Download - Nota Access[1]

Warisan Perkasa Services

“Your perfect solutions” 1

PENGENALAN KEPADA MICROSOFT ACCESS Unit 1 : Pengenalan Microsoft Access adalah salah satu produk MICROSOFT OFFICE yang terkenal di dalam dunia pekerjaan.

Ia merupakan satu aplikasi pangkalan data yang dibangunkan bagi keperluan pejabat dan urusan

perniagaan. Microsoft Access digunakan untuk menyimpan maklumat pekerja, pelajar, stok dan sebagainya.

Aplikasi ini memudahkan pengeksesan data, contohnya:- Kita telah memasukkan data pelajar dan pada

satu ketika kita hanya perlu data pelajar yang tinggal pada satu taman tertentu. Dengan menggunakan

pangkalan data yang telah sedia ada, kita hanya perlu menggunakan arahan-arahan tertentu untuk

mendapatkan maklumat tersebut. Ini memudahkan kerja kita tanpa melihat semula dan perlu cari secara

manual pelajar manakah yang tinggal tempat tersebut.

Langkah-langkah untuk membuka Microsoft Access Langkah 1 : Klik Butang Start Klik All Programs Klik Microsoft Access

Langkah 2 : Klik Butang Radio Blank Access database jika membina fiel pangkalan data baru atau Klik Butang Radio Access database wizard, pages and projects jika menggunakan fiel template pangkalan data atau

Klik Butang Radio Open an existing file jika menggunakan fiel pangkalan data yang sedia

ada Klik OK



Langkah 3 : Beri nama file Klik Butang Create

Pengenalan kepada Tetingkap Microsoft Access Menu Bar

Tetingkap Database

Standard Toolbar

Database Window

Object tabs



Tab Objek (Object Tabs)

Tab Objek (Object Tabs) Penggunaan

Tables

Menyimpan data sebagai entity ( cth: nama, tempat, harga). Merupakan

elemen asas dalam pangkalan data. Kombinasi beberapa medan (field)

membentuk rekod (records) yang memberi maklumat yang berkaitan

Queries

Mendapatkan maklumat tertentu dengan mengeset kriteria-kriteria yang

tertentu

Forms

Tetingkap yang lebih menarik untuk memanipulasi data

(input, edit ,output)

Reports

Memaparkan atau mengasilkan laporan yang menarik

Macros

Digunakan untuk arahan yang berulang

Modules

Menglibatkan pengatucaraan (programming)

UNIT 2: TABLE

Klik 2x Create table in Design View

Langkah 1:

Langkah 2:

Masukkan Nama Medan (Field Name), Jenis Data (Data Type), Penerangan (Description) dan Properti

Medan (Field Properties) serta Kekunci Utama (Primary Key)

Nama Medan (Field Name) cth nama, umur, gaji dan sebagainya



Jenis Data (Data Type)

Jenis Data Penggunaan Size Text

Kombinasi abjad, digit, ruang kosong dan simbol

Max 255 aksara

Memo

Kombinasi abjad, digit, ruang kosong dan symbol. Digunakan sebagai catatan ringkas

Max 64 000 aksara

Number

Digit 0 hingga 9. Boleh digunakan untuk pengiraan

8 bytes

Date / Time

Tarikh dan masa

8 bytes

Currency

Mata wang

8 bytes

Yes/No

Yes, No, True, atau False (Hanya boleh terima salah satu sahaja)

1 byte

OLE Object

Memasukan gambar

1Gb (Terpulang pada ruang HardDisk)

Hyperlink

Link halaman lain

64 000 aksara

AutoNumber

Nombor berurutan

4 bytes

Lookup Wizard

Meformat data yang berulang

4 bytes

Penerangan (Description ) Penerangan kegunaan sesuatu medan Properti Medan (Field Properties) properti sesuatu medan Kekunci Utama ( Primary Key) medan yang unik di mana mengenal pasti data tidak berulang

Nama Medan Jenis Data Penerangan

Kekunci Utama

Medan Propeti



Medan Properti (Field Properies) Input Mask Digunakan dalam medan (table dan queries) dan juga pada text boxes serta combo boxes dalam forms. Ia

digunakan untuk meformat data supaya data yang dimasukkan lebih tepat dan boleh menggurangkan

kesalahan maklumat.

Jadual berikut adalah contoh InputMask

Definasi Input mask Contoh

(000) 000-0000 (206) 555-0248

(999) 999-9999! (206) 555-0248

( ) 555-0248

(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE

#999 -20

2000

>L????L?000L0 GREENGR339M3

MAY R 452B7

>L0L 0L0 T2F 8M4

00000-9999 98115-

98115-3007

>L<?????????????? Maria

Pierre

ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7

ISBN 0-13-964262-5

>LL00000-0000 DB51392-0493

Aksara yang dibenarkan

Aksara Kegunaan

0 Digit (0 hingga 9; plus [+] dan minus [-] tidak dibenarkan).

9 Digit atau ruang kosong (plus [+] dan minus [-] tidak dibenarkan; ).

# Digit or space (plus [+] dan minus [-] dibenarkan; ).

L Abjad (A hingga Z, mesti diisi).

