PolisiEmelRasmiKerajaanNegeriJohor

UnitSainsTeknologiDanICTNegeriJohor Page1

POLISIEMELRASMIKERAJAANNEGERIJOHORDokumen inimengandungi segala peraturan dan garis panduanmengenai tatacara penggunaan emel bagi

semuakakitanganKerajaanNegeriJohor.

PolisiEmelRasmiKerajaanNegeriJohor

UnitSainsTeknologiDanICTNegeriJohor Page2

1. PENGENALAN

PenggunaanInternetdanemeldalamsektorawamtelahmeningkatdenganpesatnyasetelahkerajaan

memperkenalkanaplikasiperdanaKerajaanElektronikdalampembangunanKoridorRayaMultimedia

(MSC).Kini,semuaagensitelahdilengkapidengankemudahanini.Penggunaannyaakanmemperbaiki

danmeningkatkanoperasikerajaandarisegiprosesdalamannyadanakanmemperbaharuicaraagensi

kerajaanberkomunikasi.Denganiniwujudsatudimensibarudalamperkhidmatanawam.

Bermulapada tahun1994,KerajaanNegeri JohormelaluiUnitSainsTeknologiDan ICTNegeri Johor

telahmenyediakan kemudahan emel kepadapegawaidan kakitangannya supaya sentiasaberusaha

meningkatkankecekapandalamproseskomunikasisamaadadikalangankakitangannya,antaraAgensi

Kerajaandenganswastadanorangramai.Penggunaanteknologimaklumatdankomunikasi(ICT)telah

membuka peluang kepada komunikasi lebih cepat danmudah. Sehubungan itu, penggunaan emel

diharapakandapatmenyumbangkepadakejayaanpelaksanaanKerajaanElektronik.

2. RASIONAL

Penyalahgunaan emel akanmembawa kepada kesan negatif dan bolehmengurangkan produktiviti

kerja. Dengan itu, satu polisi tatacara penggunaan emel diwujudkan bagi menentukan kumpulan

pegawaiyanglayakmendapatkemudahanEmelRasmiKerajaanNegeriJohor.

PolisiEmelRasmiKerajaanNegeriJohor inidirumusbagimemenuhikeperluanpenggunaan, langkah

langkah perlindungan dan penguatkuasaan, agar penggunaan emel terkawal dan perlindungan

keselamatanyanglebihmantapdapatdiwujudkan.Langkahinidapatmengurangkankesannegatifke

atasmaklumatsepertipencerobohan,kecuriandanpengubahsuaiandata.

PolisiEmelRasmiKerajaanNegeriJohor

UnitSainsTeknologiDanICTNegeriJohor Page3

3. DASARKEMUDAHANEMEL

KerajaanNegerimenetapkanpenggunaanemeladalahsepertiberikut:

Bil KumpulanPenggunaKuotaSimpanan

(DiscQuota)

FailKepilan

(Attachment)

1. Gred41danKeatas 1GB 10MB

2. Gred40danKeBawah 500MB 5MB

4. PEMAKAIAN

PolisiinitertaklukkepadapemakaiannyaolehsemuapenggunaEmelRasmiKerajaanNegeriJohor.

5. TARIKHKUATKUASA

Polisiiniberkuatkuasamulai1Mei2009

6. TATACARAPENGGUNAANEMEL

1. Setiap penjawat awam mempunyai emel rasmi yang digunakan untuk tujuan rasmi dan

didaftarkandibawahagensiKerajaan.Contohalamatemelrasmiialahahmad@johor.gov.my.

Emelrasmibolehdibahagikepadaduakategoriiaituemelrahsiarasmidanemelbukanrahsia

rasmi.

(a) EmelRahsiaRasmi

Emel yang mengandungi maklumat atau perkara rahsia rasmi yang mesti diberi

perlindungan untuk kepentingan keselamatan yang dikelaskan mengikut

pengelasannyasamaadalahterhad,Sulit,RahsiaatauRahsiaBesar.

(b) EmelBukanRahsiaRasmi

Emelyangtidakmengandungimaklumatatauperkararahsiarasmi.

