pelan strategik 2012 - jpn.gov.my · pdf file• pemikiran luar kotak (think out of the...

P E L A N S T R A T E G I K 2 0 1 2Jabatan

PendaftaranNegara

[ PELAN STRATEGIK JPN 2012 ]

3

P E L A N S T R A T E G I K 2 012

Jabatan Pendaftaran Negara


4

SKOPTAKLIMAT

VISI JPN1. MODEL PENGURUSAN2. SENARIO MASA KINI3. CABARAN-CABARAN YANG 4. PERLU DITANGANIPELAN TINDAKAN5. PROGRAM PENILAIAN6. SASARAN IMPAK7. ETIKA KERJA8. KOMITMEN PENGURUSAN9.


5

VISI JPN

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA SEBAGAI JABATAN PERKHIDMATAN KAUNTER TERBAIK

DALAM PERKHIDMATAN AWAM


6

MODEL PENGURUSAN

Analisis SWOT Strategi Lautan Biru1 2

Strengths

Opportunities

Weakness

Threats

BIG Impact!

BIG Win!


7

SENARIO MASA KINI

RAKYAT DidahulukanPENCAPAIAN Diutamakan

Gagasan1Malaysia

Transformasi

Program TransformasiKerajaan Model Ekonomi Baru

KEMAMPANAN

PENDAPATAN TINGGI

KETERANGKUMAN

RAKYATKualiti Hidup Memenuhi

keperluan semasa tanpa

menjejaskan generasi akan datang

Membolehkan semua komuniti

menikmati kekayaan Negara

sepenuhnya

Sasaran USD15,000 -

USD20,000 per kapita menjelang tahun 2020

Program Transformasi Politik


8

CABARAN-CABARAN YANG PERLU DITANGANI

Mengurus sumber manusia secara terancang, berterusan dan adil ke arah mewujudkan warga JPN yang seimbang dari aspek intelektual dan rohani1

Menggerak dan memantapkan aktiviti penyelidikan dan pembangunan2

Menyediakan peralatan dan kemudahan prasarana kerja yang mencukupi dan terkini3Menyediakan persekitaran kerja yang kondusif bagi mewujudkan penghayatan budaya bersih, indah dan selamat di kalangan warga Jabatan dan pelanggan4

Mendidik warga JPN dan pelanggan supaya bekerjasama untuk kepentingan Jabatan dan Negara5

Menguruskan sumber-sumber Jabatan secara proaktif, cekap dan berkesan6


9

PELAN TINDAKAN

1Cetakan MyKad

Teragih2

Mobile JPN 1Malaysia

3Perkhidmatan

Online4

Mengatasi Ketiadaan Dokumen

Pengenalan Diri Penduduk

PENAMBAHBAIKAN PROGRAM


10

TRANSFORMASI JPN 2012

HARI JPN JPN DI HATI RAKYAT

PERKHIDMATAN DI HUJUNG JARI

1OKTHari JPN


11

PROGRAM PENILAIAN

PERUBAHAN SIKAP DAN PERILAKU WARGA JPN3. Kepuasan bekerja•Motivasi warga JPN•

PENINGKATAN PRODUKTIVITI DAN KUALITI 4. TAHUNAN JPN

Kuantiti•Kualiti•Sense of Urgency•

MAKLUMBALAS DARIPADA PELANGGAN5. Pendengaran Awam (• Public Hearing)

ADUAN ORANG AWAM DAN PELANGGAN6. Media cetak•Media elektronik•

MAKLUMBALAS DARIPADA 1. STAKEHOLDERPenilaian Star Rating•Jawatankuasa Pilihan Khas (• Select Committee)

MENGKAJI TEGURAN AUDIT LUAR DAN DALAM2. Pengumpulan teguran-teguran (ISO, 5S)•Edaran•


12

SASARAN IMPAK

MEMENUHI EKSPEKTASI STAKEHOLDERKeperluan • stakeholder dipenuhi dengan lebih cekap, tepat dan mudahMaklum balas • stakeholder yang positif

PENINGKATAN FAEDAH KEPADA AGENSI LAINPerkhidmatan boleh digunapakai oleh agensi-agensi dan pihak •lain secara berterusanMempunyai keupayaan yang tinggi untuk pengubahsuaian •mengikut keperluan

