pe rolehan bekalan dan perkhidmatan - … tidak...termasuk penyelenggaraan pejabat, harta modal...

MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH

PKPS 11

No. Keluaran 3

Tarikh Keluaran 29.12.2009

PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

WAKIL PENGURUSAN

..........................................

MOHAMAD ZAKIAN BIN DIO

Ketua Pendaftar

Mahkamah Syariah Wilayah-

Persekutuan

Tarikh :

NO SALINAN TERKAWAL:

JAWATAN:

MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH-WILAYAH

PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

ROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

WAKIL PENGURUSAN

..........................................

MOHAMAD ZAKIAN BIN DIO

-Wilayah

KETUA HAKIM SYARIE

………………………………………………….

HJ. MOHAMAD BIN HJ ABDULLAH

Ketua Hakim Syarie

Mahkamah Syariah Wilayah

Persekutuan

Tarikh :

NO SALINAN TERKAWAL:

Tarikh Pindaan

1

ROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

KETUA HAKIM SYARIE

………………………………………………….

HJ. MOHAMAD BIN HJ ABDULLAH

Ketua Hakim Syarie

Mahkamah Syariah Wilayah-Wilayah


PKPS 11

No. Keluaran 3


1. OBJEKTIF

Untuk mempastikan proses perolehan bekalan dan

peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Perbendaharaan.

2. SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Bahagian Pentadbiran dan Kewangan Mahkamah Syariah Wilayah

Persekutuan untuk mendapatkan semua jenis perolehan.

3. DEFINISI

BIL ISTILAH

3.1. Bekalan

3.2. Perkhidmatan

4. SINGKATAN

BIL SINGKATAN

4.1. PPT

4.2. PT

4.3. Pen.Pendaftar


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

Untuk mempastikan proses perolehan bekalan dan perkhidmatan dilaksanakan mengikut

peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Perbendaharaan.


Persekutuan untuk mendapatkan semua jenis perolehan.

PENGERTIAN

Semua bekalan dan bahan-bahan termasuk

pembelian barang tidak luak yang berharga lebih

daripada RM500.00 setiap satu, di bawah kod 34000

dan 35000.

Bermaksud mendapatkan perkhidmatan yang

termasuk penyelenggaraan pejabat, harta modal

jabatan dan percetakan.

SINGKATAN PENGERTIAN

Penolong Pegawai Tadbir

Pembantu Tadbir

Penolong Pendaftar

Tarikh Pindaan

2

perkhidmatan dilaksanakan mengikut


bahan termasuk

pembelian barang tidak luak yang berharga lebih

daripada RM500.00 setiap satu, di bawah kod 34000

Bermaksud mendapatkan perkhidmatan yang dibeli

termasuk penyelenggaraan pejabat, harta modal


PKPS 11

No. Keluaran 3


5. RUJUKAN

5.1. MK-MSWP-01

5.2. Arahan Perbendaharaan

5.3. Tatacara Pengurusan Stor

5.4. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan

5.5. Pekeliling Perbendaharaan

5.6. Surat Pekeliling Perbendaharaan

5.7. Buku Panduan Perolehan Kerajaan


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

Perbendaharaan

Tatacara Pengurusan Stor

Pekeliling Kontrak Perbendaharaan

Pekeliling Perbendaharaan

Surat Pekeliling Perbendaharaan

Buku Panduan Perolehan Kerajaan

Tarikh Pindaan

3


PKPS 11

No. Keluaran 3


6. PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB

Pen. Pengarah/PT(Kanan)/PT


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

TINDAKAN

Tindakan Sebelum Pembelian Dibuat

1. Menerima arahan daripada KHS/Pendaftar/Ketua

Pejabat bagi mendapatkan perolehan.

2. Menyemak perkara-perkara berikut sebelum

perolehan dibuat:

a)Ada Peruntukan

b)Peruntukan perolehan aset di bawah

Baru/One-Off.

Sekiranya tiada peruntukan atau tidak terdapat

dalam peruntukan, dapatkan kelulusan daripada

Jabatan Perdana Menteri/Perbendaharaan.

