senarai tugas ppt

FAIL MEJA

ABD. GHANI BIN MANSOR

Jawatan: PEGAWAI TADBIR N44

***********************************************************************************

Nama agensi : UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRISAlamat : Fakulti Seni dan Muzik,

35900 Tg. Malim, Perak Darul RidzuanNo. Tel : 05-4506000 No. Faks : 05-4583602E-mail : http://fsm.upsi.edu.my

1

MAKLUMAT PEGAWAI

NAMA ABD. GHANI BIN MANSOR

JAWATAN HAKIKI PEGAWAI TADBIR

GRED JAWATAN N44

BAHAGIAN/UNIT FAKULTI SENI DAN MUZIK

TARIKH MEMEGANG JAWATAN DI UPSI

25 JANUARI 2002

TARIKH MEMEGANG JAWATAN DI FAKULTI SENI DAN MUZIK

4 JANUARI 2010

TARIKH PENEMPATAN

4 JANUARI 2010

2

1.0 LATAR BELAKANG

PENGENALAN FAKULTI

Fakulti Seni dan Muzik ditubuhkan pada tahun 1997 bertujuan untuk mencapai matlamat dalam memperkasakan industri pendidikan dan menjadi pusat rujukan pendidikan dalam bidang seni, muzik dan pendidikan teknikal dan vokasional.

Fakullti Seni dan Muzik sentiasa komited dalam membangunkan ilmu pengetahuan menerusi pengajaran & pembelajaran, penerbitan, penyelidikan, perundingan dan khidmat masyarakat di dalam bidang Pendidikan Seni, Pendidikan Muzik dan Pendidikan Teknikal dan Vokasional bagi memenuhi keperluan pelanggan dan keperluan semasa.

Kepakaran dan pengalaman tenaga pengajar Fakulti Seni dan Muzik yang profesional dapat membantu siswa dan siswi dalam mempertingkatkan pengetahuan, meneroka idea sesuai dengan perubahan global semasa serta dapat bersaing dan berada di atas satu landasan yang sama dengan institusi pengajian tinggi lain.

VISI FAKULTI

Menjadi fakulti yang cemerlang dalam kepemimpinan Pendidikan Seni, Muzik dan Kemahiran Hidup untuk melahirkan generasi pendidik yang peka dan berwibawa dalam menerajui pendidikan masa depan

MISI FAKULTI

Menjana dan menatar ilmu seni, muzik dan kemahiran hidup, ekonomi rumah tangga dan sains pertanian menerusi pengajaran, penyelidikan, perundingan dan khidmat masyarakat dalam konteks pembangunan insan untuk mencapai visi universiti

3

2.0 OBJEKTIF FAKULTI

OBJEKTIF KUALITI

“FSM BERILTIZAM MEMAJUKAN ILMU MENERUSI PENGAJARAN, PENYELIAAN, PENYELIDIKAN, PENERBITAN, PERUNDINGAN DAN

KHIDMAT MASYARAKAT DALAM BIDANG KESENIAN, KEBUDAYAAN DAN KEMAHIRAN HIDUP BAGI MEMENUHI KEPERLUAN PELANGGAN

DAN PIHAK BERKEPENTINGAN SERTA MELAKSANAKAN PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN UNTUK MENINGKATKAN

KEBERKESANAN SISTEM PENGURUSAN BERKUALITI”

Dasar ini menjadi rangka kerja pembentukan dan penilaian objektif kualiti Bahagian/Jabatan serta panduan kepada staf untuk melaksanakan tugas dan

tanggungjawab dengan cekap, kreatif dan inovatif.

1. Melahirkan modal insan yang cemerlang, gemilang dan terbilang yang mampu mencipta kejayaan dan kecemerlangan dalam kehidupan melalui:

a. Penghasilan 95% pelajar mendapat PNGS sekurang-kurangnya 2.75;

b. Penghasilan sekurang-kurangnya 50% pelajar bergraduat dengan mendapat PNGK minimum 3.0;

c. Penilaian setiap pelajar dinilai sekurang-kurangnya dua kali bagi setiap kursus dalam satu semester;

a. Pendedahan secara teori dan amali terhadap kursus yang ditawarkan;

b. Menyediakan jadual waktu pengajaran bagi kursus teras fakulti selewat-lewatnya seminggu sebelum kuliah bermula;

d. Memaparkan markah kerja kursus pelajar sekurang-kurangnya tiga hari sebelum peperiksaan kursus berkenaan dijalankan.

2. Menawarkan pengurusan dan perkhidmatan akademik yang berkualiti menepati keperluan pelajar dengan cara:

a. Memastikan kurikulum bagi setiap program memenuhi keperluan sekolah dan mendapatkan kelulusan Kementerian Pengajian Tinggi serta mendapat pengiktirafan JPA;

b. Memastikan kemasukan semua pelajar memenuhi syarat-syarat dan garis panduan UPU dan Universiti;

c. Memastikan semua pelajar memenuhi syarat kehadiran kuliah minimum 80%.

3. Menguruskan sumber manusia dan pentadbiran FSM dengan efektif dan cekap, dengan memastikan:

a. Makmal Komputer, Bengkel Seni, Studio Grafik, Makmal Kemahiran Hidup, dan Studio Muzik yang lengkap berdasarkan standard yang ditetapkan dalam Jaminan Kualiti Kementerian Pengajian Tinggi;

4

b. Pendaftaran kursus pelajar dalam masa 10 minit bagi setiap pelajar (dalam keadaan maklumat yang dikemukak adalah lengkap);

c. Nisbah pensyarah-pelajar ialah 1:16 pada tahun 2010; d. Beban mengajar maksimum 9 jam kredit setiap semester;e. 95 % staf akademik dan sokongan diberi latihan formal sekurang-

kurangnya 42 jam setahun berdasarkan analisis keperluan latihan/pelan latihan;

f. Urusan permohonan peralatan pejabat di FSM disediakan selewat-lewatnya dalam masa 5 hari selepas tarikh permohonan dibuat.

