pembangunan dan peningkatan prestasi organisasi

mbustaman/IAB/KPM/12 1

Pembangunan Organisasi Cemerlang: Pendekatan Strategik

Oleh

Muhamad Bustaman Abdul ManafMaster Trainer: Level- Specialist Trainer & Specialist Coach

Pensyarah Kanan(DG 52)Institut Aminuddin Baki. KPM. 2012

0199890524/[email protected]


Legal InformationYou may duplicate this material as long as you: - Keep the author, copyright info, graphic header, and source info on the page. - Do not sell it or provide it as a part of paid professional service.© 2012, by , AuthorMuhamad Bustaman Haji Abdul Manaf [email protected]

Tel: 0199890524/0360571582Institute Aminuddin Baki (IAB)Ministry of Education MalaysiaGenting Highlands, Pahang

Introducing Your Workshop Facilitator

3*Image via Bing

mbustaman/IAB/KPM/12

Trainer & Coach

http://www.allthingschristmas.com/newyear/cards.php

http://www.bing.com/

BIODATA PENCERAMAH

MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAFJawatan Hakiki: Pensyarah Kanan DG52

Specialist Trainer & Specialist Coach Instutut Aminuddin Baki, KPM

1. Pengalaman memberi kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin Baki semenjak 1995. (pensyarah paling lama di IAB)

2. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik (IAB). 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan (Utusan Pub) 3. Buku ketiga: Pengurusan Strategik untuk sekolah -di terbit oleh PTS.

3. Pernah mengikuti Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti Latihan Luar Negara (selain dalam negara):

• i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York, USA (1996)• ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila. Philippine (1998)• iii. Strategic planning in education: Uni of York, England (2000- 2004) (tesis Phd)• iv. Strategy Performance Measurement (BSC): Uni of Adelaide, Australia (2005)

4. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar dengan IRCA London.

5. SUMBANGAN: Memberi khidmat konsultasi dalam Pengurusan Strategik dan KPI untuk semua peringkat Bahagian dalam Kementerian Pelajaran Malaysia. Ahli Panel Sistem Pengurusan Kualiti Star Rating (SSR) KPM, Pembentang pernyataan baru MISI, VISI dan Matlamat KPM

Kepakaran lain: Kursus KMK, Benchmarking, Quality Tools, Quality from Islamic Perspectives, Strategic Change, Strategic

Leadership Skills, Strategic Thinking Skills.

4mbustaman/IAB/KPM/12

Buku ketiga



Pengenalan Diri fasa 1

Nama

Tempat Bertugas

*Image via Bing

http://www.allthingschristmas.com/newyear/cards.php

http://www.bing.com/

Adab Berguru• Imam Al-Syafie pernah mengungkap:

•“Bersabarlah kamu dalam perjalanan jauh demi menemui gurumu, sesungguhnya lautan ilmu itu diperoleh menerusi perjalanan kamu menemuinya. Sesiapa yang tidak berasa kepahitan menuntut ilmu sedetik, ia pasti menelan kehinaan dek kejahilan sepanjang hayatnya.”

Adab Berguru?• Adab-adab terpuji berguru mengikut Imam Al Ghazali :

1. Apabila bertemu dengan guru hendaklah memberi salam.2. Jangan banyak bercakap di hadapan guru.3. Jangan bercakap sebelum guru bertanya.4. Jangan bertanya sebelum meminta izin dan dizinkan.5. Jangan menyangkal (tunjuk rasa tidak puas hati) terhadap guru.6. Jangan mengisyaratkan kepada guru dengan menyalahi pendapatnya.7. Jangan berbisik dengan rakan di sebelah ketika guru mengajar.8. Jangan berpaling ke kiri dan ke kanan (bermain) di hadapan guru.9. Jangan bertanya banyak soalan kepada guru ketika guru letih.10.Apabila guru berdiri hendaklah kita berdiri sebagai menghormatinya.11.Jangan mengikuti guru dengan pelbagai pertanyaan setelah guru meninggalkan majlis.12.Jangan bertanyakan guru di tengah perjalanan sehingga dia sampaike rumahnya atau ke tempat duduknya.13.Jangan bersikap buruk sangka terhadap pekerjaan guru.

Hello Sir,I’m Mr. Muhd. Bustamante from IAB to …………..


Outcomes dari kursus in?

• Anda akan:1. Memahami kerangka strategik proses pembangunan prestasi

organisasi cemerlang2. Memahami dan praktik bagaimana untuk meningkatkan

prestasi melalui pembinaan, strategi yang kemudiannya diterjemahkan kepada operasi (tindakan)

3. Memahami bagaimana untuk mengurus prestasi pelaksanaan dengan berkesan.

• Organisasi anda akan mendapat faedah:1. Penambaikan amalan pengurusan sekarang kepada amalan

terbaik pengurusan strategik yang akan menolong meningkatkan prestasi organisasi anda.


