KESAN AUTOMASI SISTEM MAKLUMAT PEJABAT KE ATAS KUALITI
KERJA PEKERJA PEMPROSESAN DATA: KAJIAN DI UNIVERSITI
MALAYSIA SARA W AK
oleh
HADIZAH BT DOL
Projek ini merupakan salah satu keperluan kursus untuk mendapatkan Ijazah
Sarjana Muda sains dengan kepujian (Pembangunan Sumber Manusia) dari
Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia,
Universiti Malaysia Sarawak
/
III
PENGHARGAAN
Dengan nama Allah yang: Maha Pemurah lagi Maha Penyayang
Alhamdulillah dan syukur ke hadrat Allah S.W.T kerana dengan izinNya, projek
tahun akhir ini dapat disiapkan sepenuhnya. Jutaan terima kasih dan penghargaan
saya tujukan kepada Puan Mai Sumiyati Ishak selaku penyelia yang telah banyak
berkorban masa untuk memberi bimbingan. tunjuk ajar dan dorongan sepanjang
kajian ini dijalankan.
Rakaman penghargaan juga ditujukan kepada semua pengurus dan kakitangan di
setiap bahagian di UNIMAS atas keljasama membantu saya mendapatkan maklumat
untuk kajian ini.
Ucapan penghargaan jUgii saya tujukan khas kepada Cikgu Tuan Hj Shamsudin Hj
Hossien atas bantuan dan ;1asihat beliau yang amat berharga untuk meletak..kan saya
pada tahap ini. Terima kasih juga saya ucapkan kepada semua rakan sepeljuangan
terutamanya Kak Zana. Nath & Cath, Yanie , Kak Sue, Asma & Nor, Yus & Bo'ok,
Ayu & Ida, Ivy, Agnes & Ros dan adik angkat serta Ezam atas pertolongan dan
sokongan kalian.
Akhir sekali, sekalung budi dan ingatan saya tujukan teristimewa untuk Ayah, Emak,
Abang Ishak, abang-abang, Kakak dan adik-adik tersayang. Doa, pengorbanan dan
dorongan sekalian akaa terus menjadi sunlber insplrasi untuk meneruskan kehiduparl
p
iv
ini. Kepada adik-adikku, teruskanlah peIjuangan untuk masa depan dan kebahagian
bersama. Semoga Allah memberkati mereka dunia dan akhirat.
Hadizah Bt Dol Program Pembangunan Sumber Manusia, Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia, Universiti Malaysia Sarawak, 94300 Kota Samarahan, Sarawak. April 1999
JADUAL KANDUNGAN
Penghargaan
Jadual Kandungan
Senarai Jadual
Senarai Gambarajah
Abstrak
Abstract
BAB1: PENDAHULUAN
1.0 Pengenalan
1.1 Pemyataan Masalah
1.2 Objektif Kajian
1.2.1 ObjektifUmum
1.2.2 Obj ektif Khusus
1.3 Soalan Kajian
1.4 Kepentingan Kajian
1.5 Batasan Kajian
1.6 Definisi Istilah
1.6.1 Automasi Sistem Maklumat Pejabat
1.6.2 Pekerja Pemprosesan Data
1.6.3 Kualiti Kerja
1.6.3.1 Kepelbagaian Kemahiran
1.6.3.2 Autonomi
1.6.3.3 Maklumbalas
Muka Surat
iii
v
x
xii
xiii
xiv
6
8
8
8
8
9
10
11
11
12
12
13
14
15
VI
1.6.3.4 Idellt1ti tugas 15
1.6.3.5 Ktl'cntingan Tugas 16
1.7 Latar Belakang Organisasi 17
BAB 2: KAJIAN LI':PAS
2.0 Pendahuluan 19
2.1 Automasi Sisl~m Maklumat Pejabat sebagai Sistcm Maklumat 19
Berkomputer
2.2 Teori dan Perspcktif berkaitan Automasi Sistem Maklumat Pejabat 21
2.2.1 Teori Sistem Sosioteknik 21
2.2.2 Model Cin-ciri KeIja 23
2.2.3 Pendekatan Nilai Tertambah 25
2.2.4 Pandangan Optimis 27
2.2.5 Pandangan Pesimis 27
2.2.6 PandanQan Pluralist 28
2.2.7 GaY,l Pengurusan Klasikal 28
2.2.8 PengurtL'an Humanisme lndustri 29
2.2.9 Pengurusan hubungan PekeIja 29
2.2.10 Pendekatan raylorist task-oriented 30
2.3 Pengaruh AUl.,n;asi Sistem Maklumat Pejabat berdasarkan Ciri-ciri 31
Demografi
2.4 Pengalaman M'~nggunakan Komputer 33
