simpeguinsa buku panduan sistem informasi kepegawaian...

SIMPEG UINSA | Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 1

i


KATA PENGANTAR

........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ...........

........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ........... ........... ........... ............... ........... ........... ........... .......................... ........... ........... ............... ...........

Surabaya, Juli 2014

_________________________


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...................................................................................................................................2

DAFTAR ISI...............................................................................................................................................3

1. MULAI MENGGUNAKAN SIMPEG....................................................................................................5

1.1. Alamat SIMPEG UINSA ............................................................................................................5

1.2. Login........................................................................................................................................6

1.1. Halaman Beranda....................................................................................................................6

1.2. Ganti Password .......................................................................................................................7

1.3. Pengenalan Tampilan, Istilah, dan Tombol pada SIMPEG UINSA ...........................................8

Tampilan SIMPEG...........................................................................................................................8

Menu Utama SIMPEG .....................................................................................................................9

1.4. Logout ...................................................................................................................................11

2. MENGISI BIODATA PEGAWAI........................................................................................................12

2.1. Ringkasan Biodata.................................................................................................................12

2.1. Riwayat Pendidikan...............................................................................................................16

2.2. Riwayat Pekerjaan.................................................................................................................18

2.3. Riwayat Penghargaan ...........................................................................................................20

2.4. Riwayat Penugasan ...............................................................................................................21

2.5. Riwayat Sertifikasi .................................................................................................................22

2.6. Kemampuan Bahasa..............................................................................................................23

2.7. Kunjungan Ke LN ...................................................................................................................24

2.8. Keterangan Keluarga.............................................................................................................25

2.9. Keterangan Organisasi ..........................................................................................................29

2.10. Keterangan Lain ................................................................................................................30

2.11. Keterangan Publikasi.........................................................................................................31

3. ISIAN BEBAN KERJA DOSEN (khusus dosen) .................................................................................34

3.1. Identitas ................................................................................................................................34

3.2. Data Beban Kerja...................................................................................................................36

3.3. Kesimpulan............................................................................................................................39

4. MEMBUKA INFORMASI .................................................................................................................40

4.1. Informasi Kenaikan Pangkat..................................................................................................40


4.2. Sanksi ....................................................................................................................................41

4.3. Masa Persiapan Pensiun .......................................................................................................41

5. MELAKUKAN PENGAJUAN.............................................................................................................43

5.1. Cuti ........................................................................................................................................43

5.2. Izin Belajar.............................................................................................................................45


1. MULAI MENGGUNAKAN SIMPEG

Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana cara mengakses sistem dan keluar dari sistem

dengan cara yang tepat sehingga kerahasiaan dan keamanan sistem tetap terjaga. Selain itu, akan

dijelaskan pula fungsi tombol-tombol yang terdapat dalam SIMPEG UINSA, sehingga user dapat

menggunakan aplikasi ini dengan lebih efektif dan efisien.

Sistem Informasi Kepegawaian Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya (SIMPEG

UINSA) merupakan salah satu menu utama dari keseluruhan Sistem Informasi terintegrasi yang

diterapkan di UIN Sunan Ampel. Sistem ini merupakan aplikasi berbasis web, sehingga untuk

memasuki sistem ini, user tidak perlu melakukan instalasi atau setting khusus pada komputer

masing-masing. Sistem ini dapat diakses pada seluruh komputer yang berada di UIN Sunan Ampel

yang terkoneksi dengan jaringan intranet UINSA maupun dari komputer lain dimanapun berada yang

terkoneksi via internet.

User yang dapat melakukan koneksi pada SIMPEG UINSA ini adalah seluruh pegawai UINSA,

baik itu karyawan, dosen maupun pustakawan. NIP yang dimiliki oleh pegawai UINSA otomatis

berlaku sebagai username, lalu setiap user tersebut harus memiliki password agar dapat memasuki

sistem. Setiap user harus segera mengganti default password yang diberikan oleh admin. Password

harus dijaga kerahasiaannya dan diharapkan tidak memberitahukan password kepada orang lain.

Setiap user memiliki hak akses yang berbeda-beda tergantung pada Rule User yang melekat

sesuai dengan jabatannya dan sudah di setting oleh pihak yang berwenang. Ada user yang hanya

dapat melihat data saja, ada user yang dapat melakukan penambahan data, update data dan

menghapus data pada menu-menu tertentu. Buku Panduan ini dibuat khusus untuk user bertipe

karyawan, dosen, dan pustakawan.

1.1. Alamat SIMPEG UINSA

Untuk membuka Sistem Informasi Kepegawaian Universitas Islam Negeri Sunan Ampel

Surabaya (SIMPEG UINSA) ketikkan alamat http://simpeg.uinsby.ac.id/ di browser yang anda

gunakan sebagaimana gambar berikut:


1.2. Login

Ketika alamat tersebut diketikkan dan koneksi tidak mengalami masalah maka akan langsung

muncul halaman login sebagaimana tampilan berikut.

