garis panduan penggunaan sistem permohonan ke …etravel.llm.gov.my/docs/manual.pdf · 2.1...

GARIS PANDUAN

PENGGUNAAN SISTEM PERMOHONAN KE LUAR

NEGARA ATAS URUSAN PERSENDIRIAN

(SISTEM E-TRAVEL)

LEMBAGA LEBUHRAYA MALAYSIA

VERSI 2019 2

MANUAL PENGGUNA SISTEM E-TRAVEL

1.0 TUJUAN

1.1 Sistem e-Travel dibangunkan oleh Bahagian Teknologi Maklumat dan

Bahagian Sumber Manusia dan Korporat bagi membolehkan warga kerja

Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM) membuat permohonan perjalanan

ke luar negara atas urusan persendirian.

1.2 Garis panduan ini disediakan sebagai rujukan bagi permohonan ke luar

negara atas urusan persendirian secara atas talian melalui Sistem e-

Travel.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Pengurusan permohonan ke luar negara atas urusan persendirian secara

atas talian adalah salah satu proses yang ditambah baik selaras dengan

saranan Pengurusan LLM ke arah paperless dan menjimatkan masa.

2.2 Justeru, Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal ICT Bilangan 3/2018 yang

bersidang pada 13 Julai 2018 telah bersetuju dengan cadangan

penggunaan Sistem e-Travel.

2.3 Sistem e-Travel ini menggunakan web-based architecture dan

merupakan sistem dalaman LLM yang hanya boleh diakses oleh

pengguna-pengguna berdaftar mengikut Bahagian/Pejabat Wilayah.

2.4 Sistem e-Travel ini dibangunkan bertujuan;-

a) Menyediakan kemudahan kepada LLM membuat permohonan

perjalanan ke luar negara atas urusan persendirian dan semakan

status permohonan secara atas talian (on line).

b) Memudahkan urusetia membuat semakan permohonon dan

kelulusan daripada Pengurusan LLM.

3.0 PERATURAN UMUM

3.1 Pegawai perlu mengisi permohonan secara atas talian melalui E-Travel

selewat-lewatnya dua (2) minggu sebelum tarikh perjalanan.

Permohonan yang kurang daripada tempoh tersebut tidak akan

diproses.

VERSI 2019 3


3.2 Pegawai hendaklah memastikan cuti rehat bagi tempoh perjalanan ke

luar negara telah diluluskan terlebih dahulu oleh Pegawai Penyelia

sebelum permohonan dibuat.

3.3 Pegawai hendaklah melengkapkan sepenuhnya semua maklumat di

dalam sistem dan memuat naik dokumen yang berkaitan, sekiranya

perlu.

3.4 Permohonan pegawai akan disemak oleh urusetia dan sekiranya tidak

lengkap atau maklumat tidak mencukupi, pegawai akan dimaklumkan

melalui emel berhubung perkara tersebut. Begitu juga dengan

permohonan yang tidak disokong atau diluluskan, pegawai hendaklah

memberikan justifikasi yang berkaitan sekiranya perlu.

3.5 Pegawai juga boleh menyemak status semasa permohonan masing-

masing melalui sistem dan melihat rekod permohonan sebelum ini.

3.6 Carta aliran pelaksanaan Sistem e-Travel adalah seperti di Lampiran 1.

3.7 Sebarang isu/masalah berhubung sistem ini, pegawai hendaklah

memaklum atau melaporkannya dalam Sistem Helpdesk LLM melalui

pautan berikut: http://helpdesk.llm.gov.my/

4.0 RINGKASAN MODUL SISTEM E-TRAVEL

4.1 Sistem e-Travel mengandungi tiga (3) modul iaitu:

a) Modul Pemohon

Membolehkan semua warga LLM mendaftarkan sebagai pengguna

sistem, membuat pemohonan perjalanan ke luar negara dan

menyemak status kelulusan permohonan.

b) Modul Penyokong

Membolehkan Pengarah Sumber Manusia dan Korporat / Wakil

menyokong permohonan melalui emel notifikasi yang dijana oleh

sistem.

http://helpdesk.llm.gov.my/

VERSI 2019 4


c) Modul Pelulus

Membolehkan Ketua Pengarah / Wakil meluluskan permohonan

pengguna melalui emel notifikasi yang dijana oleh sistem dan juga

melalui sistem secara pukal.