2.5 Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat terhadap Kualiti KeIja 34
2.5.1 KepeJbagalan Kemahiran 36
2.5.2 Autonomi 38
VII
2.6 Rangka Konseplual Kajian 39
BAB 3: METODOLOGI KAJIAN
3.0 Pengenalan 41
3.1 Rekabentuk Kaj ian 41
3.2 Populasi dan Persampelan 42
3.3 Pengumpulan Data 43
3.4 Instrumen Kaj ian 43
3.5 Ujian Kebolehpercayaan 45
3.6 Analisis Data 46
3.6.1 Statistik Diskriptif 47
3.6.2 Statistik Inferensi 47
BAB 4: DAPATAN DAN PERBINCANGAN
4.0 Pengenalan 49
4.1 Demograti Rcsponden 50
4.1.1 .lamina 50
4.1.2 Umur 50
4.1.3 Bangsa 51
4.1.4 KeLryakan 52
4.1.5 Jabatan 53
4.1.6 Perbezaan Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke 54
atas kualiti berdasarkan ciri-ciri demografi terpilih.
4.1.7 Perbezaan Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas 55
kualiti berdasarkan jantina
I
,...
viii
4.2 Pengalaman Mcnggunakan Komputer 56
4.2.1 Purata m.:ngguna komputer di tempat keIja 56
4.2.2 Purata PckerJa yang Mempunyai Komputer Persendirian 57
4.2.3 Kekerapal: Tahun Mengguna Komputer 58
4.2.4 Kekerapan Mengguna Tatacara Komputer 59
4.2.5 Hubungan Pengalaman mengguna Komputer dengan Kualiti 61
Kerja
4.3 Skor min bagl kt'san Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas 61
Kualiti kerja
4.3.1 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek 62
Kepe\bagaian Kemahiran
4.3.2 Taburan Persdujuan Responden bagi Aspek Identiti 64
Tugas
4.3.3 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek 66
Kepentn'gan Tugas
4.3.4 Taburan ?ersctujuan Responden bagl Aspek Autonomi 69
4.3.5 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek 71
Maklumhalas
4.4 Perbincangan hasil kajian 74
4.4.1 Perkaitc~n ji aJltara Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat 75
ke atas Kualiti keIja dengan pengalaman menggunakan
komptner.
4.4.2 Kesan Alttomasi Sistem Maklumat pejabat ke atas 76
kepelbagail1 kcmahiran
4.4.3 Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas Identiti 77
IX
Tugas
4.4.3 Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas 79
Kepentingan tugas
4.4.4 Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas 80
Autonomi
4.4.5 Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas 81
Maklumbalas
BAB 5: RUMUSAN DAN CADANGAN
5.0 Pengenalan 82
5.1 Rumusan Kajian 82
5.1.1 Ciri-ciri Demografi Responden 83
5.1.2 Pengalaman mengguna Komputer 85
5.1.5 Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas kualiti 86
kerja
5.2 Implikasi kajian 87
5.3 Cadangan kepada organisasi kajian 89
5.4 Cadangan Kajian akan Datang 90
LAMPlRAN A : BORANG SOAL SELIDIK 92
BIBLIOGRAFI 97
x
Jadual
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
l3
14
15
16
SENARAI JADUAL
Tajuk
Peratusan aktiviti setiausaha dan Kakitangan sokongan
sebagai penaip
Perbandingan kesan-kesan Buruh, Modal dan Teknologi
ke atas Produktiviti
Tahap Persetujuan (Skala Likert)
Pekali kebolehpercayaan untuk Item-item Kualiti Kerja
Aras pengukuran tahap Kualiti Kerja
Nilai eta squared dan Kekuatan Hubungan
Tafsiran Pekali Korelasi Pearson r oleh Borg dan Gall
Bilangan dan Peratusan Responden dari segi lantina
Bilangan dan Peratusan Responden dari segi Umur
Bilangan dan Peratusan dari segi Bangsa
Bilangan dan Peratusan Responden dari segi Kelayakan
