jabatan kebajikan masyarakat - ezi2care.jkm…ezi2care.jkm.gov.my/images/manual pengguna...

Your peace of mind is our commitment.

JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT

Manual Pengguna

Sistem eZi2Care Peranan (Persatuan/ Organisasi/ Agensi)

Sistem eZi2Care Manual Pengguna – Peranan (Agensi Latihan)

Dokumen Sulit.

© Disediakan oleh Kometsoft (M) Sdn. Bhd.

Halaman 2 daripada 31

Kandungan

1. Pengenalan .............................................................................................. 3

2. Akses Sistem ............................................................................................ 4

2.1 Halaman Utama Sistem ............................................................................................... 4

2.2 Pendaftaran Pengguna ................................................................................................ 5

2.3 Log Masuk Sistem ........................................................................................................ 8

2.4 Lupa Kata Laluan ......................................................................................................... 9

3. Pengiktirafan Agensi Latihan .................................................................. 10

4. Permohonan Jadual Kursus .................................................................... 18

5. Luluskan Permohonan Peserta Kursus ................................................... 22

6. Kemaskini Kehadiran Peserta Kursus ..................................................... 25

7. Mohon Lokasi Peperiksaan .................................................................... 29


Dokumen Sulit.



1. PENGENALAN

Selamat datang ke manual Sistem eZi2Care Ini adalah dokumen rasmi manual

pengguna untuk pengguna yang menggunakan sistem ini. Manual Pengguna ini

disediakan dalam beberapa bahagian untuk kemudahan pengguna menggunakan

Sistem eZi2Care ini.

Sistem ini dinamakan eZi2Care. Ia menyimpan semua maklumat berikut:

1. Pemohon (Individu atau Persatuan/ Organisasi/ Agensi

2. Permohonan Pengguna

3. Maklumat Agensi

4. Permohonan Sebagai Jurulatih/Fasilitator/Jurulatih TOT

5. Permohonan Mengikuti Kursus

6. Pengasuh Berdaftar Kanak-Kanak

7. Jadual Kursus, Modul dan Peserta Kursus

8. Kehadiran Kursus KAP

9. Tarikh Peperiksaan, Lokasi Peperiksaan dan Peserta Peperiksaan

10. Keputusan Peperiksaan

Sistem ini berbentuk web-based yang boleh diakses menggunakan pelayan web.


Dokumen Sulit.



2. AKSES SISTEM

Sistem eZi2Care boleh dicapai menerusi menggunakan Web Browser (Contoh:

Mozilla Firefox (versi 2.0+), Google Chrome, Internet Explorer (versi 9+)) menerusi

talian internet di url http://ezi2care.jkm.gov.my .

Setiap pengguna yang ingin menggunakan Sistem eZi2Care ini, memerlukan ID

Pengguna dan Kata Laluan. Ini adalah sebagai langkah keselamatan pada Sistem

eZi2Care .

2.1 Halaman Utama Sistem

Skrin halaman utama bagi Portal sistem akan dipaparkan.

Berikut adalah capaian yang disediakan pada skrin Halaman Utama sistem:

1. Daftar Sebagai Pengguna: Butang daftar disediakan bagi membolehkan

individu atau agensu untuk mendaftar dan seterusnya membuat

http://ezi2care.jkm.gov.my/


Dokumen Sulit.



permohonan. Klik butang Daftar Sebagai Pengguna akan memaparkan borang

Pendaftaran. Rujuk Modul Pendaftaran

2. Pautan Borang Rujukan: Pautan akan membolehkan pengguna untuk

memaparkan borang-borang berikut:

a. Borang Pemantauan Pegawai JKM

b. Matriks Garis Panduan

c. SOP Pendaftaran

d. SOP Pendaftaran Jurulatih

e. SOP Pendaftaran Fasilitator

3. Direktori Agensi: Memaparkan Senarai Agensi yang telah diiktiraf oleh JKM

4. Direktori Pengasuh: Memaparkan Senarai Pengasuh Kanak-Kanak Berdaftar

yang telah diiktiraf oleh JKM

5. Direktori Penyelaras: Memaparkan Senarai Penyelaras Negeri dan maklumat

yang boleh dihubungi.

6. Log Masuk: Butag Log Masuk akan memaparkan skrin Log Masuk Sistem.

Pengguna boleh log masuk ke dalam sistem menggunakan ID dan Kata Laluan

yang telah dicipta semasa proses pendaftaran.