4.2 Sistem e-Travel boleh dicapai melalui pautan http://etravel.llm.gov.my/

5.0 MODUL PEMOHON

5.1 DAFTAR PENGGUNA BARU

a) Pegawai yang pertama kali membuat permohonan, perlu mendaftar

bagi mendapatkan ID pengguna dan kata laluan untuk masuk ke

dalam sistem.

b) Paparan antara muka Sistem e-Travel dipaparkan seperti

Gambarajah 1 dibawah dan klik Daftar Pengguna Baru;

Gambarajah 1

http://etravel.llm.gov.my/

VERSI 2019 5


c) Masukkan maklumat pemohon seperti Gambarajah 2 dan klik butang

Daftar.

Gambarajah 2

Nota: Kata laluan mesti sekurang-kurangnya atau lebih daripada 12 aksara.

VERSI 2019 6


5.2 PERMOHONAN BARU

a) Bagi permohonan baharu, sila klik “Borang Permohonan” seperti di

Gambarajah 1. Pegawai boleh log masuk melalui Daftar Masuk

Pemohon menggunakan Id Pengguna dan Kata Laluan yang telah

didaftarkan di Gambarajah 3 berikut.

Gambarajah 3

b) Skrin Permohonan Baru akan dipaparkan seperti Gambarajah 4,

masukkan maklumat perjalanan ke luar negara, kelulusan cuti rehat,

waris, lawatan berkala (jika berkaitan), perakuan pemohon dan klik

butang hantar.

VERSI 2019 7


Gambarajah 4

VERSI 2019 8


c) Sistem akan mengeluarkan notifikasi “Borang Permohonan Anda

Telah Diterima Dan Akan Diproses” seperti Gambarajah 5.

Gambarajah 5

d) Setiap permohonan yang diterima akan melalui urusetia untuk

semakan sama ada permohonan yang dihantar adalah lengkap dan

memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan selaras dengan Pekeliling /

Arahan Kerajaan dari semasa ke semasa.

e) Setelah semakan dibuat, urusetia akan menghantar permohonan

tersebut kepada Pengarah Sumber Manusia dan Korporat / Wakil

untuk proses sokongan.

5.3 SEMAKAN STATUS PERMOHONAN

a) Sila klik “Semakan Permohonan” seperti Gambarajah 1 di Para 5.1

dan masukkan Id Pengguna dan Kata Laluan seperti Gambarajah 3

di Para 5.2.

b) Skrin Semakan Permohonan akan dipaparkan seperti Gambarajah 6.

Sekiranya terdapat pindaan, sila klik Pinda pada ruangan status

permohonan dan pindaan akan melalui proses seperti di Para 5.2 (b).

Gambarajah 6

VERSI 2019 9


c) Setiap permohonan yang dihantar akan disemak oleh urusetia bagi

memastikan ia memenuhi kelayakan dan kehendak peraturan yang

berkuatkuasa. Skrin Semakan Permohonan selepas semakan urusetia

akan dipaparkan seperti Gambarajah 7.

Gambarajah 7

d) Borang permohonan yang telah disemak akan dikemukakan kepada

Pegawai Penyokong. Skrin Semakan Permohonan selepas sokongan

akan dipaparkan seperti Gambarajah 8.

Gambarajah 8

e) Borang permohonan yang telah disokong akan dikemukakan

kepada Pegawai Pelulus. Status permohonan yang diluluskan juga

akan dikemaskini seperti Gambarajah 9.

Gambarajah 9

VERSI 2019 10


d) Satu emel notifikasi berhubung kelulusan permohonan juga akan

dipanjangkan kepada pegawai seperti format Gambarajah 10

berikut:

Gambarajah 10

VERSI 2019 11


6.0 MODUL PENYOKONG

6.1 MENYOKONG PEMOHONAN MELALUI EMEL

a) PSMK / Wakil akan menerima emel notifikasi untuk menyokong

permohonan melalui Sistem e-Travel seperti berikut:-

“Sokongan Permohonan Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian”

b) PSMK / Wakil perlu membuka notifikasi emel tersebut dan klik di

pautan “Sokongan Permohonan” seperti Gambarajah 11 di bawah.