PolisiEmelRasmiKerajaanNegeriJohor

UnitSainsTeknologiDanICTNegeriJohor Page4

2. Jabatan digalakkan untukmewujudkan satu alamat emel khusus bagimemudahkan orang

ramai berhubung dengan agensi berkenaan sekiranya memerlukan penjelasan lanjut,

membuat aduan ataumengemukakan pandangan. Contoh alamat emel khusus agensi ialah

aduan@johor.gov.my.

3. Berikut adalah kaedah penggunaan emel yang betul dan disesuaikan pemakaiannya di di

JabatanJabatanKerajaan:

(a) PemilikanAkaunEmel

Pemilikan akaun emel bukanlah hakmutlak seseorang. Ia adalah kemudahan yang

tertakluk kepada peraturan jabatan dan boleh ditarik balik jika penggunaannya

melanggar peraturan. Akaun atau alamat emel yang diperuntukkan oleh jabatan

sahajabolehdigunakan.Penggunaanakaunmilikoranglainatauakaunyangdikongsi

bersamaadalahdilarang;

(b) Format

EmeladalahsalahsatusalurankomunikasirasmiKerajaan.Inibermakna,setiapemel

mestilahmengandungirujukan fail,tarikhdan logorasmi.Contoh formatemelbukan

rahsiarasmiadalahsepertidiLampiranB.

Penggunaanhurufbesarkandunganemeladalahtidakdigalakkandandianggaptidak

beretika. Sebaikbaiknya, gabungan huruf besar dan huruf kecil digunakan dan

dipraktikkan di tempattempat yang bersesuaian di samping mengamalkan

penggunaanbahasayangbetul,ringkasdansopan.

Pengguna juga perlu memastikan bahawa subjek dan kandungan emel adalah

berkaitan danmenyentuh perkara perbincangan yang sama sebelum penghantaran

dilakukan;

PolisiEmelRasmiKerajaanNegeriJohor

UnitSainsTeknologiDanICTNegeriJohor Page5

(c) Penghantaran

Penghantaran emel rasmi hendaklahmenggunakan akaun emel rasmi dan pastikan

alamat emel penerima adalah betul. Penghantar boleh menggunakan kemudahan

salinankepada(cc)sekiranyaemeltersebutperludimaklumkankepdapenerimalain.

Bagaimanapun,penggunaanblindcc(bcc)tidakdigalakkan.

Kemudah reply digunakan untuk menjawab emel kepada penghantar asal dan

forwarduntukmemanjangkanemelataudimajukankepadapenerima lain.Sebagai

amalanbaik,emelpenghantarhendaklahdijawabselewatlewatnya4haridaritarikh

emelberkenaanditerima. Kemudahanpenghantaran emel jawab automatik semasa

beradadi luarpejabatbagi tempohwaktuyangpanjang,digalakkanpenggunaannya

olehJabatan;

(d) PenghantaranBersamaFailKepilan

Penghantaran hendaklah mengamalkan penggunaan fail kepilan, misalnya

mengepilkan failminitmesyuarat dan elakkan darimenghantar danmenerima fail

emel yang bersaizmelebihi 2MB (megabait). Sekiranya perlu, kaedah pemampatan

untukmengurangkansaizfailadalahdisarankan;

(e) Penerimaan

Pengguna seharusnyamengelakkan darimembuka emel daripada penghantar yang

tidakdiketahuiataudiragui;

(f) MengenalPastiIdentitiPengguna

Setiap pengguna perlu mengenal pasti dan mengesahkan identiti pengguna yang

berkomunikasidengannya sebelummeneruskankomunikasidan transaksimaklumat

melaluiemel. InibertujuanuntukmelindungimaklumatKerajaandaripada sebarang

bentukpenyalahgunaan;

PolisiEmelRasmiKerajaanNegeriJohor

UnitSainsTeknologiDanICTNegeriJohor Page6

(g) Penyimpanan

Setiapemelrasmiyangdihantaratauditerimahendaklahdisimpanmengikuttatacara

pengurusansistemfailJabatan.