? Abjad (A hingga Z, optional ).



A Abjad atau digit (mesti diisi).

a Abjad atau digit (optional).

& Aksara atau ruang kosong (mesti diisi).

C Aksara atau ruang kosong (optional).

. , : ; - / Pemisahan titik perpuluhan dan kedudukan digit, tarikh, dan masa.

< Huruf kecil.

> Huruf besar.

! Bermula dari kanan ke kiri

Password Akan memapark *

View

Langkah 3:

Klik Table Design Toolbar View

Langkah 4:

Sebelum ke Datasheet View, anda perlu menyimpan Jadual (Save Table) Beri nama Jadual yang bersesuaian dan Klik OK

Langkah 5:

Masukkan data yang dikehendaki pada Datasheet View



MENGHASILKAN JADUAL MENGGUNAKAN WIZARD

- Klik 2 kali pada Create table by using wizard

- Pilih kategori

- Pilih Field

- Klik >> pada samples field pilihan

- Klik Next

- Lengkapkan wizard

- Masukkan data dalam jadual anda

Langkah 1:

Langkah 4: Klik butang next Pilih next sehingga finish dan klik butang finish

Langkah 3: Pilih Samples Fields

Langkah 2: Pilih katogeri jadual

Klik create table by using wizard



MENGHASILKAN JADUAL MENGGUNAKAN ENTERING DATA

- Klik 2 kali pada create table by Entering Data

- Jadual sedia untuk dimasukkan data

Klik create table by using Entering Data

Langkah 1:

Mengubahsuai Format Paparan Jadual Yang Telah Dihasilkan

- Klik Format

- Klik Datasheet

- Buat pilihan pada paparan

- Klik ok

Masukkan data anda di sini

Langkah 2:



Latihan 1 a) Fail Pangkalan Data PELAJAR mempunyai JADUAL bernama MAKLUMAT PELAJAR dimana terdiri

daripada medan-medan berikut:

b) Anda dikehendaki meformat Field Property berikut (dan yang berkenaan):

NOIC JANTINA Field Size 14 1

Format >

Input Mask 0000-00-0000

Caption

Default Value

Validation Rule “L” or “P”

Validation Text Hanya dibenarkan L untuk Lelaki dan P untuk Perempuan

Required

Allow Zero Lenghth

c) Masukkan rekod berikut(cell yang kosong, isikan data yang berkenaan):

NOIC 940812-05-4569 930228-07-7899 941117-04-5698 920525-08-4785 930703-12-4589 NAMA Kassim Selamat Bujang Lapok Minah Rahman Dewi Gopal Ah Low Lan ALAMAT 43,Blok D, Taman

Maluri, 68000 Ampang Selangor

56, Jalan Lama 2, Taman Rimba, 78000 PJ Selangor

48/7A, Regina Court, 58000 A, Pudu ,KL

456A,. Jalan145 Taman Botani, 68000 Amapng Selangor

23, Blok A/4 Flat Sri Wangi 57000 Kepong KL

JANTINA UMUR KETURUNAN AGAMA TARIKH LAHIR

NAMA BAPA Selamat Bin Dollah Lapok Bin Ramli Rahman Sabu Gopal A/L Raju Ah Cin Lai KERJABAPA Cikgu Tentera Kerani Cikgu Peniaga GAJIBAPA RM1500 RM1900 RM1000 RM1800 RM3500 NAMA IBU Aisyah Ali Zida Ibrahim Liza Kenen Mala A/P Dorai Alice Yo

Nama Medan Jenis Data

Nama Medan Jenis Data

NOIC (Primary Key) Text BulanL LookupWizard NAMA Text TahunL LookupWizard ALAMAT Text NAMA BAPA Text TAMAN Text KERJABAPA Text POSKOD Number GAJIBAPA Currency BANDAR LookupWizard NAMA IBU Text NEGERI LookupWizard KERJAIBU Text JANTINA Text GAJI IBU Currency UMUR Number GAMBAR OLE Object KETURUNAN LookupWizard AGAMA LookupWizard TarikhL LookupWizard



KERJAIBU Juru Jual Kerani Suri Rumah Cikgu Suri Rumah GAJI IBU RM800 RM750 - RM1500 - GAMBAR d) Untuk medan gambar, gunakan OLE Object e) Susun data menggikut umur pelajar. f) Senaraikan nama pelajar yang ibunya tidak bekerja.