PENINGKATAN FAEDAH KEPADA PELANGGANPelanggan Luaran•

Sistem penyampaian yang lebih cekap, cepat dan mudah•Sistem penyampaian yang lebih mesra pelanggan•Sistem komunikasi pengguna yang lebih berkesan•

Pelanggan Dalaman•Peningkatan tahap motivasi bekerja•Peningkatan tahap kepuasan bekerja•


13

ETIKA KERJA

BERILMUBerpengalaman dan berkemahiran dalam setiap tindakan•

BERINTEGRITIBerdisiplin•Amanah, tegas•Patuh arahan, mesra•Berpakaian lengkap, kemas dan mengikut standard•

KETERBUKAANBersedia menerima pembaharuan, teguran dan kritikan•Pemikiran luar kotak (• think out of the box)

SENTIASA BERSEDIAMenghargai masa•Peka kepada tugas dan persekitaran•Responsif•

MENGUTAMAKAN PELANGGANMenyediakan dan memberi perkhidmatan terbaik kepada •pelangganMesra pelanggan•Berkomunikasi•

KESELAMATANDokumendanfizikal•Kerahsiaan maklumat•Pelanggan•


14

KOMITMEN PENGURUSAN TERTINGGI JPN

akan berusaha memenuhi ekspektasi stakeholder dan pelanggan dalaman dan luaran untuk menumpukan

sepenuh masa, tenaga, dan pemikiran ke arah meningkatkan pengurusan yang berkualiti secara

terancang dan berterusan kepada:

Individu•Sistem dan proses kerja•Kemudahan dan persekitaran tempat kerja •dalam organisasi


15


SEKTORPENGURUSAN


16

RANCANGAN TRANSFORMASI JPN 2011

Perkhidmatan Dinamik dan

Mudah

Produk1Malaysia/KDN

Kualiti Penyampaian

5 Bintang

MemperkasaModal Insan

Inovasi Dalam Sistem Penyampaian Perkhidmatan

Perkhidmatan Online


17

FUNGSI SEKTOR PENGURUSAN

PeruntukanModal Insan

Sistem

BISNES


18

MATLAMAT2012

PELAKSANAAN SBPA1. PELAKSANAAN PROJEK 2. RMK-10KUALITI & PENARAFAN 3. PERKHIDMATAN 5 BINTANGBUDAYA PERKHIDMATAN 4. DINAMIKMODAL INSAN BERKUALITI5. BELANJA BERHEMAH/ 6. VALUE FOR MONEYPENGHARMONIAN7.


19

SUMBER 2012

PERJAWATAN

PERUNTUKAN

BIL PEJABAT

WARAN : 4,358•ISI : 4,073•KOSONG : 285•

MENGURUS : RM394,222,900•PEMBANGUNAN : RM35,253,500•

NEGERI : 15 BUAH•CAWANGAN : 199 BUAH•


20

PROGRAM 1: SARAAN BARU PERKHIDMATAN AWAM (SBPA)

MATLAMAT : PELAKSANAAN SBPA TOTAL

PELAN TINDAKAN/TEMPOH :

1 Menubuhkan Struktur Pengurusan PROSPER, JPN dan Pelaksanaan Jan - Dis

PROSPEKProgram Bersepadu Potensi dan Kompetensi menyeluruh dan dilaksanakan sepanjang kerjaya pegawai

Membangunkan kompetensi dan potensi pegawai di sesuatu gred jawatan

Terdiri dari PKP dan BKP

Pegawai perlu melalui PROSPEK dan melepasi tahap yang ditetapkan sebelum dipertimbangkan ke gred jawatan lebih tinggi