Untuk dapat masuk ke dalam sistem berikut langkah-langkah yang harus anda lakukan:

1. Mengetikkan NIP ke dalam kotak username.

2. Memasukkan password yang diberikan ke dalam kotak password.

3. Kemudian tekan enter atau tombol untuk masuk.

4. Jika username dan password benar maka akan masuk ke tampilan beranda.

1.1. Halaman Beranda

Halaman Beranda adalah tampilan yang akan pertama kali muncul saat user berhasil

melakukan login. Berikut tampilan halaman beranda:


SIMPEG UINSA akan otomatis mengenali bertipe apakah user yang login ke dalam sistem. Apabila

yang melakukan login bertipe dosen maka akan memiliki menu utama sejumlah 7 (tujuh)

sebagaimana terdapat pada gambar. Ketujuh menu tersebut diantaranya adalah:

1. Beranda

2. Biodata Pegawai

3. BKD

4. Informasi

5. Pengajuan

6. Ganti Password

7. Logout

Sedangkan apabila yang login selain dosen maka menu BKD (Beban Kerja Dosen) tidak akan muncul

pada layar sehingga menu utama hanya berjumlah 6 (enam).

1.2. Ganti Password

Langkah pertama yang disarankan setelah user berhasil masuk ke dalam SIMPEG UINSA

adalah melakukan penggantian password. Hal ini dilakukan untuk memastikan keamanan data

pribadi anda dari kejadian yang tidak diinginkan. Untuk melakukan ganti password pilih menu

kemudian akan muncul tampilan berikut:

Setelah tampilan tersebut muncul maka harus dilakukan ganti password dengan langkah-langkah

sebagai berikut:

1. Ketikkan password baru yang diinginkan pada kotak di sebelah kanan tulisan “Password Baru”.

2. Ketikkan ulang password baru yang diinginkan pada kotak di sebelah kanan tulisan “Konfirmasi

Password Baru”.


3. Tekan enter atau tombol .

4. Jika proses penggantian password berhasil maka akan muncul konfirmasi bahwa “Data User

Telah terupdate” sebagaimana tampilan berikut:

5. Tampilan itu berarti bahwa anda telah berhasil melakukan ganti password, simpan password

tersebut dengan baik karena akan digunakan sebagai password untuk login ke SIMPEG UINSA ke

depan.

1.3. Pengenalan Tampilan, Istilah, dan Tombol pada SIMPEG UINSA

Untuk memudahkan user dalam menggunakan SIMPEG UINSA berikut penjelasan tampilan,

istilah, dan tombol pada SIMPEG UINSA.

Tampilan SIMPEG

Sebagaimana terlihat pada gambar, ada 7 (tujuh) bagian utama dalam tampilan SIMPEG. Penjelasan

dari masing-masing bagian dari SIMPEG terdapat pada deskripsi berikut:

Menu Utama

Login TerakhirIdentitas Hak Akses

Pengumuman

BukuPanduan

Informasi


1. Identitas

Menunjukkan identitas user yang login. Untuk SIMPEG UINSA id user adalah NIP pegawai.

2. Hak Akses

Menunjukkan hak akses dari tipe user yang login. Jika yang login adalah dosen maka hak akses

akan menunjukkan tipe dosen. Jika yang login adalah karyawan maka hak akses akan

bertuliskan karyawan.

3. Login terakhir

Menunjukkan kapan user melakukan login yang terakhir kali.

4. Menu Utama

Berisi tujuh menu utama untuk user SIMPEG UINSA. Pembahasan ketujuh menu utama terdapat

pada penjelasan selanjutnya.

5. Pengumuman

Berisi pengumuman terbaru dari bagian kepegawaian.

6. Buku Panduan

Klik untuk mendapatkan buku panduan SIMPEG UINSA.

7. Dashboard

Berisi informasi rekap data kepegawaian SIMPEG UINSA.

Menu Utama SIMPEG

Ada 7 (tujuh) menu utama yang tersedia untuk user SIMPEG UINSA sebagaimana diberikan pada

penomoran gambar di atas, namun tak semua menu tersebut muncul tiap kali user login, tergantung

tipenya apakah dosen ataukah karyawan. Berikut penjelasan detil dari ketujuh menu tersebut:

1 2 3 4 5 76


1. Beranda

Halaman utama, berisi ucapan selamat datang dan link untuk mendownload buku panduan

user. Buku panduan dapat di download dengan melakukan klik pada tulisan “User Guide”.

2. Biodata Pegawai

Menu ini tersedia untuk melengkapi daftar riwayat hidup yang dimiliki oleh pegawai. Terdiri dari

12 sub menu, diantaranya yaitu:

a) Ringkasan Biodata

b) Riwayat Pendidikan

c) Riwayat Pekerjaan

d) Riwayat Penghargaan

e) Riwayat Penugasan

f) Riwayat Sertifikasi

g) Kemampuan Bahasa

h) Kunjungan Ke LN

i) Keterangan Keluarga

j) Keterangan Organisasi

k) Keterangan Lain

l) Keterangan Publikasi

3. BKD

Menu ini hanya tersedia bagi user dengan tipe dosen. Digunakan untuk mengisi Beban Kerja

Dosen setiap periodenya.

