manual sistem fail - · pdf file100 -1 mesyuarat 100-2 pekeliling dan surat pekeliling 100 - 3...

MANUAL SISTEM FAIL

KANDUNGAN

Bil. Perkara Muka Surat

1. Pendahuluan 1

2. Latarbelakang 1

3. Definisi/lstilah 1 - 3

4. Sistem fail 3 - 4

5. Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Housekeeping" 4 - 6

6. Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Functionaf 7

7. Prosidur-prosidur untuk aktiviti dalam sistem 7 fail

8. Siri 100 - Pentadbiran 9-16

9. Siri 200 - Bangunan Dan Harta 17-22

10. Siri 300 - Kelengkapan Dan Bekalan 23-25

11. Siri 400 - Kewangan 26 - 31

12. Siri 500 - Perkhidmatan Dan Personel 32 - 38

13. Siri 600 - Functional 39 - 42

1.0 SEPATAH KATA

Manual Sistem Fail ini disediakan dengan tujuan membantu pegawai dan

kakitangan untuk memastikan pengurusan rekod dilaksanakan dengan

teratur dan efisien. Adalah diharapkan setiap Bahagian dan Unit

menggunakan panduan ini untuk membuka fail, menutup fail serta

menggunakan kod klasifikasi yang telah disediakan.

Semoga panduan ini akan menjadi bahan rujukan yang amat berguna

kepada semua pengguna menjalankan urusan kerja seharian dengan

lebih teratur dan sistematik.

2.0 PENDAHULUAN

2.1 LATARBELAKANG

Pengwujudan jumlah fail yang banyak ini telah menimbulkan

beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut

prosidur, kehilangan fail, pengesanan dan pengeluaran fail yang

lambat dan sebagainya. Untuk meningkatkan pengurusan fail di

cadangkan, satu sistem klasifikasi yang dikenali sebagai

"Block Numeric System"diperkenalkan.

2.2 DEFIINISI/ISTILAH

2.2.1 Rekod

Rekod awam/rekod Kerajaan merangkumi apa sahaja

maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung

dengan semua tugas atau kerja harian rasmi Jabatan.

Rekod awam mengandungi maklumat yang boleh

menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan,

organisasi dan individu.

1

2.2.2 Fail

Satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang

tertentu (nombor/abjad dsb.) supaya kandungan di

dalamnya mudah dikesan.

2.2.3 SistemFail

Proses pengkelasan, penyusunan, penyimpanan,

pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan

memudahkan pengesanan serta pengguna apabila

diperlukan.

2.2.4 Klasifikasi

Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang

mempunyai perkara yang sama dan fail-fail ini dikenali

dengan ideniti yang tersendiri. Identiti ini termasuklah

kod nombor, kod warna, kod abjad, kod perkara dan Iain-

lain lagi.

2.2.5 Fail-Fail "Housekeeping"

Fail-fail yang wujudkan oleh sesebuah pejabat atau

organisasi untuk melaksanakan dan melicinkan

pentadbiran. Fail-fail ini dapat dikelaskan kepada lima

kategori utama seperti yang berikut:-

Pentadbiran Am Bangunan

dan Harta Kelengkapan dan

Bekalan Kewangan

Perkhidmatan dan Personel

2.2.6 Fail-fail "Functional"

Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau

organisasi didalam melaksanakan fungsi-fungsi atau

aktiviti-aktiviti utamanya. Sebagai contohnya fail-fail

berkaitan dengan operasi harian yang diwujudkan oleh

Organisasi itu sendiri adalah jenis fail "functional".

3.0 SISTEM FAIL

3.1 Faedah Sistem Fail Yang Baik

Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan

pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail

segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan cepat serta

tindakan dapat diambil dengan segera. Keadaan ini dapat

meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan

kepada pelanggan.

3.2 Skop Klasifikasi Fail

Fail-fail dikelaskan mengikut struktur organisasi. Kesemua

rekod-rekod dibahagikan kepada dua (2) kumpulan utama iaitu;

rekod-rekod "Housekeeping" dan rekod-rekod "Functional".

3.3 Fail-fail "Housekeeping"

Bagi fail-fail "housekeeping" nombor-nombor seperti berikut

diberikan:

Taiuk Besar Kod (nombor)

Pentadbiran Am 100

Bangunan & Harta 200

Kelengkapan & Bekalan 300

Kewangan 400

Perkhidmatan & Personel 500

4.0 KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "HOUSEKEEPING"

TAJUK BESAR

PENTADBIRAN AM KOD 100

MELIPUTI PELBAGAI PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN

PERKHIDMATAN PENTADBIRAN, AKTA DAN PERUNDANGAN, PERSATUAN-PERSATUAN, JAWATANKUASA, PERSIDANGAN DAN

MESYUARAT.

SIR1100 - PENTADBIRAN AM

NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA

100 Pentadbiran Am 100 -1 Mesyuarat 100-2 Pekeliling dan Surat Pekeliling 100 - 3 Pengurusan Am 100-4 Laporan 100-5 Kajian 100-6 Perangkaan 100-7 Persidangan

• Perkara-perkara utama boleh ditambah lagi dengan merujuk kepada

Bahagian Korporat (Pentadbiran) Organisasi.

TAJUK BESAR

BANGUNAN DAN HARTA KOD 200

MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN PEROLEHAN RUANG PEJABAT MELALUI PEMBELIAN ATAU PENYEWAAN

BANGUNAN DAN TANAH ATAU DENGAN PEMBINAAN BANGUNAN BARU TERMASUK JUGA PERKARA MENGENAI UBAHSUAI DAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN SERTA PELBAGAI PERKARA

MENGENAI KENDERAAN PEJABAT.

SIRI 200 - BANGUNAN DAN HARTA


200 Bangunan dan Harta Am 200 -1 Tanah 200 - 2 Sewaan Tanah 200 - 3 Permohonan Sewaan Tanah 200 - 4 Penyelenggaraan Bangunan dan Tanah 200 - 5 Pelupusan Harta dan Aset 200 - 6 Aset dan Inventor! LPB

TAJUK BESAR

KELENGKAPAN DAN BEKALAN KOD 300

MELIPUTI URUSAN-URUSAN PEMOHON, PENYELENGGARAAN, PEROLEHAN DAN MEMBAIKI PERALATAN, INVENTORI PERALATAN

DAN TINDAKAN PELUPUSAN ALAT-ALAT YANG TIDAK DIPAKAI ATAU

BERLEBIHAN DAN PERKARA-PERKARA LAIN YANG BERKAITAN.

SIRI 300 - KELENGKAPAN DAN BEKALAN


300 Kelengkapan dan Bekalan 300 -1 Perolehan Kelengkapan dan

Kemudahan 300 - 2 Penyelenggaraan Kelengkapan dan

kemudahan 300 3 Pelupusan Kelengkapan dan

Kemudahan

TAJUK BESAR

KEWANGAN KOD 400

MELIPUTI PERKARA-PERKARA MENGENAI KEWANGAN SEPERTI PENERIMAAN, PENGAWALAN DAN PERBELANJAAN. IA MERANGKUMI

AKAUN DAN ACARA PERKAUNAN, HASIL, BELANJAWAN, AUDIT, TUNTUTAN SERTA BUTIR-BUTIR KEWANGAN YANG LAIN TERMASUK

GAJI, PEMBAYARAN ELAUN, PINDAHAN WANG.

SIRI400 - KEWANGAN


400 Kewangan 400 -1 Kemudahan Pinjaman 400 - 2 Kemudahan Pinjaman Kakitangan 400 - 3 Pengurusan Kewangan 400 - 4 Simpanan Tetap

TAJUK BESAR

PERKHIDMATAN DAN PERSONEL KOD 500

MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN PEGAWAI DAN KAKITANGAN SEPERTI PENGAMBILAN CUTI, DISIPLIN, KENAIKAN PANGKAT, PERTUKARAN, PERSARAAN, PRESTASI DAN

SEBAGAINYA.