21




LEMBAGA KOMPETENSI DAN POTENSI

PANEL PENGURUSAN

PANEL PENILAIPANEL PENGGUBAL

Pendekatan PROSPEK•Meluluskan Manual BKP•Lantik Panel•Pantau/Kawal Standard•


22




Pelaksanaan Program Transformasi Minda

Menggantikan kursus induksi untuk pengesahan

perkhidmatan

Januari - Disember

Pelaksanaan Peperiksanaan

Perkhidmatan Awam

Untuk pengesahan perkhidmatan

Januari - Disember

Pingat Perkhidmatan Cemerlang

Pingat Perkhidmatan Cemerlang

September - Disember

Anugerah Perkhidmatan Cemerlang


23

PROGRAM 2: DASAR DAN PERUNDANGAN

MATLAMAT : BUDAYA PERKHIDMATAN DINAMIK/INOVASI


Kajian Semula Pelan Strategik JPN 2007 - 2016

Semakan PeraturanUrus Niaga Utama

Pindaan Undang-Undang

Kajian Impak PelaksanaanProgram Jabatan

Julai - September•

Januari - Mac•

Akta Pendaftaran Negara 1957•Akta Pendaftaran Kelahiran 1964•Mei - Jun•

Januari - Disember•


24

PROGRAM 3: MENCAPAI TARAF 5 BINTANG

MATLAMAT : KUALITI PENARAFAN PERKHIDMATAN 5 BINTANGPersediaan Penilaian Sistem Star Rating 2013•


Bengkel dan taklimat familiarisasi kepada warga JPN

Naziran Bengkel penyediaan laporan dan dokumentasi

JANU

ARI -

JUN

JUN

- DIS

EMBE

R

SEPT

EMBE

R - D

ISEM

BER


25

PROGRAM 4: PEJABAT BARU

MATLAMAT : KUALITI PERKHIDMATAN 5 BINTANGKeselesaan ruang pejabat•

Proses perpindahan ke bangunan baru


Januari/Februari

Mac

Jun/Julai

JPN Perlis ke Kompleks KDN Perlis•JPN Samarahan ke Kompleks Persekutuan •Samarahan

JPN Gopeng ke Bangunan Baru•

JPN Muar ke Bangunan Traders Hotel, Muar•JPN Langkawi ke Kompleks KDN Langkawi•


26

PROGRAM 5: UBAHSUAI PEJABAT

MATLAMAT : KUALITI PENARAFAN PERKHIDMATAN 5 BINTANGKeselesaan ruang pejabat•


Februari - Mac Mac - April April

JPN Muar, Johor•JPN Gopeng, Perak•JPN Kampar, Perak•JPN Kamunting, Perak•JPN Hulu Terengganu, •TerengganuJPN Kota Samarahan, Sarawak•JPN Bintangor, Sarawak•JPN Belaga, Sarawak•Kaunter BKC•

JPN Matu, Sarawak•JPN Kanowit, Sarawak•JPN Teluk Intan, Perak•JPN Bera, Pahang•

JPN Seremban, Negeri Sembilan•


27

PROGRAM 6: PELAKSANAAN PROJEK RMK-10

MATLAMAT : KUALITI PERKHIDMATAN 5 BINTANGKeselesaan ruang pejabat•


JPN Debak, Sarawak

JPN Kota Marudu, Sabah

JPN Nabawan,

Sabah

JPN Mukah, Sarawak

PEMANTAUAN PELAKSANAAN PROJEK

FIZIKAL RMK-10(Januari - Disember)


28

PROGRAM 7: PERBELANJAAN BERHEMAH

MATLAMAT : PERBELANJAAN BERHEMAH/VALUE FOR MONEY


Kursus

Institut latihan •dalam KDNMengurangkan •kuantiti sajian makanan

Mesyuarat

Memaksimakan •jenis mesyuaratMengurangkan •kuantiti sajian makanan

Naziran/Auditan

Kongsi kereta•Juru audit silang •(cross audit) antara daerah dalam negeri

Penganjuran Majlis

Mengurangkan •hiasanMengurangkan •kuantiti sajian makanan

Pasukan Penyelenggara/

Tugasan Luar

Had bilangan •pegawaiKongsi kereta•


29

PROGRAM 8: SUMBER MANUSIA

MATLAMAT : MODAL INSAN BERKUALITI


Mewujudkan program selaras dengan SBPA

Berteraskan transformasi minda •dan pengukuhan kompetensi bagi membangunkan keupayaan intelektual, kemahiran dan sahsiahJanuari - Disember•

