1

PANDUAN SISTEM KAD PERAKAM WAKTU HOSPITAL SULTANAH AMINAH JOHOR BAHRU (HSAJB)

1.0 TUJUAN

1.1 Panduan Sistem Kad Perakam Waktu ini adalah susulan kepada

Arahan Pentadbiran Bil 1/2009 berkenaan Penggunaan Kad

Perakam Waktu (Punch Card) Dan Sistem Perakam Waktu

Elektronik (Thumbprint) Di HSAJB.

1.2 Tujuan Panduan Sistem Kad Perakam Waktu ini dikeluarkan

adalah untuk menyelaraskan Peraturan-peraturan yang ada di

HSAJB dan Pekeliling-pekeliling yang telah ditetapkan oleh

kerajaan Malaysia berkenaan kedatangan dan pergerakan semua

anggota di HSAJB untuk menjamin supaya mereka menjalankan

tugas dengan dedikasi dan tekun tidak kurang dari jumlah waktu

pejabat yang ditetapkan oleh Kerajaan bagi mereka. Semua

pegawai dan kakitangan di HSAJB adalah diwajibkan

menggunakan Mesin Perakam Waktu untuk merakamkan

kehadiran mereka. Sekiranya sistem perakam waktu elektronik

berfungsi, kedua-kedua sistem ini boleh digunakan secara

serentak. Semua peraturan, undang-undang dan pekeliling yang

berkaitan adalah disertakan dalam Panduan ini untuk rujukan

semua anggota HSAJB.

2

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Menurut Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981 berkenaan

”Sistem Penggunaan Kad Perakam Waktu (Punch Card) Di

Pejabat-pejabat Kerajaan” , Kerajaan telah memutuskan supaya

semua pejabat dan agensi Kerajaan menggunakan kad perakam

waktu untuk mengawal waktu pegawai-pegawai dan kakitangan

kerajaan datang dan pulang dari pejabat. Sistem Kad Perakam

Waktu (KPW) ini digunakan bagi menggantikan sistem mendaftar

kedatangan dan kepulangan pegawai-pegawai dan kakitangan

pejabat melalui sebuah buku daftar. Ia memerlukan supaya tiap-

tiap pegawai/kakitangan menggunakan sekeping kad khas yang

diketik pada sebuah mesin waktu datang ke pejabat setiap pagi

dan waktu keluar untuk pulang. Demikian, waktu ia masuk dan

keluar dari pejabat akan dirakamkan pada kad itu. Jika ia masuk

atau keluar mengikut waktu yang ditetapkan oleh Kerajaan

rakaman itu adalah berwarna hitam. Jika tidak ia akan berwarna

merah.

2.2 HSAJB mempunyai pegawai-pegawai dan kakitangan yang

menjalankan tugas di luar waktu biasa, di luar waktu pejabat atau

mengikut giliran (shift) yang lain dari waktu biasa. Namun

demikian, HSAJB tidak dikecualikan dari menggunakan sistem

tersebut, tetapi mengadakan ubah suaian mengikut budi bicara

Pengarah HSAJB. Walau bagaimanapun, kelonggaran ini adalah

tertakluk kepada Panduan Sistam Penggunaan HSAJB yang

diterapkan dari Panduan Sistem Penggunaan Kad Perakam Waktu

(Punch Card) Di Pejabat-pejabat Kerajaan yang telah dikeluarkan

oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Tenaga Manusia

(MAMPU) bersama-sama dengan Surat Pekeliling Am Bil. 11

Tahun 1981.

3

2.3 Seterusnya, menurut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2007

berkenaan ”Pelaksanaan Waktu Bekerja Berperingkat (WBB) di

semua Agensi Kerajaan Persekutuan”, kerajaan juga

memperkenalkan waktu anjal bagi memberi ruang dan pilihan untuk

memilih waktu yang sesuai mengikut Waktu Pejabat (WP), iaitu

WP1, WP2 dan WP3 untuk semua anggota yang bekerja mengikut

waktu pejabat. Tujuan pelaksanaan WBB ini adalah untuk

meningkatkan mutu perkhidmatan dan memanjangkan tempoh

masa perkhidmatan kepada orang awam. .

2.4 HSAJB terletak di kalangan negeri Perlis, Pulau Pinang, Perak,

Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Johor, Pahang, dan Wilayah

Persekutuan (Kuala Lumpur dan Putrajaya) di mana hari Sabtu dan

Ahad merupakan Hari Rehat Mingguan, Waktu Pejabat ialah dari

jam 7.30 pagi hingga jam 5.30 petang. Walau bagaimanapun,

pejabat akan ditutup untuk Waktu Rehat dari jam 1.00 petang

hingga jam 2.00 petang (Isnin hingga Khamis) dan jam 12.15

tengah hari hingga jam 2.45 petang (Jumaat) seperti di Jadual 2.3.1 berikut:

Jadual 2.3.1: Waktu Bekerja Berperingkat di Perlis, Pulau Pinang, Perak, Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Johor, Pahang, dan Wilayah Persekutuan (Kuala Lumpur dan Putrajaya)

Waktu Peringka

t (WP)