SIRI 500 - PERKHIDMATAN DAN PERSONEL


500 Perkhidmatan dan Personel 500 -1 Perjawatan 500 - 2 Pembangunan Sumber Manusia 500 - 3 Perubatan 500 - 4 Latihan dan Kursus 500 - 5 Seminar dan Korporat 500 - 6 Persaraan 500 - 7 Disiplin

5.0 KOD KLASIFIKASI BAGI REKOD-REKOD "FUNCTIONAL" Kod Untuk Fail-Fail "Functional"

Kebanyakan fail-fail "functional" diwujudkan dan digunakan oleh

Bahagian Operasi untuk menjalankan kerja-kerja harian yang ada

kaitan dengan aktiviti mereka. Kod nombor utama yang tertentu

disediakan untuk siri rekod ini adalah seperti berikut:-

TAJUK BESAR

"FUNCTIONAL" KOD 600

Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan urusan aktiviti kerja harian

yang ada kaitan dengan aset seperti penggunaan mesin, jeti, kerja-

kerja penyelenggaraan yang dilakukan setiap tahun (routine),

kebombaan, keselamatan.


600 -1 Operasi 600 - 2 Pembinaan Projek 600 - 3 Keselamatan , Kawasan

dan Harta 600 - 4 Kerja, Bekalan dan Penyelenggaraan

Melalui Tawaran Sebutharga dan Tender

6.0 PROSIDUR-PROSIDUR UNTUK AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL

6.1 Penerimaan dan Pendaftaran Surat

6.2 Pendaftaran Fail

6.3 Pembukaan Fail

6.4 Penyimpanan dan Pengedaran Fail

6.5 Pertukaran ke Sistem Baru

7

PANDUAN

SISTEM FAIL BAGI

AGENSI-AGENSI KERAJAAN

1. Panduan Sistem Fail ini dikeluarkan dengan tujuan untuk membantu

pengguna yang terlibat dengan urusan fail dan surat menyurat rasmi

kerajaan, dalam menjalankan kerja-kerja mereka. Di samping itu juga diharap

dapat membantu mempercepatkan proses tindakanke atas perkara-perkara

yang diuruskan oleh organisasi.

2. Panduan ini mengandungi prosedur-prosedur untuk aktiviti-aktiviti berikut:-

2.1 Penerimaan dan Pendaftaran Surat

2.2 Pendaftaran Fail

2.3 Pembukaan Fail

2.4 Penyimpanan dan Pengedaran Fail

2.5 Pertukaran ke sistem baru

3. Adalah ditegaskan di sini bahawa Panduan Sistem Fail ini hanya merupakan

bahan rujukan dalam usaha mereka untuk memperbaiki cara urusan fail di

Agensi masing-masing.

Disember 2005

KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

I. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

- Surat Terperingkat dan surat-surat untuk Perhatian

Ketua Jabatanr 1 - 2 - Surat Umum di alamatkan kepada Ketua Jabatan 2 - 3 - Surat-surat Untuk Perhatian Pegawai 3 - 4 - Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sementara 4

II. PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL

- Pengkelasan Fail 5 - Nombor Rujukan Fail 6 - Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Umum 6-14 - Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan 14 - Bertukar Ke nombor Rujukan Baru 15-18

III. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

- Membuka Fail Baru 19 - 20 - Mendaftar Fail Baru 20 - 22 - Membuka Fail Sambungan 22 - 23 - Membuka Fail Sementara 23

IV. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL

- Penyimpanan Fail 24 - Pergerakan/Pengedaran Fail 24 - 25 - Simpan Dalam Perhatian 25 - 26

V. BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU

- Langkah Yang Perlu Diambil 26 - Cara Pertukaran 26 - 27

LAMPIRAN A Senarai Kod Organisasi LAMPIRAN B Contoh Senarai Subjek Utama LAMPIRAN C Contoh Kertas Doket LAMPIRAN D Carta Aliran Pendaftaran dan

Pembukaan Fail LAMPIRAN E Borang Pergerakan Fail

1. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

Surat-surat rasmi terbahagi kepada 3 jenis iaitu:-

1.1 Surat-surat Terperingkat dan Surat Untuk Perhatian Ketua Jabatan

Semua surat-surat Terperingkat dan Untuk Perhatian Ketua

Jabatan hendaklah diserahkan (tanpa dibuka) kepada Pembantu Tadbir

(Kesetiausahaan) masing-masing untuk diambil tindakan seperti

berikut:-

1.1.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).

1.1.2 Daftarkan surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat. Butir-

Butir yang perlu dicatatkan ialah:-

a) Tarikh terima

b) Tajuk surat (secara ringkas)

c) Bilangan rujukan surat

d) Nama Agensi Penghantar

1.1.3 Kandungkan surat dalam fail berkenaan. Sila rujuk para 3.1.3

muka surat 16 bagi prosedur mengandungkan surat.

1.1.4 Serahkan fail kepada Ketua Jabatan untuk tindakan.

1.1.5 Jika surat diminitkan kepada Ketua bahagian/Unit/mana-mana

pegawai lain, serahkan fail kepada pegawai yang berkenaan

untuk diambil tindakan.

1.1.6 Jika surat itu hendak dijawab/dibalas tindakan yang perlu diambil

ialah:-

a) Taip surat dalam sekurang-kurangnya salinan:-

• Salina nasal dihantar ke Agensi berkenaan

• Salinan kedua kandungkan ke dalam fail berkenaan

• Salinan ketiga kandungkan ke dalam fail terapong (float

file)

b) Catatkan bilangan kandungan fail di sudut atas kanan salinan

kedua yang dikandungkan dalam fail warna biru.

c) Dengan menggunakan "rubber stamp" catatkan tarikh surat,

nama agensi penerima dan tarikh surat di hantar pada kertas

minit dengan warna biru. Lihat para 3.1.3 (c) muka surat 16

untuk keterangan lanjut.

1.2 Surat Umum Yang Di alamatkan Kepada Ketua Jabatan

Semua surat Umum yang di alamatkan kepada Ketua Jabatan dan

tidak ada Untuk Perhatian mana-mana Bahagian/pegawai hendaklah

dibuka oleh Pembantu Tadbir Fail (Seksyen Pentadbiran).

Tindakan yang perlu diambil ialah:

1.2.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial).

1.2.2 Serah surat kepada Ketua Bahagian/Unit yang bertanggungjawab

mengenai kandungan surat tersebut.

1.2.3 Bagi surat yang tidak dapat dipastikan untuk tindakan mana-

mana Bahagian/Unit, sila rujukkan kepada Ketua Jabatan.

1.2.4 Ketua Bahagian/Unit serahkan surat kepada Pembantu Tadbir

Fail masing-masing untuk diambil tindakan seperti di para 1.1.2

dan 1.1.3 muka surat 2.

1.2.5 Serahkan fail kepada pegawai yang diminitkan di dalam surat

tersebut.

1.2.6 Jika surat itu hendak dijawab/dibalas, tindakan-tindakan yang

perlu diambil adalah sama seperti di para 1.1.6 (a-c) di muka

surat 2.

1.3 Surat Untuk Perhatian Pegawai

Semua surat-surat rasmi yang di hantar Untuk Perhatian Pegawai

tertentu hendaklah diserahkan kepada Pembantu Tadbir Fail berkenaan

untuk dibuka dan dicop tarikh terima serta diedarkan kepada pegawai

berkenaan. Jika pegawai berkenaan tidak ada di Pejabat, surat itu

hendaklah diserahkan kepada Ketuanya ataupun kepada salah seorang

daripada rakan sejawatnya yang berkaitan untuk dimabil tindakan.

1.4 Secara ringkas tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam urusan

penerimaan dan pendaftaran surat adalah seperti dicatatkan dalam

rajah berikut:

CARTA ALIRAN PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

Terima surat

Terperingkat/U.P. Ketua Agensi

, Hantar kepada kerani .......

^

Umum Hantar kepada

Hantar Kepada

Persuratan Bahagian berkenaan 1 -------

Persuratan ----- Bahagian Pentc

MemDantu Knas Ketua Agensi/

kerani

idbiran

Timbalannya

Buka surat, cop Buka surat, cop tarikh Tarikh terima dan terima dan tanda-

Buka surat. Cop tarikh

> terima dan tanda-tangan ringkas Daftar surat

Penting dalam Buku Daftar

Tandatangan rinkas Pasti Bahagian yang <^ Bertanggunjawab ^^ Daftar surat (Jika

Perlu) dalam 1

Ya r Hantar

kepada

Buku Daftar ^ ^

Masukkan surat dalam fail khas r dan serahkan

Bahagian Rfirkfinaan ^ kepada Ketua

Anpnsi/timhalan-

Tidak Rara Han minit

Kepada Pegawai ._, ,_. TinHaU-an

nya

Baca dan minit ._ L-£ir\orlr» Dc^noiA/oi

> ,

Hantar kepada D<"ici«ii«/ii \^r\r\sf\ Melalui Kerani

Tindakan

Pegawaii ., berkenaan <^ ada di ^> Pejabat?

