PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK INOVASI
KELAB DAN PERSATUAN DI SEKOLAH
LANGKAH 1PENUBUHAN KUMPULAN
- Tubuh kumpulan dari Kelab dan Persatuan yang sama
- 6 hingga 10 orang ahli adalah ideal- Pilih ketua kumpulan, beri nama kumpulan,
carta organisasi kumpulan, logo, moto, objektif kumpulan mengikut jabatan
- Carta pembatuan projek dan laksanakanmesyuarat kumpulan
PROFIL KUMPULAN
• Tarikh Ditubuhkan:• Fasilitator:• Ketua Kumpulan:• Penolong Ketua
Kumpulan:• Setiausaha:• Ahli-ahli Kumpulan:
• GAMBAR KUMPULAN:
LOGO & MOTO KUMPULAN
• Kumpulan perlu menjelaskan Logo & juga moto kumpulan. Ia boleh dilaksanakan dengan memperincikan:
-Bentuk logo-Warna yang digunakan dalam logo-Moto yang digunakan oleh kumpulan
JADUAL MESYUARAT
• Kumpulan telah sebulat suara bersetuju untukmengadakan mesyuarat mengikut jadual sepertiberikut:• Hari: ____________________________• Masa: ____________________________• Tempat: __________________________
JADUAL MESYUARAT
REKOD KEHADIRAN MESYUARAT
CARTA PERBATUAN PELAKSANAAN PROJEK
PERLAKSANAAN PROJEK MENGIKUT KITARAN PDCA
PEMBAHAGIAN TUGASAN AHLI KUMPULAN
LANGKAH 2 PEMILIHAN MASALAH
• Masalah dipilih melalui proses percambahan fikiran dan boleh juga dari maklumat mesyuarat semakan pengurusan (sekiranya organisasi melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti)
• Masalah disenarai pendek untuk memilih masalah yang paling kritikal melalui proses data kaji selidik kekerapan masalah, Analisa SMART dan Analisa Faedah.
LANGKAH 2 (SAMB)
• Sumber masalah boleh didapati dari aduan pelanggan, penemuan audit, cadangan ahli, saranan pihak pengurusan
• Masalah yang dipilih haruslah sejajar dengan misi, visi dan objektif kualiti jabatan & organisasi.
KRITERIA PEMILIHAN MASALAH MELALUI ANALISA SMART
S-Specific • Masalah yang dikemukakan adalah masalah
yang terjadi di bahagian/ bidang kuasa kerja ahli kumpulan dan skop masalah meliputi proses kerja & penyampaian perkhidmatan
ELEMEN KRITERIA
M-Measurable • Ada metrik atau unsur pengukuran dan data
mengenai masalah boleh dicari.
ELEMEN KRITERIA
A-Achievable • Masalah yang dikemukakan dapat
diselesaikan & tidak perlu bergantung kepada pihak luaran
ELEMEN KRITERIA
R-Realistic • Masalah yang dicadangkan mempunyai
‘outcome’ yang logik & realistik
ELEMEN KRITERIA
T-Time Frame• Masalah yang dicadangkan dapat
diselesaikan dalam tempoh 4 -6 bulan
LANGKAH 3 MEMAHAMI MASALAH / SITUASI
• Gunakan Teknik 5W & 1H untuk memperjelaskan masalah
• Huraikan terminologi yang penting bagi memahami projek dan carta alir proses
• Data ditunjuk secara grafik (graf) dan gambar /video menggambarkan keparahan (severity) masalah
• Nyatakan kesan jika penambahbaikan tidak dibuat: Kesan pada pelanggan, kakitangan, organisasi
TEKNIK 5W & 1H
•What is the problem•Who is involved in
this Problem•When & Where does
this problem occur•Why is it a problem•How does this
problem affect co. / customer
•Apakah masalahnya•Siapa yang terlibat
dengan masalah•Bila & Di mana masalah
berlaku•Mengapa ia adalah satu
masalah•Bagaimana masalah
memberi impak kepada syarikat / pelanggan
SURAT PERMOHONAN MENJALANKAN PROJEK KEPADA PIHAK PENGURUSAN
• Kumpulan, melalui ketua kumpulan perlulah mengemukakan surat permohonan kepada pihak pengurusan atasan (Ketua Bahagian / Jabatan) bagi meminta kelulusan untuk menjalan projek & meminta persetujuan pihak atasan mengenai tajuk projek KIK yang dipilih.
