lampiran a pekeliling bendahari bil : 4 tahun 2010 · 2 1.2 garis panduan ini telah digubal...

1

LAMPIRAN A

PEKELILING BENDAHARI

BIL : 4 Tahun 2010

PEKELILING

PEJABAT BENDAHARLILING PEJABAT BENDAHARI

No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6)

Tarikh : 1 Julai 2010

Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam

Pengarah Cawangan / Penyelaras Kampus UiTM

Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam

Ketua Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri

Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan

GARIS PANDUAN MENGENAI PEROLEHAN BEKALAN DAN

PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA

SECARA PEMBELIAN TERUS

1.0 TUJUAN

1.1 Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk menerangkan

peraturan serta aliran kerja yang berkaitan Pembelian Terus bekalan

dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar Negara ke :

(a) Bahagian Perpustakaan / Unit Perpustakaan

(b) Unit Pusat Sumber Fakulti / Bahagian

PEJABAT BENDAHARI

2

1.2 Garis panduan ini telah digubal berdasarkan kepada Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2010, bertarikh 24 Mac 2010

dan telah mendapat kelulusan Jawatankuasa Kewangan dan

Pembangunan secara Edaran Pekeliling Bil 3 Tahun 2010 bertarikh

17 Jun 2010 untuk diterimapakai tertakluk kepada beberapa

pindaan.

1.3 Semua pihak yang terlibat hendaklah memahami dan memastikan

peraturan ini dipatuhi dengan memberi penekanan kepada perkara-

perkara berikut:-

(a) Perancangan perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara

untuk memastikan bekalan tersebut diterima mengikut

keperluan.

(b) Mengenalpasti tanggungjawab Jawatankuasa Pemilihan

Vendor Buku dan Urusetia Pelawaan Vendor Buku di dalam

memastikan urusan perolehan buku cetakan dan terbitan luar

negara dilaksanakan mengikut prinsip perolehan.

(c) Mengenalpasti pihak yang diberi kuasa untuk meluluskan

perolehan buku cetakan dan terbitan luar negara serta had-had

nilai kelulusannya.

2.0 TAKRIFAN

2.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti,

Jabatan, Pusat, Akademi dan Cawangan / Kampus UiTM yang

menerima peruntukan perbelanjaan buku terbitan dan cetakan

luar negara.

2.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi

kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber

kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat

Tanggungjawab di bawah kawalannya. Bagi maksud pelaksanaan

pekeliling ini, kuasa dan tanggungjawab Penolong Naib Canselor

3

Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana, Dekan Fakulti

Perubatan / Ketua Kampus Selayang / Sungai Buloh, Pengarah

INTEC adalah setaraf dengan Pengarah UiTM Cawangan.

2.3 “Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan

atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi

menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.

2.4 “Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara” adalah termasuk

buku, jurnal, majalah, tesis yang diterbit dan dicetak di luar Negara.

2.5 “Pesanan Tempatan Buku” adalah dokumen rasmi pesanan dari

Bahagian/Unit Perpustakaan mengikut format khas yang

mengandungi maklumat pesanan bekalan buku / majalah / jurnal /

tesis kepada pembekal.

2.6 “Katalog” adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh

vendor bagi tujuan penilaian spesifikasi bekalan / perkhidmatan /

kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-jenis katalog

penerbit tersebut termasuklah katalog asal daripada pembekal,

cetakan dari internet, fotostat, e-mel dan faks.

2.7 ”Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah /

Jawatankuasa Perpustakaan” adalah jawatankuasa yang akan

menilai keperluan untuk membeli bahan rujukan perpustakaan

dalam dan luar negara dalam apa-apa bentuk seperti buku, jurnal,

DVD/CD, pengkalan data, e-book dan sebagainya.

3.0 PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN BUKU

TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA

Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan

luar negara adalah diuruskan oleh:

4

3.1 Bahagian Perpustakaan UiTM Shah Alam / Unit Perpustakaan UiTM

Cawangan / Kampus Negeri masing-masing.

3.2 Pusat Sumber Fakulti/Jabatan.

4.0 HAD NILAI PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN

BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA

Tiada had nilai bagi Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku

terbitan dan cetakan luar negara.

5.0 PERATURAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN

BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA

5.1 Semua pihak yang terlibat di dalam perolehan buku cetakan dan

terbitan luar negara adalah bertanggungjawab untuk memastikan

semua urusan perolehan tidak tertumpu kepada vendor tertentu

sel

5.2 aras dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu:

1 Akauntabiliti Awam Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.

2 Diuruskan Secara Telus

Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.

3 Nilai Faedah Yang Terbaik

Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.