Bilangan dan Peratusan Responden dari segi labatan
Keputusan Ujian ANOVA sehala bagi mengkaji kesan
Automasi Sistem Maklumat Pejabat berdasarkan
demografi terpihh
Skor Min kualiti keIja berdasarkan jantina
Pengalaman dari segl Kekerapan mengguna Tatacara
Komputer
Taburan Persetuiuan Responden bagi Aspek Kepelbagaian
Kemahiran
Muka Surat
30
34
44
45
47
48
48
50
50
51
52
53
54
55
59
62
XI
1
17 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek Identiti 64
Tugas
18 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek Kepentingan 67
Tugas
19 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek Autonomi 69
20 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek Maklumbalas 72
XII
SENARAIGAMBARAJAH
Rajah Tajuk Muka Sur-at
1 Model Ciri -cin KeIj a 24
2 Hipotesis Kesan Teknologi Maklumat terhadap keIja 37
3 Rangka Konseptual Kajian 40
4 Kekerapan mengguna Komputer 56
5 Purata Responden yang Mempunyai Komputer 57
6 Kekerapan dan Segi tahun Mengguna Komputer 58
xlii
ABSTRAK
KESAN AUTOMASI SISTEM MAKLUMAT Pi':.JABAT KE ATAS KUALITI
KERJA PEKERJA PEMPROSESAN DA IA DI UNIMAS, KOTA
SAMARAHAN, SARA 'WAK.
HADIZAH BT DOL
Kajian ini mengkaji kesan Automasi Sistem MaklLma1 Pejabat ke atas kualiti kerja pekeIja pemprosesan data di UNIMAS. Kajian ;ni juga mengenalpasti ciri-ciri demografi, pengalaman menggunakan komputeL dan tahap kualiti kerja kalangan responden akibat pengautomatikan pejabat. Kualiti kClja ini diukur berdasarkan 5 dimensi keIja iaitu kepelbagaian kemahiran, identiti tugas, kepentingan tugas, autonomi dan maklumbalas. Responden kajian ini terdin daripada 40 orang pekeIja kerani dan setiausaha dari setiap bahagian di UNIMAS. Instrumen yang digunakan dalam kajian ini telah diubahsuai dari Job Diagnostic Survey (JDS) oleh Hackman dan Oldham (1980) untuk mengutip data. An2.lisis diskriptif menggunakan min, frekuensi dan peratusan digunakan untuk meringkaskan ciri-ciri demografi responden, pengalaman menggunakan komputer -}(,J1 tahap kualiti kerja. Ujian-t dan ANOVA sehala digunakan untuk mengkaji :;<.:.lH:~zaan ciri-ciri dimensi kerja berdasarkan faktor-faktor demografi. Manakala.~ci·elasl Pearson digunakan untuk melihat perkaitan pengalaman menggunakan kOH,puter dengan tahap kualiti kerja. Secara umumnya, Automasi Sistem maklumat FJ,"j3bat mendatangkan kesan yang pelbagai ke atas kualiti kerja pekerja kerani 1 sr:tlausaha. Hasil kajian juga menunjukkan bahawa, Automasi sistem Makhta1<H pClabat mendatangkan kesan paling ketara ke atas kepelbagaian kemahiran. ldentm tugas pekerja kerani dan setiausaha juga didapati meningkat kerana AutomaSl sistem Maklumat Pejabat membolehkan mereka menyiapkan keseluruhan tugas. Dapatan kajian juga menunjukkan bahawa, tanggungjawab pekeIja kerani dan setiausaha ke atas keIja mereka meningkat dan ini mengembangkan kepentingan tugas mereka. Sebaliknya, penggunaan Automasi Sistem Maklumat pejabat tidak begitu mempengaruhi autonomi pekeIja kerana tugasan mereka masih dikawal oleh pihak atasan. Automasi Sistem Maklumat pejabat juga didapati mernud;,hkan komunikasi antara pekeIja pemprosesan data dengan pihak lain dalam'rganisasi seterusnya membantu mempercepat maklumbalas berkaitan pestasi kerja.