4. Menjalankan aktiviti penyelidikan, perundingan, dan penerbitan yang berkualiti dengan:

a. Mengemukakan laporan akhir penyelidikan kepada Pusat Penyelidikan dan Perundingan sebulan selepas tempoh tamat penyelidikan;

b. Menawarkan khidmat perundingan kepada pihak luar mengikut permintaan;

c. Memastikan sekurang-sekurangnya 80% penyelidikan yang dijalankan mengikut halatuju penyelidikan universiti;

d. Memastikan staf akademik mencapai KPI tidak kurang daripada 80% KPI penerbitan.

3.0 PIAGAM PELANGGAN DAN CARTA ORGANISASI BAHAGIAN

Piagam Pelanggan Fakulti Seni dan Muzik

i) Menyediakan kemudahan dan program pendidikan berkualiti serta melaksanakan sistem pembelajaran yang berkesan untuk melahirkan pendidik yang berdaya saing, berketrampilan dan cemerlang dalam bidang Teknologi Maklumat.

ii) Memberikan perkhidmatan yang mesra pelanggan dan meningkatkan kualiti pengurusan dan pentadbiran yang cekap dan efisyen.

iii) Membantu ke arah pembangunan sahsiah pelajar yang menyeluruh dan seimbang melalui proses pembelajaran yang berterusan.

iv) Memastikan semua kakitangan akademik dan pentadbiran berdedikasi, berdisiplin, komited, bertanggungjawab dan proaktif.

v) Membina kecemerlangan dalam bidang penyelidikan, perundingan, penerbitan dan khidmat masyarakat terutama pendidikan ke arah perkembangan dan kemajuan ilmu.

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

5

BAHAGIAN: FAKULTI MUZIK DAN SENI PERSEMBAHANJAWATAN : PENOLONG PEGAWAI TADBIR N27NAMA : MASTURA BINTI MUSTAFA

Tugas PegawaiAtasan Yang

AdaHubungan

Tugas danTanggungjawab

Kuasa YangDi beri

Tugas PegawaiLain Yang Ada

Hubungan

TNC(AA), TNC(PSP), TNC(HEPA)- Mendapat

kelulusan/ persetujuan tertentu yang diperlukan.

Dekan - Semua perkara

mengenai pengurusan dan pentadbiran fakulti keseluruhannya.

Pendaftar/Timb. Pendaftar- Semua perkara

mengenai perkhidmatan, pengurusan pentadbiran dan akademik fakulti.

Bendahari- Semua perkara

mengenai peruntukan belanjawan dan pengurusan kewangan fakulti.

Bertanggungjawab secara langsung kepada Dekan, Timbalan Dekan dan Penolong Pendaftar Fakulti dalam semua urusan pentadbiran dan pengurusan fakulti seperti berikut:

1) PENGURUSAN PENTADBIRAN

a) Mengurus Fail Meja kakitangan.

b) Pengurusan Laporan Tahunan, fakulti.

c) Pengurusan penyediaan Prospektus Fakulti.

d) Pengurusan penyediaan Brosur Fakulti.

e) Pengurusan penyediaan KPI fakulti.

f) Pengurusan cuti kakitangan. (cuti tahunan/cuti tanpa rekod/cuti ganti/cuti kecemasan/) staf pentadbiran pejabat.

g) Pengurusan Kehadiran staf pentadbiran pejabat.

h) Rekod Pergerakan Staf pentadbiran pejabat.

i) Pengurusan aduan kerosakan untuk pembaikan/ penyelenggaraan fakulti.

j) Membantu pengurusan perancangan perjawatan fakulti.

k) Membantu Pengurusan penempatan kakitangan akademik dan bukan akademik.

l) Pengurusan mock teaching.m) Membantu mengurus

kemudahan bilik-bilik kakitangan dan kunci-kunci bilik.

n) Menyemak dan

- Menerima laporan prestasi dari semua pegawai

- Membuat penilaian prestasi tahunan kakitangan

- Menerima fail-fail sulit untuk tindakan

- Pemantauan staf pentadbiran

- Akses kepada system IMS Kewangan, Akademik & Pentadbiran.

Penolong Pendaftar dari PTJ yang lain.- semua perkara

mengenai pentadbiran, kewangan dan akademik yang berkaitan.

Penolong Bendahari-Urusan belanjawan dan kewangan

Pegawai Tekn. Maklumat

Penolong Pegawai Tadbir

Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)

Pembantu Tadbir (S/U)

Pembantu Tadbir (Kewangan)

Juruteknik

Pembantu Am Pejabat

Pelanggan Luar- pelajar-pelajar,

pembekal dan Jabatan lain yang berkaitan.

6

memperakukan memo keluar daripada staf pejabat.

2) PENGURUSAN HAL EHWAL AKADEMIK PASCA SISWAZAH

a) Kemasukanb) Penawaran Kursusc) Pendaftaran Dan Rekodd) Pra-Pendaftarane) Pendaftaran Semesterf) Tambah-Gugur Kursusg) Tarik Diri Daripada Kursush) Peperiksaani) Pengijazahanj) Taklimat Bersama Fakulti

3) MEMBANTU PENGURUSAN HAL EHWAL AKADEMIK IJAZAH SARJANA MUDA PENDIDIKAN


4) PENGURUSAN HAL EHWAL AKADEMIK PROGRAM JARAK JAUH


5) PENGURUSAN KEWANGAN

7

a) Pengurusan aset/inventori fakulti.

b) Pengurusan stok bekalan pejabat (meluluskan stok bekalan pejabat dan memantau rekod stok)

c) Membantu Pengurusan belanjawan.

d) Membantu Pengurusan perolehan.

e) Mebantu Pengurusan pembayaran.

6) PENGURUSAN MS ISO 9001:2008

a) Membantu Pengurusan Fail P&P MS ISO 9001:2008.

b) Pengurusan senarai induk dokumen MS ISO 9001:2008.

