e ekosistem kondusif sektor awam ks - niosh.com.my€¦ · adalah menjadi harapan saya agar...

GARIS PANDUANPELAKSANAAN

GARIS PANDUANPELAKSANAANEKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

INSTITUT KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN NEGARA(NIOSH)

EkSaKONDUSIF, SELAMAT DAN SIHAT

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

INSTITUT KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN NEGARA (NIOSH)

GARIS PANDUAN PELAKSANAANEKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

2INSTITUT KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN NEGARA (NIOSH)

ISI KANDUNGAN HALAMAN

PERUTUSAN PENGARAH EKSEKUTIF 3

1.0 TUJUAN PANDUAN PELAKSANAAN EKSA 4

2.0 PENGENALAN EKSA 4

3.0 KONSEP EKSA (5S) 53.1 Amalan 5S 53.2 Elemen Baharu EKSA 63.3 Faedah Pengalaman EKSA 93.4 Kunci Kejayaan EKSA 9

4.0 PELAKSANAAN EKSA 104.1 Polisi 104.2 Visi 104.3 Misi 104.4 Objektif EKSA 104.5 Logo dan Slogan EKSA 4.5.1 Logo EKSA

4.5.2 Definisi Logo4.5.3 Slogan EKSA

11111111

4.6 Penubuhan Jawatankuasa4.6.1 Carta Organisasi4.6.2 Tugas & Tanggungjawab

121213

4.7 Keperluan Sudut EKSA 164.8 Keperluan Fail 17

5.0 TINDAKAN PELAKSANAAN PENYERAGAMAN EKSA 185.1 Komponen A: Tindakan Utama Pelaksanaan 185.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja/ Pejabat 215.3 Komponen C: Tempat Umum 285.4 Komponen D: Keselamatan Persekitaran 335.5 Komponen E: Kawasan Persekitaran 355.6 Komponen F: Tempat Khusus 36

6.0 PENGGUNAAN TAG MERAH & TAG KUNING 38

7.0 PENUTUP 41

2

EKSA.indd 1 22-Aug-17 6:04:18 PM




PERUTUSAN PENGARAH EKSEKUTIF

Assalamualaikum, Salam EKSA dan Salam 1NIOSH.

Alhamdulillah saya bersyukur ke hadrat Ilahi kerana dengan izinNya buku

garis panduan pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)

NIOSH dapat diterbitkan. Semoga warga NIOSH dapat menjayakan

pelaksanaan EKSA di NIOSH berpandukan buku ini.

EKSA merupakan suatu usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat

dan mewujudkan persekitaran yang lebih kondusif bagi membantu meningkatkan produktiviti

warga NIOSH.

Objektif pelaksanaan EKSA di tempat kerja, bukan sahaja meningkatkan prestasi pengurusan

pejabat, tetapi juga dapat mengurangkan pembaziran dan mengoptimumkan penghasilan

output dan outcome. Selain itu, pembudayaan EKSA merupakan asas kepada pembentukan

sebuah organisasi yang cemerlang dengan sandaran kepada amalan disiplin diri yang baik,

semangat kerja berpasukan yang tinggi dan memelihara keselamatan dan kesihatan serta

keselesaan persekitaran di tempat kerja.

Ianya juga akan menyemarakkan aktiviti kreativiti dikalangan warga NIOSH dan menggalakkan

pembudayaan amalan hijau atau Go Green yang sememangnya dekat dengan NIOSH selaras

dengan pensijilan Sistem Pengurusan Alam Sekitar.

Adalah menjadi harapan saya agar kerjasama dan penglibatan warga NIOSH dapat dilipat

gandakan bagi memastikan kejayaan pelaksanaan amalan EKSA di NIOSH. Sesungguhnya

pelaksanaan EKSA ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi

tinggi dan inovatif di kalangan warga NIOSH. Semoga NIOSH lebih kondusif, selamat dan sihat

dengan pelaksanaan EKSA.

Sekian, terima kasih.

HAJI ZAHRIM BIN OSMAN

Pengarah Eksekutif

NIOSH

3





1.0 TUJUAN PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

Garis Panduan Pelaksanaan EKSA ini disediakan sebagai rujukan kepada warga kerja

Institut Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Negara (NIOSH) dalam melaksanakan

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) agar dapat merealisasikan persekitaran kerja

yang berkualiti secara sistematik dan praktikal selain dapat mengurangkan pembaziran

dari segi masa, kos dan ruang.

Panduan ini menggariskan pengertian konsep EKSA, elemen-elemen EKSA, tindakan

yang perlu diambil pada setiap peringkat pelaksanaan, kaedah pengauditan yang

diguna pakai dan kelayakan serta syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk

mendapatkan pensijilan EKSA.

EKSA seharusnya dilihat sebagai satu program/aktiviti yang menggalakkan warga kerja

NIOSH agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang

sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian perkhidmatan.

2.0 PENGENALAN EKSA

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penambahbaikan Amalan

5S yang kini dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)

dengan mengekalkan prinsip amalan 5S iaitu Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU),

Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL).

Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi

tinggi dan inovatif di kalangan agensi-agensi Sektor Awam melalui penyediaan

persekitaran budaya kerja dan nilai yang menjadi amalan seluruh warga kerja Agensi

Sektor Awam.

Selain daripada itu, EKSA juga memperkenalkan model penilaian dan pengauditan

baharu yang merangkumi Kriteria Generik dan Kriteria Khusus dengan mengambil kira

kepelbagaian premis agensi Kerajaan mengikut jenis-jenis perkhidmatan yang diberikan.



PERUTUSAN PENGARAH EKSEKUTIF

Assalamualaikum, Salam EKSA dan Salam 1NIOSH.

Alhamdulillah saya bersyukur ke hadrat Ilahi kerana dengan izinNya buku

garis panduan pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)

NIOSH dapat diterbitkan. Semoga warga NIOSH dapat menjayakan

pelaksanaan EKSA di NIOSH berpandukan buku ini.

EKSA merupakan suatu usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat

dan mewujudkan persekitaran yang lebih kondusif bagi membantu meningkatkan produktiviti

warga NIOSH.

Objektif pelaksanaan EKSA di tempat kerja, bukan sahaja meningkatkan prestasi pengurusan

pejabat, tetapi juga dapat mengurangkan pembaziran dan mengoptimumkan penghasilan

output dan outcome. Selain itu, pembudayaan EKSA merupakan asas kepada pembentukan

sebuah organisasi yang cemerlang dengan sandaran kepada amalan disiplin diri yang baik,

semangat kerja berpasukan yang tinggi dan memelihara keselamatan dan kesihatan serta

keselesaan persekitaran di tempat kerja.

Ianya juga akan menyemarakkan aktiviti kreativiti dikalangan warga NIOSH dan menggalakkan

pembudayaan amalan hijau atau Go Green yang sememangnya dekat dengan NIOSH selaras

dengan pensijilan Sistem Pengurusan Alam Sekitar.

Adalah menjadi harapan saya agar kerjasama dan penglibatan warga NIOSH dapat dilipat

gandakan bagi memastikan kejayaan pelaksanaan amalan EKSA di NIOSH. Sesungguhnya

pelaksanaan EKSA ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi

tinggi dan inovatif di kalangan warga NIOSH. Semoga NIOSH lebih kondusif, selamat dan sihat


Sekian, terima kasih.

HAJI ZAHRIM BIN OSMAN

Pengarah Eksekutif

NIOSH

4





3.2 ELEMEN BAHARU EKSA

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan kepada Amalan

5S yang ditambah baik, disamping penambahan beberapa elemen baharu.

EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum

ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada

pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik

dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:

(A) Imej Korporat

Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak

berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian

sesebuah organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam

dikalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya

korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitikberatkan

aspek keselamatan dan persekitaran kerja di kalangan warga kerja

NIOSH.

(B) Kreativiti dan Inovasi

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA

menggalakkan warga NIOSH membudayakan elemen kreativiti dan

inovasi ketika melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.

Persekitaran kerja dalam NIOSH yang sering kali berubah mengikut

peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik

berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga kerja NIOSH digalakkan untuk

sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan

persekitaran kerja yang kondusif.

(C) Amalan Hijau

Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan

melaksanakan program dan aktiviti seperti kitar semula dan

meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah penjimatan

sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada

keseluruhan warga kerja NIOSH ke arah penggunaan sumber secara

optimum.



3.0 KONSEP EKSA (5S)

3.1 AMALAN 5S

Amalan 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan

ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang

dinyatakan di dalam Jadual 1.

Jadual 1: Istilah Bahasa: Amalan 5S

Bahasa Jepun

Bahasa Melayu

Bahasa Inggeris Maksud Contoh

Seiri Sisih Sort

Menyisih barang yang tidak perlu:Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik.

Membuang sampah

Seiton Susun Set In Order

Kekemasan:Menyusun secara kemas dan sistematik, barang yang diperlukan supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas digunakan.

Berupaya mendapatkan dokumen dalam tempoh 30 saat.

Seiso Sapu Shine

Pembersihan:Membersih dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.

Tanggungjawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.

Seiketsu SeragamStandard-

ization

Keseragaman:Mewujudkan piawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa.

Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.

Shitsuke Sentiasa Amal Sustain

Disiplin:Melatih pekerja untuk mengamal 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi dalam merealisasikan EKSA.

Lakukan amalan 5S secara harian.

5





3.2 ELEMEN BAHARU EKSA

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan kepada Amalan

5S yang ditambah baik, disamping penambahan beberapa elemen baharu.

EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum

ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada

pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik

dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:

(A) Imej Korporat

Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak

berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian

sesebuah organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam

dikalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya

korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitikberatkan

aspek keselamatan dan persekitaran kerja di kalangan warga kerja

NIOSH.

(B) Kreativiti dan Inovasi

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA

menggalakkan warga NIOSH membudayakan elemen kreativiti dan

inovasi ketika melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.

Persekitaran kerja dalam NIOSH yang sering kali berubah mengikut

peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik

berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga kerja NIOSH digalakkan untuk

sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan

persekitaran kerja yang kondusif.

(C) Amalan Hijau

Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan

melaksanakan program dan aktiviti seperti kitar semula dan

meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah penjimatan

sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada

keseluruhan warga kerja NIOSH ke arah penggunaan sumber secara

optimum.