Kerangka Strategik Pembangunan Organisasi

Kerangka Jadual Sesi8.00-10.00 10.30-12.30 2.15-4.15 8.15-10.15

Isnin •Pengenalan Kursus •Pengenalan Kerangka Strategik Pembangunan Organisasi•Kepentingan ilmu pengurusan strategik•Kepemimpian Strategik•Pemikiran strategik

Formulasi Strategi•Aspirasi•KRA•Objektif•KPI •Sasaran Strategik• Inisiatif/strategi

Formulasi pelan tindakan dan operasi•Cascading

Pelaksanaan Pelan strategik yang berkesan


Pengenalan

• Pengenalan Kursus : Objektif/Outcomes• Pengenalan Kerangka Strategik Pembangunan

Organisasi• Hubungan dan Kepentingan Kepemimpinan

Strategik, Perancangan strategik dan Pemikiran strategik dalam proses peningkatan prestasi organisasi untuk lebih cemerlang.

Organisasi cemerlang

Kepemimpinan

strategik

Pemikiran strategik

Perancangan strategik

Pelaksanaan strategik

16

Apakah itu Strategi?

• Kamus Oxford mentakrifkan strategy has to do with war and deception of an enemy. In nonprofit management, strategy has to do with responding to a dynamic and often hostile environment in pursuit of a public service mission (Allison &Kaye, 2005)

• Cara bagaimana untuk mencapat matlamat/objektif (ms 5)

[Lf. Gk strategos, f. stratos army + -ag-, agein to lead] [Fr. strategie f Gk strategia... generalship..] Gk. Hist…

The art of a commander-in-chiefOxford English Dictionary

[email protected]

17

Misi

&

VisiSTRATEGISITUASI HARI INI

Cara bagaimana untuk mencapat matlamat/objektif (ms 5)

[email protected] 07 18

EXECUTION PREMIUM

19Source: Palladium Groupmbustaman/IAB/KPM/12


Why we must measuring performance?

Kaplan (2003):• If we can’t measure our processes, we can’t

manage our processes• If we can’t manage our processes, we can’t

change our processes for improvement• If we can’t improve our processes, we can’t

meet or exceed our customers’ expectations• MEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED

2121

Pengenalan KPI di sektor awam

Arahan Y.A.B. Perdana Menteri semasa MAPA pada 9 Januari 2004

Budaya pengurusan berasaskan pengukuran prestasi secara berterusan perlu diterapkan dalam Perkhidmatan Awam untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan agensi Kerajaan kepada pelanggan, khususnya orang ramai


[email protected] 07 22


23

KPIs For Cabinet Ministers

PUTRAJAYA: Prime Minister Datuk Seri Najib Abdul Razak yesterday unveiled a leaner cabinet of 28 ministers…………….. – and subjected them to Key Performance

Indicators (KPI) and six-monthy performance review.

To this end, he introduced a new paradigm of performance and achievement through the KPI ‘which will’ push for impact and not input, results rather than

output and will ensure the public service delivery is value for money”. (The SUN Friday April 10 2009, page 2)


We can't solve problems by using the same kind of thinking we used when we created them.

[email protected]

25

APAKAH ITU KEPIMPINAN STRATEGIK

[email protected]

26

o o o

o o o

o o o

Sambungkan semua 9 titik dengan satu pergerakan yang di wakili 4 garisan lurus tanpa mengangkat mata

pen .(masa 2 minit)

[email protected]

27

All men can see the tactics whereby I conquered, but what none can see is the

strategy out of which it evolved Sun Tzu

[email protected]

Leadership

Leadership is the capacity to release and engage human potential in the pursuit of common cause.

… Michael Moore and Michael Diamond Academic Leadership: Turning Vision into Reality

[email protected]

29

Art & DisciplineArtCreativity to fashion a vision

DisciplineDirect thought processes & turn vision into

reality through action

[email protected]

30

ArtThinking that is open, out of the box

Big picture –helicopter view

Creating alternative strategic visions

Ability to see what if? Scenarios

Courage to analyse & see decision making criteria

[email protected]

31

DisciplineCourage to make decisionsImplement policyGet others to share vision & work together to

achieve it

Beatty in “Becoming a Strategic Leader” defines it as:- “A way of thinking, acting & influencing others in

ways that enhance an organisation’s sustainable, competitive advantage”.

[email protected]

Ciri Pemimpin Strategik

[email protected]

33

Characteristics of Strategic Leadership

Broad in scope

Impact felt over long periods of time

Often involves significant organisational change

Drive & move an organisation so that it will thrive in the long term

[email protected]


Issue: What’s An Organization’s Strategic Planning Like?

snake

wallspear tree

• Bryson (2003): satu usaha yang teratur bagi menghasilkan keputusan-keputusan yang fundamental dan tindakan-tindakan dapat membentuk serta mengemudikan sesebuah organisasi ke arah kecemerlangan (ms 8)

Definisi Perancangan Strategik 1

[email protected]

Hubungan Perancangan Strategik & pemikiran strategik

Tindakan

Ini langkah akhir? …

Perancangan StrategikMengambil TindakanBagaimanakah cara

untuk melakukannya?

[email protected]


Keputusan strategik

Ramai pemimpin berhenti pada tahap membuat keputusan strategik

Tetapi….apa yang memberi maklumat untuk membuat keputusan?

Membuat Keputusan Strategik

Membuat PilihanWhat will we do?

[email protected]

pilihan

Strategic thinking is probably the least defined and least well understood part of the strategy process.

What informs strategy at your institution?

