Pengurusan Kewangan dlm Pendidikan

Di sek, terdpt 3 sumber iaitu kewangan, manusia & fizikal.

Utk sumber kewangan sek, bangunan sek tidak dimasukkan

tetapi dlm modal dimasukkan sebgi capital asset.

Proses yg mempyi kesan terhdp output.

Time utilisation – bgmn guru memanfaatkan sek melalui

jadual waktu

Kawalan semakin kurang apb bergerak jauh dr sumber spt

kewangan, manusia & fizikal.

A Model For School Financial Management (Knight, B)

1. Financial controls system

2. Finance, human and physical resources are only part of

the system.

3. The whole system is susceptible to good management

-3 E’s in school financial management – economic,

effectiveness, efficiency.

4. Good management information (plus non-financial) is

essential.

5. Financial management = money management + cost

management

Cost Characteristics of school1. Most school are ‘non-profit’ organizations

2. Schools are service organizations and perform a social

as well as an economic function.

3. School cost structure are very stable.

4. School are very labour-intensive.

5. School calendars cause high costs.

Key concepts of Effective Financial Management

1. Economy – Careful use of resources, frugality and good

housekeeping.

2. Cost Efficiency – The fullest possible attainment of specific

objectives or standards.

3. Cost Effectiveness – The fullest possible attainment goals

and objectives of schools.

Benefits

a. Providing a comprehensive measurement of financial

positions & results of operations.

b. Providing accountability for ind assets within the accounting

system at the earliest appropriate date.

Akta Acara Kewangan 1957 Seksyen 3

“Pegawai Pengakuan” – meliputi semua pegawai awam yg

ditugaskan mengutip, menerima ataupun melupuskan barang

awam.

Peranan pengetua sebgi pegawai perkhidmatan kerajaanTertakluk kpd

i. Perintah Am

ii. Akta Acara Kewangan

iii. Arahan Perbendaharaan

iv. Surat Pekeliling Berkaitan

Akta Pelajaran 1961

Educational Rules, 1962 (Accounts and Audit Rules)

The manager or governors or other persons responsible for the

management, of an assisted educational institutions shall cause

be kept proper accounts and other records…prepared and

summitted for audit not later….proceding..

a. Penyata Terima & Bayaran

b. Penyata Pendapatan & Perbelanjaan

c. Lembaran Imbangan

d. Nota-nota kpd akaun

Surat Pekeliling Kewangan Bil.4/1988

Penyata akaun dikemukakan sebelum akhir bulan Feb.

Kesalahan-kesalahan yg blh dihukum denda (surcharge)

1. Di bawah Akta Acara Kewangan (Pindaan 1977 – A398)

Gagal mengutip hasil atau cukai membuat bayaran tidak

mengikut peraturan.

Terlibat & sabit dgn sesuatu kehilangan atau kerosakan

harta-harta kerajaan.

Gagal menyimpan kira-kira & rekod-rekod yg perlu dgn

lengkap & kemas kini.

2. Akta A458

Lambat membuat bayaran

Peringkat-peringkat Pengurusan Kewangan1. Parlimen – Jawatankuasa Kira-kira Wang Awam

- Ketua Audit Negara

Peranan:o Meluluskan belanjawan tahunan

-Undang-undang perbekalan

- Mengurus

- Pembangunano Maklum balas drp ketua audit negara melalui laporan audito Mengambil tindakan ke atas laporan audit melalui

jawatankuasa kira-kira wang awam & perakuan-

perakuannya.

2. Agensi-agensi Pusat(Yang bertgjb bg Pengurusan Kewangan)

Kementerian Kewangan – memberikan arahan & panduan kpd

kementerian-kementerian & jabatan-jabatan mengenai

dasar & amalan pengurusan kewangan.

Peranan:o Merancang & melaksanakan dasar-dasar kewangan & fiskal

-Pertumbuhan Ekonomi & Pembahagian Pendapatan yg lebih

seimbang selaras dgn Dasar Ekonomi Baru.

o Penyediaan belanjawan tahunan (mengurus & pembangunan) & pembentukan program fiskal utk kerajaan persekutuan.