Hari Waktu Bekerja Waktu Rehat Waktu Bekerja

Isnin - Khamis 7.30 pg – 1.00 ptg 1.00 ptg - 2.00 ptg 2.00 ptg - 4.30 ptg WP1

Jumaat 7.30 pg – 12.15 tgh 12.15 tgh - 2.45 ptg 2.45 ptg - 4.30 ptg

Isnin - Khamis 8.00 pg – 1.00 ptg 1.00 ptg - 2.00 ptg 2.00 ptg - 5.00 ptg WP2

Jumaat 8.00 pg – 12.15 tgh 12.15 tgh - 2.45 ptg 2.45 ptg - 5.00 ptg

Isnin - Khamis 8.30 pg – 1.00 ptg 1.00 ptg - 2.00 ptg 2.00 ptg - 5.30 ptg WP3

Jumaat 8.30 pg – 12.15 tgh 12.15 tgh - 2.45 ptg 2.45 ptg - 5.30 ptg

4

2.4 Bagi menjamin keberkesanan WBB, pegawai hendaklah membuat

perancangan WP dengan memilih WP1 atau WP2 atau WP3 yang

sesuai setiap bulan bagi setahun dengan menggunakan borang

seperti di LAMPIRAN, tertakluk kepada persetujuan Ketua Jabatan.

Bagi perkhidmatan kaunter yang perlu dibuka secara berterusan,

Ketua Jabatan/Unit boleh membuat penyesuaian kepada Waktu

Rehat pegawai dengan syarat masa rehat pegawai diganti pada

hari yang sama.

2.5 Waktu masuk pada pukul 8.00 pagi dan keluar pada pukul 5.00

petang iaitu mengikut waktu pejabat WP2 telah di semua Mesin

Perakam Waktu yang berada di HSAJB. Oleh itu, hanya bagi

mereka yang masuk pejabat sebelum pukul 8.00 pagi dan keluar

dari pejabat selepas pukul 5.00 petang mendapat rakaman dari

mesin perakam waktu yang berwarna hitam. Sebaliknya, bagi

pegawai-pegawai dan kakitangan yang menjalankan tugas di luar

waktu biasa, di luar waktu pejabat atau mengikut giliran (shift) yang

lain dari waktu biasa serta bekerja mengikut WP 1 dan WP3,

rakaman akan menunjukkan warna merah. Walaubagaimanapun,

rakaman waktu yang berwarna merah masih menunjukkan pegawai

dan kakitangan di HSAJB hadir bertugas pada waktu yang

ditetapkan.

5

OBJEKTIF

3. Objektif Panduan ini disediakan adalah untuk mencapai objektif-objektif

berikut:

3.1 Mencapai penyeragaman penggunaan Sistem Perakam Waktu di

HSAJB.

3.2 Mencapai matlamat bahawa semua Pegawai dan Kakitangan di

HSAJB faham akan kepentingan penggunaan Kad Perakam Waktu

setiap hari bertugas di HSAJB.

3.3 Mencapai matlamat bahawa laporan penggunaan Kad Perakam

Waktu di setiap Jabatan / Unit / Wad di HSAJB dihantar ke Pejabat

Pengurusan setiap bulan untuk tujuan rekod dan tindakan

selanjutnya.

4. PERATURAN-PERATURAN KAD PERAKAM WAKTU HSAJB

4.1 Semua pegawai dan kakitangan HSAJB mesti merakamkan waktu

masuk dan keluar pejabat harian dalam kad perakam waktu yang telah

dibekalkan kepada setiap pegawai dan kakitangan HSAJB.

4.2 Sekeping kad boleh digunakan untuk sebulan, selepas mana kad

baru akan dikeluarkan. Kad itu mempunyai ruangan-ruangan untuk

menunjukkan tarikh dan waktu datang serta keluar dari pejabat.

Sekiranya mendapat catitan merah, tandatangan ringkas pegawai atasan

yang berkenaan jika penerangan yang diberi itu diterima harus didapatkan

selepas catitan ringkas dibuat di dalam ruangan Catatan. Jika tidak

diterima, tindakan sewajarnya perlu diambil mengikut Perintah Am Bab C.

6

4.3 Semua kad perakam itu akan disimpan dalam rak-rak yang terletak

berhampiran dengan mesin pengetik waktu yang digunakan. Bilangan kad,

rak-rak dan mesin-mesin pengetik waktu yang diperlukan untuk sesuatu

pejabat, akan bergantung kepada bilangan pegawai/kakitangan di pejabat

itu dan susunan pejabat.

4.4 Di bangunan pejabat di mana lebih dari satu Jabatan diletakkan di

satu tingkat, Jabatan ini boleh menggunakan mesin yang sama, jika

bilangan pekerjanya tidak terlalu ramai. Mesin lebih disediakan untuk

memudahkan pegawai atau kakitangan mengetik kad masing-masing di

HSAJB bagi Jabatan/ unit yang mempunyai pegawai dan kakitangan yang

ramai. Jabatan/ unit kecil yang terletak dalam satu bangunan hanya

dibekalkan sebuah mesin dan terpaksa menggunakan mesin yang sama.

