Bab 5: Pengurusan Masa Projek

1

Kepentingan Jadual ProjekPengurus sering mengatakan menyiapkan projek mengikut masa sebagai cabaran terbesar utk mereka Laporan CHAOS 1995 menunjukkan peratus lebih masa sebanyak 222%; ini dikurangkan kpd 63% dalam kajian 2001 Masa mempunyai kebolehlenturan terkecil, ia tetap berlalu Isu jadual adalah sebab utama konflik dalam projek, khasnya dalam bahagian terakhir projek2

Konflik Sepanjang Hayat Projek0.40 0.35

Conflict Intensity

0.30Schedules

0.25 0.20 0.15 0.10 0.05 0.00Project Formation Early Phases Middle Phases

Average Total Conflict

Priorities Manpower Technical opinions Procedures Cost Personality conflicts

End Phases

3

Proses Pengurusan Masa ProjekMelibatkan proses utk menentukan bahawa projek ditamatkan mengikut masa. Antara proses:Takrifan aktiviti Turutan aktiviti Anggaran tempoh aktiviti Pembangunan jadual Kawalan jadual4

Dari Mana Dtgnya Jadual? Menakrifkan AktivitiJadual projek dihasilkan dari dokumen asas yang memulakan projek

Piagam projek termasuk tarikh mula dan tamat projek dan maklumat belanjawan Pernyataan skop dan WBS membantu menjelaskan apa yg akan dilakukan

Definisi aktiviti melibatkan penghasilan WBS yg teliti dan menyokong penerangan tentang semua kerja yg akan dilakukan5

Turutan aktivitiMelibatkan ulasan aktiviti dan menentukan sandaran

Sandaran mandatori: sifat kerja, logik kasar

(hard logic)

Sandaran Discretionary: ditakrif oleh kump projek; logik lembut (soft logic) Sandaran luaran: melibatkan hubungan antara aktiviti projek dan aktiviti lain

Anda perlu menentukan sandaran sebelum menggunakan analisa laluan kritikal6

Rajah Rangkaian ProjekRajah rangkaian projek adalah teknik yg sering dipilih untuk menunjukkan turutan aktiviti Rajah rangkaian projek adalah paparan tentang hubungan logikal atau turutan aktiviti projek

7

Cth Rajah Rangkaian Activity-on-Arrow (AOA) utk Projek X

8

Kaedah Arrow Diagramming (ADM)Juga dipanggil rajah rangkaian projek activity-on-arrow (AOA) Aktiviti diwakilkan dengan anak panah Nod atau bulatan adalah titik mula dan akhir untuk aktiviti Hanya menunjukkan sandaran awal ke akhir

9

Proses Utk Mencipta Rajah AOA1. Cari semua aktiviti yang bermula dari nod 1.Kemudian lukiskan nod akhirnya dan tambahkan anak panah di antaranya. Letakkan nama atau tanda dan tempoh bagi setiap anak panah. 2. Teruskan melukis rajah rangkaian dari kiri ke kanan. Cari bursts and merges. Bursts terjadi apabila nod tunggal diikuti dengan 2 atau lebih aktiviti. Manakala merges terjadi apabila satu nod terjadi apabila 2 atau lebih nod sebelumnya. 3. Teruskan lukis projek rajah rangkaian sehingga semua aktiviti dirangkumi bergantung kepada sandarannya. 4. Kesimpulannya, semua anak panah mestilah menunjukkan ke arah kanan dan tiada anak panah bersilang antara satu sama lain.10

Kaedah Precedence Diagramming (PDM)Aktiviti diwakilkan dengan kotak Anak panah menunjukkan hubungan di antara aktiviti Lebih popular dari kaedah ADM dan digunakan oleh perisian pengurusan projek Lebih baik untuk menunjukkan berbagai jenis sandaran11

Jenis Sandaran Kerja

12

Rajah Rangkaian Precedence Diagramming Method (PDM) utk Projek X

13

Anggaran Tempoh AktivitiSelepas menakrifkan aktiviti dan turutan, langkah seterusnya dalam pengurusan masa ialah anggaran tempoh Tempoh termasuk masa sebenar yg dihabiskan ke atas aktiviti + sela masa (elapsed time) Mereka yang melakukan kerja perlu membantu menghasilkan anggaran dan pakar perlu buat ulasan14