4 Saingan Terbuka Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing.

5 Adil dan Saksama Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan.

5

5.2 Kajian pasaran perlu dibuat untuk menentukan bahawa buku

terbitan dan cetakan luar negara yang hendak diperolehi adalah

bersesuaian dan menguntungkan dengan mengambilkira kualiti,

harga, kegunaan dan prinsip-prinsip perolehan di atas. Harga

penerbit boleh dijadikan asas anggaran harga pasaran.

6.0 JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR BUKU

6.1 Pelantikan Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku seperti berikut:

Bil Pegawai Pelantik Peringkat

1 Ketua Pustakawan

Kampus UiTM Shah Alam

2 Pengarah UiTM Cawangan /

Penyelaras UiTM Kampus Negeri

Kampus UiTM Cawangan / Negeri

3 Penolong Naib Canselor

Puncak Alam / Puncak Perdana

Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana

4 Pengarah INTEC

Kampus INTEC

5 Dekan Fakulti Perubatan /

Ketua Kampus Selayang / Sg. Buloh

Kampus Selayang / Sungai Buloh

6 Dekan / Ketua Jabatan

Fakulti / Jabatan (Yang mempunyai Unit Pusat Sumber)

Struktur Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku adalah seperti

berikut:

(a) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM Shah Alam

- Timbalan Ketua Pustakawan Kanan (Pengerusi)

- Timbalan Ketua Pustakawan

- Pustakawan Kanan

- Pustakawan (Setiausaha)

6

(b) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM Cawangan /

Kampus termasuk Kampus Puncak Alam / Puncak Perdana /

INTEC / Selayang / Sungai Buloh:

- Ketua Perpustakaan Cawangan / Kampus (Pengerusi)

- Pustakawan

- Pembantu Perpustakaan Tertinggi

- Pembantu Perpustakaan Kanan

- Pembantu Perpustakaan

- Pustakawan / Pembantu Perpustakaan - (Setiausaha)

(c) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku Fakulti / Jabatan

yang mempunyai Unit Pusat Sumber:

- Ketua Pusat Sumber (Pengerusi)

- Sekurang-kurangnya dua orang pegawai Gred 41 dan ke atas

- Seorang pegawai Gred 27 dan ke atas (Setiausaha)

6.2 Keahlian Jawatankuasa Pemilihan Vendor sekurang-kurangnya

tiga orang ahli.

Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku tidak boleh menjadi

pegawai atau menjadi ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi /

Lembaga Perolehan yang meluluskan perolehan buku.

Kuorum – tiga orang ahli tidak termasuk setiausaha.

7.0 PELANTIKAN URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU

Ketua Pustakawan Shah Alam atau Ketua Bahagian / Unit Perpustakaan

UiTM Cawangan / Kampus hendaklah melantik Urusetia Pelawaan

Vendor Buku di kalangan pegawai Bahagian/Unit Perpustakaan Gred

17 dan ke atas.

Dekan / Ketua Jabatan hendaklah melantik Urusetia Pelawaan Vendor

Buku di kalangan pegawai Fakulti / Jabatan Gred 17 dan ke atas.

7

8.0 KUASA MELULUSKAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN

PENGHANTARAN BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA

8.1 Kuasa untuk meluluskan Pembelian Terus bekalan dan

penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara adalah seperti

berikut:

Bil Had Nilai Perolehan

( Bagi setiap Pembelian)

Kuasa Melulus

1 (a)Sehingga RM50,000

Sehingga RM200,000

(b) UiTM Shah Alam

(c) UiTM Cawangan / Kampus

Negeri

(d) Fakulti / Ketua Jabatan yang

mempunyai Unit Pusat

Sumber

Timbalan Pengarah UiTM

Cawangan*

Ketua Pustakawan

Pengarah UiTM Cawangan /

Penyelaras UiTM Kampus Negeri

/ Penolong Naib Canselor

Puncak Alam / Pengarah INTEC

/ Dekan Fakulti Perubatan /

Ketua Kampus Selayang / Sg.

Buloh.

Dekan / Ketua Jabatan

2 Melebihi RM200,000 sehingga

RM500,000

Jawatankuasa Sebut Harga

Rasmi Kampus masing-masing

3 Melebihi RM500,000 sehingga

RM20 juta

Lembaga Perolehan B1

4 Melebihi RM20 juta sehingga

RM50juta

Lembaga Perolehan A

5 Melebihi RM50 juta Kementerian Kewangan

8

*Pengarah UiTM Cawangan melantik mana-mana Timbalan Pengarah

Cawangan untuk meluluskan Pembelian Terus Buku hingga ke had

RM50,000 bagi setiap pembelian.

Berikut adalah beberapa pengecualian daripada penggunaan peraturan

biasa bagi Pembelian Terus buku terbitan dan cetakan luar negara:

8.1.1 Bagi setiap pembelian sehingga RM200,000, pihak yang

diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga boleh

meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku

terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah

sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan

harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor

Buku, daripada mana-mana vendor yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101 yang

terdiri daripada badan-badan profesional, atau penerbit

yang tiada agen tempatan atau merupakan agen tunggal

dengan disertakan surat / sijil akuan / pengesahan dari

penerbit / principal sebagai agen tunggal bagi sesuatu

bekalan buku terbitan dan cetakan luar negara.

