SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 1/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta tanggungjawab bagi proses perolehan secara Sebut Harga Universiti.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan berikut:- Sebut Harga A- bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 bagi bekalan/perkhidmatan dan melebihi RM20,000 hingga RM500,000 bagi kerja. Sebut Harga B - bernilai melebihi RM20,000 sehingga RM50,000 bagi bekalan/perkhidmatan. Prosedur ini merangkumi cara-cara lantikan syarikat dibuat, penyediaan permohonan pesanan belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan penilaian prestasi ke atas syarikat.
3.0 TANGGUNGJAWAB
Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen
Tajuk Dokumen
AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)
http://1pp.treasury.gov.my PK- Perolehan Kerajaan PK 2.2-Kaedah Perolehan Kerajaan PK 4-Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan
Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM
Minit 4/1(1998) Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Pembentukan Jawatankuasa–jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia
S/K.KEW/PK/D/1100/000000/11/493 Jld 11 SK.5 (9)-
23 Nov 2012
Cadangan Autonomi dan Bidang Kewangan dan Penjanaan Kekayaan oleh Universiti Penyelidikan
UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian
UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal
UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing
SOK/KEW/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 2/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
SOK/KEW/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi
SOK/KEW/GP006/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga
SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan Dan Kontrak
SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
SOK/KEW/GP010/BUY Garis Panduan Perolehan Kerja Bagi Jumlah Sehingga RM50,000.00
SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar
OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan Dan Pembukaan Sebut harga Dan Tender
OPR/BEN/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga
OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan)
Terkini Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa
SOK/ICT/GP03/PerolehanICT Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN:
FAMS - Fixed Asset Management System Manual FAMS - Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKSH UPM - Jawatankuasa Sebut Harga Universiti JKS - Jawatankuasa Spesifikasi JKPT - Jawatankuasa Penilaian Teknikal JKPH - Jawatankuasa Penilaian Harga JKP - Jawatankuasa Penilaian JKPK - Jawatankuasa Penilaian Kerja LPIPM - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (Construction Industrial Development Board)
PA - Penolong Akauntan PK - Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas PO - Purchase Order (Pesanan Belian) PO held - dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ PTJ - Pusat Tanggungjawab PTK - Pembantu Tadbir Kewangan RO - Requisition Order (Permohonan Pembelian)
SAGA - Standard Accounting for Government Agencies SSM - Sistem Saraan Malaysia
Syarikat - Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti
UPMKB - Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu Urusetia JKSH A - Staf Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar
Urusetia JKSH B - Staf Zon/Seksyen, Pejabat Bursar
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 3/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
6.0 PROSES TERPERINCI
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
Pemohon
6.2
Permohonan Perolehan:
6.2.1 Lengkapkan Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY).
Borang Permohonan
Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/B
UY). Pemohon 6.3 Permohonan Pendaftaran
6.3.1 Sebut Harga A:
(a) Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY).
(b) Serahkan dokumen berikut:
(i) Borang Permohonan Pembelian (R.O);
(ii) Borang Pendaftaran Sebut Harga; (iii) Senarai Semak Status Pembelian
Melalui Sebut Harga/Tender (SOK/KEW/DF014/BUY);
(iv) Senarai spesifikasi Sebut Harga (SOK/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB;
(v) Salinan surat lantikan Jawatankuasa Tenikal; dan
(vi) Surat akuan pelantikan ahli Jawatankuasa Tenikal.
Borang Pendaftaran
Tender/Sebut Harga
(SOK/KEW/BR003/BUY)
6.3.2 Sebut Harga B:
(a) Lengkapkan Borang Pendaftaran Sebut Harga B (SOK/KEW/BR050/BUY).
(b) Serahkan dokumen berikut:
(i) Borang Permohonan Pembelian
(R.O);
(ii) Borang Pendaftaran Sebut Harga B; dan
(iii) Senarai spesifikasi Sebut Harga (SOK/KEW/DF006/BUY) yang telah lengkap ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar;
(vii) Salinan surat lantikan Jawatankuasa Tenikal; dan
(iv) Surat akuan pelantikan ahli Jawatankuasa Tenikal.