.....
ABSTRACT
THE EFFECTS OF OFFICE AVTOIVIATION SYSTEMS ON JOB QUALITY
OF DATA PROCESSI"G WORKERS AT UNIMAS,
KOTA SAMARAHAN, SARAWAK
HADIZAH BT DOL
This research was conducted to stud} effect of Office Automation Systems on job quality among data processing workers at UNIMAS. The quality of work is measured based on 5 jobs dimension developed by Hackman and Oldham (1980) including variety of task, task identHy task significance, autonomy and feedback. Respondents consisted of 40 cleri,:al and secretarial workers from various departments at UNIMAS. Job DiagnostIc Survey (JDS) developed by Hackman and Oldham (1980) was used as an instrument to collect the data. Descriptive analysis was used to summarize the respondents' demography characteristics, computer experiences and quality in term of mean, frequency, and percentage. The (-test and Oneway ANOV A were utilized to study the difference of work dimensions based on demography factors. Furtheml0re, Pearson Correlation's Analysis was used to identify the relationship between computer experience and job quality. It was found that generally, the implementation of Office Automation Systems has mixed effects on job quality of clerical and secretanal workers. The research findings revealed that the level of task variety among clerical and secretary workers increases by the implementation of Office Automation System. It was found that Office Automation Systems enable data processing w0rkers to incorporate more elements of the total work cycle into each job, thus incfta:cing task identity. It was also found that Office Automation Systems increase the ser,<(' of responsibility of data processing workers toward their job, thus enhancing ta~t .)lgnificance. It was found, however, that the implementation of Office Automa1Io:. System reduced the sense of personel control over the work process, thus decfl;;c,sed the autonomy of clerical and secretary workers. The system has also found !p !:'Ie able to enhance job feedback.
BAB 1
PENDAHULUAN
1.0 Pengenalan
Ledakan teknologi maklumat menuntut refonnasi dalam persekitaran
organisasi. Ini kerana teknologi maklumat amat mempengaruhi kemampuan
organisasi untuk bersaing di era globalisasi. Pemangkin utama revolusi maklumat
ialah teknologi maklumat yang berkaitan dengan penggunaan komputer dan
komunikasi. Ringkasnya, era maklumat akan membawa perubahan secara
menyeluruh dan mendadak terhadap cara hidup, cara bekeIja dan tatacara melihat
dunia secara global (Ahmad M. N.; 19Y8)
Penggunaan komputer tidak dinafikan memudahkan urusan pekeIja. Namun,
perlaksanaannya dalam sesebuah organisasi memerlukan perancangan yang teliti
supaya tidak timbul tekanan terhadap pekeIja dan selari dengan keperluan organisasi.
Selain itu, pemahaman asas tentang komputer penting kalangan pekeIja untuk
meningkatkan daya saing di dalam era maklumat. Maksudnya, pekeIja perlu celik
komputcr dalam usaha melahirkan tenaga keIja berilmu dan bennaklumat seterusnya
1
2
memudahkan perlaksanaan tugasan harian mereka. Celik komputer menurut Mohd
Nawi Ahmad antaranya termasuklah;
• Mempunyai kefahaman asas mengenai apa yang boleh dibuat oleh komputer dan
apa yang tidak boleh dibuat oleh komputer.
• BeIjaya menggunakan komputer sebagai satu alat pada tahap peribadi dan juga
profesional. Maksudnya, komputer digunakan untuk tujuan peribadi dan kerjaya.
• Boleh berinteraksi dengan komputer dan menggunakan aplikasi terkini seperti
aplikasi berbentuk multimedia dan aplikasi internet.
• Memahami implikasi sosial yang disebabkan oleh teknologi komputer.