4. Informasi

Menu informasi menyediakan tiga sub menu bagi user yaitu:

a) Info Kenaikan Pangkat

b) Info Sanksi

c) Masa Persiapan Pensiun

5. Pengajuan

Menu pengajuan disediakan untuk user mengajukan cuti atau izin belajar kepada atasan atau

yang berwenang melalui dua sub menu yang tersedia di dalamnya yaitu:

a) Cuti

b) Izin Belajar

6. Ganti Password

Menu untuk mengganti password. Untuk alasan keamanan sebaiknya ganti password secara

berkala.


7. Logout

Menu yang harus dipilih setiap kali selesai menggunakan SIMPEG UINSA.

1.4. Logout

Selalu gunakan fungsi logout setelah selesai memakai SIMPEG UINSA kemudian tutuplah

window browser anda. Logout bertujuan untuk menghindari penggunaan aplikasi oleh user lain

sehingga mendukung adanya keamanan dan kerahasiaan data. Jangan pernah meninggalkan

komputer dengan SIMPEG UINSA dalam keadaan aktif, agar user lain yang tidak memiliki hak untuk

mengakses menu ini tidak dapat menggunakan fasilitas pada Sistem Informasi SDM ini. Untuk fungsi

logout, user dapat memilih menu . Sistem ini memiliki auto logout jika tidak digunakan

dalam jangka waktu yang lama (mode standby).


2. MENGISI BIODATA PEGAWAI

Untuk memulai mengisi biodata pegawai klik menu “Biodata Pegawai” sehingga akan

muncul tampilan sebagaimana di bawah ini.

Sebagaimana telah disebutkan pada Bagian 1, terdapat 12 sub menu untuk Menu Biodata Pegawai

ini. Masing-masing sub menu wajib diisi untuk melengkapi biodata user. Panduan pengisian untuk

masing-masing sub menu terdapat pada pembahasan di bawah ini.

2.1. Ringkasan Biodata

Untuk mengaktifkan sub menu “Ringkasan biodata” lakukan klik pada sub menu di sebelah

kiri sebagaimana gambar yang ada di atas. Ada 4 (empat) tab yang harus anda isi dalam menu

ringkasan biodata sebagaimana terdapat pada gambar di bawah ini.

12 Sub Menu

4 tab


Semua tab tersebut harus dilengkapi untuk keperluan identitas kepegawaian. Berikut tampilan

keempat tab yang harus diisi:

1) Ringkasan Identitas

Lengkapi data-data yang diminta pada form di atas, termasuk mengunggah foto dengan

melakukan klik pada tombol . File yang diunggah bertipe .JPG dan besar file

maksimal 5 MB. Jika berhasil mengunggah foto maka akan muncul tampilan sebagiamana

contoh berikut:

Foto yang telah diunggah dapat kembali dihapus dengan melakukan klik pada tulisan “hapus”

berwarna merah. Dan jika telah yakin dengan semua isian, klik tombol ,

kemudian lanjutkan pengisian pada tab selanjutnya.


2) Informasi Identitas

Lengkapi data-data yang diminta pada form di atas, termasuk mengunggah file Kartu Keluarga

pada baris KK dengan melakukan klik pada tombol . File yang diunggah

disarankan bertipe .JPG atau .PDF dan besar file maksimal 5 MB. Jika berhasil mengunggah

maka akan muncul pada tampilan sebagaimana berikut:

Foto yang telah diunggah dapat kembali dihapus dengan melakukan klik pada tulisan “hapus”

berwarna merah. Dan jika telah yakin dengan semua isian, klik tombol ,

kemudian lanjutkan pengisian pada tab selanjutnya.

klik


3) Informasi Kontak

Lengkapi data-data yang diminta pada form di atas. Isikan alamat domisili sesuai tempat tinggal

anda saat ini. Dan alamat KTP sesuai yang tertera pada KTP anda. Khusus untuk Propinsi –

Kabupaten – Kecamatan – Kelurahan harus dipilih secara berurutan dari mulai Propinsi, tidak

bisa dipilih dari Kelurahan.

Isi selengkap mungkin identitas pada tab informasi kontak ini, karena sangat diperlukan oleh

bagian kepegawaian apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk menyampaikan informasi.

Jika telah yakin dengan semua isian, klik tombol , kemudian lanjutkan

pengisian pada tab selanjutnya.

klik


4) Informasi Kepegawaian

Lengkapi data-data yang diminta pada form di atas. Ada beberapa identitas yang tidak bisa

diedit oleh user pada tab informasi kepegawaian ini. Jika telah yakin dengan semua isian, klik

tombol , dan anda telah mneyelesaikan pengisian submenu Ringkasan

Biodata. Lanjutkan pada submenu selanjutnya.

