telegram: minfin kota kinabalu kementerian · pdf filetelegram: "minfin kota...

$: Telegram: MINFIN KOTA KINABALU KEMENTERIAN · PDF fileTelegram: "MINFIN KOTA KINABALU" Page 6 of 8 file:\\Blp-training\ecircular\kew 1\htlm\F 105-1-1 Pt 6-225.htm 4/5/00 LAPORAN$
Telegram: "MINFIN KOTA KINABALU" Page 1 of 8

file:\\Blp-training\ecircular\kew 1\htlm\F 105-1-1 Pt 6-225.htm 4/5/00

Telegram: "MINFIN KOTA KINABALU"

KEMENTERIAN KEWANGAN

(MINISTRY OF FINANCE) Telex: MA 80048 KEWANG

SABAH, MALAYSIA KOTA KINABALU Telefon:

(Sila Sebutkan Bil. Fail Kami") ____________________________________________________________________________________________________________

Ruj. Tuan:

Ruj Kami: F. 105/1/1 Pt.6/225

Tarikh: 1 Ogos 1991 (Date)

Setiausaha Kerajaan Negeri, Semua Setiausaha Tetap Kementerian, Semua Ketua Jabatan Negeri, Semua Pegawai Daerah

SURAT PEKELILING KEMENTERIAN KEWANGAN BIL.3/91- TATACARA PENGURUSAN LAPORAN KEHILANGAN HARTABENDA KERAJAAN NEGERI

Perhatian Datuk/Tuan/Puan adalah dibawa kepada perkara tersebut di

atas mengenai pengurusan kehilangan hartabenda Kerajaan Negeri.

2. Adalah dimaklumkan bahawa terdapat beberapa kes kehilangan yang telah dkemukakan ke Kementerian ini tidak sejajar dengan

kehendak-kehendak peruntukan seperti yang telah ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan.

Laporan- laporan yang dikemukakan telah tidak dipenuhi dengan butir-Butir yang sepenuhnya seperti yang dimaksudkan dalam perkara-perkara yang terkandung dalam Arahan Perbendaharaan 316 (c) Lampiran J dan Arahan

Perbendaharaan 317 (b) atau Lampiran K (Laporan Akhir), terutama sekali kepada perenggan terakhir Lampiran

K dalam ruanagn Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal dimana ianya telah didapati sentiasa dikosongkan begitu sahaja tanpa sebarang ulasan dan syor,

tarikh, nombor rujukan serta tandatangan Pengawai Pengawal.

3. kementerian ini telah membuat satu garis panduan berdasarkan kepada perkara-perkara seperti berikut untuk memudahkan pongurusan dan



pemprosesan laporan-laporan kehilangan.

Tatacara Kehilangan Hartabenda

(1) Ketua jabatan atau Pegawai Pengawal hendaklah melaporkan sebarang kehilangan seberapa segera kepada p1hak

polis jika dia ada alasan untuk mempercayal bahawa sesuatu kesalahan jenayah telah dilakukan berhubungan dengan kehilangan itu selaras dengan

Arahan Perbendaharaan 315 (a).

(ii) Ketua Jabatin atau Pcqdwaj Penqawal hendaklah dengan sertarnerta menghantar satu laporan permulaan dalam Vampiran 3 dengan melengkapi segala butir-butir yang telah ditetapkan dan ditandatangani sclaras dengan Arahan Perbendaharaan 316 (b) dan (c) kepada Kementerian ini dengan salinan kepada pihak Audit. Sekiranya kehilangan tersebut telah dilaporkan kepada pihak polls, maka satu salinan laporan kepada polls hendaklah dikepilkan bersama.

2/..

- 2 -4. Pegawai Pengawal hendaklah mengatur penyiasatan Jabatan

sepenuhnya mengenai kehilangan itu dan memberi suatu laporan akhir (Lampiran K)

yang lengkap dan laporan itu hendaklah mengandungi, jika berkenaan,

perkara-perkara seperti berikut:-

i) Suatu salinan Polis yang lengkap (Penyiasatan Polis);

ii) Suatu ringkasan perbicaraan Mahkamah jika sekirannya

kes-kes tersebut telah dihadapkan ke Mahkamah (Arahan-arahan Perbendaharaan 317 (a), (b) dan (c), dan

iii) Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal seperti yang dikehendaki dalam para terakhir Lampiran K.

5. Disamping itu Kementerian ini juga menghendakkan perkara-perkara seperti berikut yang mana akan dijadikan asas bagi membuat pertimbangan dan keputusan menghapuskira kehilangan-kehilangan

tersebut. Perkara-perkara yang dimaksudkan adalah seperti berikut:-

i) Laporan dan Perakuan Jawaankuasa Tatatertib Jabatan

(jika ada);

ii) Rajah dimana kehilangan tersebut berlaku (Diagram

menunjukkan tempat dan lokasi kehilangan itu belaku , dan

iii) Perakuan dan pengesahan Pegawal Pengawal ke atas (i) dan



(ii) di atas.

6. Kerjasama Datuk/Tuan/Puan selaku Pegawai Pengawal adalah

diperlukan untuk melengkapi dan meneliti laporan-laporan dan perkara-perkara

tersebut sebelum ianya dapat dikemukakan ke Kementerian ini untuk tindakan sewajarnya

selaras dengan kehendak Arahan-arahan Perbendaharaan.

7. Bersama-sama ini dikepilkan contoh Lampiran J dan K serta proses tatacara tindakan yang sepatutnya diambil sebagai rujukan dan tindakan

Datuk/Tuan/Puan sewajarnya.

8. Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa mulai dari 1 Ogos 1991.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA DENGAN BERSIH, CEKAP DAN AMANAH"

( DATUK KHALIL B.DATU HAJI JAMALUL) Setiausaha Tetap

s.k. Pengarah Audit KOTA KINABALU



LAMPIRAN J

(Arahan Perbendaharaan No. 316 [c])

LAPORAN PERMULAAN MENGENAI KEHILANGAN WANG, BARANG-BARANG ATAU HARTABENDA AWAM

(1) Jenis kehilangan.

(2) Anggaran amaun wangtunai atau anggaran semasa nilai benda-benda yang hilang.

(3) Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.

(4) Tarikh dan masa kehilangan berlaku.

(5) Cara bagaimana kehilangan berlaku.

(6) Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan wang atau benda yang hilang itu.

(7) Samada seseorang pegawai prima facie difikirkan bertanggongjawab atas kehilangan itu, dan jika ya, nama dan jawatannya.

(8) Samada seseorang pegawai telah ditahankerja.

(9) Samada laporan dibuat kepada Polis atau Timbalan Pendakwa Raya, dan jika tidak, sebab-sebab mengapa tidak dibuat.

(10) Apakah langkah-langkah berjaga-jaga yang diambil untuk mengelakkan kehilangan ini.

(11) Apakah ]angkah-langkah yang diambil wntuk mencegah berulangnya kejadian ini.

(12) Lain-lain hal

..................

Ketua Pejabat atau Ketua Jabatan

Tarikh:

LAMPIRAN K

(Arahan Perbendaharaan No. 317 [b])



LAPORAN AKHIR MENGENAI KEHILANGAN WANG, BARANG-BARANG ATAU HARTABENDA AWAM

(1) (a) Berkenaan dengan wang awam, nyatakan samada wangtunai, cek, wang pos atau kiriman wang, dsb.

(b) Berkenaan dengan barang-barang, nyatakan bagi,tiap-tiap satu benda (atau kumpulan benda):

(i) tarikh dibeli seberapa yang boleh dipastikan;

(ii) harga asal;

(iii) samada telah digunakan atdu tidak;

(iv) anggaran nilai pada masa kehilangan.

(c) Berkenaan dengan lain-lain hartdbenda awam, nyatakan jenis, harga,sanada harta-alih atau loji in situ, dsb, dan lain-lain butir yang berkaitan.

(2) Nyatakan samada wang, barang-barang atau hartabenda Persekutuan atau Negeri. Jika kedua-dua nyatakan amaunnya masing-masing.

(3) Sudahkah suatu akaun pendahuluan dibuka untuk menampung kehilangan itu sebagaimana yang dikehendaki oleh Arahan 322. Jika sudah nyatakan amaunnya dan rujukan Perbendaharaan.

(4) Tempat, tarikh dan masa sebenarnya kehilangan itu berlaku.

(5) Cara sebenar bagaimana kehilangan itu berlaku. (Suatu keterangan yang ringkas tetapi lengkap adalah dikehendaki).

(6) Tarikh dan bagaimara kehilangan diketahui dan nombor rujukan Laporan Permulaan.

(7)(a) Nama pegawai yang: (i) secara langsung menjaga wang atau barang-barang stor atau hartabenda;

(ii) bertanggongjawab secara langsung sebagai penyelia;

(iii) dengan apa-apa cara lain bertanggongjawab atas kehilangan itu.

(b) Mengenai tiap-tiap seorang pegawai di atas nyatakan:

(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan itu;

(ii) Tugasnya;

(iii) Taraf - Bahagian:



Tetap/Berpencen/Tidak Berpencen/Dalam Percubaan/Sementara.

(iv) Samada Pegawai Persekutuan atau Negeri;

(v) Samada digantung kerja atau ditahan kerja dan tarikhnya;

......2/-

- 2 -

(vi) Tarikh bersara atau penamatan perkhidinatan jika berkenaan, dan lain-lain wang (gaji, elaun dan pencen) yang kena dibayar kepadanya oleh Kerajaan;

(vii) Apa-apa kesalahan dan lbaratoran dahulu serta hukumannya, dengan memberi butir-butir ringkas dan rujukan bagi tiap-tiap satunya;

(viii) Lain-lain maklumat.



(8)(i) Jika laporan telah dibuat kepada Polis, nyatakan hasil penyiasatan Polis yang diketahui pada masa menulis laporan ini.

(ii) Jika 1aporan tidak dibuat kepada Polis, nyatakan sebabnya.

(9) Nyatakan samada hal tidak mematuhi langkah berjaga-jaga dan aturan keselamatan sebagaimana yang dikehendaki oleh Pekeliling Rasmi, Perintah Am, Peraturan Kewangan dan Arahan Jabatan telah juga menyebabkan kehilangan itu;

(i) Jika ya, nyatakan pekeliling dsb, yang telah dilonggar dan oleh siapa,

(ii) Jika tidak, apakah aturan jabatan yang telah dibuat untuk mencegah kehilangan itu dan siapakah yang bertanggongjawab untuk mempastikan aturan itu diikuti.

(10) Apakah langkah-langkah yang telah diambil,untuk mencegah berulangnya kejadian ini.

(11) Syor-syor, jika ada, untuk meminda pekeliling dsb, bagi mengawal daripada berulangnya kejadian ini.

(12) Syor mengenai surcaj, dengan demberi sebab-sebab mengapa surcaj difikirkan patut atau tidak.

Pegawai Penyiasat (Nama (huruf cerai) dan

Jawatan)

Rujukan No:............... Tarikh:..................

____________________________________________________________________________

Ulasan dan syor Pegawai Pengawal. Rujukan No...................... Tarikh .........................

Pegawai Pengwal (Nama (huruf Cerai dan jawatan)

telegram: minfin kota kinabalu kementerian · pdf filetelegram: "minfin kota...

Documents