personnel

GUIVERA MEDIA CLASSIC

PRESENTSPENILAIAN DALAM

PEMILIHAN PESONAL

LATAR BELAKANG SYARIKAT

LATAR BELAKANG SYARIKAT Syarikat Guivera Media Classic Sdn. Bhd (gmc)

merupakan sebuah syarikat penyiaran yang terkemuka di Malaysia

Ditubuhkan pada 15 Januari 1992 atas dasar perkongsian lima orang pekongsi .

Matlamat syarikat penyiaran ini adalah menghasilkan penyiaran yang bermutu tinggi dan terkenal di peringkat antarabangsa & global

Objektif penubuhan menyediakan berita-berita dan isu-isu semasa dengat cepat, meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang isu-isu luar negara dan menjadi penghubung komunikasi antara masyarakat di segenap penjuru


PERMASALAHANDisebabkan beberapa anugerah kecemerlangan

yang diterima, syarikat ini telah mendapat permintaan tinggi untuk memperluaskan perkhidmatan penyiaran ke peringkat antarabangsa.

Jabatan Pentadbiran & Perancangan Syarikat bersetuju memperluaskan perkhidmatan ke peringkat antarabangsa.

Beberapa personel yang berpengalaman dan terlatih telah bersetuju untuk dihantar ke luar negara.

Syarikat mengalami kekosongan jawatan dan jawatan tersebut adalah jawatan Eksekutif Perhubungan Awam


ANALISIS KERJAAnalsis kerja adalah pemeriksaan yang

sistematik untuk tugas-tugas yang dilakukan dan kecekapan yang digunakan.

Keputusan untuk mengenalpasti sesuatu fungsi tugas kerja, klasifikasi tugas dan kemahiran yang diperlukan.

Analisis kerja amat penting dalam pemilihan calon untuk sesuatu jawatan.

Berdasarkan tugas bagi kekosongan jawatan di syarikat kami, kami memerlukan calon yang berpengalaman, pendidikan yang baik, perwatakan menarik dan berpengetahuan dalam bidang penyiaran.


DESKRIPSI TUGAS EKSEKUTIF PERHUBUNGAN AWAM

Mewujudkan perhubungan yang baik dan positif antara organisasi dengan orang awam.

Mewujudkan dan mengekalkan imej organisasinya yang sesuai bagi ahli, barangan atau perkhidmatan organisasi

Menjalankan analisis kesan yang akan berlaku terhadap organisasi

Merancang dan menguruskan perhubungan media dan publisiti


Mengendalikan dan mengurus sebarang maklum balas dan aduan yang diterima oleh jabatan atau agensi.

Mengurus dan membuat perancangan aktiviti kepada jabatan atau agensi

Merancang dan mengurus media sosial jabatan dan agensi


PENYELESAIAN MASALAH Menggunakan kaedah pengambilan luaran Menggunakan pengiklanan sebagai alat untuk

berkomunikasi kepada orang ramai tentang kekosongan jawatan.

Membuat pengambilan dan pemilihan pekerja bagi memenuhi kekosongan jawatan

Antara kaedah yang akan digunakan bagi memenuhi kekosongan jawatan Eksekutif Perhubungan Awam :

I. BIODATAII.EMPLOYEMENT INTERVIEWIII.WORK SAMPLE

KAEDAH PENILAIAN BIODATA

PENGENALANDefinisi : Data biografi untuk permohonan dalam

pekerjaan yang mana digabungkan daripada borang maklumat biografi (biographical information blank), borang permohonan (application blanks), atau sumber-sumber lain.

Dengan menggunakan biodata dalam prosedur pemilihan personel, ianya melibatkan tingkah laku berkaitan dengan kerja yang mana dapat diramal berdasarkan pengalaman kerja terdahulu.

Terdapat beberapa item yang terlibat seperti maklumat tentang sejarah kehidupan dan latar belakang pemohon yang terdiri daripada tahap pendidikan, pekerjaan sebelum ini, pengalaman dan sebagainya.