7) PENGENDALIAN MESYUARAT PENGURUSAN FAKULTI

a) Mengeluarkan memo panggilan mesyuarat dan tindakan pengurusan fakulti.

b) Menyediakan minit mesyuarat pengurusan fakulti.

8) MENJALANKAN TUGAS YANG DI ARAHKAN DARI SEMASA KE SEMASA.

Aktiviti: Pengurusan Hal Ehwal Akademik Fakulti

8

Proses Kerja Pegawai Yang meluluskan/Dirujuk

Terima Takwim Pengurusan HEA universiti TPK(A) - Takwim Akademik dan Jadual Kerja Tahunan HEA.

Menyediakan dan memaklumkan kalender pengurusan HEA Fakulti/Pusat kepada kakitangan- Kalender Pengurusan HEA Fakulti/Pusat.

Proses Penawaran Kursus

Menerima memo dan format penawaran kursus daripada HEA.

Menyediakan dan menginput senarai maklumat Penawaran Kursus dalam sistem IMS.

Menghantar memo beserta senarai penawaran kursus yang telah disahkan kepada HEA

Dekan/Pengarah

Proses Pra-Pendaftaran

Menghadiri mesyuarat Pra-Pendaftaran Kursus-Memo mesyuarat

Menerima Jadual Pra-Pendaftaran Kursus On-line dan senarai kursus yang ditawarkan daripada HEA.-Jadual Pra-Pendaftaran Kursus On-line-Senarai kursus

Memaklumkan kepada pelajar :- Senarai kursus yang ditawarkan mengikut semester- Jadual pra-pendaftaran kursus-Jadual Pra-Pendaftaran Kursus On-line-Senarai kursus

Menjalankan proses pra-pendaftaran kursus on-line-Manual IMS

Mencetak dan merekod slip pendaftaran kursus- Slip cetakan berkomputer- Fail Pelajar

Proses Pendaftaran Semester

Timb. Pendaftar Kanan (Akademik)

Dekan Pen. Pendaftar

Ketua Jabatan (KJ)

KJ

Timbalan Dekan (Akademik)

Pen. Pendaftar / Pemb. Tadbir PO

Pen. Pendaftar

Pen. Pendaftar

Dekan/PengarahTDAKJ

Penasihat AkademikPen. Pendaftar

Pemb. Tadbir PO

Pemb. Tadbir PO

9

Menerima slip keputusan peperiksaan dan jadual kuliah daripada HEA.- slip keputusan peperiksaan- Jadual kuliah

Menjalankan proses pendaftaran semester di Fakulti- Nota: Edar slip keputusan dan jadual kuliah - slip keputusan peperiksaan- Jadual Kuliah

Mengaktifkan status pendaftaran semester pelajar di dalam sistem IMS- Data IMS

Mencetak laporan dan data pelajar mendaftar semester- Data IMS-DS

Memantau pendaftaran semester pelajar dalam tempoh 4 minggu dari tarikh pendaftaran semester

Mengeluarkan surat peringatan pada minggu ke 2 kepada pelajar yang tidak mendaftar semester.- Surat Peringatan

Mengeluarkan memo dan senarai pelajar tidak mendaftar semester selepas 4 minggu kepada HEA- Laporan IMS-DS

Proses Tambah/Gugur Kursus

Menerima jadual Tambah/Gugur kursus daripada HEA- Jadual Tambah Gugur Kursus

Menjalankan proses tambah/gugur kursus secara on-line- Manual IMS- Borang Tambah/gugur Kursus- Data IMS

Mencetak slip semakan pendaftaran kursus- slip semakan pendaftaran kursus

Proses Tarik Diri Kursus

Pemb. Tadbir PO

Pemb. Tadbir PO

Pemb. Tadbir PO

Pemb. Tadbir PO

Pen .PendaftarPemb. Tadbir PO

Dekan

Dekan

Pen. Pendaftar

Dekan/PengarahTDAKJ

Penasihat AkademikPen. Pendaftar

Pemb. Tadbir POJuruteknik

Pemb. Tadbir PO

Pensyarah

10

Menerima dan memperakukan permohonan Tarik Diri kursus daripada pelajar- Surat Permohonan TD

Meluluskan permohonan tarik diri- Surat Permohonan TD

Mengeluarkan memo kelulusan permohonan tarik diri pelajar kepada HEA- Memo kelulusan

Proses Peperiksaan

Menerima memo arahan penyediaan soalan peperiksaan akhir dari HEA Dekan/Pengarah- memo arahan penyediaan soalan peperiksaan akhir- Carta alir proses peperiksaan akhir

Menerima kertas soalan peperiksaan dan keperluan peperiksaan yang telah disahkan oleh Jawatankuasa Penaksir Soalan- Format Penyerahan /Penerimaan Kertas Soalan- Kertas Soalan Peperiksaan- Borang Keperluan Soalan

Mengeluarkan memo dan menghantar kertas soalan peperiksaan kepada HEA- Memo - Soalan Peperiksaan- Borang Keperluan Soalan

Menerima jadual peperiksaan akhir dari HEAjadual peperiksaan akhir

Memaparkan jadual peperiksaan akhir untuk makluman pelajar- jadual peperiksaan akhir

Menerima dan mengedar slip menduduki peperiksaan akhir kepada pelajar- slip menduduki peperiksaan akhir

Memperakukan markah peperiksaan akhir secara on-line- Manual IMS

Mengverifikasi dan menghantar markah peperiksaan akhir secara on-line kepada HEA- Manual IMS

Dekan

Dekan

TD(A)KJ

Pen. Pendaftar

TD(A)KJ

TD(A)Pen. Pendaftar

Dekan

Pemb. Tadbir POPemb. Am Pejabat

Pen. PendaftarPemb. Tadbir PO

KJ

Dekan

DekanPen. Pendaftar

11

Mencetak laporan keputusan peperiksaan akhir dan dibentangkan di dalam mesyuarat Peperiksaan Fakulti- Laporan Keputusan Peperiksaan