Borang Pendaftaran
Sebut Harga B (SOK/KEW/BR050
/BUY)
Senarai spesifikasi Sebut Harga
(SOK/KEW/DF006/BUY)
6.1 Mula
6.2 Permohonan Perolehan
6.3 Permohonan Pendaftaran
A
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 4/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan,
UPMKB)
6.4 Proses Pendaftaran
6.4.1 Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran.
PA (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan,
UPMKB)
6.4.2 Buat semakan seperti berikut ke atas borang permohonan diterima:- (a) Senarai spesifikasi sebut harga
dilampirkan bersama borang;
(b) Pastikan semua maklumat yang berkaitan telah dilengkapkan pada borang;
PK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan,
UPMKB)
6.4.3 Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang pendaftaran sebut harga.
PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan,
UPMKB)
6.4.4 Daftar sebut harga dengan merekod maklumat permohonan berkaitan di dalam buku rekod pendaftaran sebut harga mengikut format berikut: (a) Sebut Harga A- Daftar Sebut Harga
(OPR/BEN/BD001/BUY). (b) Sebut Harga B- Daftar Sebut Harga
(OPR/BEN/BD037/BUY).
PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan,
UPMKB)
6.4.5 Lengkapkan maklumat berikut pada borang pendaftaran sebut harga:- (a) Nombor rujukan sebut harga;
(b) Tarikh iklan dan tarikh tutup iklan; (c) Nombor peti (jika berkaitan); (d) Jumlah sampul surat dokumen yang
perlu diserahkan (jika berkaitan)
6.4.6 Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen sebut harga
6.4.7 Simpan borang pendaftaran berserta
senarai spesifikasi di dalam fail seperti berikut: (a) Fail Perolehan Sebut Harga
(UPM/BEN/SP/03/F002)-bagi sebut harga A
(b) Fail Pendaftaran Sebut Harga B -bagi sebut harga B
6.4 Proses Pendaftaran
B
A
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 5/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
Pemohon 6.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga
6.5.1 Sedia dokumen sebut harga dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga (SOK/KEW/GP004/BUY).
6.5.2 Bagi Sebut Harga A Serah dokumen ke ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.
6.5.3 Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 6.6.
Pemohon/PA/PTK
(Bahagian Perolehan/Unit Perolehan,
UPMKB)
6.6 Penyediaan Iklan 6.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut
Harga (OPR/BEN/GP004/BUY) untuk tatacara penyediaan iklan sebut harga.
6.7 Serahan Dokumen Sebut Harga
PA/PTK (Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan,
UPMKB)
6.7.1 Sebut Harga A:
(a) Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen sebut harga dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumat-maklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:- (i) Nombor rujukan sebut harga; (ii) Tajuk sebut harga; (iii) Tarikh tutup sebut harga; dan (iv) Nombor peti sebut harga.
(b) Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen sebut harga tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan.
(c) Dokumen sebut harga akan dijual mengikut harga dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap syarikat yang hendak membeli dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.
(d) Rekod jualan dokumen sebut harga di dalam Borang Jualan Dokumen Sebut Harga/Tender (OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat berikut:- (i) Bilangan dokumen; (ii) Nama syarikat; (iii) Nombor resit; (iv) Alamat syarikat; (v) Nombor telefon dan faks.
6.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga
B
6.6 Penyediaan Iklan
6.7 Serahan Dokumen Sebut Harga
C
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 6/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
6.7.2 Sebut Harga B
(a) Pastikan setiap syarikat yang hendak mengambil dokumen menunjukkan salinan sijil yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.
(b) Bagi Sebut Harga B sila ke langkah 7.9.2
PK/PA/PTK (Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan,
UPMKB)
6.8 Penutupan dan Pembukaan Peti Sebut Harga 6.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan
Pembukaan Tender dan Sebut harga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan terperinci.
JKPT/JKPH
JKP
JKPT/JKPH/JKP
JKP
6.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga 6.9.1 Sebut Harga A:
(a) Laporan penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan
(i) Laporan penilaian spesifikasi akan
disediakan oleh JKPT dan laporan penilaian harga oleh JKPH.