Dengan kata lain, pekerja pemprosesan data yang dikaji perlu mempunyai
ciri-ciri sedemikian sebagai asas dalam melaksanakan tugasan mereka. Oleh itu,
pengkaji cuba menyingkap kefahaman pekeIja pemprosesan data terhadap kesan
Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas kualiti kerja mereka. Maksudnya,
kesedaran pekerja pemprosesan data terhadap kesan penggunaan aplikas-aplikasi
komputer khususnya aplikasi pemprosesan perkataan, spreadsheet dan mel
elektronik terhadap tugas mereka sebagai kerani dan setiausaha. Kesedaran mereka
penting bagi memaksimakan kualiti keIja dan menggunakan teknologi maklumat
pejabat dengan efektif dan berkesan. Jika tidak, organisasi mahupun pekeIja itu
sendiri tidak dapat memanfaatkan penggunaan teknologi maklumat dengan
sepenuhnya.
Un'i:uk mengetahui implikasi sistem pengautomatikan pejabat, lerlebih dahulu
pengkaji mengenalpasti jenis sistem yang digunakan oleh responden. Ini kritikal
3
kerana sistem yang berbeza mempunyai impak yang berbeza kepada kualiti keIja.
Amnya, terdapat beberapa sistem maklumat digunakan dalam sesebuah organisasi
mengikut peringkat tertentu seperti berikut (Laudon K.C & Laudon J.P, 1996);
• ESS (Executive Support System)
Bagi sistem ESS, input yang digunakan terdiri daripada data agregat sarna ada
dari dalam mahupun luar organisasi. Ia diproses dengan menggunakan simulasi,
grafik dan interaktif. Hasilnya digunakan untuk bertindak balas ataupun untuk
tujuan projections. Pengguna ESS terdiri daripada pengurus senior.
• DSS (Decision Support System)
Manakala, ciri input bagi sistem DSS pula terdiri daripada model analatikal dan
low-volume-data yang diproses melalui penggunaan simulasi, interaktif dan
analisis. Output yang diperolehi digunakan untuk membuat laporan dan rumusan
oleh pekerja profesional dan pengurusan. Biasanya program ini membantu
pengurus-pengurus untuk membuat keputusan dengan cepat dan tepat.
• MIS (Management Information System)
Ciri input untuk sistem MIS pula terrnasuklah model ringkas, ringkasan transaksi
data dan high-volume data iaitu pemprosesannya melibatkan laporan harian,
model mudah dan analisis tahap rendah. Output digunakan untuk membuat
laporan dan rumusan berkaitan dengan pengurusan dan biasanya ia digunakan
oleh pengurus pertengahan.
4
• KWS (Kno141edge Work System)
Ciri input bagi sistem KWS pula termasuklah spesifikasi rekabentuk dan
knowledge hase. Ciri pemprosesan bagi sistem ini adalah bersifat pemodelan dan
simulasi yang digunakan khas untuk menghasilkan grafik dan model. Biasanya
sistem ini digunakan oleh pekerja profesional dan kakitangan teknikal untuk
menghasilkan sesuatu projek seperti projek pembinaan bangunan oleh jurutera.
• OAS (Office Automation System)
Sistem yang terakhir iaitu sistem OAS pula mempunyai em input berbentuk
dokumen, jadual, transactions dan peristiwa Manakala eiri pemprosesan bagi
sistem ini terdiri daripada pengurusan dokumen, penjadualan, ringkasan, senarai,
dan pengabungan. Ia digunakan untuk menghasilkan dokumen, jadual, mel,
laporan terperinci, senarai dan ringkasan. Sistem ini senng digunakan oleh
pekerja pengkeranian, pekerja operasi. personel dan penyelia.
Kebanyakan organisasi menyediakan Automasi Sistem Maklumat Pejabat
(OAS) yang digunakan oJeh pekerja pengkeranian dalam menjalankan tugas mereka.
lni termasuklah penggunaan perisian Microsoft, E-mail. spreadsheet. Internet dan
program-program yang bersesuaian yang digunakan untuk memproses jadual dan
dokumen. Ringkasnya, kajian ini hanya tertumpu kepada sistem OAS yang
digunakan oleh pekerja pemprosesan data.