3. Menyemak samada perolehan yang diperlukan

terdapat dalam kontrak pusat dan ambil tindakan

seperti berikut :-

a) Sekiranya ada, perolehan boleh dibuat

terus kepada Syarikat pembekal yang

ditetapkan oleh kontrak pusat.

b) Sekiranya perolehan bukan

kontrak pusat, pembelian boleh dibuat

dengan cara seperti berikut :

i. Jika perolehan melibatkan kos

yang kurang dari

RM50,000.00, pesanan boleh

dibuat terus kepada syarikat yang

layak. (Rujuk prosedur perolehan

seperti di dalam Buku Panduan

Perolehan Kerajaan).

Tarikh Pindaan

4

Menerima arahan daripada KHS/Pendaftar/Ketua

perkara berikut sebelum

di bawah Dasar

Sekiranya tiada peruntukan atau tidak terdapat

dalam peruntukan, dapatkan kelulusan daripada

Jabatan Perdana Menteri/Perbendaharaan.

diperlukan

kontrak pusat dan ambil tindakan

Sekiranya ada, perolehan boleh dibuat

yarikat pembekal yang

ditetapkan oleh kontrak pusat.

di bawah

kontrak pusat, pembelian boleh dibuat

libatkan kos

RM50,000.00, pesanan boleh

dibuat terus kepada syarikat yang

layak. (Rujuk prosedur perolehan

i dalam Buku Panduan


PKPS 11

No. Keluaran 3


TANGGUNGJAWAB

Urusetia

KHS

Urusetia

KHS

Jawatankuasa Penilaian

Kewangan, Spefikasi dan

Teknikal


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

TINDAKAN

ii. Jika perolehan melibatkan kos

melebihi RM50,000.00 tetapi

tidak melebihi RM500,000.00

pembelian dibuat secara

sebutharga

(Rujuk prosedur perolehan

seperti di dalam Buku

Panduan Perolehan Kerajaan ).

iii) Jika perolehan melibatkan kos

melebihi RM500,000.00



seperti di dalam buku Panduan

Perolehan Kerajaan).

Memilih dan Melantik Syarikat Pembekal Melalui e

Perolehan

4. Senarai dan muat naik Bekalan/Perkhidmatan yang

diperlukan dalam e-Perolehan

5. Luluskan atau tidak Bekalan/Perkhidmatan yang

disenaraikan. Jika lulus ambil tindakan 6 hingga 13.

6. Bentuk nama pegawai yang telah dilantik untuk

mengangotai Jawatankuasa Penilaian Kewangan,

Spefikasi dan Teknikal dalam sistem.

7. Setuju dengan nama pegawai yang dilantik.

8. Tentukan kriteria Bekalan/Perkhidmatan yang

diperlukan.

Tarikh Pindaan

5

Jika perolehan melibatkan kos

melebihi RM50,000.00 tetapi

tidak melebihi RM500,000.00



Panduan Perolehan Kerajaan ).

Jika perolehan melibatkan kos

melebihi RM500,000.00

pembelian dibuat secara tender.


seperti di dalam buku Panduan

n Melantik Syarikat Pembekal Melalui e-

Senarai dan muat naik Bekalan/Perkhidmatan yang

Luluskan atau tidak Bekalan/Perkhidmatan yang

disenaraikan. Jika lulus ambil tindakan 6 hingga 13.

yang telah dilantik untuk

mengangotai Jawatankuasa Penilaian Kewangan,

Setuju dengan nama pegawai yang dilantik.

Tentukan kriteria Bekalan/Perkhidmatan yang


PKPS 11

No. Keluaran 3


TANGGUNGJAWAB

KHS

Urusetia

Urusetia/Jawatankuasa

Pengerusi Jawatankuasa

Sebutharga

Urusetia

PPT/PT(Kanan)/ PT


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

TINDAKAN

9. Luluskan atau tidak kriteria yang dicadangkan

oleh Jawatankuasa

10. Jika lulus ambil tindakan berikut:-

a. Sedia dan muat naik dokumen sebutharga

b. Pelawa Pembekal

c. Tampal Notis Sebutharga dipapan kenyataan

Mahkamah Syariah.