8.1.2 Bagi setiap pembelian sehingga RM50,000, pihak yang



terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor,

setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses

rundingan harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan

Vendor Buku, daripada mana-mana vendor Dalam Negara /

Luar Negara yang tidak berdaftar dengan Kementerian

Kewangan di dalam bidang 010101 yang terdiri daripada

badan-badan profesional, atau penerbit yang tiada agen

tempatan atau merupakan agen tunggal dengan disertakan

surat / sijil akuan / pengesahan dari penerbit / principal

9

sebagai agen tunggal bagi sesuatu bekalan buku terbitan

dan cetakan luar negara.

8.1.3 Bagi pembelian buku terbitan dan cetakan luar negara yang

telah dibuat melalui pesta buku / pameran / pemilihan gudang

di mana nilai setiap pembelian adalah sehingga RM200,000,

pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga

boleh meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku

terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor, setelah

sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses rundingan

harga dan disyorkan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor

Buku, daripada mana-mana vendor yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan di dalam bidang 01010.

8.1.4 Pihak yang diturunkan kuasa di dalam perenggan 8.1 juga

boleh meluluskan perolehan bekalan dan penghantaran buku

terbitan dan cetakan luar negara, setelah disyorkan oleh

Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, yang telah dibuat

pesanan secara online daripada mana-mana vendor sama

ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian

Kewangan di dalam bidang 010101 dengan syarat bayaran

hendaklah dibuat mengikut peraturan biasa Pejabat

Bendahari atau melalui tuntutan pemulangan (pendahuluan

atau bayaran dahuluan) yang tidak melebihi RM5,000.

Bayaran oleh UiTM secara on line adalah tidak dibenarkan.

8.1.5 Pembelian buku terbitan dan cetakan dalam negara atau

bahan bukan bercetak adalah tertakluk kepada Pekeliling

Bendahari Bil 7 Tahun 2009.

8.1.6 Bagi pembelian buku rujukan oleh UiTM bagi pihak ketiga

misalannya pelajar dengan menggunakan wang tajaan

pelajar di mana buku akan dimiliki pelajar, pihak yang


10


terbitan dan cetakan luar negara kepada satu vendor,

setelah sebut harga diperolehi dan setelah melalui proses

rundingan harga (jika diperlukan) dan disyorkan oleh

Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku, daripada mana-

mana vendor Dalam Negara / Luar Negara yang TIDAK

berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang

010101.

8.1.7 Pembelian buku rujukan di luar negara dengan nilai

pembelian sehingga RM5,000 oleh staf UiTM semasa

berada di luar negara daripada vendor yang berdaftar atau

tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan adalah

dikecualikan daripada peraturan di dalam pekeliling ini.

Sekembalinya dari luar negara, staf hendaklah

mengemukakan resit dan buku untuk pertimbangan

pengesyoran oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku dan

untuk tujuan kelulusan oleh pegawai yang diberi kuasa di

perenggan 8.1. Sekiranya pegawai yang diberi kuasa di

perenggan 8.1 tidak meluluskan pembelian buku tersebut,

bayaran pemulangan tidak akan dibuat dan buku tersebut

akan menjadi hak milik peribadi staf tersebut.

Staf yang hendak ke luar negara hendaklah membuat

perancangan pembelian buku serta mendapatkan kelulusan

daripada pihak yang diberi kuasa sebelum membeli buku di

luar negara.

8.2 Pihak yang diberi kuasa meluluskan perolehan buku boleh

menentukan tawaran akan dibuat kepada vendor secara pakej atau

untuk setiap item.

11

8.3 Dalam keadaan apa sekalipun, mana-mana pihak adalah dilarang

untuk membuat pesanan / tempahan bekalan / perkhidmatan tanpa

pengeluaran Pesanan Tempatan Rasmi UiTM.

8.4 Sekiranya bekalan / perkhidmatan telah diterima tanpa sebarang

kelulusan perolehan atau jika tidak memenuhi mana-mana syarat-

syarat pengecualian di dalam pekeliling ini, tindakan seperti berikut

perlu diambil oleh staf yang telah membuat pesanan / tempahan

tanpa mematuhi peraturan perolehan yang berkuatkuasa:

(a) Jika bekalan buku telah diterima daripada vendor yang

tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam

bidang 010101, staf yang terlibat perlu mendapatkan

kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia dengan

kadar segera.

(b) Jika bekalan buku telah diterima daripada vendor yang

berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang

010101, staf yang terlibat perlu mendapatkan kelulusan khas

daripada pihak yang diberi kuasa mengikut nilai seperti di

perenggan 8.1. dengan disertakan:-

(i) Inbois

(ii) Salinan senarai harga penerbit semasa.

