1

“ SISTEM PARLIMEN DATA ”

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

1. PENGENALAN

1.1 Sistem Aplikasi Secara Berkomputer (Parlimen Data) adalah

dibangunkan untuk mengesan dan merekodkan pertanyaan-

pertanyaan Parlimen. Ia adalah sejajar dengan langkah

Kerajaan dalam menuju ke arah E-Government dengan

memperkenalkan perkhidmatan interactive electronic services

yang mesra pelanggan seperti e-perolehan dan Project

Monitering System (PMS). Sebagai contoh di Kementerian

Sumber Manusia (KSM), telah diwujudkan Portal JobsMalaysia

yang berfungsi sebagai sistem penjodohan pekerjaan

automatik atas talian untuk membantu pencari kerja

mendapatkan kerja dan majikan-majikan mendapatkan calon

yang layak untuk mengisi kekosongan pekerjaan di tempat

mereka.

1.2 KSM masih belum mempunyai sistem berkomputer untuk

mengesan dan menguruskan pertanyaan-pertanyaan Parlimen

yang dapat diakses secara dalam talian (on-line). Oleh itu,

Sistem Parlimen Data telah diwujudkan sebagai suatu

database untuk menyelaraskan jawapan-jawapan pertanyaan

Parlimen dan pada masa sama meningkatkan kecekapan

pentadbiran KSM. Sistem ini diwujudkan kerana sebelum ini

2

semua pertanyaan-pertanyaan Parlimen melibatkan Dewan

Rakyat dan Dewan Negara (termasuk Usul Parlimen dan

Ucapan Penangguhan Parlimen) dilaksanakan secara manual.

1.3 Pengurusan rekod secara manual menimbulkan pelbagai

masalah dan kesulitan kerana Kementerian ini mengendalikan

lebih daripada 200 pertanyaan Parlimen (termasuk usul dan

ucapan penangguhan) dalam setahun. Rekod fail dan jawapan-

jawapan pertanyaan Parlimen yang disediakan adalah

dikategorikan sebagai Rahsia. Penyediaan rekod secara

manual membuka ruang kepada berlakunya kebocoran

maklumat-maklumat penting kerana kecuaian dan kesukaran

memantau tahap keselamatan maklumat-maklumat tersebut.

2. LAPORAN INOVASI

2.1 Tujuan pelaksanaan Sistem Parlimen Data adalah untuk

membolehkan Kementerian mengkordinasikan jawapan-

jawapan Parlimen dan memudahkan pencarian data-data yang

disimpan melalui kaedah pencarian mengikut tajuk pertanyaan,

nama Ahli Parlimen, kawasan Ahli Parlimen atau tarikh

pertanyaan. Tahap keselamatan sistem ini adalah jauh lebih

baik dan terjamin memandangkan sistem ini hanya boleh

digunakan oleh pegawai-pegawai tertentu yang mempunyai

kata laluan akses dan bertanggungjawab dalam penyelarasan

jawapan pertanyaan Parlimen. Sistem ini dibangunkan dan

3

diselenggara oleh Bahagian Pengurusan Maklumat,

Kementerian Sumber Manusia.

2.2 Dari segi penyediaan jawapan terhadap soalan pertanyaan

Parlimen (lisan dan bertulis), jawapan adalah disediakan oleh

Jabatan-jabatan / Bahagian di bawah KSM. Jawapan ini

setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan masing-masing

akan dihantar melalui Sistem Parlimen Data. Pada amnya,

jawapan kepada pertanyaan Parlimen akan melibatkan

kombinasi input jawapan lebih daripada satu

Jabatan/Bahagian. Pengawai Penyelaras (Bahagian Khidmat

Pengurusan) yang mempunyai akses kepada sistem ini akan

membuat semakan terhadap jawapan yang diterima. Jawapan-

jawapan yang diterima kemudiannya akan dianalisis dan

dibincangkan dahulu di peringkat Pegawai Penyelaras

(Bahagian Khidmat Pengurusan) sebelum dikemukakan untuk

kelulusan Pengurusan Atasan dan seterusnya dipanjangkan

kepada YB Menteri dan YB Timbalan Menteri.

4

Jadual 1: Proses Sebelum dan Selepas

Bil Sebelum Selepas

1. Kaedah memperolehi input

dan maklumbalas daripada

Jabatan / Bahagian kepada

sesuatu pertanyaan Parlimen

adalah melalui memo dan

mengambil masa.

Input jawapan kepada

pertanyaan Parlimen dapat

diperolehi dan dicapai dengan

cepat dan mudah melalui

Sistem Parlimen Data.

2. Pencarian rekod jawapan-

jawapan lama adalah agak

sukar dan menyulitkan.

Pencarian rekod jawapan-

jawapan lama lebih mudah

dilakukan melalui kaedah

pencarian tertentu. E.g; Tajuk

Pertanyaan, Nama Ahli

Parlimen, Kawasan Ahli

Parlimen dan Tarikh

Pertanyaan.

3. Pemantauan kepada kualiti

jawapan yang dihasilkan

adalah sukar dilaksanakan.

Kualiti jawapan boleh disemak

dari masa ke semasa apabila

melibatkan pertanyaan isu

berbangkit yang sama.

5

4. Risiko pendedahan

maklumat-maklumat penting

kepada pihak-pihak yang

tidak berkenaan.

Kawalan keselamatan

maklumat secara sistematik

melalui kata laluan akses

kepada pihak-pihak tertentu

sahaja.

3. IMPAK

3.1 Penjanaan data-data maklumat

Sistem Parlimen Data memudahkan pemantauan dan

perbandingan jawapan-jawapan kepada pertanyaan Parlimen.

Kualiti jawapan yang diberikan dapat ditambahbaik dari masa

ke semasa dalam memenuhi kehendak stakeholders.

3.2 Penjimatan kos

Kos untuk menghasilkan sistem ini jika menggunakan khidmat

luar adalah dianggarkan mampu menelan kos sebanyak

RM200,000.00 (termasuk latihan dan penyelenggaran selama 3

tahun). Sistem Parlimen Data adalah diwujudkan dan

diselenggara secara percuma oleh Bahagian Pengurusan

Maklumat, Kementerian Sumber Manusia.

3.3 Memenuhi kepuasan stakeholders

Dengan adanya Sistem Parlimen Data, tempoh masa

mendapatkan maklumbalas terhadap sesuatu isu dan

pertanyaan dapat dikurangkan berbanding kaedah manual.

6

Setiap jawapan penting yang dihendaki oleh pihak stakeholders

(YB Menteri dan YB Timbalan Menteri) dapat dicapai dengan

mudah tanpa mengira tempat dan masa.

4. PENUTUP

Sistem Parlimen Data adalah satu inovasi Kementerian Sumber

Manusia yang memberikan pelbagai manfaat dalam memenuhi

tuntutan stakeholders dan Pengurusan Atasan KSM.

Disediakan oleh:

KHAIRUL SYIDA BT. KHALIL

Penolong Setiausaha (KP) 3

Bahagian Khidmat Pengurusan

Kementerian Sumber Manusia