2.1. Riwayat Pendidikan

Untuk mengaktifkan sub menu “Riwayat Pendidikan” lakukan klik pada sub menu di sebelah

kiri sebagaimana gambar di bawah ini.

Ada 2 (dua) tab yang harus anda isi dalam menu riwayat pendidikan sebagaimana terdapat pada

gambar di atas, yaitu tab Pendidikan Formal dan tab Pendidikan Non-Formal. Pendidikan Formal

berisi riwayat pendidikan sejak SD sampai dengan S3. Sedangkan Pendidikan Non-Formal terdiri dari

kursus atau pelatihan yang pernah ditempuh. Default tampilan pada list data adalah kosong. Untuk

itu anda harus mengisinya dengan petunjuk di bawah ini.

klik

klik 2 tabklikklikklikklik 2 tabklik


Sebagaimana terlihat di gambar, ada dua tab yang harus dilengkapi untuk keperluan identitas

kepegawaian. Berikut informasi detil untuk mengisi kedua tab:

1) Pendidikan Formal

Untuk mengisi riwayat pendidikan formal dilakukan dengan melakukan klik pada tombol

, sehingga akan muncul tampilan berikut:

Scroll ke bawah untuk melengkapi data:

Jangan lupa meng-upload file transkrip dan ijazah dengan melakukan klik pada tombol

, jika sudah lakukan penyimpanan dengan melakukan klik di tombol .

Ulangi lagi untuk melengkapi pendidikan dari SD dampai jenjang tertinggi yang pernah anda

tempuh. Jika sudah, lanjutkan pengisian pada tab selanjutnya yaitu Pendidikan Non-Formal.


2) Pendidikan Non-Formal

Pastikan tab yang aktif adalah Pendidikan Non-Formal. Tab yang aktif ditunjukkan pada warna

putih di background tulisan tabnya sebagaimana pada gambar berikut.

Untuk mengisi riwayat pendidikan non-formal dilakukan dengan melakukan klik pada tombol


Isikan sesuai data yang anda miliki, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan

klik di tombol . Ulangi lagi untuk melengkapi data pendidikan informal yang pernah

anda tempuh. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya.

2.2. Riwayat Pekerjaan

Untuk mengaktifkan sub menu “Riwayat Pekerjaan” lakukan klik pada sub menu di sebelah

kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Ada 2 (dua) tab yang harus anda isi dalam menu riwayat

pekerjaan sebagaimana terdapat pada gambar.

klik

2 tabklik

klik

klik2 tab


Sebagaimana terlihat di gambar, ada dua tab yang harus dilengkapi untuk keperluan identitas

kepegawaian. Tab “Jabatan” terkait dengan jabatan struktural yang pernah dipegang. Sedangkan

“Pangkat” berisi riwayat golongan ruang penggajian. Berikut informasi detil untuk mengisi kedua tab

tersebut:

1) Jabatan

Untuk mengisi riwayat jabatan dilakukan dengan melakukan klik pada tombol ,

sehingga akan muncul tampilan berikut:

Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file SK dengan menekan

tombol , jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan klik di tombol

. Ulangi lagi untuk melengkapi data riwayat jabatan yang pernah anda miliki. Jika sudah

selesai lanjutkan pada tab selanjutnya.

2) Pangkat

Pastikan tab yang aktif adalah Pangkat. Tab yang aktif ditunjukkan pada warna putih di

background tulisan tabnya sebagaimana pada gambar berikut.klikklik


Untuk mengisi riwayat pangkat dilakukan dengan melakukan klik pada tombol ,


Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file SK dengan menekan


. Ulangi lagi untuk melengkapi data riwayat pangkat yang pernah anda miliki. Jika sudah

selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya.

2.3. Riwayat Penghargaan

Untuk mengaktifkan sub menu “Riwayat Penghargaan” lakukan klik pada sub menu di

sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam

menu riwayat penghargaan sebagaimana terdapat pada gambar.

Pada saat anda melakukan klik pada sub menu ini, jika telah terdapat isi pada riwayat penghargaan

maka akan tampil sebagaimana gambar. Anda bisa melakukan proses edit atau delete dengan

klik


menggunakan icon ( )yang terdapat di sebelah kanan data. Dan untuk menambahkan data baru

silahkan klik pada tombol , sehingga akan muncul tampilan berikut:

Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file SK atau piagam dengan

menekan tombol , jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan klik di

tombol . Ulangi lagi untuk melengkapi data riwayat penghargaan yang pernah anda miliki.

Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya.

2.4. Riwayat Penugasan

Untuk mengaktifkan sub menu “Riwayat Penugasan” lakukan klik pada sub menu di sebelah

kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam menu

riwayat penugasan sebagaimana terdapat pada gambar.

klik


Pada saat anda melakukan klik pada sub menu ini, jika telah terdapat isi pada riwayat penugasan




Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file SK atau SPPD dengan


tombol . Ulangi lagi untuk melengkapi data riwayat penugasan yang pernah anda miliki. Jika

sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya.