2.2 Pendaftaran Pengguna

Sistem eZi2Care membolehkan individu atau persatuan/organisasi/agensi untuk

mendaftar sebagai pengguna bagi mendapatkan ID Pengguna dan Kata Laluan untuk

akses masuk ke dalam sistem. Pendaftaran pengguna hanya bagi pengguna yang

belum wujud atau belum pernah berdaftar. Sekiranya pengguna telah bedaftar,

pengguna perlu menghubungi Pentadbir Sistem untuk mendapatkan ID Pengguna

dan Kata Laluan.


Dokumen Sulit.



Berikut adalah langkah-langkah untuk pendaftaran pengguna:

1. Klik butang Daftar Sebagai Pengguna pada Halaman Utama Sistem.


Dokumen Sulit.



2. Skrin Pendaftaran Pengguna akan dipaparkan.

3. Berikut adalah fungsi-fungsi yang disediakan bagi Pendaftaran Pengguna

a. Pendaftaran Pengguna Individu: Pengguna individu merujuk kepada

individu yang ingin mendaftar dan memohon sebagai Jurulatih, Fasilitator

atau peserta kursus yang ditawarkan di dalam Sistem eZi2Care.

b. Pendaftaran Pengguna Persatuan/Organisasi/Agensi: Pengguna agensi

merujuk kepada persatuan/organisasi/agensi yang ingin mendaftar dan

memohon sebagai agensi latihan yang diiktiraf oleh JKM bagi menjalankan

Kursus Asas Asuhan Kana-Kanak Permata (KAP) atau Kursus Asas Pusat

Jagaan (KAPJ).


Dokumen Sulit.



4. Berikut adalah maklumat yang perlu dimasukkan bagi Pendaftaran Pengguna:

Maklumat Peribadi atau Maklumat Persatuan/Organisasi/Agensi

a. Nama

b. Emel

Maklumat Log Masuk

1. No. Kad Pengenalan

2. Kata Laluan

3. Ulang Kata Laluan

5. Masukkan maklumat yang diperlukan kemudian tekan butang Daftar. Skrin

Pendaftaran Berjaya akan dipaparkan.

6. Klik butang Ke Log Masuk untuk log masuk ke dalam sistem. Skrin Log Masuk

akan dipaparkan.

2.3 Log Masuk Sistem

7. Masukkan No. Kad Pengenalan dan Kata Laluan yang telah didaftarkan.

8. Tekan butang Log Masuk. Skrin Halaman Utama Sistem mengikut peranan

pengguna akan dipaparkan.


Dokumen Sulit.



2.4 Lupa Kata Laluan

Sistem eZi2Care menyediakan fungsi mendapatkan kembali kata laluan. Pengguna

boleh medapatkan kata laluan baru melalui sistem sekiranya terlupa kata laluan.

Berikut adalah langkah-langkah bagi mendapatkan kata laluan:

1. Klik pautan sini pada maklumat Terlupa Kata Laluan pada skrin Log Masuk

Sistem untuk mendapatkan kata laluan baru.

2. Skrin Dapatkan Kata Laluan akan dipaparkan.

3. Masukkan ID Pengguna ntuk mendapatkan kata laluan. Skrin akan memaparkan

message "ID Pengguna tidak dijumpai." sekiranya ID Pengguna yang salah

dimasukkan.

4. Klik butang Teruskan untuk mendapatkan kata laluan baru. Sistem akan

menghantar emel beserta URL kepada pengguna bagi proses penukaran kata

laluan yang baru.

5. URL yang dihantar adalah sah dalam masa 3 hari dan pengguna perlu

menggunakan URL tersebut dalam tempoh sah untuk menukar kata laluan.

6. Sekiranya URL tidak sah, pengguna perlu ulang langkah di atas untuk

mendapatkan URL baru mengikut tempoh sah yang baharu.


Dokumen Sulit.



3. PENGIKTIRAFAN AGENSI LATIHAN

Agensi yang telah mendaftar sebagai pengguna boleh memohon pengiktirafan

sebagai Agensi Latihan. Skrin Halaman Utama akan memaparkan maklumat Tidak

Pernah Memohon Pengiktirafan sekiranya tiada maklumat pengiktirafan di dalam

sistem.

Berikut adalah langkah-langkah bagi permohonan pengiktirafan.


Dokumen Sulit.



1. Log masuk ke dalam Sistem

2. Klik Tab Permohonan

Klik butang Lihat pada Permohonan Pendaftaran Organisasi di Bawah PERMATA.

3. Skrin Borang Pengiktirafan Agensi Latihan PERMATA - Maklumat Permohonan

Agensi Latihan PERMATA akan dipaparkan.