Antara sedar dengan tidak, banyak fungsi-fungsi pemprosesan maklumat
diautomatikk;m melalui peralatan elektronik yang eanggih khasnya komputer. lni
berikutan desakan keperluan maklumat yang cepat, tepat dan banyak dalam satu
5
jangka masa lertentu. Menurut Sox C. W (1990), pengautomatikan pejabat dalam
organisasi mempunyai arah tuju atau matlamat yang jelas. Antaranya ialah untuk
meningkatkan produktiviti pekerja. Dengan kata lain, semua pekerja pejabat (office
workers) mahu mendapatkan maklumat dengan pantas untuk melakukan tugas
dengan cepat dan menepati masa. Oleh itu, salah satu matlamat organisasi
mengautomatikkan sistem maklumat pejabat adalah untuk menghasilkan pekelja
yang produktif dan berkesan dalam mengendalikan tugas mereka.
Selain itu, Automasi Sistem maklumat Pejabat juga bertujuan mengelakkan
kelja berulang iaitu pekelja tidak perlu menaip semula fail apabila terdapat sebarang
kesalahan sebaliknya hanya memadam dan memperbaiki kesilapan tersebut.
Ringkasnya. mereka hanya perlu menyemak dan memastikan tidak ada sebarang
kesalahan sebelum mengeluarkan salinan terakhir. Ini pastinya menjimatkan masa
dan tenaga dalam menyediakan fail yang bermutu.
Matlamat seterusnya adalah untuk mengemaskil1lkan kuantiti dan kualiti
output dengan meminimakan kesalahan melalui penggunaan komputer sebagai alat
utama Automasi Sistem Maklumat Pejabat. Dengan kata lain, komputer bukan sahaja
meningkatkan kualiti malah memperbaiki aliran kerja {workflow}. Pengautomatikan
pejabat juga dipercayai dapat mengatasi masalah kekurangan pekelja. Ini kerana,
pengautomatikan pejabat cenderung mengurangkan pekelja disebabkan tugas telah
diambilalih oleh teknologi barn dan hanya memerlukan pekelja tertentu untuk
mengendalikannya. Jadi, situasi ini dapat mengelak organisasi daripada mencari
pekelja sambilan dan mengurangkan mas~lail kekurangan pekelj a.
I
... ,..
6
Tegasnya, terdapat beberapa impak Automasi Sistem Maklumat Pejabat
terhadap pekeIja pemprosesan data. Antaranya termasuklah tingkahlaku pekerja,
kualiti kerja dan prestasi kerja dan impak ini turut dipengaruhi oleh demografi
pekeIja seperti jantina dan umur. Namun demikian impak ini berbeza berdasarkan
penerimaan pekeIja dan kemahiran mereka mengendalikan sistem berkenaan.
1.1 Pernyataan Masalah
Penggunaan Sistem Maklumat Pejabat di Univerisiti Malaysia Sarawak
(UNIMAS) tidak terhad. Malah, UNIMAS amat dikenali sebagai sebuah Institusi
Pengajian Tempatan yang berteraskan penggunaan teknologi maklumat terkini. Oleh
yang demikian, Automasi Sistem Maklumat Pejabat tidak dinafikan mampu
mempengaruhi sikap pekeIja dan pekeIjaan mereka. Ini boleh diperhatikan melalui
sikap sesetengah pekeIja apabila berhadapan dengan masalah yang disebabkan oleh
kegagalan komputer untuk berfungsi dengan sempuma. Antaranya, terpaksa
menangguhkan kerja dan ini pastinya mengurangkan produktiviti keIja dan
melambatkan keIja mereka.
Selain itu, pekeIja kadangkala tidak dapat menggunakan semua aplikasi
dengan sepenuhnya. lni disebabkan oleh kurangnya autonomi pekerja terhadap
penggunaan komputer. Keadaan ini jika tidak ditangani dengan cekap pastinya akan
merugikan organisasi dan membazirkan sumber sedia ada.