(iii) Pengesahan harga / diskaun adalah munasabah.

(iv) Surat penjelasan pelanggaran peraturan perolehan.

(c) Sekiranya bekalan buku telah diterima dan bayaran telah

didahulukan oleh pemohon, syarat-syarat kelulusan di

perenggan 8.4(a) dan 8.4(b) hendaklah diperolehi sebelum

bayaran pemulangan dapat dibuat kepada pemohon.

(d) Staf yang terlibat perlu mengambil pendahuluan diri mengikut

nilai bekalan buku yang diterima supaya Pejabat Bendahari

12

boleh membuat bayaran kepada vendor yang telah

menyempurnakan penghantaran bekalan / perkhidmatan.

(e) Jika staf yang terlibat tidak memohon atau tidak mendapat

kelulusan khas daripada pihak yang dinyatakan di dalam

perenggan 8.4(a) dan 8.4(b), kesemua peraturan di bawah

Arahan Perbendaharaan 59 akan dilaksanakan ke atas staf

tersebut.

8.5 Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku dan Urusetia Pelawaan

Vendor Buku adalah bertanggungjawab untuk memastikan

semua urusan Pembelian Terus bekalan dan penghantaran

buku terbitan dan cetakan luar negara telah dilaksanakan

dengan telus, saingan terbuka, adil dan saksama serta

mendapat nilai faedah terbaik.

9.0 TATACARA PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN

BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA YANG DIURUSKAN

OLEH BAHAGIAN PERPUSTAKAAN UiTM SHAH ALAM /CAWANGAN-

9.1 TANGGUNGJAWAB PTJ

(a) Merancang keperluan buku.

(b) Menyerahkan senarai buku kepada Jawatankuasa

Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah / Jawatankuasa

Eksekutif / Jawatankuasa Perpustakaan.

9.2 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA KELULUSAN

PEMBELIAN BUKU DAN MAJALAH / JAWATANKUASA

EKSEKUTIF / JAWATANKUASA PERPUSTAKAAN

(a) Menerima permohonan pembelian buku daripada PTJ

(pemohon).

(b) Menyemak keperluan buku.

13

(c) Meluluskan permohonan pembelian buku.

(d) Menyerahkan senarai buku yang telah diluluskan kepada

Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku

9.3 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR

BUKU

(a) Mendapatkan maklumat keperluan buku daripada

Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah /

Jawatankuasa Eksekutif / Jawatankuasa Perpustakaan.

(b) Membuat kajian pasaran dari sudut teknikal spesifikasi

(misalannya harga dan no. ISBN buku yang dipohon

dengan mendapatkan maklumat daripada pelbagai sumber

diantaranya daripada penyelidikan, vendor, pesta buku,

perolehan yang lepas sama ada dari jabatan sendiri atau

jabatan / organisasi lain atau daripada sumber-sumber

lain yang boleh dipercayai. Lawatan, jika perlu boleh

dibuat sebelum proses perolehan bermula.

(c). Menyedia, menyemak dan meluluskan anggaran harga

dan spesifikasi buku yang hendak dibeli supaya urusan

pelawaan dapat dibuat.

(d) Mendapatkan senarai vendor buku terkini yang berdaftar

dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101

dan membuat pemilihan vendor buku untuk tujuan

pelawaan. Rujukan dibuat di laman web Kementerian

Kewangan Malaysia untuk menyemak vendor yang

berdaftar di dalam bidang 010101. Pemilihan vendor buku

adalah berdasarkan kepada kriteria berikut:

(i) Prestasi

(ii) Pengalaman

(iii) Vendor hendaklah digilirkan supaya tidak

tertumpu kepada satu-satu vendor.

14

Butiran terperinci asas-asas pemilihan vendor buku di atas

akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan

(e) Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan

26 Tahun 1986, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM

tidak boleh memilih atau mengesyor mana-mana vendor dari

kalangan Koperasi UiTM atau anak Syarikat UiTM kecuali

dengan kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia.

(f) Menyerahkan senarai vendor dan mengarahkan Urusetia

Pelawaan Vendor Buku untuk tujuan pelawaan mengikut

nama vendor yang telah dipilih. Jawatankuasa Pemilihan

Vendor Buku perlu menyatakan di dalam pelawaan sama

ada mengikut tawaran diskaun tertinggi atau mengikut harga

bersih buku yang terendah. Bilangan vendor yang dipelawa

bergantung kepada nilai satu pembelian dan perlu dinyatakan

di dalam surat arahan pelawaan kepada Urusetia Pelawaan

Vendor Buku .