Bahagian A: Maklumat Pemohon

a. Gambar Pemohon

b. Nama Pemohon

c. Warganegara

d. Jantina

e. Keturunan

f. No. Kad Pengenalan

g. Umur

h. Alamat


Dokumen Sulit.



i. No. Telefon Bimbit

j. Kelayakan Akademik

Bahagian B: Maklumat Persatuan/Organisasi/Agensi

k. Logo Agensi Latihan

l. Nama

m. Nama Singkatan Agensi Latihan

n. Alamat

o. Poskod

p. Negeri

q. Daerah

r. Parlimen

s. DUN

t. No. Telefon

u. Email

v. Faks

w. No. Pendaftaran Syarikat

x. Kategori

y. Tarikh Pendaftaran

z. Tarikh Tamat Sah Laku Pendaftaran

aa. Tarikh Bermula Dalam Agensi Latihan


Dokumen Sulit.



Maklumat TAKSA (Jika Ada)

bb. Nama TASKA

cc. No. Perakuan Pendaftaran TASKA

Senarai Aktiviti Berkaitan dalam tempoh 2 tahun yang lepas

dd. Bidang Latihan

ee. Jumlah Kursus

ff. Jumlah Peserta

Senarai Jurulatih

gg. Nama Jurulatih

hh. Pengalaman

Senarai Fasilitator

ii. Nama Fasilitator

jj. Pengalaman


Dokumen Sulit.



Senarai Kursus Yang Pernah Dikendali

kk. Agensi Latihan

ll. Nama Kursus

mm. Tempoh Kursus

nn. Penganjur

Lampiran Tambahan & Kelengkapan Latihan

oo. Bukti Pembayaran

pp. Dokumen Lain Berkaitan

qq. Dokumen Sokongan

rr. Kelengkapan Latihan

Lokasi Agensi Latihan

ss. Lampiran 1

tt. Lampiran 2

uu. Lampiran 3

vv. Lampiran 4

ww. Lampiran 5

4. Masukkan maklumat yang diperlukan bagi permohonan. Klik butang Simpan

Deraf untuk menyimpan maklumat; atau

5. Tandakan pada checbox, butang Simpan Deraf akan bertukar kepada Hantar.

Klik butang Hantar untuk menghantar permohonan.

6. Maklumat yang masih deraf masih boleh dikemaskini.


Dokumen Sulit.



7. Maklumat yang telah dihantar tidak boleh dikemaskini. Maklumat yang telah

dihantar adalah dalam proses semakan bagi kelulusan oleh Urusetia.

Kemaskini Maklumat Permohonan – Status Deraf

Untuk mengemaskini permohonan yang berlum dihantar, klik butang Lihat pada

Permohonan Pendaftaran Organisasi di Bawah PERMATA pada tab Permohonan.

Skrin Kemaskini Maklumat permohonan akan dipaparkan.


Dokumen Sulit.




Dokumen Sulit.



8. Masukkan maklumat yang diperlukan bagi permohonan. Klik butang Simpan

Deraf untuk menyimpan maklumat; atau

Hantar Permohonan

9. Tandakan pada checkbox, butang Simpan Deraf akan bertukar kepada Hantar.

Klik butang Hantar untuk menghantar permohonan.

10. Akan menyemak maklumat berikut bagi membolehkan pengguna menghantar

permohonan:

a. Jumlah minimum Jurulatih yang perlu dimasukkan adalah seramai 6 orang

b. Jumlah minimum Fasilitator yang perlu dimasukkan adalah seramai 4 orang

Nota: Maklumat Jurulatih dan Fasilitator mestilah terlebih dahulu didaftarkan

atau telah wujud di dalam sistem. Permohonan pengiktirafan agensi hanya

bolleh memilih jurulatih yang telah berdaftar di dalam sistem saja.


Dokumen Sulit.



4. PERMOHONAN JADUAL KURSUS

Permohonan Jadual Kursus

1. Log Masuk

2. Rujuk tab Jadual Kursus/Peperiksaan

3. Klik Tambah pada ruangan Mohon Jadual Kursus


Dokumen Sulit.



4. Pilih KAP dan masukkan maklumat yang berkenaan. Buat masa ini sistem tidak

mengawal tarikh mula dalam masa 14 hari. Boleh masukkan apa-apa tarikh.

5. Lengkapkan maklumat Senarai Topik dan Tenaga Pengajar

6. Pilih Jurulatih

7. 1 Jurulatih hanya dibenarkan untuk mengajar 6 topik sahaja, sekiranya lebih

sistem akan paparkan notifikasi berikut.