2.5. Riwayat Sertifikasi

Untuk mengaktifkan sub menu “Riwayat Sertifikasi” lakukan klik pada sub menu di sebelah


riwayat sertifikasi sebagaimana terdapat pada gambar.

klikklik


Pada saat anda melakukan klik pada sub menu ini, jika telah terdapat isi pada riwayat sertifikasi




Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file sertifikat dengan menekan


. Ulangi lagi untuk melengkapi data riwayat sertifikasi yang pernah anda miliki. Jika sudah

selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya.

2.6. Kemampuan Bahasa

Untuk mengaktifkan sub menu “Kemampuan Bahasa” lakukan klik pada sub menu di sebelah


kemampuan bahasa sebagaimana terdapat pada gambar.

klikklik


Pada saat anda melakukan klik pada sub menu ini, jika anda pernah mengisi pada riwayat

kemampuan bahasa maka akan tampil sejumlah data, namun jika belum terisi maka data akan

kosong sebagaimana di gambar. Untuk menambahkan data baru silahkan klik pada tombol


Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file sertifikat dengan menekan


. Ulangi lagi untuk melengkapi data kemampuan bahasa yang anda miliki. Jika sudah selesai

lanjutkan pada submenu selanjutnya.

2.7. Kunjungan Ke LN

Untuk mengaktifkan sub menu “Kunjungan Ke LN” lakukan klik pada sub menu di sebelah kiri

sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam menu

kunjungan ke luar negeri sebagaimana terdapat pada gambar.

klik


Pada saat anda melakukan klik pada sub menu ini, jika anda pernah mengisi pada riwayat kunjungan

ke luar negeri maka akan tampil sejumlah data, namun jika belum terisi maka data akan kosong

sebagaimana di gambar. Untuk menambahkan data baru silahkan klik pada tombol ,


Isikan sesuai data yang anda miliki, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan klik

di tombol . Ulangi lagi untuk melengkapi data perjalanan ke luar negeri yang pernah anda

lakukan. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya.

2.8. Keterangan Keluarga

Untuk mengaktifkan sub menu “Keterangan Keluarga” lakukan klik pada sub menu di

sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Ada 4 (empat) tab yang harus anda isi dalam menu

keterangan keluarga sebagaimana terdapat pada gambar di bawah ini.

4 tab

klik


Semua tab tersebut harus dilengkapi untuk keperluan identitas keluarga pegawai. Berikut informasi

detil untuk mengisi keempat tab tersebut:

1) Suami/Istri

Jika anda belum pernah mengisi data pasangan hidup maka list akan kosong sebagaimana

gambar di atas. Untuk nambah data suami/istri dilakukan dengan melakukan klik pada tombol


Scroll ke bawah lagi untuk melengkapi:

Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload scan surat nikah, surat

kematian (jika telah meninggal), atau surat cerai (jika cerai) dengan menekan tombol ,

jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan klik di tombol . Jika sudah

selesai lanjutkan pada tab selanjutnya.


2) Anak

Pastikan tab yang aktif adalah Anak. Tab yang aktif ditunjukkan pada warna putih di background

tulisan tabnya sebagaimana pada gambar berikut.

Jika anda belum pernah mengisi data anak maka list akan kosong sebagaimana gambar di atas.

Untuk nambah data anak dilakukan dengan melakukan klik pada tombol ,


Isikan sesuai data anak yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload scan akta kelahiran

dengan menekan tombol , jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan

klik di tombol . Ulangi jika jumlah anak anda lebih dari satu. Jika sudah selesai lanjutkan

pada tab selanjutnya.

3) Orangtua

Pastikan tab yang aktif adalah Orangtua. Tab yang aktif ditunjukkan pada warna putih di

background tulisan tabnya sebagaimana pada gambar berikut.

klik

klik


Jika anda belum pernah mengisi data orangtua maka list akan kosong sebagaimana gambar di

atas. Untuk nambah data orangtua dilakukan dengan melakukan klik pada tombol


Isikan sesuai data orangtua dan mertua anda, jangan lupa menyesuaikan tipe orangtua dengan

melakukan klik pada pilihan:

Jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan klik di tombol . Ulangi

untuk ayah mertua, ibu kandung, dan ibu mertua. Jika sudah selesai lanjutkan pada tab

selanjutnya.

4) Saudara

Pastikan tab yang aktif adalah Saudara. Tab yang aktif ditunjukkan pada warna putih di

background tulisan tabnya sebagaimana pada gambar berikut.

Jika anda belum pernah mengisi data saudara maka list akan kosong sebagaimana gambar di

atas. Untuk nambah data saudara dilakukan dengan melakukan klik pada tombol


klik


Isikan sesuai data saudara yang anda miliki, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan

melakukan klik di tombol . Ulangi jika jumlah saudara anda lebih dari satu. Sampai tab

iini data pada submenu Keterangan Keluarga telah lengkap. Silahkan lanjutkan pada submenu

Keterangan Organisasi.