Pembangunan Resource PersonTraining of Trainers•Januari - Disember•


30

PROGRAM 9: KESELAMATAN REKOD

MATLAMAT : KUALITI PENARAFAN PERKHIDMATAN 5 BINTANGKeselamatan dokumen•


Mewujudkan tempat berasingan bagi penyimpanan rekod fizikal


Membangunkan Sistem Permohonan Rekod



31


SEKTORURUS NIAGA UTAMA


32

FUNGSI SEKTOR URUS NIAGA UTAMA

Bahagian Siasatan dan Penguatkuasaan

Bahagian Kelahiran, Kematian dan Anak

Angkat

Bahagian Kewarganegaraan

Bahagian Kad Pengenalan

Bahagian Perkahwinan dan Perceraian


33

TERAS STRATEGIK PROGRAM SEKTOR URUS NIAGA UTAMA

[ZX

Aktiviti Turun Padang (Outreach)

Perkhidmatan Online (Minimise Face To Face)

Perkhidmatan Yang Dinamik Dan Mudah

“JPN Dekat Di Hati Rakyat”


34

1. PERMOHONAN GANTIAN MyKad SECARA PHONE-IN

Tempoh Pelaksanaan

Pelan Tindakan

Matlamat Pencapaian

Memenuhi ekspektasi •pelanggan yang mahukan proses permohonan MyKad yang mudah

Mengurangkan jumlah •pelanggan berurusan di kaunter

Pelanggan hanya •perlu datang sekali ke JPN untuk mengambil MyKad

Menaik taraf sistem •telefon

Sumber manusia •daripada sumber dalaman melalui penstrukturan semula unit-unit

Bayaran dikemukakan •semasa pengambilan kad siap

Januari hingga •Disember 2012


35

2. PERKHIDMATAN MOBILE KAD PENGENALAN(ONLINE/OFFLINE)

Matlamat Pencapaian Pelan Tindakan Tempoh

Pelaksanaan

Untuk memberikan perkhidmatan yangefisienkepadagolongankelainan upaya dan kurang upaya yang tidak dapat berurusan secara langsung di kaunter JPN

Mewujudkan talian 1Ikhsan1. Memperkasakan Unit 2. MobileMemberi latihan khusus 3. kepada kakitangan yang terlibat

Mac hingga Disember 2012

Mengeluarkan MyKad kepada kanak-kanak Orang Asli yang mencapai umur 12 tahun

Perbincangan lanjut bersama 1. Jabatan Kemajuan Orang Asli dan Jabatan PelajaranMemperkasakan Unit 2. Mobile

Jun hingga Disember 2012

1Ikhsan

MyAsli


36

3. PENGELUARAN MyKad STRUKTUR BARU SECARA BERPUSAT DAN TERAGIH

Pengeluaran MyKad ke seluruh negara

Kerjasama dengan BKPK dan BTM bagi

pelaksanaan

1 hingga 31 Januari 2012

Tempoh Pelaksanaan

Pelan Tindakan

Matlamat Pencapaian


37

4. PENGELUARAN MyKid SECARA PILIHAN (OPTION)

Tempoh Pelaksanaan

PelanTindakan

Matlamat Pencapaian

Mengurangkan masalah MyKid yang tidak dituntut

Januari hingga Jun 2012

Mengeluarkan arahan JPN bagi pelaksanaan pengeluaran MyKid dikawal dan dicetak berdasarkan kepada permintaan pemaklum sahaja


38

5. MENYELESAIKAN 95% PERMOHONAN DAFTAR LEWAT KELAHIRAN BERDASARKAN KPI MENTERI

Mat

lam

at P

enca

paia

n

Pela

n Ti

ndak

an

Tem

poh

Pela

ksan

aanMemastikan individu

yang berkelayakan mendapat dokumen pengenalan diri

Permohonan yang kurang 12 tahun yang lahir di hospital dan di rumah diluluskan oleh Pengarah Negeri

Januari hingga Disember 2012


39

6. PENYELESAIAN PERMOHONAN KEWARGANEGARAAN YANG DITERIMA PADA TAHUN 2011

Matlamat Pencapaian Pelan Tindakan Tempoh Pelaksanaan

Permohonan yang diterima pada tahun 2011

(anggaran sebanyak 35,100 permohonan) akan diselesaikan pada Disember

2012

Menerima hanya permohonan yang memenuhi syarat kelayakan dan lengkap

Membatalkan permohonan yang tidak lengkap

Hantar tapisan keselamatan selewat-lewatnya pada Jun 2012



40

7. SEMAKAN PERMOHONAN PENDAFTARAN PERKAHWINAN YANG DITERIMA DI KAUNTER DAN YANG DIPAMERKAN DI MANA-MANA PEJABAT JPN OLEH ORANG AWAM MELALUI

