pengenalan bahagian sekretariat majlis mesyuarat kerajaan...

APA ITU MESYUARAT MMK?

- Mesyuarat MMK adalah singkatan dari Mesyuarat Majlis Mesyuarat

Kerajaan yang dipengerusikan oleh YAB Menteri Besar Pahang

dan dihadiri oleh 10 ahli MMK serta 3 orang ahli rasmi kerajaan

iaitu YB. Setiausaha Kerajaan Negeri Pahang, YB. Penasihat

Undang-Undang Negeri Pahang, YB. Pegawai Kewangan Negeri dan

seorang Setiausaha. Walau bagaimana pun 2 orang Ketua Jabatan

yang turut hadir secara tetap pada setiap kali mesyuarat yang

melibatkan seramai 17 ahli mesyuarat.

- Mesyuarat MMK diadakan pada setiap hari Rabu.

2

Urusetia perlu menyediakan Kertas Kerja Mesyuarat

bagi memastikan mesyuarat berjalan lancar. Kos-kos

yang terlibat adalah:-

1) Kulit Buku

2) Kertas Rahsia

3) Multi-Tabs

Di Bawah Akta Rahsia Rasmi Semua Kertas Kerja

Mesyuarat dimusnahkan melalui proses rincih dan

bakar.

3

BIL PERKARA JUMLAH HARGA (RM)

1. Kulit Buku 2 Keping (sepasang) RM 1.90

2. Kertas Rahsia 1 Keping x RM 0.12

(1,213 Keping untuk

1 buku kertas kerja)

RM 145.56

3. Multi-Tabs 1 Keping x RM 0.44

(74 Keping untuk 1 buku

kertas kerja)

RM 32.56

JUMLAH RM 180.02

4

•Kos Penggunan Multi-

Tabs yang tinggi dalam

penyediaan buku

Kertas Kerja Mesyuarat

MMK.

Masalah ini berlaku kerana

perbelanjaan multi-tabs

yang tinggi, kuantiti yang

banyak dan tidak boleh

diguna semula.

Berlaku di Bahagian

Majlis Mesyuarat Kerajaan

Dan Dewan

DEFINISI MASALAH (5W + 1 H)

5

Semasa penyediaan

kertas kerjaKakitangan Bahagian

MMKD

Penyediaan Taging

Menggunakan

Multi-Tabs Dalam Proses

Pembukuan Kertas Kerja MMK

Melibat Kos Yang Tinggi Iaitu

Sebanyak RM 180.02 bagi

setiap satu (1) buku.

5W + 1 H

6

MENGGUNAKAN MULTI-TABS

( KAEDAH ASAL )

MENGGUNAKAN MULTI-TABS &

BINDING COVER

( CADANGAN )

a) 74 Multi-Tabs x RM0.44 = RM 32.56

b) 1,213 Kertas Rahsia x RM 0.12 = RM 145.56

c) Kulit Kertas Sepasang = RM 1.90

a) 74 Multi-Tabs x RM0.44 Sen = RM 32.56

b) 1,213 Kertas Rahsia x RM 0.12 Sen = RM 145.56

c) Kulit Kertas Sepasang = RM 1.90

d) 74 Keping Binding Cover x RM 0.35 =RM 25.90

RM 32.56 + RM 25.90 = RM 58.46

RM 180.02

RM 205.92

BEZA RM 25.90

(Multi-Tabs) (Binding Cover)

7


( KAEDAH ASAL )


BINDING COVER

( CADANGAN )

a) 74 Multi-Tabs x RM0.44 = RM 32.56

b) 1,213 Kertas Rahsia x RM 0.12 = RM 145.56

c) Kulit Kertas Sepasang = + RM 1.90

a) 1,213 Kertas Rahsia x RM 0.12 Sen = RM 145.56

b) Kulit Kertas Sepasang = + RM 1.90

- TIADA KOS -

RM 180.02

RM 147.46

BEZA RM 32.568

MENGGUNAKAN MULTI- TABS

( KAEDAH ASAL )

MENGGUNAKAN MULTI- TABS & BINDING COVER

( CADANGAN )

BEZA RM 362.60

Kadar Harga Multi-Tabs Sahaja

RM 32.56 x 14 Buku = RM 455.84

(Kadar Harga Multi-Tabs & Binding Cover)

RM 32.56 + RM 25.90= RM 58.46

RM 58.46 x 14 Buku = RM 818.44

9


( KAEDAH ASAL )

MENGGUNAKAN MULTI- TABS & BINDING

COVER

( CADANGAN )

BEZA RM 455.84


RM 32.56 x 14 Buku = RM 455.84- TIADA -

10


( KAEDAH ASAL )

MENGGUNAKAN MULTI- TABS & BINDING

COVER

( CADANGAN )

RM 1,004.92


RM 32.56 x 56 Buku = RM 1,823.36

MINGGU PERTAMA


RM 32.56 + RM 25.90= RM 58.46

RM 58.46 x 14 Buku = RM 818.44__________________________________________

Minggu Seterusnya

- Tiada Kos -

11


(KAEDAH ASAL)


BINDING COVER

(CADANGAN)


RM 7,293.44

RM 6,475.00


RM 32.56 + RM 25.90 = RM 58.46

RM 58.46 x 14 Buku = RM 818.44

__________________________________________

PENJIMATAN KOS SEBANYAK

12

PENJIMATAN KOS RM 6,475.00

BEZA KOS PEMBELIAN

MULTI-TABS & BINDING COVER

BAGI MINGGU PERTAMA

PELAKSANAAN PROJEK

(RM 818.44 – RM 455.84) - RM 362.60

KOS PENJIMATAN SEBENAR RM 6,112.40

13

CADANGAN

PENYELESAIAN ADALAH

DENGAN KAEDAH

MENGGUNAKAN

MULTI-TABS DAN

BINDING COVER.