LANGKAH 4ANALISA ‘ROOT CAUSE’
• Melalui Rajah Sebab Akibat• Verifikasi punca masalah melalui proses:
meneliti sumber dan membuat kesimpulan (terima / tidak)
• Kaedah verifikasi ialah pemerhatian (walk the process), data & rekod, laporan, memo, hasil penemuan audit, kajian borang soal selidik, layout, motion time study
LANGKAH 4
• Pareto gambarkan taburan dan kekerapan punca masalah
• Sasaran penambahbaikan proses penentuan melalui penggunaan prinsip pareto, proses benchmarking, merujuk standard (cth: makmal) atau arahan pihak pengurusan.
RAJAH SEBAB AKIBAT (RAJAH ISHIKAWA)
Tujuan:Menggambarkan hubungkait antara akibat sebagai masalah dan sebab-sebab yang mempengaruhinya.
Kegunaan:Untuk menyusun sebab- sebab masalah dengansistematik.
Dapat menganalisa keadaan sebenar sesuatumasalah.
LANGKAH 5PELAN PENYELESAIAN / INOVASI
• Gunakan teknik percambahan fikiran untukmendapatkan pelbagai alternatif penyelesaian• Gunakan Rajah Pokok (Tree Diagram) sertaanalisa Pro & Kontra untuk menilai segala alternatif penyelesaian• Kumpulan perlu mempersembahkan hasilkajian projek kepada pihak pengurusan• Pelan Tindakan perlu disediakan
GAMBARAJAH POKOK
CONTOH ANALISA PRO KONTRA
PELAN TINDAKAN
LANGKAH 6LAKSANAKAN PENYELESAIAN / INOVASI AM
• Perlu gambarkan perubahan dari proses lama ke baru• Perbandingan sasaran dan pencapaian sebenar projek
(sebelum dan selepas projek) perlu dilakukan melalui graf / Pareto
• Jika beberapa uji cuba perlu dilaksanakan, setiap hasil perlaksanaan uji cuba perlu dibandingkan
• Data perlu dilampirkan dan diverifikasi oleh pihak pengurusan mengenai pencapaian projek
• Lampirkan surat taklimat kepada organisasi tentang aktiviti penambahbaikan dan juga surat kebenaran uji cuba dari pengurusan
SURAT KEBENARAN UJI CUBA DARI PIHAK PENGURUSAN
• Surat kebenaran Uji Cuba perlu dilampirkan kerana ini akan membuktikan bahawa pihak pengurusan atasan bersetuju dengan pelan tindakan yang akan diambil oleh kumpulan
LANGKAH 7PENGAWASAN TERHADAP HASIL
• Laksanakan Analisa Kos-Faedah (Cost Benefit Analysis)• Pamirkan pencapaian projek dari segi:a) Kos operasib) Kualitic) Masa, Produktivitid) Kepuasan Hati Pelanggane) Faedah Tidak Ketara• Impak projek kepada Jabatan / Organisasi / Negeri /
Negara
LANGKAH 8TINDAKAN PENYERAGAMAN
Nyatakan:• Peringkat penyeragaman yang dilaksanakan
(Jabatan/ Organisasi / Daerah / Negeri / Negara)• Sokongan pihak pengurusan terhadap inovasi dan
penyelesaian• Pengiktirafan yang telah kumpulan & inovasi kecapi• Pengubahsuaian Fail Meja, Prosedur, SOP• Latihan dan taklimat bagi pengguna sistem/ proses
baru tersebut
LANGKAH 9PRESTASI KUMPULAN
• Nyatakan masalah yang dihadapi kumpulan semasa perlaksanaan projek & cara kumpulan mengatasinya.
• Pembelajaran yang diperolehi• Penilaian Prestasi ahli kumpulan dinilai melalui borang kaji
selidik – kerjasama, tanggungjawab, penggunaan QC tools, penyelesaian masalah secara sistematik, pemahaman konsep ICC, komunikasi, disiplin, pengurusan masa.
• Gunakan Carta Radar untuk memperjelaskan prestasi kemajuan ahli
• Nyatakan projek akan datang
CONTOH PENILAIAN PRESTASI KUMPULAN
LANGKAH 10PENYEDIAAN LAPORAN DAN
PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYEN• Laporan- Cetakan berwarna-Aturan slides perlu sama dengan persembahannanti- Nomborkan turutan slides- Jelas, kemas dan terang
LANGKAH 10PENYEDIAAN LAPORAN DAN
PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYENPersembahan
• Syarat: 5 minit masa persediaan, 20 minit persembahan, 5 minit soal jawab
• Added Advantage:- Pembentangan lancar, bersemangat- Demonstrasi inovasi- Gimmick persembahan, lagu intro