LJ Hantar kepada i idiiidi i\e|JdUd Pegawai

^ ^

Bahagian r

laan

w \ r

Ambil tindakan

pcycivvdi berkenaan

Untuk Perhatian Pegawai

1.5 Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sertamerta

1.5.1 Tindakan segera hendaklah diambil untuk memasukkan surat-

surat diterima ke dalam fail-fail yang berkenaan sebelum surat

diedarkan.

1.5.2 Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta dan fail

tidak dapat dikesan dengan segera, sampul kecil boleh dibuka

sebagai langkah sementara tetapi diberikan nombor rujukan fail

yang sama. Setelah diambil tindakan dan fail asal dijumpai,

sampul kecil dan isi kandungan fail sementara hendaklah

dimasukkan ke dalam fail asal.

1.5.3 Surat juga boleh diambil tindakan tanpa fail jika ianya

memerlukan tindakan yang tersangat segera. Tetapi hendaklah

dipastikan supaya nombor rujukan yang diberikan adalah nombor

rujukan yang betul. Ini boleh dilakukan dengan merujuk kepada

doket yang disediakan bagi fail ini.

1.5.4 Bagi perkara-perkara yang mustahak dan memerlukan tindakan

serta-merta, Pegawai yang berkenaan bolehlah memberi

pandangan ataupun menyampaikan keputusan melalui telefon

tersebut dahulu, kemudian baru disusuli dengan surat kami.

2. PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL

Berikut ialah perosedur-prosedur yang terlibat semasa mengkela, mendaftar, merujuk, mengendalikan dan menyimpan fail.

2.1 Pengkelasan Fail

Fail-fail Agensi-agensi kerajaan boleh dibuka seperti berikut:

Perkara Kod Pecahan Kod Pecahan Kecil Kod

Utama

Aduan

Perkara Perkara

Aduan 2/1 Aduan Awam Awam mengenai

Sikap Kakitangan kerajaan

2/1/1

Rujukan Fail:

JPM BK 01 / 2 / 1 /

Aduan Awam mengenai sikap kakitangan kerajaan

Jika tidak terdapat Pecahan Perkara, Bahagian ini tidak perlu

diberikan kod rujukan. Hanya dalam keadaan benar-benar

perlu barulah digunakan. MENENTUKAN SUBJEK YANG

BENAR-BENAR TEPAT DAN DAPAT MEMBAYANGKAN

MAKSUD KANDUNGAN FAIL AKAN MENGELAKKAN DARI

PECAHAN KECIL PERKARA DIGUNAKAN.

2.3.7 Letakkan kod Rujukan Ketujuh iaitu KOD SIRI KES selepas kod

Pecahan Kecil Perkara. Asingkan kod Pecahan Kecil Perkara

dan kod Siri Kes dengan menggunakan sempang (-). Kod siri

kes digunakan bagi fail yang dibuka untuk perkara yang sama

tetapi mempunyai perbezaan dari segi nama, tempat, tahun dan

sebagainya. Urusan ini diasingkan kerana ianya merupakan kes-

kes yang berlainan walaupun bagi perkara yang sama. Kod Siri

13

Kes adalah amat sesuai digunakan untuk fail kakitangan dan fail-

fail individu. Kod Siri Kes ini bermula samada selepas kod

Perkara Utama, selepas Pecahan Perkara atau selepas Pecahan

Kecil Perkara.

2.4 Cara Member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan

Bagi fail kakitangan, cara pemberian nombor rujukan adalah seperti

berikut-

JPM

1 Nam

r a K od

! Perk;

r ara Utama

Ringkas Jabatan Perdana

bagi Organisasi JPM

Kakitangan (Diambil dari Kod Perkara

Menteri Utama di Lampiran B)

1

Fail Pertama Bagi Kakitangan Pertama di Bahagian atau Organisasi yang berkenaan.

Nombor Rujukan adalah JPM 01/431-1. Nombor rujukan bagi fail kakitangan

adalah menggunakan Kod Siri Kes yang diletakkan selepas kod Perkara

Utama iaitu kod bagi perkataan 'kakitangan'. Kod siri kes ini adalah berturutan

daripada 1 hingga ke satu angka yang melambangkan jumlah kakitangan yang

ada dalam organisasi tersebut. Selain menggunakan kod-kod siri kes seperti di

atas nombor Kad Pengenalan (4 angka di hujung sahaja seperti yang

diamalkan oleh klinik/hospital Kerajaan) juga boleh digunakan.

KS BP 09 / 431 4489

Nama Nama Ringkas Ringkas Kementerian Bahagian Kesihatan Perjawatan

ir Kod

i

P r erkara

Organisasi Utama KK Kakitangan

Nombor Kad Pengenalan (4 nombor akhir) bagi kakitangan

14

01 431

2.5 Bertukar Ke Nombor Rujukan Baru

2.5.1 Contoh Pertama

Nombor Rujukan Lama

JPM / BP / 033 0001

^ Jab

r atan

^ Baf

r i lagian Pent*

r ^ adbiran Bil. P€

r jrtama

Perdana Pentadbiran bagi fail Menteri Pentadbiran

TajukFail: ACCOUNTANT

Nombor Rujukan Baru

JPM BP 01 378 /

Jabatan Bahagian Kod Perjawatan Akauntan Perdana Pentad- Organisasi (Perkara (Pecahan Menteri biran JPM Utama) Perkara)

Tajuk Fail: URUSAN PERJAWATAN BAGI AKAUNTAN

Tajuk dan nombor fail lama disusun semula dengan mementingkan

penggunaan PERKARA UTAMA. Perkara yang diuruskan oleh fail ini

ialah jawatan Akauntan. Oleh itu Perkara Utama yang sepatutnya

digunakan ialah PERJAWATAN. Urusan AKAUNTAN akan menjadi

Pecahan Perkara kepada Perkara Utama Perjawatan. Jika ada jawatan

kedua misalnya jawatan Pegawai Tadbir dan iplomatik (PTD), urusan ini

akan menjadi Pecahan Perkara yang kedua kepada Perkara Utama

Perjawatan. Kod rujukan yang akan diberikan adalah seperti berikut:

15

JPM BP 01 378 /

Jabatan Bahagian Kod Perjawatan PTD Perdana Pentad- Organisasi Menteri biran JPM

Tajuk Fail: URUSAN PERJAWATAN BAGI PTD

Pecahan Perkara yang ketiga dan seterusnya akan diberikan nombor

turutan yang berikutan. Nombor ini diberikan secara turutan mengikut

fail yang dibuka bagi perkara tersebut dan sterusnya didaftarkan untuk

memudahkan rujukan.

2.5.2 Contoh Kedua

Nombor Rujukan Lama

JPM / BK / 0777 0017

Jabatan Perdana Menteri

Bahagian Akaun Kewangan Kewangan

Fail yang ke 17 bagi tajuk Akaun & Kewangan

Tajuk Fail: Akaun-Correspondence with BBMB

Nombor Rujukan Baru

JPM BK 0 1 / 7 / 1

Jabatan Bahagian Kod Perdana Kewangan Organisasi Menteri JPM

Akaun BBMB

16

pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail

Dalam hal ini PERKARA UTAMA yang diuruskan ialah urusan Akaun.

BBMB akan menjadi PECAHAN PERKARA kepada perkara utama

urusan Akaun. Jika JPM berurusan dengan Kementerian Pelajaran

mengenai Pelajar Luar Negeri yang menuntut di Malaysia dan ianya

merupakan Pechan Perkara Kedua, nombor rujukannya adalah seperti

berikut:

JPM BP 12 658 /

Jab

r atan

^ Baha

r gian

Koc

r ^ 1 Pe

r i 3lajar Pel

r ajar

Perdana Pentadbir Organisasi Luar Menteri Kementerian Negeri Pelajaran

Tajuk Fail: URUSAN PELAJAR LUAR NEGERI DENGAN KEMENTERIAN PELAJARAN

2.5.3 Contoh Ketiga

Nombor Rujukan Lama

JPM 01 18

Jabatan Perdana Menteri

Pentadbiran Am.