(Gunakan arahan Filter by selection , sebelum itu kursur anda mestilah berada pada medan KERJAIBU “Suri rumah” dan klik Apply Filter. Untuj dapatkan Jadual asal, klik Remove Filter)

g) Senaraikan nama pelajar perempuan yang tinggal di Kuala Lumpur . (Gunakan arahan Filter by Form )

h) Gaji bernilai RM800 diganti dengan RM850 (Gunakan arahan Edit Find ) Latihan 2 a) Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT mempunyai JADUAL bernama BIODATA dimana terdiri daripada

medan-medan berikut:

NOID EMAIL NAMA WEBSITE ALAMAT FOTO TARIKH LAHIR KETURUNAN NOTELRUMAH NOTELPEJ NOH/P

(jika perlu anda boleh tambah medan )

b) Masukkan sekurang-kurangnya 10 rekod.

c) Simpan untuk latihan seterusnya.



UNIT 3: FORM Borang digunakan untuk memaparkan data dalam bentuk interaktif yang kemas dan menarik. Selain itu

borang juga boleh digunakan dalam mencari, menghapus, menambah dan mengemaskini data.

Cara mencipta borang dengan menggunakan wizard

- Klik 2 kali pada create form by using wizard

- Pilih nama jadual atau queries yang hendak dijadikan borang

- Pilih nama medan yang diperlukan

- Klik >>

- Lengkapkan wizard

- Finish

Langkah 5: Lengkapkan wizard dan klik Next selepas pilihan

Klik Medan yang diperlukan

Langkah 3:

Langkah 2: Pilih nama jadual atau queri

Klik 2 kali pada create form by using wizard

Langkah 1:

Borang yang terhasil dengan menggunakan wizard, untuk mengubah sebarang bentuk rekaan klik view design view



Borang dalam keadaan design view. Sebarang

perubahan rekabentuk mestilah berada dalam

keadan ini

Cara mencipta borang dengan menggunakan Design View

- Klik New

- Klik Design View

- Pilih nama jadual

- Ok

- Klik dan tarik setiap medan yang diperlukan pada paparan

- Ubah suai borang anda dengan memasukkan elemen yang perlu

Klik New Langkah 1:

Klik Design View Langkah 2:

Langkah 3:

Klil Ok Langkah 5:

Pilih nama jadual yang ingin dijadikan borang



Klik dan tarik medan yang diperlukan ke kawasan paparan yang telah disediakan

Masukkan text, label, command button dan sebagainya untuk melengkapkan borang anda

Field List

Toolbox

WARISAN PERKASA

Contoh Borang yang telah diubahsuai



Latihan 3

a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR yang mempunyai JADUAL bernama MAKLUMAT PELAJAR. Bina

FORM seperti dibawah:

b) Namakan sebagai frmmaklumat pelajar

c) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina JADUAL bernama SUBJEK, manakala medan-medan

serta datanya adalah seperti berikut:

COD NAMASUBJEK

T1BM BAHASA MALAYSIA

T1M MATEMATIK

T1E ENGLISH

T2BM BAHASA MALAYSIA

T2M MATEMATIK

T2E ENGLISH

Bina FORM yang sesuai. Namakan sebagai frmSUBJEK.



Latihan 4 a) Buka Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT yang mempunyai JADUAL bernama BIODATA. Bina FORM

dan namakan sebagai frmBIODATA UNIT 4: REPORT Mencipta borang menggunakan wizard

− klik 2 kali pada create report by using report

− Pilih nama jadual yang diperlukan

− Pilih medan yang diperlukan dengan klik pada >

− Next

− Lengkapkan semua pilihan sehingga finish

Klik 2 kali pada Create report by using wizard

Pilih nama jadual atau queries di sini

Klik nama medan yang diperlukan

Klik butang ini

Klik next sehingga tamat pilihan dan kemudian klik finish

Langkah 5:

Langkah 3:

Langkah 4:

Langkah 1:

Langkah 2:



Contoh laporan yang telah siap dengan menggunakan wizard dan sedikit pengubahsuaian

Laporan dalam keadaan design view. Sebarang pengubahsuaian mestilah dalam keadaan ini. Untuk mendapatkan keadaan ini klik view dan klik design view manakala setelah siap merekabentuk klik view dan klik print preview untuk melihat hasil laporan yang telah direkabentuk



Latihan 5

a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina REPORT dengan menggunakan JADUAL MAKLUMAT

PELAJAR serta medan-medannya ialah NOIC, NAMA NAMA BAPA GAJI BAPA. Beri tajuk report

yang sesuai.

b) Namakan sebagai repGaji

Latihan 6 b) Buka Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT yang mempunyai JADUAL bernama BIODATA. Hasilkan

(Report) satu senarai maklumat dimana terdiri nama dan no tel. Namakan sebagai Nama&NoTel.



