Dapatkan maklumat pelanggan* Surat* Fail

Adakan perbincangan dengan pelanggan

CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT NASIHAT

(Bersemuka)

Pelanggan Datang* Temujanji* Terus di kaunter

Ada Kes

Tidak Lengkap

Cadangan penyelesaian dan tindakan susulan

LAMPIRAN C

45