3.0 KONSEP EKSA (5S)

3.1 AMALAN 5S

Amalan 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan

ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang

dinyatakan di dalam Jadual 1.

Jadual 1: Istilah Bahasa: Amalan 5S

Bahasa Jepun

Bahasa Melayu

Bahasa Inggeris Maksud Contoh

Seiri Sisih Sort

Menyisih barang yang tidak perlu:Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik.

Membuang sampah

Seiton Susun Set In Order

Kekemasan:Menyusun secara kemas dan sistematik, barang yang diperlukan supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas digunakan.

Berupaya mendapatkan dokumen dalam tempoh 30 saat.

Seiso Sapu Shine

Pembersihan:Membersih dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.

Tanggungjawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.

Seiketsu SeragamStandard-

ization

Keseragaman:Mewujudkan piawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa.

Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.

Shitsuke Sentiasa Amal Sustain

Disiplin:Melatih pekerja untuk mengamal 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi dalam merealisasikan EKSA.

Lakukan amalan 5S secara harian.

6





Rajah 1: 5 Komponen Elemen Baharu

IMEJ KORPORAT

KREATIVITI & INOVASI

PERSEKITARAN KONDUSIF

AMALAN HIJAU

KEPELBAGAIAN AGENSI



(D) Persekitaran Kondusif

Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya

organisasi berprestasi tinggi dan inovatif di kalangan warga kerja NIOSH.

Amalan EKSA menggalakkan warga kerja NIOSH untuk memberikan

penekanan kepada sistem penyampaian perkhidmatan yang mesra

pelanggan dan memberi keselesaan ketika berurusan. Bagi pelanggan

orang kurang upaya (OKU), kemudahan yang bersesuaian seharusnya

disediakan. Begitu juga dalam perspektif mengarusperdanakan elemen

gender sebagai satu pendekatan baharu yang perlu diberi warga kerja

NIOSH memberi keutamaan.

(E) Kepelbagaian Agensi

EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang

merangkumi kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira

kepelbagaian premis Jabatan/ Agensi Kerajaan mengikut jenis

perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini

iaitu,one size fits all didapati kurang mencakupi keperluan kepelbagaian

Jabatan/ Agensi Kerajaan pada masa kini.

7





Rajah 1: 5 Komponen Elemen Baharu

IMEJ KORPORAT

KREATIVITI & INOVASI

PERSEKITARAN KONDUSIF

AMALAN HIJAU

KEPELBAGAIAN AGENSI



(D) Persekitaran Kondusif

Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya

organisasi berprestasi tinggi dan inovatif di kalangan warga kerja NIOSH.

Amalan EKSA menggalakkan warga kerja NIOSH untuk memberikan

penekanan kepada sistem penyampaian perkhidmatan yang mesra

pelanggan dan memberi keselesaan ketika berurusan. Bagi pelanggan

orang kurang upaya (OKU), kemudahan yang bersesuaian seharusnya

disediakan. Begitu juga dalam perspektif mengarusperdanakan elemen

gender sebagai satu pendekatan baharu yang perlu diberi warga kerja

NIOSH memberi keutamaan.

(E) Kepelbagaian Agensi

EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang

merangkumi kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira

kepelbagaian premis Jabatan/ Agensi Kerajaan mengikut jenis

perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini

iaitu,one size fits all didapati kurang mencakupi keperluan kepelbagaian

Jabatan/ Agensi Kerajaan pada masa kini.

8





3.3 FAEDAH PENGAMALAN EKSA

3.4 KUNCI KEJAYAAN EKSA



4.0 PELAKSANAAN EKSA

4.1 POLISI

NIOSH komited melaksanakan EKSA sebagai pemangkin kepada peningkatan

kualiti kerja, perkhidmatan dan produktiviti melalui persekitaran kerja yang mesra,

bersih, kemas, selamat dan sihat.

4.2 VISI

Penyampaian perkhidmatan yang cemerlang melalui persekitaran kerja yang

kondusif, selamat dan sihat.

4.3 MISI

Mewujudkan suasana kerja yang kondusif, selamat, sihat dan ceria untuk

keselesaan dan kesejahteraan warga kerja dan pelanggan.

4.4 OBJEKTIF EKSA

(A) Mewujudkan budaya kerja yang kondusif, selamat, sihat dan ceria.

(B) Meningkatkan keselamatan, kekemasan dan kebersihan persekitaran

NIOSH.

(C) Menyemarakkan budaya kreativiti dan inovasi.

(D) Meningkatkan kesedaran dalam kalangan warga kerja NIOSH terhadap

kepentingan penjimatan sumber dan tenaga (Amalan Hijau).

9





3.3 FAEDAH PENGAMALAN EKSA

3.4 KUNCI KEJAYAAN EKSA



4.0 PELAKSANAAN EKSA

4.1 POLISI

NIOSH komited melaksanakan EKSA sebagai pemangkin kepada peningkatan

kualiti kerja, perkhidmatan dan produktiviti melalui persekitaran kerja yang mesra,

bersih, kemas, selamat dan sihat.

4.2 VISI

Penyampaian perkhidmatan yang cemerlang melalui persekitaran kerja yang

kondusif, selamat dan sihat.

4.3 MISI

Mewujudkan suasana kerja yang kondusif, selamat, sihat dan ceria untuk

keselesaan dan kesejahteraan warga kerja dan pelanggan.

4.4 OBJEKTIF EKSA

(A) Mewujudkan budaya kerja yang kondusif, selamat, sihat dan ceria.

(B) Meningkatkan keselamatan, kekemasan dan kebersihan persekitaran

NIOSH.

(C) Menyemarakkan budaya kreativiti dan inovasi.

(D) Meningkatkan kesedaran dalam kalangan warga kerja NIOSH terhadap

kepentingan penjimatan sumber dan tenaga (Amalan Hijau).

10





4.5 LOGO DAN SLOGAN EKSA

4.5.1 Logo EKSA

4.5.2 Definisi Logo EKSA

Hijau melambangkan warna alam sekitar dan ekosistem.

Biru melambangkan warna imej korporat dan suasana kondusif di tempat kerja.

Merah melambangkan semangat kerjasama dalam NIOSH.

Kuning melambangkan keharmonian dan amalan kerja yang selamat dan sihat (5S) dalam warga NIOSH.

4.5.3 Slogan EKSA

KONDUSIF, SELAMAT DAN SIHAT



4.6 PENUBUHAN JAWATANKUASA

4.6.1 Carta Organisasi induk EKSA

PENGERUSI(PENGARAH EKSEKUTIF)

TIMBALAN PENGERUSI(SETIAUSAHA EKSEKUTIF)

PENGURUS BESARCRD

PENGURUS BESARETD&RO

JAWATANKUASA LATIHAN

JAWATANKUASAAUDIT&

KESERAGAMAN

JAWATANKUASAPROMOSI

JAWATANKUASAKESELAMATAN

KETUA ZON TERATAINIOSHCert

KETUA ZON DAHLIA(Pengurus Kanan ETD&RO)

ETD&RO, PDD, ERCD, SIAD, SSCD, ECD

KETUA ZON LILI(Pengurus Kanan CRD)

CRD, OSD, IHD, OSHMD, LABD, OHD, INTD

KETUA ZON ORKID(Pengurus Kanan CSSD)

EDO, ESO, CSSD, ITD, ACCD, HRD, BDD, IDD, FNPD, QMD

SEKRETARIATEKSA

11

EKSA.indd 10 22-Aug-17 6:04:19 PM




4.5 LOGO DAN SLOGAN EKSA

4.5.1 Logo EKSA

4.5.2 Definisi Logo EKSA

Hijau melambangkan warna alam sekitar dan ekosistem.

Biru melambangkan warna imej korporat dan suasana kondusif di tempat kerja.

Merah melambangkan semangat kerjasama dalam NIOSH.

Kuning melambangkan keharmonian dan amalan kerja yang selamat dan sihat (5S) dalam warga NIOSH.

4.5.3 Slogan EKSA

KONDUSIF, SELAMAT DAN SIHAT



4.6 PENUBUHAN JAWATANKUASA

4.6.1 Carta Organisasi induk EKSA

PENGERUSI(PENGARAH EKSEKUTIF)

TIMBALAN PENGERUSI(SETIAUSAHA EKSEKUTIF)

PENGURUS BESARCRD

PENGURUS BESARETD&RO

JAWATANKUASA LATIHAN

JAWATANKUASAAUDIT&

KESERAGAMAN

JAWATANKUASAPROMOSI

JAWATANKUASAKESELAMATAN

KETUA ZON TERATAINIOSHCert

KETUA ZON DAHLIA(Pengurus Kanan ETD&RO)

ETD&RO, PDD, ERCD, SIAD, SSCD, ECD

KETUA ZON LILI(Pengurus Kanan CRD)

CRD, OSD, IHD, OSHMD, LABD, OHD, INTD

KETUA ZON ORKID(Pengurus Kanan CSSD)

EDO, ESO, CSSD, ITD, ACCD, HRD, BDD, IDD, FNPD, QMD

SEKRETARIATEKSA

12

EKSA.indd 11 22-Aug-17 6:04:19 PM




4.6.2 Tugas & Tanggungjawab

(A) Jawatankuasa Induk EKSA

(i) Menentukan hala tuju pelaksanaan EKSA.

(ii) Membentuk pelan pelaksanaan.

(iii) Merancang dan mengenalpasti belanjawan dan sumber

kewangan.

(iv) Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan.

(v) Mengenalpasti Ahli-ahli Jawatankuasa dan Ketua-ketua Zon.

(vi) Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.

(vii) Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan (dengan

bantuan Jawatankuasa Audit & Keseragaman)

(viii) Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA

(dengan bantuan Jawatankuasa Promosi).

(ix) Memperkasakan warga NIOSH dalam membudayakan EKSA

di tempat kerja.

(B) Sekretariat EKSA

(i) Menyelaras dan menyediakan aktiviti induk EKSA.

(ii) Memantau pelaksanaan aktiviti EKSA di setiap Zon mengikut

peraturan dan panduan yang digariskan.

(iii) Sebagai pemudahcara dalam pelaksanaan EKSA.

(iv) Memastikan latihan, promosi dan audit dilaksanakan

mengikut perancangan.

(v) Melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat.

(C) Jawatankuasa Audit & Keseragaman EKSA

(i) Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis

panduan pelaksanaan audit.

(ii) Melantik Juruaudit Dalaman EKSA.

