PELAN PENGGANTIAN SISTEM PENGURUSAN BAKAT (eTALENT)

UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA

K A N D U N G A N

I S I

1. Latar Belakang Pelan Penggantian USIM2. Sistem eTALENT3. Kriteria Umum dan Khusus Staf Pentadbiran4. Kriteria Umum dan Khusus Staf Akademik5. Ujian Tahap Kepimpinan (UTK)6. Aplikasi Sistem eTALENT7. Kesimpulan8. Rujukan9. Sesi Soal Jawab

L A T A R

E L KAB A N G

Perancangan menggunakan kaedah yang sistematik dalam mengenalpasti, menilai dan membangunkan keupayaan pegawai bagimemenuhi keperluan organisasi pada masa kini dan akan datang.

Strategi dan pelan pelaksanaan bagi mencapai hala tuju USIM, CriticalAgenda Project (CAP) Kepimpinan yang diwujudkan di bawah PelanStrategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN), Pelan PembangunanPendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi), KementerianPendidikan Malaysia (KPM).

Rangka kerja pelan penggantian USIM ini dibangunkan secaraberperingkat yang diterajui oleh Bahagian Modal Insan, JabatanPendaftar dengan mendapat kerjasama strategik dan erat daripadakepakaran luar dan dalaman iaitu :

• Jabatan Awam (JPA)

• Pusat Teknologi Maklumat

• Fakulti Kepimpinan dan Pengurusan

PELAN PENGGANTIAN

Menerimapakai Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2006 :Panduan Mewujudkan Search Committee dan Proses Pelaksanaan PelanPenggantian (Succession Planning)o Jawatankuasa Induk (JKI) Search Committee dipengerusikan oleh Timbalan Naib

Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

o Jawatankuasa Kerja (JKK) Search Committee dipengerusikan oleh Pendaftar

Garis Panduan Pelan Penggantian USIM

Kursus/ Latihan Pelan Penggantian (Berdasarkan Kelulusan MesyuaratJKI Search Committee Bil. 2/2011 pada 8 Ogos 2011 dan MaklumanKepada Mesyuarat JKPMI Bil. 2/2011 pada 19 Ogos 2011o Kursus Sijil Pentadbiran Universiti (SPU) (Tahap I dan Tahap II) – 6 Teras Pentadbiran

o Kursus Tadbir Urus Gemilang, USIMKu Terbilang – Kecintaan Terhadap USIM

o Program Pembangunan Staf (Latihan) Bagi Staf Akademik Memegang Jawatan KhasPentadbiran Selaras Dengan Pelan Penggantian USIM

o Garis Panduan Menjalani Program Sangkutan Staf Pentadbiran Di Agensi Kerajaan/ Swasta USIM

o Penghantaran Kumpulan Bakat Menyertai Kursus Kepimpinan Anjuran Pihak Luar

o Pencalonan Nama Kumpulan Bakat Kepada AKEPT

o Rangkaian Strategik JALUMA dan AKEPT

INISIATIF DAN LANGKAH PELAKSANAAN

Program yang telah dilaksanakan pada tahun

2014

Program AdministratorGlobal Outreach 2014 (AGOP2014 ) pada 21 Mac hingga 5April 2014

Integrated Governance &Strategic ManagementTraining For Public AndPrivate Sectors pada 8 hingga20 April 2014

Konvensyen Pentadbir Muda21 hingga 23 November 2014

Program yang telah dirancang pada tahun 2015

Program A-LEAD: A305ASEAN Future HigherEducation Administration

Program A-LCS: C005 ASEANEmerging AdministrativeLeaders Convention

Pemerkasaan Rangkaian Strategik Antara Jawatankuasa Latihan BersamaInstitusi Pengajian Tinggi Di Malaysia (JALUMA) Dengan

Akademi Kepimpinan Pengajian Tinggi (AKEPT) (Telah diluluskan dalam Mesyuarat JALUMA Kali Ke 21 Bil. 1/2013 pada 20 Mac 2013 lalu)

Penerbitan Buku Pelan Penggantian USIMBuku Pelan Penggantian USIM telah diterbitkan sempenapenyediaan Laporan Audit Kesediaan Autonomi USIM pada Mei2014 lalu.