Iklan Jawatan

17

Tajuk Fail: Iklan Jawatan

Nombor Rujukan Baru

JPM BP 01 339 /

Jabatan Bahagian Kod Iklan Perdana Pentadbiran Organisasi Menteri JPM

Iklan Jawatan

Tajuk Fail: IKLAN JAWATAN

2.5.4 Contoh Keempat

Nombor Rujukan Lama

JPM / 2 1100

Jabatan Perdana Pentadbiran Menteri

Gaji Upahan

Tajuk Fail: Belanjawan

Nombor Rujukan Baru

JPM BK 01 81

Jabatan Bahagian Kod Belanjawan Perdana Kewangan Organisasi Menteri JPM

Gaji Elaun dan Iain-lain habuan wang

Tajuk Fail: BELANJAWAN

18

3. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

3.1 Tindakan Untuk Membuka Fail Baru

3.1.1 Apabila menerima surat/alporan/permohonan atau Iain-lain

dokumen, perhatikan sama ada surat-surat dan Iain-lain dokumen

ini ada mempunyai nombor ujukan fail atau tidak. Jika ada

kandungkan surat mengikut prosedur yang dinyatakan di para

3.1.3

3.1.2 Jika tidak ada, semak doket faharasat bilangan untuk

memastikan sama ada fail-fail mengenai perkara yang sama telah

didaftarkan. Jika ada kandungkan surat. Jika belum ada, buka

fail dan didaftarkan dengan memberikan nombor rujukan seperti

yang dinyatakan sebelum ini (para 2.3)

3.1.3 Kandungkan surat dalam fail dengan cara:

a) Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan

atas surat. Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan.

Bagi surat diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan

warna merah dan bagi surat yang dihantar keluar nombor

dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam.

b) Catatkan tarikh penerimaan, nama agensi pengirimnya dan

tarikh surat dikandungkan ke atas kertas minit dengan

menggunakan 'rubber stamp' (warna merah).

Surat bth....................... drp ...............dikdg. pada ................

19

c) Bagi surat-surat yang dihantar keluar catatkan bilangan

kandungan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima

dan tarikh surat dihantar ke atas kertas minit dengan

menggunakan 'rubber stamp'yang berwarna hitam/biru.

Surat bth.......................dihantar kpd ................pada...........

3.2 Tindakan Untuk Mendaftar Fail Baru

3.2.1 Untuk jabatan/unit yang menggunakan aplikasi fail berkomputer

hendaklah merekod pendaftaran fail baru di dalam module

dimaksudkan dengan memasukkan maklumat seperti tertera di

paparan skrin komputer seperti di Lampiran A. Bagi tujuan

penyelenggaraan kerja-kerja pemansuhan, edit, inquiri data dan

senarai daftar hendaklah dilaksanakan mengikut keperluan

semasa.

3.2.2 Sediakan dua pasang kertas doket untuk disimpan di dalam doket

faharasat. Sepasang untuk fail bertaraf terbuka dan sepasang

untuk fail-fail keselamatan. Sepasang doket faharasat

mengandungi dua kertas doket berikut:-

a) Doket Faharasat Bilangan (borang Am 89)

b) Doket Faharasat Abjad (borang Am 89A)

3.2.3 Taip butiran maklumat seperti di bawah ke atas doket dan susun

di dalam binder (satu doket boleh memuatkan 400 helai kertas

doket):

a) Nombor Rujukan Fail

b) Tajuk Fail

20

3.2.4 Doket Faharasat Bilangan (Numeric Index)

Sediakan kertas doket faharasat bilangan sebanyak satu salinan

dan susun di dalam binder faharasat bilangan (Numerical Index)

mengikut tertib susunan nombor. Doket faharasat bilangan ini

digunakan untuk mengetahui pergerakan fail.

3.2.5 Doket Faharasat Abjad (Alphabetical)

Kertas doket ini merupakan salinan daripada kertas doket

faharasat bilangan. lanya akan disusunkan di dalam binder

mengikut abjad perkataan-perkataan yang dipilih. Untuk satu fail

pilih 1/2/3 perkataan mengikut keperluan untuk dimasukkan ke

dalam faharasat ini.

a) Satu untuk perkataan utama yang merupakan perkara yang

diuruskan oleh fail tersebut; Perkataan yang dipilih itu akan

digariskan di bawahnya.

Contohnya:

Pengisian Jawatan Kerani.

Ini bererti doket faharasat abjad bagi perkataan Jawatan ini

akan disusun di dalam binder di bawah abjad 'J'.

b) Dua lagi perkataan yang dipilih adalah perkataan-perkataan

penting. Ini bermakna dua/tiga helai kertas doket faharasat

perlu disediakan bagi kedua-dua/ketiga-tiga perkataan

tersebut dan disusun mengikut susunan abjad. Walau

bagaimanapun pemilihan tiga perkataan untuk faharasat

abjad ini bergantung kepada keperluan. la hanya

dilakukan apabila dirasakan pelu dan dapat membantu

21

didalam usaha pengesanan fail. Jika dirasakan tidak perlu,

satu atau dua perkataan adalah memadai. Ini bermakna

hanya satu atau dua kertas doket perlu disediakan.

3.2.6 Contoh Kedua-dua doket faharasat bilangan dan doket faharasat

abjad adalah seperti di Lampiran C.

3.2.7 Kertas Doket untuk Fail Kakitangan

Hanya satu kertas doket faharasat abjad perlu disediakan

untuk fail-fail persendirian kakitangan. Susunan kandungan

doket ini adalah berasaskan kepada huruf-huruf nama sebenar

(Alphabetical Index) seseorang kakitangan. Penyusunan tidaklah

dibuat di atas gelaran, jawatan atau pangkat yang dipegang.

3.2.8 Secara ringkas, cara pendaftaran dan pembukaan fail adalah

ditunjukkan di dalam Lampiran D.

3.3 Membuka Fail Sambungan

3.3.1 Apabila satu fail mengandungi 100 kandungan (atau pun kurang

tetapi fail itu dianggap terlalu tebal) fail itu hendaklah ditutup dan

kulit 2 atau kulit 3 atau seterusnya dibuka.

3.3.2 Apabila fail yang asal ditutup, kulit fail itu hendaklah dengan

terang dicatat seperti berikut:-

'DITUTUP - KULIT 2 DIBUKA'

3.3.3 Di atas kulit baru, hendaklah dicatatkan nombor rujukan yang

sama disertai dengan catatan 'kulit 2' (kit. 2). Bilangan

kandungan dalam kulit baru akan dimulakan dengan nombor I1I.

22

3.3.4 Fail lama akan disimpan bersama dengan fail baru jika fail

tersebut masih diperlukan untuk tindakan. Jika fail itu tidak

diperlukan lagi ianya perlu diasingkan dan disimpan dalam bilik

fail.

3.4 Membuka Fail Sementara

3.4.1 Fail-fail sementara hanya perlu dibuka apabila surat-surat atau

dokumen memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang

berkenaan telah hilang (tidak dapat dikesan).

3.4.2 Fail sementara juga boleh dibuka dalam keadaan di mana lebih

daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail

yang sama.

3.4.3 Kulit fail yang digunakan bagi fail sementara ialah sampul kecil

(AM 435A-Pin 1/82). Nombor rujukan dan tajuk fail bagi fail

sementara ini mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal.

3.4.4 Isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah

dimasukkan ke dalam fail asal apabila fail yang hilang telah dapat

dikesan atau tindakan-tindakan serentak telah selesai dilakukan.

3.4.5 Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu

sedangkan surat-surat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang

berkenaan masih diterima, maka fail baru hendaklah dibuka bagi

menggantikan fail sementara tersebut.

23

4. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL

4.1 Penyimpanan Fail

Cara bagi menyimpan fail ialah:-

4.1.1 Fail-fail bertaraf keselamatan hendaklah disimpan dalam bilik

simpanan khas atau dalam kabinet besi. Tempat menyimpan fail

bertaraf keselamatan perlulah diawasi setiap masa dan

pengeluaran fail-fail dari tempat tersebut hanya boleh dilakukan

oleh Pegawai yang dilantik atau Pembantu Tadbir yang

dikhaskan untuk mengendalikan fail yang berkenaan. Susunan

fail adalah berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam

doket faharasat bilangan (numerical index).

4.1.2 Bagi fail-fail terbuka bolehlah disimpan dalam bilik fail yang

mempunyai petak-petak (pigeon hole). Susunan fail adalah

berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam doket

faharasat bilangan.

4.1.3 Nombor-nombor faharasat bilangan yang penghabisan bagi satu-

satu kumpulan fail hendaklah diletakkan/ditampalkan pada

petak-petak rak fail atau kabinet-kabinet yang berkenaan.