(ii) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/GP006/BUY).
(iii) Untuk penyediaan laporan penilaian harga rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY).
(b) Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja (i) Laporan penilaian sebut harga kerja
akan disediakan oleh JKPK. (ii) Sedia laporan penilaian sebut harga
kerja. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi (SOK/KEW/GP005/BUY).
(iii) Serah laporan penilaian sebut harga ke Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar/Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.
6.9.2 Sebut Harga B
(a) Laporan penilaian sebut harga akan disediakan oleh JKP.
(b) Serah laporan penilaian sebut harga ke Zon/Seksyen Kewangan, Pejabat Bursar/ Unit Perolehan, Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB.
C
6.8 Penutupan dan Pembukaan Sebut Harga
6.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga
D
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 7/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
Urusetia JKSH A/B
6.10 Penyediaan Ringkasan Laporan dan Mesyuarat 6.10.1 Cop tarikh terima laporan penilaian sebut
harga pada setiap laporan. 6.10.2 Semak laporan sebut harga yang telah
dikemukakan, jika tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan.
6.10.3 Sediakan ringkasan laporan sebut harga.
Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/GP006/ BUY).
6.10.4 Sedia fail mesyuarat Jawatankuasa Sebut
Harga sebelum mesyuarat diadakan.
Urusetia JKSH A/B
6.11 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga 6.11.1 Urusetia mengaturkan Mesyuarat
Jawatankuasa Sebut Harga untuk melantik petender yang memenuhi syarat sebut harga dan mengemukakan best value for money.
6.11.2 Maklumkan keputusan mesyuarat kepada
pemohon.
Pemohon/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
6.12 Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran 6.12.1 Bagi Sebut Harga B selain daripada perolehan
yang bermasa (berkala), sila ke langkah 6.14. 6.12.2 Sediakan Surat Setuju Terima Tawaran
kepada syarikat yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY).
Pemohon/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan/Bahagian
Perolehan/Unit Perolehan,
UPMKB)
6.13 Penyediaan Kontrak 6.13.1 Sedia kontrak untuk perolehan bernilai
melebihi RM50,000 ke atas atau bagi perolehan bermasa yang bernilai kurang daripada RM50,000.
6.13.2 Rujuk Garis Panduan Penyediaan surat
Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk menyemak panduan penyediaan kontrak.
Pemohon/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
6.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian 6.14.1 Input dan cetak permohonan pembelian dan
cetak PO held melalui sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/AK003/BUY).
PK/PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
6.15 Penyediaan Pesanan Belian 6.15.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan
untuk permohonan pesanan belian. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan.
6.9 Penyediaan Ringkasan Laporan dan Mesyuarat
D
6.10 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga
6.12 Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran
6.13 Penyediaan Kontrak
6.14 Penyediaan Kontrak
6.15 Penyediaan Pesanan Belian
E
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 8/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
PK (Zon/Seksyen
Kewangan)
PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR), jika dokumen dikembalikan ke PTJ.
6.15.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan
belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY).
6.15.3 Jika telah lengkap, lulus pesanan belian dengan
menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai.
6.15.4 Jika pesanan belian difaktorkan, rujuk Arahan
Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya.
Pemohon/ PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
6.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat 6.16.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian
(UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4).
Pemohon/ Pegawai
yang diberikuasa
6.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 6.17.1 Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah
dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak dan mengesah terimaan.
Pemohon/ Pegawai
yang diberikuasa
6.18 Rekod Terimaan 6.18.1 Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk
Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan).
Pemohon/ Pegawai
yang diberikuasa
PK/PA (Bahagian Perolehan)
6.19 Penilaian Prestasi Syarikat 6.19.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap
syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat-UPM/SOK/KEW/AK002/BUY.
6.19.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang
diterima tidak sempurna, buat penilaian sewajarnya ke atas syarikat tersebut untuk tindakan selanjutnyanya. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY).
6.19.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi
Syarikat. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).
6.13.4 Sedia laporan penilaian, rujuk Arahan Kerja
Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).