2.9. Keterangan Organisasi

Untuk mengaktifkan sub menu “Keterangan Organisasi” lakukan klik pada sub menu di

sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam

menu keterangan organisasi sebagaimana terdapat pada gambar.

Pada saat anda melakukan klik pada sub menu ini, jika anda pernah mengisi pada keterangan

organisasi maka akan tampil sejumlah data, namun jika belum terisi maka data akan kosong



klik


Isikan sesuai riwayat organisasi yang pernah anda miliki, jangan lupa menyesuaikan periode

pengalaman organisasi anda tersebut dengan melakukan klik pada pilihan:

Pilih sesuai dengan periode anda bergabung pada organisasi tersebut, apakah SLTA (ke bawah), saat

menempuh kuliah (Universitas), setelah kuliah (Setelah Pendidikan) atau saat telah menjadi

Pegawai. Sesuaikan juga tipe organisasi dengan memilih pada pilihan:

Jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan klik di tombol . Ulangi

sejumlah pengalaman organisasi yang anda miliki. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu

selanjutnya, yaitu “Keterangan Lain”.

2.10. Keterangan Lain

Untuk mengaktifkan sub menu “Keterangan Lain” lakukan klik pada sub menu di sebelah kiri

sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam menu

keterangan lain sebagaimana terdapat pada gambar.


Pada saat anda melakukan klik pada sub menu ini, jika anda pernah mengisi pada keterangan lain

maka akan tampil sejumlah data, namun jika belum terisi maka data akan kosong sebagaimana di

gambar. Untuk menambahkan data baru silahkan klik pada tombol , sehingga akan

muncul tampilan berikut:

Pilih jenis keterangan lain yang diminta oleh SIMPEG, klik pada pilihan:

Isikan sesuai data keterangan lain yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file surat

keterangan dengan menekan tombol , jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan

melakukan klik di tombol . Ulangi untuk ketiga jenis keterangan yang ada. Jika sudah selesai

lanjutkan pada submenu selanjutnya.

2.11. Keterangan Publikasi

Submenu ini hanya akan muncul jika anda bertipe dosen. Jika anda karyawan maka submenu

ini tidak muncul pada tampilan SIMPEG anda. Untuk mengaktifkan sub menu “Keterangan Publikasi”

klikklik


lakukan klik pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab

yang harus anda isi dalam menu keterangan lain sebagaimana terdapat pada gambar.

Pada saat anda melakukan klik pada sub menu ini, jika anda pernah mengisi pada keterangan

publikasi maka akan tampil sejumlah data, namun jika belum terisi maka data akan kosong



Jangan lupa sesuaikan jenis publikasi anda dengan pilihan yang tersedia, apakah seminar, jurnal,

buku, atau artikel koran.

Lengkapi juga klasifikasi sesuai dengan jenis publikasi, misal apabila anda memilih artikel koran maka

pilihan klasifikasinya adalah: nasional ataukah internasional.

klikklik


Kemudian ccroll ke bawah untuk melengkapi:

Isikan sesuai data publikasi yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file publikasi dengan


tombol . Ulangi untuk ketiga publikasi-publikasi yang ada. Sampai sini pengisian Biodata

Pegawai anda telah lengkap. Lanjutkan pada menu-menu selanjutnya.


3. ISIAN BEBAN KERJA DOSEN (khusus dosen)

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, menu Beban Kerja Dosen hanya akan muncul

apabila user yang melakukan login bertipe dosen. Anda bisa melewati Bab ini apabila bukan dosen.

Untuk masuk ke dalam menu ini klik pada tombol “BKD”. Menu Beban Kerja Dosen terdiri dari tiga

submenu yaitu: Identitas, Beban Kerja, dan Kesimpulan. Penjelasan lengkap untuk masing-masing

sub menu terdapat pada penjelasan di bawah ini.

3.1. Identitas

Tampilan yang akan muncul saat user memilih menu BKD adalah identitas sebagaimana

tampilan di bawah ini.

3 Sub Menu


Isian identitas yang tampil diambil dari isian di menu Biodata Pegawai. Terkait dengan isian Beban

Kerja Dosen yang harus diisikan setiap semester, maka ada dua isian yang harus diisikan lagi oleh

user, yaitu status dan periode. Untuk mengisinya klik pada tombol sehingga tampilan

akan berubah sebagaimana gambar di bawah ini.

Sesuaikan status dan periode anda, jika telah sesuai tekan tombol . Lalu lanjutkan

pengisian pada sub menu selanjutnya dengan melakukan klik pada tombol submenu Beban Kerja

sebagaimana tampilan berikut.

klikklik


3.2. Data Beban Kerja

Setelah anda memilih submenu beban kerja maka akan muncul tampilan awal dari submenu

beban Kerja akan sebagaimana gambar di bawah ini. Ada 4 tab untuk sub menu beban kerja, yaitu:

A. Pendidikan, B. Penelitian, C. Pengabdian Masyarakat, D. Penunjang.

Semua tab harus diisi sesuai dengan kegiatan dosen selama semester berjalan. Penjelasan detil

untuk masing-masing tab ada pada penjelasan berikut.