Di HSAJB, pihak pengurusan akan mempertimbangkan keperluan Mesin

Kad Perakam Waktu mengikut bilangan anggota untuk sesebuah Jabatan/

unit serta lokasinya untuk membekalkan mesin tersebut. Sekiranya

didapati keperluan amat kritikal, pembekalan mesin di lokasi tertentu juga

akan dibuat walaupun jumlah pegawai dan kakitangan yang bertugas di

situ kurang daripada sepuluh (10) orang.

4.5 Kad-kad boleh dipesan dari Stor Alat Tulis, Unit Kewangan HSAJB.

Kad kuning, hijau dan merah perlulah didapati dengan secukupnya

mengikut keperluan walaupun nisbah yang dicadangkan ialah tiap-tiap

100 kad kuning perlu didapati 40 kad hijau dan 20 kad merah.

4.6 Cuma kad untuk satu-satu jabatan/ unit sahaja yang perlu disimpan

berasingan. Mesin-mesin adalah dipasang pada tempat keluar masuk

pejabat yang biasa digunakan di bangunan-bangunan HSAJB. Tindakan

ini dibuat dengan memberi pertimbangan sewajarnya tentang kemudahan

bagi pegawai atau kakitangan untuk masuk atau keluar secara beramai-

7

ramai, mengambil dan mengetik kad masing-masing, dan menyimpannya

semula dalam rak-rak yang disediakan, dengan sepantas yang boleh.

4.7 Sebarang kesesakan mesti dielakkan atas sebab peribadi kerana

bagi pegawai dan kakitangan yang sampai ke pejabat hampir pukul 8.00

pagi atau waktu pejabat mereka, sesaat dua boleh menentukan sama ada

mereka mendapat catitan hitam/ merah atau lewat hadir.

4.8 Setiap Ketua Jabatan/ Bahagian/ Unit hendaklah mengemukakan

laporan bulanan (Lampiran B3) berkenaan kehadiran anggota di bawah

seliaan masing-masing ke Unit Pentadbiran Hospital Sultanah Aminah

Johor Bahru (HSAJB) sebelum atau pada tujuh (7) haribulan bulan

berikutnya.

4.9 Semua anggota HSAJB dikehendaki mencatatkan kehadiran harian

mereka dengan menggunakan sistem kad perakam waktu/ sistem

’Thumbprint’. Terdapat Enam (6) unit mesin ’Thumbprint’ yang diletakkan

di Bangunan Induk HSAJB dan Bangunan Poliklinik HSAJB. Sejumlah

dua puluh tiga (23) unit Mesin Perakam Waktu yang diletakkan di

Bangunan Induk, Bangunan Poliklinik, Blok A, B, C dan D serta jabatan-

jabatan masing-masing yang memerlukan mesin tersebut seperti di

Jadual 4.9.1 seperti berikut:-

8

Jadual 4.9.1 : Lokasi Mesin Kad Perakam Waktu Di HSAJB

BIL NO. TAG NAMA MODEL

NOMBOR MODEL

LOKASI PENGGUNA

1. HSA 04669 AMANO EX 6000N FOYER POLIKLINIK (SEBELAH KANAN)

2. TIADA AMANO EX 3500N FOYER POLIKLINIK (SEBELAH KIRI)

3. TIADA NEDIKA EX-9 JABATAN PENGIMEJAN DAN DIAGNOSTIK (X-RAY)

4. HSA 24448 AMANO EX 3500N JABATAN DIETETIK DAN SAJIAN

5. HSA 28372 NEDIKA EX-9 BANGUNAN INDUK (SEBELAH KIRI)

6. HSA 28380 NEDIKA EX-9 BANGUNAN INDUK (SEBELAH KANAN)

7. TIADA COSIM 8800D BANGUNAN INDUK (TENGAH)

8. HSA 28374 NEDIKA EX-9 BLOK B (SEBELAH KIRI)9. HSA 28375 NEDIKA EX-9 BLOK B (SEBELAH KANAN)10. HSA 26393 AMANO EX 3500N UNIT HEAMODIALISIS

(BANGUNAN BAKAWALI)11. HSA 23616 NEDIKA NE 8800 KLINIK DADA (BANGUNAN

TERATAI)12. TIADA AMANO EX 3500N MAKMAL KAJI KUMAN13. HSA 24631 AMANO EX 3500N BANGUNAN LND (WAD

KELAS PERTAMA)14. HSA 24632 AMANO EX 3500N JABATAN REKOD

PERUBATAN15. HSA 25757 AMANO EX 3500N PGMC (PUSAT BERSALIN)16. HSA 19975 AMANO EX 6000N WAD PERUBATAN

PEREMPUAN PP117. HSA 06141 AMANO BX 6000 KOLEJ JURURAWAT18. HSA 04046 AMANO EX 6000N ASRAMA JURURAWAT 219. TIADA AMANO EX 3500N WAD HEAMATOLOGI20. TIADA COSIM 8800D BANGUNAN ROSE21. TIADA COSIM 8800D RUMAH MAYAT22. HSA 08730 AMANO EX 6000N SEKSYEN PENTADBIRAN

AM- PENGANGKUTAN23. HSA KR-

JBAMANO BX 6000 KOLEJ RADIOLOGI

9

5. Cara Penggunaan Kad HSAJB

5.1 Mengikut sistem ini, semua pegawai/kakitangan di HSAJB

mempunyai kad kedatangan yang menunjukkan nombor dan

namanya dengan jelas. Kad-kad itu akan tersusun di dalam rak-rak

yang telah ditetapkan berdekatan dengan mesin Waktu Perakam

Waktu dengan menunjukkan nombor tersebut dengan nyata

supaya senang diambil dan disimpan semula sesudah digunakan.