(g) Bilangan minimum sebut harga yang perlu diperolehi

daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan di dalam bidang 010101 adalah seperti berikut : -

Bil Nilai Setiap Perolehan

Buku Cetakan dan

Terbitan Luar Negara

Minimum

Bilangan

Sebut

Harga

KAEDAH

1 Sehingga RM 50,000 Satu Pembelian

Terus

2 Melebihi RM50,000

kurang RM100,000

Dua Pembelian

Terus

3 Melebihi RM 100,000

kurang RM 200,000

Tiga Pembelian

Terus

4 Melebihi RM200,000 Lima Pembelian

Terus

15

(h) Menyedia, menilai dan membuat syor teknikal dan harga

penyebutharga kepada mana-mana pihak yang akan

meluluskan perolehan tersebut mengikut format Jadual

Penilaian Perolehan Buku yang akan ditentukan oleh Bahagian

Perpustakaan.

Penilaian harga boleh dibuat secara pakej atau untuk setiap

jenis item mengikut keperluan dan keputusan Jawatankuasa

Pemilihan Vendor Buku .

Asas pemilihan vendor untuk disyorkan adalah seperti berikut:

(i) Mengikut spesifikasi.

(ii) Diskaun tertinggi / harga munsabaha / harga terendah

berdasarkan kepada harga penerbit.

(iii) Jika diskaun atau harga sama, buat pilihan berdasarkan

kirteria lain seperti tempoh serahan atau tempoh

jaminan.

(iv) Tempoh serahan minimum

(v) Tempoh jaminan

(vi) Pengalaman

(vii) Prestasi pembekalan

(viii) Keupayaan kewangan vendor

(ix) Pusingan giliran pemilihan vendor

(x) Perkhidmatan selepas jualan

Butiran terperinci asas-asas pemilihan vendor di atas akan

ditentukan oleh Bahagian Perpustakan

(i) Mengkaji prestasi vendor buku bagi memastikan

kewibawaan dan keupayaan vendor berkenaan daripada

segi kebolehan membekal dan memberi perkhidmatan.

(j) Membuat penilaian sama ada secara:

16

(i) Bermesyuarat di mana keahlian jawatankuasa

hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang pegawai;

atau

(ii) Edaran di kalangan semua ahli Jawatankuasa

Pemilihan Vendor Buku bagi setiap pembelian yang

tidak melebihi RM20,000.

Jadual Penilaian hendaklah ditandatangani oleh ahli

jawatankuasa mengikut syarat di perenggan ini..

(k) Memastikan penilaian adalah tepat serta memenuhi syarat-

syarat yang dinyatakan dalam dokumen pelawaan agar

Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi atau Lembaga Perolehan

atau mana-mana pihak lain dapat membuat keputusan yang

tepat.

(l) Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku adalah

bertanggungjawab untuk berhubung dengan Unit Kewangan

Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Pejabat Bendahari

UiTM Cawangan / Kampus masing-masing bagi mempastikan

peruntukan mencukupi untuk menampung perbelanjaan di

atas.

(m) Membuat rundingan harga ke atas tawaran vendor

berdasarkan harga terendah atau kadar diskaun tertinggi

yang menguntungkan UiTM di dalam keadaan berikut:

(i) Perolehan daripada satu vendor yang bernilai

melebihi RM50,000 atau

(ii) Jika sebut harga telah diperolehi daripada beberapa

vendor vendor, tetapi harga / diskaun yang

ditawarkan masih tidak menguntungkan UiTM,

Minit mesyuarat rundingan harga hendaklah

ditandatangani oleh wakil vendor dan tidak kurang

daripada tiga (3) ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor

Buku yang hadir.

17

Sekiranya bilangan sebut harga yang dinilai adalah kurang

daripada yang telah ditetapkan di perenggan 9.3(g), arahan

pelawaan semula perlu dibuat kepada Urusetia Pelawaan

Vendor Buku atau meneruskan penilaian dengan justifikasi

yang kukuh.

(n) Bagi perolehan bekalan buku di mana hanya 1 (satu) sebut

harga sahaja diterima, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku

perlu juga mengesahkan HARGA TAWARAN ADALAH

PALING MENGUNTUNGKAN / KADAR DISKAUN PALING

MENGUNTUNGKAN.

(o) Menghantar dokumen berikut ke pihak yang diberi kuasa

untuk meluluskan Pembelian Terus:

(i) Jadual Penilaian (hardcopy/softcopy) yang telah

ditandatangani oleh ahli yang hadir.

(ii) Pengesahan harga / diskaun munasabah (jika

berkenaan).

(iii) Minit Rundingan Harga yang telah ditandatangani

(jika berkenaan).

(iv) Borang PB 3/80 yang mengandungi anggaran harga

pembelian buku.

(v) Dokumen asal sebut harga yang diterima daripada

vendor.

