60

INOVASI 4

61

NAMA INOVASI : SISTEM PENGURUSAN BARANG SITAAN

KATEGORI : ANUGERAH INOVASI ICT

1.0 PENGENALAN 1.1 Pengenalan Mengenai Direktorat Penguatkuasaan

Direktorat Penguatkuasan adalah satu jabatan yang menjalankan

tindakan penguatkuasaan di bawah undang-undang yang dikuatkuasakan

oleh MPSP dan membantu jabatan dalaman MPSP dan agensi luaran

menjalankan tindakan penguatkuasaan termasuk sitaan/ rampasan.

Skop ini meliputi proses pengurusan tindakan penguatkuasaan bagi setiap

tindakan sitaan/rampasan penjaja/premis yang dilakukan oleh Direktorat

Penguatkuasaan sehingga proses tuntutan selesai.

a) Tafsiran Sitaan

Mengambil, menahan, merampas barang-barang dengan waran atau

tanpa waran bagi tujuan menghentikan atau menghalang aktiviti itu

diteruskan berdasarkan undang-undang yang dikuatkuasakan.

b) Borang Sitaan (inventori)

Suatu borang yang menyenaraikan jenis-jenis dan kuantiti benda /

peralatan / dokumen dan lain-lain perkara yang disita.

c) Surat Pelepasan

Suatu borang yang dicetak selepas OKS (orang kena sita) membuat

pembayaran.

62

1.2 Pengenalan Mengenai Inovasi Sistem e-sita merupakan satu sistem pengurusan barang sitaan bagi

(kenderaan, peralatan, dokumen) yang disita oleh Majlis Perbandaran

Seberang Perai secara sistematik melalui data base. Sistem ini adalah

satu inovasi yang dicipta untuk memudahkan proses pengurusan barang

sitaan yang mana sebelum ini dilakukan secara manual dan tidak

bersistematik. Walaupun terdapat prosedur yang jelas berhubung

pengurusan barang sitaan secara manual, sistem e-sita lebih efektif dan

keberkesanannya lebih memudahkan capaian data serta sistem

pelaporan yang lebih sistematik.

Muka hadapan e-Sita

63

Carta alir e-Sita adalah seperti berikut:-

Tidak Ya

Tidak Ya

Terima borang sitaan (inventori)

Semak borang sitaan (inventori)

Input Data borang sitaan

(inventori)

Tuntutan

Semakan / carian

Bayaran

Kemaskini bayaran dan data

Surat pelepasan

64

PROSES KERJA SISTEM E-SITA

JAWATAN PROSES Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan

Terima borang sitaan (inventori) daripada unit.

Pembantu Penguatkuasa/ Pembantu Penguatkuasa Kanan

Semak borang sitaan (inventori) daripada orang kena sita (OKS) dan juga salinan asal dalam rekod jabatan dan menulis butir-butir peribadi OKS.

Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan

Input data seperti dalam borang sitaan (inventori) dan simpan.

Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan

Proses tuntutan. Maklumat / salinan borang sitaan (inventori) daripada OKS.

Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan

Menyemak / carian maklumat dalam e-Sita

Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan

Semakan resit pembayaran (Kew 38).

Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan

Kemaskini bayaran dan data OKS dalam sistem e-Sita.

Pembantu Penguatkuasa / Pembantu Penguatkuasa Kanan

Cetak surat pelepasan

65

PERBANDINGAN DI ANTARA SISTEM MANUAL DAN e-SITA

Aktiviti Manual e-Sita

Penyimpanan data Difailkan secara manual. Data disimpan di dalam data “base”.

Carian data

Semakan fail dan carian dilakukan secara manual berdasarkan kepada tarikh.

Semakan dan carian dalam sistem data e-Sita berdasarkan maklumat seperti tarikh, lokasi, nombor kenderaan dan lain-lain lagi.

Pelaporan

Laporan disediakan secara manual berdasarkan borang sitaan (inventori) yang difailkan.

Laporan secara automatik mengikut data yang disimpan.

66

2.0 IMPAK INOVASI

Inovasi sistem e-sita ini memberikan impak yang positif kepada MPSP. Impak ini

terbahagi kepada 4 aspek utama iaitu semakan dan carian data, proses tuntutan

barang sitaan, pelaporan dan pemantauan status kes sitaan.

Semakan data dan carian data lebih mudah dan cepat tanpa memerlukan masa

serta tenaga kerja yang banyak. Proses tuntutan barang sitaan dapat dilakukan

dengan lebih mudah dan pantas. Selain dari itu juga proses pelaporan dan

semakan status kes sitaan dapat disediakan secara automasi berdasarkan

kehendak dan keperluan MPSP umumnya dan kepada jabatan khususnya. Data-

data yang diperolehi boleh digunakan bagi proses perancangan

penguatkuasaan dan penetapan bajet di peringkat MPSP.

i. Semakan dan carian data

Semakan dan carian dilakukan secara lebih bersistematik berdasarkan

data-data yang telah diinput ke dalam sistem e-Sita seperti yang

terkandung di dalam borang sitaan (inventori). Carian dan semakan boleh

dilakukan mengikut nombor rujukan (inventori) , nama, tarikh, nombor

kenderaan, nombor kontena, akta ataupun daerah.