Pemikiran StrategikPenjanaan pilihan

Apakah yang mungkin berlaku?


[email protected]

Pemikiran StrategikPenjanaan pilihan

Apakah yang mungkin berlaku?

Membuat Keputusan StrategikMembuat Pilihan

What will we do?

Perancangan StrategikMengambil Tindakan

Bagaimanakah cara untuk melakukannya?

Pilihan

Keputusan

Strategi & Tindakan

39

Sepatutnya…..

[email protected]

Pemikiran Strategik di tempat kerja

glokal

[email protected]

• Pemikiran strategik adalah keupayaan untuk melepaskan isu-isu hari ini dan meletakkan diri sendiri didalam masa depan.

• Keupayaan melukis rupa bentuk sasaran masa depan yang inginkan melangkaui pengalaman hari ini

• Tempoh masa 5 tahun adalah minima (Nolan et.el, 2008)

Definisi Pemikiran Strategik

[email protected]

• Integrating the future into your decision making processes today by thinking big, deep and long.

Strategic Thinking

[email protected]

• Big (very broad) – do we understand how we connect and interact with other organisations

and the external environment?

[email protected]

• Deep – how deeply are we questioning our ways of operating?

• Do we operate from our interpretation of the past, or our anticipation of the future?

• Are our assumptions today valid into the future?

[email protected]

[email protected] 45

THE ORGANIZATION AS AN ICEBERG

14.5

• Long – how far into the future are we looking? Do we understand the shape of alternative futures for our organisation?

[email protected]

• Strategic thinking is identifying, imagining and understanding possible and plausible future operating environments for your organisation…

[email protected]

Pemikiran sistem

[email protected]

BERSAMA MELAKSANA TRANSFORMASI

FORMULASI STRATEGI 1. Penetapan Aspirasi Organisasi

(mandat kerajaan, misi dan visi)

2. Analisis persekitaran

3. Tentukan objektif strategik

4. Rangkakan pelan tindakan

5. Dokumentasi


Looking BeyondBeyond– What Can You See?

Mandat Organisasi (Kerajaan)

1. Perjelaskan Mandat Organisasi

Kamus Dewan- DBP (2005): Definisi Mandat 1. Amanah yang diberikan oleh orang ramai.2. Kuasa yang diberikan oleh oleh pihak yang lebih tinggi.3. Surat kuasa, surat perintah4. Kuasa yang diberikan untuk mentadbir


• Mandates are written and unwritten rules that govern and guide an institution and its stakeholders. Its maybe directly tied to laws, by laws, ordinances, acts and charters (Sevier, 2000)

• Mandat berkait dengan ‘akauntabiliti”- Kewajipan untuk memberi jawapan dan menanggung segala akibatnya. (Kamus DBP)

• Mandat menjadi asas kepada pembinaan pernyataan misi

• Ia garis panduan tanggungjawab/kerja umum sesebuah organisasi. Ia menjelaskan apa yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan (Yes or No)


Mandat (sambungan)

• Semua dasar kerajaan akan menentukan ‘nature’, skop dan arah tujuan perancangan institusi awam terutama strategi-strategi yang boleh dilaksanakan atau skop kawalan membuat keputusan dan tindakan.

• Menjadikan perancangan ada ‘validity’ dan ‘reliability’ yang tinggi.

• Mandat menjelaskan apakah kemahuan dan keperluan pihak stakeholder dan pelanggan yang menjadi fokus kepada pengukuran kecemerlangan prestasi organisasi.

Kamus Dewan (2005):

Tugas khusus yang dipertanggungjawabkan kepada atau yang akan dilakukan oleh seseorang atau sesuatu kumpulan.

2. Bangunkan Misi

MISI

Satu pernyataan rasmi tentang tujuan atau sebab kenapakah organisasi berkenaan diwujudkan.• Apakah perkhidmatan teras?• Siapakah stakeholder/pelanggan utama

agensi?• Untuk apa/apa yang hendak dicapai?• Bagaimana/apakah kaedah untuk

mencapainya?• Apakah nilai yang perlu ada untuk

mencapainya?

2. Bangunkan Misi

57

PERNYATAAN MISI MAMPU

ELEMEN PERNYATAAN

Perkhidmatan teras Memacu Transformasi

Stakeholder/Pelanggan utama agensi Sektor Awam

Untuk apa/apa yang hendak dicapai Meningkatkan Daya Saing Negara

Kaedah untuk mencapainya Pemerkasaan Pengurusan Organisasi dan Teknologi ICT

Nilai yang perlu ada untuk mencapainya Secara Inovatif dan Strategik

Memacu Transformasi Sektor Awam Untuk Meningkatkan Daya Saing Negara Melalui Pemerkasaan Pengurusan Organisasi dan Teknologi ICT secara Inovatif dan Strategik


Semak Hala Tuju: Visi/wawasan

• Kamus Dewan (2005): Pandangan yang jauh (terutamanya

yang berkaitan dengan perkembangan masa depan dsb) bagi mencapai matlamat penting sesebuah organisasi atau negara.

2. Analisis Persekitaran

Proses mengumpul maklumat dari persekitaran untuk menentukan:

Isu-isu, cabaran-cabaran, ‘trends’(ekspektasi masyarakat, globalisasi, perkembangan teknologi?)