Proses Pengijazahan

Menerima, menyemak dan mengesahkan senarai nama pelajar layak bergraduat daripada HEA- senarai nama pelajar layak bergraduat

Menyediakan memo dan menghantar senarai nama pelajar bergraduat yang telah disahkan kepda HEA- Memo- senarai nama pelajar layak bergraduat

Pemb. Tadbir PO

DekanTD(A)

DekanPen. Pendaftar

Pemb. Tadbir PO

Carta Aliran Kerja : Pengurusan Hal Ehwal Akademik

Mula

12

Terima Takwim Pengurusan HEA universiti TPK(A)

Menyediakan dan memaklumkan kalender pengurusan HEA Fakulti/Pusat

kepada kakitangan)

13


Menghantar memo beserta senarai penawaran kursus yang telah disahkan

kepada HEA

Menyediakan dan menginput senarai maklumat

Menghadiri mesyuarat Pra-Pendaftaran Kursus

Mengaktifkan status pendaftaran semester pelajar di dalam sistem IMS

Menjalankan proses pra-pendaftaran kursus on-line

Menerima Jadual Pra-Pendaftaran Kursus On-line dan senarai kursus yang

ditawarkan daripada HEA.

Mencetak laporan dan data pelajar mendaftar semester

Memantau pendaftaran semester pelajar

Mengeluarkan surat peringatan pada minggu ke 2 kepada pelajar yang tidak mendaftar semester

Mengeluarkan memo dan senarai pelajar tidak mendaftar semester selepas 4 minggu kepada HEA

Menerima jadual Tambah/Gugur kursus daripada HEA

Menjalankan proses tambah/gugur kursus secara on-line

Mencetak slip semakan pendaftaran kursus

Menerima dan memperakukan permohonan Tarik Diri kursus daripada pelajar

A

A

A

14

Meluluskan permohonan tarik diri

Mengeluarkan memo kelulusan permohonan tarik diri pelajar kepada HEA

Menerima memo arahan penyediaan soalan peperiksaan akhir dari HEA

Dekan/Pengarah

Menerima kertas soalan peperiksaan dan keperluan peperiksaan yang telah disahkan oleh Jawatankuasa Penaksir Soalan

Mengeluarkan memo dan menghantar kertas soalan peperiksaan kepada HEA

Menerima jadual peperiksaan akhir dari HEA

Memaparkan jadual peperiksaan akhir untuk makluman pelajar

Menerima dan mengedar slip menduduki peperiksaan akhir kepada pelajar

Memperakukan markah peperiksaan akhir secara on-line

Mengverifikasi dan menghantar markah peperiksaan akhir secara on-line kepada HEA

Mencetak laporan keputusan peperiksaan akhir dan dibentangkan di dalam mesyuarat Peperiksaan Fakulti

Menerima, menyemak dan mengesahkan senarai nama pelajar layak bergraduat daripada HEA

Menyediakan memo dan menghantar senarai nama pelajar bergraduat yang telah disahkan kepda HEA

A

TAMAT

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Bagi Urusan Hal Ehwal Akademik

- Borang biodata peribadi pelajar- Borang Pra-Pendaftaran- Borang Tambah-Gugur Kursus- Borang keperluan peperiksaan

Senarai Semak Pengurusan Hal Ehwal Akademik Fakulti

Proses Kerja

Terima Takwim Pengurusan HEA universiti TPK(A) - Takwim Akademik dan Jadual Kerja Tahunan HEA.

Menyediakan dan memaklumkan kalender pengurusan HEA Fakulti/Pusat kepada kakitangan- Kalender Pengurusan HEA Fakulti/Pusat.

Proses Penawaran Kursus


15

Menyediakan dan menginput senarai maklumat Penawaran Kursus dalam sistem IMS.

Menghantar memo beserta senarai penawaran kursus yang telah disahkan kepada HEA

Dekan/Pengarah

Proses Pra-Pendaftaran

Menghadiri mesyuarat Pra-Pendaftaran Kursus-Memo mesyuarat

Menerima Jadual Pra-Pendaftaran Kursus On-line dan senarai kursus yang ditawarkan daripada HEA.-Jadual Pra-Pendaftaran Kursus On-line-Senarai kursus

Memaklumkan kepada pelajar :- Senarai kursus yang ditawarkan mengikut semester- Jadual pra-pendaftaran kursus-Jadual Pra-Pendaftaran Kursus On-line-Senarai kursus

Menjalankan proses pra-pendaftaran kursus on-line-Manual IMS

Mencetak dan merekod slip pendaftaran kursus- Slip cetakan berkomputer- Fail Pelajar

Proses Pendaftaran Semester

Menerima slip keputusan peperiksaan dan jadual kuliah daripada HEA.- slip keputusan peperiksaan- Jadual kuliah

Menjalankan proses pendaftaran semester di Fakulti- Nota: Edar slip keputusan dan jadual kuliah - slip keputusan peperiksaan- Jadual Kuliah

Mengaktifkan status pendaftaran semester pelajar di dalam sistem IMS- Data IMS

Mencetak laporan dan data pelajar mendaftar semester

16

- Data IMS-DS

Memantau pendaftaran semester pelajar dalam tempoh 4 minggu dari tarikh pendaftaran semester

Mengeluarkan surat peringatan pada minggu ke 2 kepada pelajar yang tidak mendaftar semester.- Surat Peringatan

Mengeluarkan memo dan senarai pelajar tidak mendaftar semester selepas 4 minggu kepada HEA- Laporan IMS-DS

Proses Tambah/Gugur Kursus

Menerima jadual Tambah/Gugur kursus daripada HEA- Jadual Tambah Gugur Kursus

Menjalankan proses tambah/gugur kursus secara on-line- Manual IMS- Borang Tambah/gugur Kursus- Data IMS