-Pengurusan cukai

-kawalan perbelanjaan

-kajian semula prestasi program-program & projek-projek.oPembentukan sistem yg seragam & teratur bg dasar

pembelian.oPengurusan hutang awamoMelalui pejabat akauntan negara (merupakan sebhg drp

kementerian kewangan).

-Bertgjb ke atas pengurusan aliran tunai, dasar-dasar &

peraturan-peraturan.

Sambung…

-berperanan sebgi ‘bank’ bg memungut & membelanjakan

wang awam.

-menyelenggarakan sistem perakaunan & pelaporan pusat bg

mengadakan rekod-rekod urusniaga kewangan kerajaan

yg bergabung & menyediakan penyata-penyata kewangan

tahunan kerajaan pusat.

-mengeluarkan arahan-arahan bg sistem pelaporan &

perakaunan pusat.

Agensi pelaksanaBertgjb ke atas pengurusan perbelanjaan yg telah diperuntukkan

bg program-program & projek-projek.

Tgjb pegawai-pegawai adalah utk mempastikan:oWang awam dibelanjakan mengikut program & tujuan ianya

diluluskan.oWang awam diluluskan mengikut undang-undang &

peraturan.oWang awam diluluskan mengikut menitikberatkan ekonomi,

kecekapan, keberkesanan.oPencapaian objektif agensi

Sumber-sumber Wang Sek

1. Dua punca:-

a. Pemberian Bantuan Pelajaran

b. Kutipan oleh sek sendiri.

2. Jenis-jenis kumpulan wang sek

c. Dijeniskan mengikut: I. Punca-punca wang

II. Kegunaan wang tersebut

b. Tiga jenis kumpulan wang

I Kump Wang Kerajaan

II Kump Wang Suwa

III Kump Wang Asrama

Kump Wang Kerajaana. Definisi: Satu kump wang yg merangkumi semua

pemberian drp kerajaan iaitu:

i. Pemberian Bantuan Perkapita (PCG)

Jenis-jenis bantuan perkapita

-PCG mata pelajaran

-PCG bukan mata pelajaran

ii. Bantuan Rancangan Makanan Tambahan/Rancangan Amalan Makanan & Pemakanan

iii. Biasiswa kerajaan iv. Prasek

v. Pungutan Yuran Peperiksaan kerajaan

vi. Fees sek penuntut asing (RM240 SM, RM120, SR)

Pemberian Bantuan Berkapita (PCG bukan mata pelajaran)

Lain-lain perbelanjaan berulang tahun (LPBT)Lain-lain perbelanjaan khas (LPK)PerpustakaanBantuan perkhidmatan bimbingan dan kaunselingPerkhidmatan sebaran pendidikanPerkhidmatan panduan kerjayaBantuan Pusat Sumber Pendidikan

PCG mata pelajaran

Sains dan matematikPendidikan JasmaniPerdaganganSains RumahtanggaKemahiran hidupPendidikan seniSains sosialTeknikSains Pertanian/mata pelajaran elektif

Penyelenggaraan Fand Kerajaan/SUWA/Asrama

Akaun kerajaan/SUWA/AsramaNombor akaun kerajaan /SUWA/AsramaBuku cek akaun kerajaan/ SUWA/AsramaBuku tunai akaun kerajaan/ SUWA/Asrama

Kump. Wang Suwaa. Definisi: Satu kump wang yg merangkumi semua pungutan

yg dibuat oleh sek, sumbangan wang drp org awam

& segala terimaan dr projek peniagaan yg dilaksanakan

oleh sek.

b. 2 jenis terimaan kump Wang SUWA

I. Wang kutipan khas utk satu-satu tujuan

ii. Wang kutipan secara am

Wang kutipan khas utk satu-satu tujuan iaitu

1. Yuran khas spt – sukan/permainan, lukisan/pertukangan

tangan.

Sambung…2. Yuran peperiksaan dalaman

3. Wang Wakaf/MSSM

4. Lain-lain yuran yg diluluskan.

Wang kutipan scr am

1. Derma

2. Sewa harta benda sek

3. Jualan buku-buku

4. Pelbgi hasil projek sek

Kump Wang AsramaDefinisi: Satu kump wang yg merangkumi semua pemberian

drp kerajaan & pungutan drp org awam khas utk pengurusan

asrama.