INISIATIF DAN LANGKAH PELAKSANAAN (samb…)

e T NELA T

S I METS

SISTEM eTALENT

Pemilihan kumpulan bakat, penentuan keperluan latihan dankesesuaian penempatan berdasarkan kedudukan (ranking) yang dijanadan seterusnya menjadi teras kepada pemilihan pengganti (successor)yang benar-benar bersedia untuk menyandang jawatan strategik danjawatan khas pentadbiran selaras dengan pelan penggantian USIM.Menghasilkan cetakan Curriculum Vitae staf pentadbiran bagiperkembangan laluan kerjaya mereka dan dalam proses tambahanpembangunan modul baru iaitu Modul Permohonan Kenaikan Pangkatbagi staf akademik dan pentadbiran. Dibangunkan secara kepakaran dalaman dengan kerjasama eratdaripada Bahagian Modal Insan, Jabatan Pendaftar dan Pusat TeknologiMaklumat serta Fakulti Kepimpinan dan Pengurusan USIM. Sesi Pelancaran dan Taklimat Sistem eTALENT kepada KumpulanPengurusan dan Profesional telah diadakan pada 26 September 2014lalu bagi tujuan penerangan mengenai penguatkuasaannya dalammenjamin keberkesanan pelaksanaan sistem ini dalam mendokongpemerkasaan pengurusan bakat USIM.

EN. MUHAMAD HAIZUAN BIN ROZALIKETUA PROJEK

PN NORWINI BINTI ZAIDIPENGURUS PROJEK

EN. AMIRUL FALANEE BIN HANANPENOLONG PENGURUS PROJEKPEMBANGUNAN PROJEK

EN. IDRIS TAKYAN(Ketua Teknikal Sistem)SOKONGAN TEKNIKAL

PN. KHADIJAH BINTI CHAMILISOKONGAN TEKNIKAL

PN. SITI HAJAR BINTI ZAINALSOKONGAN TEKNIKAL

EN. IZWAN BIN NORZAMSOKONGAN TEKNIKAL

EN. ARIF IZWAN BIN KUSAIRISOKONGAN TEKNIKAL

PN. MONALIZA LAUDANGPENGGUNA SISTEM

EN. MD. ISHAH BIN RAHMANPENGGUNA SISTEM

PASUKAN PROJEK

Sistem eTALENT telah dilancarkan dan digunapakaibermula pada 26 SEPTEMBER 2014

MODUL SISTEM eTALENT USIM

Ujian Tahap Kesediaan

Kepimpinan

Wajaran Justifikasi

Kriteria Umum (40%)

- Kriteria terperinci penilaian adalah berdasarkankepada sifat/ peribadi.

- Penilaian adalah berdasarkan analisa kualitatif.

Kriteria Khusus (60%)

- Kriteria terperinci penilaian adalah berdasarkankepada pencapaian sebenar.

- Penilaian adalah berdasarkan analisa kuantitatif.

UTK USIM (0%)

- Dicadangkan oleh Kumpulan Penyelidik (Wajaran,0%).

- Kriteria tambahan kepada penilaian yang berasaskanKriteria Umum dan Kriteria Khusus dan tidak sesuaidiletakkan wajaran tertentu.

- Rujukan analisa keperluan latihan bertujuan untukmeningkatkan kompetensi dan sahsiah.

- Rujukan kesesuaian penempatan berdasarkanpersonaliti diri.

Catatan:Markah minimum pemilihan talent pool adalah 85% dan berdasarkan rankingcalon.

WAJARAN KESELURUHAN

P E N T A D B I R A N

S T A F

(KRITERIA UMUM DAN KHUSUS)

WAJARAN FORMAT TERPERINCI PENGGREDAN MATA/MERITKRITERIA UMUM DAN KHUSUS DAN

UJIAN TAHAP KESEDIAAN KEPIMPINAN STAF PENTADBIRAN BAGI

PEMILIHAN TALENT POOL (SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN BAKAT)PELAN PENGGANTIAN (SUCCESSION PLANNING)

UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA (USIM)

Bil. Perkara Wajaran

1. Kriteria Umum 40 %

2. Kriteria Khusus 60%

3. Ujian Tahap Kesediaan Kepimpinan 0%

JUMLAH 100 %

Bil. Personaliti Unggul Wajaran Sistem1. Kecintaan dan pengorbanan kepada USIM 20% e-Prestasi

2. Beretika dan berakhlak mulia 15% e-Prestasi/ myAkrab

3. Mempunyai kualiti kepimpinan yang tinggi di mana mampu memujuk, mengarah atau mengerakkan pasukan

15% e-Prestasi

4. Mempunyai cita-cita, semangat dan wawasan yang jelas serta sentiasa berusaha ke arah mencapai kejayaan cemerlang

10% e-Prestasi

5. Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang tinggi 10% e-Prestasi

6. Mempunyai daya tahan, daya saing yang tinggi dan berdikari serta mempunyai ciri-ciri kemandirian dan kemahiran pengurusan yang tinggi