Mencetak slip semakan pendaftaran kursus- slip semakan pendaftaran kursus

Proses Tarik Diri Kursus

Menerima dan memperakukan permohonan Tarik Diri kursus daripada pelajar- Surat Permohonan TD

Meluluskan permohonan tarik diri- Surat Permohonan TD

Mengeluarkan memo kelulusan permohonan tarik diri pelajar kepada HEA- Memo kelulusan

Proses Peperiksaan

Menerima memo arahan penyediaan soalan peperiksaan akhir dari HEA Dekan/Pengarah- memo arahan penyediaan soalan peperiksaan akhir- Carta alir proses peperiksaan akhir

17

Menerima kertas soalan peperiksaan dan keperluan peperiksaan yang telah disahkan oleh Jawatankuasa Penaksir Soalan- Format Penyerahan /Penerimaan Kertas Soalan- Kertas Soalan Peperiksaan- Borang Keperluan Soalan

Mengeluarkan memo dan menghantar kertas soalan peperiksaan kepada HEA- Memo - Soalan Peperiksaan- Borang Keperluan Soalan

Menerima jadual peperiksaan akhir dari HEAjadual peperiksaan akhir

Memaparkan jadual peperiksaan akhir untuk makluman pelajar- jadual peperiksaan akhir

Menerima dan mengedar slip menduduki peperiksaan akhir kepada pelajar- slip menduduki peperiksaan akhir

Memperakukan markah peperiksaan akhir secara on-line- Manual IMS

Mengverifikasi dan menghantar markah peperiksaan akhir secara on-line kepada HEA- Manual IMS

Mencetak laporan keputusan peperiksaan akhir dan dibentangkan di dalam mesyuarat Peperiksaan Fakulti- Laporan Keputusan Peperiksaan

Proses Pengijazahan

Menerima, menyemak dan mengesahkan senarai nama pelajar layak bergraduat daripada HEA- senarai nama pelajar layak bergraduat

Menyediakan memo dan menghantar senarai nama pelajar bergraduat yang telah disahkan kepda HEA- Memo- senarai nama pelajar layak bergraduat

18

Aktiviti: Urusan Taklimat Bersama Fakulti


Terima Jadual Minggu Suaikenal Pelajar Baru (Ambilan Julai) daripada PP (HEP & A) untuk maklumat yang berkaitan, iaitu:-vTarikh Taklimat Bersama Fakulti dan Masa Taklimat Bersama Fakulti.- Jadual Minggu Suaikenal Pelajar Baru.

Terima data, maklumat dan statistik pelajar yang ditawarkan kemasukan bagi Ambilan Julai daripada TP(A), iaitu:- Jumlah pelajar yang ditawarkan kemasukan mengikut fakulti dan program pengajian;- Senarai Nama Pelajar Yang Ditawarkan Kemasukan bagi Ambilan Julai mengikut fakulti dan program pengajian. - Data dan Statistik Pelajar Ditawarkan Kemasukan Ke Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf (Ambilan Julai).

Pen. Pendaftar (HEPA)Pen. Pendaftar fakulti

Dekan

Pen. Pedaftar fakulti

19

Mesyuarat JK Taklimat Bersama Fakulti.- Minit Mesyuarat JK Taklimat Bersama Fakulti.

Mengurus TBF bagi Kemasukan Pelajar Baru, Ambilan Julai.

Taklimat bersama fakulti pelajar baru bagi Ambilan Julai diadakan. FP diedarkan kepad pelajar baru untuk dilengkapkan.

Kumpul dan semak FP selepas taklimat selesai diadakan.- Fail Pelajar

Simpan FP yang lengkap dalam Bilik Fail Pelajar Fakulti mengikut program pengajian dan nombor pendaftaran pelajar.- Fail Pelajar

Pen. Pedaftar fakulti

Semua kakitangan akademik fakultiPen pendaftar

Pemb. Tadbir PO

Pemb. Tadbir PO

Pemb. Tadbir PO

Carta Aliran Kerja : Urusan Taklimat Bersama Fakulti

Mula

20

Terima Jadual Minggu Suaikenal Pelajar Baru

Terima data, maklumat dan statistik pelajar

Mesyuarat JK Taklimat Bersama Fakulti.

Taklimat bersama fakulti pelajar baru


Kumpul dan semak FP selepas taklimat selesai diadakan.

Simpan FP yang lengkap dalam Bilik Fail

TAMAT

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Bagi Urusan Taklimat Bersama Fakulti

-Tiada-

Senarai Semak Urusan Taklimat Bersama Fakulti

Proses Kerja

Terima Jadual Minggu Suaikenal Pelajar Baru (Ambilan Julai) daripada PP (HEP & A) untuk maklumat yang berkaitan, iaitu:-vTarikh Taklimat Bersama Fakulti dan Masa Taklimat Bersama Fakulti.- Jadual Minggu Suaikenal Pelajar Baru.

Terima data, maklumat dan statistik pelajar yang ditawarkan kemasukan bagi Ambilan Julai daripada TP(A), iaitu:- Jumlah pelajar yang ditawarkan kemasukan mengikut fakulti dan program pengajian;- Senarai Nama Pelajar Yang Ditawarkan Kemasukan bagi Ambilan Julai mengikut fakulti dan program pengajian. - Data dan Statistik Pelajar Ditawarkan Kemasukan Ke Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf (Ambilan Julai).

Mesyuarat JK Taklimat Bersama Fakulti.- Minit Mesyuarat JK Taklimat Bersama Fakulti.


21

Taklimat bersama fakulti pelajar baru bagi Ambilan Julai diadakan. FP diedarkan kepad pelajar baru untuk dilengkapkan.