KAJIAN LEPASDalam satu kajian yang dijalankan oleh Stephen

D. Steinhaus dan Brian K. Waters dalam sebuah artikel jurnal bertajuk “Biodata and the Application of a Psychometric Perspective” menyatakan bahawa kaedah biodata ini telah digunakan untuk mengambil seramai lebih 26 000 orang tentera. Ianya telah dikesan melalui selama 30 bulan pengalaman dalam perkhidmatan bagi mengaitkan jawapan biodata dengan tingkah laku yang ditunjukkan oleh tentera-tentera tersebut. Oleh itu, pengkaji telah menjelaskan bahawa kaedah biodata adalah merupakan salah satu peramal yang baik dalam membuat pemilihan dalam ketenteraan.

CARA PENGENDALIAN Syarikat Guivera Media Classic telah menetapkan hari

untuk calon mengikut prosedur pertama tersebut yang mana ianya memudahkan syarikat membuat penyelerasan terhadap kaedah yang digunakan itu. Masa yang diperuntukkan untuk mengisi borang permohonan tersebut adalah maksimum selama 20 minit.

Sebelum memulakan proses pengisian borang permohonan atau kaedah biodata ini, calon-calon telah ditempatkan di sebuah bilik khas yang terdapat dalam Syarikat Guivera Media Classic. Salah seorang petugas di syarikat kami terlibat dalam menjelaskan serba sedikit tentang cara pengisian kaedah tersebut. Calon-calon dibekalkan dengan borang permohonan dan pen untuk mengisi borang tersebut. Kedudukan mereka dalam bilik tersebut telah dijarakkan supaya peniruan atau unsur-unsur lain tidak berlaku.

Semasa menjalani prosedur pertama ini, didapati bahawa sebanyak 10 permohonan terlibat dalam mengisi jawatan kosong yang terdapat dalam syarikat kami yang mana mereka tediri daripada ciri-ciri latar belakang yang berbeza-beza. terdapat juga calon yang bertanya tentang item-item yang kurang jelas terhadap pegawai yang bertugas. Bagi calon yang telah lengkap mengisi borang permohonan tersebut, mereka akan mengangkat tangan dan pegawai bertugas akan mendapatkan borang daripada calon tersebut.

Selepas menjalani prosedur dengan menggunakan kaedah biodata ini, syarikat kami telah membuat keputusan untuk memilih hanya seramai lima orang sahaja calon yang layak untuk menjalani prosedur kedua iaitu sesi temuduga. Satu borang penilaian telah digunakan untuk membuat penilaian personel terhadap kelima-lima calon tersebut. Peringkat atau tahap akademik dan pengalaman kerja adalah merupakan item-item yang terkandung dalam borang penilaian tersebut. Calon-calon akan dinilai berdasarkan borang penilaian tersebut yang mana akan dinilai oleh pegawai-pegawai Syarikat Guivera Media Classic.

KRITERIA

PEMARKAHAN

1 2 3 4 5 JUMLAH

KELULUSAN AKADEMIK

a. SRP/ LCE/ PMR b. SPM/ MCE/ SPMV* c. STPM/ HSC*/ DIPLOMA d. IJAZAH

e. SARJANA/ MASTER

PENGALAMAN BEKERJA

a. Tidak berpengalaman b. 1 tahun berpengalaman c. 2 tahun berpengalaman d. 3 tahun berpengalaman e. 4 tahun & ke atas

berpengalaman

JUMLAH KESELURUHAN

10

KEPUTUSANKelima-lima calon telah memperoleh skor

yang berbeza-beza dengan berdasarkan penilaian terhadap peringkat akademik dan pengalaman kerja. Jumlah skor penilaian bagi kedua-dua item tersebut adalah berjumlah sebanyak 10 markah iaitu setiap satu item adalah merangkumi 5 markah.

Skor bagi penilaian biodata adalah seperti berikut:

(LIHAT PADA HALAMAN LAMPIRAN)

CALON PENILAIAN PERINGKAT AKADEMIK

(5 MARKAH)

PENILAIAN PENGALAMAN KERJA

(5 MARKAH)

JUMLAH KESELURUHAN (10 MARKAH)

A 4 1 5

B 4 3 7

C 4 2 6

D 5 4 9

E 3 1 4

Berdasarkan jadual di atas, jelas menunjukkan bahawa calon yang mendapat markah paling rendah adalah calon E. Manakala, calon yang mendapat markah paling tinggi adalah calon D iaitu sebanyak 9 markah.