PORTAL JPN

Orang awam boleh menyemak permohonan perkahwinan yang diterima dan dipamerkan di mana-mana pejabat JPN secara atas talian

Perbincangan dengan •BTM untuk pelaksanaan programMengeluarkan •arahan Jabatan bagi pelaksanaan tersebut

Februari hingga Julai 2012Matlamat Pencapaian Pelan Tindakan Tempoh Pelaksanaan


41

8. MEWUJUDKAN KEMUDAHAN MENGAKSES STATUS PERKAHWINAN WARGANEGARA BUKAN ISLAM SECARA

ONLINE

Matlamat Pencapaian

Pelan Tindakan

Tempoh Pelaksanaan

Membolehkan orang awam membuat carian status perkahwinan seseorang yang telah mendaftar perkahwinannya di pejabat JPN sejak tahun 2000

Perbincangan dengan BTM untuk mengukuhkan pelaksanaannya

3 Januari hingga 1 Jun 2012

Mengeluarkan arahan Jabatan bagi pelaksanaan tersebut


42

9. PENYELESAIAN KAD PENGENALAN BERMASALAHNEGERI SABAH

Tempoh Pelaksanaan


Pelan Tindakan

Meningkatkan jumlah fail permohonan untuk dibawa ke mesyuarat

Mensasarkan sebanyak 4,800 permohonan yang akan diterima daripada Sabah dapat diselesaikan melalui Panel JKKPS

Anggaran pencapaian sehingga hujung tahun 2013 tiada lagi permohonan Kad Pengenalan Sabah diterima dan Panel JKKPS dibubar

Matlamat Pencapaian

Menyelesaikan penukaran gantian KPP bermasalah Sabah ke MyKad melalui Panel Jawatankuasa Khas Kad Pengenalan Sabah

Menyelesaikan sebanyak 1,325 permohonan yang diterima pada tahun 2011


43

10. SIASATAN

Matlamat Pencapaian

Pelan Tindakan

Tempoh Pelaksanaan

Menyelesaikan 4,973 kes tertunggak

Menetapkan KPI kepada •semua Pegawai PenyiasatMesyuarat Panel Daftar •Lewat BSK pada setiap minggu



44


45


SEKTOR ICT


46

PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Penyediaan Kemudahan ICT Yang Menyeluruh, Kebolehsediaan (Availability), Kebolehpercayaan

(Reliable) dan Selamat Serta Personel ICT yang Komited, Berpengetahuan, Mahir dan Profesional Untuk Menyokong

Aktiviti Jabatan


47

FOKUS PERKHIDMATAN ICT

Penambahbaikan Sistem 1. Penyampaian Perkhidmatan

Kolaborasi dengan Agensi 2. Kerajaan

Perkongsian maklumat 3. dengan pihak luar

Meningkatkan 4. keupayaan kemudahan ICT


48

PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENYAMPAIAN 1. PERKHIDMATAN

Memperkenalkan aplikasi web

Keperluan orang •awamKeperluan Warga •JPNKeperluan agensi •kerajaan

Penambahbaikan Sistem Urus Niaga Utama IJPN meliputi semua aktiviti

Penambahbaikan portal Business Intelligent

System (BIS)


49

PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENYAMPAIAN 1. PERKHIDMATAN

Projek Percetakan MyKad

Projek Percetakan MyKid

Projek MyKad Struktur Baru

Pelaksanaan • live untuk lapan (8) negeri (Kedah, Pulau Pinang, Perak, Wilayah Persekutan, Terengganu, Kelantan, Miri, Kota Kinabalu)Naik taraf sistem cetakan di Unit PC•

Pelaksanaan • live untuk 14 negeri (kecuali Perlis)

Naik taraf sistem di JPJ•Naik taraf sistem di Pejabat Pos•Naik taraf sistem TPG•


50


Pemantauan kualiti kad

Ubahsuai sistem cetakan MyTentera, MyPR, MyKAS menggunakan 3 unit pencetak Muehlbaeur (pencetak lama)

Perancangan Percetakan Teragih Fasa 2

Pembangunan SDK MyKad untuk readercertification


51


Penambahbaikan Sistem Gantian Online

Promosi (MyKad)

Pembangunan aplikasi kiosk

Penggunaan produk Open Source

Memperkasakan Mobile Facility


52

KERJASAMA DENGAN AGENSI KERAJAAN2.