5.2 Sebaik sampai ke pejabat tiap-tiap pegawai/kakitangan HSAJB

akan dengan segera mengambil kad masing-masing dari raknya

dan mengetiknya pada mesin yang berhampiran. Semua pegawai

atau kakitangan adalah diingatkan tidak menolong mengetikkan

kad orang lain. Sekiranya didapati perbuatan ini berlaku di HSAJB,

tindakan amaran dan tatatertib boleh dikenakan terhadap mereka

yang terlibat. Selepas mengetik kad, kad tersebut akan disimpan

semula mengikut nombor dalam rak yang sama, atau dalam rak

lain jika ini telah disediakan. Begini jugalah halnya sewaktu keluar

pejabat untuk pulang.

5.3 Jika seseorang pegawai/kakitangan yang memilih waktu bekerja

WP 2 (8.00 pagi hingga 5.00 petang) dan masuk pejabat atau

keluar dengan tidak mengikut waktu biasa serta mendapat catitan

merah, pegawai/ kakitangan tersebut mesti menuliskan sebab-

sebanya dengan ringkas dalam ruangan yang tersedia pada kad itu.

Pengesahan pegawai atasan perlu didapati bagi tiap-tiap catitan

merah. Pegawai atasan menurunkan tandatangan ringkas jika

penerangan yang diberi dapat diterima. Jika penerangan itu tidak

diterima, pegawai/kakitangan itu dianggap telah melakukan

kesalahan melanggar peraturan kerja dan tindakan menukarkan

kad boleh dijalankan.

10

5.4 Semua pegawai/ kakitangan menerima kad kuning semasa

permulaan menggunakan sistem ini. Jika pegawai/ kakitangan

HSAJB mendapat sebanyak tiga (3) catitan merah iaitu hadir lewat

sebanyak tiga (3) kali dalam sebulan tanpa memberi keterangan-

keterangan yang diterima oleh pegawai atasannya, kadnya akan

ditukarkan kepada kad hijau. Sebelum ini dilakukan,

pegawai/kakitangan itu harus diminta secara bertulis memberi

keterangan kenapa ia terus melanggar peraturan kerja dan

pemberian kad hijau itu dibuat setelah memberi amaran bertulis

supaya ia tidak mengulangi lagi kesalahannya.

5.5 Semasa memegang kad hijau ini, pegawai/kakitangan berkenaan

tidak mendapat catitan merah bagi tempoh satu bulan dari tarikh

mendapat catitan merah yang akhir, kad hijaunya akan ditukarkan

semula kepada kad berwarna kuning.

5.6 Jika seseorang pemegang kad hijau mendapat dua (2) catitan

merah lagi tanpa keterangan yang diterima oleh pegawai

atasannya, pegawai/ kakitangan akan diminta secara bertulis sekali

lagi memberi keterangan kenapa ia terus melanggar peraturan

pejabat. Jika keterangannya tidak dapat diterima ia akan diberi

amaran akhir oleh pegawai atasan dan kadnya akan ditukarkan

kepada kad merah. Jika mendapat satu (1) catitan merah di atas

kad merahnya tanpa keterangan yang diterima oleh pegawai

atasannya, tindakan tatatertib mengikut Perintah Am Bab "D" akan

dijalankan. Semua tindakan tatatertib berkenaan kelewatan hadir

bekerja harus diadu oleh Ketua Jabatan/ unit masing-masing

kepada Unit Sumber Manusia, Bahagian Pengurusan HSAJB untuk

tindakan selanjutnya.

11

5.7 Semasa memegang kad merah, pegawai/kakitangan berkenaan

tidak mendapat catitan merah bagi tempoh sebulan kadnya akan

ditukar kepada kad berwarna hijau dan jika sebulan selepas ini ia

masih tidak mendapat catitan merah, kadnya akan ditukar semula

kepada kad berwarna kuning.

5.8 Pegawai atasan yang boleh menimbangkan sama ada satu-satu

keterangan bagi catitan merah itu boleh diterima atau tidak ialah

pegawai yang bertanggungjawab secara langsung bagi mengawas

pekerjaan pegawai/kakitangan berkenaan. Jika pegawai ini ragu-

ragu tentang sama ada satu-satu keterangan dapat diterima atau

tidak, pegawai ini boleh berbincang dengan pegawai atasannya

atau Ketua Jabatan/ unit/ wad sendiri.

5.9 Semua tindakan memberi amaran mengenai satu-satu penerangan

yang tidak diterima haruslah dilakukan secara bertulis oleh pihak

pengurusan sendiri. Tindakan tatatertib di bawah Perintah Am Bab

"D" hendaklah dijalankan oleh Lembaga Tatatertib yang

sewajarnya mengikut peraturan-peraturan biasa.