(iii) Merancang aktiviti audit dalaman EKSA.

(iv) Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-

kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit.

(v) Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.



(vi) Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada

Jawatankuasa Induk EKSA.

(vii) Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut

keperluan.

(viii) Memastikan Audit EKSA dijalankan secara sistematik dan

berterusan.

(ix) Mengenalpasti kawasan/ ruang yang memerlukan

penambahbaikan.

(x) Mereka dan menyediakan bahan/ tagging untuk

keseragaman.

(xi) Memantau kawasan-kawasan gunasama bagi memastikan

konsep keceriaan/ keseragaman terus diamalkan.

(xii) Sentiasa memastikan/ mengingatkan warga NIOSH untuk

terus mengekalkan keceriaan/ keseragaman EKSA.

(D) Jawatankuasa Promosi EKSA

(i) Merancang dan menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti

promosi EKSA.

(ii) Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi

memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan

sebagaimana yang dirancang.

(iii) Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA

(kebersihan, poster, banner dan lain-lain).

(iv) Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang

layak.

(v) Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah

dilaksanakan.

(vi) Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap

kesedaran EKSA dalam kalangan warga kerja kepada


13

EKSA.indd 12 22-Aug-17 6:04:19 PM




4.6.2 Tugas & Tanggungjawab

(A) Jawatankuasa Induk EKSA

(i) Menentukan hala tuju pelaksanaan EKSA.

(ii) Membentuk pelan pelaksanaan.

(iii) Merancang dan mengenalpasti belanjawan dan sumber

kewangan.

(iv) Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan.

(v) Mengenalpasti Ahli-ahli Jawatankuasa dan Ketua-ketua Zon.

(vi) Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.

(vii) Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan (dengan

bantuan Jawatankuasa Audit & Keseragaman)

(viii) Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA

(dengan bantuan Jawatankuasa Promosi).

(ix) Memperkasakan warga NIOSH dalam membudayakan EKSA

di tempat kerja.

(B) Sekretariat EKSA

(i) Menyelaras dan menyediakan aktiviti induk EKSA.

(ii) Memantau pelaksanaan aktiviti EKSA di setiap Zon mengikut

peraturan dan panduan yang digariskan.

(iii) Sebagai pemudahcara dalam pelaksanaan EKSA.

(iv) Memastikan latihan, promosi dan audit dilaksanakan

mengikut perancangan.

(v) Melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat.

(C) Jawatankuasa Audit & Keseragaman EKSA

(i) Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis

panduan pelaksanaan audit.

(ii) Melantik Juruaudit Dalaman EKSA.

(iii) Merancang aktiviti audit dalaman EKSA.

(iv) Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-

kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit.

(v) Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.



(vi) Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada


(vii) Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut

keperluan.

(viii) Memastikan Audit EKSA dijalankan secara sistematik dan

berterusan.

(ix) Mengenalpasti kawasan/ ruang yang memerlukan

penambahbaikan.

(x) Mereka dan menyediakan bahan/ tagging untuk

keseragaman.

(xi) Memantau kawasan-kawasan gunasama bagi memastikan

konsep keceriaan/ keseragaman terus diamalkan.

(xii) Sentiasa memastikan/ mengingatkan warga NIOSH untuk

terus mengekalkan keceriaan/ keseragaman EKSA.

(D) Jawatankuasa Promosi EKSA

(i) Merancang dan menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti

promosi EKSA.

(ii) Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi

memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan

sebagaimana yang dirancang.

(iii) Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA

(kebersihan, poster, banner dan lain-lain).

(iv) Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang

layak.

(v) Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah

dilaksanakan.

(vi) Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap

kesedaran EKSA dalam kalangan warga kerja kepada


14

EKSA.indd 13 22-Aug-17 6:04:19 PM




(E) Jawatankuasa Latihan EKSA

(i) Mengenalpasti dan merancang program latihan kepada

warga NIOSH.

(ii) Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman

konsep EKSA kepada semua warga kerja NIOSH.

(iii) Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke

semasa bagi mengukuh aktiviti EKSA dan amalan

peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang

diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit

dalaman EKSA).

(iv) Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi

peluang untuk menghadiri latihan.

(F) Jawatankuasa Keselamatan EKSA

(i) Menyelaras maklumat keselamatan NIOSH dari segi auditan

keselamatan fizikal, dokumen dan komputer.

(ii) Menyertai lawatan audit keselamatan, audit kebakaran dan

audit keselamatan dan kesihatan.

(iii) Melakukan pemerhatian dan laporan pematuhan dan

ketidakpatuhan mengikut zon.

(iv) Menyediakan laporan keselamatan dan kesihatan yang

mematuhi komponen D & E.

(G) Ketua Zon dan Setiausaha Zon

(i) Bertindak selaku Penyelaras EKSA Peringkat Zon.

(ii) Melantik ahli-ahli Jawatankuasa EKSA Peringkat Zon.

(iii) Sebagai Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa EKSA Peringkat

Zon dan menyelaraskan Program EKSA Peringkat Zon.

(iv) Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.

(v) Mencatat dan menyimpan rekod utama dan minit berkait


(vi) Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit di

peringkat zon.

(vii) Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA.



(viii) Mengadakan mesyuarat berkala dengan ahli-ahli kumpulan.

(ix) Merancang aktiviti kumpulan dan merangkakannya dalam

Carta Perbatuan Zon, selaras dengan Carta Perbatuan Induk

EKSA.

(x) Memberi maklumbalas mengenai status pelaksanaan EKSA

kepada Jawatankuasa Induk EKSA secara berkala.

(xi) Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan

aktiviti EKSA.

(xii) Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada

warga kerja.

(H) Fasilitator EKSA

(i) Membantu dan memantau Jawatankuasa Zon di dalam

aspek teknikal implimentasi EKSA.

(ii) Sebagai tempat rujukan berkenaan Amalan EKSA.

(I) Warga NIOSH

(i) Bekerjasama dalam kumpulan.

(ii) Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif.

(iii) Bertanggungjawab untuk mengemas tempat kerja

sepanjang masa.

(iv) Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja.

(v) Memberi cadangan penambahbaikan.

(vi) Mewujudkan hubungan harmoni dalam kalangan ahli.

4.7 KEPERLUAN SUDUT EKSA

4.7.1 Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

(A) Nama Zon

(B) Polisi, Visi, Misi & Objektif EKSA NIOSH

(C) Carta Perbatuan/ Carta Gantt (Catatan: peringkat zon sahaja)

(D) Pelan Lantai (Catatan: peringkat zon sahaja)

(E) Carta Organisasi Induk (disediakan di Peringkat JK Induk sahaja)

(F) Carta Organisasi Zon (disediakan di Peringkat Zon sahaja)

(G) Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum & selepas

pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA di zon tersebut)

15

EKSA.indd 14 22-Aug-17 6:04:19 PM




(E) Jawatankuasa Latihan EKSA

(i) Mengenalpasti dan merancang program latihan kepada

warga NIOSH.

(ii) Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman

konsep EKSA kepada semua warga kerja NIOSH.

(iii) Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke

semasa bagi mengukuh aktiviti EKSA dan amalan

peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang

diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit

dalaman EKSA).

(iv) Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi

peluang untuk menghadiri latihan.

(F) Jawatankuasa Keselamatan EKSA

(i) Menyelaras maklumat keselamatan NIOSH dari segi auditan

keselamatan fizikal, dokumen dan komputer.

(ii) Menyertai lawatan audit keselamatan, audit kebakaran dan

audit keselamatan dan kesihatan.

(iii) Melakukan pemerhatian dan laporan pematuhan dan

ketidakpatuhan mengikut zon.

(iv) Menyediakan laporan keselamatan dan kesihatan yang

mematuhi komponen D & E.

(G) Ketua Zon dan Setiausaha Zon

(i) Bertindak selaku Penyelaras EKSA Peringkat Zon.

(ii) Melantik ahli-ahli Jawatankuasa EKSA Peringkat Zon.

(iii) Sebagai Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa EKSA Peringkat

Zon dan menyelaraskan Program EKSA Peringkat Zon.

(iv) Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.

(v) Mencatat dan menyimpan rekod utama dan minit berkait


(vi) Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit di

peringkat zon.

(vii) Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA.



(viii) Mengadakan mesyuarat berkala dengan ahli-ahli kumpulan.

(ix) Merancang aktiviti kumpulan dan merangkakannya dalam

Carta Perbatuan Zon, selaras dengan Carta Perbatuan Induk

EKSA.

(x) Memberi maklumbalas mengenai status pelaksanaan EKSA

kepada Jawatankuasa Induk EKSA secara berkala.

(xi) Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan

aktiviti EKSA.

(xii) Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada

warga kerja.

(H) Fasilitator EKSA

(i) Membantu dan memantau Jawatankuasa Zon di dalam

aspek teknikal implimentasi EKSA.

(ii) Sebagai tempat rujukan berkenaan Amalan EKSA.

(I) Warga NIOSH

(i) Bekerjasama dalam kumpulan.

(ii) Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif.

(iii) Bertanggungjawab untuk mengemas tempat kerja

sepanjang masa.

(iv) Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja.

(v) Memberi cadangan penambahbaikan.

(vi) Mewujudkan hubungan harmoni dalam kalangan ahli.

4.7 KEPERLUAN SUDUT EKSA

4.7.1 Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

(A) Nama Zon

(B) Polisi, Visi, Misi & Objektif EKSA NIOSH

(C) Carta Perbatuan/ Carta Gantt (Catatan: peringkat zon sahaja)

(D) Pelan Lantai (Catatan: peringkat zon sahaja)

(E) Carta Organisasi Induk (disediakan di Peringkat JK Induk sahaja)

(F) Carta Organisasi Zon (disediakan di Peringkat Zon sahaja)

(G) Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum & selepas

pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA di zon tersebut)

16

EKSA.indd 15 22-Aug-17 6:04:19 PM




(H) Logo EKSA NIOSH

(I) Slogan EKSA NIOSH

(J) Informasi berkaitan EKSA (Catatan: untuk tujuan promosi. Informasi

yang dipamer melibatkan makluman/ gambar bagi aktiviti seperti

Gotong-royong, Anugerah/Penghargaan dan slot Buletin EKSA.

(K) Tarikh kemaskini Sudut EKSA dan lengkap ditandatangani oleh

Ketua Zon, perlu dipamerkan.

(L) Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara maya.