Apabila sesuatu fail hendak dicari, nombor-nombor faharasat

bilangan ini hendaklah dirujuk untuk menentukan rak atau kabinet

mana fail yang berkenaan disimpan.

4.2 Pergerakan Fail

Cara bagi mengendalikan urusan pergerakan/pengedaran fail adalah

seperti berikut:-

24

4.2.1 Catat semua pergerakan fail yang diedarkan daripada Pembantu

Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang

menggunakannya. Catalan perlulah dibuat di sebelah belakang

kertas doket faharasat bilangan (Lihat contoh di Lampiran C) dan

di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-perkara yang

perlu dicatat ialah:

a) Nama pemohon/penerima fail.

b) Tarikh fail diedarkan

4.2.2 Jika fail perlu diedarkan dari seorang pegawai kepada pegawai

yang lain tanpa melalui Pembantu Tadbir Fail pegawai yang

berkenaan adalah bertanggungjawab untuk mengisikan maklumat

ke dalam borang seperti yang ditunjukkan dalam Lampiran E dan

mengembalikan borang tersebut kepada Pembantu Tadbir Fail.

Jika ini tidak dapat dilakukan ia boleh memaklumkan hal tersebut

kepada Pembantu Tadbir Fail malalui telefon.

4.3 Simpan Dalam Perhatian (SDP)

4.3.1 Tiap-tiap pegawai yang menerima surat yang mana tindakannya

perlu diambil pada sesuatu masa yang ditetapkan, ia perlulah

meminta Pembantu Tadbir Fail untuk mengandungkan surat

berkenaan ke dalam dail berkaitan dan SDP fail berkenaan

sehingga masa yang ditetapkan.

4.3.2 Pembantu Tadbir Fail perlu menyimpan daftar tarikh fail-fail yang

diperlukan dan memerlukan daftar tersebut tiap tiap hari. Fail dan

surat yang diperlukan oleh pegawai hendaklah diserahkan

25

kepadanya pada hari dan tarikh yang telah ditetapkan. Daftar

fail-fail SDP boleh dibuat di dalam Buku Marian Rasmi Pembantu

Tadbir Fail dengan cara mencatat nombor-nombor rujukan fail

pada tarikh yang dicadang untuk diambil tindakan. Pegawai-

pegawai sendiri boleh mencatatkan dalam Buku Marian Rasmi

masing-masing nombor rujukan yang berkenaan pada tarikh yang

ditetapkan untuk diambil tindakan. Ini berguna sebagai 'cross

check' kepada Pembantu Tadbir Fail.

5. BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU

5.1 Langkah Yang Perlu Diambil

Berikut adalah beberapa panduan yang boleh diikuti untuk

beralih/bertukar daripada system lama kepada sistam baru ini.

5.1.1 Tentukan tarikh untuk mula melaksanakan system baru.

5.1.2 Sediakan senarai kod-kod Perkara Utama/Pecahan

Perkara/Pecahan Kecil Perkara yang diuruskan oleh Agensi

berkenaan.

5.1.3 Pilih dan tentukan jumlah fail-fail yang aktif yang perlu ditukar

kepada nombor rujukan baru.

5.1.4 Sediakan nombor rujukan baru dan kertas dket. Nombor rujukan

lama boleh dibuat 'cross reference' dengan nombor baru dan

sebaliknya jika perlu.

5.2 Cara Pertukaran

Peralihan/pertukaran boleh dibuat seperti berikut:-

26

5.2.1 Mana-mana fail yang dikeluarkan untuk tindakan selepas tarikh

pelaksanaan system baru, mesti ditukarkan kepada nombor

rujukan baru dengan cara menutup fail lama tersebut dan

membuka fail baru sebagaimana yang dinyatakan dalam prosidur

membuka fail sambungan dan mendaftarkan fail tersebut dengan

menggunakan sistem dan nombor rujukan baru. Semua surat-

surat yang diterima selepas itu hendaklah dimasukkan ke dalam

fail baru.

5.2.2 Peralihan/pertukaran boleh dibuat secara 'overtime' atau apabila

Pembantu Tadbir bertanggjawab mempunyai masa lapang

dengan menentukan 'target' jumlah fail yang mesti ditukarkan

dalam masa seminggu/sebulan.

5.2.3 Jika tindakan ini perlu dibuat dengan segera bagi semua fail yang

ada, program hendaklah dibuat bagi membolehkan semua fail

ditukar dalam satu jangka masa yang ditentukan di mana semua

tenaga Pembantu Tadbir-Pembantu Tadbir Rekod yang terlibat

ditumpukan untuk tujuan ini.

5.2.4 Jika sesuatu Agensi itu terlalu sebuk dan/atau kekurangan

kakitangan untuk menukar fail yang sedia ada ke system baru;

penukaran ke system baru boleh dibuat secara beransur-ansur

iaitu dengan hanya membuka fail baru bagi surat-surat yang baru

diterima sahaja.

5.2.5 Fail-fail lama yang tidak aktif lagi hendaklah diasingkan dan

dihantar ke Arkib Negara atau dimusnahkan (jika tidak diperlukan

lagi) setelah mendapat persetujuan dari Ketua Pengarah Arkib

Negara.

c:mw(Panduan system fail agensi kerajaan)

27

LAMPIRAN A

LAMPIRAN A

SENARAI KOD ORGANISASI

KEMENTERIAN PERSEKUTUAN NO. KOD

Jabatan Perdana Menteri 01

Kementerian Buruh 02 Kementerian Dalam Negeri 03 Kementerian Kebajikan Am 04 Kementerian Kebudayaan Bella dan Sukan 05 Kementerian Kehakiman 06 Kementerian Kemajuan Tanah dan Kemajuan Wilayah 07 Kementerian Kerja Raya 08 Kementerian Kesihatan 09 Kementerian Kewangan 10 Kementerian Luar Negeri 11 Kementerian Pelajaran 12 Kementerian Pembangunan Negara dan Luar Bandar 13 Kementerian Penerangan 14 Kementerian Pengangkutan 15 Kementerian Perdagangan dan Perindustrian 16 Kementerian Pertahanan 17 Kementerian Pertanian 18 Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan 19 Kementerian Perusahaan Awam 20 Kementerian Perusahaan Utama 21 Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar 22 Kementerian Tenaga, Telekom dan Pos 23 Kementerian Wilayah Persekutuan 24

KEMENTERIAN NEGERI

1) NEGERI SABAH

Jabatan Ketua Menteri Sabah H41

Kementerian Kebajikan Masyarakat dan Perpaduan Negara H42 Kementerian Kebudayaan Belia dan Sukan H43 Kementerian Kerajaan Tempatan H44 Kementerian Kewangan H45 Kementerian Pembangunan Perindustrian dan Luar Bandar H46 Kementerian Perhubungan dan Kerjaraya H47 Kementerian Pertanian dan Perikanan H48 Kementerian Tenaga Rakyat dan Pembagunan Alam Sekitar H49

KOD

2) NEGERISABRAWAK

Jabatan Ketua Menteri Sarawak W41

Kementerian Kebajikan Masyarakat/Am W42 Kementerian Kebudayaan Bella dan Sukan W43 Kementerian Kerajaan Tempatan W44 Kementerian Kewangan W45 Kementerian Perhutanan W46 Kementerian Perhubungan dan Kerjaraya W47 Kementerian Pertanian dan Pembangunan Masyarakat W48 Kementerian Perumahan W49 Kementerian Tanah dan Hasil Bumi W50

JABATAN PERSEKUTUAN

Akauntan Negara (Jabatan) 81 Alam Sekitar (Jabatan) 82 Arkib Negara (Jabatan 83 Badan Pencegah Rasuah 84 Biro Bantuan Guaman (Bahagian) 85 Biro Nakotik (Pusat) 86 Biro Pengaduan Awam (Bahagian) 87 Biro Tatanegara 88 Biro Terjemah Persekutuan (Bahagian) 89 Buruh (Jabatan) 90 Filem Negara (Jabatan) 91 Gabnor (Pejabat) 92 Galian (Jabatan) 93 Hal Ehwal Islam - Pusat Islam (Bahagian) 94 Hal Ehwal Orang Asli (Jabatan) 95 Hasil Dalam Negeri (Jabatan) 96 Hospital Bahagian 97 Hospital Besar 98 Hospital Permai 99 Ikatan Relawan Rakyat (Jabatan) 100 Imigresen Malaysia (Jabatan) 101 Institut Kesihatan Umum 102 Institut Latihan Pegawai Perkhidmatan Pelajaran Malaysia 103 Institut Latihan Perusahaan 104 Institut Latihan & Pusat Kurantin Tumbuh-Tumbuhan ASEAN 105 Institut Penyelidikan Perubatan (IMR) 106 Institut Penyiaran Tun Abdul Razak (IPTAR) 107 Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) 108 Istana Negara 109