Gambarajah 11

VERSI 2019 12


c) Skrin Maklumat Permohonan akan dipaparkan seperti dalam

Gambarajah 12.

Gambarajah 12

d) Tandakan pada Butang Bulat (Radio Button) di ruangan Status

Permohonan untuk Sokong atau Tidak Disokong dan jika ada ulasan,

sila isikan diruangan Ulasan. Seterusnya klik Hantar, Gambarajah 13

menunjukkan sokongan permohonan telah dikemukakan kepada

pegawai pelulus.

VERSI 2019 13


Gambarajah 13

VERSI 2019 14


7.0 MODUL PELULUS

7.1 MELULUSKAN PEMOHONAN MELALUI EMEL

a) Pegawai pelulus (Ketua Pengarah / Wakil) akan menerima emel

notifikasi untuk meluluskan permohonan melalui Sistem e-Travel

seperti berikut:-

“Kelulusan Permohonan Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian”

b) Pegawai Pelulus perlu membuka notifikasi emel tersebut dan klik

pautan Kelulusan Permohonan seperti Gambarajah 14 di bawah.

Gambarajah 14

VERSI 2019 15


c) Skrin Maklumat Permohonan akan dipaparkan seperti dalam

Gambarajah 15.

Gambarajah 15

VERSI 2019 16


d) Tandakan pada Butang Bulat (Radio Button) di ruangan Status

Permohonan untuk Lulus atau Tidak Lulus dan jika ada ulasan, sila isikan

diruangan Ulasan. Seterusnya klik Hantar, Gambarajah 16 menunjukkan

kelulusan permohonan telah dikemukakan kepada urusetia untuk

tindakan selanjutnya.

Gambarajah 16

8.0 PENUTUP

8.1 Penyediaan Garis Panduan Sistem e-Travel ini diharapkan dapat

memberi panduan yang jelas berkaitan tatacara penggunaan dan

prosedur-prosedur berkaitan serta peranan setiap individu yang terlibat

sama ada secara langsung atau tidak dalam pelaksanaan penggunaan

Sistem e-Travel ini secara keseluruhan.

8.2 Bahagian Sumber Manusia dan Korporat juga berhak dari semasa ke

semasa meminda garis panduan ini berdasarkan kepentingan dan

kesesuaian terkini selaras dengan arahan-arahan yang diterima pakai

daripada pihak Kerajaan atau Pengurusan LLM tanpa terlebih dahulu

merujuk atau memaklumkan kepada warga LLM.

VERSI 2019 17


9.0 RUJUKAN

9.1 Penyediaan Garis Panduan ini adalah merujuk kepada Pekeliling /

Peraturan Kerajaan yang berkuatkuasa seperti berikut:

Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran;

Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2012 – Peraturan Perjalanan

Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian;

Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2014 – Pindaan Surat Pekeliling

Am Bilangan 3 Tahun 2012 (Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke

Luar Negara Atas Urusan Persendirian); dan

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2015 – Kemudahan

Perlindungan Insurans Kesihatan Kepada Pegawai Perkhidmatan

Awam Yang Berada Di Luar Negara Atas Urusan Persendirian.

VERSI 2019 18


Lampiran 1

Permohonan dibuat secara atas talian oleh pegawai LLM

Semakan permohonan oleh Urus Setia melalui sistem.

Sokongan daripada Pengarah BSMK

Kelulusan daripada Pegawai Pelulus (KP / Wakil)

Semakan permohonan oleh Urus Setia dan pemohon melalui sistem. Emel kelulusan akan dipanjangkan kepada pegawai.

Mula

Lengkap?

Sokong?

Lulus?

Tamat

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Tidak

garis panduan penggunaan sistem permohonan ke …etravel.llm.gov.my/docs/manual.pdf · 2.1...

Documents