Penggunahendaklahmemastikanjumlahemelyangdisimpandidalampetisimpanan

emel (mailbox) adalah tidak melebihi ruang storan yang telah diperuntukkan dan

mengutamakanpenyimpananemelyangperlusahaja.Penyimpanansalinanemelpada

sumberstorankeduasepertiCDadalahdigalakkanbagitujuankeselamatan.

Emel jugahendaklahtidakmelebihi1tahundidalampetissimpananemel(mailbox).

Sistem emel akan secara automatikmembuang emelemel yangmelebihi tempoh 1

tahun.

(h) PemusnahandanPenghapusan

Emelyangtidakpentingdantidakmempunyainilaiarkibyangtelahdiambiltindakan

dantidakdiperlukan lagibolehlahdihapuskan.(Contoh:drafkertaskerja,drafminit,

kertasmaklumandanbrosur);

(i) TarikhdanMasaSistemKomputer

Sebelumsesuatumesejdihantar,perluditentukan tarikhdanmasasistemkomputer

adalahtepat.

4. Pengguna adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti yang melanggar tatacara

penggunaanemelrasmiKerajaanNegeriJohorseperti:

(a) Menggunakan akaunmilikorang lain,berkongsi akaun ataumemberi akaun kepada

oranglain;

(b) Menggunakanidentitipalsuataumenyamarsebagaipenghantarmaklumatsah;

(c) Menggunakanemeluntuktujuankomersialataupolitik;

PolisiEmelRasmiKerajaanNegeriJohor

UnitSainsTeknologiDanICTNegeriJohor Page7

(d) Menghantarataumemilikibahanbahanyangsalahdisisiundangundangspertibahan

lucah,perjudiandanjenayah;

(e) Menghantardanmelibatkandiridalam emel yangberunsurhasutan, emel sampah,

emel bom, emel spam, fitnah, ciplak atau aktivitiaktiviti lain yang ditegah oleh

undangundangKerajaanMalaysia;

(f) Menyebarkankodperosaksepertivirus,worm,trojanhorsedantrapdooryangboleh

merosakkansistemkomputerdanmaklumatpenggunalain;

(g) Menghantar semulaemel yang gagal sampai kedestinasi sebelummenyiasatpunca

kejadian;dan

(h) Membenarkan pihak ketiga untuk menjawab emel kepada penghantar asal bagi

pihaknya.

7. PENGARKIBAN

RekodelektronikrasmiadalahmerupakanrekodawammengikuttafsiranAktaArkibNegaraMalaysia

No. 44/1966. Ia merangkumi sebarang mesej atau rekod komputer (termasuk fail kepilan) yang

diwujudkan, dihantar, diserah, dijawab, diedar, disimpan, disalin, dipapar, dibaca atau dicetak oelh

sistematauperkhidmatanrekodelektroniksesebuahagensikerajaan.

(a) RekodElektronikYangPenting

Rekodelektronikrasmiyangpentingperludisimpandidalamsistemkomputerjabatan

sehingga tindakankeatasnya selesai. Jabatanmestilahmenghantar rekodelektronik

yangpentingdanmempunyainilaiarkibkeArkibNegarauntuksimpanankekal.

(b) RekodElektronikyangTidakPenting

Rekodelektronik rasmiyang tidakpenting tetapi tindakanperludiambilkeatasnya,

tidakperludihantarkeArkibNegara.Contohnya,maklumandandraf.

PolisiEmelRasmiKerajaanNegeriJohor

UnitSainsTeknologiDanICTNegeriJohor Page8

(c) PemindahanRekodElektronikkeArkibNegara

Bagi Rekodrekod elektronik yang penting danmempunyai nilai arkib yang hendak

dipindahkan keArkibNegaraMalaysiamestilah di dalam format dan tatacara yang

ditentukanolehArkibNegara.

(d) PenghapusandanPelupusanRekodElektronik

Sebarang cadangan penghapusan atau pelupusan rekodrekod elektronik yang

mempunyainilaiarkinperlulahdirujukdanmendapatkelulusandaripadaArkibNegara

Malaysia.

8. KAWALANKESELAMATANEMEL

B