UNIT 5: QUERY Queries digunakan untuk mencari data yang terdapat dalam sesuatu pangkalan data dengan kadar yang

segera dan mudah

Memulakan Queries - Aktifkan pilihan Queries

- Klik 2 kali pada create queries in design view

- Pilih nama jadual yang tersenarai

- Klik butang Add

- Klik Close

- Klik 2 kali pada medan terpilih

- Masukkan criteria carian

- Klik view

- Klik datasheet view untuk melihat hasil carian

Klik 2 kali pada create query in Design View

Pilih nama table yang diperlukan

Klik Add

Klik Close

Klik 2 kali pada nama medan data yang diperlukan

Masukkan carian di ruangan criteria

Langkah 1:

Langkah 2:

Langkah 5:

Langkah 6:

Langkah 4:

Langkah 3:



KAEDAH UNTUK MENETAPKAN CRITERIA CARIAN

Simbol Maksud Contoh penggunaan * Mewakili aksara lain

Digunakan untuk carian data yang mempunyai data jenis text atau date/time

• A* - Nama yang bermula huruf A dan diikuti oleh aksara lain

• *A – nama yang berakhir dengan huruf A dan didahului oleh aksara lain.

<

>

=

<=

>=

Between.. and ..

Digunakan untuk carian number atau currency Kurang daripada Lebih daripada Sama dengan Kurang dan sama Lebih dan sama Nilai di antara 2 nombor

<10 0,2,3……9 >10 11,12,13……. =10 10 <=10 1,2……10 >=10 10,11,….. Between 5 and 10 6,7,8,9

Menggunakan sort (Isih) Sort digunakan untuk menyusun hasil carian mengikut turutan yang diperlukan oleh pengguna

Masukkan pilihan sort di sini sekiranya pengguna memilih Ascending ini bermaksud nama akan diisih dari A ke Z tetapi jika Descending pula nama akan diisih dari Z ke A



MENGIRA MENGGUNAKAN QUERY

Dalam Access pengiraan boleh dilakukan dengan menggunakan query.

Sintaks pengiraan

nama medan :[nama medan] operator [nama medan]

Contoh:

Jumlah Markah :[Markah 1]+[Markah 2]

Masukkan pengiraan a di sini and



Latihan 6 a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina JADUAL bernama RESULT, manakala medan-medan

serta datanya adalah seperti berikut:

COD NOIC UJIAN (20%) PEPERIKSAAN (80%)

T1BM 920525-08-4785 13 56

T1BI 920525-08-4785 15 70

T1M 920525-08-4785 9 58

T2BM 930703-12-4589 6 45

T2BI 930703-12-4589 10 72

T2M 930703-12-4589 18 15

b) Bina FORM yang sesuai. Namakan sebagai frmRESULT pelajar

c) Taipkan sekurang-kurangnya 10 rekod.

d) Masukkan medan baru MARKAH dan STATUS.

Pengiraan markah

MARKAH = UJIAN + PEPERIKSAAN

Status keputusan Peperiksaan

MARKAH STATUS 80 – 100 Cemerlang

67 – 79 Baik

50 – 64 Lulus

0 – 49 Gagal

e) Senaraikan nama pelajar serta nama matapelajaran yang gagal

f) Kirakan pendapatan keluarga untuk setiap pelajar

g) Senaraikan nama pelajar yang layak menerima bantuan ( Pendapatan bulanan kurang dari RM2500)



Latihan 7

a) Berikut adalah Jadual untuk Kedai Koperasi Sekolah Sri Murni.

STOCK

KODITEM NAMAITEM HARGA KUANTITI PENGELUAR

1000 MILO250 12.50 20 NESTLE

1020 MILO500 22.90 10 NESTLE

1100 EVERYDAY 15.00 9 P & G

1300 KAO BLEACH 1.95 10 KAO CORP

1370 SUNLIGHT 2.20 6 UNILEVER

1400 LUX 2.00 4 UNILEVER

1450 TEA BOH 6.89 12 CAMERON

HARGA BARU

KODITEM HARGA BARU

1000 12.60

1020 22.90

1100 15.90

1300 2.00

1370 2.30

1400 2.00

1450 6.90

b) Dapatkan senarai barang stok yang dibekalkan oleh “Nestle” c) Senaraikan KODITEM, NAMAITEM, KUANTITI bagi barang-barang yang mempunyai kuantiti dalam

stok sebanyak 20 unit atau lebih d) Senaraikan KODITEM dan NAMAITEM dan cari berapakah perbezaan diantara harga stok dengan

hanrga baru.

©

WARISAN PERKASA SERVICES [email protected]

Tel/fax: 03-89223142 016-6209547

mailto:[email protected]

Download - Nota Access[1]

Top Related