Justeru itu, bagi proses pemilihan personel melalui kaedah penilaian kaedah biodata ini calon yang paling layak dipilih berbanding dengan calon yang lain adalah calon D. Keputusan yang telah dibuat ini adalah muktamad.

KAEDAH PENILAIAN TEMUDUGA

PENGENALAN Temuduga merupakan satu proses yang membenarkan

seseorang majikan menilai bakal pekerja bagi prospektif pekerjaan bersama syarikat, organisasi, atau firma.

Magee (1962) berpendapat bahawa tujuan utama temuduga ialah untuk mendapatkan maklumat mengenai pemohon-pemohon.

Ia juga merupakan instrumen yang sangat baik dalam proses pemilihan pekerja tetapi boleh menimbulkan masalah jika tidak dilakukan dengan betul.

Proses temuduga menjadi panduan untuk membantu pihak majikan mendapatkan sebanyak mungkin maklumat mengenai pengetahuan, kemahiran dan kebolehan setiap calon.

TEMUDUGA BERSTRUKTURMenggunakan satu set soalan yang teratur dan terperinciCalon disoal soalan yang sama dalam turutan yang sama Skala pemarkahan yang seragam Memastikan calon mempunyai peluang yang sama untuk menyampaikan maklumat dan dinilai dengan tepat dan konsisten.TEMUDUGA TIDAK BERSTRUKTURPelaksanaannya yang mudah untuk dijalankan. Calondisoal soalan-soalan yang berbeza Penemuduga tidak perlu merujuk kepada skema jawapan kerana skala pemarkahan yang seragam tidak diperlukan.Namun, keadaan ini menyebabkan temuduga tersebut menjadi terlalu subjektif.

KAJIAN LEPAS Spriegel dan James (Wexley dan Yukl, 1977) dalam kajian

menunjukkan bahawa 99 peratus daripada 852 organisasi yang dikaji, menggunakan temuduga sebagai satu teknik pemilihan personel.

Seterusnya, kajian Campion, Puesell dan Brown (1988) dan Wiesner dan Cronshaw (1988) mencadangkan temuduga adalah berguna dan merupakan suatu kaedah yang sahih bagi memilih kakitangan, asalkan ia dilaksanakan secara berstruktur.

Wexley dan Yukl, 1977 dlm. Hamidah Hj. Abd. Ghani (1982) melaporkan bahawa hasil daripada berbagai kajian yang telah dijalankan sejak tahun 1915, didapati bahawa temuduga-temuduga berstruktur mempunyai kebolehpercayaan yang lebih tinggi kepada penilaian yang dibuat oleh peenemuduga-penemuduga, dan mempunyai keesahan yang lebih tinggi dari temuduga tidak berstruktur.

PENYEDIAAN SOALAN TEMUDUGA

Proses pemilihan soalan temuduga ini bermula dengan menyenaraikan sebanyak 20 soalan temuduga berstruktur yang sering digunakan.Namun disebabkan syarikat kami sangat mementingkan masa, hanya 15 soalan sahaja yang dipilih.Bagi setiap soalan terdapat skema jawapan yang telah disediakan.Bagi skor pemarkahan pula, syarikat kami menggunakan dua cara dalam pembahagian skor iaitu melalui penilaian A dan penilaian B.Jumlah keseluruhan bagi kedua-dua penilaian adalah sebanyak 150 markah.

1 PLEASE INTRODUCE YOURSELF” ATAU “SILA PERKENALKAN DIRI ANDA”? 2 APAKAH KELEBIHAN DAN KELEMAHAN ANDA YANG HARUS KAMI KETAHUI? 3 APAKAH PENCAPAIAN ANDA YANG TERBESAR? 4 APA YANG ANDA FAHAM MENGENAI PERHUBUNGAN AWAM INI? 5 KENAPA ANDA BERMINAT UNTUK BERKERJA DALAM PERHUBUNGAN AWAM INI? 6 APAKAH YANG ANDA TAHU MENGENAI ORGANISASI INI DAN TUGAS- TUGAS YANG

BAKAL DIPIKUL OLEH ANDA NANTI? 7 APAKAH SITUASI YANG PALING SUKAR YANG PERNAH ANDA ALAMI APABILA

BERHADAPAN DENGAN PERTANYAAN MEDIA DAN ORANG RAMAI? APA YANG MEMBUATKAN IA SUKAR?BAGAIMANA ANDA MENGATASINYA?