5.10 Keluar Pejabat Kerana Mesyuarat dan Kerja Luar

5.10.1 Pegawai-pegawai dan kakitangan HSAJB yang sudah

datang ke pejabat tetapi perlu keluar semula untuk

menghadiri mesyuarat atau menjalankan kerja di luar

pejabat, hendaklah merakamkan waktu keluar. Catitan

merah akan didapat tetapi ini bukanlah satu kesalahan.

Tindakan yang perlu dibuat adalah menuliskan kenapa

keluar dan meminta pengesahan pegawai atasan dengan

mendapatkan tandatangan ringkas pegawai itu sebelum

12

atau selepas kembali ke pejabat. Jika pegawai/ kakitangan

yang meninggalkan pejabat dan tidak balik lagi ke pejabat

kerana mesyuarat atau kerja luarnya selesai sesudah waktu

pejabat, tandatangan pegawai atasan itu boleh didapatkan

pada esok harinya. Tetapi waktu mesyuarat atau kerja luar

itu selesai mesti dicatitkan.

5.10.2 Jika cara pengesahan di atas mendatangkan masalah bagi

setengah-setengah Jabatan/unit/wad, Ketua-Ketua

Jabatan/Unit/ Wad berkenaan boleh menggunakan

budibicara untuk mengesahkan masa kerja/mesyuarat luar

bagi pegawai/kakitangan masing-masing.

5.11 Keluar Kerja Tanpa Ke Pejabat Lebih Dahulu

5.11.1 Pegawai/kakitangan yang bertolak dari rumah terus ke

tempat mesyuarat atau tempat ia menjalankan kerja luar,

tidak perlu datang dahulu ke pejabat untuk merakamkan

kedatangan. Pegawai/ kakitangan berkenaan boleh terus

pergi dan membuat rakaman waktu balik ke pejabatnya

semula. Catitan merah akan didapati tetapi ini bukan

kesalahan. Tindakan yang perlu diambil hanya perlu

menuliskan waktu dan sebab keluar dan mendapat

pengesahan dari pegawai atasan dengan mendapatkan

tandatangan ringkas pegawai itu.

5.11.2 Jika pegawai/ kakitangan terus tidak balik ke pejabat pada

hari itu kerana mesyuarat atau kerja luarnya selesai selepas

waktu pejabat, ia boleh menuliskan keterangan-keterangan

yang perlu dan mendapat pengesahan pegawai atasannya

pada hari pegawai/ kakitangan balik ke pejabat.

13

5.12 Bekerja Di Luar Waktu Biasa

5.12.1 Pegawai-pegawai/ kakitangan yang menjalankan kerja di

luar waktu pejabat biasa iaitu bekerja shift dikehendaki juga

mengetik kad mereka apabila mereka sampai dan waktu

hendak pulang. Walaupun akan mendapat catitan merah, ini

bukanlah bererti satu kesalahan. Waktu kerja biasa perlulah

dituliskan dengan jelas pada bahagian atas kad itu dan

disahkan oleh pegawai atasannya.

5.12.2 Dalam Jabatan/ Unit / Wad di mana waktu bekerja pada

kebanyakannya tidak mengikut waktu biasa adalah lebih

baik supaya mesin perakam waktu itu tidak menggunakan

catitan merah melainkan catitan hitam sahaja. Namun

demikian, semua keputusan adalah di bawah Pengarah

Hospital. Terserahkan kepada pegawai atasan yang

berkenaan untuk memastikan supaya waktu datang kerja

dan pulang seperti yang ditetapkan itu dipatuhi. Rakaman

waktu pada kad itu boleh menentukan sama ada

pegawai/kakitangan berkenaan telah menyempurnakan

keperluan waktu bekerja untuk sehari atau tidak.

5.13 Pengecualian Dari Penggunan Sistem KPW5.13.Menurut Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981 berkenaan ”

SistemPenggunaan Kad Perakam Waktu (Punch Card) Di

Pejabat-pejabat Kerajaan” pekeliling kecil yang

pegawai/kakitangannya tidak sampai 25 orang dan letaknya

agak terpencil hingga mesin perakam waktu di pejabat lain

tidak dapat digunakan, bolehlah dikecualikan dari penggunaan

sistem ini. Dalam keadaan begitu kawalan kedatangan melalui

14

penggunaan buku daftar seperti yang digunakan sekarang

perlulah diteruskan dengan pengawasan tegas dan tindakan-

tindakan sewajarnya diambil terhadap mereka yang

melanggar peraturan pejabat.

6. PEMBELIAN MESIN-MESIN BARU

Pembelian Mesin Kad Perakam Waktu hanya diluluskan oleh Pengarah HSAJB

mengikut keperluan dengan justifikasi. Semua pembelian Mesin Kad Perakam

waktu akan dibuat oleh Unit Kewangan, Bahagian Pengurusan HSAJB.

Sebarang pembelian di luar pemberitahuan Unit Kewangan, Bahagian

Pengurusan HSAJB adalah dilarang sama sekali.