Yang akan memberi kesan kepada organisasi

Alat-alat analisa yang boleh digunakan:Analisa Jurang, 7’s, PEST, SWOT, PESTEL (untuk menganalisa persekitaran dalaman dan luaran)


Bagaimana maklumat dikumpul?

• Semakan dokumen/rekod.• Kajian:

– Soalselidik– Temubual– Pemerhatian– Hasil-hasil penyelidikan – Kajian literatur

Kekuatan: Ciri-ciri sesebuah organisasi yang boleh membantu organisasi mencapai objektifKelemahan: Ciri-ciri sesebuah organisasi yang boleh mengagalkan organisasi mencapai objektifPeluang: Situasi luaran yang boleh membantu organisasi mencapai objektif.Ancaman: Situasi luaran yang boleh membantu mengagalkan organisasi mencapai objektif

ANALISA KLPC/SWOT

Nilai-nilai Bersama (Shared Values)Apakah nilai-nilai yang diamalkan oleh organisasi.Contoh: Kerjasama berpasukan, Kepercayaan

Strategi (Strategy)Perancangan penggunaan sumber-sumber untuk mencapai objektif/matlamatContoh: Pemantauan yang proaktif, Fire-Fighting

Warga (Staff)Bilangan dan jenis-jenis modal insan yang berkhidmat dengan agensiContoh: sikap warga, bilangan yang mencukupi?

Gaya(Style)Gaya kepimpinan organisasiContoh: Penurunan kuasa

Sistem (Systems)Prosedur, proses, sistem kewanganContoh: Penggunaan ICT untuk menguruskan maklumat dan pengetahuan.

Struktur (Structure)Bagaimana bahagian-bahagian di dalam organisasi berhubung kait antara satu sama lain Contoh: Pertindihan fungsi

Kemahiran(Skills)Kemahiran warga organisasiContoh: Warga yang kompetitif, berpengetahuan

ANALISA PERSEKITARAN DALAMAN

63

KEKUATAN

1. Sumber Kewangan Kukuh 2. Sumber Manusia Yang

Kompeten, Profesional Dan Berintegriti

3. Kemudahan ICT4. Sikap Untuk Berdaya Saing5. Pengurusan Yang Cekap6. Sistem Pengurusan Yang

Komprehensif7. Staf Yang Cukup Dan

Berpengalaman8. Kepimpinan Yang Dinamik9. Teamwork Dan Komitmen

Kakitangan Yang Tinggi

KELEMAHAN

1. Kepimpinan Sentiasa Berubah2. Kurang Kerjasama Antara

Bahagian3. Sumber Kewangan Yang Terhad4. Kakitangan Yang Kurang Mahir5. Kekurangan Penggunaan

Teknologi Terkini6. Ruang Pejabat Yang Sempit Dan

Terhad7. Prospek Kerjaya Yang Terhad 8. Peralatan Kerja Yang Terhad

CONTOH ANALISA PERSEKITARAN DALAMAN

Politik (Political)Ahli politik, pembuat dasar

Economi (Economic)Aliran ekonomi dunia, pertumbuhan ekonomi, inflasi, kadar pengangguran.

Sosial (Social)Aliran sosial, ekspektasi, demografi, pendidikan, budaya

Teknologi (Technological)Teknologi terkini, inovasi, internet, jurang digital

Persekitaran (Environmental)Pemanasan dunia, isu-isu alam sekitar, keselamatan

Perundangan (Legislative)Perjanjian persefahaman antarabangsa, polisi, hak asasi manusia

ANALISA PERSEKITARAN LUARAN

KENALPASTI ISU-ISU STRATEGIK

1. Isu kritikal untuk mencapai mandat , misi dan visi berasaskan persekitaran organisasi kini dan masa depan.

2. Ia bersifat umum (skop nya luas) dan jangka masa panjang (minima 3 tahun)

3. Jumlah: 7 + 2 atau – 24. Asas untuk membina KRA atau matlamat strategik

BIDANG KEBERHASILAN UTAMA (KRA)

• Bidang utama yang perlu dicapai oleh sesebuah organisasi di peringkat strategik.

• Berkaitan dengan misi penubuhan sesebuah organisasi dan membantu menjelaskan peranan teras agensi.

• Bilangan KRA yang sesuai adalah antara 5 hingga 9 supaya lebih fokus.

67


1.Berupaya menjawab terhadap persoalan/isu/fokus strategik organisasi;

2.Membantu di dalam membangunkan pelan tindakan yang berkesan;

3.Secara keseluruhannya ia adalah suatu proses yang menjawab kepada persoalan “APAKAH YANG HENDAK DICAPAI?”

4. Pernyataannya mesti jelas ‘outcomes’/hasil terakhir yang hendak dicapai

3. Tentukan Objektif Strategik

69

Pernyataan objektif strategik secara umumnya mengandungi tiga komponen UTAMA:

KATA KERJA

MENJAWAB ISU / FOKUS

STRATEGIK

UNTUK APA

Contoh: mempertingkatkan, menginstitusikan, memodenkan, memperkasakan, memperkukuhkan, memantapkan, mewujudkan.