Kumpul dan semak FP selepas taklimat selesai diadakan.- Fail Pelajar

Simpan FP yang lengkap dalam Bilik Fail Pelajar Fakulti mengikut program pengajian dan nombor pendaftaran pelajar.- Fail Pelajar

Aktiviti: Pengurusan Belanjawan


Terima memo arahan penyediaan cadangan belanjawan PTj daripada Bendahari UPSI.- Memo arahan

Maklum kepada setiap jabatan di PTj untuk menyediakan keperluan dasar baru dan keperluan one-off bagi tahun seterusnya dengan mempertimbangkan perkara berikut;

a) bilangan pelajar dan kakitangan sedia ada,b) pertambahan bilangan pelajar dan kakitangan

baru,c) keperluan akademik bidang pengajian di

fakulti.- Memo makluman

Kenalpasti dan sedia spesifikasi peralatan dan logistik untuk permohonan projek one-off (sekiranya ada).- Spesifikasi peralatan

Rancang, rumus dan membuat keputusan keperluan belanjawan PTj berdasarkan dasar sedia ada bagi

Bendahari

Dekan Pen. Pendaftar

J/Kuasa Teknikal fakulti

J/Kuasa Teknikal fakulti

22

permohonan;- dasar baru - dasar one-off (sekiranya ada)Belanjawan yang akan dipohon diselaraskan.

Masukkan data ABM ke dalam sistem IMS/FIS kepada Jabatan Bendahari.- Manual Penggunaan IMS

Pen PendaftarKetua Jabatan

Dekan

Carta Aliran Kerja : Pengurusan Belanjawan

Mula

TAMAT

23

Terima memo arahan penyediaan cadangan belanjawan

Maklum kepada setiap jabatan di PTj untuk menyediakan keperluan

Rancang, rumus dan membuat keputusan keperluan belanjawan

Kenalpasti dan sedia spesifikasi peralatan dan logistik

Masukkan data ABM ke dalam sistem IMS/FIS kepada Jabatan Bendahari.

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Bagi Pengurusan Belanjawan

- Borang cadangan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) dalam sistem IMS- Penyata agihan peruntukan daripada Pejabat Bendahari

Senarai Semak Pengurusan Belanjawan

Proses Kerja

Terima memo arahan penyediaan cadangan belanjawan PTj daripada Bendahari UPSI.- Memo arahan

Maklum kepada setiap jabatan di PTj untuk menyediakan keperluan dasar baru dan keperluan one-off bagi tahun seterusnya dengan mempertimbangkan perkara berikut;

a) bilangan pelajar dan kakitangan sedia ada,b) pertambahan bilangan pelajar dan kakitangan

baru,c) keperluan akademik bidang pengajian di

fakulti.- Memo makluman

Kenalpasti dan sedia spesifikasi peralatan dan logistik untuk permohonan projek one-off (sekiranya ada).- Spesifikasi peralatan

Rancang, rumus dan membuat keputusan keperluan belanjawan PTj berdasarkan dasar sedia ada bagi permohonan;- dasar baru - dasar one-off (sekiranya ada)

Belanjawan yang akan dipohon diselaraskan.

24

Masukkan data ABM ke dalam sistem IMS/FIS kepada Jabatan Bendahari.- Manual Penggunaan IMS

Aktiviti: Pengurusan Perolehan


Kenalpasti keperluan barang/perkhidmatan yang hendak dibeli

Jawatankuasa Perolehan PTJ mengkaji kewajaran perolehan

Menyediakan spesifikasi dan membuat tinjauan harga pasaran

Menyediakan surat pelawaan sebutharga kepada sekurang-kurangnya 3 syarikat pembekal

Terima dan kumpul sebutharga yang diterima

Membuat penilaian sebutharga dan menyediakan laporan

Menyediakan Pesanan Belian (PO) melalui sistem IMS, mencetak dan mengemukakan PO kepada Dekan untuk kelulusan

Menyerahkan PO kepada pembekal yang dipilih

Terima barangan, invois dan nota hantaran barangan

J/Kuasa Teknikal Fakulti (JKTF)

JKTF

Pen. PendaftarPemb. Tadbir

Kewangan

Pemb. Tadbir Kewangan



Kewangan

DekanPen. PendaftarPemb. Tadbir

Kewangan


Pemb. Tadbir

25

daripada pembekal

Mencatat (cop) tarikh terimaan dokumen-dokumen berkenaan

Mendaftar invois yang diterima ke dalam Buku Daftar Bil

Memeriksa barangan yang diterima mengikut skepsifikasi yang telah ditetapkan.

Menyediakan Nota Terimaan Barangan (GRN)

Menyediakan memo arahan bayaran kepada Jabatan Bendahari

Kemaskini fail dan rekod

Kewangan

Pembantu Am Pejabat


Pen. Pendaftar




26

Carta Aliran Kerja : Pengurusan Perolehan

Mula

27





Menyediakan surat pelawaan sebutharga


Terima barangan, invois dan nota hantaran



cop tarikh terimaan dokumen-dokumen


TAMAT

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Bagi Pengurusan Perolehan

- Pesanan Belian- Nota Terima Bekalan- Buku/Borang daftar bil

28

Memeriksa barangan yang diterima


Menyediakan memo arahan bayaran


A

A

Senarai Semak Pengurusan Perolehan

Proses Kerja




Menyediakan surat pelawaan sebutharga kepada sekurang-kurangnya 3 syarikat pembekal





Terima barangan, invois dan nota hantaran barangan daripada pembekal

Mencatat (cop) tarikh terimaan dokumen-dokumen berkenaan


Memeriksa barangan yang diterima mengikut skepsifikasi yang telah ditetapkan.


Menyediakan memo arahan bayaran kepada Jabatan Bendahari

29


Aktiviti: Pengurusan Aset/Inventori


Terima aset / inventori daripada syarikat pembekal- Pesanan Belian (Salinan Fail),- Nota Terima Bekalan (Salinan Fail).

Kemaskini rekod aset/inventori dalam sistem kewangan IMS

Cetak borang-borang seperti berikut:a) KEW312 – Daftar Harta Modal (Aset yang bernilai lebih daripada RM 3,000.00).b) KEW313 – Daftar Invenori (Aset yang bernilai kurang daripada RM 3,000.00).- Borang KEW312/ Borang KEW313

Dapatkan pengesahan pegawai yang bertanggungjawab.- Borang KEW312/ Borang KEW313

Cetak pelekat aset ID.