Permohonan penambahan Mesin atas keperluan boleh dibuat dengan bertulis

surat kepada Pengarah Hospital atau Unit Pentadbiran, Bahagian Pengurusan

HSAJB.

7. PENGADUAN KEROSAKAN MESIN

Semua pengaduaan kerosakan mesin boleh dibuat ke Unit Pentadbiran, HSAJB

supaya tindakan segera boleh diambil untuk memperbaiki mesin berkenaan.

Sebarang tindakan segaja untuk merosakkan mesin Perakam Waktu di HSAJB

atas sebab peribadi adalah dilarang sama sekali.

8. PENGAWALAN SISTEM

Segala persiapan dan pengawalan sistem perakam waktu adalah di bawah

seliaan Unit Pentadbiran, Bahagian Pengurusan HSAJB. Sebarang

Penerangan lanjut, sila hubungi 07-2257000 Ext: 2805 atau 2706 untuk

mendapatkan keterangan lanjut.

15

9. TUGAS-TUGAS

9.1 Pengarah Hospital

Pengarah Hospital bertanggungjawab menyemak dan

mengesahkan kad perakam waktu Pegawai-pegawai bawah

seliaan Pengarah Hospital. Pengarah Hospital juga

bertanggungjawab meluluskan segala permohonan pembelian

mesin Kad Perakam Waktu di HSAJB.

9.2 Timbalan Pengarah (Pengurusan)Timbalan Pengarah (Pengurusan) Hospital bertanggungjawab

menyemak dan mengesahkan kad perakam waktu Pegawai-

pegawai bawah seliaan Timbalan Pengarah (Pengurusan) Hospital.

Timbalan Pengarah (Pengurusan) Hospital juga bertanggungjawab

merancang semua tugas-tugas untuk memantau penggunaan

Mesin Kad Perakam Waktu di HSAJB dan keberkesanan Kad

Perakam Waktu di HSAJB.

9.3 Ketua-Ketua Jabatan/ Unit/ Wad

Ketua-ketua Jabatan/ Unit/ Wad juga boleh bertindak sebagai

Penyelia untuk Jabatan/ Unit/ Wad masing-masing. Ketua-ketua

Jabatan/ Unit/ Wad hospital bertanggungjawab menyemak dan

memantau kehadiran pegawai dan kakitangan Jabatan/ Unit/ Wad

masing-masing untuk memastikan kehadiran yang dicatatkan

dalam Kad Perakam Waktu menepati kehadiran sebenar. Ketua-

ketua Jabatan/ Unit/ Wad juga boleh melantik wakil Penyelia

daripada Jabatan/ Unit/ Wad masing-masing untuk bertindak

sebagai penyemak dan pemantau.

16

9.4 Penyelia9.4.1 Menyemak dan memantau kehadiran pegawai dan

kakitangan Jabatan/ Unit/ Wad masing-masing.

9.4.2 Melaporkan segala masalah tatatertib berkenaan kehadiran

pegawai dan kakitangan Jabatan/ Unit/ Wad masing-masing

kepada Unit Sumber Manusia, Bahagian Pengurusan

HSAJB untuk tindakan selanjutnya.

9.5 Penyedia9.5.1 Menyediakan kad perakam waktu Jabatan/ Unit/ Wad

masing-masing dan meletakkan kad perakam waktu di dalam poket

meletak kad perakam waktu mengikut Jabatan/ Unit/ Wad masing-

masing.

9.5.2 Penyedia kad perakam waktu Jabatan/ Unit/ Wad

merupakan wakil Jabatan/ Unit/ Wad yang dilantik oleh Ketua

Jabatan/ Unit/ Wad untuk menyediakan kad perakam waktu.

Penyedia boleh terdiri daripada Pembantu Tadbir/ Penolong

Pegawai Perubatan/ Jururawat di HSAJB yang dilantik untuk

menyediakan kad.

9.5.3 Semak kad-kad tiap-tiap hari dan menyediakan laporan

harian bagi mereka yang datang lambat/pulang awal tanpa alasan

yang diterima oleh pihak atasan. Format laporan

harian/mingguan/bulanan adalah seperti di Lampiran B1, B2 dan

B3. Laporan B1 perlu diserahkan kepada Ketua Jabatan/ Unit pada

tiap-tiap hari sekiranya terdapat pegawai atau kakitangan yang

lambat hadir bertugas. Laporan B2 perlu diserahkan kepada Ketua

Jabatan/ Unit setiap minggu untuk membuktikan kehadiran

pegawai atau kakitangan.

9.5.4 Menukarkan warna kad seseorang pegawai/kakitangan

apabila tindakan ini diperlukan.

17

9.5.5 Melaporkan kepada Ketua Jabatan/ Unit apabila tindakan

penukaran warna kad diperlukan.

9.5.6 Menyemak dan merekodkan kehadiran pegawai dan

kakitangan Jabatan/ Unit masing-masing. Mereka juga perlu

menghantar laporan seperti dalam Lampiran B3 ke Unit

Pentadbiran, Bahagian Pengurusan HSAJB setiap awal bulan

sebelum 7hb untuk laporan bulan lepas. Alasan-alasan masing-

masing untuk semua pegawai dan kakitangan yang tidak hadir ke

pejabat harus dicatatkan dengan jelas di dalam laporan.