(p) Ahli Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku tidak boleh

menjadi ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM /

Lembaga Perolehan / pegawai yang diberi kuasa

meluluskan Pembelian Terus buku. Jika pegawai

berkenaan merupakan ahli Jawatankuasa Sebut Harga

Rasmi UiTM / Lembaga Perolehan, beliau hendaklah

membuat pengisytiharan secara bertulis dan menarik diri

sebagai ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM /

Lembaga Perolehan semasa sesi pembentangan,

perbincangan dan membuat keputusan bagi Sebut Harga

18

Rasmi / Tender yang dinilai.

(q) Membentangkan laporan penilaian kepada pihak yang

diberi kuasa meluluskan perolehan buku.

(r) Membuat penilaian semula atau membuat pemilihan

semula, jika pihak yang diberi kuasa meluluskan perolehan

buku tidak berpuashati / menolak syor Jawatankuasa


(s) Menyedia dan menghantar laporan pembelian buku

kepada Kementerian Kewangan setiap 3 bulan, mengikut

format yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan.

(t) Mengesahkan penerimaan bekalan mengikut spesifikasi

tawaran yang telah diluluskan oleh pihak yang diberi kuasa.

(u) Tidak boleh menerima sebarang permohonan pembelian

tambahan berdasarkan kuantiti dan harga asal yang telah

diluluskan terdahulu.

9.4 TANGGUNGJAWAB URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU

(a) Menyediakan dokumen pelawaan buku mengikut arahan

Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku sama ada mengikut

format tawaran diskaun atau mengikut harga bersih.

(b) Menyemak dan memastikan vendor yang dipilih oleh

Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku masih berdaftar

dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang 010101.

(c) Membuat pelawaan Pembelian Terus bekalan dan

penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara

berdasarkan senarai vendor yang dipilih oleh Jawatankuasa


(d) Memastikan bilangan minimum sebut harga yang perlu

diperolehi daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan di dalam bidang 010101 adalah seperti di

perenggan 9.3(g).

(e) Menentukan tarikh tutup pelawaan adalah 7 hari bekerja

19

bermula dari tarikh dokumen atau surat pelawaan difax / e-mail

kepada vendor.

(f) Membuat pelawaan sama ada secara e mail, on-line, telefon,

faks atau pos berdaftar kepada vendor buku yang diluluskan

oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku . Vendor yang

tidak menyertai dianggap tidak berminat.

(g) Menyediakan Daftar Pengedaran / Pelawaan Sebut Harga

sebagai bukti pelawaan.

(h) Membuat pelawaan kepada setiap vendor secara

berasingan. Pelawaan kepada satu vendor untuk

mendapatkan lebih daripada satu sebut harga adalah

TIDAK DIBENARKAN.

Jika perkara ini berlaku, dan Pesanan Tempatan belum

diserahkan kepada vendor, Pembelian Terus bekalan dan

penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara ini

hendaklah dibatalkan dan dibuat pelawaan semula.

Jika Pesanan Tempatan telah dikeluarkan, perkara ini

hendaklah dilapor kepada Bendahari.

(i) Sekiranya bilangan sebut harga yang diterima adalah kurang

daripada yang telah ditetapkan di perenggan 9.3(g),

menghantar dokumen sebut harga kepada Jawatankuasa

Pemilihan Vendor Buku untuk proses penilaian..

(j) Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 26

Tahun 1986, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM

tidak boleh mempelawa mana-mana vendor dari kalangan

Koperasi UiTM atau anak Syarikat UiTM kecuali dengan

kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia dan setelah

diluluskan oleh Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM.

(k) Format dan maklumat yang perlu disertakan di dalam

dokumen pelawaan yang akan ditentukan oleh Bahagian

Perpustakaan.

Vendor boleh juga menyertai sebut harga dengan

20

menggunakan kepala surat / ’letter head’ vendor mereka

dengan syarat maklumat penting seperti spesifikasi, diskaun,

katalog, tempoh serahan, tempoh jaminan, negara pembuat,

kuantiti, peringatan rasuah, harga seunit (Ringgit Malaysia),

nombor telefon, dan fax, tandatangan dan nama pegawai

vendor tersebut dimasukkan ke dalam dokumen sebut harga

tersebut.

(l) PTJ tidak boleh menerima sebut harga yang dihantar oleh

vendor melalui fax atau e-mail kecuali jika ia melibatkan

perolehan bekalan atau perkhidmatan yang memerlukan hanya

satu vendor sahaja untuk menyertai sebut harga.

(m) Menyedia peti tawaran (Khas untuk Bahagian/Unit

Perpustakaan sahaja) sekurang-kurangnya 1 hari sebelum

tarikh tutup dan menutup peti tawaran tepat jam 12.00.

