Tatacara Perolehan harta modalDefinisi Harta Modal

Perbelanjaan Yang Memerlukan Kelulusan Khas[Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2002 & Arahan Perbendaharaan 58(a) dan 59, Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 2009](a) Perolehan harta modal di bawah OS 35000 hanya diluluskan oleh Pegawai Pengawal(b) Pembayaran di bawah AP 58a hanya dilakukan untuk perbelanjaan mengurus sahaja(c) Justifikasi pembayaran di bawah AP 58a (d) Kelulusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia diperolehi bagi pembayaran di bawah AP58(a)(e) Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) diperolehi sekiranya Akauntan Negara tidak berpuashati ke atas pembayaran di bawah AP58(a)(f) Kelulusan KSP diperolehi bagi pembayaran AP 58(a) yang tiada baki peruntukan(g) Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP) diperolehi bagi pembayaran di bawah AP59(a)(h) Siasatan dibuat dan Laporan dikemukakan kepada KSP mengikut tempoh yang ditetapkan(i) Tindakan pelarasan dibuat selepas mendapat kelulusan KSP mengikut tempoh yang ditetapkan(j) Buku Daftar AP59 diperiksa dan ditandatangani setiap bulan oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan atau pegawai yang diberikuasa

Langkah Memesan barang/BBM sekolah

1 Guna LO sementara sekolah,senaraikan barang yang diperlukan hantarkan kepada syarikat pembekal untuk mendapatkan senarai harga.2 Pembekal perlu diingatkan supaya tidak terburu-buru menghantarkan barang yang dipesan,sehingga mendapat persetujuan dari guru Panitia dan pengurusan sekolah.3 Pembekal akan menyemak senarai barang yang diperlukan kemudian menyenaraikan harga .LO yang siap akan dihantar semula ke sekoh untuk tindakan selanjutnya.4 Guru Panitia perlu menyemak senarai harga yang diberikan,pastikan tidak melepasi paras peruntukkan yang dibenarkan.5 Setelah berpuashati dengan senarai harga dan jenis barang yang diperlukan,pihak sekolah akan menghantar senarai barang melalui LO sebenar kepada pembekal.6 Pembekal akan menyemak dan membuat pengghantar barang yang diperlukan.7 Pembekal perlu menurunkan tandatangan dan cop rasmi syarikat pada LO sekolah.Sebagai bukti penghantaran dan penerimaan. CEK akan dikeluarkan atas nama pembekal tidak lewat dari 7 hari dari tarikh penghantaran. Namun amalan ini sering diabaikan oleh pengurusan sekolah,mereka mengarahkan pembekal mengosongkan tarikh penghantaran ,pihak sekolah sendiri yang akan menetapkan tarikh penerimaan dan bayaran.Sekolah sebenarnya menyalah gunakan kuasa dengan menetapkan sendiri tarikh penerimaan,walaupun sesetengah barang telahpun diterima setahun lebih awal.Isu audit sepatutnya tidak timbul,sekiranya kita mempunyai system pengurusan yang betul.8 Barang yang diterima perlu di senaraikan dalam buku stok,untuk tujuan AUDIT. Catatkan tarikh,jenis barang,jumlah penerimaan,no invois pembekal dan tandatangan penerima STOK dengan dakwat hitam sebagai bukti penerimaan. Catat dengan dakwat merah sebagai pengeluaran sekiranya barang yang diterima mula digunakan.