1) A. Pendidikan

Secara deafult apabila submenu Beban Kerja diaktifkan maka tab pendidikan akan muncul

sebagaimana tampilan gambar di atas. Apabila user belum pernah mengisi data maka akan

kosong sebagaimana gambar. Untuk mengisinya klik pada tombol sehingga

akan muncul tampilan berikut:

Klik untuk memilih rubrik sesuai kegiatan yang dilakukan. Isikan deskripsi pada

kolom kegiatan. SKS otomatis akan terisi sesuai dengan rubrik yang anda pilih. Lengkapi bukti

penugasan dengan menekan tombol dan memilih file yang akan diupload. Jika telah

selesai tekan tombol dan lanjutkan pada tab selanjutya.

4 tab

Bidang sesuaitab


2) B. Penelitian

Pastikan tab yang aktif adalah penelitian.

Sama dengan dengan tab sebelumnya, apabila user belum pernah mengisi data maka list akan







3) C. Pengabdian Masyarakat

Pastikan tab yang aktif adalah pengabdian masyarakat.




klik

klik

klik

Bidang sesuaitab

Bidang sesuaitab

klik






4) D. Penunjang

Pastikan tab yang aktif adalah penunjang.


kosong sebagaimana gambar di atas. Untuk mengisinya klik pada tombol

sehingga akan muncul tampilan [ada gambar di bawah ini. Klik untuk memilih rubrik

sesuai kegiatan yang dilakukan. Isikan deskripsi pada kolom kegiatan. SKS otomatis akan terisi

sesuai dengan rubrik yang anda pilih. Lengkapi bukti penugasan dengan menekan tombol

dan memilih file yang akan diupload. Jika telah selesai tekan tombol dan isian

Beban Kerja Dosen telah selesai anda isikan. Jika tab ini telah selesai silahkan melihat

kesimpulan apakah telah memenuhi peraturan dan undang-undang atau belum.

Bidang sesuaitab

klik

Bidang sesuaitab


3.3. Kesimpulan

Untuk melihat kesimpulan beban kerja dosen yang telah anda isikan, klik pada submenu

kesimpulan yang ada di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini.

Sehingga akan muncul kesimpulan sebagaimana pada gambar berikut:

Bidang sesuaitab

klik


4. MEMBUKA INFORMASI

Untuk masuk ke dalam menu informasi klik menu “INFORMASI” yang terdapat pada halaman

utama SIMPEG. Informasi terkait kepegawaian yang tersedia pada SIMPEG UINSA terdiri dari tiga hal

yaitu: informasi kenaikan pangkat, sanksi, dan masa persiapan pensiun. Penjelasan detil untuk ketiga

informasi tersebut terdapat pada deskripsi di bawah ini:

4.1. Informasi Kenaikan Pangkat

Untuk masuk ke dalam submenu informasi kenaikan pangkat, pastikan submenu yang anda

pilih adalah “Info Kenaikan Pangkat”. Secara default tampilan informasi kenaikan pangkat adalah

yang pertama kali tampil saat anda memilih menu “Informasi”.

Informasi kenaikan pangkat memberikan empat informasi sebagaimana gambar, informasi

tersebut adalah:

1. Tanggal sekarang

2. TMT SK terakhir

3. Periode Pangkat Terakhir

4. Informasi Waktu Kenaikan Pangkat

Bagian yang perlu mendapat perhatian khusus pada submenu ini adalah informasi kenaikan

pangkat. Di kolom tersebut anda dapat melihat berapa lama lagi proses kenaikan pangkat dapat

1

2

3

4

klikklik

4444

1

4

2

1

4

3

2

1

4


diajukan. Apabila anda telah melewati periode kenaikan pangkat maka pesan akan berubah seperti

tampilan di bawah ini:

Dengan informasi perhitungan periode kenaikan pangkat tersebut diharapkan user dapat

mempersiapkan persyaratan yang diperlukan untuk mengurus kenaikan pangkat dengan lebih

optimal.

4.2. Sanksi

Untuk masuk ke dalam submenu informasi sanksi, pastikan submenu yang anda pilih adalah

“Info Sanksi” dengan melakukan klik pada tombol submenu sehingga muncul tampilan sebagaimana

gambar berikut.

Kemudian perhatikan informasi yang tampil di dalamnya. Gambar di atas adalah tampilan dari

sanksi pribadi yang anda miliki. Apabila pejabat yang berwenang tidak pernah menjatuhkan sanksi

terhadap anda, maka list sanksi akan kosong sebagaimana gambar tersebut. Namun jika anda

pernah beberapa kali melakukan pelanggaran maka akan tercatat dalam daftar di atas.