Pembangunan jadualPembangunan jadual menggunakan hasil proses pengurusan masa yang lain untuk menentukan tarikh mula dan tamat projek dan aktivitinya Matlamat utama untuk mencipta jadual projek yg realistik yang menyediakan asas untuk pemantauan projek. Alat dan teknik penting ialah carta Gantt charts, analisa PERT, analisa laluan kritikal dan rantai penjadualan kritikal.15

Carta GanttCarta Gantt menyediakan format piawai untuk memaparkan jadual projek dengan menyenaraikan aktiviti projek dan tarikh mula dan tamat dalam format kalendar Simbol termasuk:

diamond hitam: milestones atau batu tanda yg mewakili peristiwa penting dalam projek dengan tempoh 0 Palang tebal hitam: ringkasan kerja Palang horizontal: kerja Anak panah : sandaran antara kerja16

Carta Gantt utk Projek X

17

Carta Gantt Utk Projek Pelancaran Perisian

18

Cth Carta Gantt

white diamond: slipped milestone two bars: planned and actual times

19

Kaedah Critical Path (CPM)CPM ialah teknik analisa rangkaian projek yang digunakan untuk meramal jumlah tempoh projek Laluan kritikal untuk projek adalah siri aktiviti yang menentukan masa terawal projek boleh disiapkan Laluan kritikal ialah laluan terpanjang melalui rajah rangkaian dan mempunyai slack atau float terkecil20

Mencari Laluan KritikalBangunkan rajah rangkaian projek yg baik Tambah tempoh utk setiap laluan melalui rajah rangkaian projek Laluan terpanjang adalah laluan kritikal21

Contoh Penentuan Laluan KritikalLihat rajah rangkaian projek. Andaikan masa dalam hariC=2start

4 5

E=1

1

A=2

2

B=5

3D=7 F=2

6

finish

a. Berapa laluan yg ada dalam rajah? b. Berapa panjang setiap laluan?

c. Mana satu laluan kritikal?d. Apakah masa terpendek untuk menyiapkan projek?22

Penentuan Laluan Kritikal untuk Projek X

23

Laluan KritikalJika lebih dr satu aktiviti dalam laluan kritikal mengambil lebih masa dr yg dirancang, seluruh jadual projek akan lewat kecuali langkah-langkah pembetulan diambil Salah anggapan:

Laluan kritikal bukan laluan dgn semua aktiviti kritikal; ia hanya mewakili masa Boleh ada lebih dr satu laluan kritikal jika panjang dua atau lebih laluan adalah sama Laluan kritikal boleh berubah serentak dengan kemajuan projek24

Menggunakan Analisa Laluan Kritikal Untuk Membuat Trade-off jadualPengetahuan tentang laluan kritikal membantu anda membuat trade-off jadual Free slack atau free float ialah jumlah masa sesuatu aktiviti boleh dilewatkan tanpa melewatkan masa mula bagi aktiviti seterusnya Total slack / float ialah jumlah masa sesuatu aktiviti boleh dilewatkan dari awal permulaan tanpa melewatkan tarikh tamat projek yg dirancang Total slack= LS-EF atau LS-ES25

Free dan Total Float/Slack utk Projek XES EF LS LFLF-EF atau LS-ES

26

Teknik utk Memendekkan Jadual ProjekMemendekkan tempoh untuk kerja kritikal dengan menambah lebih sumber atau mengubah skop Crashing kerja mendapatkan mampatan jadual terbesar untuk kos tambahan terkecil Fast tracking kerja melakukan kerja secara selari atau secara bertindan27

Kepentingan Mengemaskini Data Laluan KritikalPenting utk kita mengemaskini maklumat jadual projek Laluan kritikal boleh berubah apabila tarikh awal @ start dan akhir @ finish sebenar dimasukkan Jika anda tahu bhw tarikh selesai akan terlambat, berbincang dgn penaja projek

28

Critical Chain SchedulingTeknik berkenaan cabaran untuk mencapai atau mengawalkan finish date projek dan aplikasi Theory of Constraints (TOC) Oleh Eliyahu Goldratt dalam bukunya The Goal and

