politeknik sultan salahuddin abdul aziz shah - psa.edu.my pengurusan …prosedur ini sesuai...

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

PROSEDUR KERJA

HEP-PK-01

PENGURUSAN BORANG JAWAPAN TAWARAN SEMESTER BAHARU

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:

MAZNI BINTI MUHAMAD ROSHILA BINTI ABDUL MUTALIB

KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N

PPPT Pengarah 19-12-2016 23-12-2016

HEP-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0


Mukasurat 2/8 Tarikh 01-01-2017

KANDUNGAN

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 ................................................................................... 3

2. SKOP PROSES 4.4.1 ....................................................................................................... 3

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 .......................................................................................... 3

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 ........................ 3

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 ......................................................... 4

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C ..................................................... 4

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 ..................................................................... 5

8. RISIKO PROSES 6.1 ....................................................................................................... 5

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 .......................................................................... 5

10. DEFINISI ........................................................................................................................ 5

11. SINGKATAN 4.4.............................................................................................................. 6

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 ......................................................... 7

13. SIPOC DIAGRAM 4.4 ...................................................................................................... 8

14. PROSES KERJA ........................................................................................................... 8

15. REKOD 7.5 ...................................................................................................................... 8

16. LAMPIRAN 8.5.1 .............................................................................................................. 8

17. PETUNJUK PRESTASI (PI) .......................................................................................... 8




1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1

Prosedur ini bertujuan menerangkan garis panduan yang perlu diikuti dalam mengurus Borang Jawapan Tawaran (BJT) yang diterima daripada calon bagi mewujudkan satu sistem pengurusan kualiti yang didokumentasikan.

2. SKOP PROSES 4.4.1 Prosedur ini sesuai digunakan oleh pegawai di Jabatan Hal Ehwal Pelajar Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PSA) untuk mengendalikan BJT yang diterima daripada calon pada setiap semester. Prosedur ini meliputi semua program di Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 Pelajar Baharu

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2

PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2

PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN

PHEP(PD) Pegawai yang

dilantik untuk

menguruskan

Tawaran

Pengambilan

Pelajar Baharu

Mengendalikan

proses Tawaran

Pengambilan

Pelajar Baharu

Berminat

menguruskan

proses Tawaran

Pengambilan

Pelajar Baharu

Berpengalaman

dalam melaksanakan

tugas-tugas

menguruskan proses

Tawaran

Pengambilan

Pelajar Baharu




5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C

JENIS SUMBER KEPERLUAN Sumber manusia a. Pengarah

b. TPA c. TPSA d. KJHEP e. Staf JHEP

Peralatan a. Alatulis

b. Komputer Bahan a. Maklumat Pendaftaran

b. Borang Jawapan Tawaran (BJT) Keperluan lain a. Peruntukan masa untuk pengesahan penerimaan

borang permohonan Jawapan Tawaran

KEPERLUAN KRITERIA Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2 - ISO 9001:2015 Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1

- Maklumat atas talian

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 - Borang Jawapan Tawaran (BJT) Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2

- Rekod penerimaan secara manual

Pemuliharaan 8.5.4 - Peraturan dan perundangan 8.2.2

(a) - Garis Panduan Pengambilan Pelajar Politeknik Malaysia

Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e)

- Mesyuarat Operasi Pengambilan Pelajar Politeknik Sepenuh Masa




7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4

8. RISIKO PROSES 6.1

PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN

TINDAK BALAS JIKA BERLAKU

Pengurusan Borang Jawapan

Tawaran Semester Baharu

- BJT tidak diproses - Sediakan rekod penerimaan secara manual

- Membuat penerimaan secara panggilan telefon

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7

10. DEFINISI Terminologi & Definisi

1. Pegawai JHEP Pegawai-pegawai di Jabatan Hal Ehwal Pelajar yang bertanggungjawab dalam semua urusan BJT

2. Maklumat Pendaftaran

Maklumat yang dihantar kepada calon atau maklumat yang boleh diperolehi oleh calon daripada laman web PSA

3. E-canggah Sistem yang digunakan untuk proses semula tawaran calon yang bercanggah maklumat

JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN - -

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU

TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK

ELAK BERLAKU

Percanggahan Maklumat - PHEP(PD) key- in maklumat percanggahan dalam sistem E-Canggah

-




11. SINGKATAN 4.4

Singkatan Maksud

TPA Timbalan Pengarah Akademik

TPSA Timbalan Pengarah Sokongan Akademik

KJHEP Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar

PHEP(PD) Pegawai Hal Ehwal Pelajar Pengambilan & Data




12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4

PHEP(PD) PELAJAR BAHARU

PELAJAR MENGHANTAR

BJT

MEMBANDINGKAN BUTIRAN

PEMOHON DENGAN SALINAN DOKUMEN YANG

DISERTAKAN

E-canggah Batal Tawaran

CATIT DALAM BORANG

PENERIMAAN JAWAPAN TAWARAN

TERIMA BJT & CETAK BUTIRAN PEMOHON

MULA

CANGGAH YA

TIDAK

SIMPAN DALAM FPP

TAMAT




13. SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN

Calon yang berjaya

BJT

Penerimaan pelajar dalam sistem

Maklumat pendaftaran

Calon yang berjaya

14. PROSES KERJA T.JAWAB BIL TINDAKAN

PHEP(PD)

1. Terima BJT dan cetak butiran pemohon

2. Membandingkan butiran pemohon dengan salinan dokumen. 2.1 Jika ada percanggahan maklumat, proses e-canggah.

3. Sekiranya tiada percanggahan, tandatangan dan cop jawatan pada ruangan semakan 1 pada butiran pemohon.

4. Catit nama , nombor kad pengenalan, tarikh pengesahan penerimaan tawaran pada Borang Penerimaan Jawapan Tawaran HEP-PK-01(L1)

5. Simpan dokumen kedalam FPP

15. REKOD 7.5

BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

1. Borang Penerimaan Jawapan Tawaran 1 tahun JHEP

16. LAMPIRAN 8.5.1 BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN

1. Borang Penerimaan Jawapan Tawaran HEP-PK-01(L1)

17. PETUNJUK PRESTASI (PI)

Memastikan setiap borang jawapan tawaran (BJT) yang diterima (yang lengkap) diproses dalam tempoh tujuh (7) hari berkerja.

Isikan M – Melayu, C – Cina, I – India & L – lain-lain pada ruangan ‘Kaum'

BORANG PENERIMAAN JAWAPAN TAWARAN SESI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

Bil Nama Pelajar *Kaum No.K/P Tarikh Catatan L P Masuk Keluar

HEP-PK-01(L1) P:00 01-01-2017

politeknik sultan salahuddin abdul aziz shah - psa.edu.my pengurusan …prosedur ini sesuai...

Documents