8 ANDA BERSEDIA UNTUK BEKERJA LEBIH MASA? 9 ADAKAH ANDA PREFER UNTUK BERKERJA SECARA BERSENDIRIAN ATAU BERKERJA

DENGAN ORANG LAIN? 10 BERAPA BANYAK ANDA RASA LAYAK DIBAYAR GAJI? 11 MENGAPAKAH KAMI PATUT MEMILIH ANDA UNTUK JAWATAN INI? DAN BUKAN

CALON LAIN? 12 DIMANA ANDA AKAN BERADA UNTUK 5 ATAU 10 TAHUN AKAN DATANG? 13 J IKA ANDA BOLEH MEMILIH MANA-MANA SYARIKAT MEDIA UNTUK BEKERJA,

SYARIKAT MEDIA MANA YANG ANDA AKAN PILIH? 14 APA YANG ANDA BOLEH SUMBANGKAN KEPADA SYARIKAT INI? 15 DO YOU HAVE ANY QUESTION?” ATAU ” SAUDARA/ I ADA APA-APA SOALAN?

PLEASE INTRODUCE YOURSELF” ATAU “SILA PERKENALKAN DIRI ANDA”? SKEMA JAWAPAN SKOR CATATAN

Nama, umur, tarikh lahir, dan tempat lahir 1 Nama, umur, tarikh lahir, tempat lahir dan hobi 2 Nama, umur, tarikh lahir, tempat lahir, hobi, dan tahap pendidikan 3 Nama, umur,tarikh lahir,tempat lahir, hobi, tahap pendidikan, dan tempat berkerja/belajar sekarang

4

Nama, umur, tarikh lahir, tempat lahir, hobi, tahap pendidikan, tempat berkerja sekarang/belajar, dan pengalaman dan kemahiran

5

BERAPA BANYAK ANDA RASA LAYAK DIBAYAR GAJI? SKEMA JAWAPAN SKOR CATATAN

Saya rasa gaji yang layak dengan kelayakan saya adalah (berapa jumlah)

1

Pendapatan kasar semasa saya bekerja di syarikat terdahulu adalah (jumlah) jadi saya rasa layak dengan (jumlah)

2

Saya telah membuat sedikit carian mengenai gaji yang diberi untuk jawatan seperti ini adalah di antara (sebutkan julat)

3

Saya telah membuat sedikit carian mengenai gaji yang diberi untuk jawatan seperti ini adalah di antara (sebutkan julat). Sebagai graduan baru, saya bersedia berunding mengenai gaji yang sesuai

4

Saya yakin kita dapat bersetuju dengan satu kadar yang memuaskan bagi kedua-dua pihak. Boleh saya tahu berapakah skala gaji syarikat tuan untuk pekerja seperti saya

5

KRITERIA

PEMARKAHAN

0 1 2 3 4 5 JUMLAH

PERSONALITI/ PENAMPILAN DIRI a. Rambut/ tudung b. Tali leher/ perhiasan diri c. Kasut d. Baju kemeja/ kurung/ blaus e. Seluar/ skirt

PENGETAHUAN AM a. Umum b. Mengenai jawatan dipohon

KEMAHIRAN KOMUNIKASI a. Kepetahan b. Kefahaman c. Body language

KEMATANGAN FIKIRAN a. Hujah/ idea b. Emosi c. Keyakinan diri d. Pengetahuan mengenai

bidang yang dipohon

PENGALAMAN KERJA a. Pengalaman kerja lepas

JUMLAH KESELURUHAN 75

KRITERIA

PEMARKAHAN

0 1 2 3 4 5 JUMLAH

SOALAN 1

SOALAN 2 SOALAN 3 SOALAN 4 SOALAN 5 SOALAN 6 SOALAN 7 SOALAN 8 SOALAN 9 SOALAN 10 SOALAN 11 SOALAN 12 SOALAN 13 SOALAN 14 SOALAN 15