8. Masukkan maklumat Senarai Praktikum & Tenaga Pengajar


Dokumen Sulit.



9. Klik butang Simpan Deraf.

10. Sistem akan semak sekiranya jumlah maksimum peserta lebih dari 40 orang

sistem akan paparkan notifikasi berikut.

11. Simpan Deraf sistem akan paparkan maklumat permohonan – Status Deraf


Dokumen Sulit.



12. Kemaskini permohonan mengikut keperluan.

13. Tekan butang Hantar Untuk Pengesahan.

14. Urusetia akan dapat melihat permohonan dan mengesahkan jadual.

15. Hanya jadual yang telah disahkan sahaja akan dipaparkan di dalam borang

permohonan mengikut Kursus KAP (pada skrin pemohon/individu)


Dokumen Sulit.



5. LULUSKAN PERMOHONAN PESERTA KURSUS

Peserta akan membuat permohonan mengikuti Kursus dengan memilih agensi dan

jadual kursus bagi agensi. Permohonan daripada peserta perlu diluluskan oleh

agensi.

Berikut adalah langkah-langkah bagi proses kemaskini meluluskan/menolak

permohonan peserta kursus.

1. Log masuk ke dalam Sistem sebagai agensi. Skrin Halaman Utama Agensi

akan dipaparkan. Rujuk Tab Tugasan.

2. Rujuk pada bahagian ‘Permohonan Baru Mengikuti Kursus’ bahagian ‘KAP’.

3. Klik pada nombor permohonan yang dipaparkan. Skrin Senarai Permohonan

Mengikuti Kursus KAP akan dipaparkan.


Dokumen Sulit.



4. Skrin memaparkan senarai permohonan yang telah dihantar oleh peserta.

5. Klik butang Lihat. Skrin maklumat permohonan peserta akan dipaparkan.


Dokumen Sulit.



6. Rujuk bahagian Maklumat Panel Pengiktirafan. Klik butang Kemaskini. Skrin

Maklumat Kelulusan/Pengesahan akan dipaparkan.

7. Pilih Status Permohonan kemudian tekan butang Simpan. Skrin Borang

Maklumat Permohonan akan dipaparkan. Status Permohonan akan

dikemaskini mengikut pilihan yang telah dibuat.

8. Seterusnya Agensi boleh mengemaskini kehadiran peserta kursus yang telah

diluluskan.


Dokumen Sulit.



6. KEMASKINI KEHADIRAN PESERTA KURSUS

Sistem mesti membolehkan agensi untuk mengemaskini kehadiran bagi peserta

kursus yang telah mengikuti kursus di agensi masing-masing. Proses kemaskini

kehadirana adalah berdasarkan jadual kursus dan mengikut modul yang telah

dimohon di dalam jadual kursus.

Berikut adalah langkah-langkah bagi proses kemaskini kehadiran peserta kursus.

1. Agensi perlu log masuk ke dalam sistem mengunakan ID dan Kata Laluan yang

telah didaftarkan.

2. Skrin Halaman Utama Sistem bagi agensi akan dipaparkan. Rujuk Skrin

Halaman Utama Agensi

3. Klik pada Tab ‘Jadual Kursus/Peperiksaan’. Skrin tab Jadual

Kursus/Peperiksaan akan dipaparkan.

4. Senarai Kehadiran Peserta boleh dikemaskini berdasarkan Jadual Kursus. Klik

butang Lihat pada Senarai Jadual Kursus.

5. Skrin Senarai Jadual Kursus akan dipaparkan. Pilih jadual Kursus yang

berstatus Lulus.


Dokumen Sulit.



6. Pilih Jadual Kursus kemudian klik butang Lihat. Skrin maklumat Jadual Kursus

akan dipaparkan.


Dokumen Sulit.



Gambarajah 1 : Skrin Maklumat Jadual Kursus

7. Agensi perlu mengemaskini kedua-dua kehadiran peserta bagi topik dan

praktikum.

Kemaskini Peserta Mengikut Topik Kursus

8. Kemaskini peserta mengikut topik. Pilih topik daripada bahagian Senarai

Topik & Tenaga Pengajar kemudian tekan butang Kemaskini pada Senarai

Topik. Skrin Kemaskini Kehadiran Kursus akan dipaparkan bagi topik yang

dipilih.