Lekatkan pelekat aset id (berbentuk kodbar) seperti berikut:a) Di aset/inventori b) Di borang rekod aset (KEW 312) & inventori (KEW

313).

Tempatkan Aset/Inventori di lokasi yang ditetapkan dan penyerahan penerima asset dan Inventori- Borang KEW 312- Borang KEW 313

Borang KEW 312 / Borang KEW 313 direkodkan ke dalam fail seperti berikut:

a) Rekod Daftar Harta Modal (Borang KEW312)b) Rekod Daftar Inventori (Borang KEW313)

Masukan butiran aset / inventori kedalam Senarai Aset & Inventori dan ditampalkan dilokasi dimana aset / inventori berkenaan ditempatkan.- Borang Daftar Aset dan Inventori


Pen. PendaftarPemb. Tadbir Kewangan


DekanPen. PendaftarPeg. Teknologi

Maklumat

Pemb. Tadbir Kewangan Bendahari

Pemb. Tadbir KewanganPemilik aset/inventori




30

Carta Aliran Kerja : Pengurusan Aset/Inventori

Mula

TAMAT

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Bagi Pengurusan Aset/Inventori

- Borang daftar harta modal (Kad KEW312)- Borang daftar inventori (Kad KEW313)- Borang Daftar Aset/Inventori

31

Terima Aset/Inventori

Kemaskini Rekod Sistem IMS-FIS

Cetak Borang Kew.312 dan Borang Kew.313

Dapatkan Pengesahan KPTj/PP(F) dan Pemilik

Aset/Inventori

Cetak Pelekat ID Aset

Lekat pelekat ID Aset

Rekodkan Borang Kew.312 dan Borang Kew.313 Dalam Rekod

Masukan Butiran Aset Dalam Senarai Daftar Aset/Inventori

Untuk Dipamerkan

Aktiviti: Pengurusan Penyelenggaraan Aset/Inventori


Terima aduan/laporan kerosakan aset/inventori daripada pemilik.- Borang Aduan Kerosakan/ Penyelenggaraan/ Pembaikan

Buat pemeriksaan keatas aduan kerosakan yang dilaporkan.

Baiki kerosakan yang dilaporkan dan sekiranya kerosakan tidak boleh dibaiki maklumkan kepada Pen. Pendaftar.- Buku Log Penyelenggaraan Aset/Inventori

Panggil pembekal yang berkaitan untuk tindakan pembaikan seperti berikut:a) Aset/inventori yang masih dalam tempoh jaminan pembekal yang bekal asset/inventori berkenaan.b) Aset/inventori yang tamat tempoh jaminan hantar ke syarikat yang mahir dan menawarkan perkhidmatan pembaikan asset/inventori berkenaan. *rujuk prosedur perolehan

Serah aset /inventori yang hendak dibaiki kepada syarikat yang dipilih.

Hubungi syarikat yang membuat pembaikan aset/inventori untuk mengetahui status aset/inventori tersebut.

Terima dan rekodkan maklumat aset/inventori yang telah selesai dibaiki dan memastikan asset/inventori yang dibaiki berfungsi.- Borang Kew. 312,- Buku Log Penyelenggaraan (Inventori)

Serahkan semula aset/inventori kepada pemilik aset/inventori.- Buku Log Penyelenggaraan

Juruteknik

Juruteknik

Juruteknik

Pen. PendaftarPeg. Teknologi

MaklumatPemb. Tadbir

Kewangan


Kewangan

JuruteknikPemb. Tadbir

Kewangan

JuruteknikPemb. Tadbir

Kewangan

Juruteknik

Carta Aliran Kerja : Pengurusan Penyelenggaraan Aset/Inventori

32

Mula

Tamat

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Bagi Pengurusan Penyelenggaraan Aset/Inventori

- Buku Log Penyelenggaraan

Aktiviti: Pengurusan Pelupusan Aset/Inventori


33

Terima aduan/laporan kerosakan aset/inventori daripada pemilik.

Buat pemeriksaan keatas aduan kerosakan yang dilaporkan.

Baiki kerosakan dan sekiranya tidak boleh dibaiki maklumkan kepada Pen. Pendaftar

Serah aset /inventori yang hendak dibaiki kepada syarikat yang dipilih.

Panggil pembekal yang berkaitan untuk tindakan pembaikan

Hubungi syarikat untuk mengetahui status aset/inventori

Serahkan semula aset/inventori kepada pemilik aset/inventori

Terima dan rekod maklumat aset/inventori yang telah dibaiki

Semak aset/inventori yang tidak ekonomi untuk digunakan atau yang meleihi 5 tahun.

Sediakan laporan barangan atau perkakasan yang hendak dilupuskan dan maklumkan kepada pihak Bendahari bersama surat iringan. - Laporan Pelupusan Aset/Inventori

Lantik Jawatankuasa Lembaga Pemeriksa yang terdiri daripada:

a) Wakil PTjb) Bendaharic) Pihak yang mahir berhubung dengan aset/ inventori berkenaan.