9.6 Pegawai Pengawas9.6.1. Datang lebih awal dan balik lebih lewat dari waktu pejabat

biasa.

9.6.2. Mengawasi perjalanan sistem perakam waktu secara

keseluruhan.

9.6.3. Memastikan pegawai/kakitangan yang mengambil kad

masing-masing, mengetiknya dan memasukkan kad itu semula

dalam rak mengikut nombor siri kad.

9.6.4. Memastikan tidak berlaku kesesakan hingga melengahkan

giliran pegawai/kakitangan merakam kad masing-masing.

9.6.5. Memastikan tidak ada sesiapa yang merakam kad orang lain.

9.6.6. Memastikan perakam itu dibuat dengan cara yang betul

supaya kad atau mesin itu tidak rosak.

18

9.6.7 Senarai Jawatan Pengawas Cara Bergilir HSAJB

Senarai Jawatan Pengawas Cara Bergilir di HSAJB adalah

dijalankan seperti di dalam jadual berikut:

BIL JAWATAN GRED

1. Penolong Pegawai Farmasi U36,U38,U40

2. Juruteknologi Makmal Perubatan U36,U38,U40

3. Penolong Pegawai Perubatan U36,U32

4. Jururawat U32

5. Juru X-Ray U36

6. Jurupulih Carakerja U36

7. Jurupulih Anggota U36

8. Kewangan W36

9. Pengurusan N32

10. Rekod Perubatan N32

11. Keselamatan N32

9.6.8 SENARAI SEMAK LAPORAN KAD PERAKAM WAKTU HOSPITAL SULTANAH AMINAH JOHOR BAHRU (HSAJB)Senarai semak laporan Kad Perakam Waktu HSAJB akan

disimpan oleh Pegawai Y/M di Unit Pentadbiran HSAJB.