4.8 KEPERLUAN FAIL

4.8.1 Semua Ketua Jawatankuasa dan Ketua Zon hendaklah menyelenggara

dan menyimpan dokumen berikut:

(A) Polisi EKSA

(B) Visi & Misi EKSA

(C) Objektif EKSA

(D) Logo & Slogan EKSA

(E) Carta Organisasi Zon

(F) Minit Mesyuarat/ Nota Perbincangan Kumpulan

(mingguan/bulanan) danTindakan Susulan

(G) Pelan Tindakan Aktiviti

(H) Pelan Lantai Zon EKSA

(I) Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS.

(J) Keputusan Audit dan Jadual Audit

(K) Memorandum/ Maklumat TERKINI dari Ketua Zon EKSA atau

Fasilitator

(L) Kriteria Menjalankan Pengauditan



5.0 TINDAKAN PELAKSANAAN PENYERAGAMAN EKSA

5.1 Terdapat 6 komponen utama untuk pelaksanaan EKSA di tempat kerja, iaitu:

5.1.1 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan

5.1.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja/ Pejabat

5.1.3 Komponen C: Tempat Umum

5.1.4 Komponen D: Keselamatan Persekitaran

5.1.5 Komponen E: Kawasan Persekitaran

5.1.6 Komponen F: Tempat Khusus

KOMPONEN A:KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

Polisi EKSA

(a) NIOSH telah menyediakan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA dan

telah membangunkan Polisi EKSA, seperti berikut:

NIOSH komited melaksanakan EKSA sebagai pemangkin kepada

peningkatan kualiti kerja, perkhidmatan dan produktiviti melalui

persekitaran kerja yang mesra, bersih, kemas, selamat dan sihat.

(b) Polisi ini telah diluluskan oleh Pengarah Eksekutif

(c) Promosi untuk memberi kesedaran kepada warga kerja dibuat

menerusi Intranet, agenda dalam Mesyuarat dan perbincangan

dengan Pengurusan dari semasa ke semasa.

Jawatankuasa

Pelaksana

(a) Melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA, iaitu:

(i) Jawatankuasa Latihan

(ii) Jawatankuasa Promosi

(iii) Jawatankuasa Audit & Keseragaman

(iv) Jawatankuasa Keselamatan

(b) Melantik Fasilitator yang kompeten sebagai pakar rujuk

(c) Melantik Ketua-ketua Zon pelaksanaan EKSA yang mewakili Zon

dan Aras/ Bahagian/ Unit.

17

EKSA.indd 16 22-Aug-17 6:04:19 PM




(H) Logo EKSA NIOSH

(I) Slogan EKSA NIOSH

(J) Informasi berkaitan EKSA (Catatan: untuk tujuan promosi. Informasi

yang dipamer melibatkan makluman/ gambar bagi aktiviti seperti

Gotong-royong, Anugerah/Penghargaan dan slot Buletin EKSA.

(K) Tarikh kemaskini Sudut EKSA dan lengkap ditandatangani oleh

Ketua Zon, perlu dipamerkan.

(L) Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara maya.

4.8 KEPERLUAN FAIL

4.8.1 Semua Ketua Jawatankuasa dan Ketua Zon hendaklah menyelenggara

dan menyimpan dokumen berikut:

(A) Polisi EKSA

(B) Visi & Misi EKSA

(C) Objektif EKSA

(D) Logo & Slogan EKSA

(E) Carta Organisasi Zon

(F) Minit Mesyuarat/ Nota Perbincangan Kumpulan

(mingguan/bulanan) danTindakan Susulan

(G) Pelan Tindakan Aktiviti

(H) Pelan Lantai Zon EKSA

(I) Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS.

(J) Keputusan Audit dan Jadual Audit

(K) Memorandum/ Maklumat TERKINI dari Ketua Zon EKSA atau

Fasilitator

(L) Kriteria Menjalankan Pengauditan



5.0 TINDAKAN PELAKSANAAN PENYERAGAMAN EKSA

5.1 Terdapat 6 komponen utama untuk pelaksanaan EKSA di tempat kerja, iaitu:

5.1.1 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan

5.1.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja/ Pejabat

5.1.3 Komponen C: Tempat Umum

5.1.4 Komponen D: Keselamatan Persekitaran

5.1.5 Komponen E: Kawasan Persekitaran

5.1.6 Komponen F: Tempat Khusus

KOMPONEN A:KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

Polisi EKSA

(a) NIOSH telah menyediakan Garis Panduan Pelaksanaan EKSA dan

telah membangunkan Polisi EKSA, seperti berikut:

NIOSH komited melaksanakan EKSA sebagai pemangkin kepada

peningkatan kualiti kerja, perkhidmatan dan produktiviti melalui

persekitaran kerja yang mesra, bersih, kemas, selamat dan sihat.

(b) Polisi ini telah diluluskan oleh Pengarah Eksekutif

(c) Promosi untuk memberi kesedaran kepada warga kerja dibuat

menerusi Intranet, agenda dalam Mesyuarat dan perbincangan

dengan Pengurusan dari semasa ke semasa.

Jawatankuasa

Pelaksana

(a) Melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA, iaitu:

(i) Jawatankuasa Latihan

(ii) Jawatankuasa Promosi

(iii) Jawatankuasa Audit & Keseragaman

(iv) Jawatankuasa Keselamatan

(b) Melantik Fasilitator yang kompeten sebagai pakar rujuk

(c) Melantik Ketua-ketua Zon pelaksanaan EKSA yang mewakili Zon

dan Aras/ Bahagian/ Unit.

18

EKSA.indd 17 22-Aug-17 6:04:19 PM




(d) Menggalakkan perkongsian maklumat di Sudut EKSA dengan

memaparkan aktiviti yang dijalankan.

(e) Merancang pelaksanaan program/ aktiviti EKSA secara berkala.

Penglibatan

Pengurusan Atasan

(a) Pengarah Eksekutif adalah Pengerusi kepada Jawatankuasa Induk

EKSA NIOSH.

(b) Pengurusan NIOSH sentiasa dilibatkan dalam perbincangan

pelaksanaan EKSA dari semasa ke semasa.

(c) Mesyuarat Pengurusan meminta aktiviti EKSA dilaporkan dalam

mesyuarat ini secara berkala

Penilaian Kendiri

(a) Melaksanakan audit pematuhan atau audit dalaman sekurang-

kurangnya 2 kali setahun untuk memastikan proses ini berjalan

lancar.

(b) Menyebarkan hasil/ laporan Audit Dalam untuk makluman dan

tindakan susulan/ penambahbaikan warga kerja NIOSH.

(c) Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada MAMPU selepas

setahun menerima pensijilan, bagi Pensijilan Semula.

Pengiktirafan

(a) Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem EKSA seperti:

(i) Anugerah Zon Terbaik

(ii) Anugerah Bilik Terbaik

(iii) Anugerah Bahagian Terbaik

(iv) Anugerah Workstation Terbaik

(v) Anugerah Tandas Terbaik

(vi) Anugerah Hasil Kreativiti Terbaik

(vii) Anugerah Amalan Go-Green Terbaik

(viii) Anugerah Peningkatan 360 Degrees

(b) Menerima pengiktirafan dan ditandaaras oleh Kementerian/

Jabatan lain.

(c) Menyebar luas dan mempamerkan pengiktirafan yang diterima

kepada warga kerja



Pembudayaan

Kreativiti dan Inovasi

(a) Melaksanakan Inovasi/ penandaarasan untuk meningkatkan

produktiviti dan kualiti kerja.

(b) Melaksanakan program/ aktiviti yang kreatif dan inovatif seperti:

(i) Menggunakan bahan-bahan terpakai untuk hiasan seperti

tempat letak pensil/ folder file/ pasu bunga dan lain-lain.

(ii) Menggunakan bahan-bahan terpakai untuk kegunaan EKSA

Tindakan

Penjimatan

/ Go Green

(a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber seperti:

(i) Notis/ Arahan Penjimatan Tenaga/ Air

(ii) Penggunaan lampu waktu rehat

(iii) Penetapan suhu optimum

(iv) Penjimatan kertas/ menggunakan recycle paper untuk draf

(v) Menghadkan penggunaan printer berwarna

(vi) Kempen hijau

(b) Melaksanakan program kitar semula peringkat NIOSH.

(c) Menyediakan analisis penjimatan dari segi kos, masa,

pengurangan tenaga kerja dan lain-lain.

19

EKSA.indd 18 22-Aug-17 6:04:19 PM




(d) Menggalakkan perkongsian maklumat di Sudut EKSA dengan

memaparkan aktiviti yang dijalankan.

(e) Merancang pelaksanaan program/ aktiviti EKSA secara berkala.

Penglibatan

Pengurusan Atasan

(a) Pengarah Eksekutif adalah Pengerusi kepada Jawatankuasa Induk

EKSA NIOSH.

(b) Pengurusan NIOSH sentiasa dilibatkan dalam perbincangan

pelaksanaan EKSA dari semasa ke semasa.

(c) Mesyuarat Pengurusan meminta aktiviti EKSA dilaporkan dalam

mesyuarat ini secara berkala

Penilaian Kendiri

(a) Melaksanakan audit pematuhan atau audit dalaman sekurang-

kurangnya 2 kali setahun untuk memastikan proses ini berjalan

lancar.

(b) Menyebarkan hasil/ laporan Audit Dalam untuk makluman dan

tindakan susulan/ penambahbaikan warga kerja NIOSH.

(c) Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada MAMPU selepas

setahun menerima pensijilan, bagi Pensijilan Semula.

Pengiktirafan

(a) Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem EKSA seperti:

(i) Anugerah Zon Terbaik

(ii) Anugerah Bilik Terbaik

(iii) Anugerah Bahagian Terbaik

(iv) Anugerah Workstation Terbaik

(v) Anugerah Tandas Terbaik

(vi) Anugerah Hasil Kreativiti Terbaik

(vii) Anugerah Amalan Go-Green Terbaik

(viii) Anugerah Peningkatan 360 Degrees

(b) Menerima pengiktirafan dan ditandaaras oleh Kementerian/

Jabatan lain.

(c) Menyebar luas dan mempamerkan pengiktirafan yang diterima

kepada warga kerja



Pembudayaan

Kreativiti dan Inovasi

(a) Melaksanakan Inovasi/ penandaarasan untuk meningkatkan

produktiviti dan kualiti kerja.