I
,...-- --"...-
7
Oleh itu, pengurusan sistem maklumat dalam sesebuah organisasi adalah
kritikal terutamanya mengenalpasti masalah yang dihadapi oleh pekerja dalam
mengendalikan aplikasi-aplikasi yang digunakan. ladi, pengurus sumber manusia
khasnya periu memahami dan mengurus teknoJogi maklumat dengan terperinci bagi
mengelak kegagalan dan mendapat faedah dari penggunaan teknologi maklumat
(Sauer, Sharma dan Potter,1997).
Perubahan pesat dalam teknologi berasaskan sistem maklumat mendatangkan
kesan yang jelas ke atas persaingan dan daya saing organisasi akibat peranan
maklumat itu sendiri (Sohal A.S & Ng L., 1998). lusteru itu, adalah penting bagi
organisasi terutamanya pen gurus sumber manusia untuk mengenalpasti impak
penggunaan sistem maklumat kalangan pekerja terutamanya dari segi kualiti kelja.
Kesedaran bahawa kemahiran pekelja yang berbeza dan persepsi yang pelbagai
kalangan pekelja am at mempengaruhi dalam menjayakan perlaksanaan sistem
maklumat berkomputer. Realitinya, banyak organisasi menghadapi masalah apabila
pekeljanya tidak dapat menyesuaikan diri dengan sistem yang digunakan hingga
menimbulkan sikap negatif seperti berhenti kelja dan penolakan terhadap sistem
berkenaan.
Persoalannya adakah Automasi Sistem Maklumat Pejabat mampu
mempengaruhi aspek-aspek kualiti kelja iaitu dapatkah ia mempelbagaikan
kemahiran pekelja, meningkatkan identiti tugas, memahami kepentingan tugas
terhadap pekelj a lain, menambah tahap autonomi mahupun mempercepatkan
maklumbalas? Selain itu, pengkaji juga mengenalpasti fimgsi pengalaman
menggunakan komputer dalam mempengaruhi kualiti kelja.
,.. ,...
8
1.2 Objektif kajian
Secara umumnya, kajian ini mengkaji kcsan Automasi Sistem Maklumat
Pejabat iaitu pemprosesan perkataan (word processing), pemprosesan jadual
(spreadsheet, excel, excess), dan mel elektronik ke atas kualiti keIja pemprosesan
data di UNIMAS.
Secara khususnya kajian ini bertujuan:
1. Melihat perbezaan di antara demografi pekeIja iaitu jantina, kelayakan,
bangsa, umur dan jabatan pekeIja pemprosesan data dengan kesan Automasi
Sistem Maklumat Pejabat ke atas kualiti keIja.
n. Melihat kaitan di antara Automasi Sistem Maklumat Pejabat dengan
pengalaman pekeIja pemprosesan data dalam menggunakan komputer.
111. Melihat kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas kualiti keIja
pekeIja pemprosesan data.
1.3 Soalan Kajian
i) Mengenalpasti Penggunaan Automasi Sistem Maklumat Pejabat berdasarkan
jantina, kelayakan, dan bangsa, umur dan jabatan pekeIja pemprosesan data.
Ii) Adakah terdapat perhubungan signifikan di antara kesan Automasi Sistem
Maklumat Pejabat dengan pengalaman menggunakan komputer oleh pekeIja
pemprosesan data.
iii) Mengenalpasti kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas
kepelbagaian kemahiran oi kalangan pekeIja pemprosesan data.
,.
iv) Mengenalpasti kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas identiti
tugas (task identity) pekelja pemprosesan data.
v) Mengenalpasti kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas kepentingan
tugas (task sign~ficance) di kaiangan pekerja pemprosesan data.
vi) Mengenalpasti kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas autonomi
(autonomy) pekelja pemprosesan data dalam melakukan tugasan.
vii) Mengenalpasti kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas
maklurnbalas (Feedback) pekelja pemprosesan data dengan prestasi kelja dan
pengumsan atasan.
1.4 Kepentingan kajian
Sistem maklumat dalam sesebuah organisasi merupakan salah satu daya saing
utama kepada organisasi. Malah, perubahan yang cepat dalam era teknologi
menuntut refonnasi dari aspek persekitaran kelja dan tugas pekerja. Jadi, tidak boleh
tidak setiap orgamsasi mesti melaksanakan sistem maklumat untuk mengukuhkan
daya saing merekn.