(n) Ketua Urusetia Pelawaan Vendor Buku membuka sebut harga

bagi setiap pelawaan secara serentak pada hari yang telah

ditetapkan dan disaksikan oleh seorang pegawai dari PTJ yang

sama. Tandatangan, nama dan tarikh kedua-dua pegawai

yang membuka sebut harga mesti diturunkan di atas dokumen

sebut harga.

(o) Menulis kod vendor di muka hadapan setiap dokumen sebut

harga sebelum ditandatangani.

(p) Memastikan semua maklumat berkaitan dengan sebut harga

berkenaan dirahsiakan.

(q) Menyerahkan doklumen tawaran kepada Jawatankuasa

Pemilihan Vendor Buku bagi tujuan penilaian pemilihan vendor

buku dalam tempoh 3 hari bekerja.

(r) Mengeluarkan Pesanan Tempatan Buku mengikut format yang

akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan, setelah

mendapat salinan surat kelulusan dari pihak yang meluluskan

perolehan buku. Tiada surat tawaran dikeluarkan bagi setiap

pembelian bernilai sehingga RM200,000 untuk setiap vendor.

21

(Khas untuk Bahagian/Unit Perpustakaan sahaja)

(s) Membuat susulan secara bersurat kepada vendor ke atas

Pesanan Tempatan yang tidak dibekalkan / disempurnakan,

setelah tempoh serahan tamat.

(t) Menyediakan kontrak bagi pembelian melebihi RM50,000

sehingga RM200,000. Bagi pembelian melebihi RM200,000,

salinan surat kelulusan hendaklah diberi kepada Bahagian

Perolehan / Pejabat Bendahari Cawangan untuk tujuan

penerimaan bon pelaksanaan (Khas untuk Bahagian/Unit

Perpustakaan sahaja)

9.5 TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / UNIT PERPUSTAKAAN

(PROSES BUKU)

Mengemukakan dokumen berikut kepada Unit Kewangan Zon

Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat Bendahari

UiTM Negeri masing-masing dalam tempoh tidak melebihi 7 hari

dari tarikh terima bekalan tersebut, bagi tujuan bayaran :-

(a) Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002) yang telah

ditandatangani oleh Ketua PTJ.

(b) Inbois asal vendor.

(c) Salinan asal Pesanan Tempatan Buku yang telah

disahkan oleh vendor dan Ketua PTJ.

(d) Borang Pengesahan Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan.

(e) Dokumen sokongan bayaran yang lain, jika diperlukan

seperti surat kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi

dan sebagainya.

22

9.6 TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / UNIT PEROLEHAN

PEJABAT BENDAHARI

(a) Menerima semua dokumentasi untuk dibentangkan ke

Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi / Lembaga

Perolehan.

(b) Menjemput pembentang hadir mesyuarat (jika diperlukan).

(c) Mengeluarkan surat tawaran kepada vendor yang berjaya.

(d) Menguruskan dokumen kontrak dan bon pelaksanaan, jika

berkenaan.

9.7 TANGGUNGJAWAB UNIT KEWANGAN ZON PEJABAT

BENDAHARI UiTM SHAH ALAM / KETUA PEJABAT

BENDAHARI UiTM CAWANGAN / KAMPUS

(a) Menyemak semua dokumen dengan lengkap.

(b) Memastikan semua peraturan dalam pekeliling ini telah

dipatuhi.

(c) Memasukkan dan meluluskan permohonan belian dalam

FAIS.

(d) Menguruskan bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima

dokumen bayaran yang lengkap dari PTJ.

9.8 TANGGUNGJAWAB KETUA PUSTAKAWAN / PENGARAH UITM

CAWANGAN / PENYELARAS UITM KAMPUS NEGERI / PENOLONG

NAIB CANSELOR PUNCAK ALAM / PENGARAH INTEC / DEKAN

FAKULTI PERUBATAN / KETUA KAMPUS SELAYANG / SG. BULOH

BAHAGIAN / UNIT PEROLEHAN PEJABAT BENDAHARI

a. Melantik Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku.

b. Meluluskan Pembelian Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara

mengikut had nilai dan syarat-syarat lain di dalam pekeliling ini.

23

10.0 TATACARA PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PENGHANTARAN

BUKU TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA OLEH FAKULTI /

JABATAN YANG MEMPUNYAI UNIT PUSAT SUMBER -

10.1 TANGGUNGJAWAB KETUA UNIT PUSAT SUMBER

i. Merancang keperluan buku.

ii. Menyerahkan senarai buku kepada pihak yang diberi kuasa

meluluskan pembelian buku peringkat Fakulti / Jabatan.

iii. Menyerahkan senarai buku yang telah diluluskan kepada

Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku

10.2 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR

BUKU

a Mendapatkan maklumat keperluan buku daripada Ketua

Unit Pusat Sumber.

b Tanggungjawab Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku

Fakulti / Jabatan yang mempunyai Unit Pusat Sumber

adalah sama dengan tanggungjawab Jawatankuasa

Pemilihan Vendor Buku Bahagian Perpustakaan UiTM

Shah Alam / Cawangan dan Kampus Negeri seperti di

perenggan 9.3(b) sehingga 9.3(u).