(b) Melaksanakan program/ aktiviti yang kreatif dan inovatif seperti:

(i) Menggunakan bahan-bahan terpakai untuk hiasan seperti

tempat letak pensil/ folder file/ pasu bunga dan lain-lain.

(ii) Menggunakan bahan-bahan terpakai untuk kegunaan EKSA

Tindakan

Penjimatan

/ Go Green

(a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber seperti:

(i) Notis/ Arahan Penjimatan Tenaga/ Air

(ii) Penggunaan lampu waktu rehat

(iii) Penetapan suhu optimum

(iv) Penjimatan kertas/ menggunakan recycle paper untuk draf

(v) Menghadkan penggunaan printer berwarna

(vi) Kempen hijau

(b) Melaksanakan program kitar semula peringkat NIOSH.

(c) Menyediakan analisis penjimatan dari segi kos, masa,

pengurangan tenaga kerja dan lain-lain.

20

EKSA.indd 19 22-Aug-17 6:04:19 PM




KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/ PEJABAT(a) Fizikal

Lantai

(a) Pastikan tong sampah ada disediakan, lantai dalam keadaan

selamat dan tidak licin, tiada kekotoran atau sampah sarap serta

tidak berlubang/ pecah atau rosak.

(b) Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan

sentiasa dipatuhi.

(c) Inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan

dirancang dengan segera, sekiranya ada.

Dinding/ Partition

Pegawai

(a) Dinding bersih dari sebarang kekotoran dan sentiasa dalam

keadaan baik.

(b) Hiasan yang disediakan perlulah bersesuaian dan minimum serta

mempamerkan imej korporat.

(c) Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di ruang

tempat kerja masing-masing termasuk bilik pengurus.

(d) Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas

dan teratur.

(e) Satu sudut peribadi (maximum ukuran 16.5’’ x 11.7’’) untuk hiasan

sekiranya perlu atau ruang mencukupi.

(f) Senarai aset NIOSH terkini hendaklah dipamerkan untuk

memudahkan pemeriksaan berjadual oleh Pegawai Aset

terhadap aset yang telah dipertanggungjawabkan di

penempatan pegawai.

(g) Status pergerakan pegawai dipamerkan sama ada di hadapan

workstation/ partition atau di Papan Kenyataan Pergerakan

Pegawai.

Siling

(a) Siling sentiasa berada dalam keadaan yang bersih dan baik.

(b) Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan.

(c) Sebarang kerosakan peralatan elektrik perlu segera dilaporkan

kepada Bahagian Pentadbiran dan Komunikasi Korporat melalui

Sistem Aduan Kerosakan M&E / C&S.



Lampu dan soket

(a) Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah

difahami.

(b) Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik.

(c) Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik.

(d) Sebarang kerosakan peralatan elektrik perlu segera dilaporkan



(e) Adakan tanda peringatan ‘‘TUTUP SUIS SELEPAS DIGUNAKAN’’ atau

’JIMATKAN ELEKTRIK/ JIMATKAN AIR’’.

(b) Keperluan Umum

Peralatan Pejabat

(a) Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di tray dalam laci.

(Alat tulis di atas meja perlu diminimumkan)

(b) Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa

boleh digunakan dengan selamat.

(c) Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci

bertanda atau berlabel.

(d) Tatacara penggunaan peralatan guna sama perlu dipamerkan

dengan jelas dan mudah difahami.

(e) Arahan/ Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan

dipamerkan di tempat bersesuaian.

(f) Susun Atur Peralatan Pejabat:

(i) Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas,

berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan

dan kesihatan pekerja.

(ii) Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah

digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih

selesa, ceria dan berimej korporat

Tanda Arah /

Petunjuk /

Peringatan

(a) Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang

berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah, atau SILA PADAM

LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang terbabit.

21

EKSA.indd 20 22-Aug-17 6:04:20 PM




KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/ PEJABAT(a) Fizikal

Lantai

(a) Pastikan tong sampah ada disediakan, lantai dalam keadaan

selamat dan tidak licin, tiada kekotoran atau sampah sarap serta

tidak berlubang/ pecah atau rosak.

(b) Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan

sentiasa dipatuhi.

(c) Inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan

dirancang dengan segera, sekiranya ada.

Dinding/ Partition

Pegawai

(a) Dinding bersih dari sebarang kekotoran dan sentiasa dalam

keadaan baik.

(b) Hiasan yang disediakan perlulah bersesuaian dan minimum serta

mempamerkan imej korporat.

(c) Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di ruang

tempat kerja masing-masing termasuk bilik pengurus.

(d) Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas

dan teratur.

(e) Satu sudut peribadi (maximum ukuran 16.5’’ x 11.7’’) untuk hiasan

sekiranya perlu atau ruang mencukupi.

(f) Senarai aset NIOSH terkini hendaklah dipamerkan untuk

memudahkan pemeriksaan berjadual oleh Pegawai Aset

terhadap aset yang telah dipertanggungjawabkan di

penempatan pegawai.

(g) Status pergerakan pegawai dipamerkan sama ada di hadapan

workstation/ partition atau di Papan Kenyataan Pergerakan

Pegawai.

Siling

(a) Siling sentiasa berada dalam keadaan yang bersih dan baik.

(b) Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan.

(c) Sebarang kerosakan peralatan elektrik perlu segera dilaporkan





Lampu dan soket

(a) Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah

difahami.

(b) Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik.

(c) Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik.

(d) Sebarang kerosakan peralatan elektrik perlu segera dilaporkan



(e) Adakan tanda peringatan ‘‘TUTUP SUIS SELEPAS DIGUNAKAN’’ atau

’JIMATKAN ELEKTRIK/ JIMATKAN AIR’’.

(b) Keperluan Umum

Peralatan Pejabat

(a) Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di tray dalam laci.

(Alat tulis di atas meja perlu diminimumkan)

(b) Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa

boleh digunakan dengan selamat.

(c) Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci

bertanda atau berlabel.

(d) Tatacara penggunaan peralatan guna sama perlu dipamerkan

dengan jelas dan mudah difahami.

(e) Arahan/ Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan

dipamerkan di tempat bersesuaian.

(f) Susun Atur Peralatan Pejabat:

(i) Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas,

berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan

dan kesihatan pekerja.

(ii) Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah

digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih

selesa, ceria dan berimej korporat

Tanda Arah /

Petunjuk /

Peringatan

(a) Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang

berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah, atau SILA PADAM

LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang terbabit.

22

EKSA.indd 21 22-Aug-17 6:04:20 PM




(b) Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap

partition dan bilik pegawai.

(c) Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan ditempat

yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

Hiasan Dalaman

(a) Hiasan yang bersesuaian dengan imej Korporat, mudah, jimat

untuk diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam

keselamatan dan kesihatan pekerja.

(b) Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian

tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini

(Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Polisi Kualiti dan

sebagainya).

(c) Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.

(d) Sekiranya penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok

bunga hidup digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi

mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet.

(e) Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium

dalam ruang pejabat adalah TIDAK DIGALAKKAN.

(f) Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan

sentiasa berada dalam keadaan baik.

(g) Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan

pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

Pelabelan dan

Pemakiran

(Parking Lot)

(a) Setiap peralatan yang diguna sama dan mudah alih sahaja

disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan

tape untuk tujuan penanda parkir peralatan).

(b) Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian

zon.



(c) Ruang Kerja

Meja Kerja Warga/

Kubikel Kerja

(a) Di bahagian atas meja:

(i) Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan.

(ii) Alat tulis yang ingin diletakkan di atas meja perlulah

minimum dan selebihnya disimpan di dalam laci alat tulis.

(iii) Telefon dan keyboard PC sentiasa dalam keadaan bersih.

(iv) Fail-fail yang sedang digunakan/ diari/ organizer dan

peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur

pada setiap masa.

(v) Rubber stamp yang aktif perlu dilabelkan dan disenaraikan

(tidak termasuk self-ink rubber stamp)

(b) Di bahagian bawah/ tepi meja

(i) Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah.

(ii) Wayar/ kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan

dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti

black tape/ cable casing dan suis perlu dilabel.

Laci (Pedestal

Drawer) /

Laci Besi

(a) Laci meja (Pedestal Drawer) dilabelkan dengan kemas dan

seragam.

(b) Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci (Pedestal

Drawer), penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

(i) Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan

penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas

mengikut kreativiti pegawai.

(ii) Laci tengah dilabelkan “RASMI” dan diguna bagi

menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari,

planner dan buku catatan.

(iii) Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi

menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan,

dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

(iv) Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel

iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan

barang peribadi tidak boleh bercampur.

23

EKSA.indd 22 22-Aug-17 6:04:20 PM




(b) Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap

partition dan bilik pegawai.

(c) Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan ditempat

yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

Hiasan Dalaman

(a) Hiasan yang bersesuaian dengan imej Korporat, mudah, jimat

untuk diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam

keselamatan dan kesihatan pekerja.

(b) Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian

tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini

(Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Polisi Kualiti dan

sebagainya).

(c) Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.

(d) Sekiranya penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok

bunga hidup digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi

mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet.

(e) Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium

dalam ruang pejabat adalah TIDAK DIGALAKKAN.

(f) Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan

sentiasa berada dalam keadaan baik.

(g) Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan

pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

Pelabelan dan

Pemakiran

(Parking Lot)

(a) Setiap peralatan yang diguna sama dan mudah alih sahaja

disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan

tape untuk tujuan penanda parkir peralatan).

(b) Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian

zon.



(c) Ruang Kerja

Meja Kerja Warga/

Kubikel Kerja

(a) Di bahagian atas meja:

(i) Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan.

(ii) Alat tulis yang ingin diletakkan di atas meja perlulah

minimum dan selebihnya disimpan di dalam laci alat tulis.

(iii) Telefon dan keyboard PC sentiasa dalam keadaan bersih.

(iv) Fail-fail yang sedang digunakan/ diari/ organizer dan

peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur

pada setiap masa.

(v) Rubber stamp yang aktif perlu dilabelkan dan disenaraikan

(tidak termasuk self-ink rubber stamp)

(b) Di bahagian bawah/ tepi meja

(i) Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah.

(ii) Wayar/ kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan

dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti

black tape/ cable casing dan suis perlu dilabel.

Laci (Pedestal

Drawer) /

Laci Besi

(a) Laci meja (Pedestal Drawer) dilabelkan dengan kemas dan

seragam.

(b) Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci (Pedestal

Drawer), penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

(i) Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan

penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas

mengikut kreativiti pegawai.