Semak dan perakukan asset/ inventori yang tidak ekonomi digunakan untuk tujuan pelupusan.- Borang Kew 300-V

Kumpulkan barang yang ingin dilupuskan dan lupus mengikut syor-syor Lembaga Pemeriksa.6.6.1 Kaedah Tanaman - tentukan tempat untuk tanaman dengan melantik kontraktor untuk kerja mengangkut dan menanam.6.6.2 Kedah Jual – memangggil sekurang-kurangnya 3 sebutharga untuk hadir membuat penilaian harga terhadap asset/inventori yang ingin dilupuskan.6.6.3 Kaedah Derma – tentukan pihak-pihak yang dibenarkan untuk menerima asset/inventori pelupusan.- Borang Kew300-V

Tentukan tarikh dan masa pelupusan dan keluarkan surat panggilan kepada wakil Bendahari, Wakil Juruaudit, Wakil Fakulti dan PP(F) sebagai saksi pelupusan- Memo

Pen. PendaftarPeg. Teknologi

MaklumatJuruteknik

JuruteknikPeg. Teknologi

Maklumat

Bendahari

Jawatankuasa Lembaga Pemeriksa

JuruteknikJawatankuasa

Lembaga Pemeriksa

Pen. PendaftarPemb. Tabir Kewangan

34

Keluarkan Sijil Pelupusan Barang-Barang kepada Bendahari bersama Borang Saksi Pelupusan selepas aktiviti pelupusan selesai dilakukan.- Borang pelupusan

Dekan

Carta Aliran Kerja : Pengurusan Pelupusan Aset/Inventori

Mula

35

Semak aset/inventori

Sediakan laporan barangan atau perkakasan yang hendak dilupuskan

TAMAT

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Bagi Pengurusan Pelupusan Aset/Inventori

- Borang Pelupusan

Aktiviti: Pengurusan Stor Bekalan Pejabat


Terima bekalan dari syarikat pembekal

Rekod bekalan yang telah di semak ke dalam buku daftar bekalan stok mengikut jenis dan kuantiti- Buku daftar bekalan stok (Buku KEW 314)

Simpan dan susun secara teratur bekalan di dalam



Pemb. Tadbir

36

Lantik Jawatankuasa Lembaga Pemeriksa

Kumpulkan barang yang ingin dilupuskan dan lupus

-Kaedah Tanaman-Kaedah Jual

- Kaedah Derma

Semak dan memperakukan asset yang hendak di lupuskan

Tentukan tarikh dan masa pelupusan

Keluarkan Sijil Pelupusan Barang-Barang

setor mengikut jenis-jenis

Terima borang RQO 1 daripada pemohon dan dicop terimaan.- Borang RQO 1

Menyemak dan meluluskan permohonan pengeluaran barang di setor.- Borang RQO 1

Mengeluar barang di setor berdasarkan permohonan yang telah diluluskan.- Borang RQO 1

Serah barang yang diminta berdasarkan borang RQ01.

Dapatkan tandatangan pemohon untuk pengesahan terimaan barang.

Periksa dan kemaskini barangan di dalam setor dari masa ke semasa

Buat tempahan bekalan baru apabila bekalan diperlukan

Kewangan


Pen. Pendaftar




Pen .PendaftarPemb. Tadbir

Kewangan


Kewangan

Carta Aliran Kerja : Pengurusan Stor bekalan Pejabat

Mula

37

Terima bekalan dari syarikat pembekal

Rekod bekalan yang telah di semak ke dalam buku daftar bekalan

Simpan dan susun secara teratur bekalan

TAMAT

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Bagi Pengurusan Stor bekalan Pejabat

- Borang RQO 1

Aktiviti: Pengurusan Panjar Wang Runcit


Memohon Panjar Wang Runcit (PWR) melalui portal ‘MyUPSI’

Pemohon akan mendapat nombor rujukan dan dicatat di sebelah kanan/atas resit tuntutan

Lengkapkan kod akaun di dalam modul PWR (IMS)

Serahkan kepada Penolong Pendaftar untuk diluluskan melalui Sistem IMS

Staf berkenaan

Pemohon



Kewangan

38

Mengeluar barang di setor

Terima borang RQO 1 daripada pemohon

Serah barang

Buat tempahan bekalan baru

Periksa dan kemaskini barangan

Dapatkan tandatangan pemohon

Cetak borang PWR dan melampirkan dengan resit tuntutan untuk pengesahan Dekan

Pemohon menandatangani borang PWR setelah tunai diterima sebagai akuan penerimaan

Menandatangani borang PWR sebagai pengesahan pembayaran

Kemaskini pembayaran tunai tersebut di dalam Sistem IMS supaya baki PWR dikemaskini

Borang dan resit tuntutan disimpan untuk tujuan rekupan PWR

Membuat rekupan PWR apabila separuh daripada jumlah peruntukan PWR telah digunakan

Mencetak 2 salinan borang rekupan dan memohon kelulusan daripada Penolong Pendaftar dan Dekan

Membuat memo rekupan kepada Bendahari

Terima Cek Panjar dan ditunaikan oleh Pegawai bertanggungjawab


Dekan

Pemohon





Kewangan

DekanPen .PendaftarPemb. Tadbir

Kewangan



Kewangan

39

Mula

Permohonan Panjar Wang Runcit (PWR) melalui portal

‘Myupsi’

Pemohon akan mendapat nombor rujukan dan dicatat di

sebelah kanan/atas resit tuntutan

Lengkapkan kod akaun di dalam modul PWR (IMS)

Serahkan kepada Pen. Pendaftar untuk diluluskan

melalui Sistem IMS

Pemohon menandatangani borang PWR setelah tunai diterima sebagai akuan

penerimaan untuk disahkan

Menandatangani borang PWR sebagai pengesahan untuk

disahkan

Kemaskini pembayaran tunai tersebut di dalam Sistem IMS supaya baki PWR dikemaskini

Borang dan resit tuntutan mesti disimpan untuk tujuan rekupan

PWR

A

Cetak borang PWR dan melampirkan dengan resit

tuntutan untuk ditandatangan oleh Dekan untuk disahkan

41

Carta Aliran Kerja : Pengurusan Panjar Wang Runcit

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Bagi Pengurusan Panjar Wang Runcit

- Tiada -

Membuat rekupan PWR apabila separuh daripada jumlah

peruntukan PWR telah digunakan

mencetak 2 salinan borang rekupan

Membuat memo rekupan kepada Bendahari

Terima Cek Panjar dan ditunaikan oleh Pegawai

bertanggungjawab

Tamat

A

42

senarai tugas ppt

Documents