11. Terima cadangan teknikal dan harga dari

Pembekal.

12. Buka sebutharga. Jawatankuasa Penilaian

Cadangan Kewangan dan Jawatankuasa

Cadangan Teknikal buat cadangan pemilihan.

13. Jawatankuasa Sebutharga buat pemilihan

Pembekal yang berjaya

14. Sedia surat niat dan setuju terima kepada

Pembekal yang berjaya

15. Dapatkan surat niat dan setuju terima dari

Pembekal

16. Mengambil tindakan seperti berikut :-

a) Sekiranya perolehan dibuat secara

terus atau sebutharga, sediakan

Pesanan Kerajaan serta dapatkan

tandatangan Pegawai yang diberi

kuasa oleh Pegawai Pengawal dan

rekodkan ke dalam buku Vot di

bawah objek sebagai yang berkenaan.

Tarikh Pindaan

6

Luluskan atau tidak kriteria yang dicadangkan

Sedia dan muat naik dokumen sebutharga

Tampal Notis Sebutharga dipapan kenyataan

Terima cadangan teknikal dan harga dari

Buka sebutharga. Jawatankuasa Penilaian

Cadangan Kewangan dan Jawatankuasa

Cadangan Teknikal buat cadangan pemilihan.

buat pemilihan

Sedia surat niat dan setuju terima kepada

Dapatkan surat niat dan setuju terima dari

-

Sekiranya perolehan dibuat secara

terus atau sebutharga, sediakan

Pesanan Kerajaan serta dapatkan

tandatangan Pegawai yang diberi

kuasa oleh Pegawai Pengawal dan

di

bawah objek sebagai yang berkenaan.


PKPS 11

No. Keluaran 3


TANGGUNGJAWAB


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

TINDAKAN

b) Sekiranya perolehan dibuat melalui

tender, urusannya diserahkan kepada

Jabatan Perdana Menteri.

17. Menerima perolehan daripada syarikat

pembekal dan semak perolehan untuk

memastikan:

a) Perolehan dalam keadaan baik dan

lengkap seperti yang tercatat dalam

Pesanan Kerajaan atau spesifikasi

tender selaras dengan nota serahan dan

seterusnya membuat pengesahan.

b) Sekiranya perolehan yang diterima kurang

atau tidak mengikut spesifikasi,sahkan

bilangan yang diterima sahaja. Minta

pembekal menyerahkan bakinya dan

sekiranya pembekal tidak dapat

membekalkan bakinya, pindaan

hendaklah dibuat kepada Pesanan Kerajaan

mengikut jumlah pesanan yang diterima

sahaja atau tangguhkan pembayaran

sehingga perolehan disempurnakan.

c) Sekiranya perolehan yang diterima didapati

ada yang rosak atau tidak mengikut

spesifikasi, asingkan perolehan tersebut

dan serahkan kembali kepada Pembekal

untuk diganti dengan yang baru dan

catatkan pada nota serahan jumlah yang

diterima sahaja dan

penerimaannya.

Tarikh Pindaan

7

perolehan dibuat melalui

tender, urusannya diserahkan kepada

Menerima perolehan daripada syarikat

pembekal dan semak perolehan untuk

Perolehan dalam keadaan baik dan

lengkap seperti yang tercatat dalam

spesifikasi

tender selaras dengan nota serahan dan

seterusnya membuat pengesahan.

Sekiranya perolehan yang diterima kurang

atau tidak mengikut spesifikasi,sahkan

ahaja. Minta

pembekal menyerahkan bakinya dan

sekiranya pembekal tidak dapat

bakinya, pindaan

hendaklah dibuat kepada Pesanan Kerajaan

diterima

sahaja atau tangguhkan pembayaran

sehingga perolehan disempurnakan.