JUMLAH KESELURUHAN 75

CARA PENGENDALIAN Temuduga ini dijalankan di sebuah bilik mesyuarat d Syarikat

GMC, Bagi setiap calon, masa yang diperuntukkan adalah sekitar 20

minit sehingga 30 minit. Terdapat lima calon temuduga yang layak untuk ditemuduga.SEBELUM Penemuduga telah berada di bilik temuduga 30 minit sebelum

temuduga yang dijadualkan bermula dan memastikan bilik tersebut berada dalam keadaan yang baik dan sesuai digunakan.

SEMASA Penemuduga mengalu-alukan kehadiran calon dan calon diminta

mengambil tempat Menerangkan mengenai proses pelaksanaan temuduga

termasuklah tempoh masa temuduga, jenis soalan temuduga dan ekspektasi kepada calon.

Calon diberikan ruang untuk bertanyakan soalan sebelum temuduga bermula

SEMASA15 soalan temuduga ditanya dan berdasarkan jawapan yang diberikan dan berdasarkan skema jawapan yang telah disediakan,calon akan diberikan skor yang bersesuaian.Selain itu, calon juga akan dinilai dari segi personaliti dan penampilan, pengetahuan am, kemahiran komunikasi, kematangan fikiran dan pengalaman kerja. Sebaik sahaja selesai mengemukakan soalan kepada calon, calon akan diberikan maklumat mengenai syarikat seperti gaji, faedah yang diperolehi, masa bekerja, sejarah organisasi dan sebagainya. Temuduga diakhiri dengan mengucapkan terima kasih kepada calon dan calon yang layak akan dihubungi dalam masa yang terdekat.SELEPASSejurus selepas calon meninggalkan bilik temuduga, penemuduga meneliti kembali catatan yang telah dibuat sepanjang proses temuduga dan membuat penilaian sekaligus memastikan bahawa penilaian dibuat berasaskan skema jawapan.

KEPUTUSANCALON PENILAIAN KETRAMPILAN

DAN KEMAHIRAN (75 MARKAH)

PENILAIAN SOALAN TEMUDUGA

(75 MARKAH)

JUMLAH KESELURUHAN (150 MARKAH)

A 71 45 116

B 70 63 133

C 50 35 85

D 74 68 142

E 66 46 112

Berdasarkan Rajah 2 diatas, jelas menunjukkan bahawa calon yang mendapat markah paling rendah adalah calon C iaitu sebanyak 85 markah. Manakala calon yang mendapat markah paling tinggi adalah calon D iaitu sebanyak 142 markah.

Justeru itu, bagi proses pemilihan pekerja melalui kaedah penilaian temuduga ini calon yang paling layak dipilih berbanding dengan calon-calon yang lain adalah calon D. Dan keputusan ini adalah muktamad.

KAEDAH PENILAIAN

SAMPEL KERJA

PENGENALANUjian sampel kerja merupakan ujian calon

diminta melakukan sesuatu tugas sebenar dan simulasi berkaitan dengan jawatan kerja yang dipohon.

Mengukur kemahiran suatu kerja yang khusus ataupun pengetahuan tentang suatu kerja dan menilai kemahiran yang lebih umum.

Kelebihan - Mempunyai tahap kebolehpercayaan dan ketepatan yang tinggi.

Kelemahan – Anggaran penggunaan yang sangat mahal.

Syarikat kami telah menggunakan dua kaedah iaitu sampel kerja dan latihan dalam kumpulan.

KAJIAN LEPASUjian sampel kerja mempunyai hubungan

yang positif dan signifikan dengan pencapaian kerja seseorang pekerja (Nuno Rodrigues & Teresa Rebelo, 2009).

Schmidt, F. L. & Hunter, John E. (1998) pula, mereka mendapati bahawa kesahihan ujian sampel kerja telah meningkatkan pencapaian pekerja sebanyak 24% yang mana telah melebihi pencapaian yang mengunakan ujian kemampuan kognitif para pekerja.