Critical Chain Critical chain scheduling ialah kaedah penjadualan yg

mengambilkira sumber terhad apabila menghasilkan jadual projek dan memasukkan buffer utk melindungi tarikh tamat projek Critical chain scheduling mengandaikan sumber tidak multitask (buat beberapa kerja pada masa yg sama) kerana ia kerap melambatkan penamatan tugasan @ task completions and menambah jumlah tempoh29

Cth Multitasking

30

Buffers dan Critical ChainBuffer ialah masa tambahan utk menyiapkan projek Murphys Law - if something can go wrong, it will, dan Parkinsons Law kerja berkembang untuk memenuhkan masa yg diberikan. Buffer selalu ditambah dlm anggaran tradisi dan buffer akan digunakan jadual critical chain mengalihkan buffers dr tugas individu dan menghasilkan Buffer projek, masa tambahan yg ditambah sebelum tarikh tamat projek Buffers feeding, masa tambahan yg ditambah sebelum kerja pada laluan kritikal31

Cth Critical Chain Scheduling

32

Program Evaluation and Review Technique (PERT)PERT teknik analisa rangkaian yg digunakan untuk menganggar tempoh projek apabila terdapat darjah ketidaktentuan yg tinggi tentang anggaran aktiviti individu PERT gunakan anggaran masa kebarangkalian dgn menggunakan anggaran optimistik, most likely, dan pesimistik utk tempoh aktiviti33

Formula dan Contoh PERTPERT weighted average formula:optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time 6

Example: PERT weighted average =8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays 6

= 12 days where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 = pessimistic time34

Mengawal Perubahan Pada Jadual ProjekMelakukan reality checks kepada jadual Benarkan contingencies (sesuatu yg tidak dijangka) Jgn merancang untuk semua org berkerja pada kapasiti 100% sepanjang masa Adakah mesyuarat kemajuan dgn pemegang saham dan bersikap jujur dan jelas dalam menyampaikan isu jadual.35

Isu Dgn IndividuKepimpinan yg kuat dpt membantu kejayaan projek lebih dr carta PERT yg baik Pengurus projek patut gunakanKuatkuasa @ empowerment Insentif @ incentives Displin @ discipline Rundingan @ negotiation36

Menggunakan Perisian utk Membantu dlm Pengurusan MasaPerisian untuk membantu komunikasi menolong org bertukar maklumat berkaitan jadual Model sokongan keputusan membantu menganalisa trade-offs yg boleh dibuat Perisian pengurusan projek membantu dalam berbagai bidang pengurusan masa

37

Project 98 Features Related to Project Time Management Reports Overview reports: critical tasks and milestones Current activities reports: unstarted tasks, tasks starting soon, tasks in progress, completed tasks, should have started tasks, and slipping tasks Assignment reports: who does what when Views and Table Views Gantt chart, PERT chart, Tracking Gantt, schedule, tracking, variance, constraint dates, and delay Filters All tasks, completed tasks, critical tasks, incomplete tasks, and milestone tasks

38

Amaran Ttg Penggunaan Perisian PPRamai org menyalahgunakan perisian PP kerana mereka tidak faham konsep penting dan tidak dilattih dgn baik Anda mesti memsukkan sandaran utk membolehkan tarikh diubah secara automatik dan untuk menentukan laluan kritikal Anda mesti memasukkan maklumat jadual sebenar untuk membandingkan kemajuan sebenar dgn kemajuan dirancang39

C=5

G=2 4 H=2 I=4 7 K=1 8 L=3

2A=2 1 B=4 E=2

D=6 5

109 M=4

3F=3

6

J=640

C=5 2 A=2 1 B=4 3 E=2 D=6

G=2

4 H=2

7

K=1 8 L=3 10 9 M=4

5

I=4

6

F=3Laluan Laluan Laluan Laluan Laluan Laluan 1 2 3 4 5 6 : : : : : :

J=6

A-C-G-K-L = 13 hari A-D-H-L = 13 hari A-D-I-M = 16 hari B-E-H-L = 11 hari B-E-I-M = 14 hari B-F-J-M = 17 hari (Laluan kritikal)

41