KOD

Istiadat (Bahagian) 110 Kabinet (Bahagian) 111 Kajibumi (Jabatan) 112 Kajicuaca Malaysia (Perkhidmatan) 113 Kajiteknik Makanan (Bahagian) 114 Kastam dan Eksais DiRaja Malaysia (Jabatan) 115 Kehakiman (Jabatan) 116 Kebajikan Masyarakat (Jabatan) 117 Kenamgkrapan (Jabatan) 118 Kemajuan Kerjasama (Jabatan) 119 Kemajuan Masyarakat - KEMAS (Jabatan) 120 Kemajuan Perkampungan (Bahagian) 121 Kerajaan Tempatan 122 Kerjaraya (Jabatan) 123 Kesatuan Sekerja (Pejabat) 124 Keselamatan Kerajaan Malaysia (Pejabat) 125 Keselamatan Sosial Pekerja-pekerja (Jabatan) 126 Kilang dan jentera (Jabatan) 127 Kimia (Jabatan) 128 Latihan Belia Dusun Tua (Pusat) 129 Latihan Belia Begara, PERTAK (Pusat) 130 Latihan Pembangunan Masyarakat (Pusat) 131 Laut (Jabatan) 132 Lesen dan Perdagangan (Jabatan) 133 Mahkamah 134 Mahkamah Perusahaan 135 Mahkamah Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja-Pekerja 136 Majlis Dagangan Komoditi 137 Majlis Kebangsaan Hal Ehwal Agama Islam 138 Majlis Keselamatan Negara 139 Majlis Penempatan Gaji 140 Majlis Raja-raja (Pejabat) 141 Makmal Ubat dan Setor 142 Maktab Turus Angkatan Tentera 143 Maktab-Maktab Perguruan 144 Mengawal Kusta Negara (Pusat) 145 Muzium (Jabatan) 146 Odit Negara (Jabatan) 147 Parlimen (Jabatan) 148 Parit dan Taliair (Jabatan) 149 Pasukan Petugas Anti Dadah (Bahagian) 150 Pencen (Jabatan) 151 Peguam Negara (Jabatan) 152 Pelajaran (Jabatan) 153 Pembangunan Koperasi 154

KOD

Pemegang Amanah Raya Pentadbiran Pesaka (Jabatan) 155 Pemegang Harta 156 Pemegang Harta dan Pegawai Penerimaan (Pejabat) 157 Pemeriksa Kapal-kapal (Pejabat) 158 Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

- MAMPU (Unit) 159 Penapisan Filem Negara (Lembaga) 160 Pendaftaran Cap Dagangan dan Jaminhak (Jabatan) 161 Pendaftaran Kesatuan Pekerja (Pejabat) 162 Pendaftaran Negara (Jabatan) 163 Pendaftaran Perniagaan (Pejabat) 164 Pendaftaran Pertubuhan Malaysia (Pejabat) 165 Pendaftaran Syarikat (Pejabat) 166 Penerangan Malaysia (Jabatan) 167 Penerbangan Awam (Jabatan) 168 Pengajian Pembangunan Malaysia (Pusat) 169 Pengangkutan Jalan (Jabatan) 170 Pengarah Perkhidmatan Perubatan dan Kesihatan (Pejabat) 171 Penguatkuasa Akta Penanam Padi (Pejabat) 172 Pengurusan Bangunan Kerajaan (Bahagian) 173 Pengurusan Kontrak dan Bekalan (Bahagian) 174 Penilaian (Bahagian) 175 Penjara (Jabatan) 176 Penyelarasan dan Pelaksaan - ICU (Unit) 177 Penyelarasan Khidmat Kontraktor-kontraktor Bumiputra

- PUSAKABUMI (Pusat) 178 Penyelidikan Sosio-Ekonomi (Unit) 179 Penyiaran Malaysia (Jabatan) 180 Penyiasatan Kajibumi (Jabatan) 181 Penyimpanan Mohor Besar Raja-Raja Melayu (Pejabat) 182 Peperangan Saraf (Bahagian) 183 Perangcangan Am dan Perancang Sosio Ekonomi (Bahagian) 184 Perancang Bandar dan Desa (Jabatan) 185 Perancang Ekonomi - EPU (Unit) 186 Perangkaan (Jabatan) 187 Percetakan Kerajaan/Negara (Jabatan) 188 Perdanan Menteri (Jabatan) 189 Perhubungan Perusahaan (Jabatan) 190 Perhubungan (Pejabat) - Sabah/Sarawak 191 Perhutanan (Jabatan) 192 Perikanan (Jabatan) 193 Perkembangan Kurikulum (Pusat) 194 Perkhidmat Awam Malaysia - JPA (Jabatan) 195 Perkhidmatan Bomba (Jabatan) 196 Perkhidmatan Haiwan (Jabatan) 197

KOD

Perkhidmatan Pertolongan (Pusat) 198 Perkhidmatan Perubatan dan Kesihatan (Pejabat) 199 Perjawatan Persekutuan (Pejabat) - Sabah/Sarawak 200 Perkhidmatan Pos (Jabatan) 201 Perlindungan Hidupan Liar dan Taman Negara

- PERHILITAN (Jabatan) 202 Perpaduan Negara (Jabatan) 203 Peperiksaan (Lembaga) 204 Perpustakaan Negara 205 Pertahanan Awam (Jabatan) 206 Pertanian (Jabatan) 207 Pertubuhan Keselamatan Sosial (Pejabat) 208 Perumahan Negara (Jabatan) 209 Pesuruhjaya Khas Cukai Pendapatan (Pejabat) 210 Pinjaman Perumahan (Bahagian) 211 Polis Di Raja (Jabatan) 212 Rancangan Membasmi Malaria (Bahagian) 213 Sekolah Latihan Pergigian Pulau Pinang 214 Setiausaha Persekutuan Sarawak (Pejabat) 215 Suruhanjaya Pasukan Polis Di Raja 216 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam 217 Suruhanjaya Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan 218 Suruhanjaya Perkhidmatan Keretapi 219 Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran 220 Suruhanjaya Pilihanraya 221 Tabung Angkatan Tenteta (Lembaga) 222 Telekom (Jabatan) 223 Tanah dan Galian Persekutuan (Jabatan) 224 Tanah dan Galian Wilayah Persekutuan (Jabatan) 225 Tenaga Nuklear (Unit) 226 Tenaga Rakyat (Jabatan) 227 Tibi Negara (Pusat) 228 Timbalan Perdana Menteri (Pejabat) 229 Timbangrata Serantau (Pusat) 230 Ukur dan Pemetaan Negara (Jabatan) 231 Urusetia Rukun Tetangga 232

JABATAN NEGERI

Dewan Undangan Negeri 331 Institut Tadbiran dan Penyelidikan Sabah (SINAR) 332 Jabatan Arkib Negeri 333 Jabatan Bekalan Air 334 Jabatan Hal Ehwal Agama Islam 335

KOD

Jabatan Keretapi Negeri (Sabah) 336 Jabatan Muzium Negeri 337 Jabatan Peguam Negeri 338 Jabatan Pelabuhan dan Dermaga 339 Jabatan Pembangunan Perindustrian 340 Jabatan Perancang Bandar dan Wilayah 341 Jabatan Perkhidmatan Kebajikan Am Negeri 342 Jabatan Tanah dan Ukur/Jabatan Tanah dan Galian 343 Jabatan Undang-Undang Negeri 344 Pejabat DYMM Sultan/Yang DiPertuan Besar

Yang DiPertua Negeri (Istana) 345 Pejabat Daerah/Jajahan/Pentadbiran Bahagian 346 Pejabat Kadhi Besar 347 Pejabat Kemajuan Negeri 348 Pejabat Kewangan Negeri 349 Pejabat Menteri Besar/Ketua Menteri 350 Pejabat Mufti 351 Pejabat Penasihat Undang-undang 352 Pejabat Penyelia Agama 353 Pejabat Perbendaharaan Negeri 354 Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri 355 Pejabat Setiausaha Jawatankuasa-jawatankuasa Negeri 356 Pejabat Tanah 357 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri 358 Unit Perancang (Ekonomi) Negeri 359