Contoh Terimaan

i. Lain-lain perbelanjaan berulang tahun (LPBT)

ii. Lain-lain perbelanjaan khas (LPK)

iii. Bantuan makanan asrama

iv. Yuran makanan asrama

v. Lain-lain yuran asrama – yuran pendaftaran asrama

- yuran dobi, sukan, majalah, perpustakaan, percetakan,

alat tulis, seni lukis.

Prosedur PerbelanjaanPengetua perlu mematuhi prosedurAudit akan tegur kesalahanKesalahan perlu dibetulkan

Tgjb Pegawai PengawalArahan Perbendaharaan 53

a. Menyimpan dgn sepatutnya

b. Menyimpan dgn selamatnya

c. Mengakaunnya dgn betul

d. Kewajipan diwakilkan

Tindakan sebelum menerima wang awam

e. Akta Perbendaharaan – Kebenaran bertulis utk menerima

wang. Pegawai yg membuat pungutan diberi kebenaran

scr bertulis oleh pemungut.

Surat kuasaSurat kuasa dikeluarkan oleh pengetua/guru besar kpd:

i. Pegawai yg mengutip wang drp guru kelas

ii. Guru kelas yg mengutip wang drp murid.

Akta Perbendaharaan 61 – Pemberitahu kpd org awam

Org awam hendaklah:

iii. Meminta resit

iv. Hanya menerima resit rasmi

Akta Perbendaharaan 66Menyimpan & mengeluarkan resit yg belum guna• Menyimpan buku-buku resit yg belum guna dgn selamat• Mengeluarkan buku-buku yg dikehendaki utk kegunaan

serta merta.

Akta Perbendaharaan 62 – Pindaan Resit

Pindaan atas resit tidak dibenarkan.

AP 76 – Terimaan cek hendaklah dipalang

Cek dibayar kpd pengetua/guru besar dipalang, ‘Tak blh niaga’

‘Akaun penerima shj’

Cara-cara memungut wang awam

a. AP 60 – Resit dikeluarkan

Resit rasmi dikeluarkan bg mengaku terima wang yg diterima.

Resit dikeluarkan pd masa urusan dibuat.

Resit tidak dikeluarkan utk pembayaran balik scr potongan

dr baucar pembayaran.

b. AP 70 – Menyediakan resit

Resit ditandatangani dgn berkarbon oleh pegawai yg

menerima wang tetapi mestilah ditulis oleh seorg pegawai

lain.

Membukukan Terimaana. AP 72 – Pembukuan Resit

I. Resit-resit mestilah direkodkan satu persatu dlm Buku

Tunai pd masa urusan dibuat & walau bgmnpun sebelum

hujung hari.

ii. Catitkan – tarikh wang diterima, no resit, amaun

Mengakaunkan Terimaan

b. AP 78 – Memasukkan pungutan ke bank. Jika:

I. Pungutan wang kertas & duit syiling melebihi RM500 atau

ii. Jumlah pungutan (termasuk wang kertas, duit syiling,

cek, wang pos, kiriman wang) melebihi RM2000

Sambung…Pemungut dikehendaki membayar kpd bank semua pungutan

dlm tangan pd hari kutipan atau jika lewat diterima, pd hari

kerja yg berikutnya.

AP 79 – Cara memasukkan pungutan ke dlm bank

AP 85 – Wang awam tidak blh digunakan

Selepas diterima & sebelum dibayar masuk ke dlm bank,

wang kutipan tidak blh digunakan utk apa-apa tujuan pun.

AP 309 – Pemeriksaan mengejut

Pengetua/guru besar hendaklah mengadakan pemeriksaan

mengejut ke atas: peti besi, peti wang tunai, laci, lain-lain

bekas utk wang

AP 147 – Pemindahan/Pemadaman dlm buku tunai

Pemindahan atau pemadaman angka dlm buku tunai, baucar,

resit atau dokumen perakaunan lain adalah tidak dibenarkan.

AP 67 – Daftar Stok Buku Resit

Daftar perlu diselenggarakan utk menunjukkan semua resit yg

diterima & dikeluarkan.

