PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

PEKELILING PERKHIDMATAN BIL 5/2007

PENGURUSAN FAIL

Kepentingan Pengurusan Fail

Pengkelasan Fail

Pengkelasan Perkara dan Pengkodan

Prosedur Pengurusan

Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod

Elektronik

Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer

Pelupusan Fail

BILA FAIL BOLEH DIWUJUDKAN

PERKARA BARUFAIL LAMA DITUTUP

PEMBUKAAN FAIL BARU

1. Tentukan tajuk fail2. Tentukan nombor rujukan fail3. Tentukan/pilih kulit fail mengikut taraf keselamatan4. Tuliskan tajuk fail & nombor rujukan fail pada kulit fail baru5. Buat catatan atas kertas minit6. Kandungkan surat dalam fail

PENYAMBUNGAN FAIL

1. BILA FAIL LAMA DITUTUP 1.1 tebal fail satu inci 1.2 nombor kandungan/folio sampai kepada angka seratus.

2. GUNA TAJUK YANG SAMA

3. GUNA NOMBOR RUJUKAN SAMA TAPI JILIDBERIKUTNYA

PENYEDIAAN NOMBOR RUJUKAN FAIL

Nama Organisasi/Bah(TK)/Kod Organisasi/Kod PerkaraUtama/Kod Pecahan Perkara Utama/Kod Pecahan KecilPerkara Utama

SISTEM FAILNombor Rujukan Fail

KURIKULUM 06

Panitia 06/04

06/04/001 Bahasa Melayu06/04/002 Bahasa Inggeris06/04/003 Sejarah06/04/004 - Matematik

Cara Penulisan No. Fail Pecahan

01 Maklumat Guru Panitia dan Jadual Waktu02 Surat Menyurat Panitia (surat-surat dihantar dan diterima)03 Minit Mesyuarat Panitia04 Rancangan dan Aktiviti Panitia05 Analisis Peperiksaan UPSR/Pep. Sekolah06 Pencerapan Guru-Guru/Penyemakan Buku Latihan07 Rancangan Tahunan/Huraian Sukatan Pelajaran - guna box file08 Kertas-kertas soalan UPSR/Pep. Sekolah- guna box file

09 Buku Stok (Inventori ABM/BBM/ Buku Rujukan)010 Perkembangan Staf

Contoh : Fail Maklumat Guru Panitia 06/04/001/01 : Fail Surat Menyurat 06/04/001/02 : Fail Minit Mesyuarat 06/04/001/03

Nama Panitia mesti ditulis pada muka depan setiap fail.

Semua dokumen ditebuk lubang 1 inci dari hujung atas di sebelah kiri dan diikat dengan tali hijau.

Setiap dokumen ditulis no. rujukan di sebelah atas bahagian kanan dokumen.

MINIT DOKUMEN

Rekod kandungan fail panitia dicatat pada sebelah dalam kulit hadapan - Kertas Minit.

Bil. TajukSurat drppth(pada tarikh).. . dmp (diminit pada)

Surat kpd .. pth .dmp

* Surat diterima dari luar Tulis dengan dakwat MERAH.* Surat dihantar keluar Tulis dengan dakwat BIRU/HITAM.

RAHSIA BESAR KUNING PALANG MERAH

RAHSIA - MERAH JAMBU PALANG MERAH

SULIT - HIJAU

TERHAD - PUTIH

TERBUKA - PUTIHWARNA KULIT FAIL