(ii) Laci tengah dilabelkan “RASMI” dan diguna bagi

menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari,

planner dan buku catatan.

(iii) Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi

menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan,

dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

(iv) Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel

iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan

barang peribadi tidak boleh bercampur.

24

EKSA.indd 23 22-Aug-17 6:04:20 PM




(c) Sekiranya pegawai dibekalkan dengan kabinet besi (4 laci),

penggunaan ruang laci perlu dilabelkan seperti berikut:

(i) Kabinet besi 4 laci adalah dikhaskan penggunaannya untuk

menempatkan dokumen/ fail rasmi.

(ii) Sekiranya pegawai memerlukan laci peribadi, ianya hanya

dibenar menggunakan ruang laci paling bawah (laci ke-4).

Kerusi

(a) Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak

digunakan.

(b) Pegawai TIDAK dibenarkan untuk menyangkut apa-apa seperti

jaket/ selendang/ blazer di belakang kerusi pegawai.

(c) Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak

bergoyang, selesa dan bersih.

Bilik Pegawai

(a) Bilik pegawai haruslah sentiasa dalam keadaan yang bersih dan

kemas.

(b) Sekiranya terdapat cermin di hadapan bilik masuk pegawai, ianya

perlu dipastikan cermin tersebut tidak ditutup dengan bahan

seperti surat khabar, polistren atau lain-lain yang boleh

menghalang pandangan.

(c) Pastikan Tirai/ Vertical Blind berfungsi dengan baik dan kemas

(sekiranya dibekalkan).

(d) Senarai aset NIOSH terkini perlu dipaparkan.

Stor Peralatan

Pejabat

(a) Pintu Stor

(i) Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan jelas dan

difahami.

(ii) Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang dari

stor perlu ada, dipatuhi dan dipaparkan kepada warga

kerja.

(iii) Tanda nama pegawai bertugas perlu dipamerkan.



(b) Dalam Stor

(i) Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu dan

tersusun kemas.

(ii) Terdapat tanda/ label / abjad bersesuaian bagi tiap-tiap

bahan/ komponen barangan (mengikut Tatacara

Pengurusan Stor).

(iii) Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan teratur

untuk memudahkan barang tersebut diambil / dicapai /

dicari.

(iv) Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik

dan berfungsi (troli dan tangga).

(v) Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan

ditempat yang strategik serta mudah dilihat oleh warga.

(vi) Semua barang / bahan dilabelkan dengan jelas dan kemas

(c) Simpanan Barang Di Stor

(i) Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak

menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan

kakitangan.

(ii) Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin dan

sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan

hendaklah dilabel untuk mudah dilihat.

(iii) Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang

yang sama.

(iv) Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan

bahan yang masih boleh digunakan.

(v) Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan

ditempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

(vi) Penanda aras minima disediakan bagi semua barang

didalam stor.

25

EKSA.indd 24 22-Aug-17 6:04:20 PM




(c) Sekiranya pegawai dibekalkan dengan kabinet besi (4 laci),

penggunaan ruang laci perlu dilabelkan seperti berikut:

(i) Kabinet besi 4 laci adalah dikhaskan penggunaannya untuk

menempatkan dokumen/ fail rasmi.

(ii) Sekiranya pegawai memerlukan laci peribadi, ianya hanya

dibenar menggunakan ruang laci paling bawah (laci ke-4).

Kerusi

(a) Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak

digunakan.

(b) Pegawai TIDAK dibenarkan untuk menyangkut apa-apa seperti

jaket/ selendang/ blazer di belakang kerusi pegawai.

(c) Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak

bergoyang, selesa dan bersih.

Bilik Pegawai

(a) Bilik pegawai haruslah sentiasa dalam keadaan yang bersih dan

kemas.

(b) Sekiranya terdapat cermin di hadapan bilik masuk pegawai, ianya

perlu dipastikan cermin tersebut tidak ditutup dengan bahan

seperti surat khabar, polistren atau lain-lain yang boleh

menghalang pandangan.

(c) Pastikan Tirai/ Vertical Blind berfungsi dengan baik dan kemas

(sekiranya dibekalkan).


Stor Peralatan

Pejabat

(a) Pintu Stor

(i) Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan jelas dan

difahami.

(ii) Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang dari

stor perlu ada, dipatuhi dan dipaparkan kepada warga

kerja.

(iii) Tanda nama pegawai bertugas perlu dipamerkan.



(b) Dalam Stor

(i) Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu dan

tersusun kemas.

(ii) Terdapat tanda/ label / abjad bersesuaian bagi tiap-tiap

bahan/ komponen barangan (mengikut Tatacara

Pengurusan Stor).

(iii) Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan teratur

untuk memudahkan barang tersebut diambil / dicapai /

dicari.

(iv) Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik

dan berfungsi (troli dan tangga).

(v) Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan

ditempat yang strategik serta mudah dilihat oleh warga.

(vi) Semua barang / bahan dilabelkan dengan jelas dan kemas

(c) Simpanan Barang Di Stor

(i) Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak

menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan

kakitangan.

(ii) Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin dan

sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan

hendaklah dilabel untuk mudah dilihat.

(iii) Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang

yang sama.

(iv) Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan

bahan yang masih boleh digunakan.

(v) Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan

ditempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

(vi) Penanda aras minima disediakan bagi semua barang

didalam stor.

26

EKSA.indd 25 22-Aug-17 6:04:20 PM




Bilik Fail

(a) Pastikan bilik fail dalam keadaan yang bersih, tidak berdebu,

tersusun dan kemas.

(b) Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan

teratur, baik dan kemas.

(c) Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang

berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30

saat.

(d) Menyediakan senarai indeks dan nombor fail di setiap tepi rak.

(e) Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/

dokumen yang mengandungi:

(i) Tajuk dokumen(ii) Nombor susunan fail

(f) Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua

kategori fail aktif/ fail tertutup.

Bilik Dokumentasi/

Bilik Cetak

(a) Pastikan bilik dokumentasi/ bilik cetak dalam keadaan yang bersih,

tidak berdebu, tersusun, kemas dan selamat.

(b) Pastikan peralatan, cabinet dan rak berada dalam keadaan

teratur, baik dan tidak rosak.

(c) Pastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan

baik.

(d) Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej

korporat.

Bilik Pemandu

(a) Semua perabot berada dalam keadaan baik dan tersusun.

(b) Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.

(c) Senarai aset NIOSH terkini perlu dipaparkan

Bilik Server/

Terperingkat

(a) Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak

berdebu dan selesa.



KOMPONEN C: TEMPAT UMUM

Lobi Utama/ Ruang

Hadapan

(a) Persekitaran lobi utama/ ruang utama hadapan sentiasa bersih,

kemas dan berimej korporat.

(b) Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan

berkeadaan baik.

(c) Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang

halangan seperti barang/ peralatan yang boleh mengganggu

ruang laluan.

(d) Maklumat seperti pelan strategik/ misi/ visi/ piagam pelanggan

dan maklumat korporat NIOSH sentiasa perlu dikemaskini dan

dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.

(e) Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama:

(i) Buku Pendaftaran Pelawat

(ii) Carta Organisasi

(iii) Sudut informasi untuk pelanggan

(iv) Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

Kaunter Utama/

Ruang Kaunter

(a) Persekitaran kaunter hendaklah sentiasa dibersihkan supaya tidak

berdebu dan disusun supaya kelihatan kemas.

(b) Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas Pelanggan,

Direktori Pelanggan, Borang/ Brosur berkaitan dan Bahan Bacaan

untuk pelanggan. (Bahan Bacaan terkini)

(c) Kemudahan tanda arah/ petunjuk perlu diletakkan dan

dipamerkan ditempat yang strategik serta mudah dilihat oleh

orang ramai.

(d) Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu

sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.

(e) Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari

segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi,

Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu

disampaikan kepada pelanggan).

27

EKSA.indd 26 22-Aug-17 6:04:20 PM




Bilik Fail

(a) Pastikan bilik fail dalam keadaan yang bersih, tidak berdebu,

tersusun dan kemas.

(b) Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan

teratur, baik dan kemas.

(c) Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang

berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30

saat.

(d) Menyediakan senarai indeks dan nombor fail di setiap tepi rak.

(e) Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/

dokumen yang mengandungi:

(i) Tajuk dokumen(ii) Nombor susunan fail

(f) Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua

kategori fail aktif/ fail tertutup.

Bilik Dokumentasi/

Bilik Cetak

(a) Pastikan bilik dokumentasi/ bilik cetak dalam keadaan yang bersih,

tidak berdebu, tersusun, kemas dan selamat.

(b) Pastikan peralatan, cabinet dan rak berada dalam keadaan

teratur, baik dan tidak rosak.

(c) Pastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan

baik.

(d) Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej

korporat.

Bilik Pemandu

(a) Semua perabot berada dalam keadaan baik dan tersusun.

(b) Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.

(c) Senarai aset NIOSH terkini perlu dipaparkan

Bilik Server/

Terperingkat

(a) Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak

berdebu dan selesa.



KOMPONEN C: TEMPAT UMUM

Lobi Utama/ Ruang

Hadapan

(a) Persekitaran lobi utama/ ruang utama hadapan sentiasa bersih,

kemas dan berimej korporat.

(b) Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan

berkeadaan baik.

(c) Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang

halangan seperti barang/ peralatan yang boleh mengganggu

ruang laluan.

(d) Maklumat seperti pelan strategik/ misi/ visi/ piagam pelanggan

dan maklumat korporat NIOSH sentiasa perlu dikemaskini dan

dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.

(e) Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama:

(i) Buku Pendaftaran Pelawat

(ii) Carta Organisasi

(iii) Sudut informasi untuk pelanggan

(iv) Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

Kaunter Utama/

Ruang Kaunter

(a) Persekitaran kaunter hendaklah sentiasa dibersihkan supaya tidak

berdebu dan disusun supaya kelihatan kemas.

(b) Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas Pelanggan,

Direktori Pelanggan, Borang/ Brosur berkaitan dan Bahan Bacaan

untuk pelanggan. (Bahan Bacaan terkini)

(c) Kemudahan tanda arah/ petunjuk perlu diletakkan dan

dipamerkan ditempat yang strategik serta mudah dilihat oleh

orang ramai.

(d) Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu

sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.

(e) Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari

segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi,

Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu

disampaikan kepada pelanggan).

28

EKSA.indd 27 22-Aug-17 6:04:20 PM




(f) Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang

berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.