KOD NEGERI

PERAK A SELANGOR B PAHANG C KELANTAN D JOHOR J KEDAH K MELAKA M NEGERI SEMBILAN N PULAU PINANG P PERLIS R TRENGGANU T WILAYAH PERSEKUTUAN F SABAH H SARAWAK W

KOD

BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN

Bank Kerjasama Rakyat Malaysia 381

Bank Negara Malaysia 382 Bank Pertanian Malaysia 383 Bank Pembangunan Malaysia 384 Bank Simpanan Nasional 385 Berita Nasional Malaysia (BERNAMA) 386 Dewan Bahasa dan Pustaka 387 Dewan Bandaraya Kuala Lumpur 388 Hospital Universiti 389 Institut Kajian Strategik Antarabangsa (ISIS) 390 Institut Penyelidikan Getah Malaysia 391 Institut Penyelidikan dan Kemajuan Pertanian - MARDI 392 Institut Penyelidikan Minyak Kelapa Sawit (PORIM) 393 Institut Penyelidikan Perhutanan 394 Institut Teknologi MARA - ITM 395 Institut Piawaian & Penyelidikan Perindustrian Malaysia (SIRIM) 396 Institut Penyelidikan Galian Malaysia 397 Keretapi Tanah Melayu (KTM) 398 Kolej Tunku Abdul Rahman 399 Kompleks Kewangan 400 Kumpulan FIMA 401 Kumpulan Wang Simpanan Guru-Guru 402 Lembaga Arkitek Malaysia 403 Lembaga Balai Seni Lukis Negara 404 Lembaga Cukai Api 405 Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia (MAJUIKAN) 406 Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA) 407 Lembaga Kemajuan Kelantan Selatan (KESEDAR) 408 Lembaga Kemajuan Pahang Tenggara (DARA) 409 Lembaga Kemajuan Pertanian Kemubu (KADA) 410 Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) 411 Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA) 412 Lembaga Kemajuan Tanah Persekutuan (FELDA) 413 Lembaga Kemajuan Ternakan Negara 414 Lembaga Kemajuan Trengganu Tengah (KETENGAH) 415 Lembaga Kemajuan Wilayah Jengka (LKWJ) 416 Lembaga Kemajuan Wilayah Kedah (KEDA) 417 Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang (PERDA) 418 Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (EPF/KWSP) 419 Lembaga Kumpulan Wang Buruh India Selatan 420 Lembaga Kumpulan Wang Perpindahan Malaysia 421 Lembaga Latihan Perindustrian dan Persijilan

Ketukangan Kebangsaan (LLPPKK) 422

KOD

Lembaga Lebuhraya Malaysia 423 Lembaga Letrik Negara (LLN) 424 Lembaga Loteri Kebajikan Masyarakat 425 Lembaga Padi dan Beras Negara (LPN) 426 Lembaga Pelabuhan (Johor/Kelang/Kuantan/Kuching/

Pulau Pinang/Bintulu) 427 Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) 428 Lembaga Pemulihan dan Penyatuan Tanah (FELCRA) 429 Lembaga Pendaftaran dan Perlesenan Minyak Kelapa

Sawit (PORLA) 430 Lembaga Pentadbir Rancangan-rancangan Kerajaan Tanam

Semula Getah 431 Lembaga Penduduk dan Pembangunan Keluarga Negara 432 Lembaga Penyelidikan dan Kemajuan Getah Malaysia 433 Lembaga Penyelidikan dan Kemajuan Perusahaan Timah 434 Lembaga Buruh Pelabuhan Pulau Pinang 435 Lembaga Peperiksaan 436 Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia 437 Lembaga Perlesenan Tenaga Atom 438 Lembaga Perumahan Malaysia - Malaysian Housing Trust 439 Lembaga Perusahaan Nenas Tanah Melayu 440 Lembaga Pertubuhan Peladang (LPP) 441 Lembaga Pasaran dan Pelesenan Getah Malaysia (MRELB) 442 Lembaga Pusat Guru-Guru 443 Lembaga Tabung Angkataan Tentera 444 Lembaga Tembakau Negara 445 Lembaga Urusan dan Tabung Haji (LUTH) 446 Limbongan Kapal dan Kejuruteraan Malaysia 447 Majlis Amanah Rakyat (MARA) 448 Majlis Penyelidikan dan Kemajuan Sains Negara 449 Majlis Peperiksaan Malaysia 450 Majlis Sukan Negara 451 Maktab Kerjasama Malaysia 452 Perbadanan Kemajuan Filem Nasional (FINAS) 453 Perbadanan Kemajuan Getah Malaysia Berhad (MARDEC) 454 Perbadanan Kemajuan Kraftangan Malaysia 455 Perbadanan Kemajuan Pelancongan (TDC) 456 Perbadanan Nasional (PERNAS) 457 Perbadanan Pembangunan Bandar (UDA) 458 Perbadanan Perkapalan Antarabangsa Malaysia (MISC) 459 Perbadanan Perusahaan Berat Malaysia (HICOM) 460 Petroleum Nasional Berhad (PETRONAS) 461 Pihak Berkuasa Kemajuan Pekebun Kecil Perusahaan Getah (RISDA) 462 Pusat Daya Pengeluaran Negara (PDPN) 463 Pusat Kumpulan Wang Perurshaan Perkapalan 464

KOD

Pusat Penyelidikan Getah Malaysia (PRIM) 465 Pusat Penyelidikan Atom Tun Ismail (PUSPATI) 466 Sistem Penerbangan Malaysia (MAS) 467 Suruhanjaya Pelabuhan Pulau Pinang 468 Syarikat Kemajuan Perumahan Pegawai-pegawai Kerajaan 469 Universiti Kebangsaan Malaysia 470 Universiti Islam Antarabangsa 471 Universiti Malaya 472 Unversiti Pertanian Malaysia 473 Universiti Sains Malaysia 474 Universiti Teknologi Malaysia 475 Universiti Utara Malaysia 476

BADAN BERKANUN NEGERI

Lembaga Air/Pihak Berkuasa Air 581 Lembaga Letrik Sabah 582 Lembaga kemajuan Bintulu 583 Lembaga Kemajuan Perhutanan Negeri 584 Lembaga Kemajuan Penanam-penenam Padi 585 Lembaga Kemajuan Tanah Negeri 586 Lembaga Kesihatan Negeri 587 Lembaga Kolej 588 Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Guru-guru 589 Lembaga Maktab 590 Lembaga Padi Negeri 591 Lembaga Pelabuhan 592 Lembaga Pembangunan Perumahan dan Bandar 593 Lembaga Penyatuan dan Pemulihan Tanah 594 Lembaga/Perbadanan Muzium Negeri 595 Lembaga Simpanan dan Kemajuan Tanah 596 Lembaga Sukan dan Kebudayaan Negeri 597 Lembaga Zakat/Baitulmal 598 Kerajaan Tempatan (Majlis Perbandaran/Daerah) 599 Koperasi Pembangunan Desa 600 Kumpulan Pencen dan Anak Yatim 601 Mahkamah Syariah 602 Majlis Agama Islam dan Adat Istiadat Melayu 603 Perbadanan Kemajuan/Pembangunan Ekonomi Negeri 604 Perbadanan kemajuan/Pembangunan Pertanian 605 Perbadanan Kemajuan Ekonomi Islam 606 Perbadanan Pembekalan Letrik 607 Perbadanan Perpustakaan Awam 608 Perbadanan Perusahaan Kemajuan Kayu 609

KOD

Perbadanan Pinjaman 610 Perbadanan Stadium 611 Perbadanan Urusan Kejuruteraan dan Limbongan Brooke 612 Pusat Pengajian Nilam Puri 613 Suruhanjaya Perumahan dan Pembangunan 614 Taman Negara 615 Yayasan Islam 616 Yayasan Negeri 617 Yayasan Pelajaran 618

LAMPIRAN B

LAMPIRAN B

CONTOH SENARAI SUBJEK UTAMA

HURUFA

ACARA 1

ADUAN 2 AGENDA 3 AGENSI 4 AHLI JAWATANKUASA/COUNCIL 5 AHLI/ANGGOTA 6 AKAUN 7 AKHBAR/BERITA/MAJALAH/MAKALAH/PENERBITAN/SURAT KHABAR 8 UNDANG-UNDANG/ENAKMEN/AKTA 9 AKTIVITI 10 ALAMAT 11 ALATAN/ALAT TULIS/PEALATAN PEJABAT/PEKAKAS 12 ANGGARAN BELANJAWAN/PERUNTUKAN 13