10%e-Prestasi

7. Mempunyai daya kreativiti yang tinggi, konstruktif,saintifik,progresif,inovatif,kritikal,global dan analitikal

10% e-Prestasi

8. Mempunyai pemikiran yang rasional, terbuka, berpandangan jauh, berketrampilan, bebas dan yakin

10% e-Prestasi

JUMLAH 100%

WAJARAN 40%

KRITERIA UMUMCIRI-CIRI PERSONALITI UNGGUL (TOWERING PERSONALITY )

BAGI STAF PENTADBIRAN

Catatan:Berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Modal Insan (JKPMI) KhasBil 1/2012 pada 26 Julai 2012

Bil. Kriteria Khusus Wajaran Sistem

1. Mencapai markah LNPT 85% ke atas bagi tiga tahun terkebelakang berturut-turut daripada tahun penilaian

30% e-Prestasi

2. Menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)/Anugerah Terpuji/Anugerah Khas (Sepanjang Berkhidmat di USIM)

20% myTRAMS

3. Pingat, anugerah, pengiktirafan dan pencapaian (selain daripada 2) 10% myTRAMS

4. Penempatan/pengalaman(Di Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen berkaitan)

5% Munazzim

5. Sumbangan kepada USIM, masyarakat, negara dan antarabangsa 10% myTRAMS

6. Kekananan atau umur persaraan 5% Munazzim

7. Beban tugas/kompleksiti tugas 5% e-Prestasi

8. Saiz jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen sedia ada 5% e-SEKATA

9. Kelayakan akademik/keahlian badan profesional/kepakaran/berkompetensi tinggi

5% Munazzim

10. Kursus, latihan dan sangkutan 5% myTRAMS

Jumlah 100%

Wajaran 60%

KRITERIA KHUSUSBAGI STAF PENTADBIRAN

A K A D E M KI

S T A F

(KRITERIA UMUM DAN KHUSUS)

WAJARAN FORMAT TERPERINCI PENGGREDAN MATA/MERIT KRITERIA UMUM DAN KHUSUS

DANUJIAN TAHAP KESEDIAAN KEPIMPINAN

STAF AKADEMIKBAGI

PEMILIHAN TALENT POOL (SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN BAKAT)PELAN PENGGANTIAN (SUCCESSION PLANNING)

UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA (USIM)

Bil. Perkara Wajaran1. Kriteria Umum 40 %2. Kriteria Khusus 60%3. Ujian Tahap Kesediaan Kepimpinan 0%

JUMLAH 100 %

KRITERIA UMUMCIRI-CIRI PERSONALITI UNGGUL (TOWERING PERSONALITY )

BAGI STAF AKADEMIKBil.

Personaliti Unggul Wajaran Sistem

1. Kecintaan dan pengorbanan kepada USIM 20% e-Prestasi

2. Beretika dan berakhlak mulia 15% e-Prestasi

3. Mempunyai kualiti kepimpinan yang tinggi di mana mampumemujuk, mengarah atau mengerakkan pasukan

15% e-Prestasi

4. Mempunyai cita-cita, semangat dan wawasan yang jelas sertasentiasa berusaha ke arah mencapai kejayaan cemerlang

10% e-Prestasi

5. Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang tinggi 10% e-Prestasi

6. Mempunyai daya tahan, daya saing yang tinggi dan berdikariserta mempunyai ciri-ciri kemandirian dan kemahiran pengurusanyang tinggi

10%e-Prestasi

7. Mempunyai daya kreativiti yang tinggi, konstruktif,saintifik,progresif,inovatif,kritikal,global dan analitikal

10% e-Prestasi

8. Mempunyai pemikiran yang rasional, terbuka, berpandanganjauh, berketrampilan, bebas dan yakin

10% e-Prestasi

JUMLAH 100%

WAJARAN 40%

Catatan:Berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Modal Insan (JKPMI) Khas Bil.1/2012 pada 26 Julai 2012.

KRITERIA KHUSUSBAGI STAF AKADEMIK

Bil. Kriteria Khusus Wajaran Sistem

1. Mencapai markah LNPT 85% ke atas bagi tiga tahunterkebelakang berturut-turut daripada tahun penilaian 30% e-Prestasi

2. Menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang(APC)/Anugerah Terpuji/Anugerah Khas (SepanjangBerkhidmat di USIM)