14

SENARAI TAJUK / PERKARA YANG TERKANDUNG DI DALAM

KERTAS KERJA MMK.(ANGGARAN)

BIL PERKARA MULTI-TABS

1 Agenda 1

2 Ringkasan 1

3 Perkara-Perkara Berbangkit 2

4 Galian 3

5 Tukar Syarat 15

6 Permohonan Tanah Biasa 11

7 Lesen Pendudukan Sementara 11

8 Dasar Tanah 15

9 Hutan 15

10 Am 11

Average 74

15

MULTI-TABS

16

BINDING COVER

17


( KAEDAH ASAL )


BINDING COVER (CADANGAN)

1) Menaip tajuk-tajuk yang

terdapat di dalam kertas

kerja MMK.

18


( KAEDAH ASAL )



2) Multi-Tabs yang sudah

ditaip.

2) Multi-Tabs yang sudah

ditaip diitagging terus pada

binding cover.

19


( KAEDAH ASAL )



3) Menyusun kertas kerja MMK 3) Menyusun kertas kerja

MMK, Binding Cover

beserta dengan Multi-Tabs..

20


( KAEDAH ASAL )



4) Binding kertas kerja MMK. 4) Binding Kertas Kerja MMK

yang telah siap ditagging.

21


( KAEDAH ASAL )



5) Buku kertas kerja MMK yang

telah dibinding.5) Buku kertas kerja MMK yang

telah dibinding.

22


( KAEDAH ASAL )


BINDING COVER

6) Buku kertas kerja MMK di

tagging di atas kertas kerja

menggunakan multi-tabs.

6) Buku kertas kerja MMK

disemak.

23


( KAEDAH ASAL )




telah siap ditagging.


telah siap ditagging.

24


( KAEDAH ASAL )



8) Buku kertas kerja MMK untuk

dirincih.

8) Multi-Tabs & Binding Cover

boleh diguna semula.

25


( KAEDAH ASAL )



9) Merincih Buku kertas kerja

untuk dimusnah.

9) Multi-Tabs & Binding Cover

boleh diguna semula.

26

DARI PADA KOS ASAL MENGGUNAKAN MULTI-TABS ADALAH

SEBANYAK RM 7,293.44 BAGI TEMPOH 4 BULAN

( UNTUK 224 BUAH BUKU )

KOS MENGGUNAKAN BINDING COVER DAN MULTI-TABS ADALAH

SEBANYAK RM 818.44 BAGI TEMPOH 4 BULAN

PERBEZAAN HARGA ADALAH SEBANYAK

RM 7,293.44 - RM 818.44 = RM 6,475.00

PROJEK TELAH BERJAYA MENJIMATKAN KOS SEBANYAK 88%

PERATUS PENJIMATANUNTUK TEMPOH 4 BULAN

27

RAJAH PERBANDINGAN KOSPENYEDIAAN

BUKU KERTAS KERJA MMKRM

28

SURAT PERMOHONAN DAN KELULUSAN

29

KEPUTUSAN

(Setiausaha Majlis Mesyuarat Kerajaan

memaklumkan pelaksanaan penggunaan Binding

Cover yang telah di Tagging dengan Multi-Tabs

sebagai pembahagi di dalam Buku Kertas Kerja

telah dipersetujui untuk dilaksanakan oleh Ahli

Mesyuarat MMK pada 26 Mei 2010)

Telah dilaksanakan dalam Mesyuarat Majlis

Mesyuarat Kerajaan (MMK) mulai :

02/6/2010 - MMK Ke- 17/2010

09/6/2010 - MMK Ke- 18/2010

16/6/2010 - MMK Ke- 19/2010

30

31

PELAKSANAAN PROJEK

1) MENGURANGKAN KOS OPERASI

PERBELANJAAN PENTADBIRAN.

2) CADANGAN PROJEK INI JUGA BOLEH

DIGUNAKAN BAHAGIAN-BAHAGIAN

DAN UNIT-UNIT LAIN DALAM

PENTADBIRAN SUK YANG MANA

BERSESUAIAN.

FAEDAH KEPADA JABATAN

32

1) MEMPERCEPATKAN PROSES KERJA.

2) MENINGKATKAN KREATIVITI DAN

INOVASI.

3) MEMUPUK SEMANGAT BERPASUKAN

DAN BEKERJASAMA.

FAEDAH KEPADA KAKITANGAN

33

LIMITASI SEMASA MENJALANKAN PROJEK

34

LIMITASI PENYELESAIAN TINDAKAN

AHLI KURANG MAHIR

ICT

MENINGKATKAN

KURSUS DALAMAN

KEMAHIRAN ICT

FASILITATOR

KESIBUKKAN AHLI

DENGAN TUGAS HAKIKI

JADUAL TUGAS KEPADA

AHLI

KETUA KUMPULAN MESYUARAT SELEPAS

WAKTU PEJABAT

AHLI KURANG FAHAM

DAN MAHIR DALAM

KAEDAH KIK

LATIHAN DAN MOTIVASI KETUA KUMPULAN DAN

AHLI

pengenalan bahagian sekretariat majlis mesyuarat kerajaan...

Documents