Sekiranya perolehan yang diterima didapati

ada yang rosak atau tidak mengikut

spesifikasi, asingkan perolehan tersebut

dan serahkan kembali kepada Pembekal

untuk diganti dengan yang baru dan

catatkan pada nota serahan jumlah yang

diterima sahaja dan sahkan


PKPS 11

No. Keluaran 3


TANGGUNGJAWAB


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

TINDAKAN

d) Rekodkan sebarang ketakakuran pembekal

dalam Borang Penilaian Ketakakuran

KEW.PA 1 (Lampiran 1) untuk digunakan

sebagai penilaian subkontraktor bagi urusan

perolehan akan datang.

18. Menerima invois daripada pembekal dan

sahkan.

19. Mengemukakan Invois yang telah disahkan

kepada Unit Kewangan untuk tindakan

pembayaran.

20. Merekodkan penerimaan perolehan dalam

daftar seperti berikut:-

i) KEW.PA 2 - Daftar Harta Modal (Aset

yang bernilai lebih daripada RM500.00)

ii) KEW.PA 3 - Daftar Inventori

(Alat kelengkapan pejabat kurang

daripada RM500.00)

iii) KEW.PS 3- Daftar Stok Bekalan

Pejabat (Kelengkapan alat tulis).

21. Menyimpan perolehan yang diterima

dalam stor atau mana-mana tempat yang

bersesuaian atau terus serahkan

kepada yang memerlukannya.

22. Membuat penilaian ke atas prestasi pembekal

(Lampiran 2)

Tarikh Pindaan

8

Rekodkan sebarang ketakakuran pembekal

dalam Borang Penilaian Ketakakuran

untuk digunakan

sebagai penilaian subkontraktor bagi urusan

Menerima invois daripada pembekal dan

Mengemukakan Invois yang telah disahkan

Kewangan untuk tindakan

dalam

Daftar Harta Modal (Aset

rnilai lebih daripada RM500.00)

(Alat kelengkapan pejabat kurang

Daftar Stok Bekalan

Pejabat (Kelengkapan alat tulis).

Menyimpan perolehan yang diterima

yang

terus serahkan

pembekal


PKPS 11

No. Keluaran 3


7. CARTA ALIRAN


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

Tarikh Pindaan

9


PKPS 11

No. Keluaran 3


8. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD

1. Pesanan Kerajaan (Am 75

Pindaan 5/81)

2. Surat tawaran kepada

Pembekal

3. Rekod Ketakakuran Pembekal

Bil Keterangan

9. LAMPIRAN

9.1. Borang Penilaian Pembekal / Perkhidmatan

9.1. Borang Penilaian Prestasi Pembekal


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

REKOD LOKASI TEMPOH

SIMPAN

Pesanan Kerajaan (Am 75 Pejabat PPT 5 Tahun

Surat tawaran kepada Pejabat PPT 5 Tahun

Rekod Ketakakuran Pembekal Pejabat PPT 5 Tahun

Lokasi Tempoh

Simpan

Borang Penilaian Pembekal / Perkhidmatan - Lampiran 1

Borang Penilaian Prestasi Pembekal - Lampiran 2

Tarikh Pindaan

10

TEMPOH

SIMPAN

5 Tahun

5 Tahun

5 Tahun

Tempoh

Simpan

11

Lampiran 1

12

LAMPIRAN 2

BK-MSWP-PKPS-11-1

MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH-WILAYAH PERSEKUTUAN PENILAIAN PEMBEKAL/PERKHIDMATAN TAHUN ………………………

A. MAKLUMAT SYARIKAT:

Nama Syarikat:

Alamat Syarikat:

Jenis perkhidmatan yang diberikan:

No. pendaftaran (jika ada):

Perkhidmatan yang telah diberikan pada tahun ini.

1.

2.

3.

4.

5.

B. Penilaian ke atas pembekal (dari segi kualiti, ketepatan masa dll.):

Kualiti bekalan: Memuaskan/Tidak

Ketepatan Masa: Memuaskan/Tidak

Harga barangan/perkhidmatan: Berpatutan/Tidak

Kepatuhan Syarat-syarat Kontrak: Patuh/Tidak

Nama:

Jawatan:

Tandatangan:

pe rolehan bekalan dan perkhidmatan - … tidak...termasuk penyelenggaraan pejabat, harta modal...

Documents