20% eAkademik

3. Pingat, anugerah, pengiktirafan dan pencapaian (selaindaripada 2)

10% eAkademik

4. Penempatan/pengalaman(Di Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen berkaitan) 5% Munazzim Online

5. Sumbangan kepada USIM, masyarakat, negara danantarabangsa

10% eAkademik

6. Kekananan atau umur persaraan 5% Munazzim Online

7. Beban tugas/kompleksiti tugas 5% e-Prestasi

8. Saiz jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen sedia ada 5% eSEKATA

9. Kelayakan akademik/keahlian badanprofesional/kepakaran/berkompetensi tinggi 5% Munazzim/

eAkademik

10. Kursus, latihan dan sangkutan 5% myTRAMS

Jumlah 100%

Wajaran 60%

U J NAI T A PAH

K E MIP P I NAN

U T K( )

UJIAN TAHAP KESEDIAAN KEPIMPINAN (UTK)• Penerapan naqli dan aqli dinilai melalui UTK yang mengandungi tiga

domain iaitu:

o Kepimpinan Islam

o Personaliti

o Motivasi Memimpin

• Pembangunannya adalah dengan kerjasama kepakaran luaran dan dalaman iaitu:

o Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA)

o Fakulti Kepimpinan dan Pengurusan

• Kriteria tambahan kepada penilaian yang berasaskan Laporan NilaianPrestasi Tahunan (LNPT) serta Kriteria Umum dan Kriteria Khususpemilihan bagi memastikan calon yang benar-benar dipertimbangkanke jawatan naik pangkat dan jawatan khas pentadbiran

• Dijadikan tanda aras kepada penentuan keperluan latihan kepada calonyang bertujuan untuk meningkatkan kompetensi generik danfungsional disamping memperkasakan pembangunan sahsiah calon

• Merupakan sumber rujukan bagi kesesuaian penempatan calonberdasarkan personaliti diri

A P KIL A S I

S I ETS M

T A Le E N T

LOGIN SISTEM

http://etalent.usim.edu.my/

LAPORAN PENILAIAN BAKAT

LAPORAN INDIVIDU

PENILAIAN KRITERIA UMUM

CONTOH ASPEK PENILAIAN KRITERIA UMUM

PENILAIAN KRITERIA KHUSUS

CONTOH ASPEK PENILAIAN KRITERIA KHUSUS

LAPORAN PELAN PENGGANTIAN

LAPORAN PROFIL

UJIAN TAHAP KESEDIAAN KEPIMPINAN (UTK)

K E S I M P U L A N

Berjaya memenuhi hasrat Pengurusan Universiti dalam kelancaran pelanpenggantian USIM melalui automasi pencapaian sebenar staf hasil daripadadata sistem-sistem sedia ada di USIM tersebut.

Berjaya melaksanakan pemilihan kumpulan bakat, penentuan keperluanlatihan dan kesesuaian penempatan berdasarkan ranking yang dijana danseterusnya menjadi teras kepada pemilihan successor yang benar-benarbersedia untuk menyandang jawatan strategik dan jawatan khas pentadbiran.Kumpulan bakat yang telah dikategorikan akan menghadiri kursus/programberikut:

oPengkayaan kepimpinan.

oPengalaman untuk meningkatkan motivasi kepimpinan.

oKualiti personaliti kepimpinan.

oProgram pengukuhan personaliti dan motivasi kepimpinan.

oKesedaran kepentingan domain afektif dalam memimpin.

Sebagai katalis dalam pencapaian kecemerlangan unik pelan penggantian.

Pelan penggantian USIM sentiasa ditambahbaik daripada semasa kesemasa dalam memastikan pemerkasaan kompetensi dan kelestariankelompok bakat kepimpinan demi memberi impak positif kepada citra USIM.

KESIMPULAN

R U KUJ A N

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2006 :Panduan Mewujudkan Search Committee DanProses Pelaksanaan Pelan Penggantian (SuccessionPlanning).

Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN)

Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 20152025 (Pendidikan Tinggi).

Buku Pelan Penggantian USIM.

RUJUKAN

KRITERIA RINGKASAN PENCALONAN

Kreativiti Idea asli hasil diskusi intelektual secara kepakaran dalamandan luaran iaitu JPA, PTM, FKP dan BMI.

Efisien dankeberkesanan kos

o Pemilihan kumpulan bakat, penentuan keperluan latihandan kesesuaian penempatan berdasarkan ranking yangdijana dan seterusnya menjadi teras kepada pemilihansuccessor yang benar-benar bersedia untuk menyandangjawatan strategik dan jawatan khas pentadbiran.o Penjimatan kos pelaksanaan Ujian Tahap KesediaanKepimpinan.

Signifikan Memastikan pemerkasaan kompetensi dan kelestariankelompok bakat kepimpinan demi memberi impak positifkepada citra USIM selaras dengan Pelan Penggantian USIM.

