minit mesyuarat majlis bersama jabatan (mbj) · pdf fileminit mesyuarat majlis bersama jabatan...

MINIT MESYUARAT

MAJLIS BERSAMA JABATAN (MBJ) JABATAN PERHUBUNGAN PERUSAHAAN

BILANGAN 2 TAHUN 2012

Tarikh : 9.7.2012

Masa : 9.30 Pagi Tempat : Bilik Mesyuarat Utama JPPM

Pengerusi : Encik Awang Raduan bin Awang Omar

Pengarah Bahagian Pemulihan Kerja & Pengurusan Rundingan Damai

Kehadiran : Seperti Di Lampiran A

1. PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Perutusan Pengerusi Pegawai

1.1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua

ahli MBJ yang hadir pada mesyuarat kali ini.

1.1.2 Pengerusi memaklumkan beliau diberi tanggungjawab

mempengerusikan mesyuarat pada kali ini

memandangkan Tuan Ketua Pengarah dan Timbalan

Ketua Pengarah terpaksa menghadiri mesyuarat

penting.

1.1.3 Pengerusi mengucapkan tahniah kepada En. Mohd

Napiah bin Haris yang dinaikkan pangkat dari S48 ke

S52. Beliau juga mengucapkan selamat datang ke

Jabatan Perhubungan Perusahaan dan semoga

pengalaman beliau selama ini dapat dimanfaatkan

bersama Jabatan ini.

1.1.4 Pengerusi turut mengucapkan tahniah kepada Tuan

Ketua Pengarah yang baru selesai mengikuti kursus

pengesahan jawatan JUSA dan berharap Tuan Ketua

Pengarah mendapat kejayaan yang cemerlang dalam

kursus berkenaan.

1.1.5 Selain daripada itu, Pengerusi merakamkan ucapan

terima kasih kepada pejabat-pejabat negeri yang

member kerjasama menjayakan taskforce membantu

dalam mengendalikan kes rayuan pemulihan kerja di

JPP Selangor. Pengerusi berharap dengan bantuan ini

akan meningkatkan prestasi Jabatan keseluruhannya.

1.2 Perutusan Pengerusi Pekerja

1.2.1 Pengerusi Pekerja mengucapkan terima kasih kepada

pegawai-pegawai pejabat-pejabat negeri yang terlibat

dengan taskforce pengendalian kes rayuan pemulihan

kerja di JPP Selangor.

1.2.2 Pengerusi Pekerja turut merakamkan ucapan

penghargaan kepada pihak pengurusan atas inisiatif

membantu JPP Selangor. Bagaimanapun, beliau

berharap pihak pengurusan dapat mencadangkan

pelan tindakan jangka panjang bagi membantu JPP

Selangor yang mempunyai beban pengendalian kes-

kes yang tertinggi berbanding pejabat-pejabat negeri

lain.

1.2.3 Pengerusi Pekerja berharap ahli-ahli yang boleh

membuat keputusan dan mempunyai banyak isu untuk

dijelaskan dalam Mesyuarat MBJ supaya hadir dalam

mesyuarat ini pada masa akan datang.

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1 Minit Mesyuarat bilangan 1 tahun 2012 dicadangkan untuk

disahkan oleh Puan Meriam binti Mohd Nor (dengan pindaan

jika ada) dan disokong oleh Hj. Azzal bin Abu Talib.

3. PINDAAN MINIT MESYUARAT BIL. 4/2011

3.1 Tarikh Mesyuarat dipinda seperti berikut:

Tarikh : 22.3.2012

3.2 Kehadiran dipinda seperti berikut:

Wakil Pihak Pengurusan:

1. Haji Ahmad Khushairi bin Lope Abdul Rahman

4. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

4.1 Mempertingkatkan Komunikasi dan Perkongsian

Maklumat Mengenai Isu-Isu Perhubungan Perusahaan

4.1.1 Mesyuarat dimaklumkan Info JPPM keluaran Jun-Dis

2011 telah diterbit dan diedarkan. Tindakan sedang

diambil untuk mengumpul bahan bagi penerbitan Info

JPPM keluaran Jan-Jun 2012.