Perancangan migrasi 1Gov*net

Perkongsian infra dan premis di dalam KDN

Integrasi JPN, Polis, Kementerian Kesihatan dan Kerajaan Tempatan untuk Daftar Lahir

Integrasi dari segi aplikasi, infra •dan rangkaian

Inisiatif Kerajaan Elektronik


53

PERKONGSIAN MAKLUMAT3.

PERLUASAN CRSPerluasan kepada agensi • pilotPenggunaan oleh orang awam (menyediakan sumber maklumat •asas Pemilik Berdaftar yang autentik untuk digunapakai oleh Agensi Pelaksana)

MEMPERLUAS PERKONGSIAN DENGAN SEMUA AGENSI KERAJAAN SEPERTI SPR

MyEmel (DENGAN KERJASAMA MAMPU)


54

MENINGKATKAN KEUPAYAAN KEMUDAHAN ICT4.

ICT SECURITY COMPLIANCE SCORECARD (ISCS)

GREEN TECHNOLOGYPenambahbaikan infrastruktur Pusat Data•Automated Tools• untuk pemantauan dan pengurusan di Pusat DataPengurangan penggunaan kertas dan menggalakkan perkongsian •maklumat

PERLUASAN KAMERA BERMUTU TINGGIMembuat penggantian kamera yang telah usang kepada IP •


55


PELAN MEDIA


56

LATAR BELAKANG

Mengambil kira senario persekitaran dan tumpuan kerajaan sebagaimana berikut:

1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian 1. DiutamakanPelan Transformasi Kerajaan2. NKRA3. No Wrong Door Policy4. Peningkatan Sistem Penyampaian Perkhidmatan5. National Blue Ocean Strategy6.


57

OBJEKTIF

Sebaran maklumat yang betul dan tepat dengan lebih 1. komprehensifMemberikan publisiti dan imej positif kepada Jabatan2. Menangani persepsi orang awam ke atas aktiviti 3. JabatanMeningkatkan pemahaman orang awam ke atas produk 4. dan perkhidmatan JabatanMeningkatkan penggunaan (5. Take-up) orang awam ke atas perkhidmatan JabatanHubungan baik dengan media6.


58

STRATEGI

Promosi menggunakan media elektronik saluran 1. kerajaanPromosi menggunakan media baru2. Penyertaan dalam pameran/penganjuran pameran3. Mengukuhkan dan menjalin hubungan/kerjasama 4. media dan agensi lain


59

PELAN TINDAKANPromosi menggunakan media 1. elektronik saluran kerajaan

Saluran:•

TV - RTM 1 & RTM 2•

Radio - Stesen Radio RTM (Iklan dan •temubual) - KLFM, Klasik FM, Traxx FM


60

PELAN TINDAKANPromosi menggunakan media baru1.

Saluran:•Portal Kerajaan•Facebook•Portal Jabatan•Twitter•Flickr•YouTube•RSS•

Tempoh Pelaksanaan•Januari hingga Disember 2012•


61

PELAN TINDAKANPameran (Unit Pameran)2.

Saluran:•Pameran MAMPU•Pameran Jabatan•Pameran Jemputan Agensi Lain•



62

PELAN TINDAKANHubungan media dan agensi luar3.

Saluran:•Lawatan Media•Kerjasama Pintar (• Smart Partnership) dengan agensi luar (sekolah, bank dll.)


P E L A N S T R A T E G I K 2 0 1 2J a b a t a n P e n d a f t a r a n N e g a r a

diterbitkan oleh Bahagian Penyelarasan Dasar dan PemantauanHak Cipta Terpelihara Jabatan Pendaftaran Negara 2012

pelan strategik 2012 - jpn.gov.my · pdf file• pemikiran luar kotak (think out of the...

Documents