4.3. Masa Persiapan Pensiun

Untuk masuk ke dalam submenu informasi masa persiapan pensiun, pastikan submenu yang

anda pilih adalah “Masa Persiapan Pensiun” dengan melakukan klik pada tombol submenu sehingga

muncul tampilan sebagaimana gambar berikut.

klikklikklik


Informasi masa persiapan pensiun memberikan empat informasi sebagaimana gambar,

informasi tersebut adalah:

1. Tanggal sekarang

2. Tanggal lahir

3. Usia

4. Masa persiapan pensiun

Bagian yang perlu mendapat perhatian khusus pada submenu ini adalah informasi masa

pensiun. Di kolom tersebut anda dapat melihat berapa lama lagi anda pensiun. Informasi ini akan

selalu berubah (dihitung mundur) berdasarkan tanggal sekarang.

klik

3

2

1

4


5. MELAKUKAN PENGAJUAN

Ada dua jenis pengajuan yang tersedia dalam SIMPEG ini. Yaitu pengajuan cuti dan

pengajuan izin belajar. Untuk melakukan pengajuan tersebut silahkan klik “PENGAJUAN” di menu

utama sehingga muncul tampilan berikut.

5.1. Cuti

Tampilan default ketika menu pengajuan di klik adalah submenu “Cuti”. Dalam submenu cutiterdapat dua tab sebagaimana gambar berikut:

Tab Riwayat Pengajuan Cuti berisi daftar pengajuan yang pernah anda lakukan. Sedangkan Riwayat

Ambil Cuti berisi daftar cuti yang pernah anda ambil. Penjelasan detil kedua tab tersebut terdapat

pada bagian berikut ini:

1) Riwayat Pengajuan Cuti

Pastikan tab yang anda klik adalah Riwayat Pengajuan Cuti. Tab ini akan tampil secara default

saat anda masuk ke dalam submenu cuti. Apabila user pernah mengajukan cuti maka akan

tampil sebagaimana gambar di atas. Namun jika belum pernah maka list akan kosong. Untuk

mengajukan cuti silahkan klik ke tombol sehingga muncul tampilan

di bawah ini.

2 Sub Menu

2 tab2 tab2 tab


Isikan sesuai dengan data dan pengajuan yang akan dilakukan, scroll ke bawah untuk

melengkapi:

Jika isian sudah lengkap klik tombol dan tunggu sampai direview oleh yang

berwenang.

2) Riwayat Ambil Cuti

Pastikan tab yang aktif adalah riwayat ambil cuti.

Pada tab ini seluruh riwayat cuti yang pernah diambil akan tampil.

klik


5.2. Izin Belajar

Untuk masuk ke dalam submenu ini silahkan klik pada submenu “Izin Belajar” sebagaimana

terlihat pada gambar di bawah ini.

Submenu izin belajar terdiri dari dua tab yaitu pengajuan ijin belajar dan riwayat ijin belajar

sebagaimana terdapat pada gambar berikut:

Tab pengajuan ijin belajar berisi pengajuan yang sedang anda sampaikan, sedangkan riwayat ijin

belajar berisi daftar ijin belajar yang telah disetujui. Penjelasan untuk masing-masing tab terdapat

pada deskripsi di bawah ini:

1) Pengajuan Ijin Belajar

Tampilan default dari submenu ijin belajar adalah tab pengajuan. Apabila anda belum pernah

melakukan pengajuan ijin belajar maka isinya akan kosong sebagaimana gambar di atas. Untuk

melakukan pengajuan ijin belajar klik pada tombol sehingga

akan muncul tampilan sebagai berikut:

klik

2 tab2 tab

3 tab


Ada tiga tab yang harus diisi untuk melengkapi pengajuan ijin belajar. Tab tersebut adalah: data

pribadi, rencana studi, dan dokumen pendukung.

Pembahasan masing-masing tab ada di bagian berikut ini:

a) Data Pribadi

Isikan data pribadi anda, kemudian simpan dengan menekan tombol yang tersedia di

bawahnya. Setelah itu lanjutkan pada tab selanjutnya yaitu rencana belajar.

b) Rencana Studi

Lanjutkan dengan pengisian rencana studi, setelah lengkap tekan tombol simpan. Kemudian

lanjutkan pada tab selanjutnya: dokumen pendukung.

Catatan: khusus untuk isian tempat/lembaga pendidikan berada, anda harus mengisikan

provinsi dan kabupaten/kotamadya.


c) Dokumen Pendukung

Lengkapi dengan mengunggah dokumen pendukung yang anda miliki. Klik pada tombol

browse dan kemudian unggah. Jika telah selesai jangan lupa tekan tombol simpan.

Sampai di sini berkas pengajuan telah lengkap, silahkan menunggu sambil mengecek status

dari pengajuan anda.

2) Riwayat Ijin Belajar

Apabila pengajuan anda disetujui, maka akan muncul pada stab ini. Untuk mengaktifkan tab

riwayat ijin belajar pastikan tombol pada tab telah di klik.

Pada tab ini anda juga dapat melihat riwayat ijin belajar yang pernah anda tempuh sebelumnya.

klik

simpeguinsa buku panduan sistem informasi kepegawaian...

Documents