Gambarajah 2 : Skrin Kemaskini Kehadiran Mengikut Topik

9. Berikut adalah maklumat yang boleh dikemaskini bagi kehadirsan peserta:

10. Klik butang Kembali untuk kembali ke maklumat Jadual Kursus.

11. Masukkan maklumat yang berkaitan bagi Jadual Kursus dan tekan butang

Kemaskini Kehadiran. Skrin Maklumat Jadual Kursus akan dipaparkan.

12. Ulang langkah bagi mengemaskini maklumat bagi keseluruhan topik.

Kemaskini Peserta Mengikut Praktikum

13. Kemaskini peserta mengikut praktikum. Pilih lokasi praktikum daripada

bahagian Senarai Praktikum & Tenaga Pengajar kemudian tekan butang

Kemaskini pada Senarai Lokasi Praktikum. Skrin Kemaskini Kehadiran Kursus

akan dipaparkan bagi lokasi praktikum yang dipilih.


Dokumen Sulit.



Gambarajah 3 : Skrin Kemaskini Kehadiran Mengikut Lokasi Praktikum

14. Berikut adalah maklumat yang boleh dikemaskini bagi kehadirsan peserta:

15. Klik butang Kembali untuk kembali ke maklumat Jadual Kursus.

16. Masukkan maklumat yang berkaitan bagi Jadual Kursus dan tekan butang

Kemaskini Kehadiran. Skrin Maklumat Jadual Kursus akan dipaparkan.

17. Ulang langkah bagi mengemaskini maklumat bagi keseluruhan lokasi

praktikum.

18. Hanya peserta yang hadir kesemua praktikum akan dikira sebagai hadir.

Maklumat kehadiran peserta bagi keseluruhan topik mestilah 90% hadir dan

ke atas barulah akan dikira sebagai hadir keseluruhan sesi kursus.

Papar Kehadiran Peserta Kursus

19. Agensi boleh memaparkan senarai kehadiran bagi setiap peserta kursus.

Rujuk bahagian Senarai Peserta, Ruangan Kehadiran.

20. Sistem akan memaparkan peratus kehadiran peserta bagi keseluruhan topik.

21. Klik pada pautan Senarai pada ruangan Kehadiran. Sistem akan memaparkan

Senarai Kehadiran Peserta bagi Keseluruhan Jadual Kursus.


Dokumen Sulit.



7. MOHON LOKASI PEPERIKSAAN

Sistem mesti membolehkan agensi untuk memohon lokasi peperiksaan kursus.

Berikut adalah langkah-langkah bagi proses permohonan Lokasi Peperiksaan.

Sebelum permohonan lokasi boleh dibuat, Pihak JKM akan mendaftarkan tarikh bagi

Siri Peperiksaan yang akan dijalankan. Agensi boleh memilih tarikh yang bersesuaian

bagi lokasi peperiksaan yang ingin dimohon.

Berikut adalah langkah-langkah bagi memohon lokasi peperiksaan.

1. Agensi perlu log masuk ke dalam sistem mengunakan ID dan Kata Laluan yang

telah didaftarkan.

2. Skrin Halaman Utama Sistem bagi agensi akan dipaparkan.

3. Klik pada Tab ‘Jadual Kursus/Peperiksaan’. Skrin tab Jadual

Kursus/Peperiksaan akan dipaparkan.


Dokumen Sulit.



4. Klik butang Tambah pada bahagian Mohon Lokasi Peperiksaan. Skrin Tambah

Maklumat Peperiksaan akan dipaparkan.

5. Berikut adalah maklumat yang perlu dimasukkan bagi permohonan Lokasi

Peperiksaan:

a) Kursus (Pilih KAP)

b) Jenis (Pilih Sepenuh Masa)

c) Tarikh Peperiksaan: Maklumat Tarikh dipaparkan berdasarkan

tarikh yang telah ditetapkan oleh JKM

d) Negeri

e) Lokasi

f) Keterangan Lokasi

g) Lampiran Tambahan

6. Sistem akan memaparkan senarai peserta yang telah hadir kursus dan masih

belum dimasukkan ke mana-mana lokasi peperiksaan bagi agensi masing


Dokumen Sulit.



masing sahaja. Pilih peserta bagi permohonan Lokasi Peperiksaan dengan

menekan pada checkbox.

7. Klik butang Simpan Sebagai Draf untuk menyimpan maklumat permohonan.

Skrin Maklumat Permohonan Lokasi Peperiksaan akan dipaparkan.

8. Klik butang Hantar Untuk Pengesahan. Skrin Maklumat Lokasi Peperiksaan

akan dipaparkan.

jabatan kebajikan masyarakat - ezi2care.jkm…ezi2care.jkm.gov.my/images/manual pengguna...

Documents