Contoh: keupayaan, kapasiti, tadbir urus, sumber hasil, kualiti hidup, kolaborasi, duti & cukai, perundangan, pentadbiran daerah, pengurusan perbandaran.

Contoh: Kecemerlangan organisasi, kedaulatan undang-undang, perpaduan, komprehensif, efisien & profesional, kos efektif, kemakmuran negara.

1

2

3

OBJEKTIF STRATEGIK

The individual needs of each

student are met

Our students enjoy a positive and

enjoyable learning experience Our students

demonstrate exemplary behaviour

Providing quality & varied extra curricula

activities

Effective teaching methods that instil the joy of learning

Knowledgeable, efficient, competent, nurturing & highly motivated staff who display our core

values

Transparency & Accountability

Financial viability

FID

UCI

ARY

LEAR

NIN

GIN

TERN

ALCU

STO

MER

School Strategy Mapping - 2011Our students strive towards academic

excellence

Safe welcoming, efficient, comfortable facilities and

working environment

Ongoing maintenance & upgrading of

facilities

Ample supply of resources – teaching aids,

technology, equipment

Consistent discipline

Providing opportunity for Learning religion

Principles

Responsive curriculum that encompasses the motto “work, play and

learn together”

Our students are well rounded & excel in all fields Our students enjoy a safe,

welcoming, efficient, comfortable and family oriented environment



KPI• KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur,

yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi (Muhamad Yahaya, 2005).

• KPI juga dikenali sebagai penunjuk kejayaan membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai matlamat organisasi.

• Maka KPI adalah kaedah mengukur pencapaian matlamat.

PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI)

• Pengukur pencapaian agensi sama ada di peringkat strategik, taktikal dan operasional.

• Berkaitan dengan petunjuk pencapaian dan sasaran berdasarkan bidang utama, program dan aktiviti yang dirancang.

• Pernyataan berasaskan pendekatan SMART – Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, Time- Specific.

72

PELAN STRATEGIK DAN PETUNJUK PRESTASI

HALA TUJU STRATEGIK NASIONAL

SUMBER DELIVERABLES

Rancangan Malaysia 5 TahunDasar-Dasar Kerajaan

NKRANKPI

HALA TUJU STRATEGIK ORGANISASI

SUMBER DELIVERABLES

Punca KuasaStakeholder & Pelangganmisi dan Visi

Perkhidmatan Teras (Sumber KRA)

Isu-isu StratgeikObjektif StrategikStrategiProgram

KPI Berdasarkan Outcome

Aktiviti: Prestasi Individu: Prestasi Kewangan: Prestasi Proses: Prestasi Penyampaian

Perkhidmatan

KPI Berdasarkan Output

MEMACU

MENYUMBANG

73

KATEGORI INDIKATOR

OUTCOME• Mengukur keberkesanan

program .

• Perbandingan antara pencapaian semasa dengan sebelum. Cth: % kenaikan/ % penurunan/ Indeks

• Menyumbang kepada pengukuran KRA.

OUTPUT• Mengukur kecekapan

aktiviti.

• Pencapaian aktiviti tahun semasa. Cth Kos / Bilangan /Masa / Produk/ Proses

• Menyumbang kepada pengukuran outcome.

75


1 Objektif

2 Pengukuran (KPI)

3 Unit Pengukuran & formula

4 Lag atau Lead

5 Sumber Data

6 Kekerapan Pengukuran

7 Tanggungjawab

8 Tov & Unjuran Sasaran

9 Inisiatif

CONTOH KAD DATA PENGUKURAN


CONTOH 2 REKOD DATA KPIBil Perkara Penjelasan

1. Perspektif Stakeholder/Proses Dalaman/Pembelajaran/Kewangan

2. Matlamat/ Strategi Teras Sasaran atau matlamat strategik yang juga dikenali strategi teras (grand strategy) yang dinyatakan secara umum (skop yang luas) dan tempoh masa yang panjang.

3 Objektif Sasaran yang ingin dicapai secara khusus dalam tempoh pendek.

4 Penerangan tentang objektif Penerangan mengapa objektif itu penting untuk misi & visi

5 Jenis Indikator: Leading atau Lagging

leading

6 Kekerapan masa pengukuran & Polariti

7 Jenis unit pengukuran Contoh: peratus/ ranking/bilangan/ratio/tahap pencapaian

8. Formula pengukuran

9 Sumber pengukuran

10 Kualiti data

11 Pemunggut Data Siapa yang bertanggungjawab

12 Baseline/TOV/status semasa

13 Target Prestasi (3-5 tahun)

14 Rasional Target

15 Inisiatif

Basic Scorecard Terminology(Institute Aminuddin Baki)

Objectives

Objectives:

What the strategy is trying to achieve

Targets

Targets:The level of performance

or rate of improvement

needed

Initiatives:Key action programs required to

achieve targets

InitiativesMeasures

Measures:How success

or failure (performance)

against objectives is monitored

Financial

Excellent Financial Management

Stakeholders & Customer satisfied with IAB services

Stakeholders & Customer satisfaction

Innovation & Growth

Strategy Map

Quality Core Business

Quality & World Class Educational

Leaders

High Competency Staff and Peacefull

Internal Business Processes

Mission & Vision

80

CUSTOMER PERSPECTIVE

KRA: …

Strategic

Objective

Strategic Measures (2011, 2012,2013) Strategic Initiatives

2011

Strategic

Initiatives Accountability

KPI Target KPI Owner

C1. C1.1 Tov:: 2011: 2012:2013:

C1.2 BL: NEW

ST: LT



Apakah itu Strategi?

• Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus atau pendekatan yang diambil oleh sesuatu organisasi untuk mencapai matlamat dan objektif.

• Ia bersifat ‘action-oriented’ dan berhubungan terus dengan pengukuran output.

• Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk mencapai matlamat dan objektif berbanding dengan objektif merujuk kepada apakah yang mahu dicapai oleh sesebuah organisasi itu


• A strategy is an approach, or an implementation methodology, that will lead to the achievement of an objective.

• Strategies sets the basis for the development of action plans that follow, in which case the when, how, and by whom the organization will achieve each objective is described.


THE TOWS MATRIX(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS)

STRENGTHS1.

2. LIST STRENGTHS

3.

4,

5.

6.

INTERNAL

ENVIRONMENT

WEAKNESSES1.

2. LIST WEAKNESSES

3.

4.

5.

6.

OPPORTUNITIES1.

2. LIST OPPORTUNITIES

3.

4.

5.

6.

S-O STRATEGIESPENETRATION

EXPANSION

INTENSIFICATION

ACQUISITION

INTEGRATION OF BACKWARD AND FORWARD LINKAGES

W-O STRATEGIESNICHE

LINKAGING OR NETWORKING

SUB-CONTRACTING

ANCHORING ORGANIZATION

DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING

THREATS1.

2. LIST THREATS

3.

4,

5.

6.

S-T STRATEGIESDIVERSIFICATION

CONSOLIDATION

CONTINGENCY MECHANISMS

W-T STRATEGIES

RETRENCH

MERGE

WITHDRAW

CLOSE SHOP

STATUS QUO

EXTERNAL ENVIRONMENT


PENJANAAN STRATEGIBIDANG HEM

contoh

•TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM•STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM•KAEDAH PENILAIAN STRATEGI•SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN


DALAMAN

LUARAN

S- StrengthS1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat negeri Selangor.S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri Selangor.S3. Data SSDM yang kemas kini.S4. Guru disiplin tegas dan disegani.S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan bertanggungjawab.S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya, pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal komputer.S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang masa persekolahan.S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah.S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun.S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti peningkatan kemahiran belajar murid.

O- OpportunitiesO1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan kepada murid. O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti HEM.O3.Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari sumber sumbangan.O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai nilai Islam begi meningkatkan sahsiah muridO5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat.O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding Motivasi.O7Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam pengurusan aktiviti kebajikan murid.O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG yang mahir dalam pembinaan Laman Web.

S-O

1. ( S10+S1+02+05 ) Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan

keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.

2. (S5+S6+O6+O3) Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.

TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM


DALAMAN

LUARAN

W- Weakness W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah .W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar.W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah.W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian.W6. Terdapat 2 unit di bawah HEM yang kurang komited dalam pengurusan iaitu unit Keselamatan dan unit Kesihatan.W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah.W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap.W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi.

O- OpportunitiesO1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan kepada murid. O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti HEM.O3..Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari sumber sumbangan.O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai-nilai Islam bagi meningkatkan sahsiah muridO5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat.O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding Motivasi.O7.Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam pengurusan aktiviti kebajikan murid.O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG yang mahir dalam pembinaan Laman Web.

W-O1. (W6 + O6)

Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk

meniingkatkan budaya kerja secara berkumpulan.

2. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6)

Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan

kerjasama PIBG.

3.(W9 + O3 +O8) Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.


DALAMAN

LUARAN

S- StrengthS1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat negeri Selangor.S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri Selangor.S3. Data SSDM yang kemas kini.S4. Guru disiplin tegas dan disegani.S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan bertanggungjawab.S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya, pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal komputer.S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang masa persekolahan.S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah.S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun.S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti peningkatan kemahiran belajar murid.

C- ChallengesC1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah.C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran.C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah.C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli polotik untuk mendaftar ke sekolah ini.C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan.C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.

S-C1. (S1+S4+C1) Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling.

2. (S1+C6 ) Meningkatkan kesedaran ibubapa tentang kepentingan pendidikan

melalui guru bimbingan kaunseling.


DALAMAN

LUARAN

W- WeaknessW1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah .W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar.W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah.W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian.W6. Terdapat 2 orang guru yang kurang komited dalam pengurusan unit Keselamatan dan unit Kesihatan.W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah.W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap.W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi.

C- ChallengesC1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah.C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran.C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah.C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli politik untuk mendaftar ke sekolah ini.C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan.C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.

W-C1. (W10 + C4) Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah.


BIL TOWC STRATEGI

1 S-O (1) S-O (2)

1. ( S10+S1+02+05 ) Mendapatkan sumbangan dari ibu bapa bagi program peningkatan kemahiran belajar murid.

(S5+S6+O6+O3)2. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.

2 O-W (1)O-W (2)O-W (3)

3. (W6 + O6) Meningkatkan budaya kerja secara berpasukan dengan bantuan PIBG

4. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6) Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG.