Proses semakan dan carian secara sistematik ini dapat memendekkan

masa carian yang mana sebelum ini carian dilakukan dengan menyemak

fail secara manual serta memakan masa yang panjang. Proses carian

data secara manual amat bergantung harap kepada proses filing yang

baik.

ii. Proses tuntutan barang sitaan

Tempoh masa bagi proses tuntutan barang sitaan oleh OKS dapat

dipendekkan dengan menggunakan sistem e-Sitaan. Ini adalah kerana

semua data yang berkaitan dapat dicapai dengan hanya memasukkan

maklumat carian. Pegawai bertugas tidak memerlukan masa yang

67

panjang untuk menyemak fail serta membuat carian atau semakan

dokumen. Ini akan memudahkan lagi proses tuntutan dilakukan. Tenaga

kerja berhubung proses pelepasan barang sitaan juga dapat dikurang dan

diganti dengan sistem yang lebih sistematik dan berkesan. Data yang

dicapai juga lebih tepat dan terperinci.

iii. Pelaporan

Sistem e-Sita menyediakan sistem pelaporan secara automasi yang mana

laporan tersedia dengan sendirinya berdasarkan program yang telah

ditetapkan manakala sistem pelaporan manual memerlukan masa dan

tenaga kerja yang banyak dari segi mendapatkan data dan mewujudkan

laporan. Statistik juga dapat diwujudkan secara automasi tanpa

memerlukan pemantauan secara berkala dan hanya memadai dengan

membuat kemaskini data semasa menginput data sitaan atau data

bayaran.

iv. Pemantauan Status Kes Sitaan

Pemantauan kes sitaan dapat dilakukan dengan lebih sistematik dan

setiap “progress” kes dapat dikenalpasti sama ada telah dtuntut, belum

dituntut, tidak dituntut atau telah dilupuskan berbanding sistem manual

sitaan yang memerlukan semakan secara fizikal dilakukan bagi

mengenalpasti status setiap kes sitaan.

68

Rekod e-Sita

69

Kemaskini / Selenggara

70

Statistik Maklumat

71

Pelaporan

72

Carian / Semakan

73

4. ELEMEN INOVASI

4.1 Inovatif / Kreativiti Usaha inovasi yang dijalankan merangkumi perubahan yang menyeluruh

dan bersistematik kepada keseluruhan sistem pengurusan barang sitaan

yang mana sebelum ini sistem pengurusan secara fizikal dan manual

digunakan. Pengenalan sistem e-sita ini telah menerapkan penggunaan

sistem berkomputer secara menyeluruh yang merangkumi proses

simpanan data, tuntutan barang sitaan, pelaporan penguatkuasaan dan

pemantauan kes sitaan.

4.2 Elemen “value creation” Sistem yang diwujudkan mempunyai elemen “value creation”

sebagaimana berikut:-

• Memudahkan proses carian dan proses penyimpanan data yang lebih

berkesan.

• Penggunaan tenaga kerja dan masa yang minimum.

• Boleh diakses dari mana-mana komputer di dalam rangkaian mpsp

(intranet).

• Pelaporan dapat disediakan secara automasi dan data adalah tepat

dan boleh dipercayai.

• “Progress” kes sitaan dapat dipantau dengan lebih berkesan.

• Memeberi data yang diperlukan dengan kadar segera dalam proses

penyediaan perancangan operasi penguatkuasaan dan perancangan

kepada keperluan bajet diperingkat MPSP.

74

5.0 RUMUSAN

Sistem e-Sita merupakan satu inovasi sistem pengurusan barang sitaan yang

pada awalnya dijalankan secara manual. Sistem manual yang digunapakai

oleh Direktorat Penguatkuasaan mempunyai beberapa kelemahan yang

harus ditambah baik. Menyedari akan kelemahan ini, jabatan telah

mengambil langkah-langkah yang perlu dan atas kesedaran ini maka lahir lah

sistem e-Sita yang merupakan penambahbaikan kepada sistem manual sedia

ada.

Sistem e-Sita adalah satu sistem yang menyeluruh sebermulanya dari

terimaan borang sitaan sehingga pengeluaran borang pelepasan. Sistem ini

mengandungi elemen-elemen kreativiti dan “value creation” yang mana

memberikan kelebihan kepada pengguna dalam penyimpanan data,

pemantauan “progress”dan pelaporan penguatkuasaan sitaan.

Selain daripada itu juga, sistem e-Sita dibangunkan oleh Jabatan Teknologi

Maklumat secara dalaman yang mana tidak mengeluarkan sebarang kos.

Atas alasan-alasan dan elemen-elemen asas dalam pembangunan sistem ini,

jelas menunjukkan bahawa sistem e-Sita mendatangkan satu kelebihan serta

memberi kemudahan kepada jabatan dalam pengurusan barang sitaan yang

sebelum ini dijalankan secara manual dan kurang berkesan.