CARA PENGENDALIANSAMPEL KERJA (PRESS RELEASE )calon-calon ditempatkan di sebuah bilik khas yang terdapat dalam Syarikat Guivera Media Classic. Petugas di syarikat kami akan menjelaskan serba sedikit tentang cara pengendalian penilaian dan dibekalkan beberapa keping kertas dan alat tulis. Calon di beri masa selama 15 perlu minit untuk menyediakan sebuah keratan akhbar (press release) yang ringkas dan bersesuaian dengan tugas jawatan sebagai Eksekutif Perhubungan Awam. Selepas masa yang telah ditetapkan berlalu, calon-calon diarahkan berhenti menulis dan meletakkan sampel kerja tersebut ditempat yang disediakan.

LATIHAN DALAM KUMPULAN (IN GROUP PRACTICE)calon-calon akan di kumpulkan dalam satu meja bulat dan akan diberikan satu soalan yang berupa situasi ataupun masalah.Mereka diberi masa selama 30 minit untuk membincangkan tentang masalah tersebut.Pegawai yang bertugas akan membekalkan alat tulis seperti pen dan kertas kosong.Penilaian akan dilakukan berdasarkan perwatakan mereka semasa menyelesaikan masalah tersebut.Selepas masa yang diberikan telah tamat, pegawai yang bertugas akan mengutip kertas yang telah digunakan dan mengucapkan terima kasih kepada calon-calon sebelum bersurai

KRITERIA

PEMARKAHAN

0 1 2 3 4 5 JUMLAH

WORK SAMPLE 1 a. Kreativiti b. Pengetahuan isu semasa c. Ketepatan Masa

WORK SAMPLE 2 a. Kepimpinan b. Kefahaman Permasalahan c. Kebolehan Menyelesaikan

Masalah

d. Hujah/ idea e. Keyakinan Diri f. Kerjasama dalam

Kumpulan

g. Pengetahuan am JUMLAH KESELURUHAN

50

KEPUTUSANCALON WORK SAMPLE 1

(15 MARKAH) WORK SAMPLE 2

(35 MARKAH) JUMLAH

KESELURUHAN (50 MARKAH)

A 11 22 33

B 9 26 35

C 9 20 29

D 14 34 48

E 7 20 27

Berdasarkan jadual diatas, Calon yang mendapat markah yang paling rendah adalah calon E iaitu 27/50 markah. Manakala calon yang mendapat markah paling tinggi adalah calon D iaitu sebanyak 48/50 markah.

Proses pemilihan pekerja melalui ujian sampel kerja ini calon yang paling layak dipilih berbanding dengan calon yang lain adalah calon D dan keputusan ini adalah muktamad.


KEPUTUSAN Penilaian pertama biodata, pengalaman dan aspek

akademik di pertimbangkan dan calon D mendapat skor tertinggi 9/10.

Penilaian yang kedua temuduga dan aspek yang dipertimbangkan kemampuan menjawab soalan dan keterampilan. Calon D mendapat skor 142/150

Penilaian yang terakhir work sample mempertimbangkan kebolehan melakukan tugas kerja sebenar dan calon D mempunyai kebolehan yang di perhatikan iaitu kreatif, komunikasi, menyelesaikan masalah dan kepimpinan.

Calon C mempunya skor yang hampir sama dengan calon D akan tetapi mempunyai kelemahan pada penilaian work sample.

Keputusan calon D di telah dipilih untuk jawatan Eksekutif Perhubungan Awam.


KESIMPULANPemilihan personel yang tepat akan

mempengaruhi imej dan kualiti perkhidmatan syarikat pada masa akan datang.

Analisi tugas kerja amat penting dalam menentukan kaedah penilaian yang diperlukan untuk pemilhan personel bagi menjawat sesuatu jawatan.

Kaedah penilaian mestilah sesuai dalam mengukur kriteria-kriteria yang diperlukan dalam personel bagi menjawat jawatan yang ditetapkan.

THE ENDTHANK YOU

personnel

Recruiting & HR