10.3 TANGGUNGJAWAB URUSETIA PELAWAAN VENDOR BUKU

a Tanggungjawab Urusetia Pelawaan Vendor Buku Fakulti /

Jabatan yang mempunyai Unit Pusat Sumber adalah sama

dengan tanggungjawab Tanggungjawab Urusetia

Pelawaan Vendor Buku Bahagian Perpustakaan UiTM

Shah Alam / Cawangan dan Kampus Negeri seperti di

perenggan 9.4(a) hingga 9.4(q) dan 9.4(s)

b Menghantar dokumen berikut ke Unit Kewangan Zon

Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat

24

Bendahari UiTM Negeri masing-masing untuk pengeluaran

Pesanan Tempatan Rasmi:

i Salinan surat kelulusan

ii Sebut harga syarikat yang berjaya

iii Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002) yang

telah ditandatangani oleh Ketua PTJ.

iv Dokumen sokongan lain lain, jika berkenaan.

c. Membuat susulan secara bersurat kepada vendor ke atas

Pesanan Tempatan yang tidak dibekalkan / disempurnakan,

setelah tempoh serahan tamat.

d Mengemukakan dokumen berikut kepada Unit Kewangan

Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam / Ketua Pejabat

Bendahari UiTM Negeri masing-masing dalam tempoh tidak

melebihi 7 hari dari tarikh terima bekalan tersebut, bagi

tujuan bayaran :-

i Inbois asal vendor.

ii Salinan asal Pesanan Tempatan Buku yang telah

disahkan oleh vendor dan Ketua PTJ.

iii Borang Pengesahan Penerimaan Bekalan /

Perkhidmatan.

iv Dokumen sokongan bayaran yang lain, jika diperlukan

10.4 TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / UNIT PEROLEHAN

PEJABAT BENDAHARI

I Menerima semua dokumentasi untuk dibentangkan ke

Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi / Lembaga

Perolehan.

ii Menjemput pembentang hadir mesyuarat (jika diperlukan).

iii Mengeluarkan surat tawaran kepada vendor yang berjaya.

25

iv Menguruskan dokumen kontrak dan bon pelaksanaan, jika

berkenaan.

10.5 TANGGUNGJAWAB UNIT KEWANGAN ZON PEJABAT

BENDAHARI UiTM SHAH ALAM / KETUA PEJABAT

BENDAHARI UiTM CAWANGAN / KAMPUS

i Menyemak semua dokumen dengan lengkap dan mengikut

peraturan

ii Memastikan semua peraturan dalam pekeliling ini telah

dipatuhi.

iii Mengeluarkan Pesanan Tempatan Rasmi dan menghantar

kepada vendor

iv Menguruskan bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima

dokumen bayaran yang lengkap dari PTJ

v Menyusul Pesanan Tempatan Tertangguh.

10.6 TANGGUNGJAWAB DEKAN / KETUA JABATAN YANG

MEMPUNYAI UNIT PUSAT SUMBER

i Melantik Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku.

ii Meluluskan Pembelian Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara

mengikut had nilai dan syarat-syarat lain di dalam pekeliling ini.

11.0 TANGGUNGJAWAB KHAS KETUA PUSTAKAWAN UiTM

Mengeluarkan garis panduan dan format yang lebih terperinci untuk

memastikan keseragaman di dalam pelaksanaan dasar dan peraturan

perolehan buku terbitan dan cetakan luar negara yang telah digarsikan di

dalam pekeliling ini. Misalannya garispanduan penentuan sama ada untuk

mempelawa sebut harga berdasarkan diskaun tertinggi atau harga bersih

26

buku terendah, garispanduan penentuan polisi / kaedah giliran pelawaan /

asas pemilihan / penawaran vendor buku, garispanduan format / had kuasa

kelulusan Pesanan Tempatan Buku yang selaras untuk kegunaan

Bahagian Perpustakan di seluruh UiTM, garispanduan penilaian vendor,

format surat kelulusan di bawah RM200,000 dan sebagainya.

12.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA

Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA bagi

semua Kumpulanwang, berkuatkuasa mulai 24 Mac 2010 dan hendaklah

dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang

berkaitan, yang masih berkuatkuasa.

Yang benar,

SANIP WAHID

Bendahari

Universiti Teknologi MARA

s.k 1. Naib Canselor

2. Timbalan Naib Canselor

(Akademik dan Antarabangsa)


(Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)


(Penyelidikan & Inovasi)

5. Timbalan Naib. Canselor

(Jaringan Industri dan Masyarakat)

lampiran a pekeliling bendahari bil : 4 tahun 2010 · 2 1.2 garis panduan ini telah digubal...

Documents