***** TAMBAHAN *****

HURUF B

BADAN BERKANUN 72

BAHAN/KESATUAN/PERSATUAN/KELAB/GABUNGAN 73 BAHAN BERCETAK/BUKU/SURAT KERAJAAN 74 BAHASA 75 BANGLO/BANGUNAN/PERUMAHAN/KEDIAMAN 76 BANTUAN 77 BAUCER/JERNAL 78 BAYARAN 79 BEKALAN/BAHAN-BAHAN 80 BELANJAWAN 81 BENGKAL/WORKSHOP 82 BIASISWA/DERMASISWA/BANTUAN 83 BIL 84 BINTANG/KURNIAAN BINTANG 85 BIRO 86

BORANG 87


HURUF C

CADANGAN/PERAKUAN 128

CAGARAN 129

CARUMAN 130 CEDERA/KECEDERAAN/KEMALANGAN 131 CEK 132 CENDERAMATA 133 CERAMAH/KULIAH/SYARAHAN 134 CETAK/ALAT-ALAT PERCETAKAN 135 CUKAI 136

CUTI/CUTI BELAJAR 137


HURUF D

DADAH 170

DAFTAR 171 DAKWAH 172 DASAR 173 DATA 174 DENDA 175 DERMASISWA/BANTUAN 176 DEWAN 177 DIPLOMA 178

DOKUMENTASI 179


HURUF E

EJAAN BARU 220

EJEN 221 ELAUN/LAIN-LAIN HABUAN WANG 222

ETIKA PERKHIDMATAN AWAM 223


HURUF F

FAIL 254


HURUF G

GAJI 265 GANJARAN 266

GANTIRUGI 267


HURUF H

HADIAH 287

HAKMILIK 289 HAL EHWAL PENUNTUT 290 HAPUSKIRA 291 HARTA 292 HASIL 293 HUBUNGAN 294

HUTANG 295


HURUFI

IBU PEJABAT 336

IJAZAH 337 IKHTISAS 338 IKLAN 339 IKTIRAF 340 INSTITUT PELAJARAN TINGGI 341 INSURANS 342 INVENTORI 343

ISTILAH-ISTILAH BAHASA 344


HURUFJ

JABATAN PENUNTUT MALAYSIA 375

JADUAL 376 JADUAL TUGAS 377 JAWATAN/PERJAWATAN 378 JAWATANKUASA 379 JEMPUTAN 380 JENTERA 381 JUALAN 382 JUMAAH 383 JURUBAHASA 384

JURUODIT 385

JURUTAIP 386


HURUF K

KABINET 427

KAD PENGENALAN/KUASA 428 KAD PERAKAM WAKTU 429 KAJIAN 430 KAKITANGAN 431 KEBAJIKAN 432 KEBENARAN 433 KEBERSIHAN 434 KECURIAN/KEHILANGAN 435

KEDIAMAN 436


HURUF L

LAIN-LAIN HAL 487

LAMBANG/LOGO/LENCANA 488 LANTIKAN/PENGAMBILAN 489 LAPORAN-LAPORAN/PENYATA 490 LATIHAN 491 LAWATAN 492

LEMBAGA 493


HURUF M

MAJALAH 524

MAJLIS 525 MAKLUMAT 526 MAKTAB 527 MANUAL PROSEDUR KERJA 528 MASA BEKERJA 529 MEL/POS 530 MELANJUTKAN PELAJARAN 531 MEMORANDUM/NOTA 532 MESIN PEJABAT 533 MESIN/MEKANISASI 534 MEAYUARAT 535

***** TAMBAHAN ***** HURUF N

NASIHAT 576 NOTA 577 NOTA-NOTA SERAHTUGAS 578

NOTIS/PAPAN NOTIS 579


HURUF O

ODIT 620

OPERASI PENUH 621 OPSYEN/PILIHAN 622 ORDINAN 623

ORGANISASI 624


HURUF P

PAKAIAN/PAKAIAN SERAGAM (UNIFORM) 645

PAKAR/PERUNDING/PENASIHAT 646 PAMIRAN 647 PANDUAN 648 PANGKAT 649 PANJAR 650 PARLIMEN 651 PASUKAN 652 PEGAWAI PERKHIDMATAN PELAJARAN 653 PEGUAM 654 PEJABAT 655 PEKELILING 656 PEKERJAAN 657 PELAJAR 658 PELAJARAN 659 PELAN 660 PELATIH 661 PELAWAAN 662 PELAWAT/ROMBONGAN 663 PELUPUSAN 664


HURUF R

RAHSIA 725 RAMPAIAN SURAT MENYURAT 726 RANCANGAN 727 RAWATAN 728 RAYUAN 729 REKOD 730 RENCANA/RISALAH 731 ROMBONGAN/PELAWAT 732 RUANG PEJABAT 733

RUMAH 734


HURUF S

SAGUHATI 775

SEKOLAH 776 SEKRETARIAT/URUSETIA 777 SEMINAR 778 SENARAI 779 SEWA 780 SIARAN AKHBAR 781 SIJIL/DIPLOMA/IJAZAH 782 SIMPOSIUM 783 SIRI PENERANGAN 784 SISTEM 785 SISTEM KOMPUTER 786 SISTEM PEPERIKSAAN 787

SKEL/TANGGAGAJI 788


HURUF T

TABUNG 839

TAJAAN 840 TAKSIRAN 841 TAMBAHAN 842 TAMBANG/TIKET 843 TANGGAGAJI 844 TAPISAN KESELAMATAN 845 TARAF 846 TARIF 847 TATA RAKYAT 484

TATATERTIB/DISIPLIN 849 TAWARAN 850 TEGURAN 851 TEKNIK 852 TELEFON 853 TELEGRAM/TELEGRAF 854 TEMPAHAN 855 TEMUDUGA 856

TENDER 857


HURUF U

UCAPAN/TITAH UCAPAN 898

UJIAN 899 ULANG TAHUN 900 UNIT 901 UNVIERSITI 902 UPACARA 903 URUSAN 904 URUSETIA 905

USUL 906


HURUFW

WAKIL 947

WANG 948 WARAN 949 WARGANEGARA 950 WARTA 951

WORKSHOP 952


HURUFY

YAYASAN 983

YURAN 984


LAMPIRAN C

LAMPIRAN C

DOKET FAHARASAT BILANGAN (BORANG AM 89)

BAHAGIAN HADAPAN

NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN

NO. FAIL: KDN 03/451/1/1

FAHARASAT Dl BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN

PERKARA

PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN

BAHAGIAN BELAKANG

TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA

30.5.86 SU

1.6.86 S

3.6.86 TSU

LAMPIRAN C (Sambungan)

DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89)

NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1


PERKARA


NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN NO. FAIL: KDN 03/451/1/1


PERKARA


LAMPIRAN D

LAMPIRAN D

CARA MENDAPATKAN FAIL

Terima surat

Pastikan perkara dan Pecahan perkara

Berikan tajuk untuk fail baru

Semak buku kod - Pasti Kod

Rujuk buku kod Pastikan kod yang sesuai

Semak doket faharasat bil untuk kod berkenaan

Dapatkan fail dan kandungan surat

Rujuk Doket Faharasat Bil dan berikan nombor rujukan yang

sesuai

Tuliskan tajuk dan nombor rujukan ke atas fail

Kandungkan surat dan edarkan fail

Sediakan kertas doket faharasat bilangan dan faharasat abjad

Susun kertas faharasat bilangan dan faharasat abjad dalam doket

berkenaan

Simpan doket-doket

Fail ber-kenaan kod ini sudah di

buka?

LAMPIRAN E

G C

LAMPIRAN E

BORANG PERGERAKAN FAIL

Kepada: ......................................................................................................

Daripada:....................................................................................................

Tajuk Fail: ..................................................................................................

Nombor Fail: ...............................................................................................

Fail di atas telah diedarkan

kepada: ............................

pada: ................................

tandatangan: ....................

Ebba/lampiran A(c)

manual sistem fail - · pdf file100 -1 mesyuarat 100-2 pekeliling dan surat pekeliling 100 - 3...

Documents