Tindakan: Bah. Keharmonian Perusahaan & Penyelidikan

4.1.2 Mesyuarat bersetuju bersetuju dengan cadangan

aktiviti-aktiviti yang dikemukakan oleh Jawatankuasa

Kecil Perhubungan Dan Hal Ehwal Pegawai & Kakitangan seperti berikut:

I. Mewujudkan email khusus bagi MBJ JPPM iaitu

[email protected]. Semua usul atau

perbincangan mengenai MBJ akan

menggunakan email ini;

II. Mengadakan satu ruangan khas untuk MBJ

JPPM dalam laman web Jabatan; dan

III. Cik Mahirah dan Cik Madihah dimasukkan dalam

Jawatankuasa ini menggantikan En. Jeffrey

Douglas yang cuti belajar.

Bagaimanapun, mesyuarat meminta supaya cadangan

menyediakan ruangan intranet bagi perbincangan hal-

hal berkaitan MBJ JPPM dalam laman web Jabatan

dikaji semula.

mailto:[email protected]

Tindakan: J/Kuasa Kecil Perhubungan

dan Hal Ehwal Pegawai & Kakitangan

4.1.3 Pengarah JPP Negeri Sembilan memohon supaya

nama beliau dimasukkan dalam senarai group email

JPPM. Tindakan: Bahagian Khidmat

Pengurusan

4.2 Bekalan Komputer / Internet / Telefon / Aset Jabatan

4.2.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Jabatan ini akan

menerima seorang Pekerja Sambilan Harian yang

akan membantu dalam hal-hal berkaitan teknologi

maklumat.

Tindakan: Makluman

4.2.2 Wakil Pekerja mencadangkan supaya peralatan untuk

undi sulit ditambah bagi proses tuntutan pengiktirafan

memandangkan beberapa pejabat negeri akan

mengadakan undi sulit yang melibatkan jumlah pekerja

yang besar dalam masa terdekat.

Tindakan: Bahagian Pertikaian

Perusahaan

4.2.3 Wakil Pekerja turut mencadangkan pembelian

projektor LCD yang baru untuk Bilik Mesyuarat Utama

memandangkan projektor yang ada telah mengalami

kerosakan yang teruk dan sukar dibaiki.

Tindakan: Bahagian Khidmat

Pengurusan

4.3 Perjawatan

4.3.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa semua pegawai dan

kakitangan telah mengikuti kursus induksi yang

dianjurkan oleh Bahagian Pengurusan Sumber

Manusia KSM.

Tindakan: Makluman

4.3.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Bahagian Khidmat

Pengurusan akan membuat kertas cadangan

pengambilan pemandu sambilan / kontrak untuk

dikemukakan kepada KSM.


Pengurusan

4.3.3 Mengenai usul pengisian jawatan yang telah terlalu

lama kosong, Bahagian Khidmat Pengurusan

memaklumkan bahawa setiap bulan laporan

kedudukan perjawatan di JPPM dikemukakan kepada

KSM tetapi tiada maklumbalas diterima setakat ini.

Tindakan: Makluman

4.3.4 Mesyuarat bersetuju supaya Bahagian Khidmat

Pengurusan berbincang dengan Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia, KSM mengenai masalah 2 orang

pegawai di JPP Selangor dan JPP Wilayah Persekutuan yang terpaksa membayar semula elaun

tanggung kerja kerani jawatan ditarik oleh pihak KSM.


Pengurusan

5. HAL-HAL LAIN

5.1 Kursus / Latihan

5.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa kursus Team Building untuk pegawai yang dijadualkan pada bulan

Julai terpaksa ditangguhkan buat sementara waktu

hasil dari keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan.


Pengurusan

5.1.2 Mesyuarat dimaklumkan kursus kewangan telah

diadakan pada 3-6 Julai 2012.


Pengurusan

5.1.3 Mesyuarat bersetuju supaya kursus berhubung kriteria

Star Rating diadakan untuk membantu semua pejabat

mendapat penilaian yang tinggi dalam audit

berkenaan.

Tindakan: Bahagian Khidmat Pengurusan

5.1.4 Pengerusi Pekerja mencadangkan kursus berkaitan

MBJ diadakan bagi memberi pendedahan mengenai

peranan dan fungsi MBJ serta pengendalian MBJ di

Jabatan.