6.20 Tamat
6.20 Tamat
E
6.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat
6.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
6.18 Rekod Terimaan
6.19 Penilaian Prestasi Syarikat
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 9/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
7.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
(Baru)
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1.
UPM/BEN/SP/03/F002 -Fail Perolehan Sebut Harga
(a) SOK/KEW/BR002/BUY-Borang Permohonan Pembelian (RO)
PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 tahun
PK
(b) SOK/KEW/BR003/BUY-Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga
(c) SOK/KEW/DF014/BUY- Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga
(d) Senarai Spesifikasi
(e) OPR/BEN/DF003/BUY-Format Iklan Sebut Harga
(f) OPR/BEN/DF006/BUY-Borang Pembukaan Sebut Harga
(g) OPR/BEN/DF018/BUY-Surat Edaran Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)
(h) OPR/BEN/DF011/BUY - Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)
PTK PA
PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
7 tahun
PK
(i) SOK/KEW/DF020/BUY- Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 tahun
PK
(j) Dokumen Kontrak
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
7 tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 10/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
2. UPM/BEN/ZON/SEKSYEN/Tahun -Fail Pendaftaran Sebut Harga B (a) SOK/KEW/BR002/BUY-Borang
Permohonan Pembelian (RO)
PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di
Zon/Seksyen Kewangan
3 tahun
PK
(b) SOK/KEW/BR050/BUY-Borang Pendaftaran Sebut Harga B
(c) Senarai Spesifikasi
(d) salinan Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga B
3.
UPM/BEN/SP/03/F005 -Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Universiti {No. Ke-XX } (a) OPR/BEN/DF008/BUY-Agenda
Untuk Sebut Harga Universiti
PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 tahun
PK
(b) OPR/BEN/DM001/BUY – Dokumen Minit Mesyuarat Sebut Harga
(c) OPR/BEN/LP003/BUY- Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Sebut Harga
(d) SOK/KEW/LP003/BUY- Laporan Penilaian Spesifikasi bagi Sebut Harga Bekalan/ Perkhidmatan Harga
(e) OPR/BEN/LP001/BUY-Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan)
(f) SOK/KEW/LP004/BUY-Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 11/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
5. UPM/BEN/ZON/SEKSYEN/Tahun -Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B {Bil Ke-XX }
PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 tahun
PK
(a) SOK/KEW/LP007/BUY- Laporan Sebut Harga B
(c) Salinan Iklan
(d) SOK/KEW/DF042/BUY-Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B
6.
UPM/BEN/SP/03/F011 – Fail Minit Mesyuarat Sebut Harga (a) OPR/BEN/DM001/BUY – Dokumen
Minit Mesyuarat Sebut Harga
7.
Salinan dokumen kontrak
PTJ
PTJ
PTJ
1 tahun selepas tamat
tempoh kontrak
Ketua
PTJ
8. Salinan Pesanan Belian (Nama Zon/ Seksyen Kewangan)
PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
Pejabat Bendahari
3 Tahun
PK
Salinan Pesanan Belian (Kod PTJ) PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
9. OPR/BEN/BD001/BUY- Daftar Sebut Harga A
PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 Tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 12/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
10. OPR/BEN/BD037/BUY - Daftar Sebut Harga B
PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di
Zon/Seksyen Kewangan
3 Tahun
PK
11. OPR/BEN/BD004/BUY – Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Sebut Harga Universiti
PA/PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 Tahun
PK
12. SOK/KEW/DF035/BUY – Nota Pulangan Barang (NPB)
PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
13. SOK/KEW/DF036/BUY – Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja
PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR
Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P005
Halaman: 13/13
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR SEBUT HARGA UNIVERSITI Tarikh: 18/08/2016
8.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan
Semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan Bursar WP 03/01/2011
02 01 SOK:Kew 04/2011
Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011
Bursar WP 22/08/201
02 02 SOK:Kew 01/2012
Mesyuarat Pengurusan kali ke-6/2012
Bursar WP 14/08/2012
02 03 SOK:Kew 04/2011
Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011
Bursar WP 08/05/2015
02 04 SOK: Kew 02/2016
Mesyuarat Pengurusan Kali ke-6/2016
TPKD TWP 18/8/2016