5. (W9 + O3 +O8) Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.

3 S-C (1)S-C (2)

6. (S1+S4+C1) Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling.

7. (S1+C6 ) Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.

4 W-C(1) 8. (W10 + C4) Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah.

PENJANAAN STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM MENGGUNAKAN TOWS/COWS

MATRIK

Objektif / sasaran Jangka Panjang : 95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar.


SKALA PEMILIHAN STRATEGI YANG TERBAIK

5 - Cemerlang4 - Amat Baik3 - Baik2 - Memuaskan1 - Kurang Baik


PENILAIAN STRATEGIKRITERIA PEMILIHAN STR

1STR 2

STR3 STR4

STR 5 STR 6 STR 7 STR 8

a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi staf yang bertanggungjawab.b. Kompetensi staf yang bertanggungjawab.c. Sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibatd. Kemudahan infrastruktur dan peralatan.e. Andaian keupayaan yang mengatasi halangan.f. Andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi dan visi.g. Rekod keberkesanan pelaksanaan yang lepas.h. Kesesuaian dengan persekitaran terkini.i. Akur/ kepatuhan dengan mandat dan arahan.

0

25

32

5

5

55

5

15

10

2

1

15

3

14

13

2

0

22

0

12

21

2

1

01

0

11

53

4

5

47

1

2

22

4

0

12

2

33

33

4

1

50

3

21

31

2

2

20

Jumlah 32 21 18 10 30 19 24 16

Kedudukan Strategi Mengikut Keutamaan 1 4 6 8 2 5 3 7


SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN1. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti

kemahiran belajar murid.

2. Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.

3. Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.

4. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.

5. Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling.

6. Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan.

7. Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah

8. Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG.


Satu set rangka tindakan yang diperlukan untuk memastikan objektif strategik tercapai. Mengandungi empat komponen utama:

1. Strategi

2. Tindakan/Program/tanggungjawab

3. Indikator

4. Sasaran/Tahun Sasaran

4. Rangkaian Pelan Tindakan

95

1. STRATEGI – Suatu susunan pendekatan-pendekatan dan kaedah-kaedah untuk mencapai objektif strategik. Bagaimana nak capai?

2. TINDAKAN/PROGRAM– Apa yang perlu dilakukan?

3. INDIKATOR/KPI– pengukur pencapaian dan keberkesanan strategi/program yang dilaksanakan

4. SASARAN/TAHUN SASARAN – Angkubah yang ditetapkan untuk dicapai dalam tempoh tertentu.

PELAN TINDAKAN

4. STRATEGI5. TINDAKAN/

PROGRAM6. INDIKATOR/kpi

7. SASARAN/TAHUN (1 TAHUN)

Memperkukuhkan pengurusan dan pembangunan sumber manusia

Membangunkan Pelan Strategik Pengurusan Sumber Manusia

Memantapkan pengurusan pengetahuan dan maklumat (K-Management)

Mempertingkatkan budaya kreatif dan inovatif

Tahap Kompetensi Pekerja

Anugerah inovasi

Tahap kompetensi pekerja yang mendapat aras 4 melebihi 10% pada setiap tahun

Mendapat tempat pertama dalam pertandingan Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam pada tahun 2011

CONTOH PELAN TINDAKAN

1. Objektif Strategik

2. KPI:3. SASARAN PENCAPAIAN (MIN 3 TAHUN):


Contoh hubungan Pelan Strategik dengan pelan Tindakan

BIDANGMATLAMAT

OBJEKTIF KPI

SASARAN

STRATEGI /

INISIATIF

TOV2011 12 13 14 15

70 %

75 %

85 %

90 %

95 %

.


PELAN TAKTIKAL BAGI STRATEGI 1

NAMA STRATEGI Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.

BIL PROGRAM/PROJEK

T/JAWAB TEMPOH/TARIKH

KOS/SUMBER

OUT- PUT KPI PELAN KONTIGENSI

1 Program Maju Diri

GPK HEM 3 hariJanuari Setiap tahun

RM500.00PIBG

Murid lebih berkeyakinan

Bilangan murid yang berubah sikap dan minat belajar

Ceramah

2 Bengkel Kemahiran belajar

GBSM 2 hariMac Setiap tahun

RM300.00KAUNSELING

Murid menguasai kemahiran

belajar

% pencapaian dalam ujian bulanan

Edaran bahan bengkel


Kata-kata Aluan

Bab 1 : Pendahuluan

Ringkasan Eksekutif Pengenalan/Latar Belakang AgensiCarta OrganisasiFungsi dan Peranan AgensiPunca KuasaStakeholder dan Pelanggan Agensi

Bab 2 : Senario Persekitaran

Isu-isu/cabaran-cabaran Strategik berdasarkan Analisa Persekitaran

Bab 3 : Hala Tuju Strategik

VisiMisiMotto/Slogan Nilai-nilai BersamaObjektif Strategik, kpi, SasaranPelan Tindakan

• Strategi-Strategi • Tindakan/Program• Indikator • Sasaran dan Tahun sasaran

Elemen Penentu KejayaanMekanisme Pelaksanaan The Way Forward

Bab 4 : Penutup

5. Dokumentasi

EXECUTION PREMIUM

102Source: Palladium Groupmbustaman/IAB/KPM/12


ISU-ISU UNTUK PELAKSANAAN BERKESAN

KEPEMIMPINAN 5 C

PELAKSANAAN

104

ISU-ISU PELAKSANAAN PELAN STRATEGIK AGENSI

Penterjemahan Pelan Strategik Kepada Pelan Operasi.