Pengurusan

5.2 Perkhidmatan Kaunter Jabatan

5.2.1 Mesyuarat bersetuju supaya satu sistem diwujudkan

untuk memastikan perkhidmatan kaunter dapat dilaksanakan secara efektif melalui kerjasama antara

pegawai bertugas dan petugas kaunter. Pengerusi

berharap supaya kerjasama dan teamwork dapat

diwujudkan di antara petugas kaunter dan pegawai

bertugas supaya urusan-urusan berkaitan khidmat

pelanggan dapat dijalankan dengan sempurna.


Pengurusan

5.3 Kebersihan dan Keceriaan Pejabat


Pengurusan telah mengambil tindakan mengemas

barang-barang pelupusan di ruang rehat pegawai.

Tindakan: Makluman

5.3.2 Pengarah JPP Negeri Sembilan memaklumkan

bahawa satu mesyuarat akan diadakan dengan

Pengarah Kesihatan Negeri Sembilan bagi

mendapatkan ruang pejabat Bhgn. Kawalan Rektor.

Tindakan: Makluman

5.3.3 Pengarah JPP Melaka dan Selangor memaklumkan

bahawa kerja-kerja ubahsuai pejabat sedang

dijalankan, manakala Pengarah JPP Wilayah

Persekutuan memaklumkan kerja ubahsuai telah siap

sepenuhnya.

Tindakan: Makluman

5.4 Disiplin


Pengurusan sedang mencari penceramah yang sesuai

bagi sesi taklimat eksekutif mengenai etika

berpakaian dan ketrampilan diri. Tindakan: Bahagian Khidmat

Pengurusan

5.4.2 Mengenai masalah disiplin, Pengerusi mencadangkan

supaya Bahagian Khidmat Pengurusan mengambil

tindakan member teguran dan peringatan kepada

pegawai dan kakitangan terlibat. Beliau turut

mencadangkan supaya pekeliling berkaitan menangani pegawai bermasalah dan berprestasi

rendah diedarkan kepada semua pegawai dan

kakitangan.


Pengurusan

5.4.3 Mesyuarat bersetuju dengan cadangan Pengarah JPP

Selangor supaya kursus atau taklimat berkaitan etika perundingan / interaksi dengan pelanggan diberi

kepada semua pegawai Jabatan.


Pengurusan

5.5 MBJ KSM

5.5.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa En. Sulaiman bin

Ismail dan En. Zun bin Rawi telah mewakili Jabatan

dalam Mesyuarat MBJ KSM pada 6.6.2012

Tindakan: Makluman

5.6 Pindaan Perlembagaan MBJ JPPM

5.6.1 Mesyuarat bersetuju supaya pindaa terhadap

Perlembagaan MBJ JPPM dibuat seperti berikut:

PIHAK PEGAWAI

2. Ahli-ahli bagi 'Pihak Pegawai' hendaklah terdiri

daripada pegawai-pegawai Jabatan Perhubungan

Perusahaan Malaysia seperti berikut:-

(j) Pengarah Perhubungan Perusahaan Negeri Sembilan - Ahli

(k) Pengarah Perhubungan Perusahaan Melaka - Ahli

(l) Ketua Penolong Pengarah - Setiausaha

PIHAK PEKERJA

3.2 Perwakilan Pihak Pekerja hendaklah terdiri

daripada wakil-wakil kumpulan seperti berikut:

3.2.3 Tiga Orang wakil Kumpulan Sokongan

Gred I

3.2.4 Tiga orang wakil dari Kumpulan Sokongan

Gred II Tindakan: Urusetia

5.7 Urusetia MBJ JPPM

5.7.1 Mesyuarat bersetuju dengan cadangan supaya

Bahagian Khidmat Pengurusan mengambil alih

tugas Urusetia MBJ JPPM pada mesyuarat akan

datang memandangkan Urusetia iaitu Cik Normawati

akan mengambil cuti belajar hujung tahun ini.

Tindakan: Bahagian Khidmat Pengurusan

5.7.2 Pengerusi merakamkan ucapan penghargaan dan

terima kasih kepada Cik Normawati atas sumbangan

sebagai Urusetia MBJ JPPM selama ini. Pengerusi

turut mengucapkan selamat Berjaya dalam pengajian

beliau.

Tindakan: Makluman

minit mesyuarat majlis bersama jabatan (mbj) · pdf fileminit mesyuarat majlis bersama jabatan...

Documents