Kawalan Dlmana. Perlu mengelakkan: kecurian, kehilangan, penyalahgunaan,

surcaj.

b. Kawalan dlman adalah berkesan dgn adanya pengasingan

tugas.

Kehilangan

b. Kehilangan wang kutipan yg telah terbukti diterima.

c. Kehilangan krn kegagalan mengutip apa yg sepatutnya

diterima.

c. Kehilangan krn penyelewengan/penyalahgunaan wang

disebabkan kurang kawalan.

Pengasingan TugasElakkan drp meletakkan seorg pegawai melakukan semua kj:

a. Menerima wang b. Mengeluarkan resit

c. Menandatangani resit d. Menyelenggara buku tunai

e. Memasukkan wang ke dlm bank.

Bhg terimaan (debit)• Tarikh terimaan • Perihal terimaan – punca wang diterima• No resit dikeluarkan• Analisis sesuatu terimaan mengikut kutipan/pemberian

bantuan• Jumlah terimaan• Jumlah/tarikh masuk bank.

Bhg Bayaran (Kredit)a. Tarikh bayaran – tarikh cek

b. Perihal bayaran – penerimaan cek

c. No baucar d. No cek

e. Analisis sesuatu bayaran mengikut tujuan bayaran dibuat

f. Jumlah bayaran

Pembelian (Purchasing)

Accountability in education starts with the procurement of

school materials.

Process of purchasinga. Determining what is needed

b. Quality and quantity

c. Synchronizing the time of need and the time of delivery.

d. Product quality vs amount budgeted

e. Too much money invested in inventories

Perancangan & Pembelian

Objektif: a. Mengadakan kawalan kewangan melalui ciri-ciri

peringkat proses yg berlainan.

b. Menimbulkan kesedaran perlunya perancangan

c. Mengelakkan tindakan-tindakan surcaj disebabkan kelemahan

aturcara sistem pembelian.

Masalah yg dihadapia. Akibat pengurusan stor yg kurang cekap.

-Kerugian disebabkan pembaziran

-Wang yg terikat: stok barang-barang yg berlebihan &

kesusutan nilai.

-Kecurian & keusangan barang-barang yg disimpan.

Pemilihan & Pengeluaran Pesanan Tempatan

b. Pemilihan hendaklah dibuat melalui mesyuarat jawatankuasa & mematuhi segala peraturan yg telah ditetapkan.

b. Semua pembelian yg melebihi RM 50 hendaklah dibuat

Melalui pesanan tempatan kecuali pembelian runcit

Sambung…

c. Pastikan pengetua mendpt kebenaran bertulis dr Pengarah

Pelajaran Negeri/pihak-pihak tertentu bg pembelian yg melebihi dr had yg ditetapkan.

d. Borang pesanan hendaklah ditulis dlm 3 salinan.

Salinan asal (akan dikembalikan bersama-sama bil/invois utk

pembayaran) & 1 salinan lain dihantar kpd pembekal.

Salinan ke 3 disimpan di pejabat.

e. Semua pesanan bg pembelian hendaklah dicatatkan dlm buku daftar pembelian harian yg dipanggil ‘buku sipiutang’

Kepentingan Borang Pesanan Tempatan (LO)

a. Sebarang dokumen bukti yg menyatakan dgn jelas & pasti

perkara-perkara, kuantiti serta harga sesuatu unit barang

yg hendak dibeli.

b. Sek mempyi kedudukan yg kukuh utk menolak pembayaran

bg perkara-perkara yg dibekalkan tanpa menepati kehendak-

kehendak yg dinyatakan dlm dokumen tsb.

c. Utk menolak tuntutan pembayaran mengenai apa-apa pesanan

lain yg tidak menggunakan dokumen rasmi yg mungkin

dibuat oleh pihak-pihak tertentu dgn menggunakan nama

sek.

Sambung…d. Memudahkan pegawai-pegawai kementerian meneliti harga

yg berlebihan yg dikenakan oleh pembekal (dibanding dgn

harga kerajaan).

e. Sebagai bukti dokumen perakaunan utk tujuan pengauditan

akaun.