Peranan Pengurusan Menjelaskan Pelan Strategik

Tahap Kesedaran dan Kefahaman

Tahap Keupayaan Pelaksanaan Pelan Strategik

Tahap Pembentukan Nilai-Nilai Positif


HALA TUJU STRATEGIK AGENSISUMBER DELIVERABLES

KPI Ketua jabatanPunca KuasaStakeholder & PelangganVisi dan Misi KRA (termasuk

MKRA jika berkaitan)

Isu-isu StratgeikObjektif StrategikStrategiProgram

KPI Berdasarkan Outcome

(termasuk MKPI jika berkaitan)

Aktiviti: Prestasi Individu: Prestasi Kewangan: Prestasi Proses: Prestasi Penyampaian

Perkhidmatan

KPI BERDASARKAN

OUTPUTPELAN

OPERASI/SKT

Pelan Operasi

Menjelaskan aktiviti-aktiviti yang hendak dilaksanakan pada tahun

semasa berserta sasaran yang ditetapkan oleh bahagian didalam

sesebuah agensi.

STRATEGI TINDAKAN/PROGRAM INDIKATOR SASARAN/TAHUN

T


Objektif StrategikKpi & Sasaran:

TINDAKANAKTIVITI SASARAN

PELAN OPERASI TAHUN 2011

107

Contoh Pelaporan Prestasi


108

KAEDAH BALANCE SCORECARD

PERSPEKTIF Pencapaian Sebenar Target

Matlamat Strategik Objektif KPI

Unit Pengukuran

2006-2007

2007-2008

2008-2009

2009-2010

2006-2010

M1 M1-O1

M1-O2

M1-O3

M2 M2-O1

M2-O2

M2-O3

M2-O4


110

MISI VISI

BORANG PENGUKURAN PRESTASI DAN MAKLUM BALAS

Objektif KPI Tov Sasaran Prestasi Sebenar Ulasan

MATLAMAT:



PENILAIAN DAN SEMAKAN SEMULA Menilai keberkesanan pelan

strategik Mengkaji semula pelan jika gagal

mencapai sasaran yang diharapkan

Pengukuran prestasi yang berasaskan keberkesanan

Kajian semula diperlukan jika melibatkan perubahan ke atas:

- faktor dalaman- faktor luaran- keperluan pelanggan- polisi/dasar- kewujudan peluang baru- pembaharuan teknologi dan lain-

lain

112

Gantt Chart Pelan Strategik Sekolah MB


AKTIVITITAHUN

BULAN BULAN BULAN BULAN BULAN

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Perbincangan Persiapan Awal

Bengkel : Pembangunan Pelan Strategik

Penulisan Draf Pelan Strategik

Pemurnian Draf Pelan Strategik

Sign-off

Pencetakan Pelan Strategik

Exit Conference

hak milik mbam IAB KPM 113

Tayangan Video

• Pelaksanaan Tranformasi• BUNGA & RAMA-RAMA


“Kejayaan sebenar ialahbila anda merasai kenikmatan atas hasil perubahan….”


Kemakmuran kedamaian terus dinikmatiKejayaan kemahsyuran sama dirasaiAyuhlah kita merealisasikannyaKitalah pemangkin transformasi negara Transformasi berjaya rakyat sejahteraKita bersatu melangkah bergandingan bersamaRakyat didahulukan pencapaian diutamakanKita Satu Malaysia

Transformasi berjaya Rakyat Sejahtera


Main References• 1. Allison and Kaye. (2003) Strategic Planning for Public and Non-profit

Organizations. San Francisco: John Wiley & Son, Inc.• 2. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and nonprofit

organizations: A guide to strengthening and sustaining organizational achievement 3rd ed. San Francisco: Jossey-Bass.

• 3. Hairuddin.M.A. & Muhamad Bustaman.A.M. (2007) Perancangan Strategik Pembangunan Sekolah: Memperkasa dan Melonjakkan Kecemerlangan Institusi Pendidikan. Genting Highlands, Pahang: Institut Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia.

• 4. Kaplan & Norton. (1996) Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press.

• 5. Kaplan & Norton. (2004) Strategy Maps: Converting Intangible Assets Into Tangible Outcomes. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press.

• 6. Kaplan & Norton. (2006) Alignment: Using the Balanced Scorecard to Create Corporate Synergies. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press.

• 7. Miller, B.A. (2007) Assessing Organizational Performance in Higher Education. San Francisco: John Wiley & Son, Inc.

• 8. Niven, P.R. (2003). Balanced Scorecard: Step-by-step for Government and Nonprofit Agencies. San Francisco: Jossey-Bass.

• 9. Sevier, R. (2000). Strategic Planning for Higher Education Institution. Chicago, USA.

118

THANK YOUFromMuhd Bustaman Abdul ManafInstitute Aminuddin BakiMinistry of Educationbustaman@ iab.edu.my0199890524


119

SEKIAN, TERIMA KASIH