Oteh itu, kajian ini amat penting untuk organisasi dan pengurus amnya dalam
mengenalpasti impak yang mungkin berlaku akibat periaksanaan sesuatu sistem.
Pengetahuan ini dapat digunakan untuk mengatasi kesan negatif seperti penolakan
terhadap sistem oleh pekelja dan tekanan kerja. Dengan kata lain, hasil kajian ini
dapat membantu pengurus menentukan latihan yang bersesuaian dengan kemahiran
pekelja, meyakinkan p~kerja dan menyedarkan pekerja tentang kepentingan sistem
tersebut.
J
,..... +"
10
Malah sikap rendah diri dan kepercayaan mereka dapat dipulihkan dengan
mengurus sistem dengan baik. Pengurusan yang baik juga mampu menghasilkan kos
efektif dan mewujudkan suasana harmoni dalam organisasi. Jadi amat jelas bahawa
hasil kajian ini membantu organisasi, pengurus maupun pekerja meningkatkan
kesedaran dan pengetahuan telltang impak teknologi.
1.5 Batasan kajian
Jumlah sampel yang digunakan oleh pellgkaji ialah seramai 40 orang pekeIja
pengkeranian dan setiausaha di semua bahagian utama di orgallisasi kajian iaitu di
UNIMAS. Subjek kajian hanya dikhususkan untuk pekeIja kerani dan setiausaha
sahaja memandangkan golongan ini merupakan pengguna terbesar bagi Sistem
Maklumat Pejabat. Ini dibuktikan oleh Mammal M.S dalam Ng C. dan Munro-Kua
A. (1994), yang mendapati bahawa kebanyakan jawatan seperti stenografi, kerani,
operator mesin, penyambut telefon dan pencetak di Telekom Malaysia dikuasai oleh
pekeIja perempuan. Berdasarkan pemerhatian beliau, semua keIja berkenaan
melibatkan penggunaan komputer.
Keadaan sampel yang sedikit mempengaruhi dapatan kajian terutama dari
segl ketepatan data dan pengujian so alan kajian. Selain itu, ketepatan data juga
bergantung kepada pengetahuan, pengalaman dan masa responden. Dari aspek hasil
kajian, ia terhad kepada kesan pengautomatikan terhadap kualiti keIja pekeIja
pemprosesan data sahaj a iaitu kerani dan setiausaha.
I
, + 11
Kejujuran responden turut mempengaruhi ketepatan data. Memandangkan
organisasi ini bertunjangkan penggunaan teknologi, pengkaji tidak menghadapi
masalah untuk mendapat responden yang menggunakan komputer. Namun, tidak
semua responden menggunakan kesemua jenis aplikasi-aplikasi yang dikaji iaitu
pemprosesan perkataan, spreadsheet, dan mel elektronik. Ini turut mempengaruhi
ketepatan penggunaan sistem maklumat di kalangan responden.
1.6 Definisi Istilab
1.6.1 Automasi Sistem Maklumat Pejabat
Berdasarkan kajian lepas, Zaini (1989) mendefil1isikal1 Automasi Sistem
Maklumat Pejabat sebagai suatu proses untuk meninggikan prestasi
kakitangan dengan menggunakan teknologi-ieknologi baru serta cara-cara
baru dalam melaksanakan tugas. Beliauluga menyatakan bahawa ia
merupakan suatu aktiviti yang berterusan Jan dinamik bagi menampung
perubahan-perubahan di dalam orgamsasi Jan dl kalangan kakitangan.
Manakala, dalam kajian ini pula pengkajl merujuk pengautomatikan pejabat
sebagai salah satu sistem berkomputer yang terdiri daripada aplikasi-aplikasi
teknologi maklumat iaitu pemprosesan perkataan (word processing),
pemprosesan jadual (spreadsheet. excei dall excess), dan mel elektronik.
Aplikasi-aplikasi ini digunakan dalam organisasi untuk menyokong aktiviti
penyelenggaraan dan komunikasi pejabat dikalangan peketja pemprosesan
data.