sokongan halaman: 1/21 kewangan no. semakan: 00...
TRANSCRIPT
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 1/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
Tujuan Arahan Kerja ini adalah untuk menerangkan tatacara penyediaan work order untuk penyelenggaraan kenderaan dan peralatan di bawah kategori aset (A35000) kecuali perabot termasuk penghawa dingin di bawah kategori inventori (P27801) A) Di Pusat Tanggungjawab/seksyen kewangan (jika berkenaan)
1) Pada Main Skrin >Menu Module > Maintenance
2) Klik pada Menu Work Order
3) Klik pada New..
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 2/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
4) Masukkan maklumat Service Date: Tarikh Invois Pembekal dan bagi maklumat Description:
a. jika melibatkan kenderaan, input No Kenderaan/No Invois Pembekal (cth: ABC 123/INV:12345).
b. jika melibatkan peralatan, input no Pesanan Belian/No ID Pembekal (cth:PO012345/JJ000001).
c. jika melibatkan peralatan yang perlu diperbaiki kerana kerosakan, input no invois pembekal/ID pembekal (cth:INV:12345/JJ000001)
d. jika melibatkan peralatan yang perlu diperbaiki keranan kerosakan dan pembekal belum berdaftar dengan UPM, input no invois pembekal/Nama Pembeka (cth:INV:12345/Sykt Lee)
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 3/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
5) Klik Menu Project..
6) Pilih Kod PTJ (cth: 0032 Bendahari) > OK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 4/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
7) Klik Menu Asset..
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 5/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
8) Jika ID telah diketahui, masukkan no ID pada ruangan Restrict dan tekan enter seperti langkah 12. Jika iD tidak diketahui, klik Menu Search untuk memilih no ID kenderaan/peralatan.
9) Klik Menu Add Item that Match..
10) Carian menggunakan Asset Name/Asset Code/Barcode yang mana bersesuaian dan tekan Find
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 6/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
11) Dapatkan no Code dan tekan Close
12) Masukkan no ID kenderaan/peralatan pada ruangan Restrict dan tekan Enter pada
papan kekunci (keyboard)
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 7/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
13) ID yang diinput akan dipaparkan. Klik OK
14) Maklumat Location akan terpapar secara automatic berdasarkan rekod FAMS. Klik More
Details..
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 8/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
15) Klik pada Menu Actions
16) Klik New untuk memasukkan maklumat penyelenggaraan
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 9/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
17) masukkan maklumat pada ruangan berikut (bagi kenderaan)
a) Choose Date: Tarikh pada Invois Pembekal b) Description: taip keterangan penyelenggaraan berdasarkan pada invois pembekal (jika pelbagai penyelenggaraan pada satu invois) c) Detail of Work Done: masukkan maklumat terperinci penyelenggaraan d) Labour Cost dan Parts Cost : berdasarkan keterangan invois
18) Klik OK. Ulang langkah 17 (a) hingga (d) jika keterangan penyelenggaraan lebih daripada satu jenis
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 10/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
19) masukkan maklumat pada ruangan berikut (bagi peralatan)
a) Choose Date: Tarikh pada Invois Pembekal b) Description: taip keterangan penyelenggaraan yang terdiri daripada salah satu ayat berikut: i) kaliberasi ii) baikpulih iii)membekal alat gantian iv)membaiki peralatan v)naiktaraf
c) Detail of Work Done: masukkan maklumat penyelenggaraan yang terperinci berdasarkan invois pembekal
d) Labour Cost dan Parts Cost : berdasarkan keterangan invois
20) Klik OK. Ulang langkah 19 (a) hingga (d) jika keterangan penyelenggaraan melibatkan kos upah/buruh yang berasingan
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 11/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
21) Klik OK . salin ID Work Order yang telah dilengkapkan dan tekan Close sehingga keluar paparan seperti langkah 22
22) Klik Fixed Reports
23) Pilih Work Order Actios by Engineer , kemudian pilih Result of Last Search
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 12/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
24) Klik Search
25) Klik Add Item that Match
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 13/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
26) Pilih Work Order Code dan pilih is equal to…dan masukkan no work order (cth:WO009631). Tekan Find
27) Work Order yang dipilih akan dipaparkan. Klik Close
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 14/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
28) Klik Send
29) masukkan tajuk dan nama PTJ bagi kenderaan/peralatan berkenaan
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 15/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
30) Cetak laporan ini . Klik Close sebanyak 2 kali
31) Pilih Custom Reports
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 16/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
32) Pilih Laporan Penyelenggaraan dan pilih Result of Last Search
33) Klik Add Item that Match
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 17/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
34) Pilih Code dan pilih is equal to…dan masukkan no Work Order. Tekan Find
35) Work Order yang dipilih akan dipaparkan .Klik Close
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 18/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
36) Klik Send
37) masukkan tajuk dan Nama PTJ bagi kenderaan/peralatan berkenaan
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 19/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
38) Cetak laporan ini
39) Bagi kenderaan, sertakan log penggunaan kenderaan yang terakhir bersama Work Order ini dan dokumen sokongan yang lain ke Pejabat Bendahari untuk tujuan pembayaran
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 20/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
40) Bagi peralatan, serahkan work order ini dan dokumen sokongan ke Pejabat Bendahari untuk tujuan pembayaran
B) Di zon/seksyen kewangan Pejabat Bendahari (jika berkenaan)
41) ikuti langkah 1 dan 2. Pada langkah 3, masukkan no Work Order yang berkaitan untuk tujuan pembayaran ke ruangan Restrict dan tekan Enter
42) work order yang dipilih akan dipaparkan. Tekan Edit
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST
Halaman: 21/21
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011
43) masukkan masukkan no Ruj.Bayaran :ID Pembekal/Invoice Entry SAGA th:JJ000001/000123). Pada ruangan Status, pilih Close.
44) masukkan no work order (contoh: WO010424) pada ruangan comment di modul Invoice
Entry dalam SAGA