(g) Perkhidmatan yang diberi mestilah mempamerkan Konsep Mesra

Pelanggan.

Ruang Menunggu

(a) Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk

pelanggan dan perlu dipastikan sentiasa dalam keadaan baik,

bersih, teratur dan selaras dengan imej korporat.

(b) Memastikan bahan bacaan untuk pelanggan disediakan dan

disusun rapi dan edisi terkini.

(c) Menyediakan tong sampah yang bersesuaian.

Bilik Mesyuarat/ Bilik

Bincang

(a) Lantai yang bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.

(b) Peralatan/ kemudahan dalam keadaan sempurna, bersih, tidak

berhabuk, boleh digunakan dengan baik, dan disusun kemas

ketika tidak digunakan.

(c) Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu

Bilik Mesyuarat. Contoh: Penggunaan Papan Tanda (slot in board).

(d) Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan

perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh: gambar,

maklumat pencapaian Jabatan/ Bahagian, pernyataan polisi

kualiti/ hala tuju, Piagam Pelanggan, program NIOSH dan lain-

lain).

(e) White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas

mesyuarat selesai.

(f) Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan

hitam diletakkan di tempat yang disediakan.

(g) Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai dan pastikan

ianya berfungsi.

(h) Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon

dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

(i) Senarai aset NIOSH terkini perlu dipaparkan.



(j) Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan

di lokasi yang bersesuaian.

(k) Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/ bilik bincang (nama

pegawai dan nombor untuk dihubungi).

Perpustakaan/ Pusat

Sumber

(a) Perpustakaan sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.

(b) Sistem penyusunan buku perlu sistematik, memudahkan pencarian

dan buku diletakkan pada posisi yang mudah dicapai (seperti

tanda/ label/ abjad/ bahan).

(c) Peralatan/ kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik.

(d) Kemudahan tanda arah/ maklumat keterangan dan petunjuk

disediakan dan mudah dilihat.

(e) Senarai aset NIOSH terkini perlu dipaparkan.

Surau/ Bilik Solat

(a) Semua peralatan/ kemudahan (contoh: kemudahan tempat

berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh

digunakan dengan baik.

(b) Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk

keselesaan ramai.

(c) Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat

atau digantung dengan kemas.

(d) Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan ‘’SURAU/

BILIK SOLAT’’.

(e) Almari/ kabinet/ rak/ penyidai adalah dibenarkan mengikut

keperluan.

(f) Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam

almari/ kabinet/ rak yang disediakan.

(g) Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/ bilik

solat dengan jelas.

(h) Selipar/ kasut hendaklah tersusun rapi.

(i) Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan.

29

EKSA.indd 28 22-Aug-17 6:04:20 PM




(f) Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang

berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.

(g) Perkhidmatan yang diberi mestilah mempamerkan Konsep Mesra

Pelanggan.

Ruang Menunggu

(a) Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk

pelanggan dan perlu dipastikan sentiasa dalam keadaan baik,

bersih, teratur dan selaras dengan imej korporat.

(b) Memastikan bahan bacaan untuk pelanggan disediakan dan

disusun rapi dan edisi terkini.

(c) Menyediakan tong sampah yang bersesuaian.

Bilik Mesyuarat/ Bilik

Bincang


(b) Peralatan/ kemudahan dalam keadaan sempurna, bersih, tidak

berhabuk, boleh digunakan dengan baik, dan disusun kemas

ketika tidak digunakan.

(c) Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu

Bilik Mesyuarat. Contoh: Penggunaan Papan Tanda (slot in board).

(d) Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan

perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh: gambar,

maklumat pencapaian Jabatan/ Bahagian, pernyataan polisi

kualiti/ hala tuju, Piagam Pelanggan, program NIOSH dan lain-

lain).

(e) White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas

mesyuarat selesai.

(f) Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan

hitam diletakkan di tempat yang disediakan.

(g) Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai dan pastikan

ianya berfungsi.

(h) Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon

dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.




(j) Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan

di lokasi yang bersesuaian.

(k) Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/ bilik bincang (nama

pegawai dan nombor untuk dihubungi).

Perpustakaan/ Pusat

Sumber

(a) Perpustakaan sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.

(b) Sistem penyusunan buku perlu sistematik, memudahkan pencarian

dan buku diletakkan pada posisi yang mudah dicapai (seperti

tanda/ label/ abjad/ bahan).

(c) Peralatan/ kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik.

(d) Kemudahan tanda arah/ maklumat keterangan dan petunjuk

disediakan dan mudah dilihat.


Surau/ Bilik Solat

(a) Semua peralatan/ kemudahan (contoh: kemudahan tempat

berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh

digunakan dengan baik.

(b) Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk

keselesaan ramai.

(c) Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat

atau digantung dengan kemas.

(d) Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan ‘’SURAU/

BILIK SOLAT’’.

(e) Almari/ kabinet/ rak/ penyidai adalah dibenarkan mengikut

keperluan.

(f) Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam

almari/ kabinet/ rak yang disediakan.

(g) Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/ bilik

solat dengan jelas.

(h) Selipar/ kasut hendaklah tersusun rapi.

(i) Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan.

30

EKSA.indd 29 22-Aug-17 6:04:20 PM




(j) Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.

(k) Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk

mendapatkan suasana yang sentiasa segar.

(l) Jam dinding disediakan untuk panduan dan pastikan ianya

berfungsi.

(m) Senarai aset NIOSH terkini perlu dipaparkan.

(n) Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan

kebersihan surau/ bilik solat (Nama pegawai dan nombor telefon

dipaparkan di hadapan pintu surau).

Lif

(a) Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.

(b) Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya

berlaku kecemasan.

(c) Memaparkan nama Jabatan/ Bahagian bagi setiap aras dengan

jelas.

(d) Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat

mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala.

Pantri/ Tempat

Minum

(a) Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.

(b) Semua peralatan berada dalam keadaan baik, bersih dan

tersusun.

(c) Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.


Tandas

(a) Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.

(b) Peralatan/ kelengkapan seperti cecair pencuci tangan dan kertas

tisu yang perlu ada secukupnya didalam tandas.

(c) Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles

dan pintu utama.

(d) Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan

tidak bersawang.

(e) Semua lampu berfungsi dengan baik.



(f) Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih lengkap

dengan penyelak pintu.

(g) Mangkuk tandas dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan

dengan selamat serta flushing system berfungsi dengan baik.

(h) Sinki dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi

dengan sempurna.

(i) Meja sinki dan cermin muka dalam keadaan bersih.

(j) Jika tempat mengambil wuduk disediakan, pastikan ianya sentiasa

bersih dan semua paip berfungsi dengan baik.

(k) Tandas Orang Kelainan Upaya (OKU) berada dalam keadaan baik

dan berfungsi.

(l) Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan

dipaparkan pada pintu bilik air.

(m) Tandatangan Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ ownership)

bagi pengesahan kerja pembersihan yang dilaksanakan, perlu

dibuat setiap hari.

31

EKSA.indd 30 22-Aug-17 6:04:20 PM




(j) Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.

(k) Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk

mendapatkan suasana yang sentiasa segar.

(l) Jam dinding disediakan untuk panduan dan pastikan ianya

berfungsi.

(m) Senarai aset NIOSH terkini perlu dipaparkan.

(n) Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan

kebersihan surau/ bilik solat (Nama pegawai dan nombor telefon

dipaparkan di hadapan pintu surau).

Lif

(a) Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.

(b) Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya

berlaku kecemasan.

(c) Memaparkan nama Jabatan/ Bahagian bagi setiap aras dengan

jelas.

(d) Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat

mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala.

Pantri/ Tempat

Minum

(a) Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.

(b) Semua peralatan berada dalam keadaan baik, bersih dan

tersusun.

(c) Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.


Tandas

(a) Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.

(b) Peralatan/ kelengkapan seperti cecair pencuci tangan dan kertas

tisu yang perlu ada secukupnya didalam tandas.

(c) Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles

dan pintu utama.

(d) Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan

tidak bersawang.

(e) Semua lampu berfungsi dengan baik.



(f) Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih lengkap

dengan penyelak pintu.

(g) Mangkuk tandas dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan

dengan selamat serta flushing system berfungsi dengan baik.

(h) Sinki dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi

dengan sempurna.

(i) Meja sinki dan cermin muka dalam keadaan bersih.

(j) Jika tempat mengambil wuduk disediakan, pastikan ianya sentiasa

bersih dan semua paip berfungsi dengan baik.

(k) Tandas Orang Kelainan Upaya (OKU) berada dalam keadaan baik

dan berfungsi.

(l) Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan

dipaparkan pada pintu bilik air.

(m) Tandatangan Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ ownership)

bagi pengesahan kerja pembersihan yang dilaksanakan, perlu

dibuat setiap hari.

32

EKSA.indd 31 22-Aug-17 6:04:20 PM




KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN

Pelan Tindakan

Kecemasan (Pelan

Kesinambungan

Perkhidmatan)

(a) Pelan Tindakan Kecemasan Mengandungi:

(i) Arahan Keselamatan yang lengkap.

(ii) Latihan pengungsian bangunan (Fire Drill)

(iii) Tanda amaran.

(iv) Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.

(v) Peruntukan arahan keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

(vi) Lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan

baik dan tiada halangan.

Pendawaian/ Kabel

(a) Pendawaian elektrik/ telefon/ kabel komputer dalam keadaan

kemas teratur dan selamat.

(b) Pastikan plug dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan

Peralatan

Pencegahan

Kebakaran (Pelan

Kesinambungan

Perkhidmatan)

(a) Pastikan alat pemadam api berfungsi, mempunyai jadual

penyelenggaraan, mempunyai tatacara penggunaan,

berkeadaan bersih, diletakkan ditempat yang sesuai dan mudah

dicapai.

(b) Pastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh

digunakan.

(c) Pastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan yang

baik.

Laluan/ Tangga

Kecemasan

(a) Tangga laluan kecemasan tidak dihalang (Contoh: Barang-

barang pra pelupusan)

(b) Pastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup.

(c) Paparkan tanda arah ‘’KELUAR’’ dengan jelas.

Kunci

(a) Anak kunci dilabel/ ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan

dan disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.

(b) Senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai

bertanggungjawab.



(c) Buku Log Peminjaman Kunci hendaklah disediakan dan

diselenggara dengan baik.

33

EKSA.indd 32 22-Aug-17 6:04:20 PM




KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN

Pelan Tindakan

Kecemasan (Pelan

Kesinambungan

Perkhidmatan)

(a) Pelan Tindakan Kecemasan Mengandungi:

(i) Arahan Keselamatan yang lengkap.