Semua Pegawai Penyedia/ Penyelia/ Pengawas di Jabatan/

Unit di HSAJB diwajib menghantar Lampiran B3 kepada Unit

Pentadbiran setiap bulan supaya laboran terkini Kad

Perakam Waktu dapat dikumpul untuk tindakan selanjutnya

terhadap pegawai atau kakitangan yang tidak hadir ke

pejabat tanpa alasan. Senarai Semak Laporan Kad

Perakam Waktu HSAJB akan disemak mengikut Individu,

Jabatan/ Unit/ Wad masing-masing seperti berikut:-

19

LAPORAN LAMPIRAN B3BIL JABATANYA TIDAK

CATATAN

1 Cardio OT

2 CSSD

3 Dewan Bedah

4 Dewan Bedah Kecil (Endoskopi)

5 Dewan Bersalin (L&D)

6 Farmasi Farmakokinetik Klinikal (CPS)

7 Farmasi Pengeluaran

8 Farmasi Pesakit Dalam

9 Farmasi Pesakit Pakar

10 Jabatan Anestesiologi

11 Jabatan Dermatologi

12 Jabatan Farmasi

13 Jabatan Kardiotorasik

14 Jabatan Kecemasan & Trauma

15 Jabatan Kerja Sosial Perubatan

16 Jabatan Obstetrik & Ginekologi

17 Jabatan Oftalmologi

18 Jabatan Ortopedik

19 Jabatan Otorinolaringologi

20 Jabatan Patologi (Pejabat)

21 Jabatan Pediatrik

22 Jabatan Pegimejan & Diagnostik

23 Jabatan Pembedahan Am

24 Jabatan Pembedahan Plastik

25 Jabatan Perubatan

26 Jabatan Perubatan Forensik

27 Jabatan Perubatan Kardiologi

20

28 Jabatan Perubatan Nuklear

29 Jabatan Perubatan Transfusi

30 Jabatan Psikiatri

31 Jabatan Pusat Penyelidikan Klinikal Johor (CRC)

32 Jabatan Rehabilitasi

33 Jabatan Rekod Perubatan (Medical Legal)

34 Jabatan Respiratori

35 Jabatan Sajian & Dietetik

36 Jabatan Urologi

37 Makmal Poliklinik

38 Pusat Bersalin

39 Pusat Maklumat Ubat

40 Stor Integrasi

41 Uni Pendidikan Pesakit

42 Unit Farmasi Klinikal

43 Unit Haematologi

44 Unit Haemodialysis

45 Unit Hasil

46 Unit Histopatologi

47 Unit Kawalan Infeksi

48 Unit Kejururawatan

49 Unit Kesihatan Persekitaran

50 Unit Kewangan

51 Unit Khidmat Pelanggan

52 Unit Kimiahayat

53 Unit Kualiti

54 Unit Mikrobiologi

55 Unit Nefrologi

56 Unit Neurologi

57 Unit Pembangunan

21

58 Unit Pemulihan Anggota

59 Unit Pemulihan Cara Kerja

60 Unit Pengangkutan

61 Unit Pentadbiran & Pegawai Bhgn. Pengurusan

62 Unit Penyeliaan Hospital

63 Unit Perkhidmatan

64 Unit Sitologi

65 Unit Statistik

66 Unit Teknologi Maklumat (ICT)

67 Wad Anggerik 1

68 Wad Anggerik 2

69 Wad Anggerik 3 (SNC-Peadiatrik)

70 Wad Anggerik 4 (NICU)

71 Wad Barat 2 (Ortopedik)

72 Wad Barat 3 (Gyne)

73 Wad Barat 3 (Ortopedik)

74 Wad Barat 4 (Pembedahan Lelaki)

75 Wad Barat 5 (Mata)

76 Wad Bunga Raya 1

77 Wad Bunga Raya 2 (PICU)

78 Wad Bunga Raya 3

79 Wad Bunga Raya 4

80 Wad Cempaka 2 (CCU/ CRW)

81 Wad Cempaka 3

82 Wad Cempaka 4

83Wad CICU/CTW (Kardiotorasik)

84 Wad Dahlia 1

85 Wad Dahlia 2

86 Wad Dahlia 3

87 Wad Dahlia 4 & HDU

22

88 Wad Diraja

89 Wad Haematologi

90 Wad HDU Neuro (Tkt. 4)

91 Wad ICU Selatan

92 Wad ICU Utara

93 Wad Kelas 1 & 2 (L&D)

94 Wad Pertama (OW L&D)

95 Wad PP1 (H1N1)

96 Wad PP2 (Tibi)

97 Wad PP3 & Psy

98 Wad Timur 2 (ENT)

99 Wad Timur 2 (Pembedahan Perempuan)

100 Wad Timur 3 (O&G)

101 Wad Timur 4 (Neuro Male/Female)

102 Wad Timur 5 (Kanak-kanak)

103 Wad Timur 5 (Peadiatrik)

104 Wad Timur 5 (Urologi)

9.7 Pembantu Tadbir/ Pegawai Y/MPembantu Tadbir di Unit Pentadbiran, Bahagian Pengurusan

bertugas untuk menyediakan dan memaklumkan senarai bertugas

semua Pengawas Laporan Kad Perakam Waktu di HSAJB. Selain

itu, Pembantu Tadbir di Unit Pentadbiran bertugas untuk membuat

pemantauan mesin Kad Perakam Waktu untuk memastikan semua

mesin di dalam keadaan baik. Pembantu Tadbir juga bertugas

mengumpul Laporan B3 daripada semua penyelia/ penyedia/

pengawas untuk Jabatan/ Unit masing-masing untuk memastikan

kehadiran semua pegawai dan kakitangan di HSAJB menepati dari

segi rekod di atas Kad Perakam Waktu dan kehadiran sebenar ke

HSAJB. Seterusnya, Pembantu Tadbir di Unit Pentadbiran,

23

Bahagian Pengurusan akan menghantarkan laporan kehadiran

yang telah lengkap dikumpul kepada Unit Sumber Manusia untuk

tindakan amaran atau tatatertib terhadap pegawai/ kakitangan yang

tidak hadir ke pejabat tanpa alasan.

9.8 Pegawai dan Kakitangan HSAJB

Semua Pegawai dan kakitangan HSAJB harus mengikut peraturan-

peraturan yang telah ditetapkan seperti dicatatkan di dalam

Panduan ini. Pelanggaran dan ketidakpatuhan kepada peraturan,

Undang-undang dan Pekeliling-pekeliling yang telah ditetapkan

akan diambil tindakan sewajarnya berdasarkan Peraturan-

peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib 1993 P.U. (A)

396.

10. SYOR

10.1 Semua Pegawai dan kakitangan HSAJB dipohon mengikut semua

peraturan, undang-undang dan pekeliling-pekeliling yang telah

ditetapkan dalam Panduan Sistem Perakan Waktu HSAJB ini untuk

meningkatkan lagi mutu perkhidmatan di HSAJB.

10.2 Semua Pegawai dan kakitangan HSAJB dipohon mengikut

panduan ini supaya HSAJB dapat mencapai penyeragaman

penggunaan Sistem Perakam Waktu untuk masa sekarang dan

masa akan datang.

10.3 Semua Pegawai dan kakitangan HSAJB dipohon mengikut

panduan ini supaya matlamat bahawa semua Pegawai dan

Kakitangan di HSAJB faham akan kepentingan penggunaan Kad

Perakam Waktu setiap hari bertugas di HSAJB.

24

10.4 Semua Pegawai dan kakitangan HSAJB dipohon mengikut

panduan ini supaya matlamat bahawa laporan penggunaan Kad

Perakam Waktu di setiap Jabatan / Unit / Wad di HSAJB dihantar

ke Pejabat Pengurusan setiap bulan untuk tujuan rekod dan

tindakan selanjutnya dapat dicapai.

11. PENUTUP

Mesin Kad Perakam Waktu telah digunakan oleh HSAJB menurut Surat

Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981. Semua Pegawai dan kakitangan HSAJB

adalah bertanggungjawab untuk memastikan Pekeliling yang telah ditetapkan

oleh kerajaan dapat dicapai dan tindakan yang sepatutnya diambil mengikut

pekeliling dijalankan.

( t.t. )

Pengarah Hospital

Hospital Sultanah Aminah Johor Bahru

Bertarikh: 28 Disember 2009