Replicability o Melalui automasi pencapaian sebenar staf hasil daripadadata sistem-sistem sedia ada di USIM tersebut.o Menerima lawatan tanda aras amalan terbaik daripadaUTeM, UPSI dan AKEPT.o USIM telah menyediakan Kertas Cadangan PemerkasaanRangkaian Strategik Antara JALUMA Dengan AKEPT.

KRITERIA KEUNIKAN

S E S I

S O A L J A W A B

Terima Kasih

TERMA RUJUKAN JAWATANKUASA INDUK (JKI) SEARCH COMMITTEEPELAN PENGGANTIAN (SUCCESSION PLANNING)

UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA

A) Struktur Jawatankuasa

Pengerusi : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

Ahli : 1) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)2) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 3) Pendaftar4) Pemangku Bendahari5) Ketua Pustakawan6) Pengarah Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti

: Ahli lantikan yang dibuat oleh Pengerusi (jika perlu)

Setiausaha : Timbalan Pendaftar KananBahagian Modal Insan

Urus setia : Penolong Pendaftar KananUnit Pembangunan (Seksyen Latihan dan Pembangunan)Bahagian Modal Insan

B) Jawatankuasa ini bertanggungjawab terhadap keseluruhan Pelan Penggantian USIM seperti perkara berikut:

• Menetapkan Pelan Penggantian secara menyeluruh, efektif dan rasional memenuhi hala tuju organisasi jangka pendek dan jangka panjang;

• Menentukan Pelan Penggantian berdasarkan kriteria mengikut bidang;

• Memilih calon dan mengesyorkan cadangan kepada Lembaga Kenaikan Pangkat; dan

• Memilih calon dan mengesyorkan cadangan kepada Naib Canselor bagi tujuan perlantikan Jawatan Khas Pentadbiran.

C)Jawatankuasa ini bertanggungjawab terhadap Pelan Penggantian USIM bagi pegawai-pegawai akademik seperti perkara berikut:

Melaksanakan dasar dalam merangka Pelan Penggantian Jabatan secara menyeluruh, efektif dan rasional;

Mengenal pasti dan menyenaraikan pegawai-pegawai bagi tujuan Pelan Penggantian

Menilai Pelan Penggantian mengikut tempoh yang sesuai; Menyediakan senarai kekananan dan mencadangkan senarai (shortlisting)

pegawai akademik yang sesuai dalam pelaksanaan Pelan Penggantian Jabatan secara menyeluruh, efektif dan rasional;

Menyenaraikan jawatan-jawatan yang terlibat termasuk jawatan Ketua Jabatan, Jawatan Khas Pentadbiran dan Jawatan Strategik;

Mengkaji kedudukan perjawatan bagi memenuhi keperluan semasa, keperluan dalam tempoh 3 hingga 5 tahun dan tempoh 6 hingga 10 tahun akan datang;

Melaksanakan Pelan Penggantian berdasarkan kompetensi dengan mengambil kira pegawai yang cemerlang secara menyeluruh termasuk berprestasi tinggi berdasarkan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT); dan

Melaksanakan pembangunan kerjaya/ diri pegawai dengan mengadakan sesi latihan/ kursus khas (roadmap) dan penilaiannya.

D) Kekerapan Mesyuarat JKI Search Committee Pelan Penggantian USIM adalah dua (2) kali setahun.

*Catatan :-Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2006 : Panduan Mewujudkan Search Committee Dan Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian (Succession Planning)

STRUKTUR JAWATANKUASA KERJA (JKK) SEARCH COMMITTEE PELAN PENGGANTIAN (SUCCESSION PLANNING)

UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA)PENGERUSI : Pendaftar

AHLI : Semua ketua PTJ mengikut skim perkhidmatan staf pentadbiran :1) Pemangku Bendahari2) Ketua Pustakawan3) Pengarah Pembangunan4) Pengarah Pusat Teknologi Maklumat5) Pengarah Pusat Sukan6) Ketua Bahagian Pengajian Prasiswazah 7) Ketua Bahagian Hal Ehwal Pelajar8) Ketua Bahagian Audit Dalam9) Ketua Bahagian Penerbitan

: Ahli lantikan yang dibuat oleh Pendaftar (jika perlu)1) Penolong Pendaftar Kanan

Unit Pengurusan (Seksyen Perjawatan Pentadbiran)Bahagian Modal Insan

2) Penolong Pendaftar (Seksyen Perkhidmatan)Bahagian Modal Insan

SETIAUSAHA : Timbalan PendaftarBahagian Modal Insan

URUS SETIA : Penolong Pendaftar Kanan Unit Pembangunan (Seksyen Latihan dan Pembangunan)Bahagian Modal Insan