(ii) Latihan pengungsian bangunan (Fire Drill)

(iii) Tanda amaran.

(iv) Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.

(v) Peruntukan arahan keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

(vi) Lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan

baik dan tiada halangan.

Pendawaian/ Kabel

(a) Pendawaian elektrik/ telefon/ kabel komputer dalam keadaan

kemas teratur dan selamat.

(b) Pastikan plug dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan

Peralatan

Pencegahan

Kebakaran (Pelan

Kesinambungan

Perkhidmatan)

(a) Pastikan alat pemadam api berfungsi, mempunyai jadual

penyelenggaraan, mempunyai tatacara penggunaan,

berkeadaan bersih, diletakkan ditempat yang sesuai dan mudah

dicapai.

(b) Pastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh

digunakan.

(c) Pastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan yang

baik.

Laluan/ Tangga

Kecemasan

(a) Tangga laluan kecemasan tidak dihalang (Contoh: Barang-

barang pra pelupusan)

(b) Pastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup.

(c) Paparkan tanda arah ‘’KELUAR’’ dengan jelas.

Kunci

(a) Anak kunci dilabel/ ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan

dan disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.

(b) Senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai

bertanggungjawab.



(c) Buku Log Peminjaman Kunci hendaklah disediakan dan

diselenggara dengan baik.

34

EKSA.indd 33 22-Aug-17 6:04:20 PM




KOMPONEN E: KAWASAN PERSEKITARAN

Tempat Meletak

Kenderaan

(a) Tanda/ Garisan antara lot-lot parkir dan lain-lain garisan lalulintas

hendaklah jelas dan terang.

(b) Petunjuk arah laluan pelawat disediakan dengan jelas.

(c) Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.

(d) Kemudahan parkir untuk golongan OKU disediakan.

Kawasan

Persekitaran

Bangunan

(a) Lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.

(b) Jalan di kawasan persekitaran NIOSH berkeadaan baik dan tidak

berlubang atau rosak.

(c) Tanaman dijaga rapi dan tiada pokok rosak atau mati di sekitar

kawasan.

(d) Tong sampah yang disediakan bersesuaian dan mencukupi.

(e) Pili bomba tidak dihalang dan berada dalam keadaan baik.



KOMPONEN F: TEMPAT KHUSUS

Makmal Komputer


(b) Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang

berkala (Contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian

Jabatan/ Bahagian, kenyataan kualiti/ hala tuju, piagam

pelanggan dan lain-lain).

(c) Peralatan/ kemudahan bersih, tidak berhabuk, berada dalam

keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik.

(d) Kemudahan tanda arah/ keterangan petunjuk yang disediakan

mencukupi, informatif dan efektif.


(f) Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan bilik latihan (Nama pegawai dan

nombor untuk dihubungi dipaparkan di pintu bilik).

Dewan

(a) Pastikan persekitaran dewan dalam keadaan bersih, kemas dan

selamat.

(b) Semua peralatan dan suis dilabel dengan betul, disusun dengan

kemas dan berada dalam keadaan yang baik.

(c) Semua peralatan dan suis dilabel dengan betul, disusun dengan



Gimnasium

(a) Pastikan gimnasium dalam keadaan yang bersih dan baik.

(b) Peralatan gimnasium berada dalam keadaan tersusun dan

selamat digunakan.

(c) Sediakan buku log bagi warga NIOSH yang ingin menggunakan

gimnasium.

(d) Senarai asset NIOSH terkini perlu dipaparkan.

Bilik Latihan(a) Memastikan persekitaran bilik latihan dalam keadaan yang bersih,

kemas dan selamat.

35

EKSA.indd 34 22-Aug-17 6:04:21 PM




KOMPONEN E: KAWASAN PERSEKITARAN

Tempat Meletak

Kenderaan

(a) Tanda/ Garisan antara lot-lot parkir dan lain-lain garisan lalulintas

hendaklah jelas dan terang.

(b) Petunjuk arah laluan pelawat disediakan dengan jelas.

(c) Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.

(d) Kemudahan parkir untuk golongan OKU disediakan.

Kawasan

Persekitaran

Bangunan

(a) Lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.

(b) Jalan di kawasan persekitaran NIOSH berkeadaan baik dan tidak

berlubang atau rosak.

(c) Tanaman dijaga rapi dan tiada pokok rosak atau mati di sekitar

kawasan.

(d) Tong sampah yang disediakan bersesuaian dan mencukupi.

(e) Pili bomba tidak dihalang dan berada dalam keadaan baik.



KOMPONEN F: TEMPAT KHUSUS

Makmal Komputer


(b) Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang




(c) Peralatan/ kemudahan bersih, tidak berhabuk, berada dalam

keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik.

(d) Kemudahan tanda arah/ keterangan petunjuk yang disediakan



(f) Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ ownership) perlulah dilantik



Dewan

(a) Pastikan persekitaran dewan dalam keadaan bersih, kemas dan

selamat.

(b) Semua peralatan dan suis dilabel dengan betul, disusun dengan


(c) Semua peralatan dan suis dilabel dengan betul, disusun dengan



Gimnasium

(a) Pastikan gimnasium dalam keadaan yang bersih dan baik.

(b) Peralatan gimnasium berada dalam keadaan tersusun dan

selamat digunakan.

(c) Sediakan buku log bagi warga NIOSH yang ingin menggunakan

gimnasium.

(d) Senarai asset NIOSH terkini perlu dipaparkan.

Bilik Latihan(a) Memastikan persekitaran bilik latihan dalam keadaan yang bersih,

kemas dan selamat.

36

EKSA.indd 35 22-Aug-17 6:04:21 PM




(b) Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun

dengan kemas dan berada dalam keadaan baik.

(c) Memastikan sususan perabot kemas dan teratur.

(d) Memastikan papan putih bersih dan selamat digunakan.

(e) Memastikan semua cermin tingkap bersih dan selamat digunakan.

(f) Memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik

dan terkini.

(g) Kemudahan tanda arah/ keterangan petunjuk yang disediakan


(h) Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang





(j) Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ ownership) perlulah dilantik





6.0 PENGGUNAAN TAG MERAH & TAG KUNING

6.1 Tag Merah

6.1.1 Kaedah Penggunaan Tag Merah

1• Menentukan jenis barang/ peralatan/ rekod yang hendak

dilupuskan.

2• Melekat/ melabel Tag Merah ke atas barang/ peralatan/

rekod yang telah dikenalpasti.

3• Mewujudkan kawasan Tag Merah dengan menetapkan

kawasan pengumpulan barang/ peralatan/ rekod yangtidak diperlukan lagi dan seterusnya melaksanakanpelupusan.

4• Mencatatkan barang/ peralatan/ rekod yang telah

dilabelkan dengan Tag Merah.

37

EKSA.indd 36 22-Aug-17 6:04:21 PM




(b) Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun

dengan kemas dan berada dalam keadaan baik.

(c) Memastikan sususan perabot kemas dan teratur.

(d) Memastikan papan putih bersih dan selamat digunakan.

(e) Memastikan semua cermin tingkap bersih dan selamat digunakan.

(f) Memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik

dan terkini.

(g) Kemudahan tanda arah/ keterangan petunjuk yang disediakan


(h) Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang





(j) Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ ownership) perlulah dilantik





6.0 PENGGUNAAN TAG MERAH & TAG KUNING

6.1 Tag Merah

6.1.1 Kaedah Penggunaan Tag Merah


dilupuskan.

2• Melekat/ melabel Tag Merah ke atas barang/ peralatan/


3• Mewujudkan kawasan Tag Merah dengan menetapkan

kawasan pengumpulan barang/ peralatan/ rekod yangtidak diperlukan lagi dan seterusnya melaksanakanpelupusan.

4• Mencatatkan barang/ peralatan/ rekod yang telah

dilabelkan dengan Tag Merah.

38

EKSA.indd 37 22-Aug-17 6:04:21 PM




6.1.2 Contoh Tag Merah



6.1 Tag Kuning

6.2.1 Kaedah Penggunaan Tag Kuning

6.2.2 Contoh Tag Kuning


dinilai.

2• Melekat/ melabel Tag Kuning ke atas barang/ peralatan/


3

• Membuat penilaian dengan mengambil tindakan terhadapbarang yang dilabel Tag Kuning. Tarikh pelupusan perluditetapkan untuk penentuan sama ada pelupusan ataupenyimpanan.

4• Catat dan rekod barang/ peralatan/ rekod yang telah

dilabelkan dengan Tag Kuning.

39

EKSA.indd 38 22-Aug-17 6:04:21 PM




6.1.2 Contoh Tag Merah



6.1 Tag Kuning

6.2.1 Kaedah Penggunaan Tag Kuning

6.2.2 Contoh Tag Kuning


dinilai.

2• Melekat/ melabel Tag Kuning ke atas barang/ peralatan/


3

• Membuat penilaian dengan mengambil tindakan terhadapbarang yang dilabel Tag Kuning. Tarikh pelupusan perluditetapkan untuk penentuan sama ada pelupusan ataupenyimpanan.

4• Catat dan rekod barang/ peralatan/ rekod yang telah

dilabelkan dengan Tag Kuning.

40

EKSA.indd 39 22-Aug-17 6:04:21 PM




7.0 PENUTUP

Menerusi Garis Panduan Pelaksanaan EKSA yang telah diwujudkan ini diharap dapat membantu warga kerja Institut Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Negara (NIOSH) dalam melaksana dan membudayakan amalan EKSA secara berterusan dan sekali gus dapat meningkatkan kualiti dalam mewujudkan suasana persekitaran yang kondusif, selamat dan sihat. Dengan pelaksanaan EKSA ini, ia merupakan pemangkin ke arah pencapaian inspirasi Pengurusan menjadikan NIOSH sebagai sebuah organisasi cemerlang, gemilang dan terbilang.

41

EKSA.indd 40 22-Aug-17 6:04:21 PM

NIOSH MalaysiaLot 1, Jalan 15/1, Seksyen 15, 43650 Bandar Baru Bangi,Selangor Darul Ehsan, MalaysiaTel: +603.8769.2100|Fax: [email protected] | [email protected]

ww

w.n

iosh

.com

.my

e ekosistem kondusif sektor awam ks - niosh.com.my€¦ · adalah menjadi harapan saya agar...

Documents